Audit coordonné sur la sécurité physique à l’Édifice James Michael Flaherty au 90, rue Elgin

Note aux lecteurs

Ce rapport contient des renseignements qui ont été retranchés conformément à la Loi sur l’accès à l'information.

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Énoncé de conformité

Le Bureau de la vérification interne et de l’évaluation a complété l’audit coordonné sur la sécurité physique au 90, rue Elgin. Cet audit se conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada comme l’indiquent les résultats du programme d’assurance de la qualité et d’amélioration du Bureau.

Résumé

[L’information a été retranchée]

1. Introduction

L’édifice James Michael Flaherty est situé au 90, rue Elgin, à Ottawa et il sert d’administration centrale au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et au ministère des Finances Canada (FIN). L’édifice a été construit entre 2013 et 2015 et il était complètement occupé à la fin de 2015. Il héberge environ la moitié des groupes de direction et des secteurs du SCT, ainsi que tous les employés de FIN. L’édifice héberge également les installations de réunion et de formation des deux ministères.

L’édifice est considéré comme une installation d’accès public, puisqu’il accueille aussi plusieurs entreprises du secteur privé, y compris :

  • une institution financière
  • des établissements alimentaires
  • d’autres magasins

L’édifice est divisé en sections distinctes comprenant :

  • des zones d’accueil publiques dans les aires communes
  • des zones de travail de l’autre côté des tourniquets
  • des zones de sécurité sur les étages de travail du SCT
  • des zones de haute sécurité dans les aires qui offrent un accès plus limité et nécessitent une surveillance accrue

Les tourniquets confirment l’identité de façon électronique.

L’accès en matière de sécurité physique au 90, rue Elgin, nécessite la participation de plusieurs intervenants :

  • Great-West, compagnie d’assurance-vie (GWLAC), le propriétaire
  • GWL Realty Advisors Inc. (GWLRA), le gestionnaire immobilier et une filiale en propriété exclusive de GWLAC
  • Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), le responsable et signataire en 2011 du bail de 25 ans et de l’entente de gestion immobilière avec GWLAC
  • le SCT, le locataire principal, puisque la plus grande partie des employés de l’édifice sont des employés du SCT
  • FIN, un locataire

La gestion de l’accès à l’édifice est un effort combiné entre :

  • SPAC, qui est responsable de la sécurité de base de l’immeuble (la partie d’un immeuble à plusieurs locataires qui est commune et accessible à tous les locataires)
  • GWLRA, le gestionnaire immobilier qui est responsable de l’entretien et des services de l’effectif des agents de sécurité (fournis actuellement par le Corps canadien des commissionnaires)
  • les ministères locataires 

Tel que l’exige la Politique sur la sécurité du gouvernement, l’agent de sécurité du ministère (ASM) de chaque ministère est responsable de :

  • son propre programme de sécurité
  • ses contrôles d’accès en matière de sécurité physique
  • des zones de sécurité de son ministère

Ce programme et ces contrôles appuient les activités ministérielles en garantissant la sécurité et l’intégrité de ses employés, de ses renseignements et de ses actifs.

Le niveau des contrôles d’accès en place en matière de sécurité physique est établi en fonction de la tolérance du ministère à l’égard du risque.

2. Détails de l’audit

2.1 Autorité

L’audit coordonné sur la sécurité physique fait partie du Plan d’audit fondé sur les risques du SCT pour la période de 2016 à 2018.

2.2 Objectifs et portée

L’objectif de l’audit était de fournir une assurance raisonnable que les contrôles d’accès en matière de sécurité physique au 90, rue Elgin, sont en place afin de protéger :

  • les biens ministériels
  • l’information
  • les employés
  • les visiteurs autorisés
  • la prestation de services

La portée de l’audit applicable au SCT a été déterminée à l’aide d’une approche fondée sur le risque et de l’évaluation des risques de haut niveau, conduite par l’équipe d’audit. L’audit visait la gestion et les activités de contrôles d’accès en matière de sécurité physique au 90, rue Elgin, y compris (sans toutefois s’y limiter) :

  • la sécurité de base de l’immeuble
  • le zonage de sécurité
  • la sécurité de l’accès du SCT

La portée de l’audit a été établie en fonction d’une approche coordonnée entre le SCT et FIN et supposait la coopération active des intervenants clés, y compris :

  • SPAC
  • GWLAC
  • GWLRA
  • Corps canadien des commissionaires

Dans le cadre d’une approche d’audit coordonnée, chaque ministère a examiné les activités de sécurité physique sous sa responsabilité et a partagé ses résultats avec l’autre ministère. Deux rapports distincts ont été produits, un pour le SCT et un pour FIN. En raison du fait que l’immeuble au 90, rue Elgin est occupé conjointement, certaines observations et recommandations touchent uniquement le SCT et d’autres touchent à la fois le SCT et FIN.

La période visée par l’audit est d’ à .

L’audit n’a abordé aucun des éléments suivants :

  • la technologie de l’information
  • les contrôles d’accès en matière de sécurité physique des autres immeubles occupés par le SCT
  • la portée de l’autorité confiée à d’autres partenaires fédéraux 

2.3 Approche et méthodologie

L’audit comprenait divers tests et diverses procédures tels que :

  • des entrevues
  • des examens de la documentation
  • des tests de cheminement des processusVoir la note en bas de page 1
  • une analyse des données
  • des tests physiques des contrôles d’accès

Des documents émis entre et ont été examinés. Ces documents incluaient :

  • des instruments de politique
  • des accords
  • des procès-verbaux
  • des rapports

Les entrevues et les tests physiques ont été menés de à .

Les domaines d’enquête détaillés sont présentés à l’Annexe A.

3. Résultats de l’audit

[L’information a été retranchée]

Une réponse de la direction et un plan d’action en vue d’aborder ces recommandations sont fournis à l’Annexe B.

4. Conclusion globale

Les contrôles de sécurité physique de l’immeuble ont été mis en œuvre, examinés et ces contrôles sont exécutés en ayant comme objectif de protéger :

  • les actifs ministériels
  • l’information
  • les employés
  • les visiteurs autorisés
  • la prestation de services 

Les mesures de sécurité qui ont été implémentées comprennent :

  • l’élaboration d’une stratégie avant le déménagement en 2013
  • une structure de gouvernance interne documentée
  • une Évaluation de  menace et de risque exhaustive et à jour
  • la nomination d’un cadre supérieur afin d’appuyer l’ASM

[L’information a été retranchée]

La direction a élaboré un plan d’action afin de résoudre les problèmes identifiés.

Annexe A : critères d’audit

Domaine d’enquête 1 : Surveillance ministérielle de la sécurité

Critères d’audit

1.1 Le SCT a clairement défini le cadre de gestion de la sécurité ministérielle qui comprend un plan de sécurité et des procédures établies afin de protéger :

  • les employés
  • les visiteurs autorisés
  • l’information
  • les actifs

Le plan permet également d’assurer une prestation des services en continu et il a été communiqué à l’ensemble des employés.

1.2 Des comités ont été mis sur pied afin d’assurer :

  • la coordination et l’intégration des activités de sécurité physique
  • la surveillance et l’établissement de rapports d’incident

1.3 Les éléments suivants sont définis, documentés et compris :

  • responsabilités
  • délégations
  • liens hiérarchiques
  • rôles et responsabilités du personnel et des organismes liés à la sécurité physique

1.4 Le plan ministériel et les procédures ont été communiqués aux employés avec des responsabilités en matière de sécurité et celles-ci comprennent :

  • la sécurité physique
  • l’accès aux immeubles

Les renseignements opérationnels ont été communiqués à l’ensemble des employés.

Domaine d’enquête 2 : Opérations et contrôles liés à la sécurité

Critères d’audit

2.1 Les zones de sécurité physique des lieux de travail de l’immeuble sont conformes aux politiques, directives et normes pertinentes.

2.2 Des contrôles d’accès sont mis en œuvre afin de protéger :

  • l’immeuble
  • les étages
  • les lieux de travail
  • les espaces communs

2.3 La sécurité physique est examinée et testée périodiquement.

2.4 La gestion de la sécurité permet de s’assurer que des renseignements opérationnels précis et en temps voulu sont accessibles afin de fournir une surveillance administrative efficace des ressources ministérielles.

Annexe B : réponse de la direction et plan d’action

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