Composition et mise en œuvre d’équipes multidisciplinaires
Aux : Le 26 février 2021
Objet : Chefs de classification
Contexte
L’initiative Au-delà de 2020 prévoit une fonction publique agile, inclusive et outillée. En réponse, les organisations adoptent des milieux de travail flexibles et adaptés, qui peuvent comprendre une variété de disciplines et de classifications. Ces structures sont bénéfiques, particulièrement dans le contexte d’initiatives horizontales ou de transformation pangouvernementales. Le Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines (BDPRH) appuie les équipes multidisciplinaires, à condition qu’elles respectent la Politique sur la gestion des personnes ainsi que les instruments reliés, ainsi que les principes généraux de conception organisationnelle.
Objectif
L’objet du présent bulletin est de traiter de la composition et de la mise en œuvre d’équipes multidisciplinaires à l’appui d’une gestion des ressources humaines plus intégrée et plus souple.
Conception organisationnelle et équipes multidisciplinaires
Afin de réagir à l’évolution rapide de l’environnement de travail, les gestionnaires peuvent juger avantageux d’intégrer une variété de disciplines et de classifications dans leurs structures traditionnelles. Si des Descriptions d’emploi normalisées (DEN) ministérielles ou des Descriptions d’emploi interministérielles normalisées (DEIN) sont utilisées pour classifier le travail, les paramètres associés à ces combinaisons doivent être pris en compte. De tels paramètres ont été établis pour assurer l’application appropriée d’une norme d’évaluation des emplois (NEE), pour maintenir la relativité dans l’ensemble de l’administration publique centrale (APC), et pour appuyer la gestion des collectivités fonctionnelles.
De plus, certaines organisations de l’ACP ont établi des politiques internes et une délégation de pouvoirs à l’égard des collectivités fonctionnelles, ce qui limite la création de postes à l’extérieur de l’organisation mandatée. Ces politiques et pouvoirs doivent également être pris en compte.
Par contre, lorsque les politiques internes ou les DEN d'un ministère, ou les DEIN ont limité par inadvertance l'application des équipes multidisciplinaires, l'organisation et les communautés fonctionnelles peuvent envisager de revoir ces outils dans l’optique d’optimiser les structures multidisciplinaires.
Lors de la révision des structures, il est important de tenir compte de l’expertise requise et du degré d’homogénéité connexe requis pour effectuer le travail. À titre d’exemple, les postes de supervision et leurs subordonnés directs appartiennent souvent à la même classification, en particulier pour le travail hautement spécialisé, puisqu’une certaine maîtrise du domaine spécialisé est souvent requise. Par ailleurs, une diversité d’expertise et de compétences en la matière peut être nécessaire pour des initiatives à multiples facettes afin d’optimiser l’analyse et les approches holistiques. Plus la diversité est grande, plus la collaboration est nécessaire entre la direction et les praticiens de la conception organisationnelle et de la classification (OC) pour établir des distinctions claires en ce qui concerne les tâches attribuées à différents groupes professionnels, sous-groupes et niveaux, en vue de respecter l’objectif principal de chaque poste et de veiller à ce que chaque personne soit prise en charge conformément à son entente collective respective.
Dans le cadre d’une équipe multidisciplinaire, la création de postes de cadres supérieurs non EX, dont la rémunération peut être proche ou supérieure à celle du superviseur, n’est pas rare. Ce type d’arrangement n’est pas exclu; toutefois, le travail doit être évalué objectivement. Il est possible qu’un « expert » et un « gestionnaire » aient un salaire proche et que, dans certains cas, un poste subalterne ait un salaire plus élevé que celui de son gestionnaire. Des descriptions d’emploi complètes et à jour doivent clairement définir les tâches qui appuient le mandat de l’organisation.
Encore une fois, au moment de concevoir des structures multidisciplinaires, on devrait faire attention au mandat de l’organisation; aux relations horizontales et verticales entre les postes au sein de l’unité organisationnelle; aux normes d’évaluation des emplois utilisées; aux normes de qualification régissant les qualifications essentielles; à l’incidence sur les relativités interministérielles et externes; aux bulletins d’interprétation; et à d’autres outils et instruments liés à la classification et la conception organisationnelle .
Facteurs stratégiques à considérer
Classification des cadres supérieurs
La conception organisationnelle est généralement réalisée à l’aide d’une approche « descendante » pour s’assurer que la conception appuie la réalisation du mandat de l’organisation. Par conséquent, les praticiens de la OC devraient consulter la Directive sur l'organisation et la classification du groupe de la direction (EX) pour obtenir des conseils concernant les considérations organisationnelles des cadres supérieurs.
Les descriptions d’emplois des cadres définissent le mandat, les fonctions de base et les responsabilités qui orientent la conception de la structure. Ces éléments devraient être bien compris pour assurer la fluidité et les connexions aux structures subordonnées.
Classification des postes ne faisant pas partie du groupe de la direction
La classification des postes ne faisant pas partie du groupe de la direction suit aussi une approche descendante. Une bonne évaluation des emplois aide l’APC à établir la valeur relative du travail de manière équitable, cohérente et efficace. Les emplois sont évalués conformément à la Politique sur la gestion des personnes et aux instruments connexes, notamment la Directive sur la classification, les normes d'évaluation des emplois, les définitions des groupes et sous-groupes professionnels et les conseils du BDPRH.
Principes de conception organisationnelle
Pour choisir une structure optimale, certains principes généraux doivent guider l’organisation du travail.
La conception organisationnelle est le processus de configuration des structures organisationnelles afin d’harmoniser les processus, les systèmes, la technologie, la culture et les personnes de l’organisation avec ses objectifs ultimes. Il s’agit d’examiner la relation entre la tâche, le déroulement du travail, les processus, la responsabilité et l’autorité, et de s’assurer que ces activités appuient les objectifs et le mandat de l’organisation. Ce faisant, ce processus permet :
- la répartition du travail en postes et unités de travail particuliers;
- l’établissement de rapports hiérarchiques; et
- l’harmonisation/le réalignement avec le mandat, au besoin.
Il n’existe pas de modèle organisationnel idéal. Une structure organisationnelle optimale est déterminée au moyen du processus de conception organisationnelle, qui reflète les caractéristiques et les priorités de chaque organisation, et elle doit déterminer ce qui suit :
- Un mandat clair, y compris les objectifs, les activités et les extrants distincts et immédiats de toute unité organisationnelle au sein d’une organisation plus vaste;
- Un objectif commun, où toutes les unités organisationnelles d’une organisation travaillent à l’atteinte d’un but/mandat unique et que tout le travail accompli est lié aux objectifs énoncés;
- Des relations claires, dans le contexte des objectifs d’un poste (les fonctions décrites dans la description d’emploi; le pouvoir d’exécuter le travail; les responsabilités et les relations avec les autres postes), doivent être définies;
- La souplesse pour élaborer une structure organisationnelle qui s’adapte à son environnement avec un minimum de perturbation de ses processus
Application
Le présent bulletin s’applique aux organisations de l’APC et entre en vigueur immédiatement.
Demandes de renseignements
Les questions d’interprétation concernant la classification des cadres supérieurs devraient être adressées aux spécialistes de la classification ministérielles qui peuvent demander des précisions au secteur du Développement des cadres et du leadership du BDPRH, au besoin.
Toutes les autres questions relatives au présent bulletin d’information doivent être adressées aux ressources ministérielles de classification qui, au besoin, achemineront leurs questions à la division de l’Organisation et de la classification des effectifs du BDPRH.
Original signé par :
Directrice exécutive
Organisation et évaluation du travail
Conditions d’emploi et relations de travail
Bureau de la dirigeante principale des ressources humaine
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
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