Axiell Collections par Axiell ALM  - Profil

Description du produit

Axiell Collections est un système de gestion des collections inspiré du Web qui est souple et intuitif. Il sert à cataloguer et à gérer des collections multidisciplinaires et des métadonnées.

Axiell Collections fait partie d’une suite élargie de produits Axiell qui inclut Axiell Internet Server, portail de découverte de collections en tous genres par le grand public, Axiell Move, module de suivi des informations au sujet de l’emballage, de l’emplacement et du déplacement d’objets, et CultureConnect, plateforme de mobilisation numérique primée. Axiell a également conclu une entente importante avec Piction afin de pouvoir offrir la gestion intégrée des biens numériques.

Voici quelques-uns des avantages de travailler avec Axiell et Axiell Collections :

• Axiell est l’organisation qui détient le plus grand savoir-faire dans l’industrie du patrimoine. Elle compte d’ailleurs de très nombreuses mises en œuvre réussies de ses logiciels Axiell partout dans le monde.
• Axiell offre une solution qui a fait ses preuves et l’entreprise compte de très nombreux clients partout dans le monde. Notre clientèle est chargée d’une grande diversité de types de collections, notamment des archives, des bibliothèques, des films, des émissions de télévision et des collections audio.
• Grâce à la base technologique des logiciels d’Axiell et à la possibilité de les configurer, ils peuvent être adaptés à des besoins particuliers.
• Grâce à son savoir-faire dans le secteur et à son expérience des collections de toutes tailles, Axiell offre le meilleur soutien permanent qui soit.

Grâce au programme d’amélioration continue de l’entreprise, l’achat d’un logiciel Axiell se rentabilise non seulement par les avantages immédiats qu’il offre, mais aussi par ceux qui se manifestent plus tard, sans dépense ni risque supplémentaires. Nos logiciels sont réputés pour leur capacité à gérer les collections à rayonnement local, national et international. Vous pouvez compter sur le service indéfectible que nous offrons à nos clients depuis 30 ans.

Disciplines prises en charge

• Archives
• Musées et collections d'œuvres d'art
• Collections de films
• Collections spéciales de bibliothèques
• Collections multidisciplinaires
• Collections d'histoire naturelle
• Collections en anthropologie, archéologie et ethnologie
• Collections privées et d'entreprises
• Universités, recherche et éducation

Date de lancement du produit

1987 (développé à partir d’Adlib XPlus, dont le nom a été changé en 2016)

Historique du produit

Axiell Collections est issu du Adlib Collections Management System, chef de file des systèmes de gestion des collections depuis plus de trois décennies. Axiell Collections est un logiciel complet, durable et souple, capable de répondre aux exigences de tout établissement détenant des collections. Il est aussi généralement reconnu comme la solution prédominante dans le traitement de collections multidisciplinaires dont le contenu est muséal, archivistique ou documentaire.

Développement futur

Nous bâtissons des relations à long terme avec nos clients en leur proposant des systèmes de gestion des collections qui répondent à leurs besoins et qui conservent leur pertinence dans un milieu en constante évolution. Notre stratégie de développement est proactive; elle requiert à la fois une compréhension de l'évolution de la gestion des collections et l'expertise nécessaire pour adapter nos systèmes aux nouvelles technologies ainsi qu'aux tendances dans la gestion des collections.

Nous nous sommes toujours engagé dans la recherche et le développement à titre de principal fournisseur de solutions logicielles en gestion des collections d'archives, de bibliothèques et de musées. Une telle réussite nous offre une multitude d'occasions de persévérer dans cette direction. Environ 10% de notre personnel se consacre à la recherche de base et 20 %, au développement.

C'est parce que nous voulons établir des relations à long terme avec nos clients que nous affectons des ressources à la recherche et au développement. Notre devise, « Rester proche du client », repose sur un engagement bien réel de toujours répondre aux besoins de nos clients pour gérer leurs collections.

Bien qu'une feuille de route détaillée et tenue à jour des produits Axiell Collections soit actualisée et évaluée à intervalles réguliers, les particularités de leur développement constituent des renseignements commerciaux de nature délicate qui ne peuvent être rendus publics.

Version de démonstration

Visionner une démonstration sommaire d’Axiell Collections.
Pour en savoir plus ou pour obtenir une démonstration plus poussée d’Axiell Collections System, veuillez communiquer avec un représentant d’Axiell par courriel à l’adresse sales-alm@axiell.com ou par téléphone au 1-416-238-5032.

Méthodes de soutien

Pour les clients abonnés à ses services de maintenance annuelle et de soutien, Axiell offre du soutien téléphonique et en ligne illimité ainsi que les mises à jour du logiciel au fur et à mesure qu’elles sont publiées. Axiell utilise le portail de soutien à la clientèle/système de billets (Hornbill) pour tous les problèmes liés à des projets et suivant la mise en œuvre (soutien continu), ainsi que le soutien par téléphone et par courriel. Dans le portail, les clients ont la possibilité de créer un nouveau billet auprès du service d’assistance technique et de consulter l’état de billets existants, d’ajouter de l’information additionnelle à des billets, de demander l’état d’avancement d’une demande et de personnaliser l’interface pour que les fonctions le plus souvent utilisées y soient affichées.

Notre équipe des services à la clientèle installée en Amérique du Nord assure le soutien de première et de deuxième ligne. Elle est épaulée par une importante équipe d’experts techniques. Le service d’assistance technique de chaque bureau d’Axiell est offert au minimum de 9 h à 17 h, heure locale, du lundi au vendredi, sauf les jours fériés locaux, et sur rendez-vous.

Langue(s) du soutien

Anglais et français.

Heures de disponibilité du soutien

Du lundi au vendredi, de 9 h à 23h (HNE).

Frais de soutien

20 % du coût d'achat de la licence, par année.

Réseau de soutien des clients

Voici quelques-unes des composantes du réseau du soutien à la clientèle d’Axiell :

• Forum des utilisateurs de système de gestion des collections d’Axiell (en anglais seulement)– Les clients d’Axiell ont accès gratuitement à une communauté en ligne qui permet aux clients de s’échanger des précisions sur leur utilisation des produits d’Axiell et d’arriver à des façons novatrices d’utiliser la technologie d’Axiell pour répondre à des besoins nouveaux et uniques. Le forum est également surveillé par le personnel d’Axiell qui participe régulièrement aux entretiens et répond aux questions, au besoin.
• Portail des idées d’Axiell (en anglais seulement) – Les clients d’Axiell peuvent présenter des idées de produits ou voter en faveur d’autres propositions soumises pour avoir une incidence sur les feuilles de route de produits d’Axiell. Dans le forum, les clients peuvent aussi poser des questions sur le développement.
• Conférences des utilisateurs – Axiell tient une conférence annuelle mondiale pour ses utilisateurs ainsi qu’une série de conférences régionales de moindre envergure dans lesquelles le contenu est sélectionné spécialement pour ses utilisateurs. Les clients assistant à ces événements souhaitent :

1. réseauter avec des centaines de travailleurs des bibliothèques, des musées et des archives et discuter avec eux au sujet des pratiques exemplaires à adopter;
2. échanger des trucs techniques et pratiques au sujet des produits avec d’autres utilisateurs du même produit;
3. obtenir les dernières nouvelles au sujet des feuilles de route, du soutien à la clientèle et des projets d’avenir d’Axiell;.
4. avoir une incidence sur les projets d’avenir d’Axiell en faisant valoir leur opinion et en fournissant de la rétroaction afin de façonner l’avenir du produit.

Formation

Le logiciel Axiell est offert avec du matériel de formation établi et éprouvé, les services de formateurs expérimentés et des documents d’aide complets. Axiell a beaucoup d’expérience dans la formation du personnel, qu’il s’agisse de personnes destinées au rôle d’utilisateur ou à celui d’administrateur de notre logiciel. Dans les cours conçus par Axiell, l’approche pédagogique est axée sur l’apprentissage par la pratique.

Habituellement, la formation se fait sur place chez le client, mais elle peut aussi être offerte à distance. Grâce à nos cours et ateliers, nous avons pu assurer la réussite de la mise en œuvre de tous nos produits. Les cours sont conçus pour les participants de tous les niveaux, du débutant à l’utilisateur avancé, du bénévole au gestionnaire des collections et du développeur interne d’API jusqu’à l’administrateur de système. Ce type de formation est élaboré en collaboration étroite entre vous et notre service de formation.

Nos cours comprennent une série d’exercices qui guident les participants pas à pas. La complexité des exercices augmente progressivement. À la base, nous souhaitons que les participants apprennent. Nous ne cherchons pas à les tester. Veuillez consulter la section Formations de notre site Web pour obtenir la liste des cours offerts actuellement. Nous continuons à mettre sur pied de nouveaux cours en fonction de l’évolution des besoins de notre clientèle. De plus, si vous ne voyez pas exactement ce dont vous avez besoin, nous sommes en mesure de créer un cours personnalisé pour vous et les membres de votre équipe grâce à notre option de formation House Call.

En outre, Axiell offre un éventail de webinaires en direct ou sur demande (en anglais seulement) qui vous permettront de continuer à bien fonctionner dans le logiciel.

Mises à jour du système et maintenance

Les logiciels Axiell sont assortis d’un programme d’amélioration continue tributaire des initiatives d’Axiell et de ses clients. Les améliorations sont diffusées sans frais à tous les clients et font partie de l’entente de soutien. Ainsi, les logiciels Axiell demeurent à jour malgré les changements de contexte et l’évolution sans fin des environnements informatiques, ce qui protège votre investissement dans les logiciels Axiell.

Coût

Prix

Le coût de la licence se calcule à partir du nombre d'utilisateurs qui accèdent simultanément au moteur de base de données Axiell Collections. Il est donc possible d'accorder l'accès à Axiell Collections à de nombreuses personnes, la licence ne visant que celles qui utilisent le système en même temps. D'autres licences peuvent être achetées en tout temps (aucun minimum requis). Par exemple, la 10e licence coûterait moins cher que la 9e.

La licence Axiell Collections s'applique au serveur, et celui-ci peut satisfaire aux besoins des différents sites d'un même établissement. En revanche, si chaque site a besoin de son propre serveur, il faut acquérir le nombre de licences nécessaires. Dans un tel cas, des rabais calculés sur le volume sont offerts.

En outre, puisqu’Axiell Collections est un système de gestion des collections multidisciplinaires, Axiell Collections est offert dans des versions différentes, selon le type de collection : archives, bibliothèques (bibliothèques spécialisées), musées et cinémathèques. Sélectionnez un type de collections pour obtenir un système « standard » ou élargissez l’offre en choisissant le système « Plus » qui comporte un éventail de types de collections, ou encore un système « Xplus » qui regroupe tous les types de collections.

Coûts d'entretien

L’entente de maintenance annuelle d’Axiell offre l’accès à toutes les nouvelles versions du logiciel sous licence ainsi qu’un accès illimité aux services de soutien technique d’Axiell pendant les heures normales d’ouverture de l’entreprise. Le soutien technique est offert par téléphone, par courriel et dans le portail libre-service de nos services à la clientèle (Hornbill).

Le tarif de la maintenance est un pourcentage de la somme des frais de licence. Ces coûts seront perçus une fois par année et ils pourraient être ajustés en fonction de l’indice des prix à la consommation (IPC).

Frais supplémentaires

Installation et sécurité – Configuration du serveur

Dans le cadre du processus de mise en œuvre, Axiell se chargera de l’installation d’Axiell Collections et peut configurer les paramètres de sécurité en fonction des profils, des vues et des privilèges des utilisateurs, conformément aux préférences et aux rôles définis par l’établissement et les utilisateurs. Par ailleurs, il existe un outil administratif qui accompagne la plateforme : Axiell Designer. Cet outil permet à l’administrateur de la base de données de l’établissement client de configurer ses propres paramètres de sécurité.

Personnalisation

Axiell Collections est un système de gestion des collections complet et structuré. Il comprend un large éventail de modules normalisés de soutien de la gestion et du catalogage. Dans la mesure du possible, ces modules sont conformes aux normes mondiales pertinentes, notamment la norme Spectrum en matière de documents de musées. Voici la liste des normes auxquelles Axiell Collections est conforme : (en anglais seulement). Chaque établissement étant unique, le catalogue et les ensembles de données de gestion des collections qui s'y rattachent peuvent être personnalisés en fonction de ses besoins pour assurer une gestion efficace et efficiente de ses processus.

Migration des données

La plupart des clients qui adoptent Axiell Collections disposent de sources de données déjà produites par différents logiciels. La migration de ces données vers Axiell Collections est essentielle au succès de sa mise en œuvre.

D’après l’expérience d’Axiell avec les anciens systèmes de gestion des données, les coûts de la migration des données peuvent varier, allant d’un millier de dollars à des dizaines de milliers de dollars, selon le nombre de sources distinctes et leur complexité. Axiell devrait donc faire une analyse approfondie des sources de données du client pour préciser le montant de l'opération. Par ailleurs, la migration peut être effectuée en fonction du temps et du matériel. Il est possible de réduire son coût si le personnel de l'établissement est en mesure de préparer et d'exporter les données dans le format approprié.

Formation

Axiell offre un large éventail de cours. La formation se donne sur place. Au besoin, elle peut être continue pour tout le personnel de l'établissement ou occasionnelle pour certains membres. Notre approche est très souple, et nous pouvons travailler de concert avec les coordonnateurs de projet afin d'offrir un programme de formation adapté à votre projet. Pour en savoir plus au sujet des Cours d’Axiell (en anglais seulement).

Gestion de projet

Un gestionnaire de projet Axiell agréé ayant suivi une formation professionnelle sera affecté à la mise en œuvre du projet. Il collabore avec Axiell et les personnes assignées au projet chez le client pour gérer efficacement l'ensemble du projet, de son lancement jusqu'à sa mise en service, afin de garantir une transition sans heurts vers Axiell Collections.

Systèmes d'exploitation pris en charge

Les logiciels Axiell Collections sont compatibles avec toutes les plateformes Windows bénéficiant du soutien de Microsoft, notamment Windows 2012 R2 Server et ses versions ultérieures, Windows 8 et Windows 10. Afin d’optimiser les performances, Axiell recommande d’utiliser le système d’exploitation le plus récent sur le marché.

• Serveur : Windows Server 2008 R2 ou version ultérieure.

Poste de travail :

La configuration système minimale des postes de travail des clients et celle qui est recommandée sont indiquées dans le tableau ci-dessous. Veuillez consulter le site Web de Microsoft pour obtenir la configuration minimale et la configuration recommandée selon le système d’exploitation. Les postes de travail Apple sont compatibles avec Axiell Collections et avec d’autres applications à base de navigateur. Nous recommandons l’utilisation d’une version à jour de navigateur.

Navigateurs compatibles :

Edge, Chrome, Firefox, et Safari.

Pour faire tourner le client Windows d’Axiell Designer, il faudra peut-être installer le protocole RDP pour le serveur d’applications Windows ou installer ces clients à même le réseau local. Dans ce cas, il faut un réseau local virtuel (VLAN) rapide (min. de 1 Gbit/s).

Base de données sous-jacente

SQL Server de Microsoft.

Platforme(s)

Axiell Collections est une application de type client/serveur. Le côté client est exécuté en mode natif sous Windows, ou au moyen d'un émulateur Windows sous Mac. Puisqu'il s'agit d'une application Windows, elle peut appeler automatiquement n'importe quelle application Windows (traitement d'images, de texte, etc.) et échanger des données directement avec celle-ci.

Personnel requis

Il est recommandé qu'au moins l'un des membres du personnel assume le rôle d'administrateur de l'application.

Modules ou modules d'extension offerts

Axiell Ingest

Axiell Ingest est un outil d’intégration par lot qui contrôle et suit les fichiers déposés dans un dossier précis. Il permet d’intégrer des fichiers de manière précise et efficace à de grands projets de numérisation et s’adresse aux utilisateurs qui n’auraient peut-être aucune expérience d’Axiell Collections.

Axiell Internet Server

Axiell Internet Server est une plateforme de publication sur le Web qui permet de rendre les catalogues de bibliothèques et les collections de musées accessibles en ligne aux visiteurs intéressés du monde entier. Cette application Web permet d’effectuer des recherches simples ou avancées sur des publications ou des objets dans la collection, dans la langue de son choix.

