Audit du processus des règlements interministériels

Bureau de la vérification interne et de l’évaluation

Rapport final

Approuvé le

Table des matières

Énoncé de conformité

Le Bureau de la vérification interne et de l’évaluation a effectué un audit du processus des règlements interministériels. Cet audit est conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité du Bureau.

Sommaire

Contexte

Un règlement interministériel (RI) est une opération financière entre deux ministères ou organismes du gouvernement fédéral. Il s’agit d’une opération hors-caisse, en ce sens qu’il n’y a pas d’échange d’argent à proprement parler. Dans le cadre d’un mécanisme de traitement propre au gouvernement du Canada, une écriture financière est créée pour que les ministères puissent se transférer des coûts les uns aux autres ou percevoir des recettes les uns des autres. Les écritures financières qui y sont associées sont ensuite inscrites dans le système financier de chaque ministère, et elles se reflètent dans leurs états financiers ainsi que dans les Comptes publics du Canada. Étant donné leur grande valeur monétaire, les opérations de RI ont des répercussions importantes sur les états financiers du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat).

Au Secrétariat, la responsabilité du traitement des opérations de RI revient au groupe des Services de comptabilité généraux de la Direction des opérations financières et approvisionnements (DOFA) du Secteur des services ministériels. Ce groupe compte largement sur les fonctions automatisées que le groupe des Systèmes ministériels a configurées dans le système financier ministériel du Secrétariat. Ces fonctions minimisent les interventions manuelles nécessaires pour le traitement d’un RI.

Objectifs et portée

Les objectifs de l’audit étaient les suivants :

  • Évaluer le caractère adéquat et l’efficacité de la gestion des règlements interministériels au Secrétariat;
  • Déterminer si le processus des RI et le système financier ministériel du Secrétariat appuient la gestion efficace et efficiente des règlements interministériels;
  • Veiller à ce que des contrôles manuels et des contrôles applicatifs adéquats liés aux technologies de l’information (TI) soient en place pour protéger l’intégrité des données.

L‘audit était axé sur les activités et les processus opérationnels manuels et automatisés de traitement des opérations de RI au Secrétariat. L’examen du cadre de contrôle de gestion a compris les éléments suivants : obligations redditionnelles, rôles et responsabilités; politiques, directives, procédures et lignes directrices ministérielles, y compris la conformité aux lois, aux politiques et aux directives applicables; et surveillance et rapports.

La phase d’examen s’est déroulée entre et . Un échantillon aléatoire stratifié d’opérations de RI exécutées entre le et le a été sélectionné à des fins de tests. La documentation administrative et la documentation des systèmes, en place au pour le traitement des opérations de RI, ont été incluses dans l’audit. Des renseignements reçus avant la rédaction définitive du présent rapport ont également été examinés et intégrés lorsque c’était approprié.

Principales constatations

Les principales constatations de l’audit sont les suivantes :

  • Les obligations redditionnelles, les rôles et les responsabilités se rapportant au traitement des opérations de RI sont clairement définis dans les descriptions de travail approuvées des employés des Services de comptabilité généraux.
  • Divers documents exposant les procédures de façon détaillée, dont on a constaté qu’ils étaient généralement conformes aux obligations, ont été produits pour donner des consignes pertinentes et utiles aux employés. Toutefois, certaines procédures se chevauchent et d’autres en sont encore à la version préliminaire. De plus, bien que ces documents énoncent certains rôles et certaines responsabilités, ils omettent de décrire des fonctions de contrôle clés, comme la surveillance appropriée de l’agent financier telle qu’elle est décrite dans les descriptions de travail. De plus, il n’existait aucun document exposant les procédures relatives à la surveillance et aux rapports sur le plan stratégique.
  • Il y avait un suivi et une surveillance appropriés au niveau des opérations, particulièrement lorsqu’il s’agissait d’obtenir la signature du gestionnaire de centre financier compétent pour confirmer la réception des biens ou des services. Toutefois, il y avait peu d’activités de surveillance et de rapports sur le plan stratégique qui auraient permis de repérer des tendances et des problèmes systémiques.
  • À l’exception des  salaires pour la période à l’étude, les processus opérationnels pour les opérations de RI étaient conçus de façon à exploiter les efficiences configurées dans le système financier ministériel du Secrétariat, et un minimum d’interventions manuelles était nécessaire. L’équipe d’audit a été informée qu’un processus automatisé pour les opérations de RI ayant trait aux salaires a été adopté pour 2012-2013 afin d’exploiter les efficiences du système.
  • L’efficacité de chaque processus opérationnel variait selon les catégories d’opérations examinées. Plus précisément, les opérations ayant trait aux salaires et les opérations ayant trait aux biens et services étaient généralement efficaces. Toutefois, en raison de l’insuffisance des documents à l’appui, l’équipe d’audit n’a pas été en mesure de tester pleinement les opérations ayant trait aux avantages sociaux et aux régimes de pension des employés ni les opérations ayant trait à l’impôt de l’Agence du revenu du Canada. Par conséquent, l’audit n’a pas permis de tirer de conclusion au sujet de l’efficacité de ces opérations.
  • Les contrôles manuels et les contrôles applicatifs des applications clés liés aux TI étaient adéquatement documentés et fonctionnaient efficacement pour préserver l’intégrité des données.
  • Toutefois, en dépit de l’existence de contrôles clés liés aux TI, tels que décrits ci-dessus, des conflits possibles liés à la séparation des tâches ont été relevés qui pourraient représenter un risque moyen d’inexactitude importante. Aucun élément ne démontrait que la haute direction avait approuvé la création de rôles lorsqu’il existait des conflits découlant de la séparation des tâches, et aucun document n’expliquait les mesures d’atténuation des risques pour les conflits existants.

Conclusion

Nous concluons avec un degré d’assurance raisonnable que la plupart des éléments du cadre de contrôle de gestion étaient en place pour appuyer l’administration efficace des règlements interministériels. Dans l’ensemble, les processus opérationnels qui régissent les opérations de RI ayant trait aux salaires et aux biens et services étaient efficients et efficaces. De plus, le système financier ministériel du Secrétariat appuyait les processus des RI de manière efficace et efficiente.

Cependant, compte tenu de l’évaluation des risques faite par la direction, quatre recommandations ont été formulées :

  1. Examiner les documents exposant les procédures administratives relativement aux RI pour s’assurer qu’ils sont simplifiés, complets, approuvés officiellement et appliqués;
  2. Définir formellement et mettre en œuvre des stratégies de surveillance et de rapports sur le plan stratégique correspondant à l’approche axée sur les risques établie par la direction, à l’appui des activités liées aux RI;
  3. Définir les exigences relativement aux documents à l’appui pour les opérations de RI ayant trait aux avantages sociaux et aux régimes de pension des employés ainsi que pour les opérations de RI ayant trait à l’impôt de l’Agence du revenu du Canada;
  4. Revoir les rôles des personnes appelées à utiliser le système financier ministériel du Secrétariat pour veiller à ce qu’il n’y ait pas de conflits au chapitre de la séparation des tâches et que les conflits existants et les processus connexes pour atténuer les risques soient approuvés.

L’équipe d’audit a également repéré des gains d’efficience qui pourraient être réalisés et les a communiqués à la direction.

Le Secrétariat a rédigé une réponse de la direction qui figure à l’annexe A.

