VITA de Our Digital World - Profil

Description du produit

La trousse d’outils numériques VITA (vidéo, image, texte et audio) est un logiciel Web servant au téléversement, à la description et à la présentation de collections numériques. Elle comprend un ensemble solide d’outils de recherche et de repérage, un site de collection personnalisable, de puissants outils de regroupement et des outils interactifs comme des expositions, une fonction de contribution des utilisateurs, des mystères et une section pour les commentaires. Il s’agit d’un excellent logiciel pour les collections de toutes tailles et pour la présentation de récits sur les collections communautaires.

Disciplines prises en charge

Il s’agit d’un outil indépendant qui permet de décrire des collections de l’ensemble du secteur des galeries, des bibliothèques, des archives et des musées.

Date de lancement du produit

• La version 1 du logiciel a été lancée en 2002.
• La version 6.0 a été lancée en janvier 2018.
• La version 6.2 a été lancée en novembre 2020.

Historique du produit

L’objectif original était de présenter une version numérique d’images bidimensionnelles. Cela a fini par comprendre les volumes imprimés et les fichiers audio et vidéo. En 2010, nous avons regroupé le logiciel avec une boîte à outils analogue qui permettait de gérer des séries de journaux numériques (ainsi que d’autres publications en série semblables, comme des magazines et des bulletins). Ces outils ont servi à consigner des artéfacts aussi gros que des navires et aussi dispersés que des maisons historiques et des cimetières.

Développement futur

La version 6.3 sera lancée au cours du premier trimestre de 2022.

• Aperçu détaillé :
  • Soutien pour le protocole de collecte de métadonnées Open Archives Initiative (OAI-PMH)
• Gestion :
  • Tableau de bord de la gestion de données mis à jour.
  • Extraction automatique de l’information de position de documents initiés sous forme numérique pour la mise en évidence des occurrences.
  • Déclarations de droits améliorés et renforcés.
  • Dossiers des experts en la matière mis à jour et décolonisés.
• Utilisateur final :
  • Casse-tête d’images.
  • Options de graphique sparkline ou de diapositive pour la recherche par date.
  • Options audio ou vidéo pour le module des contributions de l’utilisateur.
  • Conception adaptée aux appareils mobiles améliorée.

Version de démonstration

Un essai gratuit est offert (en anglais seulement).

Méthodes de soutien

Site Web d’assistance central comprenant des manuels, des fiches d’astuces, des webinaires enregistrés et des liens aux bulletins; soutien individualisé par courriel; assistance au téléphone; formation facultative payante.

Langue(s) du soutien

Anglais; soutien limité en français

Heures de disponibilité du soutien

Tous les jours, 24 heures sur 24

Frais de soutien

Compris dans l’abonnement; formation personnalisée offerte à un prix négocié.

Réseau de soutien des clients

Assistance - Boîte à outils VITA (en anglais seulement)

Formation

Webinaires préenregistrés offerts sur demande en tout temps, séances de formation organisationnelle personnalisées offertes en personne ou dans le cadre d’un webinaire personnalisé présenté en direct (payant).

Mises à jour du système et maintenance

La maintenance du système est automatique, continue et centralisée, comprend la correction de bogues, l’actualisation des applications et bien plus encore, et profite à tous les utilisateurs. Seules les modifications de code importantes qui pourraient nécessiter une formation entraîneront le lancement d’une version numérotée.

Prix

Abonnements annuels à la boîte à outils VITA :

VITA Basic ou News Basic

349 $/année (comprend une mémoire de <1 Go)*

VITA Standard

899 $/année (comprend une mémoire de <10 Go)*

News Plus

899 $/année + hébergement de pages de journaux (de 0,015 à 0,03 $/page, selon le nombre total de pages)

VITA Plus

1299 $/année (comprend une mémoire de <50 Go)*

VINTA

1499 $/année + hébergement de pages de journaux (de 0,015 à 0,03 $/page, selon le nombre total de pages)

Coûts d’entretien

Il est possible de changer d’abonnement à tout moment en payant des frais calculés au prorata.

La maintenance et les mises à jour sont comprises.

Frais supplémentaires

Des frais horaires s’appliqueront à toute personnalisation ou formation; les frais de migration des données et d’exportation des fichiers seront facturés au cas par cas.

*Une mémoire additionnelle peut être achetée pour les abonnements qui n’incluent pas l’option News (75 $/années pour chaque 5 Go supplémentaire).

Systèmes d’exploitation pris en charge

La boîte à outils VITA est une ressource en ligne hébergée et non un logiciel réparti. Les utilisateurs ont simplement besoin d’un navigateur récent et d’un compte. Nos registres montrent que les utilisateurs utilisent presque tous les systèmes d’exploitation récents qui prennent en charge un navigateur. Des problèmes surviennent parfois lorsqu’on utilise des navigateurs datant d’avant 2007 (Internet Explorer 6 et versions antérieures).

Base de données sous-jacente

La base de données est du côté serveur et ne nécessite aucune installation de la part du client. Nous utilisons la dernière version de PostgreSQL. La recherche plein-texte est prise en charge par Apache Solr.

Plateforme(s)

Les gestionnaires de données et les utilisateurs finaux doivent utiliser un navigateur. Le produit a été conçu de sorte qu’il est compatible avec les navigateurs les plus connus (et la plupart des autres) qui ont été lancés depuis 2007. Le logiciel, la gestion de données et les sites publics peuvent être utilisés sur tous les types d’appareils, y compris les ordinateurs de bureau, les tablettes et les téléphones mobiles.

Matériel requis

Les utilisateurs doivent utiliser une version assez récente d’un navigateur et avoir une bonne ou une excellente vitesse de connexion Internet.

Personnel requis

Il s’agit d’un logiciel Web qui n’est pas très technique, ne nécessite pas d’infrastructure locale et devrait être géré par un maximum de deux administrateurs de site. D’autres utilisateurs peuvent être ajoutés par l’organisation; le rôle peut être limité au téléversement et à la description du contenu sans avoir la capacité de supprimer du contenu.

Modules ou modules d’extension offerts

Aucun outil d’une source tierce n’est requis. Certaines organisations ont choisi d’utiliser le lecteur d’écran ReachDeck Toolbar (anciennement appelé BrowseAloud), qui est visible sur leur site public (p. ex. Oakville Newspapers, en anglais seulement). Seuls les codes d’intégration personnalisés nécessitant du temps de travail de la part de OurDigitalWorld entraîneront des frais supplémentaires.

Produits d’une tierce partie nécessaire

Les formats PDF et Word peuvent être téléchargés et imprimés; divers formats audio et vidéo sont aussi pris en charge. Selon le système d’exploitation, les utilisateurs devront peut-être installer des logiciels pour ouvrir certains fichiers. En général, le système est conçu pour lire des fichiers compatibles avec le Web ou pour convertir spontanément d’autres formats en versions compatibles avec le Web.

Interopérabilité

Les documents publics peuvent être facilement publiés sur des médias sociaux comme Facebook et Twitter.

D’autres options de publication sont aussi offertes : VITA intègre les vidéos YouTube. Les vidéos peuvent être visionnées à l’aide de la plateforme de baladodiffusion d’iTunes. Les documents publics et les PDF d’une page peuvent être téléchargés aux fins d’impression locale. Les données KML peuvent être exportées pour être utilisées dans Google Earth ou d’autres outils de cartographie. Les métadonnées des dossiers liés à toute collection ou à tout objet d’une organisation peuvent être exportées selon diverses normes de stockage local ou de manipulation d’autres plateformes. Une interface de programmation d’applications pour les requêtes d’utilisateurs permet d’intégrer le nombre de résultats et les résultats de recherche à des pages de recherche externes à l’aide de divers formats de métadonnées. Un ensemble d’outils conforme au OAI-PMH est en version bêta pour les organisations qui veulent permettre la collecte de documents de l’OAI.

Accessibilité

Tous les sites publics de VITA sont conçus et mis à l’essai afin de satisfaire aux Directives pour l’accessibilité aux contenus Web (DACW 2.0), publiées par l’Initiative pour l’accessibilité du Web. Tout contenu généré par le système est conforme à cette directive.