Axiell Move

Axiell Move est une application iOS qui prend en charge le processus logistique des déplacements d’objets muséaux, emballés ou non. Assurez-vous que vos données de localisation sont de la plus haute précision et que la nécessité d’inscrire des données manuellement est réduite au minimum en utilisant votre appareil comme lecteur de code à barres pour la mise à jour en temps réel de l’emplacement d’objets dans Axiell Collections.

Axiell Move est offerte en deux versions : Standard et Premium. L’ajout de la version Premium vous permet de suivre le déplacement et l’emplacement d’objets en mettant davantage l’accent sur le flux de travail, grâce à la fonctionnalité « missions » qui permet de suivre des tâches.

Reading Room module

Offre toutes les fonctions dont vous avez besoin pour traiter efficacement les demandes de chercheurs ou d’autres personnes qui souhaitent profiter de vos collections dans une salle de lecture virtuelle.

CultureConnect

CultureConnect est la plateforme de participation numérique d’Axiell. Elle donne aux établissements culturels la possibilité de créer facilement de belles expériences numériques dynamiques dont le but est d’attirer davantage de visiteurs sur place et en ligne. Offre aux clients la possibilité de créer facilement des guides mobiles, des expositions interactives en salle, des expositions en ligne, de la programmation virtuelle et des outils d’apprentissage à distance en accédant directement aux supports et aux données de leur système de gestion des collections. De plus, la solution infonuagique s’intègre de manière transparente à divers outils logiciels pour entreprise afin de maximiser les recettes, la collecte de données et les flux de travail.

Piction

Axiell et Piction ont établi un partenariat afin d’établir une solution durable qui permet aux musées et aux archives de gérer, de préserver et de diffuser leurs ressources numériques. La gestion des métadonnées, les flux de travail numériques, la possibilité de recourir à l’intégration avancée de données et la diffusion de contenu font tous partie de la solution d’entreprise. L’intégration du logiciel de gestion des collections d’Axiell et du système de gestion des biens numériques (DAMS) de Piction permet aux établissements de documenter à fond le cycle de vie et l’usage de leurs ressources numérisées et de leurs créations numériques et d’augmenter leur capacité à créer des expériences numériques à partir de l’ensemble de leurs collections.

Saved Search scheduling (recherches planifiées) – logiciel complémentaire d’Axiell Internet Server

Vous permet d’établir un horaire de diffusion sélective d’information à partir de recherches sauvegardées. Grâce à cet horaire, certaines recherches sauvegardées seront automatiquement relancées à intervalles prédéfinis, et les résultats de ces recherches seront imprimés ou transmis par courriel à certaines personnes. Le gestionnaire d’applications de votre organisation doit ajouter un serveur SDI à votre système pour que ce complément puisse fonctionner.

Third-party requirements

None

Interopérabilité

Axiell Collections API

L’API Axiell Collections est un outil puissant qui permet à un système tiers sélectionné (p. ex. une interface de recherche) et à Axiell Collections et ses modules d’accéder rapidement à la base de données Axiell Collections. L’API peut être configurée et associée à n’importe quelle partie du système. Elle offre comme caractéristiques des fonctions de recherche complètes, la possibilité d’utiliser et de créer des ensembles persistants (recherches/ensembles enregistrés), la création et la modification d’enregistrements dans la base de données et des fonctions multimédias (fonctions de manipulation des images). L’API se conforme entièrement aux droits d’accès accordés, ce qui signifie que l’accès des systèmes externes se limitera au type d’accès qui leur avait été accordé. On peut accorder ou limiter l’accès à des enregistrements, des champs et des sections de la base de données sélectionnés, etc

On peut accéder à l’API de multiples façons, notamment en passant par les services Web RESTful, jQuery et les DLL de données. Axiell permet de mettre en œuvre des services déclenchés automatiquement qui poussent les mises à jour de métadonnées ou les modifications d’enregistrements de manière proactive vers d’autres systèmes dès que le changement survient.

L’API d’Axiell est compatible avec des normes d’échange de données, notamment OAI-PMH et SRU/SRW. Il est possible de représenter des données dans d’autres formats de données standard, par exemple SPECTRUM, EAD, MARCXML, Dublin Core, EAC, LIDO, SKOS et d’autres normes de type RDF et Linked Open Data. Il est également possible de l’adapter à n’importe quel autre format de données personnalisé. La transformation peut être configurée à l’aide de feuilles de style XSLT. Ces feuilles de style peuvent être liées systématiquement ou sur demande à un appel de l’API. L’API peut servir aux protocoles de collecte et à l’accès en temps réel. Le DAMSOAIS.

L’API d’Axiell a besoin du cadre logique MVC de Microsoft .Net et il fonctionne à partir de la plateforme IIS de Microsoft. La quantité de ressources nécessaires au fonctionnement de ces applications dépend de leur utilisation et du nombre d’applications. Veuillez aussi consulter la page Web de Microsoft pour connaître la configuration matérielle requise pour IIS.

Accessibilité

Axiell accorde de l’importance à l’accessibilité; nous avons donc développé nos applications en fonction de la diversité des besoins de chaque utilisateur. Le niveau AA des Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.0 du consortium W3C prévoit de nombreuses options en matière d’accessibilité, et ces règles sont des aspects importants de la conception et du développement de nos applications Web.

L’accès à Axiell Collections se fait à l’aide de n’importe quel navigateur Web moderne et dans les applications optimisées pour appareil mobile. L’interface principale du SGC est à base de HTML5; elle est conforme à la norme WCAG et n’a besoin d’aucune extension de navigateur. Nous avons aussi un programme de développement actif axé sur l’optimisation pour appareil mobile. Nous avons d’ailleurs développé des applications pour appareils iOS dans le cadre de ce programme.

Axiell Collections est compatible avec les outils d’accessibilité courants, notamment :

Le soutien auditif

• Microsoft Windows inclut un lecteur d’écran de base appelé le Narrateur. Celui-ci lit à voix haute le texte affiché à l’écran et décrit certains événements (messages d’erreur affichés, etc.) qui surviennent pendant l’utilisation de l’ordinateur. Consultez le site Web de Microsoft pour en savoir plus sur l’emploi du Narrateur.
• Le système d’exploitation macOS inclut lui aussi une fonction intégrée de conversion de la voix en texte à partir du volet « Accessibilité » des Préférences système.

Support visuel

• Toutes les versions récentes de Microsoft Windows incluent un logiciel de grossissement du contenu à l’écran. L’utilisateur peut ainsi augmenter de beaucoup la taille du texte. Pour utiliser la loupe Windows, cliquez dans l’ordre sur « Démarrer », « Programmes », « Accessoires » et « Loupe ». La boîte de dialogue affichée permet de sélectionner le facteur de grossissement voulu.
• Les utilisateurs d’ordinateurs Mac peuvent accéder à la fonction de grossissement d’écran (Zoom) en ouvrant les Préférences système et en cliquant sur « Accessibilité ».

De plus, Axiell Collections propose de nombreux raccourcis-clavier aux utilisateurs qui ont de la difficulté à manipuler une souris pour leur permettre d’accéder aux fonctions de saisie et de recherche de données.

Personnalisation

Axiell Collections est un système de gestion des collections complet et structuré qui doit rarement être personnalisé. Il comprend un large éventail de modules normalisés de soutien de la gestion et du catalogage. Dans la mesure du possible, ces modules sont conformes aux normes mondiales pertinentes, notamment la norme Spectrum en matière de documents de musées.

Axiell Collections est centré sur les besoins de l’utilisateur. C’est pourquoi son interface peut être personnalisée. En effet, on peut en modifier librement les paramètres, comme masquer des onglets ou choisir les champs présentés sous forme de colonne à inclure dans les résultats ou dans les formulaires de recherche. La plupart de ces paramètres sont associés au compte d’utilisateur; le système les récupère lorsque l’utilisateur ouvre une session dans Collections.

Le modèle de données d’Axiell Collections est entièrement souple. On peut l’adapter pour y intégrer différents schèmes à l’aide d’Axiell Designer. La personnalisation du catalogue et des autres modules peut être effectuée par Axiell en fonction du temps et du matériel nécessaire ou selon un tarif fixe. Dans le second cas, Axiell a besoin d’une liste exhaustive et détaillée des personnalisations requises avant d’en déterminer le prix.