1. Introduction

1.1 Description of an Interdepartmental Settlement

An interdepartmental settlement (IS)1 is a financial transaction that occurs between two federal government departments and agencies. It is a non-cash transaction—no cash is exchanged. Using a processing mechanism unique to the Government of Canada, a financial entry is created so that departments2 can transfer incurred costs between one another or collect revenue from one another, and the associated entries are recorded in each department’s financial system and reflected in their financial statements and in the Public Accounts of Canada.

1.2 Interdepartmental Settlement Transactions at the Treasury Board of Canada Secretariat

Overview of the Secretariat’s IS Transactions

IS transactions have a significant impact on the Secretariat’s financial statements.

Table 1: Profile of 2011–12 IS expenditure transactions
IS Transaction Category IS Expenditure Amount Percentage of IS Expenditure Amount Number of IS Expenditure Transactions Percentage of IS Expenditure Transactions
Operations
(salary and goods and services)
$38,783,913 0.8% 4,575 78.2%
Employee Benefits and Pensions $4,954,747,127 99.0% 1,064 18.2%
Other
(e.g., Canada Revenue Agency tax-related)
$1,198,318 0.2% 209 3.6%
Total $4,994,729,358 100% 5,848 100%
Table 2: Profile of 2011–12 IS revenue or recovery transactions
IS Transaction Category IS Revenue or Recovery Amount Percentage of IS Revenue or Recovery Amount Number of IS Revenue or Recovery Transactions Percentage of IS Revenue or Recovery Transactions
Operations
(salary and goods and services)
$15,514,796 0.4% 2,569 56.1%
Employee Benefits and Pensions $3,950,954,797 99.0% 1,893 41.5%
Other
(e.g., Canada Revenue Agency tax-related)
$23,301,956 0.6% 104 2.3%
Total $3,989,771,549 100% 4,566 100%

The figures for volume and dollar value in Table 1 and Table 2 are similar to those for 201011.

Overview of Secretariat’s IS Processes

The General Accounting Services group of the Corporate Services Sector’s (CSS’s) Financial and Procurement Operations Directorate (FPOD) is responsible for processing IS transactions in the Secretariat’s departmental financial system (i.e., IFMS-SAP).3 In order to process these transactions, fund centre managers must provide the General Accounting Services group with the appropriate authorization under section 34 of the Financial Administration Act4 and with the appropriate documentation.

In addition, FPOD’s Corporate Systems group is responsible for the development and operations of IFMS-SAP. This system’s automated matching (auto-matching) capability is heavily relied on for processing IS transactions because it minimizes manual intervention by General Accounting Services employees.

Appendix B contains detailed explanations of how IS transactions are processed at the Secretariat, including the auto-matching process.

Example of How Auto-Matching Works

The Canada School of Public Service, the other government department (OGD) in this example, needs to recover $700 from the Secretariat for a course taken by a Secretariat employee. The Secretariat creates a fund commitment document5 with the appropriate financial coding, including the fund centre, in IFMS-SAP for the $700 expected expense.

This fund commitment document number is given as part of the reference coding that the Secretariat provides to the OGD. The OGD initiates6 an IS transaction to recover the $700, which is then transmitted electronically to the Secretariat via the Public Works and Government Services Canada Standard Payment System. The Secretariat receives the electronic transmission, and IFMS-SAP runs an automated process using the reference coding to match the $700 IS transaction to the fund commitment document.

If the reference coding from the OGD and the fund commitment document number match, the $700 expense is recorded as per the fund commitment document coding in IFMS-SAP.

If the reference coding from the OGD and the fund commitment document number do not match, the IS transaction is posted to the Secretariat’s IS suspense account7 for further research and reallocation by the General Accounting Services group.

Processing Streams for Interdepartmental Settlements

At the Secretariat, IS transactions fall into three processing streams:

  1. Initiation of accounts receivable invoices to recover expenditures incurred by the Secretariat (e.g., recovery of salary costs charged to the Secretariat for an employee transferred to an OGD but whose pay files were not yet transferred);
  2. Automated allocation of expenditures or revenue transactions that were initiated by an OGD using the auto-matching capability in IFMS-SAP; or
  3. Manual reallocation of expenditures or revenue transactions from an IS suspense account.

2. Détails de l’audit

2.1 Autorisation

L’audit du processus des RI s’inscrit dans le plan triennal de vérification fondé sur les risques approuvé du Secrétariat pour 2011-2014.

2.2 Objectifs et portée

Les objectifs de l’audit sont les suivants :

  • évaluer le caractère adéquat et l’efficacité de la gestion des règlements interministériels au Secrétariat;
  • déterminer si le processus des RI et le système financier ministériel du Secrétariat (le SFIM-SAP) appuient la gestion efficace et efficiente des règlements interministériels;
  • veiller à ce que des contrôles manuels8 et des contrôles applicatifs9 adéquats liés aux technologies de l’information (TI) soient en place pour protéger l’intégrité des données.

L’audit a porté sur les éléments suivants du cadre de contrôle de gestion du Secrétariat :

  • les obligations redditionnelles, les rôles et les responsabilités;
  • les politiques, les directives, les procédures et les lignes directrices ministérielles, y compris la conformité aux lois, aux politiques et aux directives applicables;
  • la surveillance et les rapports.

L’équipe d’audit a examiné les activités automatisées et manuelles de traitement des opérations de RI au Secrétariat, y compris un examen des éléments suivants :

  • les pièces de journal créées pour compenser une opération dans un compte d’attente de RI;
  • la procédure de compensation des écritures créées par le processus automatisé;
  • les contrôles manuels et les contrôles applicatifs liés aux TI;
  • les contrôles de séparation des tâches dans le SFIM-SAP;
  • des composantes particulières du SFIM-SAP qui sont utilisées à l’appui du traitement des opérations de RI.

On trouvera un complément d’information au sujet des critères d’audit à l’annexe C.

Éléments exclus de l’audit

L’audit n’a pas porté sur les éléments suivants :

  • les obligations redditionnelles, les rôles et les responsabilités ainsi que les activités des employés du Secrétariat autres que ceux de la DOFA;
  • les pièces de journal créées pour corriger des opérations financières internes, autres que celles qui se rapportent à la compensation des comptes d’attente de RI, comme il en a été question ci-dessus;
  • la composante des pièces de journal du système financier ministériel du Secrétariat, car un grand nombre des processus de pièces de journal d’autres types ne correspondaient pas à la portée de l’audit;
  • les opérations visant à établir les comptes de fin d’exercice au titre des créditeurs ou des débiteurs, car les opérations de RI ayant pour objet de compenser les comptes de fin d’exercice étaient comprises dans les données d’échantillon;
  • les opérations de RI traitées par le groupe des Services de comptabilité généraux pour le ministère des Finances Canada10.

2.3 Champs d’enquête

L’audit a porté sur trois champs d’enquête :

  1. Les éléments d’un cadre de contrôle de gestion11 sont en place pour l’administration des règlements interministériels au Secrétariat;
  2. Les processus opérationnels régissant les opérations de RI sont efficients et efficaces12;
  3. Le système financier ministériel du Secrétariat (le SFIM-SAP) soutient les processus opérationnels des RI de manière efficiente et efficace13.

