Audit des cartes d’achat

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• Sommaire
• Énoncé de conformité
• 1. Introduction
• 2. Détails de l’audit
• 3. Résultats de l’audit
• 4. Réponse de la direction
• Annexe A - Secteur d’intérêt, critères d’audit connexes et résultats généraux
• Annexe B - Méthode d’audit – technique d’échantillonnage et description de l’échantillon

Sommaire

Objectif de l’audit

Voici l’objectif de l’audit :

• évaluer la conception, la pertinence et l’efficacité du cadre de contrôle de gestion du programme des cartes d’achat au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT);
• vérifier le respect de la Directive sur les paiements du Conseil du Trésor et des politiques et procédures internes du Ministère relatives à l’utilisation des cartes d’achat.

L’audit a été mené conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne.

L’audit visait les opérations effectuées au cours de la période d’avril 2017 à août 2020, y compris un examen distinct pour la période de cinq mois au cours de laquelle le Plan de continuité des activités (PCA) du SCT était en place, soit de mars à août 2020.

Principales observations

L’équipe d’audit a fait les observations suivantes :

• des instruments de politique sur l’utilisation des cartes d’achat et des contrôles internes connexes sont en place, mais des améliorations doivent être apportées;
• la vérification d’un échantillon d’opérations par carte d’achat a révélé un nombre important d’erreurs et de documents manquants ou illisibles, ce qui indique qu’il faut améliorer la gestion et la consignation des opérations par carte d’achat;
• le processus des cartes d’achat fait l’objet d’une surveillance, d’une vérification et d’un suivi continus limités.

Au cours du processus d’examen de l’audit et tout au long de l’analyse des résultats de la vérification par sondage, l’équipe d’audit a communiqué régulièrement avec l’entité auditée afin de lui donner une rétroaction rapide sur ses constatations. Le Ministère a rapidement pris des mesures pour régler certaines des questions soulevées, y compris donner des instructions sur l’autorisation et la surveillance de l’utilisation des cartes d’achat.

Conclusion

Il faut apporter certaines améliorations lorsqu’il s’agit de montrer que les cartes d’achat sont utilisées de façon appropriée, conformément aux instruments de politique du Conseil du Trésor et aux lignes directrices ministérielles. Il est possible :

• d’accroître l’exactitude des renseignements;
• d’améliorer la qualité de la documentation;
• de renforcer la surveillance du processus des cartes d’achat.

Énoncé de conformité

Le Bureau de la vérification interne et de l’évaluation a réalisé l’audit des cartes d’achat au SCT. Cet audit est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne, comme le confirment les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité du SCT.

1. Introduction

1.1 Description du contexte de l’audit

Les cartes d’achat offrent aux ministères un moyen pratique et simple d’acheter et de payer des biens et des services de faible valeur, tout en assurant des contrôles financiers efficaces. Elles offrent également la possibilité de réaliser des économies liées au traitement des achats et des dépenses.

L’utilisation des cartes d’achat est régie par l’Annexe B, Norme sur les paiements par carte d’achat, de la Directive sur les paiements du Conseil du Trésor. La Direction de la gestion financière du Secteur des services ministériels (SSM) est responsable de la gestion et de la surveillance du programme des cartes d’achat au SCT.

Au moment de l’audit, la Banque de Montréal (BMO) était le fournisseur de services de cartes d’achat du gouvernement du Canada. Une fois par mois, les ministères fédéraux versent un paiement direct à la BMO pour tous les achats effectués par les titulaires de carte pour le Ministère.

1.2 Aperçu de l’utilisation des cartes d’achat au SCT

Au 31 mars 2020, le SCT disposait de 152 cartes d’achat actives, notamment pour des comptes du Ministère et de titulaires individuels. Les achats effectués par carte d’achat représentent moins de 3 % des dépenses totales du Ministère pour les biens et services. La limite de crédit standard habituelle sur la carte de crédit d’une personne est fixée à 25 000 $ par mois, ce qui comprend un montant maximal de dépenses de 10 000 $ par jour et par opération. Les tableaux 1 et 2 donnent des détails sur le nombre d’opérations et le montant des dépenses effectuées au moyen de cartes d’achat au cours des périodes visées par l’audit.