Fonctionnement dans un environnement infonuagique

Nous pouvons offrir et gérer l’infrastructure nécessaire pour faire fonctionner votre système en toute sécurité et réduire les coûts d’infrastructure et de dotation afin que vous puissiez vous concentrer sur votre spécialité, soit la gestion des collections.

Lorsque nous hébergeons votre SGC, nous :

• gérons les copies de sauvegarde de vos données;
• installons les mises à niveau pour que le système soit toujours actualisé;
• utilisons du matériel informatique professionnel dans un centre de données sécurisé;
• offrons un accès sécurisé à votre SGC à partir de n'importe quelle connexion Web;
• veillons à ce que vous ne manquiez jamais d'espace de stockage de vos données.

L'exploitation du SGC hébergé est régie par une entente sur les niveaux de service (ENS).

Emplacement du serveur

Négocié avec le client dans le cadre de l'ENS d'hébergement.

Protocoles de sécurité

Négociés avec le client dans le cadre de l'ENS d'hébergement.

Temps disponible habituel ou moyen

Négociés avec le client dans le cadre de l'ENS d'hébergement.

Procédures de maintenance dorsale et interruptions

Négociés avec le client dans le cadre de l'ENS d'hébergement.

Navigateurs compatibles

Axiell Collections et les produits connexes sont compatibles avec Internet Explorer (versions 8 et ultérieures), Safari (versions 5 et ultérieures), Firefox (versions b29 et ultérieures) et Google Chrome (versions 18 et ultérieures).

Saisie des données sur Internet

Accès Web pour la gestion des collections

Utilisez les données sur vos collections partout et en tout temps à partir d'un navigateur Web. Même les utilisateurs inexpérimentés peuvent accéder à cette information au moyen d'une interface moderne et conviviale. L'accès Web permet d'entrer des données directement dans votre SGC partout dans le monde.

• Utilisez vos données partout et en tout temps à partir d'un navigateur Web.
• Profitez de l'interface utilisateur Web Axiell Collections compatible avec les PC, les Mac et les tablettes.
• Vérifiez et modifiez l'information sur un objet en temps réel.
• Accédez aux commentaires et à l'information lorsque vous en avez besoin.
• Travaillez à distance et accédez à vos données.

Plateforme de publication sur le Web

Axiell Internet Server est une trousse complète qui permet de rendre les catalogues de bibliothèques et les collections de musées accessibles en ligne aux visiteurs intéressés du monde entier. Cette application Web permet d'effectuer des recherches simples ou avancées sur des publications ou des objets dans la collection, dans la langue de son choix. Étape par étape, vous passez de l'onglet de recherche aux résultats obtenus, de la présentation détaillée d'une ou de plusieurs fiches à la sélection des fiches voulues, et enfin à l'impression ou à la réservation, par exemple.

En plus d'être conviviale, l'application Web Axiell Internet Server peut être personnalisée de sorte que le site Internet reflète le caractère de l'établissement. Un site intranet est également offert pour offrir aux employés un accès en mode lecture seule.

Fonctionnalité des données ouvertes et liées

La dernière version de l’application Axiell Collections est dotée d’une fonction de gestion d’identificateur permanent (PID); ces champs existent pour tous les éléments de la base de données de l’application. La gestion des PID dans Axiell Collections offre beaucoup de souplesse et elle est facile à utiliser; elle est maintenant offerte à toute organisation qui souhaite l’utiliser. Axiell a également créé des modèles normalisés de publication de données en formats Linked Open Data (en anglais seulement) (p. ex. Europeana Data Model et DC-Dublin Core). Pour en savoir plus au sujet de Linked Open Data dans Axiell Collections, veuillez communiquer avec un représentant d’Axiell à sales-alm@axiell.com

Profils d'utilisateurs

Le logiciel Axiell Collections utilise un système de sécurité fondé sur des rôles qui diffèrent par les droits d'accès qui leur sont associés dans chacun des volets de l'application Axiell (écrans, rapports, etc.) ou de la base de données Axiell Collections (ensemble de données, champs), c'est-à-dire lecture seule, lecture et écriture, aucun droit ou tous les droits. Les droits d'accès peuvent aussi être appliqués à la fiche individuelle.

Groupes d'utilisateurs

Des droits d'accès prédéterminés sont attribués aux rôles, et ces rôles sont attribués aux utilisateurs ou aux groupes d'utilisateurs, lesquels peuvent être associés à des utilisateurs ou à des groupes définis dans Microsoft Active Directory. Cette protection s'avère efficace contre les accès non autorisés aux données ou aux fonctions de l'application. Les processus d'authentification de l'utilisateur et de gestion des accès sont également simplifiés, puisque les tâches administratives (gestion et application des politiques en matière de mots de passe, etc.) peuvent être effectuées à partir d'Active Directory, tandis que les droits d'accès propres à l'application sont gérés dans Axiell Designer.

Profils de visiteurs

Grâce à ses multiples fonctions avancées de gestion des accès, Axiell Collections permet aux administrateurs de contrôler l'accès à la quasi-totalité des facettes du logiciel par l'utilisateur. Un compte utilisateur avec un « profil de visiteur » peut être créé et tenu à jour par l'administrateur de l'application et offrir un accès approprié, à la fois aux données et aux fonctions, s'il y a lieu. De nombreuses institutions utilisent l'interface publique pour l'accès aux visiteurs.

Installation

Axiell Collections est une plateforme à base de navigateur. Les utilisateurs ont accès au système de gestion des collections à partir de n’importe quel navigateur récent sur PC ou Mac, notamment Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome et Safari.

Si vous optez pour Axiell Collections et que vous souhaitez stocker vos données localement, l’installation de l’application dans vos serveurs se fera à distance. Autrement, Axiell offre des services d’hébergement infonuagiques afin de rationaliser la gestion de l’infrastructure. Dans ce cas, l’application que vous utilisez sera installée dans notre centre de données.

Pistes de vérification et historique des modifications

Axiell Collections est doté d’un système complet d’audit. Les organisations peuvent ainsi enregistrer et gérer l’information liée à l’ensemble du cycle de vie d’un champ ou d’un enregistrement.

Chacune des modifications apportées à un champ ou à un enregistrement (pour n’importe quel type d’entité) ajoute à la piste d’audit. Ainsi, la piste d’audit tient compte des versions d’un champ ou d’un enregistrement (y compris les relations/liens avec d’autres enregistrements). On consultera la date et l’heure et le nom d’utilisateur pour afficher les nombreuses versions de l’enregistrement ou du champ. Toutes les modifications apportées à la base de données, peu importe la partie visée, sont consignées dans l’historique des modifications de la base de données. L’enregistrement de cette information se fait au niveau très détaillé du champ. Ainsi, pour toute modification apportée au contenu d’un champ, le contenu du champ, le nom d’utilisateur, la date et l’heure de la modification sont consignés dans le registre. Le registre des modifications d’un champ est en lecture seule.

De plus, dans chacun des enregistrements, dans tous les ensembles de données d’Axiell Collections, un onglet est réservé au suivi et à la documentation de toutes les modifications apportées à l’enregistrement. Les utilisateurs ont accès à cette information en mode lecture seule.

Accès hors ligne

Dans Axiell Move, les utilisateurs peuvent gérer le déplacement d’objets sans connexion WiFi. Les modifications peuvent être inscrites dans l’appareil de l’utilisateur sans connexion Internet. Au moment où la connexion est établie, les données à jour au sujet de la date et de l’heure sont transmises au SGC.

Fonctions de confidentialité

Toutes les interactions avec la base de données SQL se font dans l’API de données en considération des pare-feux. Le trafic se limite à un port en particulier. Les données conservées dans la base de données peuvent être chiffrées et Axiell Collections est doté d’un système perfectionné de gestion des droits d’accès. Ce système est à base de rôles (groupes) pouvant être liés dans la base de données (champs et enregistrements) et à des fonctions d’Axiell Collections, (p. ex. la manipulation des enregistrements, les rapports, etc.).