Les critères d’audit qui ont servi à évaluer chaque champ d’enquête se trouvent à l’annexe C.

2.4 Approche et méthodologie

L’approche et la méthodologie de l’audit étaient axées sur le risque et conformes aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. Selon ces normes, l’audit doit être planifié et mené de façon à donner l’assurance raisonnable que les objectifs sont atteints.

L’audit a compris divers tests et processus jugés nécessaires pour fournir une telle assurance, y compris les suivants :

  • examen des lois, des politiques et des procédures applicables et d’autres renseignements se rapportant aux processus des RI;
  • entrevues avec la direction et le personnel du groupe des Services de comptabilité généraux et du groupe des Systèmes ministériels;
  • validation et évaluation des éléments du cadre de contrôle de gestion, comme on l’a vu dans la section de la portée de l’audit;
  • cheminements témoins pour observer les processus et les contrôles concernant l’amorce, le traitement et la compensation des opérations de RI;
  • tests détaillés sur un échantillon aléatoire stratifié14 de 100 opérations de RI pour déterminer si les processus régissant les dépenses, les recettes et les recouvrements au chapitre des RI ainsi que la compensation des comptes d’attente de RI se conformaient aux obligations applicables;
  • validation et évaluation des contrôles automatisés et des fonctions de TI pour les composantes du SFIM-SAP se rapportant expressément aux processus des RI.

La phase d’examen s’est déroulée entre et . Un échantillon aléatoire stratifié d’opérations de RI exécutées entre le et le a été sélectionné à des fins de tests. La documentation administrative et la documentation des systèmes en place au 31 mars 2012 pour le traitement des opérations de RI ont été incluses dans l’audit. Des renseignements reçus avant la rédaction définitive de ce rapport ont également été examinés et intégrés lorsque c’était approprié.

3. Résultats de l’audit

3.1 Champ d’enquête: Cadre de contrôle de gestion pour l’administration des règlements interministériels

Le Secrétariat a en place la plupart des éléments d’un cadre de contrôle de gestion pour l’administration des règlements interministériels.

L’audit a porté sur trois éléments particuliers du cadre de contrôle de gestion, à savoir :

  1. si les obligations redditionnelles, les rôles et les responsabilités relatifs au processus des règlements interministériels étaient clairement définis et communiqués aux personnes concernées;
  2. si les politiques, les directives et les procédures relatives aux règlements interministériels avaient été formellement élaborées, étaient tenues à jour, disponibles et communiquées aux personnes concernées, et si elles se conformaient aux obligations pertinentes;
  3. s’il existait un mécanisme efficace de surveillance et de rapports pour les règlements interministériels.

3.1.1 Obligations redditionnelles, rôles et responsabilités

Les obligations redditionnelles, les rôles et les responsabilités se rapportant au traitement des opérations de RI sont clairement définis dans les descriptions de travail approuvées des employés des Services de comptabilité généraux. De plus, certains rôles et certaines responsabilités étaient énoncés dans des documents exposant les procédures utilisées par les employés des Services de comptabilité généraux qui participent au traitement des opérations de RI.

L’audit a permis de constater que les employés des Services de comptabilité généraux comprenaient généralement les rôles et les responsabilités qui leur étaient confiés et s’en acquittaient. Toutefois, il y aurait moyen d’harmoniser les rôles tels qu’ils sont présentés dans les documents exposant les procédures avec les rôles tels qu’ils sont présentés dans les descriptions de travail des employés, particulièrement dans les domaines où la surveillance d’opérations plus complexes est requise. Par exemple, les responsabilités des agents financiers en matière d’examen sont décrites en détail dans les descriptions de travail, mais non pas dans les documents exposant les procédures. Une telle harmonisation contribuera à atténuer les erreurs qui pourraient se produire si des processus de contrôle clés n’étaient pas exécutés ou étaient exécutés incorrectement.

3.1.2 Politiques, procédures et lignes directrices ministérielles

Les Services de comptabilité généraux ont produit et distribué une variété de documents exposant les procédures pour guider les employés quant au traitement des opérations de RI. Ces documents se conforment généralement aux obligations qui régissent le traitement de ces opérations, et plusieurs renferment des renseignements détaillés, y compris des saisies d’écran de certaines étapes, qui fournissent des consignes pertinentes et utiles aux employés.

Toutefois, les documents exposant les procédures ne mentionnaient pas le rôle en matière d’examen que doivent remplir les agents financiers en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques15 lorsqu’il s’agit de faire preuve de diligence raisonnable. Il y aurait moyen de définir ces rôles avec plus de précision dans le contexte des opérations de RI pour veiller à ce que les examens soient effectués avec un degré de rigueur correspondant au risque cerné par la direction.

L’audit a permis de relever des chevauchements dans les nombreux documents exposant les procédures, y compris un certain nombre de documents à l’étape d’approbation. Il a également permis de constater qu’il y avait des lacunes dans les documents relatifs aux activités de surveillance et de rapports ainsi que dans les activités d’examen de la part des agents financiers, comme on vient de le voir. Il faut revoir les documents exposant les procédures pour s’assurer qu’ils sont complets et les rationaliser lorsque c’est possible.

Recommandation

Il est recommandé que la secrétaire adjointe, Secteur des services ministériels, examine les documents exposant les procédures administratives relativement aux opérations de RI pour s’assurer qu’ils sont simplifiés, complets, formellement approuvés et mis en œuvre.

Niveau de priorité : Moyen

3.1.3 Surveillance et rapports

La Directive sur la vérification des comptes, la Directive sur l’engagement des dépenses et le contrôle des engagements, la Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques et la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses comportent toutes des exigences en matière de surveillance et de rapports.

L’équipe d’audit s’attendait donc à trouver des documents exposant les procédures qui définissaient l’approche à retenir en matière de surveillance et de rapports à l’égard des opérations de RI (p. ex., les taux d’erreur et les problèmes de contrôle). En plus de répondre aux exigences des politiques, une telle approche aide à déterminer les causes profondes des enjeux et à s’y attaquer à la source, et contribue ainsi à atténuer les problèmes récurrents.

L’audit a permis de constater qu’il existait un degré approprié de suivi et de surveillance au niveau des opérations, particulièrement lorsqu’il s’agissait d’obtenir la signature du gestionnaire de centre financier compétent pour confirmer la réception des biens ou des services (en d’autres termes, l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques était respecté). L’équipe d’audit a constaté que les employés des Services de comptabilité généraux faisaient un suivi auprès des gestionnaires de centre financier approprié pour corriger les erreurs et régler les problèmes qui se produisaient.

Toutefois, l’audit a également permis de constater que les activités de surveillance et de rapports étaient limitées sur le plan stratégique. L’équipe d’audit a appris que deux rapports étaient communiqués au dirigeant principal adjoint des finances dans le cadre de l’examen mensuel des états financiers, mais que ces rapports ne permettaient pas de repérer les tendances ni les problèmes systémiques.

Un renforcement des activités de surveillance et de rapports sur le plan stratégique aiderait à repérer les tendances et les problèmes systémiques, ce qui atténuerait le risque de non-conformité avec les autorisations financières et le risque d’erreurs dans les états financiers du Secrétariat (p. ex., des erreurs constantes de la part d’un centre financier ou d’un AM). Comme le traitement des opérations de RI est largement informatisé et que les interventions manuelles y sont minimes, il y aurait moyen de renforcer l’approche en matière de surveillance et de rapports sur le plan stratégique et ainsi faire en sorte que les problèmes, les tendances et les erreurs importantes sont repérés et rapidement corrigés.

