Bulletin d’information sur la double ou multiple occupation de postes

But

Le présent bulletin vise à fournir des directives concernant la double ou multiple occupation, soit la pratique consistant à doter plus d’un employé(e) dans un même poste. Cette pratique est incompatible avec l’intention des instruments de politique suivants :

• Politique sur la gestion des personnes
  • Article 4.1.9 : « assurer la planification, la gestion et l’utilisation efficace de l’effectif de l’organisation ».
• Directive sur la classification
  • Article 4.2.2 : « obtenir des conseils des personnes accréditées en conception organisationnelle et en classification lorsque [les gestionnaires] proposent des changements à leur structure organisationnelle et lors de la mise à jour des descriptions d’emploi ».
  • Article 4.2.5 : « maintenir des structures organisationnelles bien conçues et des descriptions d’emploi à jour dans leur secteur de responsabilité ».

Conformément à l’alinéa 7(1)e) et à l’article 11.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, le Conseil du Trésor peut, en sa qualité d’employeur, intervenir dans les questions liées à la gestion des ressources humaines (RH). Le Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines (BDPRH) appuie le Conseil du Trésor, notamment en fournissant des directives et de l’encadrement pour aider les administrateurs généraux et administratrices générales à s’acquitter de leurs responsabilités.

Application

Le présent bulletin entre en vigueur immédiatement et s’applique aux organisations de l’administration publique centrale (APC). Il soutient les conseillers et conseillères en conception organisationnelle et classification, les conseillers et conseillères en dotation ainsi que les gestionnaires ayant l’autorité d’approuver des mesures de dotation et d’attribuer du travail. Il s’ajoute à l’ensemble des directives et des outils pertinents et subséquents fournis par le BDPRH sur le sujet.

Le présent bulletin s’applique aux postes autres que EX.

Contexte

Dans le cadre de ses activités de surveillance, le BDPRH a constaté qu’il est pratique courante, au sein des organisations de l’APC, de nommer plusieurs fonctionnaires pour une période indéterminée à un même poste. Cette pratique est incompatible avec les politiques établies de gestion de l’effectif et va à l’encontre de l’intention fondamentale de la Politique sur la gestion des personnes, qui met l’accent sur l’importance de maintenir des structures organisationnelles exactes et transparentes. Elle doit donc cesser immédiatement.

Risques et répercussions

La nomination de plusieurs fonctionnaires pour une période indéterminée à un même poste donne lieu à des structures organisationnelles non représentatives de la réalité opérationnelle. Les risques et les répercussions associés à cette pratique varient selon l’état actuel de la conception organisationnelle, de même que la maturité des mécanismes de gouvernance et de surveillance, de chaque organisation.

Au nombre des risques les plus courants, on retrouve notamment :

• des incohérences dans les systèmes de RH et la compromission de l’intégrité des données;
• des atteintes à la vie privée;
• des atteintes aux droits des fonctionnaires;
• des défis en matière de relations de travail et de planification de l’effectif;
• le manque de transparence et de responsabilité;
• la confusion dans les structures organisationnelles;
• la complexité accrue des décisions liées aux RH portant sur la classification, la rémunération et la dotation due à l’inexactitude des exigences en matière de langues officielles, des cotes de sécurité et des organigrammes, ainsi qu’au manque de clarté des relations hiérarchiques et au dédoublement des responsabilités;
• le ralentissement de la transition vers un système de RH commun;
• des enjeux juridiques et opérationnels, notamment le risque accru d’inégalités salariales et de griefs, ainsi que les répercussions dans les dossiers liés à des postes essentiels, à des exemptions ou à des transferts de dossiers de paye ou de fonctionnaires (en bloc) en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.

Orientation et mise en œuvre

La pratique de la double ou multiple occupation d’employé(e)s nommé(e)s pour une période indéterminée à des postes n’est pas permise et ne constitue pas une stratégie acceptable pour accélérer les processus d’embauche et d’évaluation des emplois.

Afin d’assurer la conformité aux politiques du Conseil du Trésor ainsi qu’aux pratiques et aux principes organisationnels, il faut remédier à tous les cas actuels de double ou multiple occupation, ce qui veut dire que chaque fonctionnaire nommé(e) pour une période indéterminée doit avoir son propre numéro de poste. Ces dossiers seront renvoyés au conseiller ou à la conseillère en organisation et classification responsable, qui prodiguera des conseils et déterminera les bonnes mesures à prendre au besoin.

Exemptions

Dans des circonstances exceptionnelles et si le système de RH le permet, une double ou multiple occupation pourrait être donnée répondre à des besoins opérationnels à court terme, notamment :

• la planification de la relève pour des départs à la retraite confirmés;
• des micro-missions;
• des affectations intérimaires ou des remplacements pendant un congé.

On peut recourir la double ou multiple occupation à titre exceptionnel, à condition :

• qu’un conseiller ou une conseillère en dotation ou en RH ait effectué une analyse approfondie des besoins en dotation, ainsi que des répercussions sur la rémunération et les relations de travail;
• qu’une stratégie de gestion des risques ait été établie;
• que l’avis d’un conseiller ou d’une conseillère en conception organisationnelle et classification ait été sollicité pour confirmer la conformité aux instruments de politique et aux normes en matière de conception organisationnelle et de classification en vigueur.

L’exemption peut être appliquée par un conseiller ou une conseillère en dotation ou en RH conformément aux conditions ci-dessus, et elle reste valide uniquement pour la durée du contexte précis dans lequel elle a été accordée. Toutes les exemptions doivent être consignées et révisées périodiquement.

Surveillance

Les dirigeant(e)s des ressources humaines (DRH) sont responsables de surveiller adéquatement les activités de classification au sein de leur organisation. À cette fin, il convient de réitérer les attentes suivantes :

• Les DRH sont tenus de surveiller et de suivre activement l’utilisation de l’occupation double ou multiple, et de mettre en œuvre des mesures correctives au besoin.
• Les DRH doivent veiller à la mise en place de processus internes pour repérer et résoudre les enjeux liés à la classification, y compris les impasses et les cas de non-conformité aux instruments de politique et aux normes d’évaluation des postes approuvés du Conseil du Trésor.

Le BDPRH assurera une surveillance afin d’évaluer la conformité des organisations au présent bulletin. Si un problème est relevé, il pourrait demander à l’organisation de prendre des mesures correctives et de mettre en œuvre des mesures supplémentaires pour assurer sa conformité à la Politique sur la gestion des personnes et aux instruments de soutien connexes.

Demandes de renseignements

Toutes les questions relatives au présent bulletin d’information doivent être adressées aux ressources ministérielles en matière de classification qui, au besoin, les achemineront à la Division de l’organisation et de la classification des effectifs du BDPRH à l’adresse : ZZORGCLA@tbs-sct.gc.ca

David Prest
Sous-ministre adjoint délégué
Relations avec les employés et rémunération globale
Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada