Flora par Flora Software – Profil

Description du produit

Flora aide ses clients à décrire, à gérer et à diffuser, depuis un navigateur, des collections de musées, de bibliothèques et d’archives. Ce logiciel Web offre l’ensemble des fonctionnalités nécessaires à la gestion du patrimoine : inventaire, documentation culturelle, scientifique et iconographique, préservation et conservation, audit, etc.

Ses utilisateurs travaillent, seuls ou en réseau, dans des établissements publics ou privés, des fondations et des entreprises, et ont pour fonction de préserver et d’exposer le patrimoine scientifique, artistique, culturel et technique. Le plus souvent, ils travaillent dans des musées dont les spécialités peuvent être nombreuses et variées : beaux-arts, art contemporain, histoire naturelle, archéologie, sciences et techniques, etc.

Le portail Flora Collections permet de valoriser les données, photos et documents associés aux œuvres dans un site Web conçu autour de la plateforme WordPress. Flora dessert aujourd’hui plus de 350 établissements en France, en Belgique et en Suisse. Il s’agit du premier éditeur de logiciels documentaires publics en Suisse francophone, et il équipe, par exemple, le réseau des musées archéologiques du Canton de Vaud, les musées de la Plateforme 10 à Lausanne et le réseau des bibliothèques scolaires de Genève.

L’équipe de Flora Software est mue par l’enthousiasme de servir les établissements du patrimoine avec toutes les compétences attendues pour mener des projets de haute qualité. L’équipe comprend des chefs de projet, des formateurs et professionnels de musée, de bibliothèque et d’archives, des intégrateurs de données, des développeurs et du personnel offrant du soutien technique. Ensemble, ils travaillent à satisfaire les clients.

Cela dit, comme le travail n’est jamais achevé, l’équipe travaille déjà sur une nouvelle offre : Flora#Next.

Disciplines prises en charge

Flora est un logiciel multidisciplinaire qui permet, à la fois, de gérer des collections patrimoniales, scientifiques et iconographiques, des bibliothèques de lecture publique (spécialisées et universitaires), des centres d’archives et des centres de documentation.

Date de lancement du produit

2003

Historique du produit

Flora est la version Web complète issue de la fusion du logiciel de bibliothèques Loris/Doris et du logiciel de musée Athénéo. Flora en est aujourd’hui à sa quatrième réécriture importante.

Développement futur

Nous travaillons à la refonte de l’interface de Flora. Ce projet, appelé « Flora#Next », introduira de substantielles améliorations, dont :

• l’intégration de fonctionnalités alimentées par l’intelligence artificielle;
• l’ajout d’une interface entièrement multilingue;
• l’amélioration des capacités réactives et le respect de la norme RGAA (Référentiel général d’amélioration de l’accessibilité);
• l’utilisation des nouvelles techniques de sécurisation.

Une version principale est publiée tous les deux ans environ. Les versions principales comportent des nouvelles fonctionnalités importantes ou des refontes de l’interface utilisateur. Des versions mineures comportant des améliorations sont publiées périodiquement. Des versions intermédiaires sont déployées pour corriger des bogues ou améliorer la sécurité du logiciel.

Version de démonstration

Des présentations sont offertes en visioconférence. Merci d’envoyer un message à l’adresse contact@flora-bam.net.

Méthodes de soutien

Une équipe de trois personnes expérimentées coordonne les réponses aux questions posées à l’équipe du soutien technique. D’autres intervenants peuvent être également mobilisés selon la nature du soutien attendu : chefs de projet, formateurs, techniciens ou scientifiques de données.

Langue(s) du soutien

Français

Heures de disponibilité du soutien

De 9 h à 12 h 30 et de 14 h à 18 h (UTC+2)

Frais de soutien

Le soutien est fourni dans le cadre d’un contrat de maintenance annuel couvrant la maintenance corrective, évolutive et adaptative.

Réseau de soutien des clients

Le Club2e accueille les clients de Flora qui travaillent dans des musées, des bibliothèques et des centres d’archives. Les clients du domaine muséal représentent plus de 200 établissements.

Formation

Une équipe de formateurs ayant reçu la certification Qualiopi (certification visant la qualité des formations) donne, sur place et à distance, des formations standards ou adaptées aux besoins d’un client.

Mises à jour du système et maintenance

L’offre des licences des nouvelles versions fait partie du contrat de maintenance annuelle. Nous rendons accessible une version principale tous les deux ans environ et publions des corrections mineures deux ou trois fois par an.

Prix

Le prix d’acquisition (qui comprend la mise en œuvre) est calculé selon le nombre habituel d’utilisateurs (nous ne bloquons pas les connexions à la base de données), le nombre de notices et le nombre d’établissements en réseau.

Coûts de maintenance

Le coût de maintenance est calculé en pourcentage du prix d’acquisition initial.

Systèmes d’exploitation pris en charge

Flora peut s’installer sous plusieurs distributions Linux ou sous Windows Server.

Base de données sous-jacente

Flora est compatible avec la plupart des bases de données SQL (Structured Query Language) du marché (MySQL/MariaDB, Oracle, SQL Server, etc.). Nous installons PostgreSQL par défaut.

Plateforme(s)

Nous dimensionnons les plateformes selon la taille du projet et le nombre habituel d’utilisateurs simultanés.

Matériel requis

Recommandation : client

Flora est un logiciel Web qui ne nécessite aucune installation sur le poste du client. Flora fonctionne avec les dernières versions des principaux navigateurs sous Windows, Linux et MacOS.

Recommandation : serveur

Flora est offert sous forme de service sur nos plateformes ou est installé dans l’infrastructure du client. Dans ce cas, le soutien technique de Flora assiste le client dans les recommandations de dimensionnement et de sécurisation du serveur en mettant à sa disposition un document de description de l’architecture et des flux.

Personnel requis

Flora distingue les droits des administrateurs fonctionnels, habilités et formés à paramétrer le système, et les utilisateurs du logiciel. Aucune compétence informatique avancée n’est nécessaire pour ces rôles.

Modules ou modules d’extension offerts

Flora est un logiciel unifié; tous les modules y sont présentés en mode standard.

Certaines fonctionnalités avancées sont désactivées et doivent être mises en œuvre en mode projet :

• Gestion avancée des périodiques (abonnements, bulletinage, notices de dépouillement)
• Gestion de la circulation (gestion des lecteurs, prêt et retour, rappels)
• Gestion avancée des archives (traitement physique, localisation, consultation sur place, éliminations)
• Flora-Archéo : module intégré de gestion des unités stratigraphiques et des opérations
• Flora-ImmoPat : gestion de l’immobilier patrimonial (églises, monuments historiques, etc.)
• Interface de programmation d’applications (API), entrepôt OAI-PMH (protocole pour la collecte de métadonnées de l’Initiative pour les archives ouvertes)

Produits d’une tierce partie nécessaire

Aucun produit tiers n’est nécessaire.

Flora communique avec Horus Condition Report, un outil tiers optionnel de création de constats d’état sur tablette, en mode déconnecté.

Remarque : Flora intègre, en mode standard, un module de rédaction et de gestion des constats d’état.

Interopérabilité

Flora propose de nombreux mécanismes d’interopérabilité, dont :

• la diffusion d’un entrepôt OAI-PMH pour diffuser les données selon plusieurs formats (il est possible de modifier en mode projet la liste des champs diffusés);
• l’API d’interrogation des données sous la forme de services Web REST (Representational State Transfer);
• l’accès aux images et aux notices à partir de liens pérennes formés selon la norme ARK (Archival Resource Key).

Accessibilité

L’interface utilisateur de la nouvelle version de Flora, en préparation, sera redessinée selon les Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG).

Personnalisation

Flora peut afficher le logo de l’établissement. Les feuilles de style peuvent être adaptées aux couleurs et aux polices de caractères de l’établissement.

Fonctionnement dans un environnement infonuagique

Flora est accessible sur place ou en accès infonuagique, hébergé chez un de nos partenaires et exploité par notre filiale YES (Yoni Enterprise Service).

Emplacement des serveurs

Les serveurs se situent généralement dans le pays où est situé l’établissement. Notre partenaire, OVHcloud (anciennement OVH), dispose d’une infrastructure en sol canadien.

Protocoles de sécurité

Nous reconnaissons l’importance de protéger l’accès au logiciel et aux données qui sont sensibles et peuvent être sujettes à des attaques informatiques. Nous déployons plusieurs protocoles de sécurité, dont :

• l’accès par « https » systématique et obligatoire, à partir d’un certificat de sécurité;
• l’accès limité à une plage d’adresses IP (Internet Protocol);
• des mots de passe forts, imposés selon la politique de l’établissement;
• une authentification unique (AU) et/ou une authentification dans un annuaire lorsque c’est possible.