Recommandation

Il est recommandé que la secrétaire adjointe, Secteur des services ministériels, définisse formellement et mette en œuvre des stratégies de surveillance et de rapports sur le plan stratégique correspondant à l’approche axée sur le risque adoptée par la direction, et ce, à l’appui des activités de règlements interministériels.

Niveau de priorité : Élevé

3.2 Champ d’enquête : Efficacité et efficience des processus opérationnels des règlements interministériels

Certains processus opérationnels des RI16 étaient jugés efficients parce que leur conception exploite les efficiences configurées dans le système financier ministériel du Secrétariat et qu’elle optimise, par conséquent, l’utilisation des ressources.

L’efficacité des processus opérationnels des RI variait selon la catégorie d’opération.

Pour examiner l’efficience des processus opérationnels, l’équipe d’audit s’est demandé dans quelle mesure la conception des processus opérationnels utilisait les ressources de façon optimale et profitait pleinement des fonctions du SFIM-SAP concernant les opérations de RI en vue d’atteindre des résultats.

L’efficacité a été examinée selon trois perspectives, à savoir :

  1. si les employés des Services de comptabilité généraux comprenaient les politiques, les processus et les procédures documentés et s’y conformaient;
  2. s’il y avait des preuves confirmant que les processus opérationnels avaient été approuvés (p. ex., approbation par un délégataire investi des pouvoirs de signer des documents financiers);
  3. si le processus faisait l’objet d’une surveillance et si les écarts étaient signalés rapidement à la direction de la DOFA.

L’efficience et l’efficacité des opérations d’un échantillon aléatoire stratifié d’opérations ont été examinées pour chacun des trois processus opérationnels suivants :

  1. les comptes créditeurs de RI;
  2. les comptes débiteurs de RI;
  3. la compensation des comptes d’attente de RI.

L’échantillon des opérations a été subdivisé en cinq grandes catégories : les opérations ayant trait aux biens et services; les opérations ayant trait aux salaires; les opérations ayant trait aux avantages sociaux et aux régimes de pension des employés; les opérations ayant trait à l’impôt de l’Agence du revenu du Canada; et les opérations ayant trait aux recettes tirées des droits de stationnement17.

Nota : L’efficience et l’efficacité du SFIM-SAP à l’appui des processus opérationnels de RI sont examinées dans la section 3.3.

3.2.1 Efficience des processus opérationnels de règlements interministériels

Dans l’ensemble, les processus opérationnels régissant les opérations de RI sont conçus pour exploiter les efficiences configurées dans le système financier ministériel par l’entremise de la fonction d’autoappariement. L’autoappariement permet d’apparier une opération de RI amorcée par un AM à un engagement de fonds ou à un élément du tableau de gestion des clés de codage RI, en réduisant au minimum les interventions manuelles. Dans la plupart des cas, il y avait des gains d’efficience parce que l’autoappariement était une pratique normalisée et que les opérations étaient traitées sans décalage dans le temps.

Au moment de l’audit, le processus opérationnel des opérations ayant trait aux dépenses salariales ne faisait pas appel aux fonctions automatisées du système; toutefois, l’équipe d’audit a appris que cette efficience avait été adoptée pour l’exercice 2012-2013. Malgré ce changement récent, on pourrait réaliser d’autres efficiences quant aux processus opérationnels en tirant pleinement profit de la fonction de rapports du système financier ministériel, comme on le verra dans la section 3.3.1.2.

Quand une intervention manuelle s’imposait, comme dans le cas des opérations ayant trait aux salaires, la compensation des opérations de RI dans le compte d’attente se faisait dans les délais (dans les 30 jours, comme l’exige la Directive sur la vérification des comptes).

Les vérificateurs ont examiné le volume et la nature des opérations qui nécessitaient une intervention manuelle afin de déterminer s’il y avait moyen d’accroître les efficiences.

Plus précisément, une intervention manuelle est effectuée lorsque des opérations de RI amorcées par d’AM ne renferment pas le code de référence approprié qui permettrait d’en faire l’autoappariement. Dans de tels cas, les opérations de RI sont inscrites dans un compte d’attente de RI et le groupe des Services de comptabilité généraux doit intervenir manuellement.

Dans le cadre de l’examen des comptes d’attente des opérations de RI, l’équipe d’audit a examiné 3 047 opérations effectuées en 2010-2011 et 2 126 opérations effectuées en 2011-201218. Selon l’analyse menée par l’équipe d’un échantillon aléatoire de 25 comptes d’attente d’opérations de RI, les opérations ont été inscrites dans des comptes d’attente pour diverses raisons : le Secrétariat n’avait pas établi des engagements de fonds ou n’avait pas inscrit le RI dans le tableau de gestion des clés de codage RI; le Secrétariat n’avait pas communiqué le code de référence approprié à l’AM; l’ AM n’avait pas utilisé le bon code de référence; ou le montant de l’opération de RI était supérieur au montant de l’engagement de fonds dans le SFIM-SAP.

Une meilleure utilisation des engagements de fonds et du tableau de gestion des clés de codage RI, y compris la communication des codes de référence aux AM, permettrait de renforcer l’efficience, grâce à l’utilisation plus fréquente de la fonction d’autoappariement, ce qui réduirait le nombre d’interventions manuelles.

3.2.2 L’efficacité des processus opérationnels de règlements interministériels

Durant l’analyse des résultats des tests sur les opérations, l’équipe d’audit a constaté que l’efficacité des processus opérationnels variait selon les différentes catégories d’opérations. Les résultats de l’audit sont donc présentés en fonction des genres de problèmes et des catégories d’opérations, plutôt qu’en fonction des processus opérationnels.

3.2.2.1 Opérations ayant trait aux salaires et opérations ayant trait aux biens et services

Un échantillon aléatoire composé de 20 opérations ayant trait aux salaires (8 dépenses et 12 recouvrements) a été testé, ainsi que 34 opérations ayant trait aux biens et services (27 dépenses et 7 recouvrements).

Les dossiers officiels des services de comptabilité contenaient suffisamment de documents pour que l’équipe d’audit puisse faire un test approfondi des contrôles des opérations ayant trait aux salaires. Toutefois, dans le cas de 10 opérations ayant trait aux biens et services, les documents dans les dossiers officiels des services de comptabilité étaient insuffisants pour que l’équipe d’audit puisse tester les contrôles en profondeur. Par exemple, l’équipe s’attendait à trouver dans les dossiers un protocole d’entente avec l’AM, ce qui n’était pas le cas.

Quoi qu’il en soit, il y avait suffisamment d’éléments de preuve et d’information pour permettre à l’équipe de tirer des conclusions au sujet de l’efficacité du processus opérationnel. Plus précisément, les processus opérationnels des RI pour les opérations ayant trait aux salaires et les opérations ayant trait aux biens et services étaient efficaces. Des contrôles des processus, comme la vérification des documents à l’appui pour chaque opération, étaient généralement en place pour garantir la conformité et donnaient les résultats escomptés. Pour les comptes débiteurs des opérations de RI datées avant , l’équipe d’audit a constaté que l’examen par l’agent financier faisait défaut. Toutefois, la situation s’est améliorée après en raison de changements dans les procédures mis en œuvre aux Services de comptabilité généraux. La plupart des opérations autoappariées ne faisaient pas l’objet d’un examen par l’agent financier.

