Bulletin d’information sur la mise en œuvre des descriptions d’emploi normalisées

But

Le présent bulletin décrit les exigences relatives à l’utilisation des descriptions d’emploi normalisées (DEN) et des descriptions d’emploi normalisées interministérielles (DENI) au sein de l’administration publique centrale (APC), conformément aux exigences politiques suivantes :

Selon la Directive sur la classification, les dirigeant(e)s des ressources humaines doivent :

• Section 4.1.4 : veiller à ce que les descriptions d’emploi normalisées et uniques soient utilisées de manière appropriée.

Les gestionnaires doivent :

• Section 4.2.4 : mettre en œuvre des descriptions d’emploi normalisées interministérielles et ministérielles dans la mesure du possible (voir la clarification de « dans la mesure du possible » à la section Orientation du bulletin).

Application

Le contenu de ce bulletin doit être immédiatement mis en application. Il touche les organisations de l’APC et aide les dirigeant(e)s des ressources humaines, les conseillers et conseillères en conception organisationnelle et classification (OC) ainsi que les gestionnaires qui autorisent et attribuent le travail. Il doit être utilisé conjointement avec toutes les directives et tous les outils utiles publiés ultérieurement par le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) sur ce sujet.

Contexte

Conformément à la Directive sur la classification, les DEN et les DENI doivent être utilisées dans la mesure du possible. L’utilisation appropriée de celles-ci favorise la normalisation et la simplification des processus de ressources humaines. Plus précisément, elle permet de s’assurer que chaque emploi ne doit être décrit et évalué qu’une seule fois. Elle évite ainsi le chevauchement des efforts et garantit la cohérence des résultats de la classification. Les résultats attendus de cette normalisation comprennent, entre autres :

• une meilleure efficacité opérationnelle (par exemple, des organisations offrent des services de classification de façon plus efficaces);
• une amélioration de l’équité et de la transparence;
• une accélération des processus liés aux ressources humaines;
• une meilleure cohésion entre les initiatives en matière d’équité salariale et de conversion de classification;
• une amélioration de la relativité.

Bien que la Directive énonce clairement les exigences, son application concrète au sein des organisations semble s’écarter de l’intention initiale, ce qui indique la nécessité d’une meilleure harmonisation. Des éléments probants indiquent que des descriptions d’emploi uniques continuent d’être utilisées alors que des DEN et des DENI ont été établies pour le travail en question.

Parallèlement, de nombreuses DEN et DENI élaborées par les collectivités fonctionnelles ne sont pas utilisées, ce qui entraîne des inefficacités opérationnelles, un chevauchement des efforts et des répercussions négatives sur la relativité interministérielle.

Orientation et mise en œuvre

Conformément à la Directive sur la classification, les DEN et les DENI doivent être utilisées telles quelles, dans la mesure du possible. Par « dans la mesure du possible », on entend dans les situations où :

• les fonctions, les responsabilités, le contexte organisationnel et les cotes d’évaluation des postes sont les mêmes pour plusieurs postes;
• une initiative à l’échelle de l’APC nécessite la réduction du nombre de décisions de classification, notamment les conversions de classification;
• un nouvel ensemble de DEN correspondant au travail d’une collectivité a été créé par des collectivités de pratique fonctionnelles après de nombreuses consultations;
• une DEN ou une DENI existante est considérée par les gestionnaires ou les conseillers et conseillères en OC comme correspondant à l’ensemble des principales tâches assignées.

Les DEN qui ne correspondent pas au travail réel n’ont pas à être utilisées. Toutefois, une fois qu’elles le sont, les gestionnaires sont responsables de l’attribution complète du travail, comme décrit dans les DEN.

Processus de résolution des impasses et des désaccords entre les gestionnaires au sujet des DEN

Conformément à la section 4.1.5 de la Directive sur la classification, un mécanisme de résolution des impasses et des désaccords doit être mis en place pour les cas où les gestionnaires clients ou clientes ne sont pas d’accord avec la recommandation d’utiliser une DEN.

Il incombe aux gestionnaires de fournir tous les renseignements nécessaires à la prise d’une décision de classification et de mettre en œuvre les mesures de classification en temps opportun.

Surveillance

Les administrateurs généraux et administratrices générales doivent superviser les activités de classification au sein de leurs organisations, y compris l’utilisation des DEN et des DENI. Cela comprend :

• veiller à ce que les DEN et les DENI soient utilisées dans la mesure du possible et appliquées conformément aux définitions des groupes professionnels et aux normes d’évaluation des emplois;
• suivre et superviser l’utilisation des DEN et des DENI pour favoriser l’uniformité et la conformité;
• régler les problèmes liés à l’utilisation à mesure qu’ils se présentent et veiller à ce qu’un processus soit en place pour résoudre les impasses et les désaccords en matière de classification;

Le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines exercera une surveillance afin d’évaluer la conformité de l’organisation à la Politique sur la gestion des personnes et aux instruments à l’appui. Au besoin, les administrateurs généraux et administratrices générales pourraient devoir prendre des mesures correctives pour remédier à la non-conformité ou à l’application incohérente des DEN et des DENI.

Demandes de renseignements

Toutes les questions relatives au présent bulletin d’information doivent être adressées aux ressources ministérielles en matière de classification qui, au besoin, les achemineront à la Division de l’organisation et de la classification des effectifs du BDPRH à l’adresse : ZZORGCLA@tbs-sct.gc.ca.

David Prest
Sous-ministre adjoint délégué
Relations avec les employés et rémunération globale
Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada