ARCHIVÉE - Guide pratique sur les projets de jumelage des soins palliatifs

Préparé par :
Susan Breiddal
Bruce Breiddal
pour Santé Canada

Table des matières

• À propos de l'auteure
• Remerciements
• Introduction : L'apport de changements - une collectivité à la fois
  • But du présent guide
  • Une approche pratique en quatre étapes
  • Principes d'un jumelage réussi
  • Schéma des progrès en matière de jumelage (étapes 1 à 4)
• Étape 1 : Préparation
  • Pour commencer
  • Renforcer le soutien et la participation - exploiter le pouvoir des gens
  • Prendre les choses en mains
  • Rédiger un plan de projet
  • Liste de vérification de l'étape
• Étape 2 : Partenariat
  • Trouver un partenaire de jumelage
  • Définir votre partenariat
  • Signer une convention de mandat
  • Agir en tenant compte de la durabilité
  • Liste de vérification de l'étape 2
• Étape 3 : Mise en oeuvre
  • Responsabilités financières - gestion des dons
  • Collecte de fonds
  • Planifier des visites et des échanges
  • Maintenir la communication au premier plan
  • Liste de vérification de l'étape 3
• Étape 4 : Achèvement
  • Examen des progrès
  • Rapport de projet
  • Évaluation du projet et du partenariat
  • Planification pour l'avenir
  • Liste de vérification de l'étape 4
• Conclusion
  • Trousse d'outils pratique pour votre organisme
• Annexes
  1. Principes directeurs du projet de jumelage - un point de vue personnel
  2. Formulaire d'offre de services de bénévole
  3. Lettre de motivation
  4. Accord d'amitié
  5. Évaluation des besoins
  6. Convention de mandat
  7. Formulaire d'engagement
  8. Examen des progrès
  9. Évaluation du projet et du partenariat
• Références Web
  1. Modèle de plan de projet terminé
  2. Modèle de lettre de motivation
  3. Modèle d'accord d'amitié
  4. Modèle de convention de mandat
  5. Modèle de liste de priorités

À propos de l'auteure

Susan Breiddal, auteure du Guide pratique sur les projets de jumelage des soins palliatifs, travaille depuis dix ans à titre de conseillère, d'enseignante et de formatrice au Victoria Hospice, et elle est gestionnaire du projet de jumelage de l'établissement. Par le biais de son entreprise, Manual Dexterity, elle a écrit plusieurs manuels à l'intention des dirigeants et des participants. Son travail dans le cadre du projet de soins palliatifs Hold Me Africa a renforcé son désir de promouvoir les soins palliatifs au Canada et dans le monde.

En mettant à profit ses 25 années d'expérience en tant que conseillère en cabinet privé, elle a contribué à la création du John D. Morgan Certificate Program in Death, Dying, Palliative Care and Bereavement. Elle espère promouvoir les soins palliatifs grâce à la Canadian Hospice Twinning Initiative - A Twin for Every Canadian Hospice.

Remerciements

L'auteure aimerait remercier les personnes suivantes pour leur contribution dans le cadre de ce projet :

• Michael Sharpe
  Gestionnaire, Unité des soins palliatifs et de fin de vie,
  Division des soins chroniques et continus, Santé Canada
• Peta Collings
  Gestionnaire des ressources bénévoles, Hold Me Africa
• Wendy Pratt
  Directrice générale, Nanaimo Community Hospice Society
• David Falk
  Médecin, Hold Me Africa
• Ricardo Walters
  Coordonnateur, Armée du Salut - Afrique

Équipe de facilitation régionale

• Wayne Petersen
  Directeur général, Victoria Hospice Society
• D^r Robin Love
  Directeur médical, programme de soins palliatifs,
  Nanaimo Regional Hospital; International Network for Cancer Treatment and Research

L'auteure aimerait également remercier les personnes qui ont accepté de lire l'ébauche du présent document :

• Doug McLaughlin
  Bénévole, Hospice Calgary
• Stuart Brown
  Directeur, programme d'accès aux soins palliatifs,
  International Network for Cancer Treatment and Research
• Leslie Sundby
  Professeure, Faculté des sciences infirmières,
  Malaspina University-College

Introduction

L'apport de changements - une collectivité à la fois

Depuis les dernières décennies, le concept du jumelage occupe une place de plus en plus importante dans les efforts de collaboration des petites et des grandes villes du monde dans le cadre de diverses initiatives sociales. Au cours des dernières années, les professionnels des soins palliatifs des collectivités du Canada et d'autres pays développés ont adopté le jumelage comme moyen d'échanger des connaissances, des compétences et des pratiques prometteuses en matière de soins palliatifs avec des collègues de pays en développement. Leurs efforts contribuent aux initiatives de jumelage des soins palliatifs, qui permettent d'améliorer de manière considérable la qualité des soins de fin de vie dans bon nombre de collectivités à l'échelle mondiale.

1. But du présent guide

Le présent guide vise à aider les organismes canadiens à mettre en oeuvre des projets de jumelage des soins palliatifs avec des organismes de soins de santé partenaires de pays en développement. Les avantages de ces projets - le partage d'idées et d'expériences, la collaboration interculturelle et la compréhension - sont importants pour les praticiens, les bénévoles et les défenseurs des soins palliatifs au Canada et ailleurs.

2. Une approche pratique en quatre étapes

Le Guide pratique sur les projets de jumelage des soins palliatifs présente une approche pratique en quatre étapes en vue d'un jumelage réussi. Ces étapes consistent à donner des conseils pour préparer votre organisme à l'occasion de jumelage (en prêtant une attention particulière aux idées et à la participation des bénévoles); à choisir un partenaire de jumelage approprié et à mettre en place des accords de collaboration efficaces; à mettre en oeuvre et à gérer votre relation de partenariat; à examiner vos progrès et à évaluer le succès de votre projet et de votre partenariat. Le présent guide comporte d'autres éléments particuliers, comme un schéma des progrès en matière de jumelage, un plan de projet par étape, des exemples inspirants de projets de jumelage antérieurs ainsi que des formulaires et des documents juridiques pour vous aider à démarrer.

3. Principes d'un jumelage réussi

Quels sont donc les principes directeurs d'un jumelage réussi? Les responsables du Guide pratique sur les projets de jumelage des soins palliatifs ont demandé aux vétérans d'initiatives de jumelage réussies de faire part de leurs principes de réussite. Ces principes entrent dans sept catégories générales :

1. Patience et flexibilité
   Soyez prêt à laisser le processus se dérouler. Les attentes des Canadiens concernant la planification, le fonctionnement du gouvernement et les communications peuvent être différentes de celles d'autres parties du monde.
   
   Soyez prêt à passer à l'action et à reconnaître le caractère unique des valeurs affectives et spirituelles sous jacentes des soins palliatifs. En d'autres mots, la patience et la flexibilité que témoignent quotidiennement les travailleurs du domaine des soins palliatifs aux patients et aux familles peuvent être appliquées au partenariat de jumelage en soi.
2. Sensibilité et respect
   Vous devez être prêt à examiner vos propres attitudes et comportements. Réfléchissez honnêtement à votre volonté d'attendre et d'observer (lorsque cela est approprié); de tirer une leçon des expériences de votre partenaire de jumelage; d'éviter de « régler » les choses et de donner des conseils; de tenir compte des hypothèses ou des préjugés. Vous devez consciemment vous engager à faire preuve de respect en tout temps.
3. Durabilité
   Planifiez votre projet de jumelage de manière à assurer sa durabilité. Si vous commencez en faisant grand étalage de votre projet pour ensuite abandonner rapidement, vous risquez de faire plus de mal que de bien. La durabilité n'exige pas nécessairement votre participation directe à long terme : elle nécessite la mise en place de ressources humaines et financières pour assurer l'efficacité de la programmation après que votre participation aura pris fin. Vous devez donc trouver des solutions qui peuvent être maintenues à long terme, sans aide extérieure.
4. Réciprocité
   Le partenariat de jumelage est une relation réciproque. Chaque partenaire doit déterminer les avantages qu'il souhaite tirer du partenariat et ce qu'il peut offrir. Le défi pour l'organisme établi consiste à partager son expérience et son expertise de manière à accroître l'indépendance du partenaire de jumelage. Planifiez un échange égal et tenez pour acquis que le contrôle et la responsabilité seront également équitables. Ne soyez pas surpris que votre nouveau partenaire ait énormément de choses à apprendre.
5. Financement
   Une petite contribution permet d'apporter de grands changements. Vous n'avez pas besoin d'être riche pour être efficace. Un engagement mensuel de 20 $ peut aider à améliorer de façon considérable la qualité des soins de fin de vie dans un pays en développement.
6. Aide
   Apportez de l'aide de manière raisonnable. Beaucoup de participants aux projets se sentent dépassés par l'ampleur des besoins des pays en développement. En mettant en commun les ressources et les talents, vous pouvez commencer par de petits gestes et graduellement réaliser de plus grandes choses.
7. Communication
   Établissez des liens avec les autres. Le jumelage consiste à se lier d'amitié avec des personnes aux vues similaires partout dans le monde. Votre participation peut avoir une véritable incidence sur la vie de quelqu'un. Les visites sur place peuvent également vous donner une idée de la façon dont les soins sont prodigués dans les régions pauvres en ressources. Elles vous permettent non seulement de mieux saisir l'importance de votre partenariat, mais aussi de mieux apprécier la richesse de votre propre milieu.

Une perspective personnelle

Pour mieux connaître les principes directeurs d'un jumelage réussi, lisez les commentaires du D^r David Falk, du projet de jumelage des soins palliatifs Hold Me Africa (voir l'annexe A).

4. Schéma des progrès en matière de jumelage

Étape 1: Préparation

1. Pour commencer

Communiquez votre vision

Il suffit d'une personne enthousiaste avec l'idée de mettre en oeuvre un projet de jumelage. Parlez à des personnes de tous les secteurs de votre organisme. Votre engagement inspirera les autres. En peu de temps, le message aura été véhiculé et vous aurez une équipe enthousiaste.

Assurez vous d'utiliser un groupe de personnes talentueuses et des relations au sein de la collectivité. Prenez en note l'adresse de courrier électronique et le numéro de téléphone des personnes qui démontrent de l'intérêt. Souvenez vous que vous n'avez pas besoin de grands groupes; il vous suffit de rassembler des personnes qui partagent votre vision de jumelage.

Créez un énoncé de vision

Votre énoncé de vision doit être inspirant et énergisant. Il doit exposer aux gens le vaste potentiel de votre projet et leur donner une image mentale qui les motivera à participer.

Résumez votre vision au moyen d'un énoncé puissant dès la première phrase. Écrivez votre énoncé à la voix active, comme si vous rapportiez ce que vous pouvez réellement voir, entendre, penser et ressentir après l'obtention de votre résultat idéal.

Vous pouvez combiner votre énoncé de vision à un énoncé de valeurs qui représente les priorités du projet de votre organisme. Indiquez qui vous êtes, ce que vous avez à offrir et ce que vous aimeriez tirer de ce projet. Adoptez une approche flexible : les détails changeront probablement à mesure qu'avance votre projet.

2. Renforcer le soutien et la participation - exploiter le pouvoir des gens

Recrutez des bénévoles

Les gens qui vous entourent auront entendu parler du projet, et ils voudront participer à titre de bénévoles. Demandez leur de remplir un formulaire d'offre de services de bénévole (voir l'annexe B). Notez les compétences précises que désirent apporter les bénévoles et indiquez les références des bénévoles et leurs coordonnées à un même endroit.

Il est important de déterminer des tâches précises à assigner aux bénévoles du projet, de sorte qu'ils aient l'impression de contribuer de manière significative.

Après avoir précisé les attentes et les rôles, vous pouvez demander aux bénévoles de votre projet de commencer à établir des réseaux avec des personnes de la collectivité qui pourraient être en mesure d'offrir des ressources ou des services.

Sensibilisez la collectivité des soins palliatifs

Dressez la liste de vos réseaux de soins palliatifs. Communiquez avec d'autres membres de la collectivité, dont le personnel et les bénévoles des centres de soins palliatifs, les équipes d'intervention communautaire, le personnel infirmier à domicile, le personnel et les médecins en soins palliatifs des hôpitaux, les membres du conseil d'administration et les chefs d'organismes.

Nommez une personne ressource au sein de chacun de ces groupes et tenez la au courant de vos activités. N'oubliez pas que ces personnes sont occupées. Si elles décident de participer, elles voudront jouer un rôle important. Comme dans le cas des bénévoles de votre projet, assurez vous d'avoir des tâches précises pour les bénévoles de centres de soins palliatifs, car vous risquez de perdre leur intérêt. Prêtez une attention particulière à ceux qui peuvent apporter de l'expertise en direction, en supervision, en responsabilité financière, en communication et en sensibilisation.

Assurez vous d'être accueillant et d'intégrer tout le monde, car la contribution de chaque personne est importante. À votre première réunion, examinez les renseignements généraux contenus dans la section de l'introduction et des principes d'un jumelage réussi du présent guide. Invitez chaque personne à parler de ce qui l'a motivée à venir à la réunion, et planifiez ensuite vos prochaines étapes. Il se peut parfois que l'idée et le plan soient très bons, mais pas le moment choisi. Il vous faudra accepter ce fait et attendre. Soyez patient.

Obtenez l'aide de votre organisme

Bien que votre projet soit dirigé par des bénévoles, il se peut que vous deviez avoir recours aux idées et à la supervision du personnel pour les questions d'ordre administratif, logistique et financier. Demandez à votre organisme ce qu'il est prêt à offrir dans le cadre de votre projet.

