CollectiveAccess - Profil

Description du produit

CollectiveAccess est un logiciel libre de présentation et de gestion des collections conçu pour les musées, les archives et les collections spéciales. Facilement personnalisable et très souple, il est de plus en plus employé par les bibliothèques, les organismes à but non lucratif, les collectionneurs privés, les studios d’artistes, les organisations des arts de la scène et d’autres groupes à l’échelle internationale. Il s’agit essentiellement d’une base de données relationnelle qui permet le catalogage complexe des renseignements, la navigation et les recherches poussées, ainsi que le repérage à divers degrés à l’intérieur des collections par l’intermédiaire du Web.

Disciplines prises en charge

CollectiveAccess convient parfaitement aux musées, aux archives, aux organisations vouées aux arts, aux projets de recherche, aux bibliothèques, aux organismes à but non lucratif, au milieu académique, aux collectionneurs privés, aux studios d’artistes, aux organisations des arts de la scène, etc.

Date de lancement du produit

2007

Historique du produit

CollectiveAccess a été développé pour répondre à une demande croissante d’outils de gestion des collections complexes et spécialisées. Ses fondateurs cherchaient à répondre au besoin que représentaient, à la fois, la prise en charge des normes d’archives et de bibliothèques établies, et celle des inévitables particularités associées aux besoins réels des établissements. Pendant 10 ans, l’équipe chargée du développement a travaillé main dans la main avec des organisations du monde entier afin d’élaborer les processus et les schémas de métadonnées spécialisés s’appliquant à des collections au contenu aussi varié que des spécimens paléontologiques, des objets d’art, des artéfacts historiques locaux et du contenu multimédia.

Développement futur

Le développement se poursuit. Tous les six mois environ, nous lançons une version à laquelle ont été apportées d’importantes modifications, suivie de versions secondaires et de versions de maintenance à quelques semaines d’intervalle.

Version de démonstration

Une version de démonstration est offerte (en anglais seulement).

Méthodes de soutien

Un soutien gratuit est offert par l’intermédiaire de notre forum (en anglais seulement).

Clavardoir de soutien (en anglais seulement)

Wiki (en anglais seulement)

Nous offrons également des blocs prépayés de soutien. Communiquez avec nous pour en savoir davantage.

Langue(s) du soutien

Anglais, français et espagnol.

Heures de disponibilité du soutien

Du lundi au vendredi, à l’exception des jours fériés aux États-Unis, de 9 h à 17 h (HNE).

Frais de soutien

Nous offrons un soutien continu et ponctuel. Communiquez avec nous pour en connaître les tarifs.

Réseau de soutien des clients

Le forum de soutien et le clavardoir réunissent non seulement les développeurs du logiciel, mais également les utilisateurs qui échangent directement entre eux. De plus, il existe plusieurs groupes d’utilisateurs aux États-Unis et ailleurs dans le monde (en anglais seulement).

Formation

De la formation en personne et à distance est offerte. Communiquez avec nous pour en connaître les tarifs.

Mises à jour du système et maintenance

Les mises à jour de maintenance sont publiées à quelques semaines d’intervalle.

Prix

CollectiveAccess est un logiciel libre, c’est-à-dire qu’il peut être utilisé et distribué gratuitement. Il n’y a pas de licence d’utilisation ni de frais d’inscription, simplement un nombre illimité d’utilisateurs.

Coûts d’entretien

Les versions du logiciel et les mises à jour sont gratuites. Les utilisateurs ayant besoin d’aide pour mettre leur système à jour peuvent se tourner vers le forum de soutien ou faire appel à du soutien spécialisé payant.

Frais supplémentaires

Whirl-i-gig travaille directement avec les clients pour réaliser leur projet. Les coûts relatifs à cette implantation personnalisée dépendent du système requis et des spécifications du système. N’hésitez pas à communiquer avec nous pour en savoir davantage.

Systèmes d’exploitation pris en charge

Linux et Mac OS X 10.7 ou version plus récente. Les systèmes d’exploitation Windows (Server 2008, Server 2012, Windows XP, Windows 7, 8 et 10) sont compatibles mais non recommandés. Des observations particulières concernant les systèmes d’exploitation sont offertes sur notre wiki.

Base de données sous-jacente

MySQL

Plateforme(s)

Le logiciel fonctionne à l’intérieur d’un environnement Web, mais peut aussi bien être exploité dans un réseau interne ou sur un simple ordinateur. L’accès à Internet n’est pas nécessaire.