3.2.2.2 Opérations ayant trait aux avantages sociaux et aux régimes de pension des employés et opérations ayant trait à l’impôt de l’Agence du revenu du Canada

Un échantillon aléatoire de 30 opérations ayant trait aux avantages sociaux et aux régimes de pension des employés (23 dépenses et 7 recouvrements) a été testé. Les dossiers officiels des services de comptabilité ne renfermaient pas suffisamment de documents pour que l’équipe d’audit puisse faire un test approfondi des contrôles dans le cas de 26 de ces opérations. De la même façon, parmi les 15 opérations ayant trait à l’impôt de l’Agence du revenu du Canada sélectionnées au hasard aux fins du test, les dossiers officiels des services de comptabilité ne contenaient pas suffisamment de documents pour permettre un test des contrôles.

La majorité des opérations ayant trait aux avantages sociaux et aux régimes de pension des employés était autoappariée, et les montants des opérations étaient inscrits dans le système financier au moyen des codes figurant dans le tableau de gestion des clés de codage RI. L’équipe d’audit a constaté que ces opérations étaient autoappariées, comme prévu. Cependant, faute de documents suffisants dans les dossiers officiels des services de comptabilité, il a été impossible de tester les contrôles (p. ex., inscription des montants appropriés, approbations appropriées obtenues des délégataires investis des pouvoirs de signer des documents financiers, codes financiers appropriés).

En ce qui concerne les opérations ayant trait à l’impôt de l’Agence du revenu du Canada, on a trouvé des éléments démontrant que les données fiscales faisaient l’objet d’un rapprochement. Toutefois, les montants précis transmis à l’Agence n’étaient pas confirmés par les rapprochements au dossier ou par des documents à l’appui.

Par conséquent, l’équipe d’audit n’a  pas été en mesure de fournir une assurance sur  l’efficacité des processus opérationnels des RI pour ces catégories d’opérations, qui ont des répercussions significatives sur les états financiers du Secrétariat. De plus, l’équipe d’audit n’a pas pu déterminer si des contrôles étaient en place et fonctionnaient comme prévu lorsqu’il s’agissait d’assurer la conformité. Par conséquent, le Secrétariat n’est pas apte à subir un audit fondé sur les contrôles de ses états financiers, de sorte qu’il y a des risques d’erreurs dans ces états.

Les problèmes concernant les documents à l’appui qui doivent être conservés dans les dossiers des services de comptabilité et le traitement de ces opérations ont été abordés avec le SSM pendant l’audit. Par la suite, le SSM et le Secteur de pension et avantages sociaux19 ont fait des efforts pour s’assurer que les dossiers officiels des services de comptabilité renferment suffisamment de documents ainsi que les approbations obtenues des délégataires investis des pouvoirs de signer des documents financiers.

Recommandation

Il est recommandé que la secrétaire adjointe, Secteur des services ministériels, établisse des exigences en matière de documents à l’appui pour les opérations de RI ayant trait aux avantages sociaux et aux régimes de pension des employés, ainsi que pour les opérations de RI ayant trait à l’impôt de l’Agence du revenu du Canada.

Niveau de priorité : Élevé

3.3 Champ d’enquête: Efficience et efficacité du système financier ministériel du Secrétariat à l’appui des processus opérationnels de règlements interministériels

Le système financier ministériel du Secrétariat (le SFIM-SAP) appuie les processus opérationnels des RI de manière efficace et efficiente.

L’équipe d’audit s’est penchée sur cinq questions pour déterminer l’efficacité et l’efficience du SFIM-SAP, à savoir :

  1. s’il y a en place des contrôles manuels adéquats liés aux TI pour préserver l’intégrité des données pendant le traitement des opérations de RI;
  2. s’il y a en place des contrôles applicatifs adéquats pour préserver l’intégrité des données pendant le traitement automatisé des opérations de RI;
  3. si le système soutient le traitement des opérations de RI de manière efficiente,
  4. si la séparation des tâches est appropriée;
  5. si des rapports de système sont disponibles, efficaces et utilisés de manière efficiente.

L’efficience a été examinée selon deux perspectives, à savoir :

  1. si le système soutient le traitement des opérations de RI de manière efficiente;
  2. si les rapports du système sont utilisés de manière efficiente.

L’efficacité a été examinée selon quatre perspectives, à savoir :

  1. s’il y a en place des contrôles manuels adéquats liés aux TI;
  2. s’il y a en place des contrôles applicatifs adéquats;
  3. s’il y a une séparation des tâches appropriée;
  4. si des rapports de système sont disponibles et efficients.

3.3.1 L’efficience du système financier ministériel du Secrétariat

3.3.1.1 Le système financier ministériel du Secrétariat soutient le traitement des opérations de RI

L’audit a permis de constater que le SFIM-SAP était conçu pour favoriser des efficiences par l’entremise de l’automatisation du traitement des dossiers de RI d’arrivée (c’est-à-dire, l’autoappariement). Plus précisément, la façon dont le système est conçu permet de minimiser les inscriptions des RI dans des comptes d’attente, qui nécessitent des interventions manuelles subséquentes de la part des employés des Services de comptabilité généraux.

Pendant l’audit, on a repéré des occasions à saisir qui permettraient d’accroître davantage l’efficience du système à l’appui du traitement des opérations de RI, par exemple, la mise en place d’un mécanisme pour recueillir les commentaires des intervenants sur les améliorations qu’il y aurait moyen d’apporter au traitement. Ces occasions à exploiter ont été communiquées au SSM pendant l’audit.

3.3.1.2 Rapports du système financier ministériel du Secrétariat

L’équipe d’audit a constaté que le SFIM-SAP produit 17 rapports qui concernent le traitement des opérations de RI. De ce nombre, 2 rapports sur la compensation des comptes d’attentes de RI ont été jugés particulièrement utiles pour les processus opérationnels des Services de comptabilité généraux.

Une plus grande utilisation des rapports du SFIM-SAP pourrait permettre de renforcer l’efficience des processus. Par exemple, un rapport disponible indique pourquoi une opération n’a pas été appariée et a plutôt été inscrite dans un compte d’attente, où elle nécessite une intervention manuelle. L’utilisation de ce rapport pourrait réduire le temps de recherche que les employés des Services de comptabilité généraux consacrent à la compensation des comptes d’attente. De plus, l’utilisation de ce rapport pourrait contribuer à relever des tendances dans les AM qui amorcent des opérations qui ne peuvent pas être autoappariées ainsi que dans les AM qui annulent des opérations de RI ayant déjà été traitées dans le SFIM-SAP.

Il y aurait également moyen de mieux sensibiliser les employés aux rapports disponibles à l’appui du traitement des opérations de RI. La liste des rapports disponibles a été communiquée au SSM pendant l’audit.

3.3.2 L’efficacité du système financier ministériel du Secrétariat

3.3.2.1 Contrôles manuels liés aux TI

Pour être pleinement efficaces, les contrôles manuels liés aux TI reposent sur un traitement informatisé complet et exact. Il s’agit généralement de contrôles de détection et de correction.