Personnalisation

L’interface publique du site de recherche d’une organisation peut être personnalisée. Le client peut utiliser des feuilles de style ou des thèmes prédéfinis qui offrent une palette de couleurs prédéterminée ou, dans le cas des abonnements haut de gamme, peut télécharger des feuilles de style en cascade supplémentaires pour faire d’autres ajouts personnalisés. Tout le texte à l’écran dans l’interface publique peut être personnalisé. Certaines fonctions peuvent être sélectionnées ou désélectionnées. Les options de recherche et les facettes peuvent aussi être modifiées. Les champs de métadonnées sont fixés selon le type de modèle, mais les champs vides ne s’afficheront pas. Le client est responsable de la présentation de sa marque, y compris du graphisme pour la bannière du site, la favicône, les titres des fils RSS et Atom, le logo coverflow du balado et toute information présentée dans le pied de page. Les imagettes des groupes, des expositions et des liens externes peuvent être personnalisées pour remplacer les icônes par défaut.

Fonctionnement dans un environnement infonuagique

La trousse d’outils VITA fonctionne entièrement à partir du Web et ne nécessite aucune infrastructure locale.

Navigateurs compatibles

• Tous les navigateurs récents sont compatibles.
• Le public peut accéder au contenu au moyen d’un navigateur ordinaire.
• Lorsqu’on se connecte à la gestion de données, la session de navigateur nécessite des témoins.

Certains anciens navigateurs comme Internet Explorer 6 pourraient ne pas être en mesure de mettre en œuvre des caractéristiques du HTML5 comme la diffusion vidéo.

Saisie des données sur Internet

VITA est un logiciel Web. Les utilisateurs désignés peuvent s’y connecter à partir de n’importe quel ordinateur ou appareil pour effectuer l’entrée de données.

L’accès au logiciel est limité selon les restrictions de sécurité associées au profil d’utilisateur : des paramètres de sécurité peuvent être appliqués afin de limiter l’accès des comptes utilisateurs, de sorte qu’un utilisateur de Niveau 1 peut seulement accéder aux dossiers des objets sans pouvoir les supprimer, un utilisateur de Niveau 2 peut accéder à tous les types de dossiers, y compris ceux des groupes et des expositions et avoir la possibilité de les supprimer, et un utilisateur de Niveau 3 peut accéder à tout le contenu client ainsi que gérer le profil de l’organisation; un accès supplémentaire peut être accordé aux utilisateurs de Niveau 3 pour en faire des administrateurs du site, ce qui leur permettrait de modifier l’interface publique du site de recherche client. L’utilisation de témoins est requise pour la durée de la session. (Ceux-ci ne sont jamais communiqués à l’extérieur de cet environnement.)

Plateforme de publication sur le Web

Tout dossier individuel peut être rendu public ou privé; dans chaque dossier, il y a des champs explicitement non publics où l’organisation peut ajouter des données privées; les dossiers publics sont affichés sur le site de recherche client et indexés par les moteurs de recherche pour être trouvés sur le Web. Le contenu public des organisations en Ontario est automatiquement ajouté au portail agrégé et le contenu de nouvelles est inclus dans le portail des journaux communautaires de l’Ontario (en anglais seulement). Les organisations peuvent travailler ensemble et avec Our Digital World en vue de créer des sites agrégés régionaux ou thématiques (p. ex.1812 History Collection, en anglais seulement) Tout contenu rendu public est accessible sur le Web.

L’outil permet la création de diverses expositions virtuelles.

Si l’organisation active la fonction, elle peut également demander du contenu ajouté par les utilisateurs.

L’interface de programmation d’applications non exclusive pour les requêtes d’utilisateurs permet d’intégrer le nombre de résultats et les résultats de recherche à des pages de recherche externes.

Fonctionnalité des données ouvertes et liées

Diverses références de données ouvertes liées sont prises en charge, y compris la validation des données géographiques selon Geonames (en anglais seulement).

Profils d’utilisateurs

Y a-t-il un profil pour chaque utilisateur?

Oui

Plusieurs utilisateurs peuvent-ils être connectés en même temps?

Oui

Plusieurs utilisateurs peuvent-ils apporter des modifications en même temps?

Oui

Aux mêmes objets?

On ne le recommande pas, mais c’est possible.

Groupes d’utilisateurs

Y a-t-il un utilisateur administratif?

Oui

• Niveau 1 : Des paramètres de sécurité peuvent être appliqués afin de limiter l’accès des comptes utilisateurs de sorte que l’utilisateur peut seulement accéder aux dossiers des objets sans pouvoir les supprimer.
• Niveau 2 : Accès à tous les types de dossiers, y compris ceux des groupes et des expositions, et capacité de les supprimer.
• Niveau 3 : Accès à tout le contenu client et capacité de gérer le profil de l’organisation.
• Administrateurs du site : Un utilisateur de Niveau 3 ayant un accès supplémentaire qui lui permet de modifier l’interface du site public du client.

Profils de visiteurs

Pas dans l’univers de la gestion des données.

Les champs publics des dossiers publics sont accessibles à tous sur le site public. Les utilisateurs peuvent entrer des « commentaires » sur les dossiers publics; ces interventions sont examinées par l’agence avant d’être ajoutées au dossier.

Les visiteurs peuvent créer un compte de favoris à leur usage seulement, y verser des signets de tout article d’une collection VITA, entrer des notes, trier et organiser leurs signets en dossiers.

Installation

Sur combien de postes peut-on installer le logiciel?

s.o.

Combien d’instances peuvent être exécutées en même temps?

Il n’y a actuellement aucune limite.

Le logiciel est-il limité à un poste?

non

Pistes de vérification et historique des modifications

Le logiciel prévoit-il un moyen de consulter les changements apportés à un enregistrement?

Non

Quand ils ont été apportés?

Oui

Par qui?

Non. On peut toutefois concilier au besoin les timbres horodateurs et la dernière ouverture de session d’un utilisateur.

Accès hors ligne

Non

Fonctions de confidentialité

s.o.

Formats d’importation

Notre équipe a géré la migration du contenu numérique et des métadonnées de plus de 100 agences au cours des 20 dernières années. Nous avons importé des données de InMagic, de bases de données Access, de fichiers en format CSV and XSL, de documents Word, entre autres formats. Même si l’emballage dit que le format est standard, il faut souvent valider et traiter le contenu, et effectuer plusieurs tests d’intégrité (plages de dates, par exemple) pendant l’importation. La normalisation et l’intégration des données sont soumises à un tarif horaire; tout dépend de la complexité des données à importer.

Formats d’exportation

Les utilisateurs publics peuvent exporter des ensembles de données en format :

• RSS/Atom
• SOLR
• MODS
• DC
• Fonction facultative : exportation en format KML

Un utilisateur de 3e niveau peut exporter des dossiers dans certains formats :

• VITA : format XML étendu (données intégrales) qui intègre tous les dossiers ou uniquement les dossiers publics, et tous les champs y compris les commentaires, les questions mystères et le texte intégral.
• Dublin Core : dossiers publics et champs DC.
• CSV : sauvegarde sapide de champs précis (exportation d’inventaire, par exemple).

On peut aussi effectuer sur demande, sans frais, les exportations suivantes :

• SOLR : dossiers d’indexation pour les dossiers publics, la gestion des données ou l’enregistrement des parties d’articles.
• Format canadien spécifié : pour des types de médias précis, comme images, texte, vidéo, quotidiens, etc.

À venir : MODS par OAI-PMH

Copies de sauvegarde

Les sauvegardes quotidiennes sont enregistrées automatiquement sur des serveurs de sauvegarde. C’est un volet du système complètement intégré. Tous les serveurs et serveurs de sauvegarde sont hébergés en Ontario (Canada).

Schémas de métadonnées

• VITA
• Dublin Core
• ATOM/RSS
• MODS
• SOLR
• OAI-PMH (DC et MODS) - fonction en bêta

Normes sur le contenu des données (règles de catalogage)

La trousse VITA est un outil « agnostique » qui respecte des normes de toute la communauté des GLAM. Le profil d’application des métadonnées VITA énonce les pratiques exemplaires pour remplir chacun des champs des modèles disponibles. Pour les champs non structurés, des recommandations sont formulées sur le format des données et leur entrée afin de respecter les normes de l’industrie. Certains champs dépendent de fichiers d’autorité; entre autres, type de support et de média, sujets, géolocalisation et rôles de créateur. Si le formatage déclenche des fonctions, des règles précises visent la saisie des données, pour les noms liés de personnes ou d’institutions, par exemple.