Formats d'importation

Axiell Collections a été conçu pour qu’il soit aussi ouvert et interopérable que possible. Grâce à l’outil d’importation, les utilisateurs peuvent importer des données dans le SGC dans de multiples formats, notamment sous forme de feuille de calcul électronique. Parmi les formats acceptés, il y a XML, les fichiers ASCII délimités (.csv), les fichiers de longueur fixe et le texte balisé. On peut créer des modèles d’importation de données pour répondre à des exigences précises, p. ex. les feuilles de style XSLT pour les données XML. Afin de pouvoir les réutiliser, les modèles peuvent être appliqués au système.

L’importation et les fonctions avancées d’exportation peuvent se faire à l’aide de l’outil d’administration du système qui permet la création de programmes et de formats d’importation et d’exportation, le mappage des champs, le paramétrage de l’échange de données et l’automatisation de certains processus.

Axiell Collections est capable de convertir (importer) des bases de données à partir des formats de fichier d’échange suivants vers le format de base de données Axiell Collections :

• Texte formaté Axiell Collections
• dBase III/IV (*dbf)
• ASCII délimité (*.csv)
• ASCII à longueur fixe
• PICA III
• XML
• Répertoire d'images
• Modes

Formats d'exportation

Axiell s’assure que vos données ne sont pas verrouillées dans le SGC. Les rapports intégrés permettent aux utilisateurs d’échanger diverses informations au sujet de la collection, que ce soit à l’aide de rapports prédéfinis ou par la création de modèles pouvant être conservés et réutilisés plus tard. Des fonctionnalités d’exportation puissantes fondées sur XML vous permettent d’échanger des informations avec n’importe quel système récent. Puisque l’API est souple, elle permet aussi aux sources externes de collecter les données.

L’exportation standard peut être effectuée directement dans l’interface du catalogage. Il suffit de sélectionner les enregistrements et les champs à exporter ainsi que le format, puis d’enregistrer le fichier dans le poste de travail de l’utilisateur. L’importation et les fonctions avancées d’exportation peuvent se faire à l’aide de l’outil d’administration du système qui permet la création de programmes et de formats d’importation et d’exportation, le mappage des champs, le paramétrage de l’échange de données et l’automatisation de certains processus.

Copies de sauvegarde

Axiell Collections n'a pas besoin d'un logiciel de sauvegarde particulier et n'utilise pas de partitions RAW. N'importe quel logiciel standard de sauvegarde et de restauration fourni avec un système d'exploitation ou un produit tiers (par exemple, Arcserve) peut être utilisé. Axiell offre des options de sauvegarde avec son service d'hébergement.

L’API d’Axiell est compatible avec des normes d’échange de données, notamment OAI-PMH et SRU/SRW. Il est possible de représenter des données dans d’autres formats de données standard, par exemple SPECTRUM, EAD, Dublin Core, EAC, LIDO, SKOS, et d’autres normes de type RDF et Linked Open Data. La transformation peut être configurée à l’aide de feuilles de style XSLT. Ces feuilles de style peuvent être liées systématiquement ou sur demande à un appel de l’API. Vous trouverez plus bas la liste des normes avec lesquelles nous avons déjà travaillé. Cependant, il y a possibilité de configurer n’importe quel format de données personnalisé.

Schémas de métadonnées

• Dublin Core
• RDA
• RDF
• LIDO
• EAD
• EAC
• EN-15907
• Linked-Art
• Schema.org

Normes sur le contenu des données (règles de catalogage)

• Spectrum
• ISAD G
• CIDOCCRM Core
• MIDAS
• Lignes directrices en matière de documents du Conseil international des musées
• CDWA
• LIDO
• CCO
• VRA Core
• Dictionnaires de données du RCIP
• Object ID
• EDM

Normes sur le vocabulaire

Axiell Collections comprend une fonctionnalité lui permettant de lier les en-têtes de sujet et de nom aux fiches d'une collection. Cette fonction requiert l'utilisation d'un vocabulaire contrôlé, soit un ensemble de données de type thésaurus. Les champs peuvent être configurés de manière à être validés automatiquement en fonction du thésaurus pour assurer une saisie de données facile et exempte d'erreur. De nombreux thésaurus conviviaux peuvent être intégrés à Axiell Collections (AAT de Getty, LCSH), tout comme certains dictionnaires de données (Chenhall, RCIP, etc.). Axiell Collections peut être configuré pour que tous les champs soient assujettis au contrôle par thésaurus.

Lexiques locaux

Axiell Collections est capable de tenir à jour des lexiques locaux, en plus des listes de vocabulaire normalisées.

Accréditation

Conformité à la norme Spectrum de Collections Trust.

Téléversement de données multimédias ou lien vers des données multimédias

Les biens numériques peuvent être intégrés à Axiell Collections de différentes façons :

• téléversement d'un bien individuel dans un ensemble de données particulier de l'application;
• téléversement par lots au moyen de l'utilitaire d'importation par lots d'Axiell Designer;
• utilitaire de téléversement par lots, le module Axiell Ingest pour créer des fiches Axiell et stocker les biens numériques en toute sécurité en les glissant-déposant dans un dossier actif.

Dans Axiell Collections, vous pouvez lier des images ou d’autres fichiers multimédias à un objet ou à l’enregistrement d’un titre. Il est possible de créer un enregistrement de reproduction de l’image pertinente manuellement ou de le faire créer automatiquement dans la source de données Multimedia documentation.

Formats multimédias compatibles

Axiell Collections prend en charge les types d’images, de vidéos et de fichiers audio compatibles avec les navigateurs en format HTML5, ainsi que les fichiers et autres formats d’images conformes à l’IIIF. Seules l’absence de prise en charge par le navigateur ou l’incompatibilité HTML5 du lecteur vidéo ou audio peuvent limiter la diversité des formats multimédias pouvant être affichés par la Media Viewer d’Axiell Collections.

• Voici les formats d’images pris en charge : .jpeg, .tiff, .bmp, .gif, .svg and .png.
• La norme HTML5 ne prend en charge que les extensions de fichiers sonores mp3, wav, .opus and .ogg extensions.
• HTML5 ne prend en charge que les fichiers vidéo mp4 (H.264), wm (VP8/VP9) and ogg (Daala).

Pour la prise en charge avancée de formats multimédias, Axiell s’intègre au système de gestion des biens numériques de Piction, qui prend en charge plus de 100 types de fichiers différents, dont les images, les vidéos, les fichiers sonores et les documents.

Caractéristiques de saisie de données

Axiell Collections fournit un puissant ensemble d'outils de saisie de données de même que dans certaines applications Web. Ces outils peuvent être utilisés avec un grand nombre de fonctions et de rôles.

Copier-coller

Oui

Rechercher et remplacer

Oui

Correcteur orthographique

Oui

Catalogage par lots

Oui

Modification de lots

Oui

Changement d'emplacement par lots

Oui

Recherche de double

Oui. À l'importation, Axiell Collections peut déterminer si une fiche existe déjà et fusionner/mettre à jour ses données.

Modèle

Oui

Sélection de la date et formats

Oui

Champs obligatoires

Oui. Les administrateurs de l'application peuvent configurer les paramètres afin que les champs voulus soient obligatoires.

Autres

Aucune réponse.

Affichage de type feuille de calcul

Oui. L'interface Web Axiell Collections permet aux utilisateurs de modifier des fiches individuelles ou des groupes de fiches dans un mode d'affichage de type feuille de calcul.

Cartographie géographique

L'interface Web Axiell Collections offre un affichage de type cartographie géographique. La vue affiche les emplacements (consignés dans les différents champs de vos fiches) sur une carte du monde pour vous donner un aperçu visuel global. Vous pouvez l'utiliser pour retracer facilement les principaux entrepôts ou la distribution géographique des lieux de production d'une sélection de dossiers ou l'ensemble des sujets des objets fabriqués par un seul créateur. Tous les champs qui contiennent des lieux géographiques peuvent être liés à la fonction de cartographie géographique.

Champs multilingues

Axiell Collections est compatible avec de multiples langues y compris le français en ce qui a trait au (système aux données). En ce qui concerne l’interface du système, les messages, les menus et les boutons peuvent tous être affichés dans la langue sélectionnée par l'utilisateur. Il est également possible de stocker et d’afficher les données dans plusieurs langues. Le passage d'une langue à l'autre est dynamique et peut s'effectuer en tout temps. Conforme à la norme Unicode, Axiell Collections peut afficher un large éventail de caractères et prendre en charge les langues écrites de droite à gauche, notamment l'arabe et l'hébreu. Le passage dynamique des langues écrites de droite à gauche aux langues écrites de gauche à droite est également pris en charge.

