Inventaire et calendrier des exigences de présentation de rapports
Visualisez la liste des exigences en matière de présentation de rapports énoncées dans l'Ensemble des politiques du Conseil du Trésor.
| Catégorie de politique | Rapport | Provenance de l'autorisation pour exiger le rapport | Moment choisi |
|---|---|---|---|
| Communications et image de marque fédérale | Plan de recherche sur l'opinion publique Les administrateurs généraux sont responsables de la production et de l’approbation d’un plan annuel de recherche sur l’opinion publique |
Politique sur les communications 6.7 Directive sur la gestion des communications 6.37 Directive sur la gestion des communications 6.39 |
Chaque année (déterminé par le ministère) |
| Communications et image de marque fédérale | Plan de communication en cas d’urgence Les chefs des communications sont responsables de l’élaboration d’un plan de communication en cas d’urgence ou de crise. |
Directive sur la gestion des communications 6.3 |
Au besoin |
| Communications et image de marque fédérale | Plan de publicité Les administrateurs généraux sont responsables de la production et de l’approbation d’un plan de publicité annuel. |
Politique sur les communications 6.7 Directive sur la gestion des communications 6.22 |
Chaque année (présenté au BCP à la fin de février; les ministères déterminent les échéanciers d’approbation internes) |
| Services acquis et actifs | Plan ministériel d'investissement Il incombe aux administrateurs généraux d'élaborer un plan ministériel d'investissement; il s'agit d'un document stratégique de haut niveau qui définit l'orientation, la capacité et les engagements d'un ministère en matière d'investissement consacré aux actifs et aux services acquis. Le Plan ministériel d'investissement doit être soumis au moins une fois tous les trois ans au SCT et ce dernier doit être informé, au moment opportun, de toute dérogation importante par rapport au plan ministériel d'investissement. |
Au besoin | |
| Services acquis et actifs | Évaluations/examens/audits des projets Les résultats des examens, audits et évaluations internes et externes pertinents ainsi que des mesures de suivi doivent être déclarés au SCT dans un délai de 90 jours après la fin des travaux. |
Au besoin | |
| Services acquis et actifs | Répertoire des biens immobiliers fédéraux Ce répertoire constitue le dossier central et dresse une liste complète unique des biens immobiliers détenus par le gouvernement du Canada. Cette base de données est en grande partie disponible au public sur Internet. Les organismes gardiens doivent y entrer toute donnée sur les biens immobiliers qu'ils détiennent dans un délai de 30 jours après que des changements ont été apportés, p. ex. l'acquisition ou l'aliénation de biens. Tous les ans, les gardiens sont également tenus de fournir au SCT une attestation écrite confirmant l'intégralité et l'exactitude de leurs dossiers ainsi qu'une liste mise à jour des représentants autorisés à entrer des données au Répertoire. |
De façon permanente | |
| Services acquis et actifs | Inventaire des sites contaminés fédéraux Cet Inventaire renferme de l'information sur tous les sites contaminés fédéraux connus et présumés relevant des ministères fédéraux, des organismes et des sociétés d'État consolidées qui représentent ou susceptibles de représenter un risque pour la santé humaine ou l'environnement. Il s'agit également de sites contaminés non fédéraux pour lesquels le gouvernement du Canada a accepté une responsabilité financière en tout ou en partie. Les dossiers des sites ont été versés dans une base de données sur Internet qui est accessible au public et leur mise à jour annuelle est assurée par les organisations faisant rapport. Tous les ans, les gardiens sont également tenus de fournir au SCT une attestation écrite confirmant l'intégralité et l'exactitude de leurs dossiers ainsi qu'une liste mise à jour des représentants autorisés à entrer des données dans l'Inventaire. |
Politique sur la gestion des biens immobiliers, 6.1.15 Norme sur l'établissement de rapports sur les biens immobiliers, partie 2 Norme sur l'établissement de rapports sur les biens immobiliers, 6 |
Avril/mai |
| Services acquis et actifs | Surveillance ponctuelle de la gestion des biens immobiliers Il incombe aux administrateurs généraux de s'assurer que les documents ministériels, les plans et les instruments de politique, ou toute autre information requise, sont fournis, sur demande, au SCT. |
Au besoin | |
| Services acquis et actifs | Surveillance ponctuelle de la gestion du matériel Il incombe aux administrateurs généraux de s'assurer que les documents ministériels, les plans et les instruments de politique, ou toute autre information requise, sont fournis, sur demande, au SCT. |
Au besoin | |
| Services acquis et actifs | Plans d'approvisionnement à court terme Il incombe aux ministères de fournir leurs plans d’approvisionnement à court terme visant l'ensemble des activités d'approvisionnement de plus de 2 000 000 $ au Comité sur la stratégie d'approvisionnement en réponse à une demande annuelle provenant du Comité. |
Politique sur l'examen des acquisitions, exigences de la politique 2 |
Sur demande |
| Services acquis et actifs | Rapport sur l'approvisionnement/les marchés en cas d'urgence La Politique sur les marchés précise certaines conditions que doivent respecter les ministères pour conclure un marché qui relève d'eux afin de composer avec une situation urgente, dont la valeur devrait normalement être autorisée par le CT. Peu de temps après la situation d'urgence, on demande aux ministères de préciser dans une lettre adressée aux représentants du SCT la nature du marché suite à une urgence. |
Au besoin | |
| Services acquis et actifs | Rapport sur les droits de propriété intellectuelle issus de marchés conclus avec l'État L'administrateur général du ministère qui octroie le marché doit veiller à ce que les données ministérielles sur les droits de PI et sur la possible «exploitation commerciale» soient exactes et soumises au moment opportun à SPAC. |
Mars | |
| Services acquis et actifs | Rapport d'activités d'approvisionnement Les ministères et organismes doivent soumettre un rapport annuel au SCT portant sur le nombre total et le montant des marchés adjugés et des modifications apportées. |
Mars | |
| Services acquis et actifs | Rapports sur les marchés portant sur des zones visées par des ententes sur les revendications territoriales globales Les ministères doivent déclarer les activités visant à conclure des marchés dans des zones visées par des ententes sur les revendications territoriales globales à l'administrateur général d'AADN dans un délai de 45 jours civils après la fin du trimestre. AADN diffuse ensuite cette information sur un site Web public. |
Mai Août Novembre Février |
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| Services acquis et actifs | Déclaration de toutes les transactions résultant en un transfert substantiel de responsabilité à l'État et de l'approbation des agents financiers principaux (responsabilité des entrepreneurs dans les marchés de l'État) SPAC, en sa qualité d'organisme de services communs, veillera à ce que le SCT soit informé de l'ensemble des transactions résultant en un transfert substantiel de responsabilité à l'État et de l'approbation des agents financiers principaux. |
Au besoin | |
| Services acquis et actifs | Divulgation proactive des marchés Les ministères sont tenus de divulguer les marchés et les modifications de plus de 10 000 $ sur leur site Web accessible au public dans un délai d'un mois après la clôture de chaque trimestre d'exercice. |
Avril Juillet Octobre Janvier |
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| Audit | Plan d'audit interne axé sur les risques Ce plan, qui doit être fourni au Bureau du contrôleur général au moment opportun, tient compte des domaines au ministère qui sont importants et à risque élevé ainsi que des audits à l'échelle fédérale, dont la direction est assurée par le contrôleur général. |
Au besoin | |
| Gestion des dépenses | Plan d'activités pluriannuel des fonds renouvelables Les ministères bénéficiant d'une autorisation spéciale de dépenser visant un fonds renouvelable doivent fournir au CT un plan d'activités pluriannuel pour chaque fonds renouvelable ainsi que la Mise à jour annuelle des niveaux de référence (MJANR). Le plan d'activités doit englober l'utilisation prévue de l'autorisation de prélèvement, le cas échéant; un plan des immobilisations à long terme, le cas échéant; les taux ou la base des taux qui seront en vigueur au cours du prochain exercice. |
Politique sur les autorisations spéciales de dépenser les recettes, 6 |
Août |
