ARCHIVÉE - Réduction de l'attente par des processus intégrés de services (RAPIDS)

Rapport 1

Une proposition de la Fondation canadienne de la recherche sur les services de santé

« Les gouvernements reconnaissent qu'ils ne peuvent pas réduire les temps d'attente par eux-mêmes. »
Déclaration des ministres fédéral-provinciaux-territoriaux de la Santé
Toronto (Ontario) - 22 et 23 octobre 2005

« Un gouvernement conservateur sera ouvert aux innovations susceptibles de réduire les listes d'attente, d'améliorer la qualité des soins et d'assurer une meilleure coordination et un plus grand échange d'information dans la prestation des services de santé. » [ traduction ]
Parti conservateur du Canada; Déclaration de politique; 19 mars 2005

Shorter Waits and Improved Flows Training Program (SWIFT)/ Réduction de l'attente par des processus intégrés de services (RAPIDS) Une proposition de la Fondation canadienne de la recherche sur les services de santé (version PDF)

Principales caractéristiques

• Programme entièrement bilingue visant à améliorer les temps d'attente et les déplacements des patients grâce à une formation des cadres qui gèrent l'accès au système de santé.
• Activités du réseau post-formation, notamment des réunions annuelles où les participants peuvent échanger leur expérience avec leurs pairs, ainsi que des occasions de formation continue par le biais de l'informatique qui permet aux diplômés d'accéder à des modules d'éducation à distance et à des recherches mises à jour concernant le déplacement des patients et autres domaines connexes.
• Une première phase consistant en une formation éclair en vue de conférer un diplôme à au moins 400 à 500 cadres, médecins, infirmières et autres professionnels paramédicaux qui s'occupent de la gestion du déplacement des patients, suivie d'une deuxième phase de regroupement, d'une durée de cinq ans, visant à produire de 60 à 80 diplômés par année.
• Demandes faites par les établissements qui parrainent leurs meilleurs candidats; des contributions nominales en matière de finance et de ressources internes de la part du commanditaire qui appuient un groupe de stagiaires désignés dont le nombre s'accroît rapidement au sein de chaque établissement.
• Durée d'un an avec des séances de formation individualisées données au cours de trois fins de semaine (deux régionales et une nationale) de même qu'un projet d'intervention mené au sein de l'établissement d'attache.
• Séances de formation offertes dans les quatre régions (Ouest, Ontario, Québec, Atlantique) de façon à établir un équilibre entre les commodités régionales et les possibilités de former un réseau national de pairs.
• Modules supplémentaires disponibles sur Internet que les stagiaires peuvent sélectionner afin de poursuivre leur apprentissage et compléter le programme.
• Coût total de 29,5 millions de dollars (14,4 millions pour la phase éclair et 12,8 millions pour l'étape de regroupement, auxquels s'ajoutent environ 2,2 millions pour les activités relatives au démarrage et à la phase de ralentissement).

Contexte

L'attente représente un enjeu important des soins de santé, et les problèmes de temps d'attente exercent une influence marquée sur les politiques en matière de santé ainsi que les programmes d'élaboration des politiques. Les gouvernements se sont fortement engagés à réduire les temps d'attente, notamment dans les cinq domaines cliniques précisés dans l'Accord de 2003 sur la santé et confirmés par le gouvernement fédéral et les provinces dans les ententes de décembre 2005 concernant les points de repère. Le progrès n'exige pas seulement un engagement et, dans certains cas, du financement, mais également des outils et des processus concrets permettant de gérer un système complexe. La documentation sur l'amélioration de la qualité renferme des preuves de grande réussite quant à la diminution des temps d'attente à l'échelle locale et même nationale (dans le cas du R.-U. en particulier). Des améliorations considérables s'avèrent possibles si les gens disposent des connaissances, des outils et de l'appui nécessaires pour y parvenir.

Objectifs et description du programme

La présente proposition, dirigée par la Fondation canadienne de la recherche sur les services de santé (version PDF), mettra au point le programme de Réduction de l'attente par des processus intégrés de services (RAPIDS) qui vise les deux objectifs suivants :

1. Former les cliniciens, les gestionnaires et les décideurs sur la façon de réduire les attentes inutiles et préjudiciables dans le système de soins de santé, améliorant ainsi l'expérience du patient et diminuant les temps d'attente généraux en vue d'obtenir des services.
2. Établir un réseau national permanent constitué de décideurs qui se fondent sur des données probantes et sont en mesure d'utiliser des connaissances en développement et d'accéder à de nouveaux outils afin d'améliorer le déplacement des patients au sein des services de santé de même que leur accès à ces services.

