Lignes directrices à l'intention des comités d’audit des sociétés d'État et autres entreprises publiques

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1. Introduction

Les comités d’audit représentent un élément essentiel d’une bonne gouvernance organisationnelle. Suivant l’article 148 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), toutes les sociétés d’État mères doivent établir un comité d’audit (pour les sociétés d’État qui comptent moins de quatre directeurs, le conseil d’administration fait office de comité d’audit). La LGFP stipule que, sauf disposition contraire de la loi habilitante de la société d’État, le vérificateur général du Canada est nommé auditeur externe ou coauditeur de chaque société d’État, à moins qu’il ne refuse ce mandat. L’annexe B fournit la liste des dispositions de la LGFP qui s’appliquent aux auditeurs et aux comités d’audit des sociétés d’État.

On offre, dans les Lignes directrices à l’intention des comités d’audit des sociétés d’État et autres entreprises publiques, des suggestions aux conseils d’administration et aux comités d’audit des sociétés d’État fédérales. Les autres entreprises publiques ayant des structures de gouvernance par conseil pourraient trouver les lignes directrices utiles.

Les lignes directrices présentent un cadre de soutien aux travaux des comités d’audit. Chaque conseil d’administration et chaque comité d’audit doit adapter les lignes directrices à leurs besoins particuliers. Ce faisant, ils doivent tenir compte des circonstances particulières de leur organisation, c’est‑à‑dire de sa taille, de son mandat, du caractère délicat des questions abordées ainsi que de l’expérience de chaque membre du conseil d’administration et du comité d’audit.

Une série de questions à examiner relativement à divers éléments du rôle d’un comité d’audit figure à l’annexe A des lignes directrices. Les questions sont conçues pour aider les comités d’audit à faire leur travail de diligence raisonnable en posant à la direction les questions d’approfondissement nécessaires et en examinant le caractère raisonnable des réponses à la lumière des connaissances et du niveau de compréhension des membres.

2. Sociétés d’État

Même si les sociétés d’État mènent leurs activités indépendamment du gouvernement, à titre d’institutions de politiques publiques, elles doivent en bout de ligne rendre des comptes, par l’entremise du ministre compétent, au Parlement, sur la conduite de leurs affaires. Le gouvernement dispose de toute une gamme d’instruments qui lui permettent d’influer sur la conduite des sociétés d’État, y compris des modifications législatives, des directives, l’approbation de plans ministériels, la nomination de personnes à des postes clés et l’approbation de financement ministériel.

Les rôles des sociétés d’État varient largement et peuvent consister notamment à aider le gouvernement du Canada à atteindre des objectifs économiques et stratégiques et à fournir des services. Appartenant exclusivement au gouvernement, ces organisations sont régies par un conseil d’administration qui assure la gouvernance de la société d’État de diverses manières, par exemple, en assurant une orientation stratégique, en protégeant les ressources de l’organisation, en surveillant son rendement et en faisant rapport au gouvernement et au Parlement. Pour obtenir de plus amples renseignements sur le cadre de responsabilisation des sociétés d’État, veuillez consulter le Guide à l’intention des administrateurs de sociétés d’État.

3. Aperçu des comités d’audit

3.1 Pouvoirs

Le comité d’audit d’une société d’État a le pouvoir d’enquêter sur toute question qui est portée à son attention. Il a un accès illimité à tous les dossiers et documents, à tous les locaux ainsi qu’à tout le personnel de la société d’État. En outre, avec le consentement du conseil d’administration, le comité d’audit peut retenir les services d’un conseiller juridique et d’autres experts de l’extérieur.

Le niveau d’efficacité d’un comité d’audit dépend fortement de sa sensibilisation et de son niveau de compréhension au regard de ses responsabilités et de ses fonctions ainsi que des responsabilités professionnelles de la direction et des auditeurs (c.‑à‑d. l’auditeur interne et le vérificateur général, ou s’il y a lieu, l’auditeur externe conjoint). Il est essentiel d’assurer une communication ouverte, candide, directe et respectueuse entre le comité d’audit, la direction et les auditeurs relativement à ces responsabilités.

3.2 Responsabilités et fonctions

Le comité d’audit est le comité central du conseil d’administration, et ses responsabilités et obligations sont décrites au paragraphe 148(3) de la LGFP dans les termes suivants :

Présentation de rapports financiers

Le rôle central du comité d’audit d’une société d’État consiste à aider le conseil d’administration à s’acquitter de sa responsabilité d’assurer l’exactitude et l’intégrité des rapports financiers de la société d’État. Le comité examine les comptes, les livres et les états financiers de la société d’État et de ses filiales à cent pour cent, et il fournit des conseils au conseil d’administration. Cette fonction consiste à surveiller la production de rapports financiers et le processus de divulgation; elle  surveille la sélection des politiques et des principes comptables, et elle discute des politiques et des pratiques de gestion du risque avec la direction.

Audit interne

Le comité surveille la fonction d’audit interne de la société d’État. Ce travail porte surtout sur le contrôle des finances et de la gestion, les systèmes d’information et les pratiques de gestion de la société d’État et de ses filiales à cent pour cent.

Rapport annuel de l’auditeur externe

Le comité examine le rapport annuel de l’auditeur externe sur la société d’État, dans lequel on examine les états financiers, les comptes et les livres de la société d’État et de ses filiales à cent pour cent, et il fournit des conseils connexes au conseil d’administration.

Examens spéciaux

Le comité passe en revue les plans et les rapports touchant les examens spéciaux, et il fournit des conseils connexes au conseil d’administration. Les examens spéciaux consistent à déterminer si, pendant une période de temps limitée, le contrôle financier et de la gestion, les systèmes d’information et les pratiques de gestion de la société d’État ont été maintenus d’une manière qui remplit les critères suivants :

  • Fournir une assurance raisonnable qu’ils ont protégée et contrôlée les actifs de la société d’État et ceux de chaque filiale
  • Gérer de manière économique et efficace ses ressources financières, humaines et matérielles de même que celles de chaque filiale
  • Réaliser de manière efficace les opérations de la société d’État et celles de ses filiales
Évaluation des auditeurs externes

Conformément à la LGFP, le vérificateur général est nommé auditeur externe ou auditeur conjoint de chaque société d’État, sauf s’il est dicté autrement dans la loi de la société d’État ou si le vérificateur général rejette la nomination.

Dans le secteur privé, le comité d’audit d’une entreprise évalue le rendement de l’auditeur externe, et il formule une recommandation au conseil d’administration au sujet de l’utilisation future de l’auditeur.

Étant donné que le rôle du vérificateur général est défini par la Loi, le comité d’audit d’une société d’État n’influence pas sa participation à un audit. Par contre, le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) demande régulièrement des commentaires sur les services qu’il fournit. S’il y a lieu, le comité d’audit devrait évaluer les auditeurs externes provenant du secteur privé.

3.3 Autres indications et lignes directrices

Dans la présente section, on donne d’autres indications et lignes directrices pour aider le comité d’audit à s’acquitter de ses responsabilités de surveillance qui lui sont confiées par la loi.

États financiers

Le comité d’audit est chargé de « réexaminer les états financiers à incorporer dans le rapport annuel de la société et conseiller le conseil d’administration à leur égard »Voir la note en bas de page 1.

L’obligation d’une société d’État de rendre des comptes au ministre et au Parlement dépend largement de l’intégrité de ses rapports financiers. Aucune société d’État ne peut se permettre qu’on mette en doute la qualité de ses rapports financiers. Le gouvernement et les prêteurs exigent qu’on leur communique en temps opportun ses données financières afin de pouvoir évaluer la situation financière et opérationnelle de la société d’État et les risques auxquels elle fait face. Les rapports devraient refléter fidèlement les grands problèmes auxquels la société d’État est confrontée et présenter franchement sa situation financière et son rendement.

La société d’État mère doit tenir des comptes et des registres financiers ainsi que des contrôles financiers et de gestion et des systèmes d’information pour elle‑même et pour toutes ses filiales à cent pour cent. Ces documents doivent être tenus pour fournir une assurance raisonnable que :

  • Les actifs de la société d’État sont protégés et contrôlés.
  • Les actifs de la société d’État sont protégés et contrôlés.
  • La gestion de ses ressources financières, humaines et matérielles est menée de façon économique et efficiente.Voir la note en bas de page 2

Le comité d’audit doit fournir au conseil d’administration une assurance raisonnable que les états financiers de la société d’État sont présentés de façon honnête, conformément au cadre de rapports financiers sous-jacent, à tous égards importants. Ces assurances devraient être basées sur l’examen des états financiers de la société d’État en fin d’exercice et sur leur discussion par le comité avec la direction ainsi qu’avec les auditeurs.

En outre, l’évaluation par le comité d’audit de la pertinence et de la fiabilité des états financiers de fin d’exercice est essentielle car le conseil d’administration a besoin de son avis pour prendre des décisions éclairées sur la situation financière, le rendement, les politiques et les pratiques comptables, les renseignements qu’elle a fournis ainsi que sur son approbation du rapport annuel de la société d’État.

En plus des états financiers vérifiés de fin d’exercice, le rapport annuel devrait inclure une section sur la discussion et l’analyse de la direction (DAD). Le processus de DAD fournit des renseignements contextuels supplémentaires qui aident les lecteurs, y compris le gouvernement et les parties intéressées, à mieux comprendre les activités, le rendement et les perspectives d’avenir de la société d’État. En outre, elle aide à évaluer la validité des stratégies opérationnelles de la direction et l’évaluation des risques. Lorsqu’elle est pertinente, cette section explique également comment les politiques comptables s’appliquent ainsi que le fondement des estimations comptables importantes. Le processus de DAD permet donc d’améliorer la transparence et la gouvernance organisationnelle. 

Le comité d’audit devrait passer le rapport annuel en revue avec la direction, le vérificateur général et l’auditeur externe. En raison des dates des réunions, il se peut que le comité d’audit examine une ébauche du rapport annuel et laisse à la direction et aux auditeurs le soin de mettre la dernière main à la version finale. Cet examen devrait permettre de faire en sorte que le rapport annuel présente une image équilibrée et complète de la situation financière et du rendement financier de la société d’État. 

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez l’annexe A (Questions à examiner - États financiers et Questions à examiner - Rapport de l’auditeur externe).

Audit interne

Le comité d’audit est chargé de surveiller l’audit interne de la société d’État.

L’audit interne est une ressource clé pour le comité d’audit. Son rôle consiste principalement à effectuer des évaluations objectives et fondées sur la conception et la fonction des processus organisationnels de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance de même qu’à formuler des recommandations au besoin. L’audit interne porte sur les systèmes, les processus et les pratiques de gestion de la société d’État ainsi que sur l’intégrité de l’information financière et non financière.   

Bien que les auditeurs internes soient indépendants des activités qu’ils auditent, ils font partie intégrante de la société d’État, et ils effectuent continuellement des activités d’évaluation et de surveillance des systèmes, des processus et des pratiques de gestion. Ce n’est pas le cas des auditeurs externes car ils sont indépendants de la société d’État. Le travail consiste à fournir à tous les ans une opinion sur les états financiers et un examen spécial au moins à tous les dix ans. En dépit de cette différence, le travail des auditeurs internes et externes d’une société d’État (le vérificateur général et dans certains cas, le coauditeur externe) devrait être coordonné afin d’en optimiser l’efficacité et l’efficience.

L’audit interne est une activité à valeur ajoutée car elle consiste à évaluer la situation et à formuler des recommandations sur l’efficacité des mécanismes en place pour veiller à ce que l’organisation atteigne ses objectifs d’une façon qui témoigne d’un processus décisionnel éclairé et responsable au regard de l’éthique, de la conformité, du risque, de l’économie et de l’efficience. La pratique exemplaire consiste à faire en sorte que l’évaluation prenne la forme d’un rapport d’audit interne qui inclut des constatations clés et la raison pour laquelle celles‑ci sont importantes, des recommandations pour donner suite aux faiblesses relevées et une réponse de la direction de même qu’un plan d’action pour donner suite aux constatations clés et aux recommandations.

Le rôle du comité d’audit est d’examiner les rapports d’audit interne et d’en faire l’analyse en collaboration avec l’auditeur interne et la direction. Pour veiller à ce que les plans d’action de la direction dont il a été convenu soient mis en œuvre de manière efficace et en temps opportun, le comité d’audit devrait obtenir des rapports de suivi périodiques de l’audit interne ou de la direction.

Pour déterminer les secteurs d’intérêt dans un exercice donné, la fonction d’audit interne devrait préparer un plan d’audit interne axé sur les risques. Le comité d’audit devrait jouer un rôle actif dans l’examen et l’analyse de ce plan afin qu’il soit axé sur les secteurs de risque élevé et d’importance pour l’organisation. La pratique exemplaire consiste à faire approuver le plan par le comité d’audit.

Le comité d’audit devrait aussi assurer le suivi de la mise en œuvre par la direction des mesures requises pour éliminer les faiblesses relevées par l’audit interne.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez l’annexe A- Questions à examiner - Audit interne.

Rapport annuel de l’auditeur externe

Toutes les sociétés d’État fédérales sont tenues d’obtenir un rapport d’audit annuel sur les états financiers et tout autre renseignement financier chiffré contenu dans le rapport annuel. Le vérificateur général du Canada est nommé auditeur externe ou coauditeur de chaque société d’État, à moins qu’il ne renonce à l’exigence ou que la loi habilitante de la société d’État le prescriveVoir la note en bas de page 3. Pour renforcer son indépendance au regard de la direction de la société d’État, l’auditeur externe rend des comptes directement au comité d’audit et non à la direction.

L’audit externe d’une société d’État est semblable à celui qui est effectué dans le secteur privé, mais elle inclut deux opinions supplémentaires :

  • Que les principes comptables généralement reconnus ont été appliqués de manière uniforme
  • Que les opérations examinées sont conformes aux lois, aux règlements, à l’acte constitutif et aux règlements administratifs de la société d’État et à toute directive gouvernementale qui lui est donnée

L’auditeur externe peut aussi faire rapport sur toute autre question qui, à son avis, devrait être portée à l’attention du ministre compétent après avoir consulté le conseil d’administration, ou du Parlement, après avoir consulté le conseil et le ministre compétent.

Le comité d’audit est chargé d’examiner le rapport d’audit externe de la société d’État et de fournir des conseils au conseil d’administration à cet égard. Afin de veiller à ce que les mesures convenues par la direction soient mises en œuvre de manière efficace et en temps opportun, le comité d’audit devrait recevoir des rapports de suivi périodiques de l’audit interne et de la direction.

Le comité d’audit devrait discuter avec ses auditeurs externes des détails de toute pratique ou opération désignée comme étant en contravention possible avec les fondements législatifs. En outre, cette discussion devrait couvrir les détails de toute autre question que les auditeurs ont songé à porter à l’attention du conseil d’administration, du ministre responsable de la société d’État ou du Parlement.

Le rapport de l’auditeur externe figure dans le rapport annuel de la société d’État (LGFP, alinéa 150(3)(b)).

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez l’annexe A - Questions à examiner - États financiers et Questions à examiner - Rapport de l’auditeur externe).