| Gestion des dépenses | Rapports sur l'excédent des crédits Les ministères et organismes doivent déclarer au SCT les dépenses excédentaires dès que l'information est connue. |
Directive sur l'enregistrement des créditeurs en fin d'exercice, 6.2.4 |
Au besoin |
| Gestion des dépenses | Surveillance des créditeurs Les ministères doivent déclarer au Bureau du contrôleur général les graves problèmes de rendement ou de conformité concernant la mise en oeuvre de la Directive sur l'enregistrement des créditeurs en fin d'exercice ainsi que les opérations d'envergure en fin d'exercice qui visent des circonstances incertaines ou inhabituelles. |
Directive sur l'enregistrement des créditeurs en fin d'exercice, 6.7 Directive sur l'enregistrement des créditeurs en fin d'exercice, 6.8 |
Juin |
| Gestion des dépenses | Documents/évaluations sur les provisions pour évaluation de l'actif et du passif Les ministères doivent communiquer au Secrétariat du Conseil du Trésor le détail des éléments de passif importants qui ne sont pas inscrits dans les comptes ministériels ou qui ne peuvent l'être vu l'absence de crédits pertinents ou l'expiration du délai d'inscription. Le SCT examine les évaluations et les renseignements fournis par les ministères, établit le montant des provisions et voit à ce que celles-ci soient inscrites dans les comptes du Canada et dans les Comptes publics, le cas échéant. |
Avril | |
| Gestion des dépenses | Évaluation préliminaire de la valeur et des possibilités de recouvrement des prêts, dotations en capital et avances et des comptes débiteurs Les agents financiers supérieurs des ministères, organismes et autres organisations doivent fournir au SCT une évaluation préliminaire de la valeur et des possibilités de recouvrement des prêts, investissements et avances et des comptes débiteurs qu'ils administrent. Ils doivent également lui signaler tous les éléments de passif importants qui influent sur leurs comptes, mais qui ne sont ou ne peuvent être inscrits dans les comptes du Canada par le recours à une transaction ministérielle. |
Politique sur les provisions pour évaluation de l'actif et du passif, responsabilités |
Avril |
| Gestion des dépenses | Rapports sur les institutions fédérales et sur les sociétés dans lesquelles le Canada détient des intérêts Les administrateurs généraux doivent rendent compte annuellement des éléments de leur image de marque et dans lesquels le Canada détient des intérêts. |
Varié | |
| Gestion financière | Modifications aux modalités Les ministres sont tenus de faire parvenir une lettre au président du CT pour l'informer que le ministre a autorisé, à la suite de consultations avec le SCT, les modifications à certains éléments importants des modalités. |
Au besoin | |
| Gestion financière | Divulgation au public - Bénéficiaire en particulier Les ministères doivent communiquer, sur leur site Web, les exceptions aux modalités approuvées par le CT qui ont été autorisées par le ministre au moment de verser à un bénéficiaire en particulier un paiement de transfert dont le montant est tout au plus 25 p. 100 de plus que le montant maximal autorisé initialement par les modalités approuvées par le CT. Ces renseignements doivent être communiqués dans un délai de 30 jours après la date d'approbation. |
Au besoin | |
| Gestion financière | Plan triennal sur les paiements de transfert Les administrateurs généraux sont tenus d'établir un plan triennal qui cerne les possibilités de continuation, de modification ou et de résiliation des modalités, les évaluations ou examens de pertinence et d'efficacité à être menés, ainsi que les initiatives visant à mobiliser les demandeurs et les bénéficiaires. Ce plan doit être intégré au Rapport sur les plans et les priorités du ministère. |
Mars | |
| Gestion financière | Divulgation au public - Contributions remboursables Les ministères doivent communiquer, sur leur site Web, les exceptions aux modalités approuvées par le CT qui ont été autorisées par le ministre en vue de verser une contribution remboursable lorsque le financement fourni est inférieur à 200 000 $. Ces renseignements doivent être communiqués dans un délai de 30 jours après la date d'approbation. |
Au besoin | |
| Gestion financière | Divulgation des dépenses annuelles de voyages, d'accueil et de conférences Il incombe aux ministères de divulguer le montant total des dépenses annuelles de voyages, d'accueil et de frais de participation aux conférences respectivement pour le ministère, sur son site Web, y compris une brève description des principaux écarts par rapport aux dépenses réelles de l'exercice précédent. Le moment de cette divulgation doit coïncider avec le dépôt du Rapport ministériel sur le rendement. |
Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements, 6.1.4 |
Varié |
| Gestion financière | Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction - Contrôle interne en matière de rapports financiers Cette annexe fournit une assurance raisonnable que les renseignements financiers dans les déclarations financières jointes sont fiables et une preuve que les contrôles internes en matière de rapports financiers sont bien gérés. Cette annexe est diffusée au moment de la publication du Rapport ministériel sur le rendement. |
Varié | |
| Gestion financière | Plan annuel du regroupement d'usagers Les regroupements d’usagers des systèmes ministériels de gestion des finances et du matériel (SMGFM) représentent des ministères regroupés qui collaborent à la promotion et à l'adoption de solutions intégrées et normalisées pour la gestion interopérable des finances et du matériel au gouvernement du Canada. Les présidents des conseils des regroupements d'usagers du SMGFM veillent à ce qu'un plan opérationnel annuel pour les regroupements d'usagers soit préparé. |
Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière, 3.6 |
Mars |
| Gestion de l'information | Participation des ministères aux normes nationales et internationales sur la GI Les administrateurs généraux doivent informer le SCT de la participation de leur ministère à l'élaboration de normes nationales et internationales en matière de gestion de l'information. |
Au besoin | |
| Technologies de l'information | Rapport sur les activités de normalisation en TI (sur la scène nationale et Internationale) Afin de permettre au SCT d'obtenir une compréhension globale de la participation et de la contribution du gouvernement du Canada à l'élaboration de normes nationales et internationales en matière de TI, les administrateurs généraux doivent fournir le nom et les responsabilités des personnes qui prennent part à des activités touchant les normes nationales et internationales en matière de TI. |
Politique sur la gestion des technologies de l'information, 6.2.2 |
Sur demande |
| Technologies de l'information | Auto-évaluation de la conformité à la gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI) Les ministères doivent effectuer une auto-évaluation annuelle de leur programme et de leurs pratiques de sécurité des TI afin de repérer les lacunes pour y remédier grâce à la mise à jour des plans d'action sur la sécurité des TI à l'échelle ministérielle. Les ministères doivent fournir leur auto-évaluation au SCT à la demande du dirigeant principal de l'information. |
Au besoin | |
| Langues officielles | Bilan sur les langues officielles Les administrateurs généraux sont responsables du maintien à jour des dossiers et des systèmes d'information qui permettent de faire rapport au BDPRH à sa demande. |
Mai | |
| Gestion des personnes | Rapport sur les fins prématurées (Échanges Canada) On demande aux ministères, pour chaque affectation à Échanges Canada qui s'est terminée plus tôt que prévu, d'en indiquer les raisons dans l'application de production de rapports d'Échanges Canada. |
Au besoin | |
| Gestion des personnes | Rapport sur la prolongation (Échanges Canada) On demande aux ministères d'indiquer l'information demandée pour chaque prolongation à Échanges Canada dans l'application de production de rapports d'Échanges Canada |
Au besoin | |
| Gestion des personnes | Rapport précisant l'affectation du participant (Échanges Canada) On demande aux ministères d'indiquer l'information demandée pour chaque nouvelle affectation à Échanges Canada dans l'application de production de rapports d'Échanges Canada |
Au besoin | |
| Gestion des personnes | Rapport annuel sur le Programme de gestion du rendement On demande aux ministères de fournir un rapport annuel sur le Programme de gestion du rendement au BDPRH (dans un chiffrier électronique). |
Juin | |
| Gestion des personnes | Ententes de transition de carrière On demande aux ministères de fournir au BDPRH une copie de toutes les ententes de transition de carrière signées par les deux parties. |
Au besoin | |
| Gestion des personnes | Décisions relatives à la classification – Postes EX-04 et 05 On demande aux ministères de fournir au BDPRH une copie des documents justificatifs pour toutes les décisions relatives à la classification visant des postes EX-04 et EX-05 dans un délai de 60 jours après la prise de décisions. |
Politique de gestion des cadres supérieurs, 6.3.2.1 Directive sur l'organisation et la classification du groupe de la direction, 5.13.2 |
Au besoin |
| Gestion des personnes | Divulgation proactive – Reclassification des postes Il incombe aux ministères d'assurer la divulgation proactive de l'information sur la reclassification des postes comblés. |
Juin Septembre Décembre Mars |
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| Gestion des personnes | Rapport de vérification sur la surveillance de la classification dans les organisations Les administrateurs généraux doivent s'assurer que le dirigeant principal des ressources humaines reçoit ce rapport. |
Au besoin | |
| Gestion des personnes | Rapport de surveillance ministériel interne Les organisations doivent mener un examen de surveillance biennal de leur programme de classification ministériel, en tenant compte des défis organisationnels, des mesures de classification prises, des risques de classification, de l'analyse de l'indicateur de rendement et des mesures prévues. |
Au besoin | |
| Gestion des personnes | Système d'information sur la classification des postes Les ministères doivent mettre à jour le Système d'information sur la classification des postes. |
Au besoin | |
| Gestion des personnes | Suivi des griefs de classification Dans les cas où l'administrateur général a autorisé la décision relative à la classification, les ministères doivent informer le BDPRH de tous les griefs de classification reçus. Il s'agit d'entrer au moment opportun l'information au système de suivi des griefs de classification du BDPRH et de lui faire parvenir les renseignements et documents pertinents désignés aux sections 3.4.1 et 3.4.3 de l'annexe B de la Directive sur les griefs de classification. |
Au besoin | |
| Gestion des personnes | Rapports sur les grèves Les divisions des relations de travail des ministères sont chargées de fournir au SCT des rapports exacts au moment opportun. Les centres ministériels d'opérations en temps de grève doivent faire rapport au SCT des retombées opérationnelles d'une grève, du nombre d'employés en grève et au travail et de la situation de piquetage aux locaux du gouvernement. |
Politique sur les grèves, responsabilités Politique sur les grèves, centres d'opérations en temps de grève |
Au besoin |
| Sécurité | Rapports sur les plans de sécurité ministérielle L'agent de sécurité ministériel doit, sur demande, fournir au SCT des éléments probants relatifs à la mise en ouvre et à l'efficacité du programme de sécurité ministérielle (PSM) et du plan de sécurité ministérielle. |
Directive sur la gestion de la sécurité ministérielle (DGSM), 6.2.3 |
Sur demande |
| Sécurité | Rapports de conformité à la Politique sur la sécurité du gouvernement Les administrateurs généraux doivent faire rapport périodiquement au SCT sur la situation et l'état d'avancement de la mise en ouvre de la Politique sur la sécurité du gouvernement et sur les résultats concernant la mesure continue du rendement. |
Au besoin | |
| Résultats | Plan d’évaluation ministériel Les administrateurs généraux sont tenus d’approuver et de présenter au SCT chaque année un plan quinquennal continu d’évaluation ministériel. |
Politique sur les résultats 4.3.15 Directive sur les résultats 4.4.7 |
Chaque année, selon les exigences du SCT. (À présenter au plus tard le 30 juin de chaque année, selon les exigences actuelles) |
| Résultats | Rapports d’évaluation et sommaires ministériels Les administrateurs généraux sont responsables a) d’approuver des rapports d’évaluation et des sommaires et de les transmettre au SCT, et b) de publier les rapports et les sommaires sur leur site Web. |
Politique sur les résultats 4.3.17 et 4.3.18 Directive sur les résultats 4.4.9 |
Les rapports d’évaluation doivent être :
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| Résultats | Rapport sur le rendement des programmes Les ministères doivent transmettre au SCT un rapport sur le rendement des programmes contenus dans leur répertoire. |
Politique sur les résultats 4.3.9 Directive sur les résultats 4.2.2 |
Selon les exigences du SCT. |
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