Fiche de renseignements sur les politiques sur l'accès à l'information et la protections des renseignements personnels

Pour les employés(es) des institutions fédérales

De manière générale, la Loi sur l'accès à l'information (LAI) donne aux citoyens et à toute personne ou entreprise présente au Canada, le droit d'accès aux documents du gouvernement fédéral sauf dans certains cas spécifiques. La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) établie comment le gouvernement fédéral gère les renseignements personnels placés sous son autorité. Cette loi permet également aux individus d'accéder et de corriger leurs renseignements personnels. À titre d'employé, vos renseignements personnels sont également protégés par celle-ci.

En tant qu'employé, vous êtes responsable d'assurer que tous documents que vous créez soient correctement gérés de manière à faciliter l'accès à l'information qu'il contient. De plus, vous devez veiller à ce que les renseignements personnels soient traités conformément à la Loi.

L'entrée en vigueur de la Loi fédérale sur la responsabilité (LFR) en 2006 a introduit les modifications les plus importantes à la LAI et à la LPRP depuis leur mise en œuvre en 1983. Notamment, le champ d'application de ces deux lois s'est étendu à environ 250 institutions fédérales. De plus, la Loi fédérale sur la responsabilité a introduit dans la LAI une exigence d'assistance aux demandeurs d'accès quelle que soit leur identité, et leur donner des réponses rapides et complètes. Ceci fait référence à l' « Obligation d'aider les demandeurs ».

Au cours des dernières années, le gouvernement fédéral a aussi commencé à réduire le nombre de ses politiques. Suite aux récentes modifications à la LAI et à la LPRP, et au projet de renouvellement des politiques, le temps est venu de mettre à jour les politiques qui appuient ces lois. Celles-ci n'ont pas été substantiellement modifiées depuis 1993.

Le 1^er avril 2008, la nouvelle Politique sur l'accès à l'information, la Politique sur la protection de la vie privée et la Directive sur le numéro d'assurance sociale sont en vigueur. Autres directives et normes seront mises en œuvre au cours des prochaines années.

Qu'est-ce que cela signifie pour moi?

Une bonne partie du contenu des politiques vise les groupes d'employés chargés de l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (AIPRP) de votre organisation. Toutefois, vous devez connaître certaines nouvelles exigences dans le cadre de votre travail.

Obligation d'aider les demandeurs:

Essentiellement, la Politique sur l'accès à l'information exige qu'on assiste et protège l'identité de ceux qui en font la demande. Autrement dit, tout demandeur a le droit à  l'assistance, qui qu'il soit. Votre organisation mettra en place des procédures écrites (si elle ne l'a pas déjà fait) qui précisent comment on doit traiter les demandes et dans quels délais. En tant qu'employé, vous devez suivre ces procédures et respecter les délais dans les temps requis si vous répondez aux demandes d'accès à l'information. De plus, vous devez fournir de l'aide à toutes personnes qui ont fait une demande ou qui ont l'intention de faire une demande d'accès.

Conclusion d'un contrat :

Si vous devez conclure des contrats ou des ententes avec des tiers ou d'autres organisations du secteur public dans le cadre de votre travail, il faut vous assurer de respecter les deux Lois. Lorsque vous établissez un contrat qui implique le traitement des renseignements personnels relevant de votre organisation avec un tiers partie situé à l'étranger ou un tiers partie avec une filiale située à l'étranger, vous devez inclure des clauses appropriées de protection des renseignements personnels dans le contrat. Pour de plus amples renseignements sur la vie privée et la conclusion d'un contrat, consulter le  Document d'orientation : Prise en compte de la protection des renseignements personnels avant de conclure un marché du SCT.

Numéro d'assurance sociale (NAS):

Votre groupe songe-t-il à demander les numéros d'assurance sociale (NAS) pour un nouveau programme ou une nouvelle activité? Vous devrez consulter la nouvelle Directive sur le numéro d'assurance sociale pour savoir comment faire approuver ce genre d'utilisation. Recueillez-vous déjà le NAS dans le cadre d'un programme? Si oui, est-ce que l'utilisation est autorisée? Une liste spécifique a été jointe à la directive sur le NAS souligne les utilisations autorisées du NAS. Si votre programme ne fait pas parti de cette liste, vous devez cesser la collecte du NAS.

Obstruction de droit d'accès à l'information :

En tant qu'employé, vous devez savoir que l'entrave au droit d'accès est une infraction criminelle. L'entrave au droit d'accès inclus la destruction ou la falsification de documents, la fabrication de faux documents ou dissimulation de documents. Aussi considéré comme entrave à la Loi lorsque vous demandez ou persuadez d'autres employés de commettre des infractions au droit d'accès à l'information. Une liste complète des obstructions est présentée à l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information.

Votre institution peut être assujettie à la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles (LPFDAR).  La LPFDAR établit des mécanismes pour dénoncer des actes répréhensibles dans le secteur public, protéger les fonctionnaires qui font une dénonciation et assurer aux personnes visées par des allégations un traitement objectif et l'application régulière de la loi.

Nous voulons faire un rappel aux employés que l'entrave au droit d'accès à l'information est une infraction criminelle selon la Loi sur l'accès à l'information. Une telle infraction sera également considérée comme un acte répréhensible dans le cadre de la LPFDAR.

Pour de plus amples renseignements

Si vous voulez en savoir plus sur la directive et les politiques renouvelées en matière d'AIPRP, ou si vous désirez plus de renseignements sur vos obligations en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou la Loi sur la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec votre coordonnateur de l'AIPRP.