Entretenez vous de manière non officielle avec les dirigeants de votre collectivité des soins palliatifs. Obtenez des conseils et des directives de la part de personnes comme votre directeur général ou les cadres supérieurs de votre centre de soins palliatifs, le directeur médical de votre unité des soins palliatifs, les gestionnaires des bénévoles, le personnel infirmier, les conseillers et les travailleurs en soutien spirituel, ainsi que votre directeur des soins infirmiers à domicile.

3. Prendre les choses en mains

Examinez les questions d'ordre juridique fondamentales

Après avoir obtenu le soutien des gens pour l'idée du jumelage, vous pouvez examiner certaines questions d'ordre juridique fondamentales susceptibles d'avoir une incidence sur votre organisme. Jetez un coup d'oeil à la loi sur les sociétés de votre province et à la constitution et aux règlements administratifs de votre organisme. Le projet devra s'harmoniser avec le mandat constitutionnel de votre organisme. Il se peut que vous deviez attendre jusqu'à votre assemblée générale annuelle pour apporter une modification à votre constitution en vue de permettre le travail à l'échelle internationale, au besoin. Assurez vous de fournir l'information bien avant la réunion pour que les membres du conseil puissent prendre une décision éclairée.

Faites une présentation préliminaire devant le conseil

À ce stade, vous n'avez pas pris d'engagement envers un partenaire précis, mais vous avez un certain nombre de partenaires potentiels en tête. Conservez toutes vos options jusqu'à ce que vous ayez établi vos priorités, rédigé votre plan de projet (voir la page 15) et visité des sites de projet possibles.

Même sans contrat précis, vous devez obtenir l'accord de votre conseil d'administration pour rassembler les ressources et traiter des dispositions particulières. Vous pouvez garantir aux membres de votre conseil d'administration que vous avez suffisamment d'encadrement et de soutien en leur montrant le présent Guide pratique sur les projets de jumelage des soins palliatifs.

Attendez-vous à ce que les membres du conseil d'administration aient des questions et des préoccupations, et encouragez-les à vous en faire part. Après tout, leur rôle consiste à surveiller et à déterminer l'orientation de votre organisme. Utilisez leurs idées pour accroître la « diligence raisonnable ». Après avoir obtenu l'accord de principe du conseil, mentionnez clairement que vous reviendrez avec plus de détails avant l'obtention de l'approbation finale du projet.

Choisissez un comité directeur

Le comité directeur est responsable de la prise de décisions pour l'ensemble du projet. Il doit être composé de dirigeants, comme un membre du conseil d'administration ou votre directeur général.

Au début, il se peut que vous deviez vous rencontrer souvent, par exemple une fois par semaine. Chaque membre consacrera du temps entre les réunions. Si les membres de votre groupe proviennent de différents organismes, il se peut que vous ayez de la difficulté à vous rencontrer en personne et que vous décidiez de discuter par téléphone ou par courriel. Une fois le projet mis en oeuvre, les réunions peuvent être moins fréquentes.

Durabilité

La durabilité est un thème important dans le contexte du jumelage. Pensez à ce qui arrivera lors du départ de la personne à la tête de votre comité directeur. Vous devrez déterminer un plan d'avenir qui ne dépend pas d'une seule personne, par exemple en élisant un coprésident du comité directeur.

Comité directeur du projet : Principales parties

Le gestionnaire de projet...

veille à ce que le projet soit terminé à temps et en respectant le budget, comme il est indiqué dans les accords relatifs au projet.

Le président...

organise les réunions de groupe, établit l'ordre du jour, assure la bonne orientation de la réunion, anime la discussion et veille à ce que la discussion donne lieu à une conclusion ou à une résolution.

Le secrétaire...

note le procès-verbal des réunions et les envoie au président. Le secrétaire est responsable de toute partie du projet nécessitant une communication écrite.

Le collecteur de fonds...

est responsable de gérer les projets de financement.

Le comptable...

gère le compte en banque du projet, reçoit et envoie l'argent et les documents, conserve des dossiers détaillés et à jour et a le pouvoir de signer les chèques relatifs au projet.

Les membres du groupe...

participent aux réunions, se portent volontaires pour effectuer les tâches assignées et peuvent superviser des bénévoles ou siéger au sein de sous-comités.

4. Rédiger un plan de projet

Le plan de projet par étape est essentiel à la réussite de votre initiative de jumelage. Le plan de projet vous aide à travailler en collaboration au sein d'une équipe en analysant les tâches que doit effectuer chaque personne et à quel moment. Il montre également à vos partenaires que vous avez bien réfléchi aux détails.

Étape 1 : Définissez votre but

1. Quels sont les objectifs de votre projet?
2. En quoi ce projet représente t il votre énoncé de vision?
3. Quels avantages mutuels ce projet comporte t il pour votre organisme de jumelage et vous?
4. Que pouvez vous offrir à votre organisme de jumelage, et vice versa?

Étape 2 : Déterminez vos objectifs

L'énoncé de vos objectifs doit être clair, précis, mesurable et réalisable. Il doit comprendre les activités effectuées par votre organisme, les engagements et les investissements financiers ainsi que le temps consacrer à l'organisation.

Étape 3 : Définissez la portée de votre projet

Définissez la portée de votre projet dans le contexte de vos activités. Décidez des éléments à inclure et à exclure. Souvenez vous que vous devez toujours tenir compte du projet dans son ensemble, et non de ses particularités. La portée de votre projet doit représenter ses objectifs, définir les actions que vous allez entreprendre pour y arriver et établir des limites relativement aux travaux à effectuer.

Étape 4 : Déterminez les avantages que comporte le projet

Dressez la liste des avantages que comporte le projet pour votre organisme, y compris ce que vous désirez apprendre et l'incidence qu'il aura sur votre compréhension de la prestation des soins palliatifs et votre approche à cet égard.

Étape 5 : Établissez un critère pour choisir un organisme de jumelage

Il est important d'établir des critères sociaux, culturels, linguistiques et opérationnels pour choisir votre partenaire de jumelage. Prenez la langue en considération. L'anglais ou le français est il une langue couramment parlée au sein votre organisme de jumelage? Pensez également aux forces linguistiques de votre organisme.

De plus, dans le contexte des questions de communication interculturelle, il est important de tenir compte du contexte local.

Assurez vous d'évaluer l'ampleur et le type de niveau de service que vous désirez établir entre vos deux organismes, ainsi que des points communs entre vos visions et vos objectifs respectifs. Cette évaluation vous aidera à assurer la bonne orientation de votre projet.

Étape 6 : Déterminez des parties intéressées

Précisez les personnes ou les groupes qui ont des intérêts dans le résultat du projet. Ces personnes ou groupes doivent inclure le personnel de votre organisme, les membres du conseil d'administration, les bénévoles et les partenaires de la collectivité, ainsi que d'autres partenaires, à mesure que votre projet prend de l'ampleur.

Étape 7 : Déterminez les contraintes associées au projet

Les contraintes sont des éléments incontrôlables qui ont une incidence sur votre projet. Il ne s'agit pas nécessairement de problèmes. Cependant, vous devez en prendre conscience, car elles pourraient imposer des limites à votre projet. Les deux contraintes les plus présentes sont le temps et les ressources financières.

Étape 8 : Déterminez les principaux résultats attendus

Dressez la liste des résultats tangibles (actions/produits) qui respecteront la portée du projet.

Étape 9 : Soulignez les jalons

Les jalons marquent les dates auxquelles les résultats attendus doivent être obtenus. Assurez vous d'inclure les dates auxquelles le projet doit obtenir une autorisation supplémentaire. Les jalons sont essentiels pour assurer l'exécution des tâches en temps opportun et leur harmonisation avec les engagements ou les ententes. Souvenez vous que vous devez faire preuve de flexibilité lorsque vous établissez des jalons, car vous devrez souvent composer avec des circonstances changeantes. (Les personnes ayant déjà vécu des expériences de jumelage indiquent que les problèmes de communication, l'agitation politique, les conditions climatiques extrêmes et le changement de personnel sont des causes typiques de retards dans le cadre du projet).

Étape 10 : Définissez un budget de gestion de projet

Quels sont les coûts de gestion du projet? Les coûts suivants sont prévus pour la gestion du projet :

• personnel rémunéré qui travaille au projet
• lieu de réunion
• fournitures et utilisation du matériel de bureau
• voyage à un lieu de jumelage
• formation en matière de sensibilisation culturelle
• frais bancaires sur place et dans la collectivité de votre partenaire

Si vous n'avez pas de fonds à consacrer à ces éléments parce que vous comptez uniquement sur le travail bénévole et les dons, vous devez préciser les éléments suivants :

• les dons associés au soutien de chaque membre de l'équipe
• les personnes qui peuvent faire une demande de subventions de voyages à l'étranger
• les personnes qui peuvent voyager à titre de membres de l'équipe
• les types de ressources que peut recevoir votre équipe

Étape 11 : Collecte de fonds

Décrivez les activités de financement que vous prévoyez entreprendre, y compris le ciblage de nouveaux donateurs et la planification de campagnes de financement. Vous devez également préciser la ou les personnes qui superviseront les bénévoles responsables de la collecte de fonds ainsi que les autres fondations ou organismes qui pourraient contribuer à votre projet.

Étape 12 : Définissez les rôles et les responsabilités dans le cadre du projet

Définissez les rôles et les responsabilités d'ordre général des personnes qui participeront au projet, dont les commanditaires, le président et les membres du comité directeur, le chef d'équipe, les collecteurs de fonds et les bénévoles.

Étape 13 : Planification des communications

Vous devez prendre soin d'informer les bonnes personnes de ce qui se passe, en temps opportun. Décidez qui sera responsable de tâches comme l'envoi de courriels aux membres de l'équipe, la préparation de rapports à l'intention de la direction et du conseil d'administration, la communication des dernières nouvelles aux partenaires de la collectivité, les communications au sein de votre organisme de jumelage, et le remerciement des donateurs. Vous devez également désigner une personne pour s'occuper des relations avec les médias.

Étape 14 : Anticipez les risques possibles

Chaque projet est accompagné d'un degré de risque. La détermination des risques doit donc être effectuée par les gestionnaires de projet, les membres de l'équipe de projet et les parties prenantes. Lorsque vous déterminez les risques possibles, prenez soin d'évaluer leur probabilité et de déterminer les mesures que vous prendriez pour les écarter.

5. Liste de vérification de l'étape 1

1. Créez un énoncé de vision.
2. Recrutez des bénévoles.
3. Faites appel à des experts.
4. Assignez les travaux aux bénévoles en fonction de leurs compétences.
5. Obtenez le soutien de votre organisme.
6. Examinez les questions d'ordre juridique.
7. Faites une présentation devant votre conseil d'administration.
8. Choisissez un comité directeur.
9. Faites un plan de projet.
10. Évaluez l'état de préparation de votre projet.

Étape 2: Partenariat

1. Trouver un partenaire de jumelage

La façon la plus facile de trouver un partenaire de jumelage est par le biais d'une relation préexistante avec une personne ou un organisme ayant de l'expérience dans le jumelage des soins palliatifs. Si vous n'avez pas de relation de ce genre, il serait bon de communiquer avec les sources suivantes...

• Le Hospice Information Bulletin est un bulletin d'information électronique international publié tous les deux mois. Vous pouvez annoncer que vous êtes à la recherche d'un centre de soins palliatifs partenaire à : http://www.helpthehospices.org.uk
• L' International Network for Cancer Treatment and Research (INCTR) s'occupe des travaux sur le terrain, de l'éducation et de l'établissement de centres de formation en soins palliatifs dans les pays en développement. Les relations de l'INCTR avec les nouveaux programmes pourraient servir de fondement solide à un projet de jumelage. http://www.inctr.org
• L'International Association for Hospice and Palliative Care (IAHPC) a un formulaire de demande de jumelage et d'hébergement. http://www.hospicecare.com/forms/twin_form.htm
• La Foundation for Hospice in Sub-Saharan Africa a un formulaire de demande de partenariat et une trousse d'outils pour aider les organismes à démarrer. http://www.fhssa.org/i4a/pages/Index.cfm?pageid=3296

Préparez une lettre de motivation

Choisissez des organismes de jumelage éventuels et préparez une lettre de motivation (voir l'annexe C) pour leur indiquer que vous aimeriez former un partenariat de jumelage. Dans votre lettre, vous devez souligner l'historique et les services de votre organisme, ainsi que la mission, la vision et les objectifs qu'il propose.

Puisqu'il s'agit également d'une occasion pour vos partenaires éventuels d'examiner la valeur de votre organisme, vous pouvez envoyer à chacun d'entre eux une copie de votre évaluation de l'état de préparation (voir la page 19), ainsi que votre lettre de motivation.

À cette étape, il est important de s'abstenir de prendre des engagements fermes. Déterminez ce que devraient être les prochaines étapes à suivre si les deux parties sont intéressées.

Faites une visite préliminaire

Bien que la communication par lettre, par courriel ou par téléphone permette d'enclencher les affaires, rien ne vaut une réunion en personne pour apprendre à se connaître et établir des liens de confiance. La visite initiale sur place vous permet de rencontrer le personnel clé, de comparer les objectifs, d'évaluer la situation et de découvrir « l'esprit » de votre partenaire de jumelage éventuel. Il est important que votre partenaire de jumelage éventuel et vous conveniez à l'avance des résultats attendus de votre visite des lieux.

Trouvez ce qui vous convient le mieux

Il est naturel d'avoir de grands rêves par rapport à votre projet. Toutefois, vous devez modérer vos attentes en réfléchissant de manière pratique aux difficultés que vous éprouverez sur le terrain et à la façon dont vous vous en occuperez.

