Résumé de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour le processus de réclamation

Introduction

Le présent document présente les résultats de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) pour le processus du bureau des réclamations du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) (octobre 2019).

Contexte

Quand le système de paye Phénix a été mis en œuvre, en février 2016, des problèmes d’exactitude des paiements de la fonction publique ont été signalés presque immédiatement dans l’ensemble des institutions fédérales. Pour régler ces problèmes, le SCT a établi un nouveau processus de réclamation, pour les employés actuels et anciens du gouvernement du Canada (GC), afin d’offrir une indemnisation pour les dommages découlant de la mise en œuvre du système de paye Phénix. à partir de mai 2017, les employés qui ont dû avoir recours à des services de conseil fiscal en raison de problèmes liés au système de paye Phénix pouvaient demander un remboursement pouvant aller jusqu’à 200 dollars.

Une ÉFVP détaillée a été effectuée en avril 2017 sur le processus de réclamation des frais et l’élargissement de la couverture des services de conseils fiscaux.

En 2019, les membres du Comité mixte patronal-syndical sur les dommages causés par le système de paye Phénix ont conclu une entente avec les agents négociateurs. Cette entente couvrirait plus de 146 000 employés actuels et anciens qui pourraient avoir été durement touchés par le système de paye Phénix. L’entente a permis :

• d’établir trois niveaux de rémunération auxquels ces employés sont admissibles;
• d’élargir davantage la portée et la quantité de renseignements personnels que le bureau des réclamations du SCT devra obtenir.

Par conséquent, le bureau des réclamations a décidé de réviser l’ÉFVP de 2017 afin :

• de tenir compte des nouvelles pratiques;
• d’évaluer et d’atténuer les risques éventuels d’atteinte à la vie privée.

Description et portée

L’ÉFVP a porté sur les risques associés au processus de réclamation du SCT pour l’indemnisation des frais et la perte d’intérêts de placement, tels que décrits dans le Protocole d’entente concernant les dommages causés par le système de paye Phénix.

Le bureau des réclamations du SCT utilise, divulgue, transmet et conserve des renseignements personnels de nature délicate associés aux demandes de remboursement de dépenses imprévues engagées par des demandeurs (employés actuels ou anciens) en raison de problèmes liés au nouveau système de paye. Les renseignements personnels recueillis, utilisés, divulgués, transmis ou conservés par ce service peuvent comprendre une vaste gamme de renseignements personnels particulièrement sensibles, incluant la liste suivante, sans toutefois s’y limiter :

• numéros d’assurance sociale, codes d’identification de dossiers personnels (CIDP), dates de naissance, adresses postales;
• renseignements sur l’emploi et la paye (classification, nombre d’années de travail, rémunération brute, retenues, paye nette, charges sociales);
• comptes bancaires personnels, cartes de crédit ou lignes de crédit et relevés de prêts hypothécaires, ainsi que les avis de défaut de paiement;
• avis d’arriérés de loyer et/ou avis d’expulsion;
• relevés de prêts de véhicules, de bateaux, de remorques ou d’autres biens ou relevés de reprise de possession;
• factures de services publics, avis de déconnexion, reçus de frais de scolarité ou factures/avis de service (si un employé a été dans l’incapacité de payer des factures et s’est fait facturer des intérêts);
• demandes de remboursement de services de conseils fiscaux;
• réclamations pour perte d’intérêts de placement;
• montant du payement réclamé.

Justification de la nécessité de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

En vertu du paragraphe 6.3 de la Directive intérimaire sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, les institutions doivent effectuer une ÉFVP pour des programmes et activités lorsque :

• des renseignements personnels sont utilisés ou le seront dans le cadre d’un processus décisionnel touchant directement des personnes;
• des modifications importantes sont apportées aux programmes ou aux activités déjà en place comportant des renseignements personnels qui sont utilisés ou qui le seront à des fins administratives;
• la sous-traitance ou le transfert des programmes ou des activités à un autre palier de gouvernement ou au secteur privé donne lieu à une modification importante des programmes ou des activités.

L’entente de 2019 sur les dommages causés par le système de paye Phénix comprend trois niveaux de dommages. Ces niveaux exigent la collecte de renseignements personnels supplémentaires afin de prendre une décision administrative sur des dommages spécifiques, tels que définis dans chaque niveau du processus de réclamation. En conséquence, une ÉFVP était nécessaire pour se conformer aux règles régissant la collecte, l’utilisation, la divulgation et la protection des renseignements personnels.

Objectifs de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Le présent document résume les résultats de l’ÉFVP du processus de réclamation du SCT. Cette ÉFVP comprend une analyse des risques éventuels d’atteinte à la vie privée liés à la collection, à la conservation, à l’utilisation, à la communication et au retrait des renseignements personnels associés à l’évaluation et au règlement des réclamations traitées par le bureau des réclamations. L’ÉFVP a été effectuée pour garantir une gestion et des pratiques décisionnelles saines dans le processus de réclamation, ainsi qu’une prise en compte minutieuse des risques liés à la vie privée en ce qui concerne la collecte et le traitement des renseignements personnels de nature délicate.

Résultats de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et résumé des risques

La présente ÉFVP a permis de cerner trois risques élevés d’atteinte à la vie privée :

• la communication ou le partage de renseignements personnels;
• la conservation excessive;
• la nécessité d’officialiser les processus entourant le retrait de renseignements temporaires des médias provisoires.

Le bureau des réclamations cherche à atténuer rapidement tous les risques élevés d’atteinte à la vie privée et il a résolu le troisième risque depuis le dépôt de l’ÉFVP.

De plus, trois risques moyens et cinq risques faibles ont été cernés relativement à l’état de préparation opérationnelle du bureau des réclamations. Le bureau des réclamations cherche à atténuer tous les risques d’atteinte à la vie privée cernés.

Plan d’action – Atténuation des risques

Des mesures d’atténuation ont été élaborées en réponse à chaque risque d’atteinte à la vie privée cerné dans l’ÉFVP. Ces mesures d’atténuation visent à s’assurer que le SCT et les ministères participant au traitement des demandes se conforment :

• à la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• aux règles concernant la collecte, l’utilisation, la divulgation et la protection des renseignements personnels.

Tous les risques sont activement atténués en fonction des recommandations formulées dans le cadre de cette ÉFVP.