Examens spéciaux

Aux termes des paragraphes 138(1) et (2) de la LGFP, le vérificateur général effectue au moins à tous les dix ans, seul ou conjointement avec un auditeur du secteur privé, un examen spécial des systèmes financiers, des systèmes de contrôle de gestion et d’information ainsi que des pratiques de gestion de chaque société d’État, y compris toute filiale en propriété exclusive. Un examen spécial peut être effectué plus souvent si le gouverneur en conseil, le ministre compétent, le conseil d’administration de la société d’État ou le vérificateur général en font la demandeVoir la note en bas de page 4. Il existe deux exceptions à cette exigence : la Banque du Canada et l’Office d’investissement du régime de pensions du Canada, qui sont assujettis à leurs propres exigencesVoir la note en bas de page 5.

L’examen spécial constitue un outil important de reddition de comptes pour les sociétés d’État. Son but, tel qu’il est énoncé dans la LGFP, consiste à fournir une opinion indépendante sur la question de savoir s’il existe une assurance raisonnable qu’une société d’État dispose de systèmes et de pratiques lui permettant de faire en sorte que, pour elle et pour toute filiale à cent pour cent, :

  • Ses actifs sont protégés et contrôlés.
  • Ses ressources financières, humaines et matérielles sont gérées de manière économique et efficiente.
  • Ses opérations et celles de toute filiale en propriété exclusive sont exécutées de manière efficace.

Le comité d’audit joue un rôle clé dans ces examens en examinant le plan de l’examen spécial et les rapports qui en résultent et en fournissant des conseils au conseil d’administration à cet égard.

Aux termes de la LGFP, le Bureau du vérificateur général du Canada est tenu d’examiner les systèmes et les pratiques d’une société d’État et de présenter au comité d’audit un plan en vue de l’examen spécial, y compris un énoncé des critères à appliquer.

L’équipe d’examen rencontrera ensuite le comité d’audit pour discuter des questions suivantes :

  • Objectifs de l’examen spécial
  • Critères en fonction desquels les systèmes et les pratiques de la société d’État seront évalués
  • Échéancier prévu des principales communications et phases de l’examen spécial
  • Toute question que le comité d’audit pourrait avoir concernant le projet de plan d’examen spécial

Le comité d’audit adopte habituellement une résolution en vue d’accepter le plan. Si des modifications ultérieures sont apportées au plan de l’examen spécial, l’équipe d’audit soumettra de nouveau le plan ou un addenda au comité d’audit, et elle se réunira à nouveau au besoinVoir la note en bas de page 6.

Si le comité d’audit et le vérificateur général n’arrivent pas à s’entendre sur le projet de plan d’examen spécial, le ministre compétent peut régler les questions se rapportant au plan pour une société d’État mère, et le conseil d’administration peut régler les questions qui se rapportent au plan pour ses filiales à cent pour cent.

Les administrateurs, dirigeants, employés ou mandataires présents ou passés de la société d’État doivent fournir à l’examinateur spécial toute information, explication et tout dossier requis sur la société d’État et ses filiales. L’examinateur spécial peut aussi utiliser les audits internes menés par la société d’État.

Par sa propre politique, le Bureau du vérificateur général du Canada est tenu d’offrir à la société d’État une occasion d’examiner le projet de rapport d’examen spécial et de faire des commentaires à cet égard pour confirmer et valider les faits avant qu’il ne soit mis la dernière main au rapport. L’équipe d’examen demandera à la direction de donner son avis concernant la validité et l’intégralité des observations, des conclusions, des recommandations et des opinions qui sont formulées.

Une fois qu’elle reçoit les réponses de la direction aux recommandations, l’équipe d’examen fournira le projet de rapport, y compris les réponses, au comité d’audit. Le Bureau du vérificateur général du Canada encourage le comité d’audit à jouer un rôle actif dans l’examen et l’évaluation du caractère adéquat des réponses de la direction et de fournir une rétroaction.

Une fois qu’elle a examiné les commentaires et apporté tous les changements jugés appropriés, l’équipe d’examen spécial présente le rapport final au conseil d’administration de la société d’État.

Le conseil d’administration de la société d’État doit ensuite fournir au ministre et au président du Conseil du Trésor une copie du rapport d’examen spécial dans un délai de 30 jours suivant la réception du rapport et de le rendre public dans un délai de 60 jours.

Afin de veiller à ce que les mesures convenues par la direction soient mises en œuvre en temps opportun, le comité d’audit devrait recevoir des rapports de suivi périodiques de l’audit interne ou de la direction.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez l’annexe A - Questions à examiner - Examen spécial.

3.4 Fonctions de surveillance supplémentaires importantes

À titre de comité important du conseil d’administration, le comité d’audit est souvent chargé de responsabilités supplémentaires. La LGFP reconnaît cette réalité, et elle permet expressément au comité d’audit d’« exécuter les autres fonctions que lui attribuent le conseil d’administration, l’acte constitutif ou les règlements administratifs de la société »Voir la note en bas de page 7.

L’on recommande que le conseil d’administration effectue une analyse périodique de son environnement afin de cerner les problèmes de gouvernance potentiels qu’il devrait examiner. Le conseil devrait évaluer chaque élément et le déléguer au comité d’audit ou à un autre comité du conseil d’administration au besoin, pour autant que cela ne nuise pas à la capacité du comité de s’acquitter de ses responsabilités juridiques et que le comité possède les capacités requises pour prendre en charge ces responsabilités supplémentaires. 

Quoique la nature des autres fonctions déléguées au comité d’audit puisse changer au fil du temps, ces fonctions peuvent comprendre la surveillance des éléments suivants :

  • Normes d’intégrité et de conduite de la société d’État
  • Gestion du risque
  • Pratiques de contrôle de la gestion
  • Rapports financiers trimestriels
  • Plan d’activités, budgets de fonctionnement et d’investissement

L’acte constitutif du comité d’audit devrait exposer explicitement les responsabilités que le conseil d’administration délègue au comité d’audit. Les rubriques suivantes renferment des indications susceptibles d’aider les membres du comité d’audit à s’acquitter des responsabilités qui leur sont confiées à ces égards.

Normes d’intégrité et de conduite de la société d’État

Les sociétés d’État sont tenues de démontrer un engagement solide à une conduite éthique et légale. Par leurs actes et leurs paroles, la haute direction et le conseil d’administration sont tenus de créer une atmosphère d’intégrité car c’est la principale base d’une gouvernance organisationnelle efficace.

Certains conseils d’administration conservent leur responsabilité au regard des normes d’intégrité et de conduite pour eux‑mêmes, et souvent, ils présument que les principaux comités du conseil incluront la fonction de surveillance des normes d’éthique et de conduite comme figurant au nombre des autres responsabilités qu’ils assument.

Alors qu’il joue un rôle de surveillance des principales activités de la société d’État, le comité d’audit est bien placé pour aider son conseil d’administration à obtenir des assurances que la direction gère la société d’État d’une façon éthique.

Dans le cas où cette responsabilité lui a été confiée, le comité d’audit devrait demander à la direction de faire rapport périodiquement sur la manière dont ses processus favorisent l’adoption et le maintien de normes d’éthique élevées. Le rapport pourrait couvrir les sujets suivants, entre autres :

  • Relations avec les employés, les clients et les fournisseurs
  • Conformité avec les lois et les règlements
  • Rapports d’examen par les organismes de réglementation
  • Réclamations en justice en instance
  • Sécurité des actifs et des dossiers de la compagnie
  • Sanctions imposées et changements prévus
  • Renseignements délicats tels que les avantages de l’emploi, les comptes de dépenses et les dépenses personnelles pour les dirigeants et les administrateurs

Les comités d’audit peuvent prendre des mesures pour assurer leur intégrité et leur bonne conduite. Ils peuvent, par exemple, établir des pratiques en vue de régler les conflits d’intérêts ainsi qu’adopter un code de conduite et créer pour les membres un processus de déclaration annuelle lié au code de conduiteVoir la note en bas de page 8.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez l’annexe A - Questions à examiner - Normes d’intégrité et de conduite de la société d’État.

Gestion du risque

Le risque, l’incertitude entourant des événements et des résultats à venir, fait partie intégrante de la réalité opérationnelle et commerciale de chaque société d’État. L’identification et l’évaluation de la probabilité d’un événement et de son incidence susceptible d’influer sur l’atteinte des objectifs d’une société d’État constituent une étape clé dans la formulation des plans d’une société d’État et dans la mise au point de ses contrôles.

Étant donné que chaque société d’État doit faire face à son propre éventail de risques, de possibilités et de défis, les conseils d’administration, les comités d’audit, la direction et les auditeurs doivent tous comprendre les principaux risques auxquels la société d’État doit faire face.

La direction doit évaluer et identifier ces risques afin de pouvoir les gérer et veiller à ce que l’on en tienne compte dans la prise de décisions, la planification stratégique et la conception des systèmes d’information et de contrôle de la société d’État. Comme les risques opérationnels sont inextricablement liés à la connaissance du risque inhérent aux rapports financiers, les procédures d’évaluation des risques font partie intégrante des principes généralement reconnus de planification d’audits.

En plus d’acquérir une connaissance générale des principaux risques auxquels la société d’État fait face, le comité d’audit joue souvent un rôle clé pour voir à ce que la direction les surveille et les contrôle. À cette fin, le comité d’audit devrait examiner la nature et la fréquence des rapports sur les risques que la direction fournit, et prêter une attention particulière à la manière dont les risques financiers et le risque d’une conduite contraire à l’éthique, y compris la fraude, sont contrôlés.

La gestion du risque financier nécessite que l’on en arrive à un équilibre qui permet un niveau de risque raisonnable et des enjeux financiers qui se situent dans les limites établies par le gouvernement.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez l’annexe A - Questions à examiner - Gestion du risque.

Pratiques de contrôle de la gestion

Les cadres de contrôle de la gestion incluent un vaste éventail de politiques, de pratiques, de systèmes de contrôle interne, de processus et de structures. Les cadres appuient l’équipe de gestion par les moyens suivants :

  • Formulation et atteinte des objectifs de l’organisation
  • Apprentissage et adaptation aux changements
  • Gestion des risques
  • Reconnaissance et suivi des possibilités

La direction doit établir et maintenir des pratiques et des systèmes de contrôle adéquats. Elle doit donc évaluer périodiquement l’efficacité de la structure et des procédures de contrôle interne.