Normes sur le vocabulaire

Les modèles de la trousse VITA tirent parti d'un grand nombre de vocabulaires; ils peuvent ainsi prendre en charge tout type de description. Des options existent aussi pour ajouter des noms aux fichiers d’autorité existants. Voici quelques-uns des vocabulaires utilisés :

• Dublin Core
• Thesaurus of Graphic Materials (TGM I et II)
• Vedettes-matières de la Library of Congress (LCSH)
• Art & Architecture Thesaurus (AAT)
• GeoNames (comprends NGA, GNIS, Ordnance Survey OpenData, GeoBase)(en anglais seulement)
• Agents Marc 21 (en anglais seulement)

Lexiques locaux

Les utilisateurs peuvent attribuer aux champs des listes de choix (à partir des fichiers d’autorité existants) pour entrer rapidement les types de médias, les types d’articles et les rôles de créateur.

Les utilisateurs peuvent ajouter des vedettes-matières au Thesaurus, mais celles-ci seront identifiées comme « non autorisées » dans le système de gestion des données pour les distinguer des vedettes-matières autorisées.

Les utilisateurs peuvent aussi demander des ajouts aux fichiers d’autorité des rôles de créateur et des types d’articles.

Accréditation

s.o.

Téléversement de données multimédias ou lien vers des données multimédias

Les médias sont téléchargés directement à l’aide de la trousse dans une base de données hébergée sur les serveurs d’ODW. On peut entrer un lien externe pour les médias hébergés sur Internet, mais un média à l’adresse indiquée ne sera pas versé comme objet dans la base de données. Le téléversement par lots de pages ou d’images est possible par l’interface de gestion des données; et chacune peut être associée respectivement à un dossier de page ou un dossier modèle. On ne peut modifier les dossiers des images versées par lots qu’après le téléversement.

Formats multimédias compatibles

Taille maximale des fichiers

100 Mo

Formats d’image

JPG, JP2, JPF, TIFF, PNG, GIF, PDF

Fichiers vidéo

MP4 ou fichier YouTube intégré de préférence, mais le système prend aussi en charge les formats M4V et MOV

Fichiers audio

MP3 de préférence, mais OGG et WAV sont aussi pris en charge

Formats texte

TXT, PDF (une page ou multipages), RTF, DOC et DOCX

Caractéristiques de saisie de données

Copier-coller

Oui

Rechercher et remplacer

non

Correcteur orthographique

non, sauf si le navigateur ou l’appareil de l’utilisateur intègre un correcteur

Catalogage par lots

non

Modification de lots

Non

Changement d’emplacement par lots

non

Recherche de double

non, uniquement selon le contenu du dossier

Modèle

Oui

Sélection de date et formats

Non

Champs obligatoires

Non

Autres

Fichiers d’autorité pour les types de médias, les types d’articles, les sujets, le rôle des créateurs ou des contributeurs, les vedettes-matières, et la géolocalisation

Spreadsheet editing view

Non

Cartographie géographique

Correspondance par toponyme à l’aide de GeoNames.org pour localiser les dossiers; le système permet de préciser l’emplacement à l’aide d’une carte Google interactive. Les résultats s’affichent sur la carte par de multiples épingles. On peut associer plus d’un emplacement à un dossier.

Champs multilingues

La trousse VITA prend en charge Unicode (UTF-8), et donc les alphabets non latins, à condition que le navigateur de l’utilisateur le prenne aussi en charge.

Le prototype du site est accessible en français et en anglais; un prototype en espagnol devrait être mis en service en 2022. On peut adapter les noms des champs du système public à toute langue ou ensemble de caractère lisible de gauche à droite. On peut entrer les métadonnées dans n’importe quelle langue. Si désiré, on peut entrer les données d’un champ dans plusieurs langues.

L’interface de gestion des données n’existe actuellement qu’en anglais.