En décembre 2005, nous avons interrogé 14 des cadres supérieurs et des cliniciens de premier plan à la grandeur due pays dans le but d'évaluer leur intérêt pour un tel programme et pour obtenir leur avis sur la manière dont il pourrait être élaboré et mis en oeuvre afin d'être efficace et de répondre à leurs besoins et leurs situations. À l'exception d'un seul, tous les participants ont manifesté de l'enthousiasme à l'égard du programme et se sont engagés à parrainer et à soutenir les stagiaires.

La proposition suivante pour le programme RAPIDS intègre les conclusions de ce sondage et propose que le format et le contenu détaillés du programme soient définis par les éléments ci-dessous :

• Les délibérations d'une commission des études en vue d'élaborer la stratégie précise en matière d'éducation, de déterminer le corps professoral national et international, d'évaluer le temps requis pour offrir un programme réussi et de concevoir les modules qui combinent les contenus obligatoires et facultatifs.
• Des consultations supplémentaires avec les milieux de la pratique, de la gestion et des politiques afin d'influencer l'élaboration de curriculum et la conception générale du programme.
• Des discussions avec les partenaires actuels et potentiels afin de former un réseau de soutien, de déceler des possibilités quant à des programmes et expériences complémentaires pour les participants et d'éviter le chevauchement des efforts.
• Une rétroaction de la part des groupes initiaux d'anciens élèves et apparition de nouveaux intérêts et besoins provenant du système de santé.

La conception et la structure globales du programme RAPIDS s'appuieront sur les succès et les leçons apprises de programmes semblables de la FCRSS sur le développement des capacités en vue d'une prise de décision éclairée se fondant sur des données probantes, dont le Programme de formation des cadres pour l'application de la recherche (PFCAR) (version PDF). Plutôt que de faire appel à un seul établissement d'enseignement pour l'exécution du programme, nous aurons recours à un bureau de coordination central qui sélectionnera les meilleurs corps professoraux au sein de nombreux établissements nationaux et internationaux. Cette caractéristique nationale de coordination facilite également la nature entièrement bilingue de ce programme, l'élaboration d'un réseau national formé de pairs (un produit de ces programmes auquel les participants accordent une grande valeur) et la capacité d'adapter rapidement le curriculum aux besoins régionaux changeants en se servant de la surveillance continue et des données d'évaluation.

Le fait que la formation n'ait plus lieu dans un environnement universitaire traditionnel mais qu'elle s'offre plutôt par l'entremise d'un programme coordonné à l'échelle nationale répond davantage aux besoins et aux situations de ses clients. Cela facilite également la création d'une communauté nationale constituée de diplômés prêts à améliorer les déplacements des patients, à réduire les temps d'attente et à accroître la satisfaction des patients en utilisant les meilleures données probantes disponibles. Ces personnes et le réseau qu'elles forment agiront à titre de ressources permanentes essentielles destinées à aider les organisations de tout le pays à améliorer leur rendement.

Le programme, offert dans les deux langues officielles, comportera un ensemble d'éléments, notamment :

• apprentissage et échange dans des endroits retirés en région
• apprentissage autonome sur le Web
• interventions dans les établissements d'attache des stagiaires
• au moins une rencontre annuelle en personne pour tous les participants du programme
• la mise sur pied d'un réseau afin de continuer à appuyer les besoins des diplômés en matière de données probantes au delà du programme de formation officiel.

Notre expérience avec le PFCAR a montré que le programme RAPIDS exigera un engagement organisationnel important pour mettre en oeuvre les stratégies relatives aux temps d'attente et aux déplacements des patients afin d'améliorer l'accessibilité. Puisque nous accusons un retard dans la réponse aux besoins liés au développement des compétences, une phase éclair initiale permettra de former entre 400 et 500 diplômés au cours des cinq premières années du programme. Suivra la phase de regroupement, de même durée, pendant laquelle le maintien et la croissance seront assurés par la production de 60 à 80 diplômés par année. De plus, l'effet bénéfique maximal découlant du réseau de diplômés qui s'étendra peu à peu prendra un certain temps à se manifester. Pour ces raisons, la présente proposition est constituée de deux phases quinquennales en tenant compte du fait que nous n'en retirerons les avantages complets que par l'entremise d'un programme d'une durée minimale de 12 ans - l'offre des deux périodes de cinq ans avec l'ajout d'une année en vue de se préparer pour la première admission et une autre pour compléter les évaluations et les rapports.