Le comité d’audit devrait revoir ces pratiques et systèmes de contrôle pour s’assurer qu’ils fonctionnent de manière efficace. Un cadre de travail déficient peut avoir une incidence négative sur le rendement de la société d’État, ses rapports financiers et ses normes d’intégrité et de conduite éthique. Le comité devrait demander aux auditeurs (internes, externes et l’examinateur spécial) de s’exprimer sur la suffisance des systèmes de contrôle et sur l’évaluation par la direction de l’efficacité des systèmes. Il devrait discuter des plans avec la direction et les auditeurs pour améliorer l’efficacité des contrôles internes, y compris le système mis en place par la société d’État aux fins de la surveillance et de la gestion du risque commercial et financier ainsi que de la conformité à la loi et aux règles d’éthique.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez l’annexe A - Questions à examiner - Pratiques de contrôle de la gestion.

Rapports financiers trimestriels

Suivant l’article 131.1 de la LGPF, pour les trois premiers trimestres de l’exercice financier, la plupart des sociétés d’État doivent élaborer et rendre public un rapport financier trimestriel dans les 60 jours suivant la fin du trimestre visé par celui‑ciVoir la note en bas de page 9. Elles ne sont pas tenues de procéder à l’audit de ces rapports.

En plus de l’état financier pour le trimestre et pour la période écoulée depuis le début jusqu’à la fin du trimestre ainsi que des données financières comparatives de l’exercice antérieur, le rapport financier trimestriel doit inclure les éléments suivants :

  • Discussion des résultats financiers et du flux de trésorerie pour la période visée et pour l’exercice jusqu’à ce jour ainsi que de la situation financière à la fin de la période
  • Explication des écarts marqués entre les résultats financiers réels et ceux qui étaient prévus dans le plan d’activités de la société d’État
  • Si les objectifs, les buts ou les résultats financiers sont révisés, la raison des changements ainsi que le rendement réel en fonction des objectifs, des buts ou des cibles révisés pour le reste de l’exercice.

L’approche adoptée par le comité d’audit pour assurer la surveillance des rapports financiers trimestriels dépend des circonstances particulières de la société d’État. Pour déterminer l’ampleur et la nature de leur processus de diligence raisonnable au regard des rapports financiers trimestriels, le conseil et le comité d’audit pourraient prendre en considération les éléments qui suivent :

  • Incidence des renseignements
  • Délai requis pour les passer en revue dans une période de 60 jours
  • Évaluation des processus de gestion en vue de produire et d’examiner les renseignements avant leur publication

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez l’annexe A Questions à examiner - Rapports financiers trimestriels.

Plans d’activités, budgets de fonctionnement et d’investissement

Suivant les articles 122 à 124 de la LGFP, la plupart des sociétés d’État sont tenues de présenter chaque année au ministre concerné un plan d’activités, un budget de fonctionnement et un budget d’investissement aux fins d’approbation par le Conseil du TrésorVoir la note en bas de page 10. Ces documents devraient contenir toutes les opérations ou activités de la société d’État et de ses filiales à cent pour cent. Le conseil d’administration doit approuver les plans d’activités et les budgets avant leur présentation au gouverneur en conseil (dans le cadre du plan d’activités) ou au Conseil du Trésor (dans le cas des budgets de fonctionnement et d’investissement).

Le comité d’audit est souvent chargé d’entreprendre un examen plus approfondi des prévisions financières et des risques associés au plan proposé ainsi que de la viabilité et de la faisabilité des budgets de fonctionnement et d’investissement proposés avant que ceux‑ci ne soient déposés au conseil d’administration aux fins d’examen et d’approbation.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez l’annexe A - Questions à examiner - Plans d’activités, budgets de fonctionnement et d’investissement.

4. Fonctionnement du comité d’audit

La valeur de la contribution du comité d’audit aux travaux du conseil d’administration dépend du niveau d’assurance que le comité est en mesure de fournir sur des questions qui lui sont déléguées par le conseil.

Les pratiques proposées dans la présente section peuvent les aider à répondre aux attentes du conseil. Chaque comité d’audit devrait élaborer son plan et ses pratiques en vue d’accomplir son travail de manière efficace.

4.1 Acte constitutif

Le comité d’audit devrait se donner un acte constitutif clair qui tient compte de la situation de la société d’État. L’acte constitutif devrait énoncer de manière explicite les responsabilités qui sont déléguées au comité d’audit par le conseil d’administration, établir les processus visant à exécuter son travail ainsi que décrire l’engagement de rendre compte au conseil de ses activités, constatations et recommandations. L’acte constitutif devrait être approuvé et revu régulièrement par le conseil d’administration. Une pratique exemplaire dans le secteur privé consiste à mettre l’acte constitutif à la disposition du public en l’affichant sur le site Web de la société d’État.

À l’annexe C, on présente des exemples d’éléments clés que le comité d’audit pourrait prendre en considération lorsqu’il prépare et revoit son acte constitutif.