Codification à barres

Axiell Collections prend en charge la création de chaînes de codes à barres uniques, l'impression d'étiquettes de codes à barres et la récupération de données à partir de divers appareils et interfaces au moyen de la technologie des codes à barres.

De plus, le logiciel complémentaire Axiell Move prend en charge le suivi des objets et de leur emplacement à l’aide de codes à barres. L’application iOS Axiell Move simplifie le processus logistique des déplacements d’objets muséaux, emballés ou non. Assurez-vous que vos données de localisation sont de la plus haute précision et que la nécessité d’inscrire des données manuellement est réduite au minimum en utilisant votre appareil comme lecteur de code à barres pour la mise à jour en temps réel de l’emplacement d’objets dans Axiell Collections.

Axiell Move est offerte en deux versions : Standard et Premium. L’ajout de la version Premium vous permet de suivre le déplacement et l’emplacement d’objets en mettant davantage l’accent sur le flux de travail, grâce à la fonctionnalité « missions » qui permet de suivre des tâches.

Étiquetage

Axiell Collections prend en charge la création et l'impression d'information sur étiquette dans différents formats d'impression. Un modèle Word peut être utilisé pour faciliter la création et l'impression d'étiquettes qui seront utilisées pendant les expositions, etc.

Types de recherches pris en charge

L’outil de recherche standard d’Axiell Collections est facile à utiliser et permet à l’utilisateur de faire sa sélection dans une liste des champs qui font le plus souvent l’objet d’une recherche. On peut utiliser la recherche avancée pour combiner des requêtes de recherche et rechercher dans de multiples champs de recherche simultanément. Un langage de recherche puissant permet d’interroger tous les champs de la base de données. Vous pouvez composer vos propres requêtes et inclure des opérateurs comme « égal à » ou « plus petit que ». Les opérateurs logiques, par exemple « et » et « ou », sont également pris en charge. Les requêtes et les résultats de recherche peuvent être enregistrés sous forme de « recherche sauvegardée » en vue de leur réutilisation.

Recherches booléennes

Oui

Interrogations dans tous les champs

Oui

Tri des résultats de recherche

Oui

Sauvegarde des résultats de recherche

Oui. Les résultats de recherche peuvent être enregistrés sous forme de recherche sauvegardée, ce qui permet de les réutiliser.

Filtrage des résultats de recherche

Oui

Recherches en langage SQL

Non

Exportation des résultats de recherche

Oui

Recherches en texte libre (Google)

Oui. La recherche simple est intégrée à l’affichage par liste afin qu’il soit possible de rechercher des enregistrements par mot-clé.

Affichage des résultats de recherche

Les résultats de recherche peuvent être affichés sous forme de liste ou de formulaire.

Recherches multilingues

Oui

Styles de rapports inclus

Axiell Collections est livré avec divers rapports prédéfinis dont le nombre varie en fonction du volet utilisé dans le système. Par exemple, il est possible de créer des listes de fiches étendues ou hiérarchiques dans Archive Catalogue, alors que des listes Accessions peuvent être créées dans l'ensemble de données Accessions.

Avec Axiell Designer, le gestionnaire de système peut créer d’autres définitions de rapports « prédéfinis » et les insérer dans le menu approprié pour qu’elles soient accessibles à d’autres utilisateurs. Ainsi, le client a l’entière maîtrise des rapports « standard » qu’il souhaite offrir aux utilisateurs du système.

Personnalisation des rapports

Axiell Collections comporte un outil de production de rapports très souple. Il permet de créer des rapports en les insérant dans des modèles Microsoft Word ou de produire les rapports dans le format privilégié par le client. Les modèles Word peuvent aussi être créés pour satisfaire à certaines exigences en matière de rapports et conçus à l’interne afin de répondre aux besoins de l’établissement.

Il est possible de créer des rapports standards de productivité (création/modification d’enregistrements pendant une période, nombre de processus lancés/terminés, etc.).

Lorsqu'il faut créer des rapports complexes qui demandent un prétraitement des données, les langages de programmation Axiell Collections ADAPL ou XSLT sont nécessaires. Les calculs complexes, la manipulation du contenu des champs, etc., doivent être gérés au moyen des procédures ADAPL (formats de sortie) ou des feuilles de style XSLT.

Avec l’API, il est également possible d’exploiter des outils de visualisation externes, par exemple MS Power BI, afin de créer des rapports de productivité.

Générateur de rapports

Axiell Collections inclut une série d'outils pour produire de nouveaux rapports personnalisés dans différents formats au moyen de nombreux générateurs de rapports, dont XML et Microsoft Word et Excel

Fonctions de gestion des collections

Procédures de Spectrum :

• Entrée d'objets (primaire)
• Emprunts (primaire)
• Préacquisition
• Contrôle de l'inventaire
• Contrôle de l'emplacement des objets et des déplacements (primaire)
• Transport
• Catalogage (primaire)
• Constat d'état
• Soin des collections et restauration
• Gestion du risque
• Assurance
• Évaluation
• Audit
• Gestion des droits
• Utilisation des collections
• Sortie d'objets (primaire)
• Prêts (primaire)
• Pertes et dommages
• Aliénation
• Documentation rétrospective (primaire)
• Acquisition (primaire)

Enregistrement

L'une des principales obligations d'un musée est son devoir de protéger ses collections. Le musée doit notamment gérer ses collections, assurer le suivi de ses objets et s'assurer qu'ils sont bien maintenus, conservés en lieu sûr, assurés adéquatement et dûment accessibles. Axiell Collections simplifie ces tâches grâce aux processus et aux outils de gestion des collections conçus conformément à la norme Spectrum de Collections Trust en matière de documents de musée.

Spectrum constitue la norme de l'industrie pour la gestion des collections et est reconnu à l'échelle internationale à ce titre. Spectrum est un guide des pratiques exemplaires en matière de documents de musée et contient les procédures relatives à l'étayage des objets et des processus qui s'y rattachent. Axiell Collections est entièrement conforme avec la plus récente version de la norme Spectrum.

Acquisitions

La base de données Axiell Collections Acquisitions prend en charge à la fois les objets acquis et aliénés; elle réduit ainsi la saisie de données redondantes. Cette base de données contient les champs habituels en matière d’acquisitions, c’est-à-dire les dates, la source, la responsabilité, l’usage auquel il est destiné, la description des objets (dans l’ensemble et par article), l’état, le traitement et la priorité, et offre la possibilité de les lier à plusieurs bases de données (donateurs, collections, support/documentation, emplacement, etc.). Au besoin, la base de données peut également être configurée de manière à y ajouter des champs locaux (date/numérique/texte/lien). Le contenu de tous les champs liés à la base de données des Acquisitions peut faire l’objet d’une capture, d’une recherche ou d’un rapport.

Les Acquisitions peuvent être liées à un ou plusieurs enregistrements dans la base de données Collections, et l’inverse peut se faire aussi. Il est possible d’annexer aux enregistrements d’Acquisitions, à l’aide de méthodes standard de sélection des fichiers, la documentation et les supports liés à l’acquisition ou au don, à l’achat ou au transfert d’un bien. Le système peut être configuré de sorte qu’il pointe vers un lieu de stockage central. On peut configurer les notifications par courriel d’après les exigences, p. ex. quand un nouvel article est ajouté à une acquisition, ou pour d’autres événements.