Personnes ciblées

Le programme RAPIDS ciblera les personnes susceptibles d'introduire des techniques de gestion des temps d'attente et des processus de déplacement dans d'importants domaines de soins. Le groupe de candidats admissibles devrait être inclusif et offrir des possibilités à toutes les personnes qui participent au processus de gestion des déplacements des patients, entre autres :

• Des chefs de file en soins cliniques, tels les chefs de la chirurgie ou des diagnostics
• Des responsables cliniques, tels les directeurs de divers dossiers de santé
• Les responsables de salles d'opération
• Des leaders professionnels en matière d'accès, dont les chefs des services de soins infirmiers, de réadaptation, de laboratoire, d'imagerie diagnostique et autres
• Des cadres supérieurs au sein d'organisations pouvant prendre des décisions concernant les politiques et l'affectation des ressources
• Des directeurs et des cadres dans les réseaux de santé provinciaux et régionaux (p. ex., le Saskatchewan Surgical Care Network; Action Cancer Ontario)
• Des agents d'amélioration de la qualité
• Des gestionnaires des systèmes d'information
• Des coordonnateurs des temps d'attente
• Le personnel du Conseil de la qualité et d'autres organisations dotées d'un mandat d'amélioration de la qualité.

Démarrage

Nous avons appris, grâce à notre expérience avec le PFCAR, qu'une planification adéquate s'avère essentielle à la réussite de ce genre de programme. Au cours de la première année de financement, nous consulterons les partenaires, les leaders du système de santé et les candidats éventuels afin de nous assurer que le programme est conçu en vue de répondre aux besoins spécifiques du système et de ses clients. Nous établirons un curriculum qui tient compte des bonnes questions et compétences et mettrons au point une bureautique configurée pour les besoins particuliers des stagiaires. De plus, nous réunirons et formerons un corps professoral de renommée mondiale et produirons les documents de formation nécessaires dans les deux langues officielles. Enfin, nous veillerons à ce que les détails logistiques soient en place afin de nous permettre d'offrir une expérience de formation rigoureuse, de grande qualité et durable.

Proposition d'admission

Après une période de démarrage, le programme servira annuellement quatre cohortes régionales formées de 25 stagiaires pendant au moins les cinq premières années - la phase « éclair ». Au cours des cinq années subséquentes, qui constitueront la phase de « regroupement », la taille de ces cohortes sera réduite pour comprendre entre 15 et 20 stagiaires. La participation au programme s'étendra sur un an.

Puisque la gestion des temps d'attente et des déplacements des patients constitue une question d'ordre organisationnel et systématique plutôt que particulier, il n'est pas surprenant de voir que le sondage effectué auprès des gestionnaires du système de santé révèle de façon unanime qu'il s'avère plus efficace de demander aux organisations plutôt qu'aux particuliers de se porter candidats. Ces dernières feront part de leurs intentions et engagements pour l'amélioration des temps d'attente et auront à choisir les personnes qui participeront au programme. Si la demande est suffisamment grande, il serait possible d'offrir une combinaison de lots financés par le programme et d'autres par l'organisation (afin d'accommoder les grandes organisations qui souhaiteront peut-être voir un plus grand nombre de personnes formées). De plus, nous pourrions avoir recours à une méthode de « formation des formateurs » en vue de renforcer plus rapidement la capacité au sein des organisations enthousiastes.

L'accent initial sera mis sur les approches fondées sur la recherche pour la gestion des temps d'attente à l'égard des soins actifs et des problèmes de déplacements des patients qui y sont liés. Le premier sondage a révélé un large éventail d'autres intérêts qui pourraient être offerts à titre de modules facultatifs au fil de la progression du programme. Parmi les sujets dont nous pourrions traiter se trouvent les approches axées sur la recherche au sujet :

• de la gestion du changement et de la communication au public;
• de l'accès aux soins primaires;
• des modes d'aiguillage vers les spécialistes;
• de la gestion du risque;
• de la gestion du flux de l'information, par exemple, du diagnostic vers les fournisseurs, des hôpitaux vers les soins ambulatoires, des soins primaires vers les établissements de soins communautaires et les établissements de soins de longue durée.

Matière du programme

Le programme RAPIDS offrira une formation intensive sur place portant sur l'organisation et la gestion des temps d'attente et des déplacements des patients. Fondé sur les réflexions préliminaires de la FCRSS et les résultats du premier sondage, le programme de base se servira de différents outils pédagogiques pour offrir aux participants une formation axée sur des données probantes, de même que des outils et des méthodes pour traiter de sujets tels :

• la recherche opérationnelle-processus d'optimisation des déplacements des patients et de réduction des temps d'attente
• les systèmes d'information pour la gestion des temps d'attente
• la priorité du besoin-décider s'il faut classer les patients et de quelle façon le faire
• la détermination des sources d'engorgement
• l'interaction entre les besoins des patients et les capacités du système pouvant ralentir ou accélérer le parcours au long du processus de soins
• la modélisation multiniveaux des besoins et des capacités
• la gestion des ressources humaines, pécuniaires et financières en vue de réduire les temps d'attente

Le programme offrira également un contenu contextuel, par exemple :

• la détermination et l'incorporation des besoins des collectivités
• la définition et l'amélioration de la pertinence
• l'évaluation du rendement à des fins d'amélioration - à la fois le processus et les résultats
• l'ajout du rôle des mesures incitatives - harmoniser pratiques et objectifs

Logistique et approche du programme

Fondé sur le premier sondage et sur un examen préliminaire de la matière, et sujet à l'amélioration du curriculum, le programme prendra la forme suivante :

• trois modules principaux d'une durée de trois jours chacun (ven-sam-dim) sur une période d'un an;
• les deux premiers modules seront donnés dans chacune des régions (Ouest, Ontario, Québec et Atlantique) pour un total de huit modules offerts chaque fois à 25 participants; le troisième et dernier module sera donné à l'échelle nationale à partir d'un lieu central où les 100 participants seront présents;
• les participants choisiront un maximum de trois modules supplémentaires qui seront donnés par l'entremise de mécanismes de prestation sur le Web, sur des sujets d'intérêt à la discrétion des participants ou de l'organisme d'attache; un maximum d'une semaine de ce type d'enseignement sur le Web sera offert dans les organismes d'attache;
• un corps professoral principal composé de quatre personnes assurera l'élaboration et la prestation du programme (afin de réduire le recours à des conférenciers invités une seule fois, étant donné la nature spécifique et opérationnelle de la formation);
• les cadres supérieurs de l'établissement d'attache assisteront aux séances orientées vers les politiques.

Engagements de l'organisation

L'expérience de la FCRSS fondée sur les programmes actuels de développement de la capacité fait valoir les mesures qui favorisent des engagements solides de la part de l'organisation envers le programme. Le programme RAPIDS exige donc les points suivants :

1. l'organisation doit déposer la demande et choisir les participants qui la représenteront;
2. chaque stagiaire ou groupe de stagiaires sera encouragé à entreprendre un projet d'intervention au sein de son organisme d'attache afin de mettre en pratique les connaissances acquises au cours du programme;
3. l'organisation fournira un ordinateur portatif de configuration standard ainsi que 5 000 $ pour chaque stagiaire afin de couvrir les frais d'hébergement, de voyage et de connexion réseau relatifs au programme;
4. les cadres des niveaux les plus élevés responsables de la gestion des temps d'attente et des déplacements des patients de l'organisme de chaque stagiaire devront assister à la séance annuelle réunissant tous les participants.

Partenaires principaux et potentiels

Les principaux partenaires de ce programme et la FCRSS ont déjà manifesté leur intérêt et leur enthousiasme : le Collège royal des médecins et des chirurgiens, l'Academy of Canadian Executive Nurses, la Canadian Society of Physician Executives et le Conseil canadien d'agrément des services de santé. Il serait également essentiel de joindre un organisme important du Québec comme l'AQÉSSS (l'Association québécoise d'établissements de santé et de services sociaux).

En plus de la participation de ces partenaires principaux, l'engagement d'organisations pouvant apporter leur aide à l'élaboration et à la prestation du programme, aux communications et au transfert du savoir ainsi qu'au recrutement est fort souhaitable. Voici des exemples d'organisations :

• organisations dotées d'un mandat d'amélioration de la qualité, en particulier celles dont le mandat consiste à renforcer la capacité des organismes de service, p. ex., les Health Quality Council de la Saskatchewan, de l'Alberta et de l'Ontario;
• organisations dotées d'un mandat spécifique de gestion des temps d'attente, p. ex., le réseau de soins coronariens de l'Ontario et le Surgical Care Network de la Saskatchewan;
• programmes d'éducation pour les gestionnaires, p. ex., le cours Masters of Health Administration et la maîtrise en administration des affaires;
• programmes continus d'éducation en matière de santé et organismes de normalisation;
• organisations dont le mandat est d'offrir un soutien de base qui puisse être pertinent, p. ex., Inforoute Santé du Canada;
• organisations dotées d'un mandat de surveillance et d'établissement de rapports, p. ex., le Conseil canadien de la santé;
• organisations dotées d'un mandat de recherche, p. ex., les Instituts de recherche en santé du Canada.

Relations avec les programmes déjà en place

Certaines provinces et certains territoires ont déjà mis sur pied ou porté appui à des programmes visant l'amélioration des connaissances et à des stratégies de réduction des temps d'attente (p. ex., les équipes pour l'amélioration de la santé de l'Ontario et le Health Quality Council de la Saskatchewan). Nous prévoyons que ces activités se poursuivront, et le programme RAPIDS/SWIFT supervisera les initiatives afin d'assurer que notre programme soit à la fois complémentaire et novateur. Son caractère unique et sa valeur ajoutée reposent dans les domaines suivants :

1. Il examinera les aspects techniques et politiques de l'accès et des temps d'attente plutôt que de se concentrer uniquement sur des outils et des processus particuliers. Les participants seront confrontés aux facteurs environnementaux qui ont une incidence sur le rendement du système et tireront des leçons des expériences internationales. Nous mettrons particulièrement l'accent sur la gestion du changement ainsi que sur les obstacles et les facilitateurs d'une amélioration rapide.
2. Bien que les temps d'attente relatifs aux interventions spécifiques représentent actuellement un enjeu principal au Canada et qu'ils seront traités au cours des premières phases du programme RAPIDS/SWIFT, ils constituent un sous-ensemble du plus grand enjeu des déplacements des patients, de l'information, des ressources humaines et du capital. Les engorgements se produisent pour bon nombre de raisons qui peuvent varier d'un secteur à l'autre (p. ex., laboratoires, soins primaires, établissements de santé offrant des soins de longue durée et salles d'urgence). Le programme analysera l'environnement de manière continue et élaborera de nouveaux modules pour faire face aux problèmes émergents.
3. Il maintiendra un réseau de diplômés qui offrira des possibilités d'apprentissage continu et d'échange dans tout le pays.
4. Nous procéderons à des évaluations continues afin d'assurer la pertinence, le respect de normes élevées relatives à l'enseignement et au matériel pédagogique et l'applicabilité aux réels problèmes du système.

Gouvernance et imputabilité

Avec l'accord des partenaires du programme, un comité consultatif sera mis sur pied afin de superviser l'élaboration du curriculum et la conception générale du programme. Il sera également chargé de recommander une adaptation continue en réponse aux résultats de la surveillance régulière du progrès et à l'évaluation des résultats.

Le conseil d'administration de la FCRSS sera responsable de l'administration des fonds et de leur utilisation appropriée selon les objectifs du programme présentés.

Un rapport annuel sera produit et présenté au gouvernement du Canada ainsi qu'à d'autres partenaires financiers. Il présentera le rendement annuel prévu et les mesures réelles des résultats et du rendement.

Vue d'ensemble du budget

Le budget proposé pour lequel nous présentons une demande a été calculé en fonction de quatre phases : démarrage (1^re année), phase d'admission éclair (2^e à 6^e année), phase de regroupement (7^e à 11^e année) et ralentissement (12^e année).

Les coûts relatifs à chacune des phases se présentent comme suit :

• 1^re année
  1 144 500 $
• 2^e à 6^e année
  14 410 750 $
• 7^e à 11^e année
  12 790 250 $
• 12^e année
  1 112 750 $

Le calcul détaillé des coûts totaux de 29,5 millions de dollars est présenté à la page suivante.