Avis sur la Politique des marchés 2026-4 : Programme d’approvisionnement auprès des petites entreprises et amélioration des occasions pour les petites entreprises

1. Exigences claires, proportionnelles et simplifiées

Les propriétaires fonctionnels doivent définir clairement les exigences opérationnelles et les besoins des utilisateurs finaux associés à un marché (voir la section 4.2.1 de la Directive). Les exigences, les spécifications, les instructions pour la soumission, les conditions administratives et les critères obligatoires ne devraient pas être plus complexes, ni restrictifs, ni contraignants que nécessaire pour répondre au besoin opérationnel ou gérer le risque.

Les exigences devraient également être formulées de manière à appuyer l’orientation stratégique du gouvernement, y compris en envisageant les possibilités de soutenir les intérêts économiques canadiens (sections 4.2.7.5 et 4.3.4.15). Cette mesure comprend de définir les exigences d’une manière qui n’exclut pas inutilement les petites entreprises canadiennes compétentes.

Dans la mesure du possible, les documents d’appels d’offres doivent être simplifiés afin de favoriser des processus rationalisés (section 4.5.3). Les autorités contractantes devraient remettre en question toute complexité inutile dans la formulation des appels d’offres, les instructions pour la soumission, les attestations, les exigences liées à la documentation et les étapes de conformité lorsque cela n’est pas nécessaire pour gérer les risques ou atteindre les résultats opérationnels recherchés.

Ces considérations devraient s’appuyer sur des analyses du marché effectuées dans le but de mieux comprendre la capacité et la disponibilité de l’industrie (sections 4.2.3.1 et 4.4.4).

2. Dégroupement légitime des exigences

Les ministères doivent déterminer si des exigences peuvent être légitimement divisées en exigences plus petites lorsqu’une telle approche permet de mieux harmoniser la stratégie d’approvisionnement avec le besoin opérationnel et de favoriser la participation d’un plus grand nombre de fournisseurs (section 4.3.4.6). Par exemple, il peut s’agir d’autoriser la présentation de soumissions pour des lots ou des composantes régionales lorsque le regroupement limiterait inutilement la concurrence ou désavantagerait les petites entreprises.

Les autorités contractantes doivent consigner leurs décisions et veiller à ce qu’aucune division des exigences ne soit utilisée pour contourner les seuils d’approbation financière ou autres obligations.

3. Stratégies de prix ne créant pas d’obstacles évitables pour les petites entreprises

Les autorités contractantes doivent utiliser des stratégies de prix, y compris la base de paiement, les incitatifs et les ajustements en fonction du rendement (section 4.3.4.8), qui permettent de respecter les exigences opérationnelles et d’atteindre les résultats escomptés.

Les ministères devraient évaluer si les structures de prix et de paiement créent des obstacles évitables pour les petites entreprises (par exemple, l’accès au capital, le coût d’emprunt et les flux de trésorerie). Lorsque cela est approprié sur les plans opérationnel et de la gestion des risques, les ministères devraient modifier ces structures afin que les petites entreprises ne soient pas inutilement désavantagées par les modalités de paiement ou la répartition du risque, notamment en recourant à des paiements de jalons ou à des paiements fondés sur l’avancement des travaux.

4. Collaboration avec les fournisseurs

Les ministères doivent veiller à ce que les fournisseurs aient l’occasion de collaborer et d’élaborer des solutions, y compris des projets pilotes et des prototypes, le cas échéant (section 4.4.6). Cette approche est particulièrement importante lorsqu’elle peut améliorer les résultats, favoriser l’innovation ou permettre à de petites entreprises de démontrer leurs capacités à une échelle gérable avant la mise en œuvre complète.

5. Processus d’approvisionnement crédibles et équitables

Les ministères doivent se conformer au Code de valeurs et d’éthique du secteur public, à la Directive sur les conflits d’intérêts (sections 4.2.2 et 4.3.2.2) et aux exigences relatives à l’envoi rapide de comptes rendus (section 4.16.3) et au règlement équitable et rapide des différends (section 4.16.4) tout au long du processus d’approvisionnement. Ensemble, ces exigences contribuent à assurer la crédibilité et l’équité des processus d’approvisionnement, à renforcer la confiance des fournisseurs et à favoriser la participation continue des petites entreprises aux marchés publics fédéraux.