Critères d'évaluation des soumissions

Les critères d'évaluation des soumissions peuvent inclure des exigences obligatoires seulement ou un agencement d'exigences obligatoires et d'exigences cotées.

Les critères d'évaluation obligatoires servent à déterminer les exigences minimales essentielles pour mener à bien le travail. Les soumissions sont acceptées ou rejetées en fonction de ces exigences. Les soumissions qui ne répondent pas à ces exigences sont rejetées, et le processus s'arrête là. Les critères d'évaluation obligatoires doivent être formulés pour qu'il soit facile de déterminer si la soumission « satisfait » ou « ne satisfait pas » aux exigences.

Les critères d'évaluation à cote numérique servent à déterminer le mérite technique relatif de chaque proposition et la meilleure valeur globale pour l'État. Ces critères identifient les facteurs à valeur ajoutée et servent à évaluer les propositions et à établir une distinction entre elles. Il vaut mieux établir un barème de notation clair avec une cote individuelle comme « n'a pas démontré – 5 points », « a démontré dans une certaine mesure – 10 points » ou « a entièrement démontré – 15 points ».

Quant aux critères à cote numérique, on peut fixer une note de réussite précise pour qu'une soumission soit jugée recevable. Si les critères à cote numérique montrent clairement dans quelle mesure le fournisseur a répondu de manière efficace ou efficiente aux exigences du projet, il pourrait être utile de fixer à 70 p. 100 le seuil de réussite minimal, sous lequel la soumission sera jugée irrecevable.

Les futures versions de l'Outil de création des énoncés des travaux incluront des modèles de critères d'évaluation.

Évaluation des soumissions

Le chargé de projet évalue les propositions techniques. Il doit former une équipe d'au moins trois personnes qui comprennent les exigences du projet et peuvent évaluer les soumissions. Pour évaluer les soumissions en temps opportun, il faudrait fixer le temps et le niveau d'effort que devra consacrer le comité d'évaluation dès que la date de fermeture des soumissions est connue.

Les membres du comité d'évaluation devraient évaluer les soumissions chacun de leur côté. Au terme de ces évaluations indépendantes, ils pourraient se réunir pour déterminer si les fournisseurs satisfont aux exigences obligatoires et assigner les cotes des exigences cotées.

Il peut arriver qu'une soumission ne satisfasse pas à tous les critères obligatoires. Il faut alors que le comité d'évaluation en documente clairement la raison. Comme il s'agit généralement de la partie de l'évaluation qui prend le moins de temps, le processus sera plus efficient si toutes les exigences sont jugées obligatoires.

Parfois, les exigences obligatoires sont si précises qu'un ou deux fournisseurs seulement sont capables d'y répondre. Il faut alors retenir le soumissionnaire le moins‑disant.

Il faut garder au dossier la documentation appropriée pour étayer les cotes finales du comité d'évaluation. Cette documentation doit renfermer la liste des soumissionnaires et les cotes convenues pour chaque critère à cote numérique. Il faut également avoir mentionné par écrit les parties des propositions qui ont été examinées pour déterminer la cote finale. Enfin, pour prouver qu'ils se sont entendus sur la cote finale, tous les membres du comité d'évaluation doivent signer le document.

Critères de sélection

Les chargés de projet peuvent choisir une de ces quatre méthodes afin de sélectionner le soumissionnaire retenu :

  1. Prix évalué le plus bas — exigences obligatoires seulement

    Dans le cas où les exigences obligatoires s'appliquent à toute la portée d'un projet, les soumissions sont évaluées à la lumière des critères obligatoires seulement, et les soumissions recevables sont retenues en fonction du prix. On n'applique pas de critères à cote numérique.

  2. Prix évalué le plus bas — exigences obligatoires et exigences cotées

    Les soumissions sont d'abord évaluées à la lumière des exigences obligatoires; celles qui répondent à ces exigences sont ensuite évaluées à la lumière des critères à cote numérique. On fixe normalement un seuil minimal de réussite pour les critères à cote numérique. Parmi les soumissions considérées comme répondant aux critères obligatoires et ayant obtenu la cote minimale pour les exigences cotées, on retiendra la moins‑disante.

  3. Prix le plus bas par point

    Une pondération égale est accordée aux critères à cote numérique et au prix. On retiendra la soumission qui a le plus bas rapport prix‑points.

  4. Agencement de mérite technique et de prix

    On intègre à l'évaluation les critères à cote numérique et le prix, mais on accorde plus de points à l'un ou l'autre. Pour un projet qui exige des connaissances techniques spécialisées, les critères à cote numérique pourront compter pour 80 p. 100 de l'évaluation, et le prix, 20 p. 100.

Mode de paiement

Les chargés de projet peuvent choisir une des trois bases de paiement :

  1. Prix ferme

    En vertu de l'arrangement, un prix n'est pas sujet à modification; il est convenu dans le contrat. Un prix ferme est un incitatif financier qui encourage un entrepreneur à contrôler les coûts car il assume l'entière responsabilité de tous les coûts en‑deça et au‑dessus du prix ferme. De plus, un prix ferme impose un fardeau administratif minimal aux deux parties contractantes.

    On doit avoir recours à un prix ferme :

    • lorsque l'énoncé des travaux est bien défini et le risque lié à son exécution peut être estimé adéquatement;
    • lorsqu'il représente le plus grand incitatif financier pour l'entrepreneur;
    • lorsqu'il est le critère déterminant d'acceptation ou de rejet du travail.

    Une exigence qui n'est pas clairement définie peut entraîner un risque de malentendu entre le chargé de projet et le fournisseur quant au niveau d'effort susceptible d'être exigé si le prix ferme est inférieur au coût réel. Des modifications au contrat pour tenir compte des travaux de suivi ou des changements de conception pourraient s'avérer nécessaires, ce qui pourrait modifier le coût global du projet.

  2. Prix plafond

    Un prix plafond est le coût maximal établi par le fournisseur pour limiter la valeur totale du contrat. Le coût initial des services du fournisseur peut être nettement inférieur au prix plafond, mais en se servant de ce mode de paiement, on assure une certaine marge de manœuvre si jamais la portée du projet était élargie et que le fournisseur devait fournir un niveau d'effort plus grand.

  3. Limite des dépenses

    Il s'agit du mode de paiement le plus répandu. Bien qu'un prix plafond soit le prix maximal déterminé par le fournisseur, le chargé de projet peut imposer une limite des dépenses comme prix maximal. Comme le prix plafond, une limite des dépenses accorde aussi une certaine marge de manœuvre lorsque la portée d'un projet n'est pas bien définie, à la différence que le coût total du projet s'en trouve mieux contrôlé par le chargé de projet.

Pour établir le mode de paiement, il est aussi important de tenir compte des éléments suivants :

Frais de déplacement et de subsistance – Si les frais de déplacement et de subsistance sont pris en charge par le chargé de projet, les modalités de paiement de ces dépenses doivent être précisées. Les frais de déplacement et de subsistance sont établis d'après les taux et les conditions du Conseil du Trésor.

Heures supplémentaires – En général, le chargé de projet ne paie pas d'heures supplémentaires. Toutefois, si elles sont permises, les modalités qui les régissent doivent alors être précisées.

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