Codification à barres

Non

Étiquetage

Non

Types de recherches pris en charge

Requêtes booléennes

oui

Interrogation de tous les champs

recherche par mots-clés dans tous les champs publics, oui

Tri des résultats

veuillez préciser si ce tri est à un niveau ou à plusieurs niveaux. Oui, on peut trier les résultats puis leur appliquer un autre tri

Sauvegarde des résultats

sauvegarde des requêtes et des résultats d’une recherche. La requête est affichée avec les résultats; l’utilisateur peut la copier puis la coller ailleurs, et exporter ou sauvegarder les résultats de la recherche. Le système lui-même ne sauvegarde pas les requêtes

Filtrage des résultats

oui

Interrogation SQL

pour des raisons de sécurité, uniquement sur demande; effectuées par le personnel d’ODW

Interrogation en texte libre (Google)

oui

Recherches multilingues

Oui

Styles de rapports inclus

Affichage à l’écran ou sauvegarde en format CSV ou TXT.

Personnalisation des rapports

On ne peut modifier le contenu d’un rapport qu’après l’exportation des résultats.

Générateur de rapports

Les rapports internes d’utilisation sont générés par le programme; les analyses du trafic du site public sont des rapports de Google Analytics.

Fonctions de gestion des collections

Enregistrement

Peut être ajouté à l’historique de conservation.

Acquisitions

Peuvent être ajoutées à l’historique de conservation.

Gestion de l’inventaire

Non

Suivi interne

Suivi manuel; on peut l’ajouter à l’emplacement de l’original (privé ou public).

Envois externes

Peuvent être ajoutés à l’historique de conservation.

Catalogage

Identificateur local (public - doit être unique), collection (public), historique de conservation [provenance] (non public), donateur (privé), donateur (public), emplacement de l’original (public), emplacement de l’original (non public), notes sur la reproduction (public), conditions d’utilisation (public); ajout à un groupe (public ou non public), téléversement de fichiers non publics (documents connexes à l’objet décrit, par exemple).

Does it support multidisciplinary cataloguing?

Oui. VITA est surtout un outil d’enregistrement des métadonnées sur une vaste gamme de types d’objets; il sert pour cela à des musées, des archives, des bibliothèques et d’autres organisations, selon leurs propres normes et pratiques exemplaires.

Conservation

Peut être ajoutée à l’historique de conservation.

Recherche muséale

On peut la lier ou l’ajouter comme note ou dans les références.

Publications et documents imprimés

On peut les ajouter comme liens externes; on peut aussi téléverser des documents connexes et les garder privés ou les rendre publics avec l’article.

Gestion des droits et reproduction

• On peut attribuer les droits d’auteur.
• On peut attribuer des licences Creative Commons.
• On peut établir les conditions d’utilisation.
• On peut ajouter des notes sur la reproduction.
• À venir : droits des Premières nations.

Gestion et évaluation des risques

Non

Expositions

VITA intègre un module complet de création d’expositions et de chronologies virtuelles.

Gestion des prêts

Non

Aliénations

Peuvent être ajoutées à l’historique de conservation.

Gestion des biens numériques

Les utilisateurs de VITA peuvent créer et indexer des dossiers sur le contenu d’objets téléversés (dossiers et texte intégral ou transcriptions, par exemple); mettre en place des flux de travail sur tout le cycle de vie et contrôler les dossiers publics et non publics; créer des groupes (de dossiers à revoir ou réviser), des profils d’utilisateur (dernière connexion) et horodater les dossiers (création, modification, disponible au public) aux fins de suivi. VITA n’intègre ni le contrôle des versions (sauf si on s’en charge manuellement) ni le contrôle d’accès aux objets.

Caractéristiques et fonctions supplémentairesCaractéristiques et fonctions supplémentaires

• Affichage regroupé de collections pour de multiples agences.
• Module de contribution pour recueillir du public des objets numériques ou des récits.
• Modération des commentaires.
• Question mystère, afin de cerner les informations manquantes et favoriser l’engagement de la communauté.
• Module de témoignages (avec modération).
• Module de création de chronologies.
• Outil de signets « Mes favoris » pour la création de collections privées par les utilisateurs.
• Module de transcription autonome.