Source de données : Système de gestion financière du SCT. Ne comprend pas les paiements de la TPS ni ceux de la TVH.

Les cartes d’achat sont utilisées pour l’achat de biens et de services de faible valeur. Le tableau 2 présente les articles les plus courants achetés au cours de l’exercice 2018-2019 (le plus récent exercice examiné, en dehors de la période de la pandémie de COVID-19) et pendant la période du PCA, soit de mars à août 2020.

Source de données : Système de gestion financière du SCT.

2. Détails de l’audit

2.1 Autorisation

L’audit sur les cartes d’achat fait partie du Plan d’audit et d’évaluation intégré 2019-2020 du SCT.

2.2 Objectifs et étendue de l’audit

L’audit des cartes d’achat a été retenu comme étant une mission prioritaire dans le cadre de l’exercice de planification des audits en fonction du risque de 2019-2020. Le Bureau de la vérification interne et de l’évaluation du SCT a déterminé que le profil de risque du programme des cartes d’achat était très élevé, en partie à cause de la décision de fermer le programme des contrats de faible valeur^{Note de bas de page 1} et de privilégier le recours au programme des cartes d’achat en vigueur. En outre, le programme des cartes d’achat du SCT n’avait pas fait l’objet d’un audit depuis l’exercice 2010-2011.

Voici l’objectif premier de l’audit :

• évaluer la conception, la pertinence et l’efficacité du cadre de contrôle de gestion du programme des cartes d’achat du SCT;
• vérifier le respect de la Directive sur les paiements du Conseil du Trésor et des politiques et procédures internes du Ministère relatives à l’utilisation des cartes d’achat.

Pour cet objectif, l’audit couvrait la période du 1^er avril 2017 au 15 mars 2020 pour la vérification par sondage, l’examen et l’analyse des données.

L’audit avait comme deuxième objectif d’évaluer le programme des cartes d’achat et la mesure dans laquelle il a répondu aux besoins des intervenants pendant la période au cours de laquelle le SCT a activé son PCA, soit du 16 mars 2020 au 21 août 2020. Dans ce cas‑ci, l’audit couvrait cette période pour la vérification par sondage, l’examen et l’analyse des données.

L’équipe d’audit a effectué les travaux d’audit pour les deux objectifs au cours de la période de mars à décembre 2020.

2.3 Secteur d’intérêt et méthode

Un plan d’audit a été dressé qui comprenait un secteur d’intérêt à deux volets et des critères à l’appui afin de pouvoir systématiquement collecter des renseignements, les vérifier, les analyser et tirer des conclusions à leur égard. Les critères et les conclusions générales des auditeurs, accompagnés d’un énoncé des répercussions pour chacun d’eux, figurent à l’annexe A.

Les auditeurs ont examiné la documentation, interrogé les principaux intervenants et vérifié un échantillon d’opérations effectuées par carte d’achat. L’annexe B contient une description plus détaillée des travaux d’audit effectués par les auditeurs pour étayer la conclusion globale.

3. Résultats de l’audit

L’équipe d’audit s’attendait à trouver en place des processus qui démontrent que :

• les achats par carte d’achat sont conformes aux politiques, directives et lignes directrices applicables;
• les opérations sont dûment autorisées.

La vérification par sondage des opérations par carte d’achat a porté principalement sur les approbations^{Note de bas de page 2} prévues aux articles 32 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Les auditeurs ont vérifié l’exactitude et la conformité des principaux éléments d’information (comme le montant, la date, le centre financier, la signature et le nom du gestionnaire de centre financier).

3.1. Résultats généraux

Dans l’ensemble, l’équipe d’audit conclut que le Ministère ne gère pas entièrement l’utilisation de ses cartes d’achat conformément aux instruments de politique du Conseil du Trésor et à ses propres lignes directrices et directives ministérielles. Même si des processus et des pratiques sont en place pour respecter les lignes directrices et surveiller le processus des cartes d’achat, le niveau d’erreur et de documents manquants est élevé. Il faut apporter des améliorations afin de garantir une application plus uniforme et plus efficace des lignes directrices pour :

• améliorer l’exactitude et la cohérence des pratiques en matière de documentation;
• renforcer la surveillance du processus des cartes d’achat.

L’audit avait aussi comme objectif d’évaluer le programme des cartes d’achat et la mesure dans laquelle il a répondu aux besoins des intervenants pendant la période au cours de laquelle le PCA était activé. Malgré les perturbations qu’ont subies les processus opérationnels établis, le programme des cartes d’achat et les contrôles connexes ont connu très peu de changements pendant cette période. La vérification d’un échantillon d’opérations effectuées pendant cette période a donné des résultats semblables à ceux de la période prépandémique. Les entrevues menées auprès d’un certain nombre de titulaires de carte et de gestionnaires de centre financier n’ont révélé aucun problème quant à la capacité du programme des cartes d’achat à répondre à leurs besoins au cours de cette période.

L’équipe d’audit a fait rapport de ses observations, de ses constatations et des résultats obtenus vers la fin de l’étape des travaux d’audit à la direction du SSM, le secteur responsable de la gestion du programme des cartes d’achat. Le SSM a déjà commencé à prendre des mesures pour répondre immédiatement à certains des problèmes soulevés dans ce rapport, notamment en retransmettant des instructions aux titulaires de carte d’achat en ce qui concerne les éléments suivants :

• les exigences relatives à la gestion des approbations en vertu des articles 32 et 34 de la LGFP;
• les éléments à inclure dans les trousses mensuelles de documents à l’appui des opérations des titulaires de carte.

En outre, le SSM avait déjà constaté qu’il devait améliorer ses activités de surveillance et a donc mis à jour son Cadre de vérification des comptes (CVC) au cours de l’audit. Le cadre a été approuvé au cours de l’étape de l’établissement du rapport de l’audit^{Note de bas de page 3}. Il prévoit également d’améliorer les outils mis à la disposition des utilisateurs et des gestionnaires de cartes d’achat.

Le tableau 3 présente un résumé de haut niveau des constatations découlant du processus des travaux d’audit.

3.2 Observations, répercussions et causes profondes

En s’appuyant sur les éléments probants obtenus dans le cadre des entrevues, de l’examen des documents et de la vérification par sondage des opérations, l’équipe d’audit a fait un résumé des résultats dans trois domaines qui, selon les auditeurs, peuvent être à l’origine des résultats obtenus ou y avoir contribué.

3.2.1. Documents d’orientation

L’équipe d’audit a constaté que les lignes directrices du Ministère à l’intention des titulaires de carte d’achat et des gestionnaires de centre financier peuvent, dans certaines circonstances, être incomplètes et imprécises.

Caractère suffisant des documents d’orientation

L’équipe d’audit s’est enquise auprès des membres du personnel rencontrés en entrevue des politiques, directives et lignes directrices qu’ils utilisent pour orienter leur travail. Elle leur a également demandé des descriptions du processus de suivi pour l’utilisation et la gestion des achats effectués avec des cartes d’achat. Si les auditeurs ont trouvé certains documents indiquant les rôles ou les responsabilités, il reste que ceux-ci étaient incomplets ou obsolètes. Par conséquent, ils ne représentaient pas une source d’information fiable pour les utilisateurs.

Clarté des documents d’orientation

Les auditeurs ont fait référence aux documents d’orientation et aux documents dans les dossiers du Ministère pour chaque opération de l’échantillon pour déterminer si les achats correspondaient à la description des articles acceptables. Pour 9 % des opérations vérifiées pendant la période prépandémique, les auditeurs n’ont pas été en mesure de déterminer leur admissibilité en vertu des lignes directrices en vigueur.

Les auditeurs n’ont pas constaté les mêmes problèmes pour la période du PCA, mais ils ont remarqué une augmentation des achats de technologie de l’information (TI) pour lesquels il n’y avait aucun document à l’appui de l’approbation du groupe de la TI du SSM du Ministère (voir le tableau 2). L’équipe d’audit a constaté que des consignes supplémentaires ont été présentées à la direction pour répondre aux exigences de la soudaine transition vers un lieu de travail à distance, mais il n’était pas évident de savoir quels étaient les types d’achats de TI par carte d’achat qui étaient autorisés ni les autorisations qui étaient requises avant l’achat pendant cette période.