L’équipe d’audit a constaté que les contrôles manuels clés liés aux TI étaient adéquatement documentés. L’équipe d’audit a également testé ces contrôles et a conclu qu’ils fonctionnaient efficacement pour préserver l’intégrité des données. Par exemple, un rapport généré par l’ordinateur était utilisé pour valider la compensation des comptes d’attente.

3.3.2.2 Contrôles applicatifs

Les contrôles applicatifs sont des contrôles sur la portée des processus opérationnels ou des systèmes d’application individuels, y compris les validations des données, la séparation des tâches administratives, le solde des totaux de traitement, l’enregistrement des opérations et les rapports d’erreurs.

L’équipe d’audit a constaté que les contrôles applicatifs clés étaient adéquatement documentés. L’équipe a également testé ces contrôles et a conclu qu’ils fonctionnaient efficacement pour préserver l’intégrité des données et qu’ils étaient conçus pour automatiser efficacement les processus des RI. Plus précisément, les opérations étaient autoappariées correctement, le système n’autorisait pas les inscriptions à des centres financiers inexistants ni les transactions financières déséquilibrées, etc.

3.3.2.3 Séparation des tâches

L’audit a permis de constater que le groupe des Systèmes ministériels passe en revue et teste régulièrement la séparation des tâches pour s’assurer que les conflits sont repérés et réglés. Ces tests, fondés sur les tests fournis par le regroupement des usagers du SIFM du gouvernement du Canada, ne portaient pas expressément sur la séparation des tâches concernant les opérations de RI, car le Secrétariat n’a pas créé de rôles d’usagers particuliers pour le traitement de ces opérations. Le traitement des opérations de RI a été intégré à des rôles plus génériques de traitement des opérations liées aux dépenses ou aux recettes.

Selon les normes et les pratiques exemplaires de l’industrie, la séparation des tâches relatives aux opérations de RI devrait être aussi rigoureuse et respecter les mêmes principes que les opérations liées aux dépenses ou aux recettes. Au moment de l’un de ses examens, l’équipe d’audit a eu recours à des tests se rapportant expressément au tableau de gestion des clés de codage RI, que l’équipe considérait comme un tableau des données permanentes où les codes financiers et les engagements sont contrôlés dans le SFIM-SAP. Compte tenu de la nature du tableau, on s’attendrait à ce que l’accès y soit limité et à ce que les mises à jour soient confiées à des personnes qui ne sont pas responsables du traitement des opérations financières.

Au moment de tester la séparation des tâches, l’équipe d’audit a examiné les rôles confiés aux employés responsables du traitement des opérations de RI dans le SFIM-SAP pour déterminer s’il existait des conflits. Un certain nombre de conflits au chapitre de la séparation des tâches ont été relevés dans le groupe des Services de comptabilité généraux (p. ex., la possibilité de créer ou de modifier les entrées dans le tableau de gestion des clés de codage RI et la surveillance du registre des changements apportés au tableau).

Ces conflits représentent un risque de fraude négligeable pour le Secrétariat, car les opérations ne font pas intervenir de sommes en espèces. Toutefois, compte tenu de la grande valeur des opérations ayant trait aux avantages sociaux et aux régimes de pension des employés qui dépendent du tableau de gestion des clés de codage RI, ces conflits représentent un risque moyen d’erreur significative dans les états financiers si le tableau est modifié incorrectement et non vérifié. Aucun élément ne démontrait que la haute direction avait approuvé la création de rôles lorsqu’il pouvait y avoir des conflits découlant de la séparation des tâches, et aucun document n’expliquait les mesures d’atténuation des risques pour les conflits existants.

Les résultats des tests sur la séparation des tâches et les possibilités de conflits repérées ont été communiqués au SSM pendant l’audit.

Comme les employés qui traitent les opérations de RI utilisent plus largement le SFIM-SAP que pour ces seules tâches et qu’ils ont accès à davantage de fonctions que celles qui se limitent au traitement des RI, l’équipe d’audit n’a pas été en mesure de tester tous les conflits possibles au chapitre de la séparation des tâches dans le cadre de cet audit. Ces questions seront prises en considération lors de mises à jour subséquentes du Plan de vérification axée sur les risques du Secrétariat.

Recommandation

Il est recommandé que la secrétaire adjointe, Secteur des services ministériels, passe en revue les rôles des personnes appelées à utiliser le système financier ministériel du Secrétariat (le SFIM-SAP) pour veiller à ce qu’il n’y ait pas de conflits au chapitre de la séparation des tâches et que les conflits qui demeurent après l’examen, ainsi que les processus d’atténuation des risques qui en résultent, soient approuvés.

Niveau de priorité : Élevé

3.4 Conclusion générale

L’équipe d’audit a conclu avec un degré d’assurance raisonnable que la plupart des éléments du cadre de contrôle de gestion étaient en place pour appuyer l’administration efficace des règlements interministériels. Dans l’ensemble, les processus opérationnels qui régissent les opérations de RI ayant trait aux salaires et aux biens et services étaient efficients et efficaces. De plus, le système financier ministériel du Secrétariat (le SFIM-SAP) appuyait les processus des règlements interministériels de manière efficace et efficiente.

Cependant, en conformité avec l’évaluation des risques faite par la direction, quatre recommandations ont été formulées :

  1. Examiner les documents exposant les procédures administratives relativement aux RI pour s’assurer qu’ils sont simplifiés, complets, approuvés officiellement et appliqués;
  2. Définir formellement et mettre en œuvre des stratégies de surveillance et de rapports sur le plan stratégique correspondant à l’approche axée sur les risques établie par la direction, et ce, à l’appui des activités liées aux RI;
  3. Établir des exigences en matière de documents à l’appui pour les opérations de RI ayant trait aux avantages sociaux et aux régimes de pension des employés ainsi que pour les opérations de RI ayant trait à l’impôt de l’Agence du revenu du Canada;
  4. Revoir les rôles des personnes appelées à utiliser le système financier ministériel du Secrétariat (le SFIM-SAP) pour veiller à ce qu’il n’y ait pas de conflits au chapitre de la séparation des tâches et que les conflits qui demeurent après l’examen, ainsi que les processus d’atténuation des risques qui en résultent soient approuvés.

L’équipe d’audit a également repéré des gains d’efficience qui pourraient être réalisés et les a communiqués à la direction.

Annexe A : Réponse de la direction

Recommandation 1

Niveau de priorité : Moyen

Il est recommandé que la secrétaire adjointe, Secteur des services ministériels, examine les documents exposant les procédures administratives relativement aux opérations de RI pour s’assurer qu’ils sont simplifiés, complets, formellement approuvés et mis en œuvre.

Réponse de la direction

Nous sommes d’accord avec la recommandation.

Mesure(s) prise(s) par la direction Date d’achèvement Bureau de premier intérêt (BPI)
Le groupe Services de comptabilité et pratiques de gestion examinera et révisera les procédures internes de gestion des transactions liées aux RI afin de s’assurer qu’elles sont complètes. À cette fin, divers documents énonçant les procédures seront simplifiés et regroupés en un nombre plus restreint, pour ensuite être approuvés et appliqués. Le Services de comptabilité et pratiques de gestion/Secteur des services ministériels

Recommandation 2

Niveau de priorité : Élevé

Il est recommandé que la secrétaire adjointe, Secteur des services ministériels, définisse formellement et mette en œuvre des stratégies de surveillance et de rapports sur le plan stratégique correspondant à l’approche axée sur le risque adoptée par la direction, et ce, à l’appui des activités de règlements interministériels.