Prenez votre décision

Il est important que votre groupe parvienne à un consensus sur votre choix de partenaire de jumelage. Discutez des options jusqu'à ce que vous parveniez à une entente. Après avoir fait votre choix, communiquez avec votre partenaire de jumelage éventuel pour lui indiquer que vous êtes prêt à former un partenariat de jumelage avec lui. Si vous choisissez de ne pas former de partenariat de jumelage avec un organisme particulier, vous pouvez l'informer de votre décision et lui expliquer avec délicatesse et respect.

Établissez un équilibre entre les intérêts, les préoccupations et les attentes

Toutes les personnes participant au projet auront leurs propres intérêts, préoccupations et attentes. Attendez-vous à des différences de points de vue, tant au sein de votre groupe qu'entre les organismes. Il y aura sans doute des différences d'opinions concernant la définition du projet, les responsabilités individuelles, les priorités d'action et le partage du contrôle du projet. Afin d'éviter les conflits entre les programmes personnels, veillez à ce que les porte parole(s) des deux partenaires de jumelage représentent de manière impartiale les intérêts de l'ensemble de leurs organismes.

Prêtez attention aux besoins de votre partenaire

Votre partenaire de jumelage est le mieux placé pour connaître sa propre situation. Prêtez une attention particulière aux préoccupations de votre partenaire et à sa façon de procéder pour répondre aux besoins en matière de soins palliatifs. Assurez-vous de bien comprendre le point de vue de votre partenaire avant d'offrir des suggestions pour améliorer les soins palliatifs.

2. Définir votre partenariat

L'accord d'amitié (voir l'annexe D) définit l'esprit de votre partenariat et officialise votre relation. Il est corédigé et signé par les représentants des deux organismes, et il comprend les objectifs et les méthodes du projet, lesquels doivent être examinés annuellement par les deux partenaires pour vérifier s'il est nécessaire d'apporter des modifications.

Demandez à votre partenaire d'effectuer une évaluation des besoins

Votre partenaire de jumelage doit effectuer une évaluation des besoins (voir l'annexe E) pour déterminer les services, les documents et les ressources déjà à la disposition des parents et des familles, ainsi que ceux qu'il faut fournir pour améliorer les soins palliatifs dans la collectivité. Cette évaluation doit comprendre : un aperçu de l'infrastructure, des compétences, des connaissances et de la formation actuelles; le matériel didactique, les fournitures et l'équipement; le soutien de la collectivité, le réseautage et les partenariats.

En examinant la situation actuelle de votre partenaire de jumelage, vous découvrirez ses forces et les services qu'il offre déjà. Demandez à votre partenaire à quoi ressemblerait son programme s'il pouvait obtenir les ressources nécessaires pour répondre à un plus grand nombre de besoins en matière de soins palliatifs.

Fixez des objectifs de projet

Les objectifs de projet sont déterminés par la différence entre les éléments en place et les besoins. Créez une liste d'étapes pour atteindre des objectifs précis, puis définissez les responsables de chaque étape. Comparez ces objectifs à ceux qui sont indiqués dans votre plan de projet.

En définissant les objectifs de votre projet, vous devez établir un équilibre entre les besoins immédiats (comme les traitements qui contribuent directement au bien être du patient) et les besoins à long terme (comme une infrastructure consacrée à l'hébergement des patients). Il n'y a pas de « bon » équilibre. Vos objectifs ultimes dépendront de vos capacités et de vos priorités collectives.

Obtenez l'approbation du conseil d'administration

Donnez à chaque membre du conseil d'administration une copie de votre plan de projet bien avant la réunion d'approbation de votre projet. Votre présentation peut être accompagnée d'un diaporama ou d'autres éléments visuels qui montrent de vraies personnes ayant des besoins réels. Soyez patient si les membres du conseil sont sceptiques à l'égard de votre projet : ils ne font que leur travail en vous posant des questions difficiles et en exigeant des réponses satisfaisantes.

Bien que les réponses aux questions du conseil d'administration se trouvent dans votre plan de projet, vous devez être prêt à répondre à des questions sur des éventualités et des détails précis.

3. Signer une convention de mandat

L'appui de votre conseil d'administration, ainsi que votre accord d'amitié écrit, constituent le tremplin de votre convention de mandat (voir l'annexe F).

La convention de mandat est une exigence prévue par la loi si vous êtes une société à but non lucratif enregistrée constituée en personne morale en vertu de la loi sur les sociétés. La convention de mandat englobe les objectifs en matière de finances et de services, explique pourquoi ces objectifs sont réalisables et présente un plan pour les réaliser. En remplissant la convention de mandat, vous assurez la déductibilité des dons faits à votre projet.

4. Agir en tenant compte de la durabilité

La durabilité du projet exige que vous soyez réaliste à propos des affectations budgétaires. Il est préférable d'offrir une somme modeste mais fiable que de viser trop haut et de ne pas aller jusqu'au bout. Planifiez un filet de sécurité dès le départ. Assurez vous d'avoir trois mois de paiements en banque avant de commencer, afin d'éviter les lacunes dans le financement régulier.

En vertu des dispositions de la convention de mandat, votre partenaire de jumelage et vous devez déterminer la façon dont les fonds seront dépensés. Votre budget doit englober toutes les dépenses possibles, y compris les coûts de traitement des fonds (c.-à-d. les conversions monétaires, les virements bancaires et les frais administratifs).

Prévoyez des coûts supplémentaires

Prévoyez des coûts de projet supplémentaires, lesquels peuvent comprendre : les entrepreneurs sur place pour installer des systèmes de communication; l'équipement de communication, comme les ordinateurs, les téléphones ou les caméras; les expéditions; les voyages pour effectuer des visites sur place; les coûts associés aux réunions (dont la location de salles, les rafraîchissements et les frais de déplacement pour les présentations); la rétribution éventuelle des personnes ayant fait d'importantes contributions.

Division des fonds

En règle générale, pour la plupart des projets, 80 pour 100 des fonds sont directement attribués au soutien des activités de l'organisme de jumelage. Les 20 pour 100 restants sont attribués au soutien des tâches administratives et de la communication, au besoin. Les accords financiers doivent être élaborés avec l'organisme de jumelage et signés par des personnes autorisées. Tout écart par rapport à l'accord doit être indiqué par écrit et accepté par les deux parties.

Lorsque vous êtes parvenu à un consensus au sujet de votre convention de mandat, veillez à ce qu'elle soit signée par des représentants autorisés et à ce que chaque partenaire en conserve des copies.

5. Liste de vérification de l'étape 2

1. Communiquez avec les ressources en matière de jumelage.
2. Préparez une lettre de motivation.
3. Faites une visite préliminaire des lieux.
4. Choisissez votre partenaire.
5. Signez un accord d'amitié.
6. Demandez à votre partenaire de jumelage d'effectuer une évaluation des besoins.
7. Examinez les répercussions de votre projet sur l'impôt sur le revenu.
8. Fixez des objectifs de projet.
9. Obtenez l'approbation du conseil d'administration.
10. Signez une convention de mandat.

Étape 3 : Mise en oeuvre

1. Gestion et responsabilités financières

Gérez les dons

Lorsque vous avez rédigé votre convention de mandat, votre organisme de jumelage et vous avez convenu de la façon dont les dons seraient dépensés. Vous avez déterminé un budget et une façon de rendre compte. À l'étape de mise en oeuvre, vous devez maintenant préciser les exigences des deux organismes en matière de responsabilisation en vue de déterminer qui s'occupera de la gestion des dons, le type acceptable de tenue de dossiers, la façon dont on enverra et recevra les fonds, et qui veillera à ce que les fonds soient dépensés comme il se doit.

Le projet de jumelage doit établir un équilibre entre la confiance et la bonne volonté ainsi que le réalisme. La mauvaise gestion et le détournement de fonds sont des préoccupations possibles. Bien que des relations de confiance efficaces se formeront au fil du projet, les deux partenaires doivent s'entendre dès le départ sur le fait que chaque personne s'occupant des fonds du projet sera tenue de rendre compte.

L'une des principales priorités de votre projet consiste à nommer une personne ou un groupe pour s'occuper des finances de votre projet. Le groupe, qui peut former le noyau de votre comité de financement, devra établir un compte de projet et un numéro de facturation. Pendant le déroulement du projet, ce groupe sera responsable de recevoir des dons en argent comptant, par chèque postdaté ou par carte de crédit; de gérer et de comptabiliser les dépôts et les retraits; d'établir un système pour délivrer des reçus déductibles aux donateurs.

La communication liée au financement au sein de votre organisme peut se faire au moyen d'une liste de distribution par courriel. Deux fois par année, les donateurs doivent recevoir des comptes rendus les informant de la façon dont leurs dons seront dépensés.

Transférez des fonds à votre partenaire de jumelage

Il est bon d'envoyer les versements à votre partenaire de jumelage quatre fois par année plutôt que chaque mois. Cette façon de procéder permet de réduire les frais bancaires et le temps d'administration, tant pour vous que pour votre partenaire de projet.

Dans le cas des petits projets, la façon la plus efficace de transférer des fonds consiste à ouvrir un compte en banque et à remettre une carte bancaire à votre partenaire pour lui permettre de retirer de l'argent dans le pays du projet. Cette méthode est peu coûteuse et facile.

Gérez les dons du personnel du centre de soins palliatifs

La meilleure façon d'assurer un financement continu est de demander aux donateurs du personnel du centre de soins palliatifs d'autoriser des retraits automatiques de leur paye deux fois par mois. Souvenez-vous qu'une petite contribution permet d'apporter de grands changements. Même un prélèvement de 10 $ par paye peut avoir une grande incidence. Votre projet reposera sur cette méthode de financement.

Gérez d'autres dons

Les dons mensuels provenant de la collectivité apportent également un soutien fiable et continu. D'abord, déterminez le nombre de donateurs nécessaires pour atteindre votre objectif financier mensuel. Ensuite, distribuez à vos donateurs un formulaire d'engagement dans le cadre du projet de jumelage (voir l'annexe G). Vous devez également donner l'occasion aux gens de faire des dons uniques ou annuels.

2. Collecte de fonds

Le comité directeur du projet doit décider des types de financement acceptables. Un membre du comité directeur doit donc être affecté au comité de financement, idéalement à titre de président.

Communiquez vos besoins en matière de financement

Il y aura probablement beaucoup de personnes qui vous offriront des biens et des services. La coordination efficace de ces ressources est essentielle à la réussite du projet. La communication et la coordination vont de pair. Tenez tout le monde au courant. Prenez l'habitude de consulter régulièrement votre agent de communication ou de relations publiques, votre agent de financement, les membres de votre conseil d'administration, le directeur général et le gestionnaire des bénévoles.

Activités spéciales de financement :

Examinez vos options. Les évènements ponctuels sont une bonne façon d'amasser des fonds pour votre projet. Parmi ces évènements, soulignons : une soirée de lancement avec repas, musique et diaporama; une vente aux enchères de souvenirs rapportés de votre visite initiale; une soirée audiovisuelle où vous montrez des photos et racontez des histoires sur les personnes qui contribuent à votre projet.

Vous devez également établir des liens avec vos réseaux d'amis et d'entreprises. Recherchez des entreprises établies qui seraient prêtes à contribuer à votre activité spéciale.

3. Planifier des visites et des échanges

Préparation de la visite

La rencontre de personnes et l'établissement de crédibilité, d'amitiés et de confiance sont au coeur du jumelage. Pour cette raison, votre processus de planification annuel doit comprendre des visites ou des échanges annuels.

Examinez en profondeur les besoins en ressources et en matériel avant votre visite sur place. De plus, lorsque vous décidez qui envoyer en visite, tenez compte des besoins en services professionnels auxquels vos hôtes aimeraient que vous répondiez. Si votre hôte désire former ou éduquer le personnel infirmier, envoyez un membre du personnel infirmier. Si votre hôte a besoin d'aide en matière d'administration, envoyez un administrateur.

Avant votre arrivée, décidez du nombre de personnes qui visiteront avec votre partenaire hôte. Vous devez également être très attentif aux droits des patients et des familles. Pour cette raison, vous devez discuter au préalable avec votre partenaire du type de contact direct permis avec les patients et les familles.

4. Maintenir la communication au premier plan

Envisagez une formation en communication interculturelle

La formation en communication interculturelle préalable à la visite permettra de faciliter la transition vers votre collectivité hôte en vous aidant à comprendre l'importance de la dynamique des pouvoirs interculturelle. Vérifiez si votre ville offre une formation qui touche des éléments comme la culture, la race, l'ethnicité, les stéréotypes, les généralisations, les valeurs, les attentes et les hypothèses.

Établissez des liens personnels

Si vous voulez établir des liens personnels, vous devez vous préparer. Trouvez à l'avance des petits cadeaux qui seraient appréciés. Apportez des photos de votre famille et de votre lieu de travail. L'établissement de liens entre mères, travailleurs sociaux et personnes aide à réduire les écarts culturels et les barrières linguistiques.

Prenez conscience de l'incidence que vous avez

Votre visite aura une incidence sur les personnes et les organismes de l'ensemble de la collectivité hôte. Vous devez donc consulter régulièrement votre partenaire de jumelage pour bien comprendre cette incidence et vous informer de ce que vous pouvez faire pour accentuer les conséquences positives de votre visite et en réduire les conséquences négatives involontaires.

Mettez l'accent sur le respect et la compréhension mutuelle

La principale priorité de votre visite est d'apprendre à connaître l'environnement de votre partenaire de jumelage. Recueillez tous les renseignements que vous pouvez sur les activités de votre partenaire. Mettez l'accent sur le respect et la compréhension mutuelle. Évitez de vouloir à tout prix montrer une « meilleure » façon de faire. L'adoption d'une attitude de curiosité et d'ouverture vous aidera à former des amitiés.