La vérification des approbations en vertu de l’article 32 de la LGFP menée par les auditeurs a également mis en lumière le manque de clarté des documents d’orientation. Elle a en effet révélé un nombre important d’erreurs et de documents manquants. Le Guide de délégation et de mise en œuvre des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers pangouvernemental, stipule que l’approbation en vertu de l’article 32 doit être accordée de vive voix ou par écrit avant que tous les achats évalués à un montant déterminé par le Ministère soient effectués, en fonction de la tolérance au risque. Le guide du Ministère indique qu’une approbation en vertu de l’article 32 de la LGFP est requise. Toutefois, il n’indique pas expressément si elle doit être fournie par écrit, ce qui laisse place à l’interprétation. L’équipe d’audit a par la suite informé le SSM qu’il faut obtenir une approbation écrite en vertu de l’article 32 de la LGFP. Par conséquent, les auditeurs ont considéré toute opération non accompagnée des documents nécessaires pour appuyer l’approbation en vertu de l’article 32 de la LGFP comme étant une erreur.

Pertinence et souplesse des documents d’orientation

Les lignes directrices et les directives en vigueur offrent aux utilisateurs de carte la souplesse nécessaire pour déterminer ce qui peut être acheté avec les cartes d’achat. La Procédure sur la gestion des cartes d’achat du SCT contient une liste des articles qui ne peuvent pas être achetés à l’aide d’une carte d’achat. Elle ne contient toutefois aucune information sur ce qui constitue une dépense liée aux activités, ce qui laisse place à l’interprétation du titulaire de carte et du gestionnaire de centre financier.

La pandémie ayant exacerbé cette situation, il a fallu apporter des changements dans l’utilisation des cartes d’achat lorsqu’il n’était pas évident de savoir ce qui constituait un achat approuvé. Lorsque les employés du SCT sont passés au travail à domicile et qu’ils ont dû s’y adapter, le besoin urgent d’acheter et de livrer des fournitures et des pièces d’équipement aux résidences a exercé une pression sur le SCT dans son ensemble et sur le processus d’acquisition des cartes. Cette pression a été mise en évidence par la tendance dans les dépenses pendant la période au cours de laquelle le PCA était activé, qui favorisait l’achat d’articles à bas prix comme des pièces d’équipement périphérique pour ordinateurs et des logiciels par abonnement.

Pour répondre aux changements survenus dans les exigences en raison de la pandémie, le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines et le Bureau du contrôleur général ont donné des conseils aux ministères du gouvernement du Canada (« Travail à distance et remboursement de l’équipement des employés »). À titre de ministère, le SCT a fourni ses propres lignes directrices aux secteurs au moyen de courriels et de pages exclusives dans son InfoSite. Néanmoins, les résultats des entrevues indiquent qu’il y avait une certaine confusion ou incertitude quant à l’utilisation des cartes d’achat pour l’équipement informatique au cours de cette période.

Recommandation n^o 1

La secrétaire adjointe du SSM devrait examiner les documents d’orientation sur l’utilisation des cartes d’achat du Ministère et la surveillance de leur utilisation et, s’il y a lieu, les modifier afin d’y ajouter :

• des instructions précises sur ce qui constitue un achat acceptable lié aux activités qui peut être effectué avec une carte d’achat;
• des instructions claires sur l’autorisation et les processus nécessaires pour consigner et approuver correctement les achats afin de démontrer l’existence d’une surveillance et d’une saine gestion des fonds;
• des procédures obligatoires de gestion de l’information pour appuyer la documentation et le stockage approprié de celle-ci.

3.2.2 Formation

La formation et la communication constituent l’un des moyens d’assurer le respect des politiques, directives et lignes directrices. Il y a en place une formation obligatoire limitée qui porte précisément sur l’utilisation des cartes d’achat et la surveillance de leur utilisation à l’intention des titulaires des cartes d’achat et des gestionnaires de centre financier. Un niveau de formation insuffisant peut entraîner des incohérences et des erreurs si les employés du SCT ne sont pas pleinement informés des processus et des paramètres nécessaires pour utiliser les cartes d’achat.