Réponse de la direction

Nous sommes d’accord avec la recommandation.

Mesure(s) prise(s) par la direction Date d’achèvement Bureau de premier intérêt (BPI)
Le groupe Services de comptabilité et pratiques de gestion effectuera une analyse afin d’établir quels types de transactions devraient faire l’objet de surveillance et être portés à l’attention de la haute direction. Des mécanismes de surveillance appropriés seront créés et mis en œuvre une fois l’analyse terminée.  Le Services de comptabilité et pratiques de gestion/Secteur des services ministériels

Recommandation 3

Niveau de priorité : Élevé

Il est recommandé que la secrétaire adjointe, Secteur des services ministériels, établisse des exigences en matière de documents à l’appui pour les opérations de RI ayant trait aux avantages sociaux et aux régimes de pension des employés, ainsi que pour les opérations de RI ayant trait à l’impôt de l’Agence du revenu du Canada.

Réponse de la direction

Nous sommes d’accord avec la recommandation.

Mesure(s) prise(s) par la direction Date d’achèvement Bureau de premier intérêt (BPI)
Le groupe Services de comptabilité et pratiques de gestion examinera tous les types de transactions liées aux RI et définira les exigences relativement aux documents à l’appui, mettra à jour les procédures et assurera la surveillance nécessaire. Le Services de comptabilité et pratiques de gestion/Secteur des services ministériels

Recommandation 4

Niveau de priorité : Élevé

Il est recommandé que la secrétaire adjointe, Secteur des services ministériels, passe en revue les rôles des personnes appelées à utiliser le système financier ministériel du Secrétariat (le SFIM-SAP) pour veiller à ce qu’il n’y ait pas de conflits au chapitre de la séparation des tâches et que les conflits qui demeurent après l’examen, ainsi que les processus d’atténuation des risques qui en résultent, soient approuvés.

Réponse de la direction

Nous sommes d’accord avec la recommandation.  Un plan à trois points a déjà été entamé afin de passer en revue les rôles entourant le système de gestion financière (SFIM)-SAP pour assurer une séparation appropriée des tâches. Il convient de noter que le Bureau de programme (BP) du SIFM est le bureau responsable de l’établissement du profil de sécurité du SAP à l’échelle du gouvernement. Cependant, il est possible que chaque ministère/organisme applique les profils de sécurité différemment en réponse à des besoins précis.

Mesure(s) prise(s) par la direction Date d’achèvement Bureau de premier intérêt (BPI)
1. Le BP du SIFM de TPSGC a mis à jour récemment les profils du SIFM. LE SCT mettre à niveau notre SAP à l’aide de ces nouveaux profils de sécurité. Le Systèmes ministériels / Secteur des services ministériels
2. Le BP du SIFM dressera un bilan de l’organisation de la sécurité du SAP au sein des Systèmes ministériels, ainsi que des procédures de sécurité du SAP. Le Systèmes ministériels / Secteur des services ministériels
3. Le BP du SIFM procédera à une validation de la séparation des tâches dans le SAP du SCT. Les incompatibilités restantes et les mesures d’atténuation connexes seront soumises à l’approbation du directeur principal, opérations financières et approvisionnements (DOFA). Le Systèmes ministériels / Secteur des services ministériels

Annexe B : Traitement des opérations de règlements interministériels au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat), les opérations de règlements interministériels (RI) se retrouvent dans l’un ou l’autre des trois volets suivants aux fins du traitement :

  1. Processus d’amorce de factures de comptes débiteurs;
  2. Processus d’affectation automatique d’opérations liées aux dépenses ou aux recettes;
  3. Processus de réaffectation manuelle d’opérations liées aux dépenses ou aux recettes.

Ces volets sont décrits ci-dessous dans la perspective du Secrétariat, selon que celui-ci est l’initiateur ou le receveur d’une opération de RI.

1. Processus d’amorce de factures de comptes débiteurs

Selon la section 12.2 du chapitre 12 du Manuel du receveur général, c’est habituellement le ministère créancier — le ministère qui a des coûts à recouvrer d’un autre ministère du gouvernement (AM) — qui amorce l’opération de RI. Dans le cas des factures de comptes débiteurs (C/D), le Secrétariat est considéré comme étant le ministère créancier parce qu’une opération de crédit sera inscrite pour réduire les coûts dans un compte de dépenses ou accroître les recettes dans un compte de recettes.

Au Secrétariat, le processus de recouvrement des coûts débute lorsqu’un gestionnaire de centre financier demande qu’un recouvrement soit amorcé. Voici des exemples de situations dans lesquelles un recouvrement s’impose :

  • Le Secrétariat doit recouvrer les coûts salariaux qu’il a engagés pour un employé qui a été muté à un AM mais dont le dossier de paye n’a pas encore été transféré, de sorte que la paye et les coûts connexes sont imputés au Secrétariat plutôt qu’au nouvel AM de l’employé.
  • Le recouvrement de dépenses de fonctionnement, comme des services professionnels dans le cadre d’une initiative conjointe pour laquelle un AM a accepté formellement de partager les coûts d’un projet particulier avec le Secrétariat. Si le Secrétariat a choisi d’administrer le projet, il en paye tous les coûts, puis les coûts partagés sont recouvrés aux termes de l’accord formel, une fois le projet terminé.

Avant de créer la facture de C/D, les Services de comptabilité généraux attendent que le gestionnaire de centre financier leur fournisse des documents attestant de l’entente entre le Secrétariat et l’AM ainsi qu’une preuve démontrant que les coûts à recouvrer ont bien été engagés. L’AM, quant à lui, doit fournir un numéro de référence, appelé le code de référence du RI, que le Secrétariat indiquera sur la facture de C/D. Le système financier de l’AM utilisera ce code pour imputer automatiquement une opération à l’engagement approprié.

Une fois que l’employé des Services de comptabilité généraux a inscrit l’opération de recouvrement du C/D dans le système financier ministériel (le SFIM-SAP), un agent financier des mêmes Services de comptabilité généraux examine et approuve la facture, qui sera marquée comme étant réglée dès que les renseignements détaillés sur le RI auront été communiqués à l’AM par l’entremise d’un processus automatisé du SFIM-SAP.

À moins que l’AM informe le Secrétariat d’un problème, la facture est considérée comme étant réglée et les coûts comme étant recouvrés. Si l’AM n’est pas d’accord avec les renseignements ou le montant de la facture, cet AM ou le Secrétariat peut annuler la facture dans le Système normalisé des paiements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Ce système traite centralement tous les paiements et règlements interministériels du gouvernement fédéral. Une fois l’opération financière annulée, elle est transmise à chacun des ministères touchés et les écritures financières liées au RI sont annulées. Le Secrétariat, en sa qualité de ministère d’origine, émet une nouvelle facture de C/D renfermant la bonne information.

Le processus est différent pour les clients qui ne sont pas d’AM. Dans leur cas, le compte débiteur demeure impayé tant que le client n’a pas émis de paiement, que le paiement n’a pas été reçu et qu’il n’a pas été imputé à la facture, après quoi la facture est réglée et le traitement du recouvrement ou de la recette est considéré comme étant terminé.