Adaptez vous à votre nouvel environnement

Même avec une bonne préparation, il peut être accablant d'arriver dans un nouveau pays et de rencontrer de nouvelles personnes. Il vous faudra peut être un certain temps pour vous adapter à ces changements d'environnement.

Prévoyez deux ou trois jours pour vous adapter au décalage horaire, à la culture, au climat et aux nouveaux médicaments, s'il y a lieu. La fatigue à elle seule peut rendre l'adaptation difficile. Donnez-vous le temps de vous familiariser avec la collectivité et sa culture. Armez-vous de flexibilité et de patience. L'écoute est la partie la plus importante de votre visite.

Réglez les problèmes de l'équipe

Il se peut que vous soyez un peu gêné par l'intimité soudaine du voyage et de la vie avec des collègues. Il est normal que les voyageurs aient besoin de se retrouver seuls. Répondez à vos propres besoins en prévoyant du temps de solitude, en notant vos pensées et vos sentiments dans un journal et en vous évadant par la lecture ou la musique.

Votre équipe de voyage doit faire un bilan une fois par jour. Assurez vous que la discussion demeure ouverte et honnête. Demandez aux membres de votre équipe comment ils vont, si vous pouvez faire quelque chose pour eux ou si vous pouvez les aider à améliorer leur expérience. Assurez vous de communiquer vos propres besoins.

Prenez garde de ne pas perdre de vue votre mission

Les gens que vous rencontrerez vous toucheront, et il est possible que vous soyez frappé par l'injustice de leur situation. Devant un besoin si grand, vous serez tenté d'apporter de l'aide au delà des lignes directrices prévues du projet. Bien que cette expérience soit courante, les bénévoles expérimentés en matière de jumelage vous diront que même les personnes les plus déterminées sont souvent incapables de tenir leurs promesses jusqu'au bout une fois retournées chez elles. La prise de responsabilités supplémentaires peut également vous détourner des principaux objectifs du projet. C'est pourquoi il est préférable de limiter les engagements au contexte officiel de la visite, en respectant les voies de communication et d'autorité officielles.

Demandez une rétroaction à votre partenaire de jumelage

Si les visites annuelles font partie de votre plan de projet, vous pouvez tirer un maximum d'avantages de ces visites en demandant et en donnant une rétroaction honnête. Souvenez vous qu'il est possible et normal qu'il y ait des problèmes de communication et de compréhension dans toute relation humaine. En encourageant la discussion, vous pouvez résoudre de petits problèmes avant qu'ils ne prennent trop d'ampleur.

Communiquez avec le responsable du projet au sein de votre organisme de jumelage et demandez-lui d'envoyer une évaluation ou de communiquer directement avec vous par téléphone ou par courriel. Après avoir reçu la rétroaction de votre partenaire, demandez-lui de formuler des recommandations en vue de votre prochaine visite. Prêtez une attention particulière à la rétroaction et aux recommandations de votre partenaire avant de formuler vos propres recommandations en vue de la visite de la prochaine équipe de projet.

Compte rendu à la suite du voyage

Donnez un compte rendu aux membres de l'équipe à votre retour. Discutez des points saillants du voyage et abordez toute question qui est source de conflit ou de préoccupation chez les membres de l'équipe (c. à d. préparation appropriée, soutien, niveau de participation satisfaisant, sentiment d'appartenance ou d'accomplissement à l'égard du projet). Ce n'est qu'après ce compte rendu que vous devez prendre des décisions en collaboration relativement aux mesures de suivi à prendre.

Rédigez un rapport de voyage

Le rapport de voyage écrit doit décrire les réussites et les obstacles du voyage, les avantages pour les deux organismes, les leçons apprises et les recommandations pour résoudre les questions en suspens. Veillez à ce que votre rapport de voyage englobe l'aspect humain de votre visite. Vous pouvez transmettre l'esprit et la bonté des gens que vous avez visités en racontant des histoires et en montrant des photos qui illustrent clairement la réalité du projet aux intervenants qui n'ont pas participé au voyage. Vos partisans apprécieront votre travail, et ils auront davantage l'impression d'être liés au projet. C'est ce lien qui maintient le projet en vie et qui suscite l'enthousiasme de tout le monde!

Recevez à votre tour

Si vous décidez d'accueillir un groupe de personnes de votre organisme hôte, convenez des objectifs d'apprentissage du voyage et déterminez ce que vos visiteurs feront de leur temps. Répondez aux questions de votre partenaire en matière de culture et élaborez un plan d'accueil qui répond aux besoins et aux intérêts du groupe en visite.

Une fois les visiteurs de votre organisme de jumelage arrivés au Canada, donnez leur l'occasion de se reposer et de s'adapter à leur nouvel environnement. Montrez leur les principaux intérêts de la région dans laquelle vous vivez et discutez ouvertement avec eux des questions d'ordre culturel. Aidez-les à établir des liens personnels.

Vous remarquerez peut être que les partenaires qui vous rendent visite ont des attentes culturelles différentes par rapport aux rôles de « l'invité » et de « l'hôte ». Dans les cultures à tendance individualiste, on peut s'attendre à ce que les invités veuillent avoir du temps pour explorer l'endroit eux mêmes. Dans les cultures à orientation sociale, les invités peuvent s'attendre à être accompagnés pendant toute la visite. Assurez-vous de bien connaître les préférences de vos visiteurs.

Demeurez en contact avec votre partenaire de jumelage

Il peut être difficile de communiquer régulièrement avec votre partenaire de jumelage. Vous devez tenir compte de l'accès qu'a votre partenaire à la technologie (courriel, télécopieur et téléphone). Vous pourriez utiliser les fonds de démarrage du projet pour acheter des produits et des services de communication. Si la technologie le permet, vous pourriez entreprendre des consultations entre professionnels sur Internet au moyen de services gratuits de communication vocale et vidéo.

Soignez votre image publique

Votre bonne image publique est essentielle à la réussite du projet. Vous devez donc transmettre très clairement vos priorités en matière de communication aux personnes responsables de la promotion, de la publicité, de la collecte de fonds et de la gestion des bénévoles au sein de votre organisme. Écoutez l'opinion de ces personnes à l'égard des priorités de votre projet et convenez d'une stratégie pour les mettre en oeuvre.

5. Liste de vérification de l'étape 3

1. Occupez vous des responsabilités financières.
2. Nommez un groupe pour gérer les finances.
3. Familiarisez vous avec les règles et les règlements bancaires.
4. Distribuez des formulaires d'engagement aux donateurs.
5. Organisez des activités de financement.
6. Préparez la visite (concentrez vous sur les besoins et les attentes du partenaire).
7. Visite (soyez patient; concentrez vous sur les objectifs du projet).
8. Demandez une rétroaction à votre partenaire de jumelage.
9. Donnez un compte rendu à la suite du voyage.
10. Rédigez un rapport de voyage.

Étape 4 : Achèvement

1. Faire un examen des progrès

La première partie de l'étape d'achèvement de votre projet de jumelage consiste à effectuer un examen des progrès (voir l'annexe H), qui vous permet de respecter votre engagement en matière de transparence et de responsabilisation ainsi que de noter chaque jalon du projet.

L'examen des progrès vous aide également à mettre à jour votre plan d'action pour l'avenir. Faites en sorte que ce plan d'action révisé s'harmonise avec les accords initiaux conclus entre votre conseil d'administration et vos donateurs et qu'il soit conforme à la loi sur les sociétés de votre province et aux directives de l'Agence du revenu du Canada. Votre plan d'action révisé doit être clairement mis par écrit et accepté par les deux partenaires du projet.

2. Rédiger un rapport de projet

La deuxième partie de l'étape d'achèvement consiste à préparer un rapport de projet résumant les objectifs, les actions, les changements, les répercussions, le financement et les dépenses qui y sont associés.

3. Procéder à une évaluation du projet et du partenariat

Après avoir terminé votre rapport de projet, vous êtes prêt à faire votre évaluation du projet et du partenariat (voir l'annexe I). La section suivante souligne les principales questions posées dans cette évaluation.

Procéder à une évaluation du projet et du partenariat - Principales questions

1. Quels ont été les avantages du partenariat?
2. Votre projet est-il réussit?
3. Les réalisations en ont-elles valu la peine?
4. Avez-vous fait des apprentissages qui pourraient servir dans le cadre d'autres projets?

3.1 Quels ont été les avantages du partenariat?

Reportez vous à votre examen des progrès et au rapport de projet pour répondre à cette question. Vous devez interroger l'équipe de projet, le personnel et les membres du conseil d'administration de chaque partenaire de jumelage pour évaluer les avantages personnels, professionnels et organisationnels.

Votre projet de jumelage devrait avoir entraîné des avantages personnels ou professionnels (c. à d. l'apprentissage de nouvelles habiletés, méthodes ou connaissances) dans un ou plusieurs des domaines suivants :

• stratégies en matière de soins, de traitement ou de soutien
• initiatives d'ordre juridique et éthique et relatives aux droits de la personne
• renforcement et création d'un réseau officiel
• élaboration et défense de politiques
• renforcement des compétences en communication, en collecte de fonds et en gestion
• recherche communautaire
• établissement du conseil d'administration

Votre projet de jumelage devrait avoir entraîné un ou plusieurs des avantages organisationnels suivants :

• accroissement du renforcement des capacités
• détermination des pratiques exemplaires en matière de soins palliatifs
• accroissement de l'efficacité des programmes
• élargissement des horizons
• amélioration de l'établissement de relations
• solidarité et progrès organisationnels
• contribution au mouvement mondial des soins palliatifs

3.2 Votre projet est il réussi?

Pour déterminer si votre projet est réussi, vous devez revoir votre accord d'amitié et votre convention de mandat (annexe D et annexe F) ainsi que votre examen des progrès et votre rapport de projet. Les participants au projet doivent être interrogés pour recueillir des observations et des évaluations.

Chaque partenaire doit évaluer le projet de manière indépendante avant que les notes soient comparées. Il est important de savoir si les deux partenaires considèrent le projet comme une réussite ou non. Si vous êtes du même avis, êtes vous d'accord pour les mêmes raisons? Vous entendez vous sur les réalisations, les processus, les structures ou les évènements qui ont été les plus efficaces pour atteindre les objectifs du projet?

3.3. Les réalisations en ont elles valu la peine?

Il est important que les deux partenaires s'entendent pour dire si dans l'ensemble, les réalisations du projet ont valu les efforts déployés. Examinez les résultats de votre projet en tenant compte du mandat et des secteurs d'activités de chaque partenaire. Reportez vous à l'accord d'amitié. Vous pouvez également interroger le personnel et les membres du conseil d'administration de chaque partenaire de jumelage. Évaluez si votre partenariat a respecté la vision et les objectifs de chaque partenaire ainsi que sa propre mission.

Vous devez également déterminer s'il y avait suffisamment de soutien et de ressources pour assurer la durabilité du partenariat et respecter le plan de projet. Les deux organismes se dévouaient ils pleinement au partenariat? Les deux partenaires avaient ils l'impression d'être traités d'égal à égal?

3.4. Avez vous fait des apprentissages qui pourraient servir dans le cadre d'autres projets?

Consultez votre examen des progrès et votre rapport de projet, ainsi que les renseignements contenus dans votre évaluation du projet et du partenariat pour évaluer les apprentissages. Il est important de déterminer les obstacles et les difficultés ainsi que de trouver des stratégies à utiliser pour éviter les erreurs dans les prochains projets de partenariat. Vous devrez également déterminer qui profitera des connaissances personnelles, professionnelles et organisationnelles acquises dans le cadre du projet. Pensez à la façon dont vous pouvez transmettre les leçons apprises à d'autres membres du personnel, aux membres du conseil d'administration et aux partenaires de la collectivité à l'échelle locale et nationale.

4. Planifier l'avenir

Vous devez maintenant décider si le partenariat se poursuivra et, dans ce cas, de quelle façon. Les options qui s'offrent à vous sont les suivantes : poursuivre le partenariat avec le niveau d'engagement actuel, accroître votre engagement, ajouter d'autres partenaires pour accroître l'efficacité du projet ou mettre fin à la relation.

Synthèse

Veillez à ce que tous les dons aient été comptabilisés et à ce que tous les transferts de fonds aient été effectués. Approuvez ensuite les comptes en banque, les comptes Internet et les registres de vérification, et veillez à ce qu'il n'y ait pas de factures ou de frais en suspens.

Communiquez avec tous les principaux intervenants dont le nom figure sur votre liste et donnez leur un compte rendu du projet. Envoyez-leur ensuite une note de remerciement pour leur soutien et leur participation. Toute question d'ordre relationnel entre votre équipe, l'équipe de votre partenaire ou vos organismes doit être réglée. Il faut toujours faire des remerciements et exprimer son appréciation de manière officielle.

5. Liste de vérification de l'étape 4

1. Effectuez un examen des progrès.
2. Préparez un rapport de projet.
3. Évaluez le projet et le partenariat.
4. Précisez les avantages du projet.
5. Précisez les réussites du projet.
6. Les réalisations en ont elles valu la peine?
7. Précisez les avantages personnels, professionnels et organisationnels.
8. Prenez votre décision relativement au partenariat.
9. Planifiez l'avenir.
10. Rédigez une synthèse.

Conclusion

Trousse d'outils pratique pour votre organisme

Le présent Guide pratique sur les projets de jumelage des soins palliatifs est conçu pour servir de trousse d'outils pratique pour votre organisme dans l'exécution et la mise en oeuvre de votre projet de jumelage des soins palliatifs avec un organisme de soins de santé partenaire dans un pays en développement.