Les incohérences et les erreurs relevées dans le cadre de l’audit peuvent s’expliquer en partie par le manque de formation et de possibilités continues permettant aux titulaires de cartes et aux gestionnaires de centre financier de revoir leurs connaissances et de les mettre à jour.

Les titulaires de carte doivent suivre trois séances de formation obligatoires avant de recevoir une carte d’achat. Ils peuvent aussi participer à une formation facultative régulière sur les processus de consignation ou de rapprochement des opérations d’achat par carte d’achat dans le système financier ministériel.

Les gestionnaires de centre financier doivent suivre une formation obligatoire sur la délégation des pouvoirs financiers, mais aucune formation obligatoire propre aux cartes d’achat ne leur est donnée.

Selon les entrevues menées auprès d’un certain nombre de titulaires de carte et de gestionnaires de centre financier, ceux-ci croyaient avoir une formation suffisante. Les résultats de l’audit montrent néanmoins des incohérences entre les employés dans les pratiques d’achat, y compris la façon de coder dans le grand livre général et l’endroit où il faut documenter les éléments probants liés aux achats et l’approbation connexe.

Recommandation n^o 2

La secrétaire adjointe du SSM devrait revoir les possibilités de communication et de formation continues du Ministère et, s’il y a lieu, les modifier, afin d’améliorer les connaissances et la compréhension à l’égard des responsabilités.

3.2.3 Surveillance et suivi

Une troisième série d’observations porte sur la faible fréquence et l’étendue restreinte des activités d’examen, de surveillance et de suivi des opérations par carte d’achat. La faible fréquence de ces activités peut donner lieu à des occasions manquées de cerner les problèmes et les erreurs, d’empêcher de corriger la situation pour de bon et d’éviter que les mêmes erreurs ne soient répétées.

Activités de surveillance et de suivi

Dans le cadre de sa propre fonction de surveillance et conformément à son CVC, le SSM vérifie chaque trimestre un échantillon d’opérations à faible risque, y compris celles effectuées par carte d’achat, qui représentent 10 % du travail lié au CVC. En 2018-2019 et 2019-2020, 43 opérations par carte d’achat en moyenne ont été vérifiées chaque trimestre. Compte tenu du volume des opérations effectuées au cours d’un exercice et du taux d’erreur obtenu dans le cadre de la vérification par sondage des opérations réalisée par l’équipe d’audit, le taux d’erreur obtenu relativement au CVC ne représente peut-être pas avec exactitude les erreurs et les problèmes liés aux opérations par carte d’achat.

L’équipe d’audit a mentionné qu’un CVC mis à jour, en vigueur à compter de 2020-2021, était en voie d’être approuvé au cours de l’audit^{Note de bas de page 5}.

Les rapports du CVC n’ont pas montré que les erreurs avaient fait l’objet d’un suivi ou que les constatations avaient été transmises aux échelons supérieurs. Si la décision est de surveiller et d’examiner les cartes d’achat, il faut communiquer les résultats et corriger les erreurs ou les problèmes.

Qualité de la surveillance et du suivi par les titulaires de carte et les gestionnaires de centre financier

Les utilisateurs de cartes d’achat et les personnes qui surveillent le processus des cartes d’achat sont responsables de la qualité et de l’exactitude des opérations et de la consignation de l’information connexe. L’équipe d’audit a constaté que ce travail avait été effectué et que la documentation était conservée, mais les résultats des examens ont révélé des problèmes liés à l’exactitude et à la cohérence.

La qualité de la documentation liée aux approbations en vertu de l’article 34 de la LGFP pendant la période prépandémie est un exemple clair de cette situation. Les titulaires de carte numérisaient les documents liés à l’approbation en vertu de l’article 34 et les sauvegardaient dans les fonds de renseignements du Ministère, une fois que les gestionnaires de centre financier les avaient approuvés. Toutefois, ces documents étaient toujours illisibles, ce qui nuisait à une surveillance et à un suivi efficaces des éléments probants corroborant l’approbation en vertu de l’article 34.

Les auditeurs ont constaté que la mauvaise qualité de la documentation numérisée pouvait être attribuable à la couleur de l’encre du document original (bleu). Cependant, avec l’arrivée de la pandémie et l’acceptation des signatures électroniques, le problème entourant la clarté des documents numérisés a disparu.