2. Processus d’affectation automatique d’opérations liées aux dépenses ou aux recettes

Cette section explique comment le Secrétariat inscrit les versements aux fournisseurs au moyen de fonctions automatisées de son système financier ministériel (le SFIM-SAP).

Dans le cas d’un versement à un fournisseur qui n’est pas un AM, lorsque le Secrétariat reçoit la facture, le paiement sera versé une fois que l’exactitude de la facture aura été vérifiée, que la réception des biens ou services aura été confirmée, que le bon codage financier aura été attribué et que les approbations auront été obtenues en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Le processus du Secrétariat pour inscrire les dépenses d’AM n’est pas le même que le processus habituel de paiement d’une facture d’un fournisseur qui n’est pas un AM.

Conformément aux pratiques à l’échelle du gouvernement, les dépenses engagées pour le Secrétariat par un AM sont amorcées par l’AM selon le même processus de C/D décrit ci-dessus, à cette exception que le Secrétariat est maintenant le receveur plutôt que l’initiateur. Au Secrétariat, le traitement de ces opérations de RI fait appel à la technologie si le SFIM-SAP a été configuré pour traiter les opérations de RI avec un minimum d’interventions manuelles, par l’entremise de l’inscription d’un engagement ou d’une écriture dans le tableau de gestion des clés de codage RI.

Pour que l’opération soit traitée de manière efficiente au moyen des fonctions automatisées du SFIM-SAP, un gestionnaire de centre financier demande, dans le cadre des négociations avec l’AM au sujet d’un bien ou d’un service, que les Services de comptabilité généraux créent un enregistrement d’engagement dans le SFIM-SAP. Le numéro de cet engagement représentera le code de référence du RI qui sera transmis à l’AM pour qu’il l’indique dans sa facture de C/D.

Le SFIM-SAP comporte un tableau de gestion des clés de codage RI qui est utilisé lorsqu’il ne serait pas approprié de créer un enregistrement d’engagement individuel. Au Secrétariat, ce tableau est habituellement utilisé pour les cotisations de l’employeur et de l’employé qui sont amorcées par TPSGC et par certains AM lorsque les sommes à transférer au Secrétariat ne sont pas uniformes ou sont inconnues, ce qui fait qu’il est difficile de prévoir quel montant sera facturé au Secrétariat20. Voici un exemple de ce genre d’opérations : la part de l’employeur des cotisations aux avantages sociaux et aux régimes d’assurance des employés qui est remise au Secrétariat par TPSGC, en sa qualité d’administrateur des programmes.

Le tableau de gestion des clés de codage RI renferme le code de référence du RI et les codes financiers nécessaires à l’autoappariement des opérations d’un AM lorsqu’un code du tableau est utilisé. Le code de référence du RI est communiqué à l’AM et utilisé par ce dernier dans son processus de facturation des C/D.

Le Secrétariat reçoit quotidiennement un fichier électronique du Système normalisé des paiements de TPSGC qui contient les opérations de RI pour le Secrétariat qui ont été amorcées par d’AM. Ce fichier est traité dans le SFIM-SAP.

Dans le cadre des fonctions automatisées pour les opérations de RI, le SFIM-SAP tente d’apparier les opérations de RI reçues par le Secrétariat à l’enregistrement d’engagement approprié ou au code du tableau de gestion des clés de codage RI. Ce processus s’appelle autoappariement. L’appariement réussi d’une opération de RI donne lieu à une écriture financière générée par le système qui est imputée au budget du gestionnaire de centre financier. Toutefois, le gestionnaire doit ensuite vérifier la facture de l’AM pour confirmer qu’elle est exacte et que les biens ou services ont été reçus, et il doit approuver la facture en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques21. Exemple de ce genre d’opérations : le recouvrement des coûts de formation d’un employé du Secrétariat qui a suivi un cours à l’École de la fonction publique du Canada, qui est un AM.

3. Processus de réaffectation manuelle d’opérations liées aux dépenses ou aux recettes

Ce processus intervient lorsqu’une opération de RI amorcée par un AM ne renferme pas le code de référence approprié pour le RI et ne peut donc pas être traitée dans le cadre du processus d’autoappariement décrit ci-dessus. Si l’opération de RI ne peut pas être appariée au code de référence approprié du RI dans l’enregistrement d’engagement ou dans le tableau de gestion des clés de codage RI, l’opération est inscrite à un compte d’attente de RI.

L’écriture financière doit ensuite être réaffectée manuellement du compte d’attente de RI au bon compte de dépenses ou de recettes et imputée au budget du bon gestionnaire de centre financier. Cette correction se fait une fois que les Services de comptabilité généraux ont fait la recherche appropriée au sujet de l’écriture financière et que le gestionnaire de centre financier compétent a vérifié et approuvé la facture en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Voici un exemple de ce genre d’opération :

  • Un employé d’un AM a accepté une affectation temporaire au Secrétariat, mais les coûts de son salaire continuent d’être imputés à son ministère d’attache (l’AM) pendant la durée de l’affectation. L’autre ministère doit donc recouvrer les coûts auprès du Secrétariat. Au moment du présent audit, ces opérations ayant trait aux salaires étaient d’abord inscrites au compte d’attente de RI puis réaffectées manuellement au centre financier approprié.

Annexe C : Critères d’audit

Les critères d’audit  sont tirés du document du Bureau du contrôleur général intitulé Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : Outil à l’intention des vérificateurs internes.

Champ d’enquête 1 : Les éléments d’un cadre de contrôle de gestion sont en place pour l’administration des règlements interministériels au Secrétariat

Critères d’audit

  • 1.1 Les obligations redditionnelles, les rôles et les responsabilités sont clairement définis, formellement approuvés et communiqués aux employés de la Direction des opérations financières et approvisionnements.
  • 1.2 Des politiques, des directives, des procédures et des lignes directrices ministérielles sont formellement établies, approuvées, tenues à jour, disponibles, communiquées aux personnes concernées et elles respectent les obligations pertinentes.
  • 1.3 Un mécanisme efficace de surveillance et de rapports est en place.
Champ d’enquête 2 : Les processus opérationnels régissant les opérations de règlements interministériels (RI) sont efficients et efficaces

Critères d’audit

  • 2.1 Le processus de comptes créditeurs des RI se conforme aux lois, aux politiques et aux procédures applicables.
  • 2.2 Le processus de comptes débiteurs des RI se conforme aux lois, aux politiques et aux procédures applicables.
  • 2.3 La compensation des comptes d’attente de RI se conforme aux lois, aux politiques et aux procédures applicables.
Champ d’enquête 3 : Le système financier ministériel du Secrétariat (le SFIM-SAP) soutient les processus opérationnels des RI de manière efficiente et efficace

Critères d’audit

  • 3.1 Des contrôles manuels adéquats liés aux TI sont en place pour préserver l’intégrité des données pendant le traitement des opérations de RI.
  • 3.2 Des contrôles applicatifs adéquats sont en place pour préserver l’intégrité des données pendant le traitement des opérations de RI.
  • 3.3 Le système soutient de manière efficiente le traitement des opérations de RI.
  • 3.4 La séparation des tâches est appropriée.
  • 3.5 Des rapports de système sont disponibles, efficaces et efficients.
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