Flexibilités supplémentaires à l’égard du recouvrement trop-payés, des avances de salaire d’urgence et des paiements prioritaires

Date : Le

Aux : Directeurs des ressources humaines, Directeurs/chefs des relations de travail et de la rémunération, Centre des services de paye de la fonction publique, Miramichi

Le présent bulletin fournit des informations sur des flexibilités supplémentaires mises en place pour les employés touchés par le système de paye Phénix, en ce qui concerne le recouvrement des trop-payés, les avances de salaire en cas d’urgence (ASU) et les paiements prioritaires.  Ces flexibilités visent à assurer que les recouvrements n’imposent pas de difficultés financières et de stress supplémentaires sur les employés.

Des modifications apportées à la Directive sur les conditions d’emploi concernant le recouvrement des trop-payés et une nouvelle interprétation au sujet du recouvrement des avances de salaire en cas d’urgence et des paiements prioritaires fournissent cette flexibilité et veillent à ce que les recouvrements connexes soient gérés de façon uniforme.

Cela ne modifie pas la gestion des recouvrements associés avec la cessation d’emploi, ni la fin de contrat à durée déterminée ou occasionnel sans prolongation ou renouvellement.

Flexibilités

Traitement des avances de salaire d’urgence et des paiements prioritaires

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada est d’avis que les avances de salaire en cas d’urgence et les paiements prioritaires ne sont en fait pas des avances, aux termes du Règlement sur les avances comptables. Plutôt, ces paiements visent des services rendus pour lesquels les employés n’ont pas encore été rémunérés.

Afin d’assurer que tous les recouvrements sont traités de façon uniforme, le recouvrement de ces paiements devra être traité de même manière que les paiements de salaire reçu en trop, selon la Directive sur les conditions d’emploi modifiée, décrite ci-dessous.

Changements apportés à la Directive sur les conditions d’emploi

Afin de réduire et d’atténuer le stress et les difficultés financières des employés trop-payés par Phénix, la Directive sur les conditions d’emploi a été modifiée afin de permettre à l’employeur de reporter, en totalité ou en partie, le recouvrement des trop-payés.

Un nouveau paragraphe, 15.4.4, a été ajouté à la Directive. Ce paragraphe stipule:

La personne ayant le pouvoir délégué peut établir des échéanciers alternatifs pour le recouvrement des paiements en trop, tel que requis pour résoudre les questions reliées à Phoenix de manière efficace. Les échéanciers peuvent inclure le report des remboursements, et peuvent différer au cas par cas.

En vertu de la Directive sur les conditions d’emploi, le receveur général (pour le Centre des services de paye de la fonction publique (Centre de paye)), ainsi que les postes désignés sous l’instrument de délégation des pouvoirs ministériels des ressources humaines, ont le pouvoir délégué de recouvrer un trop-payé.

Par conséquent, le Centre de paye a l’autorité pour élaborer et mettre en œuvre des plans de recouvrement de trop-payés pour les employés des ministères et organismes qu’il sert; dans les ministères et organismes non desservis par le centre de paye, la personne avec l’autorité déléguée peut s’en charger.

La délégation permettrait aussi des arrangements alternatifs, par exemple, en vue de mieux soutenir un processus administratif, plus efficace, axé sur les employés.

Afin de « faciliter la résolution effective des problèmes, liés au système Phénix », une approche flexible et respectueuse pour gérer le recouvrement des trop-payés (y compris les ASU et les paiements prioritaires) sera adoptée en vue de répondre aux circonstances individuelles des employés.

Début du recouvrement

À moins qu’un employé ne choisisse un remboursement précoce, aucun remboursement de trop-payé ne commencera (y compris des ASU et des paiements prioritaires) avant que le dossier de paye d’un employé n’ait été rapproché, plus précisément pas avant que les problèmes de paye de l’employé soient résolus, par exemple des payes incorrectes ou aucune paye.

Les organismes doivent être prêts à répondre aux questions des employés et à fournir des preuves et des explications au besoin, au sujet de la cause du paiement en trop.

Pour les individus en congé sans solde, les recouvrements ne seront pas entrepris avant qu’ils ne retournent au travail, ou que leur emploi prenne fin.

Le recouvrement ne commencera pas avant que les employés n’aient reçu leur paye exacte pendant trois périodes de paye consécutives.

Élaboration d’un plan de recouvrement

Il incombe au pouvoir délégué (le ministère ou organisme ou le Centre des services de paye) d’élaborer, en collaboration avec l’employé un programme de remboursement suffisamment flexible pour éviter, autant que possible, des impacts adverses sur l’employé. L’employé recevra un maximum de discrétion, selon ce qui est raisonnable, afin de déterminer un plan de remboursement.

Cela comprend retarder le recouvrement des paiements en trop (ainsi que les ASU et les paiements prioritaires) jusqu’au moment où l’employé reçoit les sommes dues. Des exemples peuvent inclure l’attente de la réception de remboursement d’impôts sur le revenu pour ce qui est des feuillets T-4 ou Relevé 1 modifié, ou la réception de paiements rétroactifs issus de la mise en œuvre de conventions collectives en place ou qui sont sur le point d’être conclues.

Toutes les questions devraient être envoyées à votre représentant ministériel des relations de travail ou de la rémunération qui, au besoin, acheminera ses questions au groupe de la rémunération et des relations de travail à l’adresse de courriel suivante : Interpretations@tbs-sct.gc.ca.

Baxter Williams
Directeur éxécutif
Gestion stratégique de la rémunération
Rémunération et relations de travail
Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines

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