Gestion de l'inventaire

Axiell Collections contient à même le système intégré les champs et les fonctions nécessaires à la gestion de l’ensemble des processus de gestion des stocks. En particulier par rapport à la gestion des stocks dans Axiell Collections, les fonctions suivantes sont mises en évidence :

• Calendriers de conservation : Le système contient le module Retention Schedule dans lequel on peut créer des calendriers de conservation. Il sert à consigner de l’information au sujet du calendrier, qui peut ensuite être lié à des enregistrements dans le catalogue. L’information pouvant être enregistrée comprend le titre, la description, le type de matière, l’action à prendre (p. ex. destruction, transfert, révision), la période (p. ex. 5 ans) et le responsable de l’autorisation.
• Emplacements et mouvements : Le système comporte un jeu de données d’emplacements et de contenants dans lequel on peut inscrire des précisions au sujet des emplacements et des contenants, par exemple, le nom, le code à barres, la description et l’adresse détaillée. Les emplacements et les contenants peuvent être liés par ordre hiérarchique selon la définition fournie par l’utilisateur, par exemple immeuble, salle, rayon et tablette. Chacun des enregistrements au catalogue contient des champs dans lesquels on inscrit l’emplacement d’attache et l’emplacement actuel des biens dont il est question dans l’enregistrement. Ces champs sont liés au jeu de données des emplacements et des contenants, ce qui permet à l’enregistrement du catalogue d’être lié à un enregistrement d’emplacement ou de contenant. Le système comporte une procédure de modification d’emplacement, dans laquelle on peut déplacer un ou plusieurs articles et inscrire des précisions au sujet du déplacement. Quand un déplacement survient, les précisions au sujet de l’emplacement précédent sont emmagasinées dans des champs d’historique d’emplacement, ce qui conserve une trace des mouvements de l’objet en cas d’audit. Dans chaque enregistrement de catalogue, il y a aussi un ensemble de champs d’indication des déplacements à venir, servant à planifier d’éventuels déplacements. Des renseignements, dont la méthode de déplacement, la date, le nom du nouvel emplacement, les coordonnées de la personne à contacter et des remarques, peuvent y être inscrits. Cet ensemble de champs peut être ajouté afin que de nombreuses tâches puissent être attribuées et gérées.
• Prêts : Dans le cas des enregistrements visés par un prêt, le système contient un module de prêts permettant de gérer les demandes et les réservations d’objets. On y inclut la possibilité d’inscrire les coordonnées de la personne à contacter, l’information au sujet de l’envoi et des lieux à destination, la gestion des tâches et la production ainsi que l’association de la documentation et des dossiers concernant le prêt, notamment les contrats, les lettres de demande et les lettres de prolongation. Les enregistrements du catalogue sont liés au dossier de prêt. L’état de chaque dossier peut être géré séparément par rapport aux autres éléments du prêt, par exemple l’état de l’article, les précisions au sujet des autorisations, les modalités, les renseignements d’assurances et l’information au sujet du transport.

Chaque enregistrement au catalogue contient aussi des champs dans lesquels on inscrit de l’information au sujet de l’élimination ou de la conversion en prévision du moment où les dossiers seront détruits, notamment le responsable de l’autorisation, les remarques et la date.

Suivi interne

Fonction normalisée d'Axiell Collections. Chaque déplacement peut être consigné à tous les niveaux du catalogue. Les déplacements ultérieurs peuvent être planifiés, et le système crée automatiquement une piste de vérification des déplacements précédents entre les lieux, y compris des renseignements détaillés sur l'heure, la date, l'approbateur, etc.

L'information sur les prêts, les expositions, etc., est consignée dans des ensembles de données particuliers et peut être utilisée pour vérifier où se trouve un objet. Les champs supplémentaires exclus de l'application standard peuvent être ajoutés au moyen d'Axiell Designer.

Une autre fonction est le module facultatif de déplacement par codes à barres/IRF Axiell Move. Il peut mettre à jour l'emplacement des articles dans la base de données lorsque les objets sont lus au scanneur. Le module inclut des fonctions d'emballage, de déplacement et de déballage de conteneurs qui contiennent plus d'un article. Le suivi de l'emplacement individuel de chaque article est assuré par le système.

Envois externes

L'ensemble de données Transport assure le suivi de toutes les données sur les objets et les documents qui sortent physiquement de l'établissement ou y entrent. Une nouvelle fiche d'entrée doit être créée chaque fois qu'un objet ou une unité de désignation entre dans l'établissement. La fiche peut être liée à plusieurs objets ou unités. Lorsqu'un objet ou une unité peut être lié à de multiples fiches d'entrée (par exemple, une fiche décrit le moment où l'objet a été acquis par l'organisation et une autre le retour d'un prêt à une organisation externe). En plus d'étayer l'entrée d'objets et d'unités de désignation, l'ensemble de données Transport permet aussi de faire le suivi des données et des procédures de sortie d'une manière semblable à la fiche d'entrée décrite ci-dessus.

Catalogage

La plateforme d’Axiell Collections est axée sur le catalogue et l’accent est mis sur une structure logique et claire. Même si sa portée est exhaustive, la quantité de détails à saisir dans chaque entrée du catalogue peut être déterminée par l’établissement.

Axiell Collections est structuré par catégorie pour qu’il convienne aux différents types d’information et de normes par rapport aux collections. Les modules Archives (acquisitions/catalogue), Library (bibliothèque), Museum (Internal/External Objects) (Musée [objets internes et externes]) et Film sont standards, mais le modèle de données est flexible et peut être adapté à la structure de données de n’importe quelle organisation.

Archives

La version archives du système a été conçue spécialement pour les archivistes et devrait être utilisée par les responsables de la gestion des collections d’archives comprenant des documents, des éléments multimédias, des cartes, des livres historiques et des ressources créées en format numérique.

Cette application prend en charge la création de descriptions hiérarchiques à niveaux multiples en conformité avec les normes ISAD (G) et DACS. L’affichage par arborescence permet de parcourir tous les niveaux du catalogue, peu importe leur complexité, et d’y insérer des enregistrements au besoin.

Bibliothèque

La version du système pour bibliothèque spécialisée contient des caractéristiques dont les bibliothèques spécialisées pourraient avoir besoin. Elle convient à toutes les bibliothèques qui cherchent à simplifier la gestion de leurs ressources. Le module Bibliothèque d’Axiell Collections est suffisamment souple pour traiter tous les types de publications, y compris les fichiers numériques et multimédias. Le catalogue standard inclut des modèles pour différents types de supports, tels que les livres, le matériel audiovisuel, les revues spécialisées, les feuilles mobiles et les articles.

Musée

La version du système destinée aux musées convient particulièrement bien aux gestionnaires de collections d’œuvres d’art, de collections historiques ou de collections scientifiques comptant un éventail de types d’objets. Le système a été conçu pour divers types de collections, notamment celles portant sur les arts, l’histoire naturelle, l’industrie, l’archéologie, ainsi que pour les collections mixtes.

Cinémathèque

Notre solution commerciale d’archives de cinémathèque vous permet de vous assurer que votre collection est cataloguée en fonction de la norme cinématographique internationale EN 15907 et de normes essentielles du domaine de l’archivage et des musées. Axiell Collections est le seul système de gestion de collections d’archives cinématographiques homologué.

Pour en savoir plus au sujet des catégories d’Axiell Collections et des normes essentielles pertinentes (en anglais seulement).

Axiell Collections offre de nombreux outils visant le catalogage efficace, notamment le déplacement par lot, l’ajout de lots d’objets à un prêt, la création de lots d’enregistrements, la fonction d’extrapolation (mentionnée plus loin) et la possibilité de modifier les données dans la vue par liste.

Conservation

L'ensemble de données Assessments and Treatments étaye la condition et des activités de conservation liées à la collection et en assure le suivi. Les travaux de conservation sur les objets peuvent être planifiés et supervisés et permettent de consigner les détails de l'examen, une description des dommages ou de la justification pour le traitement de conservation, les détails du traitement effectué, les résultats des traitements et tous les coûts connexes. Les fiches Assessments and Treatments utilisent à profusion le référentiel multimédia pour consigner des images et des vidéos de l'objet avant et après les travaux de conservations et des documents audio et écrits qui décrivent les traitements. L'information sur la conservation est conservée à perpétuité, afin d'avoir un historique exhaustif des traitements appliqués à l'objet et de fournir une base de connaissances pour améliorer l'efficacité des activités de conservations à venir.

Recherche muséale

L'ensemble de données Research/Use étaye l'utilisation des collections pertinentes aux archives ou au musée. Au rang de ceux-ci figurent la formation sur la manipulation des collections, l'utilisation des objets, la recherche, les demandes de renseignements et l'utilisation commerciale des objets et des archives documentaires correspondantes. Au rang des utilisateurs figurent le personnel, les bénévoles et le public, que ce soit en personne, par lettre, par téléphone ou par n'importe quel autre moyen de communication.

Publications et documents imprimés

Les références bibliographiques générales, y compris les livres, les revues, les articles, les articles scientifiques et les thèses, sont consignées dans tous les ensembles de données liées à Library d'Axiell Collections. De plus, un ensemble de données Copies permet à l'établissement de garder trace des copies des documents et de gérer les activités connexes propres à chaque copie tout en maintenant la relation avec l'original.

Gestion des droits et reproduction

Cette fonction est standard et elle est intégrée au module Catalogue. L’application Axiell Collections permet d’inscrire les données détaillées sur le droit d’auteur et d’autres droits dans chaque fiche du catalogue. Par exemple, il y a dans le catalogue des archives des champs sous l’onglet Conditions of Access and Use (ISAD (G)), dont des champs pour consigner les modalités qui régissent l’accès et la reproduction. Dans le catalogue de musée, l’onglet des droits (Rights), compatible avec Spectrum, est offert d’emblée. Il permet à l’utilisateur de consigner de l’information au sujet du type de droit (attribué à l’externe ou reçu), de la référence, du détenteur, de l’état de l’autorisation, du demandeur, des dates de début et de fin et des remarques.

Gestion et évaluation des risques

L'information sur la valeur d'un objet, sa date d'évaluation, la personne responsable d'établir la valeur et la date de la prochaine évaluation est consignée dans Axiell Collections et un historique des renseignements sur l'évaluation est automatiquement tenu à jour. Il est possible :

• d'établir un intervalle régulier entre les évaluations (en années ou en mois);
• de fixer une date précise pour la prochaine évaluation;
• d'utiliser la fonctionnalité Scheduled Search pour recevoir un rapport de notification sur la date prévue de la prochaine évaluation.

Il est courant de restreindre l'accès aux détails de l'évaluation d'un objet au personnel et à la gestion de l'évaluation, aux fins de sécurité.

Expositions

Axiell Collections inclut le module Expositions, lequel comporte les onglets Détails de l'exposition, Expositions connexes, Documentation, Objets liés, Prêts, Reproductions et Détails sur la gestion. Il s'agit d'une base de données compatible avec les catalogues interne et externe.

L’information au sujet des expositions, notamment les détails de l’exposition, son itinéraire, les renseignements au sujet de l’endroit où elle a lieu ainsi que la personne à contacter, les supports numériques et bien plus encore, peut être consignée et suivie. Les articles sont liés à l’exposition pertinente, et l’on tient une piste d’audit exhaustive de toutes les expositions auxquelles un article a servi.

Gestion des prêts

Axiell Collections permet de gérer les prêts entrants et sortants au moyen des ensembles de données Incoming Loans et Outgoing Loans. Ces deux ensembles de données permettent aux utilisateurs de consigner tous les prêts et tous les renseignements connexes et d'en assurer le suivi, tout en maintenant la relation aux objets ou aux unités de description qui font partie du prêt. On y trouve des renseignements comme l'emprunteur, les objets prêtés, les dates de début et de fin, les approbations et les coûts connexes. Les documents de prêt, y compris le formulaire d'entente de prêt, peuvent être produits à partir d'Axiell Collections. Vous pouvez aussi les numériser et les ajouter au document de prêt sous forme de copie électronique permanente de l'entente signée. Ces ensembles de données conservent également l'historique de prêt de chaque objet ou unité de description pendant toute la durée de vie de l'article dans la collection.

Aliénations

Chaque article contient des champs dans lesquels on peut inscrire les renseignements sur l’aliénation, dont sa date, la méthode d’élimination utilisée, le prix, la date, les motifs et la possibilité d’annexer de la documentation pertinente au sujet de l’aliénation.

L'aliénation d'un objet entraîne son retrait logique de la collection. Pour la plupart des utilisateurs, il semble simplement avoir été retiré du catalogue interne d'objets. Les utilisateurs autorisés peuvent cependant faire une recherche sur les fiches d'objets aliénés et les consulter, notamment pour effectuer des vérifications à leur sujet. Les détails de l'aliénation comprennent la date de l'aliénation, la raison de l'aliénation (objet perdu, volé, détruit, etc.), les modalités de l'aliénation et les détails de l'autorisation.

Gestion des biens numériques

Axiell Collections comporte une visionneuse de supports IIIF qui affiche des images liées à l’enregistrement dont les détails sont actuellement affichés. Si l’enregistrement actuel est lié à plus d’une image, les miniatures s’afficheront l’une à côté de l’autre. L’utilisateur peut cliquer sur une miniature pour afficher l’image correspondante, qui sera agrandie dans la zone principale de visionnement. Seules l’absence de prise en charge par le navigateur ou l’incompatibilité HTML5 du lecteur vidéo ou audio peuvent limiter la diversité des formats multimédias pouvant être affichés par la Media Viewer. Voir la section de profil intitulée Media Formats Supported pour en savoir davantage. Dans pratiquement toutes les parties du système, il est permis d’annexer des ressources numériques à un enregistrement pour en améliorer le contenu. Quand une ressource numérique est ajoutée dans le module Collections, elle l’est également dans le Media Module, qui sert à cataloguer et à conserver les ressources numériques comme telles.

Afin d’offrir des fonctionnalités plus avancées de gestion des ressources numériques, Axiell et Piction ont établi un partenariat visant à établir une solution durable qui permet aux musées et aux archives de gérer, de préserver et de diffuser leurs ressources numériques. La gestion des métadonnées, les flux de travail numériques, la possibilité de recourir à l’intégration avancée de données et la diffusion de contenu font tous partie de la solution d’entreprise. L’intégration du logiciel de gestion des collections d’Axiell et du système de gestion des biens numériques (DAMS) de Piction permet aux institutions de documenter à fond le cycle de vie et l’usage de leurs ressources numérisées et de leurs créations numériques et d’augmenter leur capacité à créer des expériences numériques à partir de l’ensemble de leurs collections.

Caractéristiques et fonctions supplémentaires

Fonction Derive

On utilise la fonction Derive pour déplacer ou copier des enregistrements d’une source de données à une autre source semblable, par exemple du catalogue des objets externes au catalogue des objets internes ou des Archives (acquisitions) aux Archives (catalogue). La fonction Derive peut également être utilisée avec des sources externes aux fins de validation par rapport à un thésaurus externe. Une fois le terme sélectionné, vous pouvez sauvegarder l’enregistrement actif, ce qui créera le terme dans votre propre thésaurus, où toutes les informations pertinentes tirées de l’enregistrement du thésaurus externe auront été reproduites, notamment les remarques sur la portée du terme, ainsi que les ID de type Linked Open Data. Cet enregistrement vous appartient désormais et vous pourrez le modifier en conséquence.

Les compagnons ci-dessous sont offerts :

• Axiell Ingest : Axiell Ingest est un outil d’intégration par lot qui contrôle et suit les fichiers déposés dans un dossier précis.
• Axiell Internet Server : Axiell Internet Server est une plateforme de publication sur le Web qui permet de rendre les catalogues de bibliothèques et les collections de musées accessibles en ligne aux visiteurs intéressés du monde entier.
• Axiell Move : Axiell Move est une application iOS qui prend en charge le processus logistique des déplacements d’objets muséaux, emballés ou non.
• Module Reading Room : Offre toutes les fonctions dont vous avez besoin pour traiter efficacement les demandes de chercheurs ou d’autres personnes qui souhaitent profiter de vos collections dans une salle de lecture virtuelle.
• Alertes SDI (logiciel complémentaire d’Axiell Internet Server) : Permet d’offrir des services personnalisés. Les utilisateurs peuvent créer un profil d’intérêts pour que le système les informe des nouvelles acquisitions qui les intéressent et leur communique automatiquement des renseignements pertinents.
• CultureConnect : CultureConnect est la plateforme de participation numérique d’Axiell. Elle donne aux établissements culturels la possibilité de créer facilement de belles expériences numériques dynamiques qui attirent davantage de visiteurs sur place et en ligne.
• Piction : Axiell et Piction ont établi un partenariat afin d’établir une solution durable qui permet aux musées et aux archives de gérer, de préserver et de diffuser leurs ressources numériques. La gestion des métadonnées, les flux de travail numériques, la possibilité de recourir à l’intégration avancée de données et la diffusion de contenu font tous partie de la solution d’entreprise.