Son approche en quatre étapes à l'égard de la préparation, du partenariat, de la mise en oeuvre et de l'achèvement du projet offre un soutien par étape à toutes les personnes participant à votre initiative - des professionnels des soins palliatifs aux bénévoles, aux partisans et aux intervenants du projet.

Cette approche pratique est accompagnée d'un aperçu détaillé des principes directeurs du jumelage, qui vous aideront à élaborer et à mettre en oeuvre un projet de jumelage très efficace. Parmi ces principes, soulignons : la patience et la flexibilité, la sensibilité et le respect, la durabilité, la réciprocité, la gestion efficace du financement, l'aide appropriée et un engagement envers la communication efficace.

Nous espérons que l'application de l'approche en quatre étapes et des principes directeurs du guide vous aidera, ainsi que votre organisme partenaire, à travailler ensemble à l'amélioration de la prestation de soins palliatifs - et à avoir une incidence réelle sur les personnes et les familles - dans la collectivité visée par votre projet.

Bonne chance!

Annexe A - Principes directeurs d'un projet de jumelage - une perspective personnelle

D^r David Falk, du projet Hold Me Africa, fait part de quelques principes directeurs.

Chers amis,
Souvenez vous que notre perspective occidentale comprend plus de présupposés culturels que nous le croyons, ce qui biaise automatiquement nos perceptions. Nous ressentons le besoin de prendre part à des choses « significatives », mais très souvent ce besoin est en fait le nôtre, et non celui de nos partenaires. Souvenez vous des points suivants :

1. Nous ne sommes pas des experts.
   Nous voulons très souvent partager ce que nous avons appris, mais nous le faisons en agissant comme si nous connaissions les réponses. Nos partenaires vivent dans leur collectivité depuis de nombreuses années, et ils connaissent beaucoup de réponses par rapport à des attitudes, à des processus, à une collectivité et à des valeurs dont nous n'avons même pas encore la moindre compréhension. Ils sont les experts lorsqu'il est question de leur collectivité; nous devons alors partager notre histoire et établir des liens avec la leur.
2. Notre argent peut être un véritable poison.
   Souvent la première chose à laquelle nous pensons est ce que nous n'avons pas. C'est la même chose pour notre partenaire. Lorsque nous lui demandons ce que nous pouvons faire pour lui venir en aide, il nous présente une liste de choses qu'il aimerait : un immeuble, plus de médicaments, un salaire, un voyage, un ordinateur, etc. Nous pouvons fournir de l'argent, mais cela risque de nuire à leur croissance. J'ai remarqué que l'utilisation intelligente d'une petite somme d'argent favorise davantage la croissance comparativement à une grosse somme d'argent. N'offrez pas d'aide financière si votre partenaire ne fournit pas au moins la moitié des coûts, en argent comptant ou en nature. Vous ne devez pas non plus vous attendre à ce que votre partenaire vous donne quoi que ce soit si vous ne fournissez pas votre moitié.
3. Prêtez attention à ce qui se cache derrière la liste de besoins.
   Souvent, le véritable besoin ne se trouve pas dans la première liste, mais plutôt dans les raisons qui se cachent derrière les besoins exprimés. Nous avons donné des ordinateurs portables, qui se sont avérés très utiles, mais le véritable besoin n'est pas tant les ordinateurs que la connaissance de la façon optimale de les utiliser et des choses qu'ils peuvent accomplir. L'apprentissage nécessaire associé à cet ordinateur est d'une importance supérieure. Il y a toujours des demandes de véhicules. Le véritable besoin sous jacent à cette demande est habituellement l'amélioration du transport sur des routes qui doivent être réparées, de l'argent pour utiliser le transport en commun existant ou la nécessité de transporter des patients. Parfois, les éléments de la liste de besoins proviennent de la perception que se fait le partenaire d'un programme de soins palliatifs en se fondant sur ce qu'il voit à la télévision, et non sur sa connaissance de la réalité.

   Parmi nos besoins se trouve celui d'aider. Toutefois, l'aide est souvent définie selon ce que nous pouvons donner ou faire pour les autres. Pourquoi avons nous ce besoin? Réfléchissez à vos motifs.

4. Prenez garde à vos émotions.
   Si vous comptez visiter la collectivité de votre partenaire, sachez que les besoins que vous verrez sont astronomiques et que vous serez bouleversé. Vous pouvez éprouver cette émotion, mais vous ne devez pas la laisser prendre le dessus pour venir en aide par sympathie. Cela a pour conséquence de favoriser la dépendance et de détruire le respect mutuel. Prenez beaucoup de temps pour faire une introspection et vous assurer de ne pas agir par sympathie afin de soulager votre conscience.
5. Renforcez l'autonomie des gens, plutôt que de renforcer des systèmes ou des choses.
   Votre partenaire connaît les processus et les ressources disponibles dans sa région. Il doit être en mesure d'aller chercher ces ressources et d'en tirer profit, sans vous demander de les lui fournir. Vous n'avez pas besoin d'une reconnaissance pour avoir contribué au jumelage d'un centre de soins palliatifs. Les gens dont vous renforcez l'autonomie reçoivent cette reconnaissance, et vous obtenez leur amitié en retour.
6. Pensez toujours à l'aspect de la durabilité.
   Tenez compte non seulement de la durabilité de votre point de vue, mais aussi de ce que votre partenaire est en mesure de maintenir. Souvent, nous nous inquiétons de ne pas pouvoir maintenir notre partie de responsabilités dans le cadre du partenariat, alors nous perdons de vue les progrès de notre partenaire. Parfois, nous voulons tellement partager tout ce que nous avons appris et vécu dans le contexte de notre programme de soins palliatifs que nous oublions de vérifier la capacité de notre partenaire à intégrer tous ces éléments à sa vie et à son programme. Parfois, nous n'avons pas le temps d'écouter leurs connaissances et leurs expériences. Il vaut mieux commencer petit à petit, plutôt que trop rapidement, par un grand coup d'éclat. Il vaut mieux apprendre par l'expérience d'un petit groupe de personnes dévouées qui resteront pendant de nombreuses années plutôt que de diviser votre temps entre un grand nombre de personnes.
7. Commencez toujours votre projet en gardant en tête son achèvement.
   Souvenez vous que l'amitié a des limites. Lorsque vous prenez un engagement, établissez un échéancier commun dont l'aboutissement est bien défini, et respectez-le.
8. Ne vous attardez pas uniquement à la construction d'immeubles.
   Formez des gens et des amitiés, car ces personnes bâtiront un programme ou une collectivité qui prendra soin des personnes en fin de vie. Cela est plus important que de consacrer des ressources uniquement aux immeubles, ce qui vous empêche d'utiliser ces ressources et ce temps précieux pour l'atteinte de l'objectif principal : venir en aide aux personnes en fin de vie.

Annexe B - Formulaire d'offre de services de bénévole

Nom :
Adresse municipale :
Courriel :
Téléphone :
Personne avec qui communiquer en cas d'urgence :
Compétences pertinentes :

Domaines d'intérêt :

• Collecte de fonds
• Communication
• Finances
• Voyages

Références morales :
Nom et coordonnées :
Nom et coordonnées :

• J'accepte de suivre les directives du comité directeur pendant mon bénévolat.
• J'accepte de centrer mes efforts sur les buts et les objectifs du projet de jumelage.
• J'accepte d'éviter de créer des « projets parallèles » pendant mon travail dans le cadre du projet de jumelage.

Signature

Annexe C - Lettre de motivation

(Nom de votre organisme partenaire)

Mesdames,
Messieurs,

(Nom de votre organisme) est un établissement de soins palliatifs et de fin de vie qui offre des services aux patients et aux familles depuis les (écrivez le nombre) dernières années. Notre vision consiste à (écrivez votre vision). Notre mission est de (écrivez votre mission).

Conformément à nos énoncés de vision et de mission, notre objectif particulier dans le cadre de ce projet est de (indiquez votre objectif).

Nous aimerions savoir si votre organisme aimerait former un partenariat de jumelage avec nous.

Nous sommes initialement prêts à nous engager pendant (indiquez le nombre) ans à aider votre organisme à répondre aux besoins des patients et des familles en matière de soins palliatifs et de fin de vie, ainsi qu'à appuyer le personnel dans la prestation de soins. L'aide apportée dépendra de vos besoins et de notre capacité à y répondre. Elle pourrait prendre la forme de financement direct ou de fourniture de matériel pratique. Nous pourrions également déléguer des cliniciens pour visiter votre organisme et prodiguer des soins de manière directe.

Parallèlement, notre travail avec votre organisme nous permettrait d'acquérir beaucoup de connaissances pouvant être utilisées dans notre propre organisme - par exemple, comment être présent pour des patients et des familles de différentes cultures et comment utiliser la médecine douce, que nous ne connaissons pas très bien (ajoutez d'autres choses que vous aimeriez apprendre).

N'hésitez pas à communiquer avec moi si l'idée de former une relation de jumelage avec nous vous intéresse.

Veuillez agréer, Mesdames, Messieurs, l'expression de mes sentiments distingués.

Directeur général
(indiquez le nom de votre organisme)

Annexe D - Accord d'amitié

Entre : (nom de votre organisme)

Et : (nom de votre organisme partenaire)

Nos objectifs :

Nos méthodes :

Cet accord sera révisé annuellement pour évaluer notre efficacité en tant que partenaires en soins palliatifs et pour apporter tout changement nécessaire à nos buts et à nos méthodes.

Pour :

Nom et poste/Date

Nom et poste/Date

Pour :

Nom et poste/Date

Nom et poste/Date

Annexe E - Évaluation des besoins

Le but de ce formulaire est de nous aider à comprendre votre situation.
Veuillez apporter des précisions sur les points suivants :

• À qui s'adressent les soins de fin de vie?
• Quel type de ressources (spirituelles, sociales, mentales, affectives, physiques) sont déjà à la disposition des patients et des familles?
• Quel type de difficultés spirituelles, sociales, mentales, affectives et physiques éprouvent les patients et les familles?
• Quelles ressources communautaires sont déjà en place pour aider les personnes en fin de vie et leur famille?
• Dressez la liste des besoins.
• Quel est le besoin le plus important de cette liste?
• Quel type de formation faudrait-il pour mettre en place ces mesures?
• Quel type de ressources matérielles faudrait-il pour mettre en place ces mesures?

Annexe F - Modèle de convention de mandat

Votre nom :

Nom de votre organisme de jumelage :

Nom de votre Projet de jumelage :

Ce document est fait en double, et il restera en vigueur pendant une période de trois ans à partir de la date de l'accord, après quoi il sera examiné, avec une possibilité de renouvellement.

Entre :
Nom de votre organisme :

Adresse :
Ci-après désigné par les lettres VO

Et :
Nom de votre organisme de jumelage :

Adresse :
Ci-après désigné par les lettres VOJ

Cet accord débutera le (indiquer la date) et demeurera en vigueur pendant (indiquer le nombre) ans, après quoi il sera révisé, avec une possibilité de renouvellement.

Attendu que VO, une société à but non lucratif constituée en personne morale en vertu
de la loi sur les sociétés de (indiquez votre province) et que VOJ, qui effectue ses activités à (indiquer la ville et le pays de VOJ), désirent mettre en oeuvre un projet de jumelage en vue de prodiguer des soins et de fournir du soutien aux patients de VOJ et aux membres de leur famille, en respectant la philosophie des soins palliatifs.

Attendu que la Loi de l'impôt sur le revenu du Canada exige que VO, en tant qu'organisme de bienfaisance enregistré, dirige et contrôle l'administration de ses activités de bienfaisance.

Attendu que VO souhaite signer un accord avec VOJ pour aider à l'administration  des activités de bienfaisance de VO.

Par conséquent :
VO et VOJ acceptent, à l'avantage mutuel des deux parties, de collaborer et de coopérer dans l'administration d'activités de bienfaisance qui respectent les directives établies par l'Agence du revenu du Canada, la loi sur les sociétés de (indiquez votre province), ainsi que la constitution et les règlements administratifs de VO, et qui respecte la philosophie des soins palliatifs indiquée dans le Modèle de guide des soins palliatifs (mars 2002) de l'Association canadienne de soins palliatifs.

VO accepte de faire des dons de bienfaisance et de distribuer des fonds à VOJ pour faciliter la prestation de soins palliatifs aux patients dont il est responsable et aux membres de leur famille.

1. l'embauche de personnel professionnel qui offre des soins directs aux patients;
2. l'achat de médicaments pour les patients;
3. l'achat d'équipement et de matériel didactique en vue de faciliter les soins;
4. d'autres projets spéciaux jugés acceptables par les deux parties

VO et VOJ conviennent d'un budget annuel au moins un mois avant la date de la distribution initiale des fonds de VO à VOJ, puis chaque année, au moins deux mois avant le premier jour de janvier, c'est à dire le premier jour de l'exercice financier de VOJ.VO versera régulièrement des fonds de bienfaisance à VOJ, aux intervalles convenus. VOJ fournira des rapports de progrès trimestriels à VO concernant l'utilisation des fonds de bienfaisance transférés, et il accepte de permettre aux représentants de VO qui lui rendent visite d'inspecter le projet, à court préavis raisonnable.

Tout écart dans l'utilisation des fonds par rapport aux conditions établies au début de chaque exercice sera considéré comme un « projet spécial », et il faut en faire la demande par écrit auprès de VO.

En tout temps, VO peut refuser d'effectuer un paiement de fonds de bienfaisance s'il juge les documents et les rapports de progrès insatisfaisants, ou s'il a l'impression que les actions de VOJ enfreignent directement les directives de l'Agence du revenu du Canada, de la loi sur les sociétés de (indiquez votre province), ou de la constitution et des règlements administratifs de VO.

À des fins de vérification, les deux parties consigneront précisément toutes les réceptions et les dépenses de fonds provenant de donateurs à l'intention du projet de jumelage dans un grand livre général distinct de leurs livres comptables respectifs.

Adopté le jour de 200_.
Au nom du projet de jumelage des soins palliatifs de VO - VOJ :

Pour VO :

Témoin /Nom et poste

Témoin /Nom et poste

Pour VOJ :

Témoin /Nom et poste

Témoin /Nom et poste

Annexe G - Formulaire d'engagement dans le cadre du projet de jumelage

Nom de votre organisme :
Adresse :
Téléphone :
Courriel :
Nom du projet :
Détails sur le donateur :

Nom :
Adresse :
Téléphone :
Courriel :

Je désire devenir partenaire de (nom de votre organisme) pour appuyer les travaux en soins palliatifs de (pays) par l'entremise de (nom de votre organisme de jumelage).

1. J'accepte de faire un don mensuel de :
   • 10 $ par mois
   • 20 $ par mois
   • 50 $ par mois
   • 100 $ par mois
   • par déductions automatiques sur ma carte de crédit
   • Autre

   Ou par chèques postdatés.

2. J'accepte de faire un don unique de pour appuyer les projets spéciaux de (nom de votre organisme).

   Renseignement sur la carte de crédit

   Type de carte :

   Numéro de carte :
   Date d'expiration :

   Nom indiqué sur la carte de crédit (lettres moulées) :

   Signature :

   Les chèques doivent être faits à l'ordre de (nom de votre organisme).

Annexe H - Examen des progrès

Date :

Nous avons terminé les étapes suivantes :

Nos prochaines étapes à suivre sont :

Annexe I - Évaluation du projet et du partenariat

(Les renseignements contenus dans cette évaluation ont été adaptés à partir du manuel de jumelage de la Coalition interagence sida et développement.)

Efficacité du projet

Quelle a été l'incidence du projet de jumelage sur l'apprentissage de nouvelles habiletés, méthodes ou connaissances par les membres de l'équipe dans une ou plusieurs des catégories suivantes?

• Stratégies en matière de soins, de traitement ou de soutien
• Initiatives d'ordre juridique et éthique et relatives aux droits de la personne
• Création et renforcement d'un réseau officiel
• Élaboration et défense de politiques
• Renforcement des compétences en communication
• Renforcement des compétences en collecte de fonds
• Renforcement des compétences en gestion (gestion de changements, de temps ou de projets; planification stratégique)
• Recherche communautaire
• Établissement du conseil d'administration
• Formation et aide technique sur l'utilisation de la recherche pour améliorer et évaluer la prestation de services

Degré de réalisation de vos objectifs

• Nombre de participants
• Quantité de matériel élaboré
• Quantité de matériel distribué
• Nombre d'ateliers donnés
• Nombre de patients et de familles ayant reçu des services

Incidence du projet

• Changement de comportement
• Changement de connaissances
• Changement d'attitude
• Changement de politique
• Changement pratique
• Changement en dehors du projet de jumelage

Vision et mission

• Le projet de jumelage a permis de faire progresser le mandat organisationnel de chaque partenaire de jumelage.
• Les réalisations du projet de jumelage sont directement liées au but du partenariat.
• Les partenaires ont une meilleure compréhension de leurs priorités et de leurs points de vue respectifs.

Efficacité du partenariat

Quelle a été l'incidence du projet de jumelage sur les éléments suivants?

• Renforcement des capacités
• Détermination des pratiques exemplaires en matière de soins palliatifs
• Accroissement de l'efficacité des programmes
• Élargissement des horizons
• Établissement de relations
• Solidarité
• Établissement d'un mouvement mondial

Valeur du partenariat

• Niveau de soutien et de ressources pour maintenir le partenariat et répondre aux besoins de votre plan de projet
• Degré d'engagement des deux organismes dans le cadre du partenariat
• Égalité
• Importance égale attachée aux idées des deux parties

Réussite du projet

• Les partenaires ont réalisé les activités prévues au moyen des ressources désignées (temps, financement, matériel et personnel).
• Les deux partenaires avaient l'impression d'avoir un niveau de contrôle et de responsabilité équitables dans le cadre du projet.
• Les deux partenaires de jumelage avaient l'impression que l'on attachait de l'importance à leurs idées et qu'elles étaient intégrées au projet. Les deux partenaires perçoivent les relations de travail comme positives.

Leçons apprises

• Déterminez les obstacles et les difficultés
• Déterminez les stratégies pour éviter ou régler les problèmes, si le projet se poursuit

Plan d'avenir

• Décrivez comment vous mettrez fin au projet.
• Formulez des recommandations pour l'avenir.

Références Web

1 - Modèle de plan de projet terminé

Victoria Hospice Society
Plan du projet pilote
Numéro du projet :

Auteur: Comité directeur
Date de création : Le 26 novembre 2007
Dernière mise à jour : Le 15 février 2008
Version: Version définitive

Définition du jumelage
Le jumelage est une collaboration professionnelle et sociale entre des organismes de différents pays pour obtenir des avantages mutuels par des efforts combinés et une vision commune.

Vision du jumelage au Victoria Hospice
Garantir des soins de fin de vie de qualité à tous, grâce au partage des ressources, des connaissances et de l'expertise.

Note : Dans ce document, le terme « bénévoles » fait référence aux bénévoles du projet qui peuvent être des employés rémunérés et non rémunérés du Victoria Hospice ou d'autres personnes associées à ce projet.

But

Ce projet pilote explorera les avantages mutuels à réaliser grâce au transfert et à l'échange des connaissances et de l'expertise en matière de soins palliatifs et de fin de vie, entre les bénévoles du Victoria Hospice et un organisme d'un autre pays.

Ce projet reste fidèle à la vision du Victoria Hospice : « des soins de fin de vie de qualité pour tous ». Cette vision s'observe également dans notre énoncé de mission : « Améliorer la qualité de vie des personnes gravement malades, mourantes et en deuil grâce à des soins spécialisés et de compassion, à l'éducation, à la recherche et à la défense des droits » [traduction libre]. Il n'y a pas de frontières nationales à l'application de ces principes directeurs. Les compétences qui ont été bien développées au sein du Victoria Hospice pour combler les besoins de notre collectivité locale peuvent contribuer à répondre à des besoins semblables dans des centres de soins palliatifs ailleurs dans le monde. Par la même occasion, il y a des avantages mutuels à en tirer. En effet, il est possible d'échanger de l'information et des méthodes pour traiter les problèmes physiques, psychologiques et spirituels relatifs aux soins palliatifs et de fin de vie.

Victoria Hospice peut tirer des avantages considérables par l'apprentissage de pratiques parallèles des soins de fin de vie et par un accroissement de notre compréhension de différentes contributions culturelles au processus de prestation des soins palliatifs et de fin de vie, tout en approfondissant notre engagement envers cet important travail.

Contexte

Dans de nombreux pays, les soins palliatifs et de fin de vie sont pratiquement inexistants. Il en résulte donc des souffrances intolérables pour les patients qui n'ont pas accès aux soins, aux médicaments et à l'équipement adéquats (consulter l'article du New York Times du 11 septembre 2007 intitulé In India, a Quest to Ease the Pain of the Dying).

Depuis longtemps, les employés du Victoria Hospice se rendent dans d'autres pays pour offrir leur expertise et leur expérience dans les soins palliatifs et de fin de vie sans l'appui officiel de notre organisme.

Victoria Hospice a manifesté son appui périphérique en fournissant du matériel, tel que son manuel intitulé Medical Care of the Dying (soins médicaux prodigués aux mourants), mais la possibilité de former un partenariat de jumelageavec un organisme d'un pays en développement ayant des objectifs semblables pour les personnes nécessitant dessoins palliatifs et de fin de vie, est une idée que Victoria Hospice caresse depuis un certain temps.

Nous ne serions pas le premier établissement à établir un « jumelage » avec un autre centre de soins palliatifs dans une autre région du monde. Il y a environ deux ans, Nanaimo Hospice a amorcé un projet de jumelage avec un programme de soins palliatifs à Bhaktapur, une ville située dans la région de Katmandou, au Népal. À l'heure actuelle, ce projet a permis à l'hôpital Bhaktapur spécialisé dans la lutte contre le cancer (le Bhaktapur Cancer Hospital) de recevoir des ressources financières, pratiques et humaines, comme des médicaments et de la formation à l'intention du personnel, pour soutenir les progrès continus et la viabilité de leur programme de soins palliatifs.

Le projet Nanaimo-Bhaktapur est stimulé par les efforts des bénévoles et financé grâce à plusieurs activités de collecte de fonds au sein de la collectivité de Nanaimo. De toute évidence, les employés du Nanaimo Hospice et la collectivité des soins palliatifs ont généreusement donné de l'argent pour soutenir les initiatives actuelles du projet. Grâce à l'engagement de fournir une somme minimale d'environ 400 dollars par mois recueillis par des bénévoles, l'organisme de jumelage a été en mesure d'embaucher deux infirmières et une aide infirmière à temps plein et d'acheter des médicaments dont on avait absolument besoin.

Nanaimo Hospice est prêt à appuyer notre projet en partageant avec nous leurs documents, leur expérience pratique et leurs connaissances pour nous guider.

Au sein du Victoria Hospice, un comité directeur non officiel chargé du jumelage de bénévoles a été formé. Il est constitué d'un groupe restreint comptant six membres dévoués. Le directeur général en assure le parrainage et la surveillance pour étudier la viabilité et la faisabilité de créer un projet pilote pour former un partenariat de jumelage avec un autre organisme de soins palliatifs ailleurs dans le monde. D'autres membres du personnel du Victoria Hospice se sont dits intéressés au projet et souhaitent manifester leur appui et participer à l'effort de différentes façons. Plusieurs membres du comité ont déjà acquis une expérience à l'étranger.

Recommandation

Le comité directeur recommande au comité de gestion et au conseil de la société que Victoria Hospice appuie la proposition telle qu'elle est décrite ci-après. Le choix de l'organisme de jumelage sera fondé sur des critères établis et sur une vérification sur place des lieux effectuée par le D^r Fraser Black, qui sera en Inde et au Népal pour des activités médicales non associées à Victoria Hospice et non financées par cet organisme.

Objectifs du projet

1. Accroître les connaissances et l'expertise des personnes qui participent aux soins palliatifs et de fin de vie au sein des deux organismes.
2. Acquérir une sensibilisation aux réalités culturelles des patients ayant des antécédents différents.
3. Intensifier l'engagement envers notre vision « des soins de fin de vie de qualité pour tous ».
4. Exprimer nos valeurs dans un autre contexte qui renforce leur signification.
5. Apprendre d'autres méthodes pour assurer une présence auprès des patients et de leurs familles.
6. Créer des occasions pour faire montre de générosité.

La portée

Une entente contractuelle de trois ans sera établie entre la Victoria Hospice Society et un organisme de soins de santé d'un autre pays. Le comité directeur de jumelage du Victoria Hospice offrira, pour une période limitée et par l'entremise de son budget approuvé, des ressources financières, de l'équipement, du matériel didactique et de l'expertise à notre partenaire en fonction de ses demandes. L'accord comprendra une clause de résiliation convenue entre les parties dans l'entente officielle. De plus, le projet sera soumis à une évaluation par les deux parties à des intervalles convenus et à une évaluation finale après l'expiration de la durée du contrat (voir le Modèle de convention de mandat).

Ce projet compte principalement sur des bénévoles pour concevoir, organiser, gérer et soutenir le projet avec l'aide du Victoria Hospice pour surveiller les finances. En nous fondant sur des critères établis, nous collaborerons avec un organisme de soins de santé d'un autre pays qui souhaite développer ses ressources et qui aimerait avoir accès à de l'aide et à de l'expertise pour la prestation de soins palliatifs et de fin de vie au sein de sa collectivité.

La VHS ne financera pas les congés, les frais de déplacement et les autres frais engagés par le personnel de la VHS. Ces frais et d'autres dépenses seront pris en charge grâce à la collecte de fonds ou à des demandes de subvention présentées auprès d'organismes nationaux et internationaux.

Le Nanaimo Hospice a constaté qu'une visite à son organisme de jumelage était essentielle pour établir des relations, évaluer les conditions sur place et orienter les activités, ainsi que pour fournir une assistance. Un fonds de voyage de 4 000 dollars a été établi afin de permettre au personnel de se rendre sur place.

Avantages

1. Apprendre différentes façons de réduire la douleur et la souffrance.
2. En apprendre davantage sur le passage de la vie à la mort dans différentes cultures.
3. Prendre connaissance des approches alternatives et complémentaires pour alléger la souffrance.
4. Rehausser l'image du Victoria Hospice au sein de la collectivité, ce qui permet d'établir de nouveaux partenariats avec les membres de la collectivité et de motiver des donateurs de différents secteurs de la collectivité.
5. Enrichir l'expérience de travail du personnel.
6. Réaffirmer notre engagement envers nos valeurs en matière de respect, de compassion, d'intégrité, de dévouement, de collaboration et d'excellence au moyen d'interventions concrètes et pratiques.
7. Faire appel aux ressources et aux compétences d'anciens employés de la VHS qui souhaitent consacrer du temps et de l'énergie à ce projet et à cette initiative.
8. Renouveler l'énergie, l'expérience et la passion du personnel en s'associant à un objectif plus large.
9. Contribuer à attirer l'attention sur la nécessité de veiller à ce que chaque citoyen du monde ait accès à des soins palliatifs.
10. Partager des expériences afin de développer davantage les ressources éducatives et pédagogiques du Victoria Hospice et de l'organisme de jumelage.

Critères pour choisir un organisme de jumelage

Pour assurer le succès du jumelage, les critères suivants ont été établis :

1. Un organisme de soins palliatifs et de fin de vie dans un pays en développement ayant manifesté de l'intérêt pour être un partenaire de jumelage dans le but d'améliorer les soins palliatifs.
2. L'organisme éventuel de partenariat de jumelage a des buts et des objectifs semblables à ceux poursuivis par le Victoria Hospice.
3. Des personnes ou des groupes sont prêts à soutenir le projet au sein des deux organismes.
4. Une connaissance pratique de l'anglais est nécessaire, car la VHS n'est pas en mesure de correspondre dans d'autres langues.
5. Un climat politique stable afin d'aider à protéger la viabilité du projet au cours de sa vie utile.
6. Des membres du personnel de la VHS ou des personnes connues de la VHS ont entretenu des contacts ou ont eu des expériences de travail antérieures avec l'organisme.
7. La capacité de cerner les possibilités d'apprentissage mutuel et de transfert des connaissances qui contribueront à l'amélioration de chaque organisme.

Les principaux résultats attendus

1. La création d'un comité directeur chargé du projet de jumelage.
2. La nomination d'un parrain (le directeur général du Victoria Hospice) qui fera rapport des activités au conseil et au comité de gestion.
3. L'établissement des critères pour choisir l'organisme.
4. La détermination de la portée, des activités, des résultats attendus, des risques et des problèmes liés aux services offerts pour répondre aux besoins de l'organisme partenaire.
5. La définition des responsabilités mutuelles dans l'atteinte des buts du projet.
6. L'élaboration d'un contrat entre les deux parties qui désigne les organismes et les exigences mutuelles.
7. La signature d'un accord d'amitié.
8. L'établissement des processus de collecte de fonds.
9. La création de liens de communication avec toutes les parties prenantes.
10. L'établissement du processus d'évaluation du projet.
11. L'engagement du Victoria Hospice et de l'organisme partenaire en ce qui concerne les finances et le temps consacré au projet.

Les parties prenantes

• Le conseil d'administration de la Victoria Hospice Society
•  Le conseil d'administration de la fondation du Victoria Hospice
• Wayne Peterson, directeur général de la VHS et parrain
• Les employés rémunérés et non rémunérés (bénévoles) du Victoria Hospice
• Les anciens employés (p. ex. les retraités) et les employés des partenaires de la collectivité intéressés (p. ex. les infirmières en soins à domicile et en milieu communautaire)
• L'organisme de jumelage
• Les éventuels donateurs de la collectivité
• L'Association internationale de soins palliatifs

Les contraintes associées au projet

1. La possibilité de composer avec de ressources limitées : les ressources humaines et le temps
2. La possibilité d'une incompréhension et d'un manque de soutien de la part des parties prenantes
3. Les défis des communications au sein de la VHS, entre les membres du comité directeur et du personnel, ou entre la VHS et l'organisme de jumelage dans le pays en développement.

Les jalons

Le financement

Dans son budget de 2007, le Victoria Hospice a consacré 5 000 dollars pour aider à structurer et à soutenir l'élaboration d'un projet pilote, étant entendu qu'une fois le plan du projet établi, il faudra obtenir l'approbation du comité de gestion et du conseil.

Il est proposé que Victoria Hospice double les dons reçus jusqu'à concurrence de 400 dollars par mois au cours de la période de trois ans du projet pilote, une fois que les accords avec l'organisme de jumelage auront été signés. La contribution maximale faite par le Victoria Hospice sera de 4 800 dollars par année pendant trois ans. Un examen annuel sera effectué, et on procédera à un examen final au terme de la période de trois ans pour évaluer les résultats.

Les fonds seront attribués chaque trimestre à l'organisme de jumelage, et un processus de surveillance des fonds sera mis en place.

La collecte de fonds

• Le comité directeur de jumelage du Victoria Hospice travaillera de concert avec la Victoria Hospice and Palliative Care Foundation afin de s'assurer que le projet de jumelage trouvera du financement auprès de sources et d'une manière qui ne compromettront pas le financement des activités actuelles de la VHS.
• On s'attend à ce que les contributions financières proviennent de dons volontaires mensuels sous forme de chèques postdatés.
• Des contributions proviendront également d'activités de financement, telles que des soupers, des encans silencieux, des lavothons, des thés et la présentation de diaporamas sur l'organisme partenaire de jumelage et sur son pays.
• Le service des finances de la VHS assurera la gestion des contributions liées au projet de jumelage afin d'en assurer l'intégrité et la responsabilisation financières.
• Les projets de collecte de fonds seront délégués aux bénévoles qui les mèneront.
• Les projets de collecte de fonds seront supervisés par le comité directeur.
• Les dons proviendront également des citoyens qui soutiennent le désir du Victoria Hospice d'enseigner et d'en apprendre davantage sur les services palliatifs et de fin de vie grâce à ce type de partenariat.
• Des contributions proviendront également de subventions de cliniques ou d'organismes de soins de santé, de bienfaisance ou voués à l'éducation.
• Des contributions proviendront également de partenariats avec des organismes établis, p. ex. des organismes déjà bien établis dans la collectivité.

L'utilisation des fonds

Pour le projet, 80 p. 100 des fonds recueillis seront directement attribués au soutien des activités de l'organisme de jumelage.

Les 20 p. 100 restants seront attribués, au besoin, au soutien des tâches administratives et de la communication du Victoria Hospice et, si les fonds le permettent, aux frais de déplacement des bénévoles sur les lieux pour aider directement l'organisme de jumelage, établir des relations de partenariat plus solides et évaluer les progrès réalisés.

Compte tenu des fonds limités, on prévoit que le budget permettra à 2 ou 3 personnes d'effectuer au moins une visite sur place pour les raisons susmentionnées. Les autres personnes intéressées à visiter l'organisme de jumelage devront prendre en charge leurs frais de déplacement ainsi que les dépenses connexes.

Des accords financiers devront être scellés avec l'organisme de jumelage et signés par des personnes autorisées. Tout écart par rapport à l'accord doit être indiqué par écrit et accepté par les deux parties.

Pour l'organisme de jumelage, les fonds peuvent servir à ce qui suit :

• l'achat et l'acheminement de fournitures médicales et d'autres matériels connexes;
• l'embauche de personnel local;
• la formation du personnel local;
• le financement des frais de déplacement de membres du personnel de l'organisme de jumelage pour une formation à la VHS;
• le soutien à des projets spéciaux et imprévus;
• combler d'autres besoins précis;
• rembourser les frais de déplacement d'un ou plusieurs membres du personnel vers les centres de formation appropriés de leur propre région.

Pour les employés et les bénévoles du Victoria Hospice, les fonds peuvent servir à ce qui suit :

• l'élaboration ou l'élaboration en collaboration avec l'organisme de jumelage de programmes d'études et de matériel didactique;
• une formation pour se sensibiliser aux réalités culturelles et la fourniture de matériel didactique pour soutenir les soins palliatifs dans le pays de jumelage; ainsi qu'une formation interculturelle donnée par le Centre de communication interculturelle de l'Université de la Colombie-Britannique, soit un minimum de 250 dollars par personne plus les frais de déplacement éventuels jusqu'à Vancouver, ou la fourniture d'une formation aux employés intéressés qui sera donnée par un formateur qui se déplace au Victoria Hospice;
• une allocation pour les frais de déplacement afin de soutenir les soins palliatifs dans le pays de l'organisme de jumelage pour une période désignée limitée; les membres du personnel travailleraient conformément à un budget prévu d´avance, accepté par les deux organismes;
• assurer la formation des membres du comité directeur sur les aspects juridiques et les subtilités associés au fait de traiter et de recevoir des dons et des biens, et sur la gestion sécuritaire et efficace des dons, des transferts d'argent, des formulaires de visa, etc.;
• assumer le fait que le personnel et les bénévoles du Victoria Hospice travaillent comme bénévoles à l'organisme de jumelage sans rémunération du Victoria Hospice ou de l'organisme de jumelage.

Coûts supplémentaires

Les entrepreneurs

Des entrepreneurs ne sont pas requis dans le cadre de ce projet pilote.

L'équipement

Il sera probablement nécessaire de faire affaire avec une entreprise informatique ayant une bonne réputation pour la fourniture d'équipement technique, l'installation et l'entretien de l'équipement dans le pays du jumelage.

Il pourrait s'avérer nécessaire d'acheter de l'équipement pour faciliter la communication de façon ponctuelle, comme un ordinateur, un télécopieur et un service téléphonique, pour l'organisme de jumelage. L'achat ponctuel d'un appareil photo numérique pourrait également s'avérer nécessaire pour transmettre des photos à Victoria Hospice ou à l'organisme de jumelage afin d'être en mesure de visualiser les changements apportés au projet et d'assurer une communication continue. Le coût estimatif de cette dépense ponctuelle est d'environ 1000 dollars.

Les communications

Un système téléphonique qui permet de retracer les appels téléphoniques et de les imprimer, et d'assumer les responsabilités liées aux dépenses. Le coût estimatif de ce service est de 200 dollars par année.

Les expéditions

Le recours à des entreprises de transport sera nécessaire pour expédier l'équipement et les fournitures.

Les exigences concernant les déplacements à venir

Les visites sur place et le budget alloué à ces déplacements doivent être déterminés d'un commun accord entre la VHS, le comité directeur et l'organisme de jumelage.

Les réunions ultérieures

1. Une fois le projet lancé, on tiendra des réunions bihebdomadaires des bénévoles. À mesure que le projet progressera, des réunions pourront être organisées pour discuter ou présenter des rapports spéciaux des membres du personnel qui ont travaillé en collaboration d'une façon ou d'une autre avec des membres du comité du projet de jumelage, ou qui sont allés dans le pays de jumelage et souhaitent en faire rapport.
2. Les réunions peuvent exiger le recours à des salles plus grandes pour permettre à des groupes plus importants d'assister à des présentations. Il est peu probable que cela entraîne des frais.
3. Des dépenses en service de restauration peuvent être effectuées pour une présentation spéciale du projet de jumelage ou une collecte de fonds, mais ces dépenses ne sont pas prévues pour les réunions régulières. Si on a recours à des services de restauration, le budget éventuel pourrait être d'environ 500 dollars ou moins par année.

Autres dépenses futures éventuelles

Les rétributions éventuelles d'une ou de plusieurs personnes appuyant ce projet qui ont fait d'importantes contributions sans être rémunérées; ces dépenses pourraient totaliser un maximum de 500 dollars par année.

Les rôles et les responsabilités

Les descriptions suivantes définissent les rôles et les responsabilités générales des ressources qui appuient ce projet.

1. Rôle: Parrain

Responsabilités

• Directeur général du Victoria Hospice
• Veille à ce que le projet soit exécuté tel qu'il a été initialement conçu et selon les paramètres établis par le comité de gestion et le conseil
• Fait rapport des progrès réalisés au conseil
• Rend compte de la situation au comité de gestion
• Facilite le règlement des questions soulevées et résout les problèmes qui surgissent au sein du comité directeur

2. Rôle: Comité directeur

Responsabilités

• Planifie et contrôle les activités du projet
• Fournit des conseils d'experts au gestionnaire de projet et aux chefs d'équipe
• Détermine quelles seront les ressources allouées

3. Rôle: Gestionnaire de projet

Responsabilités

• Coordonne la livraison des documents
• Établit l'acquisition des ressources
• Exécute les tâches assignées dans les délais prévus selon le plan d projet
• Communique sur une base régulière, comme il a été convenu, l'état d'avancement du projet et l'information touchant le projet au parrain, aux comités et aux parties prenantes
• S'assure que toutes les tâches et les résultats attendus du projet respectent les normes de gestion de la qualité, le cas échéant, et conviennent au projet

4. Rôle: Chefs d'équipe

Responsabilités

• Assure la responsabilité de la livraison des produits dans le cadre d'un sous projet ou d'un volet du projet
• Détermine les besoins en matière de ressources
• Exécute les tâches assignées dans les délais prévus selon le plan d projet
• Gère les questions, les décisions, les changements et les problèmes pour tenter de les résoudre au niveau du sous projet
• Recueille l'information sur l'état du projet auprès des membres de
• l'équipe et la communique au gestionnaire de projet sur une base régulière, comme il a été convenu
• Participe à la gestion du projet

Le contrôle du projet

1. Le gestionnaire de projet présentera un compte rendu après chaque réunion du comité directeur ou après un événement important ayant une incidence sur le projet de jumelage.
2. Les communications concernant l'organisme de jumelage se feront par courriel, par téléphone ou lors de réunions en personne. Le partage de l'information se fera soit ponctuellement par courriel avec les autres membres du comité ou avec le personnel, si cela est urgent, soit sur une base hebdomadaire lors des réunions du comité directeur, si ce n'est pas urgent. La conception et l'esprit de la communication sont de tenir au courant tous les membres du personnel de toute nouvelle ou de tout progrès important concernant le projet.
3. Toutes les ententes et les communications avec l'organisme de jumelage seront rédigées et enregistrées par écrit et préciseront la date et l'heure de la communication.
4. Toutes les ententes avec l'organisme de jumelage seront rédigées sous une forme juridique, conformément à la constitution et aux règlements administratifs de la VHS, et préparées en double, suivant la politique de la Loi de l'impôt sur le revenu du Canada et dans le respect des directives de l'Agence du revenu du Canada, de la Loi sur les sociétés de la Colombie-Britannique et de l'esprit et la philosophie de l'Association canadienne de soins palliatifs et de la Victoria Hospice Society.
5. Les communications régulières seront entamées et facilitées par les membres du comité directeur du Victoria Hospice et de l'organisme de jumelage, avant, pendant et après que des accords mutuels officiels auront été conclus et signés par les deux parties. C'est le comité directeur qui déterminera qui communiquera avec qui et quelle sera la teneur de ce qui sera communiqué à l'organisme de jumelage, avec l'idée d'aller de l'avant au moyen de communications claires, organisées et cordiales.
6. Les obstacles connus à la communication feront l'objet de discussions avec l'organisme de jumelage, avant que des ententes de jumelage soient signées, et seront pris en compte lors des communications avec tout membre du personnel de l'organisme de jumelage.
7. Si pour une raison quelconque, la communication devient difficile avec tout membre du comité ou du personnel de l'organisme de jumelage, le problème devra être porté à l'attention du parrain de la VHS pour qu'une solution soit trouvée. L'esprit ou le ton de la communication doit être axé sur la bienveillance, la clarté, le soutien et la cordialité.
8. Dès qu'ils surviennent, les obstacles culturels seront cernés et feront l'objet de discussions entre les deux parties, dans un esprit de cordialité et d'apprentissage mutuel.
9. Les dates des réunions seront communiquées rapidement par courriel au personnel et aux membres du comité.
10. Tout membre du personnel du Victoria Hospice qui souhaite s'absenter de son travail au Victoria Hospice doit le faire conformément aux politiques sur les vacances de l'organisme.
11. Les membres du personnel qui visitent l'organisme de jumelage dans le cadre d'un échange de travail devront faire un compte rendu ou une présentation au comité directeur et inviter des membres du conseil et de la direction à y assister. Ce compte rendu devra être fait moins d'un mois après leur retour de leur projet d'échange.
12. Un document écrit sur les résultats de ce voyage devra également être rédigé. Ce rapport écrit sera distribué aux membres du comité exécutif, du comité de gestion et du conseil de la VHS, ainsi qu'à l'organisme de jumelage. Des photos seraient également utiles comme complément d'explication et d'information destiné à toutes les personnes qui appuient le projet de jumelage.
13. La communication sur le projet de jumelage de la VHS qui s'adresse à la population et aux médias sera facilitée grâce à un coordonnateur des communications ou à un membre désigné du comité directeur, qui soumettra d'abord l'information au parrain de la VHS à des fins d'examen.

L'évaluation des risques

Au nombre des risques possibles, mentionnons les pertes d'argent, de temps et sur le plan de la santé, les malentendus entre les groupes culturels et les risques inconnus attribuables à un conflit politique ou à une catastrophe naturelle.

1. La perte d'une importante somme d'argent
2. La perte de temps
3. La perte en matière de santé
4. Les malentendus entre les groupes culturels
5. Un changement d'engagement de la part de l'une ou l'autre partie
6. Les risques inconnus attribuables à un conflit politique ou à une catastrophe naturelle
7. Le caractère imprévisible du financement

Examen du projet et critères d'achèvement

Le projet sera considéré comme un succès si :

• toutes les parties sont satisfaites de l'interaction;
• les buts et les objectifs mutuels ont été atteints;
• on a appris quelque chose d'important qui peut être appliqué aux deux endroits;
• les tâches prioritaires ont été effectuées;
• l'évaluation du projet est positive;
• toutes les ressources reçues en dons ont été comptabilisées;
• les deux parties sont satisfaites de la réalisation de l'entente contractuelle.
• Le projet sera considéré comme achevé :
• lorsque la durée de l'entente contractuelle aura pris fin; ou
• au moment du désengagement du projet, comme cela est autorisé dans l'entente contractuelle.

2 - Modèle de lettre de motivation

Le 28 janvier 2008

Salutations du Victoria Hospice,

Victoria Hospice est un organisme à but non lucratif et laïc offrant un programme communautaire de soins palliatifs et de fin de vie. Il est situé au Canada, plus précisément à Victoria (Colombie- Britannique), et sa mission est la suivante : « Améliorer la qualité de vie des personnes gravement malades, mourantes et en deuil grâce à des soins spécialisés et de compassion, à l'éducation, à la recherche et à la défense des droits » [traduction libre]. C'est cette mission qui nous a inspirés depuis les vingt-sept dernières années dans la prestation de services à nos patients et aux membres de leur famille.

À cette étape de notre développement, nous souhaitons étudier la possibilité de former un partenariat de jumelage ou une collaboration avec un autre organisme dans un autre pays afin d'offrir des avantages mutuels grâce à nos efforts combinés.

Notre proposition de former un partenariat de jumelage avec un autre organisme doit encore être approuvée par notre conseil d'administration, mais nous aimerions savoir pour l'instant si votre organisme aimerait former un partenariat de jumelage avec nous.

Notre objectif particulier pour ce projet est d'établir de solides relations de travail avec un autre organisme de soins palliatifs et de fin de vie. Ensemble, nous pouvons faire progresser nos compétences, nous familiariser avec les pratiques de chacun et accroître les avantages pour nos collectivités respectives grâce au transfert des connaissances.

Nous proposerons un engagement initial de trois ans pour soutenir la prestation de soins avec un autre organisme qui répond aux besoins des patients et des familles en matière de soins palliatifs et de fin de vie. Par ailleurs, Victoria Hospice offrirait une aide particulière en fonction des besoins de l'organisme partenaire de jumelage. Cette aide pourrait prendre la forme de financement direct, de partage d'équipement et de matériel didactique, etc.

Parallèlement, nous espérons que notre travail avec cet organisme nous permette d'acquérir beaucoup de connaissances pouvant améliorer les soins que nous dispensons au Victoria Hospice. Au-delà de ce que nous pourrions apprendre dans le domaine des soins palliatifs, nous souhaitons également établir des contacts et créer un réseau d'amis.

Le D^r Fraser Black, directeur médical du Victoria Hospice, visitera votre région au cours des deux prochaines semaines. Si l'idée d'établir une relation de jumelage avec nous vous intéresse, il sera heureux d'aborder cette question avec vous en notre nom pendant son séjour. N'hésitez pas à communiquer avec nous par courriel le plus tôt possible pour que nous puissions le prévenir. À son retour, il rencontrera les membres du comité directeur du projet de jumelage pour nous faire part de ses réflexions et de ses commentaires. À l'heure actuelle, Victoria Hospice n'a la capacité de former un partenariat de jumelage qu'avec un seul organisme, mais nous espérons être en mesure de réaliser cet engagement le plus rapidement possible.

Nous attendons votre réponse avec beaucoup d'enthousiasme.

Veuillez agréer l'expression de nos sentiments distingués.

Wayne Peterson
Directeur général
Wayne.Peterson@viha.ca

3 - Modèle d'accord d'amitié

Accord d'amitié

Entre : Nanaimo Community Hospice Society (NCHS)

Et : Programme de soins palliatifs du Bhaktapur Cancer Care Hospital (PSPB)

Nos buts :

1. Établir des relations mutuellement solidaires et stimulantes entre la NCHS et le PSPB.
2. Partager des ressources et apprendre des expériences et des réalités culturelles des uns et des autres.

Nos méthodes :

1. La NCHS accepte de recueillir des fonds pour le PSPB dans le but de fournir un revenu mensuel modeste, mais fiable, afin de soutenir les soins et le confort des patients palliatifs du PSPB et des membres de leur famille. Ce soutien peut prendre la forme de salaires pour les membres du personnel qui interviennent directement dans la prestation des soins aux patients. Tous les fonds supplémentaires recueillis serviront à réaliser des projets ou des achats qui seront déterminés par un groupe de travail spécial nommé par le conseil de la NCHS et le PSPB.
2. Le PSPB accepte de faire rapport en rédigeant des documents et en donnant une rétroaction, comme le précise la convention de mandat ci-jointe.
3. La NCHS déclenchera et facilitera l'établissement de communications régulières par courriel entre la NCHS et le PSPB, et facilitera les communications entre le PSPB et d'autres partenaires professionnels des soins de santé qui participent à l'exécution de programmes locaux de soins palliatifs dans le territoire desservi par la NCHS. Il pourrait s'agir, par exemple, d'une consultation médicale entre les infirmières et les médecins (qui agissent à titre de bénévoles en soins palliatifs lorsqu'ils participent à cette initiative), d'un échange d'idées avec le personnel de la NCHS concernant les programmes de bénévolat et les programmes de soutien aux personnes en deuil, ainsi que d'un échange d'expériences et de photos.
4. La NCHS facilitera l'échange des expériences de travail des membres du personnel entre nos programmes de soins palliatifs respectifs.

Cet accord sera révisé annuellement afin d'évaluer notre efficacité en tant que partenaires en soins palliatifs et d'apporter tout changement nécessaire à nos buts et à nos méthodes.

Pour le Nanaimo Community Hospice :

Dave Sherstone, président du conseil / Date

Wendy Pratt, directrice générale / Date

Pour le Programme de soins palliatifs de Bhaktapur Hospital :

M. Deewakr Raj Karnicar, président du conseil / Date

4 - Modèle de convention de mandat

Convention de mandat : Projet de jumelage de soins palliatifs Nainaimo-Bhaktapur

Ce document est fait en double, et il restera en vigueur pendant une période de trois ans à partir de la date de l'accord, après quoi il sera examiné, avec une possibilité de renouvellement.

Entre : Nanaimo Community Hospice Society
1729, avenue Boundary, Nanaimo (C.-B.)
(ci-après désignée par les lettres « NCHS »)

Et : Programme de soins palliatifs de Bhaktapur Cancer Care
Hospital C. P. 6, Bhaktapur, Népal
(ci-après désigné par les lettres « PSPB »)

Cet accord débutera le 200_ et demeurera en vigueur pendant une période de trois ans, après quoi il sera révisé, avec une possibilité de renouvellement.

Attendu que la NCHS, une société à but non lucratif constituée en personne morale en vertu de la Loi sur les sociétés de la Colombie-Britannique, et que le PSPB, qui effectue ses activités à Bhaktapur,au Népal, désirent mettre en oeuvre un projet de jumelage en vue de prodiguer des soins et de fournirdu soutien aux patients du PSPB et aux membres de leur famille, en respectant la philosophie dessoins palliatifs.

Attendu que la Loi de l'impôt sur le revenu du Canada exige que la NCHS, en tant qu'organisme de bienfaisance enregistré, dirige et contrôle l'administration de ses activités de bienfaisance.

Attendu que la NCHS souhaite signer un accord avec le PSPB pour aider à l'administration des activités de bienfaisance de la NCHS.

Par conséquent :

La NCHS et le PSPB acceptent, à l'avantage mutuel des deux parties, de collaborer et de coopérer dans l'administration d'activités de bienfaisance qui respectent les directives établies par l'Agence du revenu du Canada, la Loi sur les sociétés de la C.-B., ainsi que la constitution et les règlements administratifs de la NCHS, et qui respecte la philosophie des soins palliatifs indiquée dans le Modèle de guide des soins palliatifs (mars 2002) de l'Association canadienne de soins palliatifs.

La NCHS accepte de générer des dons de bienfaisance et de distribuer des fonds au PSPB pour faciliter la prestation de soins palliatifs aux patients dont il est responsable ainsi qu'aux membres des familles des patients.

Le PSPB et la NCHS conviendront par écrit de toute utilisation prévue des fonds de bienfaisance transférés au PSPB par la NCHS, avant l'attribution de ces fonds. L'utilisation des fonds peut comprendre, sans s'y limiter :

1. l'embauche de personnel professionnel qui offre des soins directs aux patients;
2. l'achat de médicaments pour les patients;
3. l'achat d'équipement et de matériel didactique en vue de faciliter les soins;
4. d'autres projets spéciaux jugés acceptables par les deux parties.

Le PSPB et la NCHS conviennent d'un budget annuel au moins un mois avant la date de la distribution initiale des fonds de la NCHS au PSPB, puis chaque année, au moins deux mois avant le premier jour de janvier, c'est-à-dire le premier jour de l'exercice financier de la NCHS.

La NCHS versera régulièrement des fonds de bienfaisance au PSPB, aux intervalles convenus.

Le PSPB fournira des rapports de progrès trimestriels à la NCHS concernant l'utilisation des fonds de bienfaisance transférés, et il accepte de permettre aux représentants de la NCHS qui lui rendent visite d'inspecter le projet, à court préavis raisonnable.

Tout écart dans l'utilisation des fonds par rapport aux conditions établies au début de chaque exercice sera considéré comme un « projet spécial », et il faut en faire la demande par écrit auprès de la NCHS.

En tout temps, la NCHS peut refuser d'effectuer un paiement de fonds de bienfaisance s'il juge les documents et les rapports de progrès insatisfaisants, ou s'il a l'impression que les actions du PSPB enfreignent directement les directives de l'Agence du revenu du Canada, de la Loi sur les sociétés de la C.-B., ou de la constitution et des règlements administratifs de la NCHS.

À des fins de vérification, les deux parties consigneront précisément toutes les réceptions et les dépenses de fonds provenant de donateurs à l'intention du projet de jumelage dans un grand livre général distinct de leurs livres comptables respectifs.

Adopté le jour de , 200_

Au nom du projet de jumelage des soins palliatifs de Nanaimo-Bhaktapur

Pour la NCHS :

Témoin Dave Sherstone, président

Témoin Wendy Pratt, directrice générale

For BCPC:

Témoin M. Deewakar Raj Karnicar, président

Témoin D^r R.P. Baral, directeur médical

5 - Modèle de liste de priorités