Navigateurs compatibles

La plupart des navigateurs récents sont supportés : Chrome, Edge, Firefox, Safari, etc.

Pour des raisons de sécurité, nous recommandons de mettre à jour systématiquement les navigateurs de sorte à avoir la dernière version disponible.

L’interface utilisateur de Flora utilise les protocoles standards HTML5 (HyperText Markup Language 5) et CSS3 (feuille de style en cascade, version 3).

Saisie des données sur Internet

L’accès à Flora est possible depuis Internet selon les paramétrages de sécurité indiqués ci-dessus.

Plateforme de publication sur le Web

Nous avons développé des outils intégrés à la plateforme WordPress pour permettre la publication des collections sur le Web. Cette offre, appelée « Flora Collections », permet d’intégrer une recherche complète dans la base de données, des recherches préparées et des accès directs aux images et aux notices.

Fonctionnalité des données ouvertes et liées

Flora peut publier les données dans un entrepôt OAI-PMH, et ces dernières peuvent être moissonnées par d’autres établissements. Les API REST permettent d’ouvrir la base en respectant les protocoles et formats standards.

Profils d’utilisateurs

Les profils d’utilisateurs permettent d’attribuer des habilitations différentes à un professionnel. Celles-ci comprennent les fonctionnalités offertes, les droits associés et, le cas échéant, les données accessibles.

L’interface de Flora s’adapte à ces habilitations et masque les options qui ne sont pas offertes.

Groupes d’utilisateurs

Les habilitations sont associées à des groupes d’utilisateurs à qui sont attribués les profils d’accès.

Profils de visiteurs

Flora permet de paramétrer des profils de visiteurs qui ont des droits restreints (par exemple, des chercheurs).

Installation

Aucune installation n’est nécessaire sur le poste client. L’accès se fait à l’aide d’une simple adresse URL.

Pistes de vérification et historique des modifications

Chaque modification fait l’objet d’un suivi (ancien et nouveau contenu, date et personne).

Accès hors ligne

Des applications permettent de travailler hors ligne pour les mouvements, les inventaires, les audits et les constats d’état. La nouvelle version de Flora permettra de travailler hors ligne depuis l’interface Web sur plusieurs modules, dont l’audit et l’inventaire. Lorsque la connexion est rétablie, Flora synchronise automatiquement les données.

Fonctions de confidentialité

Les fonctions suivantes sont offertes : gestion des droits d’accès, masquage des données confidentielles, possibilité d’accès limité à une partie de la base.

Formats d’importation

L’importation de formats pivot Excel est offerte. L’équipe d’intégration de données de Flora Software est composée de trois personnes qui se consacrent à la reprise des données, en mode projet. Les experts de Flora sont formés à l’analyse des données tierces et à la rédaction des consignes de migration.

Formats d’exportation

De nombreux formats sont offerts, dont CSV/Excel, XML, PDF, ODT (LibreOffice), JSON, UNIMARC.

Copies de sauvegarde

• Mode SaaS : Flora Software gère les sauvegardes quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles, en plus d’externaliser les données sur une base hebdomadaire. La machine virtuelle est sauvegardée chaque jour pour permettre une reprise rapide en cas de destruction du serveur hôte.
• Sur place : l’équipe de Flora Software assiste le client dans la mise en œuvre des sauvegardes selon les procédures et l’équipement de ce dernier.

Schémas de métadonnées

Flora exploite les schémas de métadonnées selon le contexte (images, vidéos et PDF) et permet de les afficher de façon dynamique.

Normes sur le contenu des données (règles de catalogage)

Flora utilise les normes de catalogage existantes :

• UNIMARC et MARC21 pour les données bibliographiques
• ISAD(G) et ISAAR(CPF) pour les données d’archives
• Darwin Core pour les données de sciences naturelles

D’autres règles d’inventaire sont mises en œuvre, selon les prescriptions des autorités : Service des musées de France, Services d’archéologie, etc.

Normes sur le vocabulaire

Flora utilise plusieurs dispositifs de vocabulaire contrôlé, dont des thésaurus, des autorités et des listes contrôlées.

Ces vocabulaires contrôlés sont mis en œuvre en mode projet. Les administrateurs peuvent télécharger ou modifier ces listes et ces thésaurus, par exemple au format SKOS.

Lexiques locaux

Les administrateurs fonctionnels peuvent modifier les lexiques locaux.

Accréditation

Flora est reconnu par le Service des musées de France. Le logiciel est labellisé e-Recolnat pour l’export au format Darwin Core. Flora sera bientôt considéré comme conforme à la norme SPECTRUM.

Téléversement de données multimédias ou lien vers des données multimédias

Des outils d’importation en masse des données multimédias (images et vidéos) sont disponibles. Un fichier Excel d’accompagnement permet de centraliser les métadonnées à insérer dans la base et de faire le lien entre les fichiers et les notices.

Formats multimédias compatibles

De nombreux formats d’images, de vidéos, de son et de fichiers en trois dimensions sont pris en compte. Les plus courants sont JPEG, TIFF, PNG, MP4, AVI et MP3.

Caractéristiques de saisie de données

Copier-coller

Oui

Rechercher et remplacer

Oui. Avec une fonctionnalité de modification en masse d’un lot de notices

Correcteur orthographique

Oui. C’est celui du navigateur.

Catalogage par lots

Oui

Modification de lots

Oui

Changement d’emplacement par lots

Oui. Avec l’historique des emplacements

Recherche de double

Oui

Modèle

Oui. Modèles de saisie créés par les utilisateurs à l’aide de valeurs par défaut.

Sélection de date et formats

Oui

Champs obligatoires

Oui. Il y a également des champs recommandés qui ne bloquent pas l’enregistrement, mais dont l’absence déclenche une alerte.

Autres

Assistants de saisie de données : dates, listes, thésaurus

Affichage de type feuille de calcul

Non

Cartographie géographique

Oui. Utilisation d’OpenStreet Map sans licence nécessaire

Champs multilingues

Non

Codification à barres

Oui. Création et lecture de codes-barres

Étiquetage

Format d’édition spécifique, paramétrable par l’utilisateur

Types de recherches pris en charge

• Recherche de type « Google » : recherche dans les principaux champs des principales tables du logiciel
• Recherche simple avec restrictions (avec ou sans photo, par intervalle de dates, par collections, etc.)
• Recherche avancée avec opérateurs de comparaison et booléens
• Recherche croisée entre plusieurs tables du logiciel

Recherches multilingues

Il est possible de faire une recherche multilingue dans les thésaurus. La prise en compte des caractères UNICODE permet de faire des recherches dans des alphabets non latins.

Styles de rapports inclus

Rapport HTML rapides

Éditeur de rapports par publication dans des documents LibreOffice

Personnalisation des rapports

La personnalisation des rapports est possible par les administrateurs fonctionnels.

Générateur de rapports

LibreOffice

Fonctions de gestion des collections

Flora couvre tous les besoins fonctionnels des musées, notamment :

• l’enregistrement et la documentation des collections;
• la gestion et la conservation des collections;
• l’inventaire;
• l’audit.

Enregistrement

Oui

Acquisitions

Oui. Gestion des entrées (acquisition, dons, legs, etc.)

Gestion de l’inventaire

Oui

Suivi interne

Oui. Chaque notice a un statut d’achèvement. Seules les personnes habilitées peuvent valider une notice.

Envois externes

Oui

Catalogage

Oui

Conservation

Oui

Recherche muséale

Oui

Publications et documents imprimés

Oui

Gestion des droits et reproduction

Oui

Gestion et évaluation des risques

Oui. Ainsi que la gestion du Plan de sauvegarde des biens culturels

Expositions

Oui. Préparation et exécution d’une exposition; gestion des mouvements et des assurances associées

Gestion des prêts

Oui. Module au format normalisé GAM3 (gestion administrative des mouvements de prêts et dépôts, version 3. Il s’agit d’un standard de France d’échange d’œuvres entre établissements qui fait en sorte que les prêts sont accompagnés d’un bordereau numérique.

Aliénations

Oui

Gestion des biens numériques

Oui. Lien vers le bien numérique, y compris les objets en trois dimensions

Caractéristiques et fonctions supplémentaires

Gestion complète de la documentation des œuvres (d’une bibliothèque, d’un centre de documentation) et des archives associées aux notices (stockage des documents originaux ou numériques).