Matériel requis

Habituellement, 1 Go de mémoire vive (RAM) suffit, mais le traitement de gros fichiers multimédias peut nécessiter jusqu’à 4 Go de RAM. Les exigences relatives au stockage des données sont proportionnelles aux fichiers téléversés dans le système; un microprocesseur récent devrait fournir une performance adéquate. Il est recommandé d’acquérir au moins un serveur biprocesseurs ou, si possible, un serveur quadriprocesseurs. Les cœurs de processeur supplémentaires ne sont généralement pas des composants coûteux et s’avèrent souvent précieux dans un environnement de production. D’autres recommandations détaillées sont offertes sur notre wiki.

Personnel requis

Aucun

Modules ou modules d’extension offerts

Pour en savoir davantage, consultez notre wiki (en anglais seulement).

Produit d’une tierce partie nécessaire

Tous les logiciels essentiels sont en code source libre. L’utilisation ne nécessite aucun produit de tiers dont la source n’est pas accessible gratuitement.

Interopérabilité

Le logiciel prend en charge l’exportation des données vers plusieurs produits tiers (tels Microsoft Word et Microsoft Excel), mais ceux-ci ne sont pas nécessaires; il existe d’autres formats d’exportation.

Accessibilité

Les éléments du projet, comme l’accès à l’interface, peuvent être personnalisés pour favoriser l’accessibilité selon les Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.0.

Personnalisation

En fonction de ses exigences, un utilisateur peut personnaliser les métadonnées, les fonctions de recherche et de navigation, les outils de production de rapports ainsi que les formats d’importation et d’exportation.

Fonctionnement dans un environnement infonuagique

Emplacement du serveur

Le logiciel peut être installé sur le serveur choisi et configuré par l’utilisateur.

Protocoles de sécurité

En fonction du serveur choisi par l’utilisateur.

Temps disponible habituel ou moyen

En fonction du serveur choisi par l’utilisateur.

Procédures de maintenance dorsale et interruptions

En fonction du serveur choisi par l’utilisateur.

Navigateurs compatibles

Compatibilité de tous les navigateurs récents.

Saisie des données sur Internet

Accessibilité totale à CollectiveAccess au moyen d’une connexion Internet.

Plateforme de publication sur le Web

Providence, le composant de catalogage, et Pawtucket, qui permet de mettre la collection à disposition du public, sont tous deux accessibles à partir du Web.

Fonctionnalité des données ouvertes et liées

CollectiveAccess intègre un éventail de dépôts de données ouvertes et liées qui incluent, entre autres, les vocabulaires du Getty, les listes d’autorité de la Library of Congress, la cartographie de Google et les données de GeoNames. Il existe également un nouveau cadre pour configurer de nouvelles interopérabilités sous forme de données ouvertes et liées.

Profils d’utilisateurs

Pris en charge.

Groupes d’utilisateurs

Pris en charge.

Profils de visiteurs

Pris en charge.

Installation

Le logiciel est installé sur un seul serveur, mais on peut y accéder depuis le nombre d’ordinateurs nécessaire, à condition que le serveur soit adéquatement configuré.

Piste de vérification et historique des modifications

Accessible par l’intermédiaire de registres détaillés.

Accès hors ligne

Possible, selon la configuration du projet.

Fonctions de confidentialité

La fonction « Access Controls » vous permet de dresser une liste détaillée des utilisateurs autorisés à voir vos données pendant le catalogage dans Providence. La fonction « User Groups  » vous permet de créer des groupes d’utilisateurs et de définir les tâches qu’ils peuvent exécuter (comme créer ou supprimer des enregistrements), les types d’enregistrements qu’ils peuvent consulter ou modifier, ainsi que les champs auxquels ils ont accès. Au besoin, chacune des fonctions du logiciel peut être activée ou désactivée pour un seul utilisateur ou tout un groupe. Cette fonctionnalité vous permet de créer des environnements de travail destinés aux chercheurs et aux stagiaires pour éviter que vos données de collection ne soient modifiées par inadvertance. Si vous utilisez le composant public Pawtucket, le champ déroulant « Public Access » permet d’empêcher l’accès public aux enregistrements.

Formats d’importation

• XLSX
• XLS
• MySQL
• Filemaker XML
• Inmagic XML
• PastPerfect XML
• Vernon XML
• TEI XML
• PBCore XML
• RDF
• ULAN en tant que données ouvertes et liées
• MARC
• MARC XML
• MODS
• Omeka
• EXIF
• CollectiveAccess (pour la migration entre systèmes)
• WorldCat
• TXT séparé par des tabulations
• MediaBin
• CSV (format délimité par des virgules)

Formats d’exportation

• XML
• CSV
• XLSX
• Word (DOCX)
• PDF
• MySQL

Copies de sauvegarde

• MySQL

Schémas de métadonnées

• XML

Normes sur le contenu des données (règles de catalogage)

Les normes relatives au contenu sont personnalisables. Des normes régissant les métadonnées, telles que Dublin Core, Darwin Core, UER Core, PBCore, CDWA-Lite/CCO, EAD, DACS, ISAD(G), VRA Core et Spectrum, sont préinstallées sur le composant Providence et peuvent être modifiées selon les spécifications de l’utilisateur. On peut également créer des schémas de métadonnées entièrement personnalisés à l’aide de notre syntaxe XML.

