M3, M3_Online et MINT par MINISIS Inc.

MINISIS produit actuellement plusieurs outils destinés aux musées et aux domaines des archives et des bibliothèques. La suite de produits courante comprend M3 (MINISIS Management for Museums) et sa version logiciel-service en ligne appelée M3 ONLINE. M3 ONLINE est hébergé dans les nuages IBM ou Microsoft Tier 1. MINT contient les produits M3 ainsi que M2A (archives) et M2L (bibliothèque), qui sont intégrés par l’intermédiaire d’un module d’inscription commun. Dans le cadre de l’évaluation, l’équipe du RCIP n’a examiné que la version bureautique client-serveur du logiciel M3.

Ces produits sont une propriété 100 % canadienne et sont entièrement exploités au Canada de façon à appuyer le Canada et sa culture!

Description du produit

Officiellement lancé en 1994, M3 a été élaboré avec la participation de spécialistes de la communauté des musées pour répondre aux besoins des petits, moyens et grands établissements culturels. M3 est un outil idéal pour saisir, importer ou exporter et gérer les données sur les collections d’une manière organisée, simple et souple.

L’application M3 a été conçue pour respecter les exigences générales de la plupart des établissements culturels. Sa conception initiale était fondée sur de l’information transmise par des partenaires stratégiques pendant le processus de développement et elle est continuellement mise à jour à chaque nouvelle installation. Compte tenu des plus de 5 000 champs prédéfinis ayant trait à tous les aspects de la gestion des collections et des expositions, seule une légère personnalisation du système est requise pour répondre aux besoins les plus spécifiques. La personnalisation peut être faite avec l’aide des professionnels de MINISIS Inc. ou, en raison de la simplicité du système, par le client lui-même, ce qui permet d’éviter les frais initiaux liés à un système entièrement personnalisé ainsi que les frais supplémentaires pour le personnel technique externe.

Renseignements généraux

• Offert sous forme d’application bureautique et d’application en ligne personnalisable pour répondre aux besoins individuels.
• Plus de 6 000 champs prédéfinis.
• Formats de rapports prédéfinis et un générateur de rapports complet pour créer des rapports sur demande.
• Plus de 50 feuilles de saisie de données prédéfinies.
• Formulaires de requête prédéfinis.
• Modèle pour une interface Internet.
• Application SMA (Standard MINISIS Application) pour faciliter la personnalisation.
• Convivial avec aide contextuelle.
• Respecte pleinement les normes concernant les fichiers multimédias.
• Comporte des champs pour tout type d’établissement culturel ou de domaine de spécialité.

Fonctions de base du système M3

• Acquisitions, enregistrements et évaluations.
• Catalogage pour l’art, l’histoire humaine, l’histoire naturelle et les domaines de spécialité.
• Services de reproduction et de publication.
• Études muséales et promotion.
• Emplacement, mouvement et contrôle des objets.
• Gestion des expositions et des prêts.
• Prêts entrants et sortants.
• Conservation et préservation.
• Gestion des risques et évaluation.
• Couvre la gestion des disciplines suivantes : archéologie, philatélie, numismatique, histoire naturelle, taxonomie, histoire orale, histoire humaine, ethnologie, sciences et technologie et archives.
• Conforme à Spectrum.
• Conforme à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO) et à la majorité des autres normes en matière d’accessibilité.

Disciplines prises en charge

• Archéologie
• Arts
• Gestion des immeubles et des biens
• Philatélie
• Numismatique
• Histoire naturelle (mammalogie, paléontologie, ichtyologie, etc.)
• Taxonomie
• Histoire orale
• Histoire sociale/humaine
• Ethnologie
• Sciences et technologie
• Bibliographie
• Archives
• Gestion des demandes en salle de référence et en ligne

Date de lancement du produit

1994

Historique du produit

MINISIS est utilisé pour les systèmes de gestion des collections (SGC) de musées depuis les années 1970. M3 a été spécialement créé pour aider les utilisateurs qui ont été abandonnés par un autre fournisseur de SGC au milieu des années 1990 et a depuis été mis à jour chaque année. Le produit a été développé pour diverses plateformes, comme HP 3000, DOS, Unix et Windows, et maintenant pour le Web et les plateformes en ligne de logiciel-service. Depuis l’an 2000, le logiciel est distribué selon un modèle d’entrepreneuriat social pour assurer un accès à la technologie et la prise en charge des renseignements organisationnels. Personne ne s’enrichit grâce à ce produit : les dividendes sont réinvestis dans l’entreprise. Par conséquent, nous pouvons répondre aux besoins logiciels sans égard aux caractéristiques ou aux ressources des demandeurs. L’entreprise et les logiciels devraient demeurer en ligne pendant de nombreuses années.

Développement futur

Tout le développement futur sera axé sur la migration complète des logiciels et des fonctions du serveur client afin que M3 puisse fonctionner sur le Web par l’intermédiaire d’un navigateur Internet. MINISIS offre déjà le SGC le plus complet, avec les modules mentionnés ci-dessus. Nous nous concentrons donc sur la mise à jour constante du logiciel par l’ajout de champs, d’écrans et de nouvelles fonctions. Toutefois, il ne manque pas beaucoup de fonctions. Ainsi, la majeure partie du développement futur visera à élargir les modèles de logiciel-service et à y inclure toutes les fonctions actuelles des versions bureautiques et de serveur client. Malheureusement, le Web lui-même n’est pas en mesure de traiter les mêmes charges de travail que les configurations bureautiques et de serveur client actuelles. MINISIS est en train de développer le produit iSMA, qui permettra aux utilisateurs finaux de modifier et d’adapter leurs propres écrans au moyen d’un navigateur Internet sans avoir besoin de connaître le langage HTML. Il ne sera pas nécessaire d’être un spécialiste de la technologie.

Version de démonstration

On peut télécharger une version de démonstration à l’adresse https://minisisinc.com/pages/demos.html (en anglais seulement) ou en communiquant avec MINISIS. Des démonstrations en direct ou même un environnement d’essai peuvent être offerts dans le nuage de MINISIS, sur demande.

Méthodes de soutien

Sur place ou par Skype, GoToMeeting et autres outils en ligne, par téléphone, par courriel et par le système de billets en ligne.

Langues du soutien

MINISIS est entièrement compatible avec les codages UTF-8 et Unicode et peut traiter la majorité des langues autochtones. L’interface de l’application est offerte dans les langues suivantes :

• Anglais
• Français
• Arabe
• Mandarin
• Cantonais
• Hindi
• Portugais
• Espagnol

Heures de disponibilité du soutien

Du lundi au vendredi de 7 h, heure de l’Est, à 19 h, heure du Pacifique pour les clients ayant un plan de soutien technique et de maintenance de base/bronze. Toute la journée, 6 jours par semaine pour les clients ayant un plan de soutien technique et de maintenance premium/argent ou VIP/or.

Frais de soutien

Les frais de soutien représentent une portion du prix d’achat (13 % pour le plan de base, 19 % pour le plan premium et 29 % pour le plan VIP) et comprennent le soutien technique et la maintenance. Ce programme combiné de soutien et de maintenance offre tous les services, dont des mises à jour et des mises à niveau logicielles gratuites et l’aide sur place. Le plan annuel de soutien technique et de maintenance est facultatif, et les clients peuvent y adhérer ou s’en retirer pendant n’importe quelle année sans pénalité.

Les renseignements sur les plans de soutien suivent.

• Les services du plan de soutien de base (bronze) comprennent ce qui suit :
  • Accès direct aux experts-conseils de centre d’assistance pour les questions pratiques et de dépannage.
  • Capacité de communiquer ou de laisser des messages et d’obtenir un soutien 21 heures par jour, 5 jours par semaine.
  • Réponse garantie pour toute question immédiatement ou dans les 24 heures ouvrables, de 7 h à 19 h (heure du Pacifique), du lundi au vendredi, sauf les jours fériés nationaux et locaux.
  • Accès aux mises à jour, aux mises à niveau et aux améliorations des logiciels, y compris des avis automatiques, avec accès au plan de travail actif de produits et aux améliorations fonctionnelles connexes, par l’intermédiaire de MIN.NET.
  • Mises à jour logicielles gratuites pour MINISIS ou toute autre application utilisée par l’organisation.
  • Accès aux versions bêta et capacité de participer aux groupes d’essais de produits.
  • Droit de premier refus pour les places disponibles aux réunions internationales de groupes d’utilisateurs.
  • Accès aux nouveaux documents dès leur publication.
  • Contribution au plan de travail annuel des produits.
  • Bulletins d’information.
  • Accès Web à la base de connaissances, au plan et travail et à d’autres renseignements propres à l’entreprise.
  • Utilisation de l’outil Tracker pour le suivi en temps réel en ligne des problèmes et des demandes d’améliorations.
  • Soutien maximal par année : 48 heures.
• Les services du plan de soutien premium (argent) comprennent ce qui suit :
  • Accès direct aux experts-conseils du centre d’assistance pour les questions pratiques et de dépannage.
  • Capacité de communiquer ou de laisser des messages et d’obtenir un soutien 21 heures par jour, 5 jours par semaine.
  • Réponse garantie pour toute question immédiatement ou dans les 8 heures ouvrables, de 7 h à 19 h (heure du Pacifique), du lundi au vendredi, sauf les jours fériés nationaux et locaux.
  • Capacité de choisir la ou les ressources clés de soutien préférées.
  • Capacité de réserver du temps pour le soutien au téléphone ou des visites sur place.
  • Accès aux mises à jour, aux mises à niveau et aux améliorations des logiciels, y compris des avis automatiques, avec accès au plan de travail actif de produits et aux améliorations fonctionnelles connexes.
  • Accès aux versions bêta et capacité de participer aux groupes d’essais de produits.
  • Droit de premier refus pour les places disponibles aux réunions internationales de groupes d’utilisateurs.
  • Accès aux nouveaux documents dès leur publication.
  • Contribution au plan de travail annuel des produits.
  • Bulletins d’information.
  • Accès Web à la base de connaissances, au plan et travail et à d’autres renseignements propres à l’entreprise.
  • Capacité de participer au groupe de discussion sur MINISIS, qui fournit des observations et une orientation pour les produits tout au long de l’année.
  • Mises à jour logicielles gratuites pour MINISIS ou toute autre application utilisée par l’organisation.
  • Six jours de consultation, de soutien ou de services pour appuyer l’utilisation du logiciel.
  • Soutien maximal par année : 96 heures.
• Les services du plan de soutien VIP (or) comprennent ce qui suit :
  • Accès direct aux experts-conseils de centre d’assistance pour les questions pratiques et de dépannage.
  • Capacité de communiquer ou de laisser des messages et d’obtenir un soutien 21 heures par jour, 5 jours par semaine.
  • Réponse garantie pour toute question immédiatement ou dans les 3 heures ouvrables, de 7 h à 19 h (heure du Pacifique), du lundi au vendredi, sauf les jours fériés nationaux et locaux.
  • Capacité de choisir la ou les ressources clés de soutien préférées.
  • Capacité de réserver du temps pour le soutien au téléphone ou des visites sur place.
  • Accès aux mises à jour, aux mises à niveau et aux améliorations des logiciels, y compris des avis automatiques, avec accès au plan de travail actif de produits et aux améliorations fonctionnelles connexes.
  • Accès aux versions bêta et capacité de participer aux groupes d’essais de produits.
  • Droit de premier refus pour les places disponibles aux réunions internationales de groupes d’utilisateurs.
  • Accès aux nouveaux documents dès leur publication.
  • Contribution au plan de travail annuel des produits.
  • Bulletins d’information.
  • Accès Web à la base de connaissances, au plan et travail et à d’autres renseignements propres à l’entreprise.
  • Capacité de participer au groupe de discussion sur MINISIS, qui fournit des observations et une orientation pour les produits tout au long de l’année.
  • Mises à jour logicielles gratuites pour MINISIS ou toute autre application utilisée par l’organisation.
  • 12 jours de consultation, de soutien ou de services pour appuyer l’utilisation du logiciel.
  • Soutien maximal par année : 144 heures.

Réseau de soutien des clients

• Site Web privé MIN.NET, webinaires et outils de collaboration en ligne comme Skype, GoToMeeting et WebEx.

Formation

• Une formation est offerte sous forme de cours sur place, de webinaires à distance, de documents et de vidéos éducatives. Le processus de formation consiste souvent à travailler avec le client pour déterminer la meilleure façon d’assurer le transfert des connaissances, dans l’immédiat comme à long terme. Les solutions de formation comprennent souvent un accès illimité à des manuels en version électronique, à des bases de données et à des vidéos en ligne et, bien sûr, à des séances de formation avec des formateurs qualifiés sur place et à distance.

Mises à jour du système et maintenance

• Des mises à jour du système sont effectuées de manière continue pour incorporer de nouveaux correctifs et de nouvelles caractéristiques et fonctions. Chaque année, on effectue une importante mise à jour de l’application M3 et du logiciel de base MINISIS.

Prix

Le prix est fondé sur le nombre d’utilisateurs simultanés et sur les produits et services demandés. Les trois produits, M3, M3_Online et MINT, ont chacun une gamme de prix. M3_Online est le moins cher, puisque son prix dépend de l’espace et de l’utilisation.

Coûts d’entretien

Le service d’entretien est facultatif et peut être renouvelé ou annulé chaque année. Les coûts sont combinés à ceux du soutien technique et de la maintenance, qui sont fondés sur une portion du prix d’achat.

Frais supplémentaires

Les seuls frais supplémentaires sont ceux associés aux documents protégés par le droit d’auteur (par exemple, nomenclature de Chenhall) ainsi qu’à tout service supplémentaire nécessaire au quotidien. Tout autre produit (par exemple, catalogues informatisés en ligne [OPAC], conversion de données, interfaces de programmation d’applications [API], personnalisations, services d’hébergement) que le client souhaite ajouter pourrait entraîner des coûts différents en fonction des attentes et des besoins du client.

Systèmes d’exploitation pris en charge

Windows et navigateurs Internet. Puisque MINISIS offre des solutions bureautiques et pour navigateur, l’utilisateur doit utiliser Windows pour la version bureautique ou un navigateur Internet moderne pour la version en ligne.

Base de données sous-jacente

Les données peuvent être conservées dans MINISIS ou SQL. Veuillez noter qu’il y a des frais supplémentaires pour les licences SQL.

Plateforme(s)

Serveur client et Web/logiciel-service.

Matériel requis

Tout serveur Windows actuel utilisant IIS (Internet Information Services).

Personnel requis

Minimal. Toutefois, cela dépend de l’usage du client. Néanmoins, les outils logiciels de MINISIS ont été conçus pour permettre aux utilisateurs finaux non techniques de créer, de modifier et de gérer des applications sans avoir à posséder de connaissances dans le domaine de la programmation. L’objectif est de permettre aux utilisateurs de tirer pleinement profit des outils qu’ils achètent et de les encourager à améliorer le logiciel, avec ou sans l’aide de MINISIS Inc. De notre point de vue, il s’agit d’une liberté totale en ce qui a trait à la gestion de l’information et à la technologie de l’information. Le client peut décider des processus, des tâches et du flux de travail qui conviennent pour son établissement et apporter les ajustements logiciels requis. Aucune programmation approfondie n’est requise. L’objectif est de permettre à des ressources autres que des programmeurs, mais qui ont une connaissance opérationnelle approfondie, de gérer et de créer des écrans, des bases de données et des rapports, et à les mettre à jour, en fonction des besoins.

Modules ou modules d’extension offerts

Les protocoles SOAP, restAPI et autres sont offerts et ajoutés au logiciel de base.

Produits d'une tierce partie nécessaire

Aucun

Interopérabilité

MINISIS peut échanger des données (importer/exporter) dans presque tous les formats requis. Par l’intermédiaire du protocole SOAP, de l’architecture REST (Representational State Transfer) et d’autres API, MINISIS peut interagir avec d’autres outils et sources de données (par exemple, OAI [Open Archives Initiative]).

Accessibilité

Les solutions Web et bureautique de MINISIS sont conformes aux normes du World Wide Web Consortium (W3C) et à des normes particulières, comme la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

Personnalisation

Personnalisable à 100 %. La trousse d’outils de développement complète est fournie avec le logiciel pour permettre au client de modifier le système comme il le souhaite.

Fonctionnement dans un environnement infonuagique

Emplacement du serveur

Des solutions hébergées et locales sont offertes. MINISIS est hébergé au moyen de l’infrastructure infonuagique Microsoft Azure et IBM Softlayer. Une architecture de niveau 1 est utilisée pour nos clients hébergés dans le but d’assurer la conformité avec les lois et règlements de différents pays. Les clients peuvent choisir de faire une installation locale sur leurs propres serveurs Windows ou d’acheter des serveurs et des services d’hébergement sur notre nuage. Les serveurs font l’objet d’essais de surcharge chaque année pour s’assurer que les meilleurs logiciels et les meilleures connexions sont offerts dans le nuage.

Protocoles de sécurité

Tous les protocoles de sécurité modernes sont utilisés et mis à jour, au besoin.

Temps disponible habituel ou moyen

Le taux garanti pour les solutions hébergées est de 97,9 % ou plus. Les clients peuvent atteindre un taux allant jusqu’à 99 %, mais un certain temps est requis pour les mises à jour logicielles et la maintenance. (Des réinitialisations du serveur sont parfois requises pour activer les nouvelles mises à jour logicielles pour Windows et MINISIS.)

Procédures de maintenance dorsale et interruptions

Encore une fois, habituellement, de 1 à 3 % de temps d’interruption sont requis ou doivent être envisagés, peu importe la solution. Au cours d’une année, la plupart des clients mettent à jour le logiciel pour y appliquer les nouvelles améliorations et les nouveaux correctifs, mettent à jour les systèmes d’exploitation, renouvellent le matériel, appliquent d’autres mises à jour logicielles et effectuent de la maintenance (par exemple, lecteurs médias).

Navigateurs compatibles

Chrome, Firefox, Internet Explorer/Edge, Safari et la plupart des navigateurs Web qui respectent les normes actuelles d’Internet.

Saisie des données sur Internet

Oui, par l’intermédiaire de la solution de logiciel-service M3 ONLINE.

Plateforme de publication sur le Web

Habituellement, les clients ont leurs propres plateformes de publication sur le Web et utilisent MINISIS Web Interface (MWI) pour publier le contenu sur le Web au moyen d’une feuille de style intégrée et cohérente. Les clients peuvent utiliser MWI par eux-mêmes et intégrer les données à l’aide d’objets XML, JSON et d’autres objets semblables.

Fonctionnalité des données ouvertes et liées

Cela dépend de la définition et du niveau de mise en œuvre des données ouvertes et liées (DOL). MINISIS peut lier du contenu et y accéder par l’intermédiaire de nombreux protocoles, comme Z39.50, OAI et diverses autres normes. Puisque les DOL ne sont pas encore pleinement mises en œuvre partout dans le monde, MINISIS peut affirmer qu’il se tient au fait des développements et de la recherche pour demeurer à jour en ce qui a trait à la liaison et au développement transparents de contenu en ligne. En effet, la norme des DOL s’établit maintenant (2018), et les outils comme MINISIS s’adaptent à cet idéal du Web. À titre de développeur de logiciels et d’applications, MINISIS set en mesure d’exploiter des avancées dans d’autres domaines dans le cadre du développement de CMS, d’ILS et d’autres applications.

Profils d’utilisateurs

Le système comprend un outil administratif complet et un outil de compilation de script pour permettre au client d’ajouter et de supprimer des éléments par défaut et de modifier les profils par défaut qui sont fournis avec le système. Le client peut modifier tous les aspects du menu, les champs ou les données dont l’accès doit être restreint à certains utilisateurs et ajouter des éléments de ce type.

Groupes d’utilisateurs

Des profils et des accès peuvent être établis pour les utilisateurs de façon à permettre à divers groupes d’utilisateurs de tenir compte de leurs propres besoins et d’établir leurs mesures de sécurité. Le système comporte différents profils d’utilisateurs et protocoles de sécurité pour tous les types d’installations (nuage ou bureau).

Il n’y a presque pas de limite quant au nombre de groupes de travail qui peuvent être créés (il est possible de créer un groupe de travail pour un utilisateur ou de multiples groupes de travail pour de multiples utilisateurs). M3 comprend 10 rôles ou groupes génériques (il y en a plus dans MINT). Certains clients ajoutent même plus de groupes afin que chaque utilisateur ait son propre « groupe d’utilisateurs ». Par exemple, un client a plus de 100 groupes d’utilisateurs différents. Les variations peuvent être simples, par exemple un ou plusieurs champs ou des différences entre les types d’utilisateurs en ce qui a trait au blocage de processus, aux notifications et approbations ou aux autorisations de lecture et d’écriture de base.

Profils de visiteurs

M3 comporte un module permettant de saisir les profils de visiteurs et de gérer les visiteurs, les chercheurs et les visiteurs en ligne.

Installation

Il n’y a pas de limite en ce qui concerne le nombre de groupes d’utilisateurs ou d’utilisateurs simultanés. Toutefois, ces nombres pourraient avoir une incidence sur le réseau, la connectivité et le rendement du serveur, et le client pourrait devoir augmenter notamment la mémoire vive et la puissance du processeur.

Pistes de vérification et historique des modifications

Oui. MINISIS comprend deux processus de piste de vérification. L’un sert simplement à consigner les dossiers qui ont été ajoutés, modifiés, supprimés ou consultés, et à indiquer par quel utilisateur et à quelle heure. La deuxième capacité de piste de vérification sert à consigner et à signaler les données qui ont été ajoutées, modifiées ou supprimées dans un dossier.

Accès hors ligne

MINISIS comporte une solution de nuage (outil de saisie sur le Web appelée M3 ONLINE). Elle nécessite un accès à Internet et est accessible en ligne seulement, puisqu’elle est hébergée dans le nuage Azure (Microsoft) ou Softlayer (IBM), tandis que la version de serveur client ou bureautique de M3 fonctionne sur n’importe quel ordinateur. On peut configurer le système sur l’ordinateur de façon qu’il utilise la capacité « d’ouverture de session transactionnelle », qui permet à l’utilisateur de prendre une copie de la base de données se trouvant sur le serveur et de se rendre sur le terrain, de saisir des données et d’apporter des modifications en mode hors connexion, puis d’intégrer ces saisies et modifications aux dossiers lorsqu’il revient au bureau et se connecte à nouveau au réseau.

Fonctions de confidentialité

Oui. Les utilisateurs peuvent être bloqués par processus, transaction ou dossier. Des groupes de travail peuvent être établis ou des profils d’utilisateurs individuels peuvent être créés. De cette façon, le client a la possibilité de bloquer certains processus en empêchant, par exemple, certains utilisateurs de déplacer des objets; de bloquer certaines transactions en permettant l’ajout de données par certains utilisateurs seulement; et de bloquer certains dossiers en empêchant un utilisateur ou un groupe de travail en particulier de les voir. Il y a donc de nombreuses façons de contrôler les droits d’accès dans le système. De plus, grâce aux capacités de vérification et de gestion de profil, l’organisation peut créer de multiples affichages du SGC pour assurer la confidentialité et la protection des biens, des personnes et du contenu lié aux collections.

Formats d’importation

MINISIS n’a jamais été incapable d’importer un format de données requis. MINISIS a exécuté de nombreuses importations dans le cadre de projets de conversion de données et comprend de nombreux plans de données qui permettent d’importer, à partir de nombreux produits concurrents, dans des formats axés sur le contenu ou fondés sur des normes technologiques. Exemples : catalogage lisible par machine (MARC), Dublin Core et Encoded Archival Description (EAD) ou des normes techniques comme le format CSV (valeurs séparées par des virgules) ou le format XML. Les données peuvent être migrées par le client ou MINISIS. Si MINISIS effectue des activités de conversion de données ou de migration, ces activités sont considérées comme un service et sont habituellement tarifées à l’avance afin que le client puisse déterminer qui doit effectuer la migration et quelle est la valeur des données devant être migrées. Le coût de la conversion de données par MINISIS peut être un prix fixe ou un prix calculé sur une base quotidienne. Il convient de noter que, lorsque MINISIS effectue des conversions, les fichiers de données d’origine sont habituellement importés notre dépôt numérique aux fins de conservation à long terme et que, une fois la conversion terminée, MINISIS migre toutes les données dans le nouveau système. Même si l’utilisateur ne voit pas un champ à l’écran, les anciennes données sont copiées afin de n’être jamais perdues. L’utilisateur peut effectuer des recherches sur des données nouvelles et d’anciennes données non migrées. MINISIS comprend également des plans de chargement Excel permettant d’extraire des données depuis des fichiers CSV et Excel et de les intégrer à M3 simplement en appuyant sur un bouton.

Formats d’exportation

MINISIS n’a jamais été incapable d’exporter dans un format de données requis. MINISIS a exécuté de nombreuses exportations dans le cadre de projets de conversion de données et comprend de nombreux plans de données qui permettent d’exporter vers de nombreux produits concurrents, dans des formats axés sur le contenu ou fondés sur des normes technologiques. Exemples : MARC, Dublin Core et EAD ou des normes techniques comme le format CSV (valeurs séparées par des virgules) ou le format XML. Si MINISIS effectue des activités de conversion de données ou de migration, ces activités sont considérées comme un service et sont habituellement tarifées à l’avance pour que le client puisse déterminer qui doit effectuer la migration et quelle est la valeur des données devant être migrées. Le coût de la conversion de données par MINISIS peut être un prix fixe ou un prix calculé sur une base quotidienne. L’utilisateur peut souvent exporter facilement ses fichiers du système par lui0même. Vos données vous appartiennent, vous pouvez donc les exporter quand, où et comment vous le voulez. Comme susmentionné, MINISIS peut exporter dans presque tous les formats (nous avons exporté des données dans plus de 45 formats et normes de contenu, allant des formats CSV et Excel jusqu’aux données de contenu normalisé comme le format EAD et XML).

Copies de sauvegarde

MINISIS permet l’utilisation du réseau existant d’une organisation ainsi que des outils et processus de sauvegarde de celui-ci. Rien d’extraordinaire ou de différent n’est requis pour effectuer la sauvegarde des solutions de MINISIS. Ainsi, l’utilisateur a la possibilité d’effectuer des sauvegardes toutes les heures, tous les soirs ou à l’intervalle souhaité. La plupart des utilisateurs font des sauvegardes tous les soirs au moyen d’un service Windows automatisé. Pour les utilisateurs de la version en nuage ou hébergée de M3 ou de M3_Online, les sauvegardes et la redondance des données et de la plateforme sont automatiquement incluses dans les fonctions de gestion du système assurées par le personnel du nuage de MINISIS.

Schémas de métadonnées

MINISIS peut servir à créer le plan de presque tous les schémas de métadonnées. Par défaut, MINISIS comprend les schémas de métadonnées standards pour les fichiers multimédias les plus répandus ainsi que des schémas fondés sur le contenu et le contexte, comme les normes EAD, MARC et Dublin Core.

Normes sur le contenu des données (règles de catalogage)

MINISIS prend en charge de nombreuses normes. M3 est spécialement conçu pour respecter la norme Spectrum (conforme à la norme Spectrum au Royaume-Uni) ainsi que toute norme standard, comme Dublin Core, CCO (Cataloguing Cultural Objects) ou même les anciennes normes du RCIP. Il convient de noter que l’application intégrée MINT de MINISIS Inc. prend en charge toutes les normes, comme Z39.50, RDA (Resource Description and Access) et MARC dans notre logiciel de bibliothèque, en plus des normes EAD, des normes du document DACS (Describing Archives: A Content Standard) et des Règles pour la description des documents d’archives (RDDA) pour les archives.

Normes sur le vocabulaire

M3 prend en charge la nomenclature de Chenhall, l’Art and Architecture Thesaurus (AAT) et le Thesaurus of Geographic Names (TGN). L’Union List of Artist Names et les normes du Système d’information taxonomique intégré (SITI), et les utilisateurs peuvent se servir des tables de validation et d’autorisation existantes pour créer leurs propres vocabulaires validés et communs. Les formats sont fournis gratuitement dans le logiciel. Toutefois, si les données sont exclusives (par exemple, Chenhall 4.0), des droits doivent être payés au titulaire du droit d’auteur pour la diffusion du contenu dans les champs mis en forme de M3.

Lexiques locaux

Les logiciels M3 et MINT comprennent des centaines de champs pour les lexiques locaux validés et acceptés (rôle, autorisations de personnes, matériaux, technique, nom de l’objet, etc.). MINISIS offre également un outil complémentaire appelé STEMMA qui permet aux utilisateurs de créer leur propre thésaurus ou nomenclature. STEMMA est un outil multilingue de gestion de thésaurus qui peut servir à permettre l’adoption de l’AAT, du TGN et de la nomenclature de Chenhall pour créer son propre thésaurus. L’outil permet à l’utilisateur de créer un thésaurus et de l’utiliser comme source pour la validation de contenu, comme le matériau ou le nom. Il permet aussi de s’assurer que les utilisateurs savent quels sont les « termes privilégiés » et les « termes connexes » et qu’ils connaissent les situations dans lesquelles ces termes sont utilisés.

Accréditation

M3 et MINT ont déclarés conformes à Spectrum par le Heritage Trust du Royaume-Uni en 2017.

Téléversement de données multimédias ou lien vers des données multimédias

Des fichiers multimédias peuvent être joints directement à un dossier au moyen d’un chemin d’accès menant au fichier (par exemple, C:\Images\239493.jpg) ou d’une adresse URI ou URL (par exemple, www.minisisinc.com\tdr\23943.jpg). MINISIS permet aux utilisateurs de joindre des fichiers par l’intermédiaire de l’Explorateur Windows ou de naviguer au moyen d’un bouton « URL ». MINISIS produit également une application complémentaire de dépôt numérique fiable et de système de gestion des biens numériques. Cette application de dépôt numérique fiable comprend une interface Web complète comportant une fonction automatisée de chargement par glisser-déplacer.

Formats multimédias compatibles

MINISIS permet aux utilisateurs de joindre presque tout type de fichier (document Word, PDF, JPG, TIFF, GIF, MP3, MP4, .AVI, txt, etc.) à un dossier de base de données. Le dépôt numérique fiable Titan peut accepter tout format et peut également traiter sans problème les types de fichiers les plus communs. La règle générale est que, si un lecteur générique peut lire le fichier, MINISIS peut également le faire. Le dépôt numérique fiable sert à l’enregistrement, à la conservation et à la gestion du fichier ainsi que de ses dérivés, des droits qui le visent, de sa reproduction et de son utilisation.

Utilisation de plans de normalisation du dépôt numérique fiable : l’utilisateur peut voir les formats de préservation et accéder aux formats et aux miniatures. À l’aide de l’option « Add new conversion mapping + », les spécialistes du dépôt numérique fiable ajoutent de nouveaux plans, au besoin, pour les formats nouveaux ou les formats pour lesquels des plans n’ont pas encore été élaborés (habituellement des formats plus vieux et moins connus).

Le dépôt numérique fiable peut accepter tout format de fichier numérique. Cela dit, le dépôt numérique fiable continuera de prendre de l’expansion et de créer de nouveaux plans de normalisation pour un nombre croissant de formats divers. Les formats de fichier énoncés ci-dessous ne représentent donc qu’une portion de la liste toujours croissante de formats pris en charge par le dépôt numérique fiable. Pour chaque nouveau client, il y a habituellement un nouveau format pour lequel il faut créer un nouveau plan de normalisation. Voici certains des formats existants (d’aujourd’hui) qui peuvent être enregistrés et manipulés aux fins de conservation à long terme :

• 3GP, extension : .3gp
• Audio Video Interleave (AVI), extension : .avi
• Blu-ray Disc Audio-Video (BDAV), conteneur MPEG-2 Transport Stream (M2TS) / AVCHD (MTS)
• Bitmap, extension : .bmp
• Digital Negative Image File / Raw Image (DNG), extension : .dng
• Fichier vidéo DVD (VOB), extension : .vob
• Fichier de courriel (EML), extension : .eml
• Encapsulated Postscript (EPS), extension : .eps
• FLV, extension : .flv
• Graphics Interchange Format (GIF), extension : .gif
• Hypertext Markup Language (HTML), extension : .html
• Joint Photographic Expert Group (JPG), extension : .jpg
• MP3 (MPEG-1 ou MPEG-2 Audio Layer III), extension : .mp3
• MPEG-4 – Vidéo (MP4), extension : .mp4
• PowerPoint (PPTX), extension : .pptx
• PowerPoint (PPT), extension : .ppt

S’ajoutent à ces formats tous ceux de la suite Office de Microsoft, et plus encore. En plus des formats fréquents ci-dessus, approximativement 40 autres formats principaux sont offerts. Presque chaque mois, un nouveau format est trouvé ou ajouté au dépôt.

Caractéristiques de saisie de données

Copier-coller

Oui. Il y a un module complet de modification globale qui permet à l’utilisateur non seulement de copier-coller des données dans de nouveaux champs, mais aussi de coller de nouvelles données dans de nouveaux champs, de supprimer des données se trouvant dans des champs, d’insérer des valeurs par défaut dans des champs, et ainsi de suite. De plus, l’utilisateur peut simplement utiliser les fonctions copier et coller au moyen d’une souris ou des raccourcis clavier Windows ordinaires.

Rechercher et remplacer

Oui. Encore une fois, le module de modification globale peut servir à rechercher et à remplacer, à écraser ou à modifier toute valeur dans tout dossier ou ensemble de dossiers des bases de données.

Correcteur orthographique

La vérification de l’orthographe est offerte dans les solutions Web/logiciel-service.

Catalogage par lots

Oui. Les dossiers peuvent également être copiés, chargés en lots ou créés dans le module de modification globale.

Modification de lots

Oui. Les utilisateurs peuvent utiliser le module de modification globale pour modifier un dossier, une série de dossiers, un ensemble complet de dossiers et même tous les dossiers se trouvant dans la base de données ou l’application.

Changement d’emplacement par lots

Oui. Le logiciel comporte des processus par scripts pour le déplacement d’un seul objet ou de multiples objets permettant aux clients de modifier les renseignements sur l’emplacement dans un seul dossier ou dans de multiples dossiers au moyen d’une seule transaction; par exemple, déplacer tous les objets se trouvant dans l’ensemble de dossiers A depuis le dépôt vers les archives.

Recherche de double

Oui. Les utilisateurs peuvent chercher des doublons ou s’assurer que la vérification des doublons est activée pour empêcher la saisie des dossiers en double.

Modèle

Oui. MINISIS offre la capacité de créer des modèles ou des écrans différents pour différents utilisateurs. MINISIS permet également d’établir des valeurs par défaut pour que, lorsqu’un nouveau dossier est créé, de nombreux champs puissent être remplis par des valeurs par défaut; par exemple, valeur par défaut des détails sur l’emplacement pour 100 dossiers d’articles venant d’être acquis établie à « salle de traitement ».

Sélection de date et formats

Oui. En tant que solution logicielle multilingue et internationale, MINISIS peut afficher les dates dans une variété de formats. Par exemple, le 31 juillet 2017 pourrait être inscrit dans divers formats, y compris les formats suivants : 2017-07-31, 17-07-31, 07-31-17, vers 2017, v. 2017 et 07-31-??.

Champs obligatoires

Oui. MINISIS peut prendre en charge les champs obligatoires conditionnels ou non conditionnels. L’administrateur de la base de données a la possibilité d’établir une condition pour un champ ou de modifier cette condition selon les besoins de l’organisation au moyen d’un processus d’une durée de deux minutes.

Autres

MINISIS est un système de gestion de base de données hiérarchique, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent mettre à profit la trousse d’outils principale que MINISIS Inc. utilise pour créer ses applications prédéfinies, comme M3 (MINISIS Management for Museums). Cette trousse d’outils, appelée Standard MINISIS Application (SMA), permet aux grands utilisateurs ou à l’administrateur de base de données de modifier tout aspect du système. Elle permet notamment ceci : ajouter, modifier ou supprimer des champs; établir des valeurs par défaut dans les dossiers; établir des champs obligatoires ou conditionnels; ajouter plus de 100 sorties utilisateur; lire des données telles que différents formats de date; permettre aux utilisateurs d’activer de nouveaux paramètres de recherche et d’indexation pour la création de nouveaux écrans; transformer des écrans existants en rapports, et ainsi de suite. L’application SMA permet de définir presque n’importe quelle condition et n’importe quel format ou élément de contenu pour un champ dans les bases de données.

Affichage de type feuille de calcul

Oui. L’utilisateur peut créer tout affichage requis pour saisir, mettre à jour ou consulter des données dans le système.

Cartographie géographique

MINISIS comporte de nombreux champs de longitude et de latitude (numérique, projection de Mercator transverse, etc.) pour permettre aux utilisateurs de représenter des données sur des cartes dans des interfaces en ligne, par exemple. Au moyen de codes de formatage provenant d’outils cartographiques en ligne de Google et d’autres systèmes d’information géographique, ces champs permettent de prendre les données et les transposer pour offrir un affichage géographique des données.

Champs multilingues

Oui. MINISIS est le premier système de gestion de base de données multilingue (système de gestion de base de données hiérarchique) au monde. Cet honneur a été établi dès les débuts de MINISIS au Centre de recherches pour le développement international, avant que MINISIS ne soit privatisé en 2000. Ainsi, MINISIS et ses applications peuvent contenir des données multilingues et offrent des fonctions spéciales de thésaurus multilingue faisant en sorte qu’il est possible de consigner, dans les champs, des données dans presque toutes les langues et de disposer, par exemple, d’une application bilingue (écrans et menus).

Codification à barres

Oui. MINISIS prend en charge les codes à barres. Il convient de noter que, en tant que fournisseur de système intégré de gestion de bibliothèque, MINISIS a intégré les codes à barres il y a de nombreuses années, et le système peut être configuré pour prendre en charge les étiquettes d’identification par radiofréquence (IFR), les codes QR et les codes à barres traditionnels.

Étiquetage

Oui. Le système comprend de nombreux rapports qui permettent d’imprimer des étiquettes. Parmi ceux-ci figurent des codes à barres donnant accès à du texte, du contenu et des fichiers multimédias se trouvant dans les dossiers de la base de données.

Types de recherches pris en charge

Recherches booléennes

Oui. Pas de limite. Les opérateurs « ET », « OU » et « SANS » sont pris en charge, en plus de beaucoup d’autres techniques de recherche, comme la proximité, l’adjacence, la recherche plein texte ou de mot, le thésaurus, les tendances et Soundex, ainsi que de diverses fonctions d’indexation, comme plein texte intégral, mot, entier et mot, et ainsi de suite.

Interrogations dans tous les champs

Oui. Pas de limites. On peut en tout temps effectuer des interrogations sur n’importe quel champ dans MINISIS.

Tri des résultats de recherche

Oui. Pas de limites. L’utilisateur peut prendre les résultats de recherche et appliquer presque toutes les séquences de tri logiques à un ensemble de dossiers. Le tri pourrait se faire par date, par ordre alphabétique, par emplacement, etc.

Sauvegarde des résultats de recherche

Oui. Pas de limites. Nous appelons cela un « Hit File » (fichier des résultats). L’utilisateur peut également enregistrer sa stratégie de recherche pour la réutiliser, avec ou sans les dossiers trouvés.

Filtrage des résultats de recherche

Oui. Pas de limites.

Recherche en langage SQL

Oui. Les outils Web de MINISIS peuvent interpréter les recherches en langage SQL structurées. Tout comme à l’intérieur du système, l’utilisateur peut effectuer des recherches en mode de ligne complète ou en mode de commande; cela lui permet de saisir le nom du champ (par exemple, titre, fabricant) ou la valeur et d’utiliser une syntaxe de recherche longue pour faire des recherches dans les bases de données.

Exportation des résultats de recherche

Oui. Pas de limites. Les résultats sont habituellement exportés dans un format standard (puisque MINISIS permet aux utilisateurs de voir à l’écran, d’imprimer ou d’enregistrer sur le disque toute donnée trouvée pendant la recherche), mais ils peuvent être exportés dans un autre format, par exemple txt, .csv ou un format XML structuré.

Recherches en texte libre (Google)

Oui. Pas de limites.

Affichages des résultats de recherche

Oui. Pas de limites. Par l’intermédiaire du générateur de rapports de MINISIS, les résultats peuvent être présentés dans autant de formats différents que le souhaite l’utilisateur. Les résultats peuvent être présentés sous forme de rapport prédéfini, de rapport spécial, de liste ou de tableau ou même de simple liste sommaire semblable à une feuille de calcul.

Recherches multilingues

Oui. Pas de limites.

• MINISIS est le premier système de gestion de base de données hiérarchique au monde.
• La plupart des utilisateurs de M3/MINT auront, comme le fait la Ville d’Ottawa, des champs comme « Material_ENG » et « Material_FRE ». Par exemple, lorsqu’un client saisit « os » dans le champ « MATERIAL_FRE », le système inscrira le mot « bone » dans le champ « MATERIAL_ENG ». Ainsi, lorsqu’un client recherche « os », il peut voir des dossiers comprenant les mots « bone » et « os ».
• Certains clients utilisent notre produit complémentaire de thésaurus multilingue appelé « STEMMA ».
• Certains clients utilisent nos dictionnaires complémentaires (anglais, français, espagnol et portugais), ce qui leur permet d’extraire des termes du dictionnaire ou d’en ajouter.
• Le client peut choisir le degré d’inclusion linguistique qu’il souhaite ou qu’il a les moyens d’appliquer.
• Notre système peut chercher, dans la base de données, tout document ou terme dans toute langue. C’est l’utilisateur qui doit déterminer laquelle des options ci-dessus lui convient le mieux (par exemple, champs doubles pour les matériaux, le thésaurus ou le dictionnaire).
• Les interfaces de notre système sont offertes en français, en anglais, en chinois et en arabe.

Styles de rapports inclus

Oui. Pas de limites. Chaque utilisateur peut créer des rapports, et souvent, MINISIS crée des rapports pour des clients. Ces rapports demeurent dans le système pour que tous les utilisateurs puissent se servir des rapports créés par l’outil générique ainsi que des résultats de rapports spécifiés par les clients. Il y a plus de 100 formats de rapports dans MINT/M3, et encore plus lorsqu’on prend en considération nos modules d’archives et de bibliothèque. Les rapports varient et comprennent des consignations d’enregistrements traditionnels, des reçus, des rapports concernant des collections et catalogues, des demandes de renseignements et des rapports portant sur les différents processus, comme ceux associés à la conservation, aux droits et à la reproduction et aux déplacements.

Personnalisation des rapports

Oui. Pas de limites. Deux générateurs de rapports sont fournis avec le logiciel pour permettre aux utilisateurs d’ajouter, de modifier ou de supprimer tout rapport souhaité.

Générateur de rapports

MINISIS comprend deux générateurs de rapports. De plus, les données peuvent être exportées par l’intermédiaire des modules « Exchange » ou « Report » vers tout autre générateur de rapports.

Fonctions de gestion des collections

MINISIS appuie tous les processus et fonctions de gestion des collections majeurs et liés à Spectrum. MINISIS M3 peut être utilisé pour gérer toute collection culturelle, historique, sociale, documentaire, d’archives, d’art ou bibliographique. Ces collections peuvent être physiques ou virtuelles. Les collections prises en charge (écrans, menu et processus) sont les suivantes : archéologie, musée, art public, numismatique, philatélie, société, sciences naturelles, industrie et technologie, histoire orale, zoologie et gestion des biens historiques.

Enregistrement

Oui. L’inscription est pleinement prise en charge. Encore une fois, MINISIS comprend les solutions MINT, M3 et M3 ONLINE pour les établissements culturels typiques. Chaque produit a un niveau et un degré d’inscription différents. La base de données d’inscription la plus sophistiquée de la suite de produits MINISIS est MINT, qui comprend plus de 1 000 champs pour l’inscription d’un objet dans l’établissement. L’établissement peut saisir toute acquisition possible et préparer et stocker les documents initiaux sur les acquisitions et prêts proposés ainsi que sur les biens connexes. Des champs sont consacrés aux détails de l’acquisition de base (par exemple, source, méthode, dates). Il est aussi possible d’ajouter aux champs toute quantité de détails de catalogue pour l’acquisition potentielle (ou le nouvel enregistrement) et de détails sur le prêt et l’exposition si l’objet visé ne fait pas partie de la collection permanente aux fins de la justification de l’acquisition et de la gestion de toute la documentation connexe, comme les ententes de prêt, les reçus et actes de don, les registres des acquisitions et les autres rapports.

Acquisitions

Oui. Les acquisitions et enregistrements sont pleinement pris en charge. Dans de nombreux établissements, le même processus est utilisé pour les acquisitions et les enregistrements. Avec MINISIS, l’établissement peut décider s’il applique des processus distincts ou les mêmes processus pour les nouvelles collections et les objets dont il fera potentiellement l’acquisition. Le module sur les acquisitions prend en charge toutes les normes de gestion des collections Spectrum.

Gestion de l’inventaire

Oui. La gestion des données d’inventaire est pleinement prise en charge. Cela fait partie du processus de mouvement et de suivi de M3. La gestion des données d’inventaire est particulièrement axée sur la validation et la vérification des données sur l’emplacement se trouvant dans tout dossier. Les utilisateurs peuvent effectuer une vérification et consigner de l’information dans une partie de l’inventaire ou dans l’ensemble de celui-ci. Le système peut effectuer le suivi de tous les aspects de l’inventaire, et les champs de groupe répétitifs permettent à l’utilisateur de voir toutes les activités de gestion antérieures et de savoir quand, comment et par qui elles ont été effectuées.

Suivi interne

Oui, le suivi interne est pleinement pris en charge. Les applications de M3 comprennent un processus et un flux de travail solides pour le mouvement et le suivi afin d’aider l’établissement à effectuer le suivi de l’emplacement de ses objets, de ses prêts (entrants et sortants) et des biens connexes. Par défaut, le système est configuré de manière à consigner un emplacement permanent, des déplacements prévus et des détails sur l’emplacement actuel pour tout objet de la collection. Le système permet aux clients d’effectuer des vérifications de l’inventaire et des mises à jour globales (par exemple, déplacer tout depuis le laboratoire de conservation jusqu’au nouveau bureau de préservation, ou passer de l’immeuble 1, étage 1, salle 2 à l’immeuble 4, étage 1, salle 3 le 1er décembre), et de prévoir les déplacements en fonction des activités de déplacement et de suivi entreprises. Les fonctions d’emplacement et de suivi de M3 sont intégrées aux fins du déplacement de n’importe quelle partie de la collection (ou de collections en entier, selon les besoins). Que le déplacement se fasse à l’interne ou à l’externe et qu’il vise un objet de la collection permanente ou une exposition itinérante prêtée, le système par défaut prendra en charge (par un flux de travail et une « autorité en matière d’emplacement ») le suivi de l’emplacement de tout objet.

Envois externes

Oui, les renseignements sur les envois externes sont pleinement pris en charge. Le suivi externe et le suivi interne fonctionnent de la même façon, peu importe que l’objet soit envoyé à l’interne ou à l’externe. Les mêmes processus et autorités en matière d’emplacement sont utilisés, et pour les objets qui sont envoyés à l’externe, le système permet à l’utilisateur de saisir le lieu de l’envoi et d’inscrire les détails sur l’envoi, comme le coût, l’identifiant pour le suivi et l’emplacement physique de livraison. Les renseignements sur le prêt et le catalogue sont joints au dossier, et le système permet aux établissements de consigner toutes les données pertinentes et d’en effectuer le suivi avec l’envoi.

Catalogage

Oui, tous les aspects des musées et des centres historiques sont pleinement pris en charge. M3 peut être utilisé pour tout type de collection. Que l’établissement héberge de l’art et des singes, des photographies et des masques ou simplement une collection d’objets d’histoire sociale, grâce à M3 les utilisateurs peuvent appliquer les normes en matière de documentation et les règles connexes pour cataloguer les objets dans la base de données. Peu importe que les objets soient dans le même domaine, qu’ils soient identiques ou qu’ils n’aient aucun lien entre eux, le logiciel peut être configuré pour permettre à l’utilisateur de saisir divers objets avec diverses normes en matière de documentation. M3 prend en charge toutes les principales normes (l’ancien dictionnaire du RCIP, la nouvelle norme Spectrum, la norme CCO, etc.). Dans l’aperçu du produit, MINISIS donne de l’information au sujet des principaux modules et composants de M3.

Conservation

Oui, tous les aspects de la conservation, de l’examen, du traitement proposé et des traitements sont pris en charge. Dans M3, la conservation est une activité pleinement intégrée au dossier de catalogue. Le module de conservation est fondé sur toutes les versions précédentes de Spectrum et permet la vérification de l’état de l’objet et la réalisation d’évaluations techniques, en plus d’activités de conservation et de soins des collections. De plus, le module de conservation comprend un lien vers le module de suivi des incidents. Ce module permet à d’autres personnes (par exemple, les responsables du bureau de la sécurité) de demander une mesure immédiate ou de présenter une demande de travail pour un objet exposé. Toutes les applications de MINT contiennent les éléments de données de conservation requis pour annoter pleinement et consigner tous les examens, les traitements proposés et les traitements réels en lien avec tout livre, livre rare, carte, document papier ou objet tridimensionnel. Il existe un groupe de champs répétitifs comprenant plus de 90 champs individuels pour consigner tous les détails concernant la conservation ainsi que des notes et l’historique de tous les processus de conservation et des évaluations effectuées pour l’objet. De plus, des images et documents associés aux activités de conservation peuvent être liés aux dossiers de description. Les éléments de conservation, comme le montrent MINT et M3, sont axés sur la page d’évaluation principale, qui demande à l’utilisateur si les données ou le travail à saisir portent sur un examen, un traitement proposé ou un traitement réel. L’information concernant l’une de ces trois activités de conservation par défaut est appuyée par des champs permettant d’effectuer le suivi de l’historique des processus de conservation exécutés tout le long du cycle de vie de l’objet.

Recherche muséale

Oui, il y a de nombreux champs vous permettant de consigner des données de recherche locale ou vos propres données de recherche en conservation. Le logiciel offre de nombreux champs pour la consignation de documents connexes et de recherches réalisées par rapport à l’objet. M3 comporte également un module de recherche exclusivement conçu pour consigner des détails relevés pendant les recherches sur l’objet. Le système permet de joindre des thèses, rapports, documents bibliographiques et fichiers électroniques au dossier de l’objet pour consigner des sources infinies de recherches réalisées au sujet de l’objet ou en lien avec celui-ci. Le système comprend également des liens vers des projets et des bases de données de publications pour s’assurer que tous les aspects de la gestion des collections puissent être rassemblés pour offrir et héberger des détails sur les recherches internes.

Publications et documents imprimés

Oui, les publications et données bibliographiques sont pleinement prises en charge. M3 comprend une base de données de publications complète qui permet à l’utilisateur de lier et de conserver des données provenant de publications en ligne ou imprimées. Le logiciel consigne tous les détails bibliographiques standards (en format MARC ou autre) et permet à l’utilisateur de joindre n’importe quelle donnée, de la publication aux renseignements sur la publication ou les éditeurs.

Gestion des droits et reproduction

Oui, la gestion des droits et les reproductions sont pleinement prises en charge. Le module distinct des droits d’auteurs et des reproductions permet à l’établissement de consigner tous les détails concernant les droits d’auteur (sur l’objet, le producteur de contenu numérique, etc.), le responsable de la gestion des droits d’auteur, les coûts (licences et reproduction des objets) et les restrictions quant à l’utilisation. Le système comporte un module de commande complet et une fonction de présentation de demande. Il convient de noter que MINISIS Inc. offre également l’un des seuls dépôts numériques fiables complets et entièrement intégrés permettant d’héberger du contenu de M3 (par exemple, détails sur le catalogue et les droits d’auteur). Il permet aussi de fusionner ce contenu aux biens numériques pour créer un dépôt numérique fiable et système de gestion des biens numériques total qui intègrera et préservera les biens numériques du musée ou ceux joints aux dossiers d’objets et qui effectuera le suivi de l’utilisation de ces biens.

Gestion et évaluation des risques

La gestion des risques, par exemple en ce qui concerne la conservation, le déplacement et l’évaluation, est un processus universel entre les applications de MINT. Nous présentons ci-dessous des écrans de MINT/M3. La fonction de gestion des risques effectue le suivi de tous les aspects, de l’emballage et de la manutention aux les limites d’exposition à la lumière en passant par la surveillance de la température, etc. Il est possible d’évaluer le risque à l’étape de l’inscription pour s’assurer que l’établissement connaît et comprend le risque et le coût potentiels (temps, argent, ressources) associés à la conservation et à la gestion du bien. L’écran du risque est lié au dossier de l’objet dans le module de conservation.

Expositions

Une exposition est traitée comme un processus de prêt sortant. Le concept est que, pendant l’exposition, les objets sont effectivement « prêtés » à l’exposition et ne peuvent pas être retirés facilement sans conséquence (par exemple, récupérer l’objet, trouver un objet de remplacement). L’utilisateur sélectionne « Type », puis « Internal Exhibition » ou « Outgoing Exhibition ». D’autres détails doivent être saisis à la deuxième étape du processus, y compris dans les champs pour les personnes-ressources externes ou internes, l’emplacement et les dates prévues de l’exposition. L’utilisateur peut ensuite saisir les détails pertinents dans les champs des coûts, des détails sur l’envoi, de l’assurance, de la documentation et des détails sur l’exposition.

Gestion des prêts

Encore une fois, dans M3, les prêts et toutes les activités de déplacement sont universels. Ainsi, des objets, des articles et des titres peuvent être joints aux prêts, un par un ou en lots. Les champs et les procédures de prêts de M3 permettent à l’institution d’établir un processus bien documenté de gestion des prêts qui tient compte des exigences normales pour les articles prêtés. MINISIS est d’avis que la capacité de voir les écrans permet à l’utilisateur de voir le prêt. Tous les éléments de gestion d’articles prêtés ou empruntés sont présents dans le logiciel.

Aliénations

Oui, l’aliénation d’un objet est pleinement prise en charge dans le système. Les clients ont deux options lorsqu’ils paramètrent leur système en ce qui a trait aux aliénations :

• L’utilisateur peut procéder à l’aliénation dans le module des enregistrements ou des acquisitions.
• L’utilisateur peut procéder à l’aliénation à partir des détails de catalogue de l’objet.

Par exemple, dans M3, l’utilisateur peut utiliser l’option 1 ou l’option 2. Il y a un écran distinct pour consigner tous les aspects de l’aliénation, y compris le type d’aliénation (enchères, vente, transfert ou échange, ou destruction), de grands champs de texte pour consigner les détails de l’aliénation, des champs pour indiquer à qui, par qui et comment l’article a été transmis ainsi que les coûts associés à l’aliénation de l’objet.

Gestion des biens numériques

MINISIS pour Windows (SMA) permet de joindre des références à des images, à des documents et à des fichiers audio et vidéo aux dossiers de la base de données pour que ceux-ci soient affichés dans les feuilles de travail, les rapports et l’OPAC. Les références aux fichiers peuvent être sous forme de nom respectant la convention de dénomination universelle (UNC), de nom de fichier partagé, de chemin d’accès, de lien vers le répertoire virtuel de MINISIS (qui représente un nom UNC, un nom de fichier partagé ou un chemin d’accès) ou, dans certains cas, d’URL.

L’utilisateur peut également se servir de notre dépôt numérique fiable pour emmagasiner des images et importer du contenu vers le produit numérique pour s’assurer que, lorsqu’un bien numérique est utilisé, le dépôt présente les détails techniques concernant sa création (par exemple, formats, résolution, champs habituels de l’OAIS [Open Archival Information System]) ainsi que du contenu provenant du SGC pour faire en sorte que tous savent qu’il s’agit de votre bien et qu’il est fiable. Vous souvenez-vous de la question à savoir si des courriels avaient été volés ou non? Il aurait fallu demander si quelqu’un était en mesure de vérifier si ces courriels étaient authentiques. Seul un dépôt numérique de confiance aurait pu aider à effectuer cette vérification, car il aurait permis de savoir avec certitude si les courriels avaient été manipulés ou non. Comme il est susmentionné, des images ou tout autre fichier multimédia (vidéo, audio, texte, produits de la suite Office, PDF) peuvent être joints à un dossier de MINISIS. L’OPAC ou un portail ne ferait qu’accéder au dossier par l’intermédiaire de son chemin d’accès pour montrer le fichier multimédia et le texte sur le Web.

Joindre des fichiers d’image au moyen d’un bouton de référence de fichier

Dans la base de données de MINISIS, il y a un champ conçu pour consigner le chemin d’accès et le nom d’un fichier d’image. Il peut s’agir d’un chemin Windows (p. ex., X:\images\23q5.jpg) ou d’une URL (p. ex., https:\\minisisinc.com). Cela permet de joindre un ou plusieurs (jusqu’à 12 000) fichiers média à un enregistrement de base de données, au besoin. Un bouton de référence de fichier s’affiche à côté du champ de fichier d’image, ou sous celui-ci, dans la feuille de travail de l’application. Ce bouton peut porter la mention « trouver image », mais plus souvent, il est représenté par une image de trombone.

Le chemin de l’image peut être une URL, un nom UNC, un nom de fichier partagé, un lecteur réseau ou un répertoire virtuel de MINISIS qui peut représenter l’un de ces chemins. Le chemin de l’image dans cet exemple est représenté sous forme de répertoire virtuel, soit [M3 IMAGES]. MINISIS inscrira le chemin d’accès complet du fichier si aucun répertoire virtuel n’est défini pour le dossier qui contient les fichiers d’image; toutefois, nous vous recommandons fortement de définir un répertoire virtuel pour ce dossier dans l’utilitaire MINAdmin. Cette action permet de s’assurer que si les fichiers d’image sont déplacés vers un autre dossier ou lecteur, il ne serait pas nécessaire de modifier le chemin dans tous les dossiers de la base de données. Le répertoire virtuel est plutôt redéfini dans MINAdmin.

Le chemin et le nom d’un fichier d’image peuvent être collés ou tapés dans le champ de fichier d’image sans utiliser le bouton de référence de fichier. Ce bouton est offert pour aider à trouver l’image et à insérer le chemin et le nom dans le champ. Lorsque le chemin et le nom du fichier d’image sont insérés dans le champ, MINISIS charge une miniature de l’image dans la zone de miniature qui s’affiche normalement à coût du champ de fichier d’image et du bouton de référence. La miniature s’affiche chaque fois que cette page de la feuille de travail est ouverte, pourvu que la référence vers le fichier d’image figure dans le champ connexe et que MINISIS trouve l’image (c.-à-d. que le chemin fonctionne encore). Les cases de miniatures peuvent s’afficher sur n’importe quelle page d’une feuille de travail, mais ne peuvent être ajoutées ou supprimées autrement qu’en modifier le chemin dans le champ de fichier d’image. On peut inscrire dans ce champ le chemin et le nom de n’importe quelle image. Le fichier d’image doit toutefois se trouver dans un emplacement valide et utiliser un format valable pour que la miniature s’affiche. Si MINISIS ne trouve pas l’image ou que l’image n’est pas dans un format valide (par exemple, elle est en format .bmp au lieu de .jpg), MINISIS affiche un message d’erreur indiquant que la miniature de l’image ne peut pas être chargée (affichée).

Joindre des URL en tant que chemins de fichier d’image

MINISIS peut afficher des images miniatures à partir d’URL vers un fichier d’image. Pour saisir une URL dans un champ de fichier d’image :

• Ne pas utiliser le bouton de référence de fichier. Saisir ou copier et coller l’URL dans le champ.
• L’URL doit commencer par http:// ou https:// et se terminer par une extension de fichier d’image reconnue par MINISIS.
• Si l’URL est copiée et collée dans le champ, l’utilisateur doit appuyer sur la touche de tabulation ou cliquer dans un autre champ pour voir l’image miniature, puis cliquer sur le bouton d’enregistrement du dossier.

Peu importe le fichier image, vidéo, audio ou texte/Office joint à cet écran, les OPAC de MINISIS chargeront simplement le fichier et l’afficheront dans la version HTML du dossier dans l’OPAC.

M3 peut être pleinement intégré au dépôt numérique fiable, qui a été conçu en fonction des normes de l’OAIS. Cela signifie que le dépôt numérique fiable Titan, s’il est utilisé, lit le contenu des fichiers multimédias et intègre, conserve et gère plusieurs types de médias (par exemple, fichiers audio, vidéo, images et texte ou PDF). Le dépôt numérique fiable lit toutes les spécifications techniques de tout fichier multimédia majeur pour s’assurer que ce fichier puisse être géré et éviter la dégradation des données et l’obsolescence. Le dépôt numérique fiable gère l’intégration, la conservation et l’accessibilité des biens numériques et de leurs éléments dérivés. Dans le dépôt numérique fiable de MINISIS, vous pourrez suivre une méthode étape par étape simple pour la préservation des biens numériques :

1. Préparation

Les activités de préparation comprennent habituellement des discussions au sujet des priorités immédiates et à long terme en ce qui touche le dépôt numérique fiable, comme les restrictions en matière de stockage, les formats de conservation et l’accès public. La compréhension de ces questions aide à mettre en place des tâches et des paramètres de gestion essentiels. À cette étape, il est également utile de savoir quels types d’information supplémentaires seront conservés avec les biens en tant que métadonnées. Si la collection numérique doit être liée à un autre système de catalogage, la planification de la mise en correspondance des données et de la personnalisation avant le versement assure un transfert sans heurt.

2. Versement

Lorsque les nouveaux fichiers sont prêts pour le versement, ils sont envoyés vers une file d’attente dans le dépôt numérique fiable de MINISIS. Les biens numériques connexes peuvent être établis en tant que tâche, ce qui permet de leur assigner un numéro et un nom de tâche communs ainsi que des métadonnées descriptives aux fins de recherche et de récupération ultérieures. Chaque bien numérique brut est traité de façon à identifier la somme de contrôle, à extraire les données techniques et à caractériser le bien. Une fois le versement terminé, le bien numérique est stocké avec ses métadonnées de contenu, de provenance et de conservation en tant que paquet d’information d’archive (AIP).

3. Stockage

Les mécanismes de stockage pour le dépôt numérique fiable de MINISIS dépendent des besoins du client. Les exigences en matière d’accès public et de reproduction aideront à déterminer les spécifications de stockage et de connectivité du dépôt numérique fiable. Les clients qui utilisent le dépôt numérique fiable de MINISIS en tant que service peuvent stocker leurs AIP dans le nuage ou choisir un dispositif de stockage dédié lorsque la sécurité est primordiale. Les systèmes indépendants dans les locaux du client sont également une option de stockage.

4. Préservation

Des stratégies de préservation sont mises en œuvre régulièrement dans le dépôt numérique fiable de MINISIS et peuvent être gérées automatiquement ou manuellement. Les paramètres de normalisation relèvent les formats de fichier actuels qui seront convertis aux fins de préservation, d’aperçu, de publication sur le Web et d’impression. Au fil du temps, ces paramètres sont modifiés pour convertir les formats de fichier désuets à des formats actuels. De plus, l’obsolescence et le caractère fixe vous aident à gérer efficacement la préservation à long terme de vos biens.

5. Gestion

Les champs de catalogage et de recherche aident à relever et à récupérer les biens qui sont stockés dans le dépôt numérique fiable. Même si des biens numériques sont versés au dépôt numérique fiable par lots de grande taille, l’information portant sur chaque bien peut être gérée individuellement. Ces fonctions de gestion de l’information sont harmonisées aux normes OAI et Dublin Core. En utilisant d’abord des champs de catalogage standard, on peut mettre le contenu d’information du bien en correspondance avec des données se trouvant dans les applications MINISIS et d’autres logiciels de gestion des collections. Toutefois, le dépôt numérique fiable de MINISIS peut également servir de système de catalogage indépendant.

6. Accès

De nombreux musées, bibliothèques et archives ont le mandat de rendre leurs collections accessibles publiquement par l’intermédiaire de plateformes numériques et en ligne. Des images numériques conservées dans des formats adaptés au Web peuvent être liées à des OPAC. Des formats imprimables peuvent également être générés et stockés dans le dépôt numérique fiable de MINISIS. Des procédures de sécurité et permissions appropriées en fonction du rôle peuvent être mises en place pour offrir aux utilisateurs internes et externes du dépôt un accès sécurisé à votre collection numérique.

Caractéristiques et fonctions supplémentaires

Nous pourrions dresser une longue liste de caractéristiques, de fonctions et de capacités qui n’ont pas été présentées aux points précédents. Des renseignements supplémentaires sont offerts sur le site Web de MINISIS Inc. (www.minisisinc.com).

MINISIS comporte une suite de développement complète permettant d’utiliser la trousse d’outils ayant servi à créer le SGC pour créer toute base de données.

Avec MINISIS et M3, vous pouvez créer votre propre base de données de collecte de fonds ou votre propre base de données ou application de ressources humaines ou de feuille de temps. Il n’y a pas de frais si vous avez une licence en règle.

Il existe plusieurs applications prédéfinies ou commerciales, notamment :

• MINISIS Management for Libraries (M2L), un système de bibliothèque complet et intégré.
• MINISIS Management for Archives (M2A), un système d’archives complet et intégré.
• MINISIS Management for Museums (M3), un SGC complet et intégré.
• STEMMA – Un outil de création de thésaurus multilingue qui effectue plus de 10 vérifications relatives à la langue.
• Standard MINISIS Application (SMA) pour la création de toute base de données et application dont vous avez besoin.
• Des services complets pour tout, notamment l’analyse, la conception, la conversion de données, la personnalisation, la formation et les services Web et d’OPAC pour créer certaines des meilleures interfaces de recherche sur le Web.