Recommandation n^o 3

La secrétaire adjointe du SSM devrait examiner les activités du SCT en ce qui concerne l’examen, la surveillance et le suivi des processus utilisés pour les cartes d’achat, et apporter les changements nécessaires, en fonction des risques.

3.3 Conclusion

Même si le montant des dépenses liées aux achats effectués au moyen de cartes d’achat est faible par rapport à celui des autres dépenses du Ministère, il s’agit néanmoins de dépenses et de biens de l’État qui doivent être comptabilisés dans le respect des lois et des instruments de politique du Conseil du Trésor. La mise en place d’un système comportant de bons mécanismes de contrôle est un moyen important de démontrer une saine gestion des fonds publics.

Dans l’ensemble, les résultats de l’audit montrent qu’il est nécessaire de préciser et de renforcer les documents d’orientation, d’améliorer l’exactitude et la gestion de l’information et d’accroître la surveillance. Ces changements permettront de s’assurer que les achats par carte d’achat correspondent aux attentes du Ministère et respectent les instruments de politique du gouvernement du Canada.

4. Réponse de la direction

Recommandation n^o 1

La secrétaire adjointe du SSM devrait examiner les documents d’orientation sur l’utilisation des cartes d’achat du Ministère et la surveillance de leur utilisation et, s’il y a lieu, les modifier afin d’y ajouter :

• des instructions précises sur ce qui constitue un achat acceptable lié aux activités qui peut être effectué avec une carte d’achat;
• des instructions claires sur l’autorisation et les processus nécessaires pour consigner et approuver correctement les achats afin de démontrer l’existence d’une surveillance et d’une saine gestion des fonds;
• des procédures obligatoires de gestion de l’information pour appuyer la documentation et le stockage approprié de celle-ci.

Recommandation n^o 2

La secrétaire adjointe du SSM devrait revoir les possibilités de communication et de formation continues du Ministère et, s’il y a lieu, les modifier, afin d’améliorer les connaissances et la compréhension à l’égard des responsabilités.

Recommandation n^o 3

La secrétaire adjointe du SSM devrait examiner les activités du SCT en ce qui concerne l’examen, la surveillance et le suivi des processus utilisés pour les cartes d’achat, et apporter les changements nécessaires, en fonction des risques.

Annexe A - Secteur d’intérêt, critères d’audit connexes et résultats généraux

L’audit comporte un seul secteur d’intérêt : déterminer si le SCT dispose d’un cadre de contrôle de gestion efficace qui régit le programme des cartes d’achat ministériel. Le secteur d’intérêt est divisé en deux périodes, et les critères diffèrent afin de tenir compte des risques et des circonstances propres à chaque période.

Annexe B - Méthode d’audit – technique d’échantillonnage et description de l’échantillon

L’approche et la méthode d’audit étaient fondées sur le risque et respectaient les Normes internationales pour la pratique professionnelle des auditeurs internes de l’Institut des auditeurs internes. Selon ces normes, l’audit doit être planifié et exécuté de manière à donner une assurance raisonnable que les objectifs de l’audit ont été atteints.

La méthode choisie pour effectuer les travaux d’audit est indiquée ci-après.

1. Entrevues : 19 entrevues ont été menées auprès d’intervenants clés (par exemple, le SSM), de titulaires de carte et de gestionnaires de centre financier.
2. Examen de la documentation : 60 documents (à l’exclusion des opérations vérifiées) ont été recueillis, examinés et analysés.
3. Échantillonnage : 150 opérations par carte d’achat ont été sélectionnées et vérifiées.
   • Conformément à sa stratégie d’échantillonnage, l’équipe d’audit a utilisé une inférence bayésienne pour sélectionner un échantillon aléatoire stratifié de 150 opérations de cartes d’achat à vérifier.
     • L’équipe d’audit n’a pas pu trouver de documentation pour 15 des 150 opérations sélectionnées. Les résultats présentés dans le présent rapport reposent sur les 135 opérations restantes.
   • La vérification comportait deux volets : examiner l’exactitude des contrôles internes et fournir une estimation de la proportion de la population qui aurait des opérations comportant des erreurs.

Les détails de l’échantillon sont présentés dans le tableau ci-dessous.