Normes sur le vocabulaire

Le logiciel prend en charge les vocabulaires de Getty, les listes d’autorité des sujets de la Library of Congress, la Nomenclature 4.0 de Chenhall, etc.

Lexiques locaux

Il est possible d’établir des vocabulaires personnalisés par projet.

Accréditation

Le logiciel prend en charge un large éventail de protocoles de métadonnées homologués par divers organismes internationaux. Pour en savoir davantage, veuillez consulter notre wiki (en anglais seulement).

Téléversement de données multimédias ou lien vers des données multimédias

Lorsque vous téléversez des fichiers multimédias dans Providence, le logiciel enregistre leur copie conforme dans le dossier multimédia. Il crée aussi une série de dérivés en basse résolution exploités dans le système et présentés au public, s’il y a lieu. On peut créer d’autres dérivés propres au projet au moyen d’une simple configuration. Celle-ci vous permet d’insérer le logo de l’établissement en filigrane sur les fichiers multimédias.

Formats multimédias compatibles

N’importe quel fichier peut être téléversé et enregistré dans Providence. On peut afficher un aperçu pour les formats de fichier suivants dans le navigateur :

• JPG
• GIF
• TIFF
• PNG
• TilePic
• Camera RAW
• Photoshop PSD
• JPEG-2000
• DICOM
• DPX
• Open EXR
• QTVR
• Adobe DNG
• MP3
• AIFF
• WAV
• AAC
• Ogg Vorbis
• MPEG-2
• MPEG-4
• QuickTime
• Windows Media
• FLV
• Ogg Theora
• AVI
• PDF
• Microsoft Word
• Microsoft PowerPoint
• Microsoft Excel
• ED
• STL
• PLY

Certains formats spécialisés peuvent nécessiter d’autres composants logiciels; veuillez consulter le wiki pour en savoir davantage à ce sujet.

Caractéristiques de saisie de données

Copier-coller

Possible avec tous les navigateurs Web récents.

Rechercher et remplacer

Possible avec l’outil « Batch Editor » du logiciel CollectiveAccess.

Correcteur orthographique

Possible avec la plupart des navigateurs Web récents.

Catalogage par lots

Pris en charge

Modification de lots

Pris en charge

Changement d’emplacement par lots

Pris en charge

Recherche de double

Actuellement non pris en charge par une interface utilisateur graphique.

Modèle

Conception et configuration de modèles d’enregistrements pour un seul utilisateur ou toute une équipe.

Sélection de date et formats

Pour en savoir davantage, veuillez consulter notre wiki (en anglais seulement).

Champs obligatoires

Facultatif

Autres

Aucune réponse.

Affichage de type feuille de calcul

Pris en charge.

Cartographie géographique

Pris en charge.

Champs multilingues

Pris en charge, y compris le catalogage multilingue.

Codification à barres

Pris en charge.

Étiquetage

Pris en charge.

Types de recherches pris en charge

Aucune réponse.

Recherches booléennes

Prises en charge.

Interrogations dans tous les champs

Prises en charge.

Tri des résultats de recherche

Pris en charge.

Sauvegarde des résultats de recherche

Prise en charge.

Filtrage des résultats de recherche

Pris en charge.

Recherches en langage SQL

Prise en charge des interrogations MySQL.

Exportation des résultats de recherche

Prise en charge.

Recherches en texte libre (Google)

Pris en charge.

Affichage des résultats de recherche

Prises en charge de multiples affichages personnalisés.

Recherches multilingues

Prises en charge.

Styles de rapports inclus

Rapports standards préinstallés et personnalisables en fonction du projet.

Personnalisation des rapports

Prise en charge.

Générateur de rapports

Exportation des résultats de recherche aux formats Word, Excel (format séparé par des tabulations ou des virgules) et PDF.

Fonctions de gestion des collections

Aucune réponse.

Enregistrement

Les processus d’enregistrement peuvent être adaptés à l’établissement. Il existe un large éventail d’outils d’enregistrement, y compris des outils de suivi d’emplacements, de constat d’état, de gestion de prêts, etc.

Acquisitions

Le module « Object Lots » permet le catalogage détaillé des acquisitions d’une collection. Les processus et les métadonnées sont personnalisables en fonction du projet.

Gestion de l’inventaire

Plusieurs approches relatives à la gestion de prêt, au suivi du lieu de mise en réserve ainsi qu’aux événements de conservation sont offerts et adaptables en fonction du projet.

Suivi interne

L’outil « Object Location » est entièrement personnalisable et fournit un résumé de la durée de vie d’un objet dans l’établissement, de son acquisition à son aliénation.

Envois externes

Le module « Storage Location » permet le catalogage détaillé de tous les déplacements des objets. Les processus et les métadonnées sont personnalisables en fonction du projet.

Catalogage

On peut personnaliser tous les éléments des interfaces afin de cataloguer les différents volets de la gestion des collections, y compris les objets, les entités, les prêts, les lieux de mise en réserve, les acquisitions, les déplacements des objets, les vocabulaires et les autres listes d’autorité, celles des événements historiques par exemple.

Conservation

Le module « Object Movement » permet le catalogage détaillé des événements liés à la conservation des objets. Les processus et les métadonnées sont personnalisables en fonction du projet.

Recherche muséale

On peut personnaliser les interfaces personnalisées afin d’y inclure l’origine de l’objet, les renseignements bibliographiques ainsi que toute autre métadonnée nécessaire.

Publications et documents imprimés

Pris en charge dans le cadre du catalogage axé sur les objets ou de la création de fichiers d’autorité personnalisés. Les établissements abonnés au service WorldCat peuvent importer leurs renseignements de publication à l’aide de l’outil WorldCat.

Gestion des droits et reproduction

On peut personnaliser les interfaces de manière à y inclure toute métadonnée relative à la gestion des droits.

Gestion et évaluation des risques

On peut personnaliser les interfaces de manière à y inclure toute métadonnée relative aux assurances et aux renseignements financiers.

Expositions

On peut utiliser le module « Occurrences » pour cataloguer les expositions, les événements ou les autres moments historiques jugés intéressants. Les processus et les métadonnées sont personnalisables en fonction du projet.

Gestion des prêts

Le module « Loans » permet le catalogage détaillé de tous les déplacements des objets. Les processus et les métadonnées sont personnalisables en fonction du projet.

Aliénations

Le module « Object Lots » permet le catalogage détaillé de toutes les aliénations relatives à la collection. Les processus et les métadonnées sont personnalisables en fonction du projet.

Gestion des biens numériques

Le composant Providence peut servir à stocker et à cataloguer les biens numériques qui relèvent de votre collection.

Caractéristiques et fonctions supplémentaires

Outil de circulation des documents

Ce module vous permet d’assurer le suivi des biens de votre bibliothèque à l’aide de périodes de prêt personnalisées et d’avis par courriel en cas de retard. Vous verrez rapidement qui a emprunté vos pièces et quand elles vous seront rendues.

Ensembles

Le module « Sets » permet aux utilisateurs de créer des groupes d’enregistrements convenant parfaitement à la réalisation de tâches pratiques; par exemple, la création d’une liste de contrôle d’images susceptibles d’être publiées ou d’un groupe d’enregistrements nécessitant un catalogage plus poussé. On peut également envoyer des ensembles d’enregistrements vers l’éditeur de lots pour nettoyer rapidement les métadonnées.

Wikipédia

L’outil Wikipédia vous permet de lier un enregistrement à son entrée correspondante sur Wikipédia. Une fois l’enregistrement lié, Providence peut intégrer le titre de l’entrée, l’image principale et le texte d’introduction, au besoin.

Instruments de recherche

Les collections reposant sur des structures traditionnelles de métadonnées d’archives peuvent automatiquement créer des instruments de recherche d’archives à l’aide de l’outil de production de rapports. L’affichage sur mesure vous permet de dresser la liste des structures de dossiers et de métadonnées adaptées aux besoins de vos utilisateurs.

Visualisations

On peut afficher les résultats de recherche sous la forme de cartes, si des données de géoréférencement sont accessibles, ou encore d’échéanciers lorsque les renseignements relatifs aux dates ont été catalogués. D’autres types de visualisations seront bientôt ajoutés.

Tableau de bord

Chaque utilisateur possède un tableau de bord personnalisable pour indexer rapidement les enregistrements consultés, voir les enregistrements récemment créés et indexer leurs derniers résultats de recherche enregistrés; le tableau offre également d’autres fonctionnalités pratiques.

LOLKatz

Le gadget logiciel LOLKatz fera apparaître chaque jour de mignons petits chatons sur votre tableau de bord.