4.2 Plan de travail du comité d’audit

Le plan de travail permet au comité d’audit d’élaborer une perspective annuelle ou pluriannuelle afin de s’assurer de s’acquitter de toutes ses responsabilités et fonctions, telles qu’elles sont énoncées dans l’acte constitutif. Il peut également porter sur les activités du conseil et d’autres comités. Lorsqu’il s’agit d’élaborer un plan, il est recommandé que le président du comité d’audit, en consultation avec la direction, l’auditeur interne et l’auditeur externe, assigne les responsabilités et les activités du comité à un ordre du jour de réunion et à une date particuliers.

4.3 Choix judicieux des membres du comité

Les sociétés d’État sont tenues par la loi de créer un comité d’audit composé d’au moins trois membres, sélectionnés au sein du conseil d’administrationVoir la note en bas de page 11.

Étant donné le rôle important que le comité d’audit joue dans la gouvernance et la surveillance de la société d’État, le conseil d’administration doit sélectionner les membres du comité de manière à en assurer la crédibilité et en mettant l’accent sur leur indépendance, leurs qualifications et leurs compétences.

Les membres du comité d’audit doivent posséder une expertise dans les domaines suivants :

  • Activités de la société d’État
  • Enjeux auxquels la société d’État doit faire face
  • Historique de la société d’État

Les membres du comité d’audit doivent être en mesure de poser des questions difficiles et de consacrer le temps nécessaire pour traiter les questions complexes. Ils doivent faire preuve de respect et de tolérance pour les divergences d’opinions, même lorsqu’il risque d’y avoir conflit. Les discussions et autres les processus visant à régler les divergences d’opinions rehaussent la qualité des travaux du comité d’audit.

4.4 Connaissance des questions financières

Il est essentiel que les membres du comité d’audit comprennent les questions fondamentales de comptabilité et de finances pour être en mesure de questionner les experts financiers et les comptables de la société d’État et pour étudier les opinions et les assurances fournies par les auditeurs internes et externes.

Pour ce faire, le président du comité d’audit doit être un expert en finances et un professionnel comptable reconnu, tandis que chaque membre doit s’y connaître dans le domaine financier. Dans certaines circonstances, il peut être préférable de confier le poste de président du comité d’audit à un membre du conseil chevronné qui possède des connaissances financières plutôt qu’à un membre nommé récemment qui est un expert financier.

La pratique exemplaire devrait consister au minimum, pour le comité d’audit, à compter au moins un expert financier. L’expert financier se démarque par son titre professionnel comptable reconnu. Les critères énoncés ci‑dessous devraient servir à évaluer les connaissances de chaque membre du comité d’audit. Le membre possède des connaissances financières s’il a les compétences suivantes :

  • Apte à lire et à comprendre les états financiers, y compris les notes
  • Apte à comprendre les politiques, les jugements et les estimations comptables expliqués par la direction et les auditeurs
  • Connaît bien les principes de la production de rapports financiers dans le secteur privé ou public

Le comité d’audit devrait évaluer ses connaissances financières en fonction de ces normes et des besoins particuliers de sa société d’État.

Bien que les membres du comité d’audit ne doivent pas tous posséder un niveau approfondi de connaissances financières, le comité, dans son ensemble, devrait posséder une vaste expérience. Il est recommandé que les membres du comité d’audit prennent les mesures nécessaires pour acquérir des connaissances financières s’ils ne possèdent pas celles‑ci à la date de leur nomination.

Le comité d’audit devrait continuellement renforcer sa capacité de surveillance financière en mettant à profit des possibilités d’apprentissage, par exemple, en participant à des séances d’information tenues par les gestionnaires financiers et les auditeurs de la société d’État et en participant à une formation sur les connaissances financières.

Si le comité d’audit estime qu’il ne possède pas, dans un domaine, les connaissances dont il a besoin pour s’acquitter d’une responsabilité de manière efficace, le président du comité devrait d’abord discuter de la question avec le président du conseil d’administration, puis avec le premier dirigeant, pour trouver une solution. Comme solutions possibles, on pourrait recommander que le conseil d’administration obtienne de l’extérieur les services d’un expert ou donner une formation en vue de combler les lacunes cernées au niveau des connaissances.

4.5 Orientation et perfectionnement professionnel

Le comité d’audit devrait veiller à ce que les nouveaux membres obtiennent la préparation et le soutien nécessaires. Les nouveaux membres du comité devraient par conséquent avoir droit à une séance d’orientation leur permettant de bien comprendre la relation avec la direction, les auditeurs interne et externe ainsi que les questions courantes et récurrentes qui intéressent le comité, ce qui comprend les secteurs d’audit à risque élevé.

De même, les nouveaux membres devraient s’assurer de bien connaître la société d’État et ses activités de manière générale. À cet égard, ils pourraient tirer profit d’une rencontre avec des membres clés de la direction et de l’équipe financière principale.

Les membres du comité d’audit doivent absolument connaître le rôle du conseil d’administration en matière de gouvernance ainsi que le rôle de la société d’État en matière de politique publique, sa stratégie globale et son rendement. Ils doivent accorder une attention particulière à la connaissance du rôle des auditeurs dans la structure de gouvernance, les risques liés aux activités de la société d’État et la prestation de renseignements financiers et autres nécessaires à la gestion et à la responsabilisation.

Les membres du comité d’audit devraient être encouragés à participer à des programmes de formation et de perfectionnement professionnel dans les domaines liés aux activités de la société d’État, aux nouveautés dans les domaines de la comptabilité, de l’audit et des rapports financiers ainsi qu’aux enjeux commerciaux et du secteur d’activités actuels. Ils devraient également tenter de participer à des programmes de formation ou de perfectionnement professionnel qui renforcent les connaissances et l’expertise dont le comité a besoin en matière de finances.

Cette formation et ce perfectionnement professionnel devraient être envisagés de concert avec ces mêmes activités au niveau du conseil d’administration.

4.6 Indépendance

Aux termes de la LGFP, tous les membres des comités d’audit des sociétés d’État doivent être indépendants de la direction.

En outre, les membres des comités d’audit devraient accorder une très grande importance à l’objectivité, et ils doivent avoir le niveau d’indépendance requis pour être en mesure de contester la direction et les vérificateurs si nécessaire. Les membres doivent éviter d’être redevables à la direction ou à la société d’État, et ils doivent s’abstenir d’accepter des faveurs spéciales, d’être rémunérés à titre de consultant ou de participer à la gestion quotidienne.

La capacité de contester et d’évaluer est tributaire d’une perspective libre et objective. Les membres du comité d’audit devraient régulièrement se remémorer la différence qui existe entre leur fonction de surveillance, la fonction décisionnelle de la direction et la fonction des auditeurs qui consiste à effectuer des audits et à formuler des opinions. Le fait que les membres du comité d’audit comprennent et respectent cette différence permettra aux comités d’audit de demander des comptes à la direction et aux auditeurs.

4.7 Réunions du comité d’audit

Les réunions constituent une tribune de travail importante pour le comité, et les membres sont appelés à y participer activement. Les réunions offrent une occasion d’examiner l’information, d’apprendre à mieux connaître les enjeux importants et à formuler des opinions éclairées.

Le dirigeant principal des finances, le premier dirigeant et le dirigeant principal de la vérification interne devraient normalement assister à chaque réunion du comité d’audit. En outre, le conseiller juridique principal de la société d’État et l’agent principal de gestion des risques devraient assister aux réunions dans les cas où des enjeux juridiques ou liés aux risques font l’objet de discussion, ou au besoin. L’auditeur externe a le droit de participer à chaque réunion du comité d’audit, sur invitation ou sur demande d’un membre du comité d’auditVoir la note en bas de page 12. Le comité devrait en outre demander à d’autres cadres supérieurs ainsi qu’à des membres des équipes d’audit de participer à ses réunions, s’il y a lieu.

L’utilité des réunions et l’efficacité du comité d’audit en général sont tributaires d’une préparation soignée et préalable des membres et de la volonté de ces derniers de discuter des enjeux clés au cours de ces réunions. Les comptes rendus des réunions antérieures, le projet d’ordre du jour, l’information contextuelle pertinente sur les points à l’ordre du jour et tout autre document dont les membres du comité doivent prendre connaissance leur sont habituellement distribués avant chaque réunion.

Le nombre de réunions dépend en grande partie de la portée et de la nature des travaux du comité. Il s’établit en moyenne à quatre par année. En général, ces réunions se tiennent avant celles du conseil d’administration pour que le comité dispose de tout le temps voulu pour s’acquitter de ses fonctions et assurer le suivi sur les enjeux avant la réunion du conseil. En outre, les membres du comité, l’auditeur interne et l’auditeur externe et la direction devraient être habilités à convoquer une réunion par l’entremise du président du comité d’audit.

Les discussions à huis clos devraient régulièrement faire partie intégrante de chaque réunion du comité d’audit afin de permettre aux membres de se rencontrer en l’absence de représentants de la direction comme le premier dirigeant, le dirigeant principal des finances, le conseiller juridique et l’agent principal de gestion des risques. Le comité devrait aussi rencontrer à huis clos l’auditeur interne et, séparément, l’auditeur externe, lorsqu’ils sont présents. Il devrait également prévoir des discussions à huis clos avec l’auditeur interne et l’auditeur externe dans le cours ordinaire des réunions. Ces réunions offrent une excellente occasion pour les auditeurs interne et externe de communiquer en privé et avec franchise avec le comité.

4.8 Fonctions du président

Le président du comité d’audit assure le leadership et dirige les activités du comité d’audit. Il travaille en étroite collaboration avec le conseil d’administration, le président du conseil, l’auditeur interne principal, le premier dirigeant, le dirigeant principal des finances, le secrétaire général, le conseiller juridique général et les membres dirigeants de l’équipe d’audit externe, et il agit comme intermédiaire entre ces intervenants et le comité d’audit.

Dans le but de guider les travaux du comité d’audit, le président doit :

  • Élaborer le plan de travail annuel du comité d’audit en consultation avec la direction et les auditeurs pour le faire approuver par le comité plénier
  • Établir l’ordre du jour de chaque réunion de concert avec la direction et les auditeurs
  • Inclure des discussions à huis clos à l’ordre du jour de chaque réunion du comité d’audit et prévoir suffisamment de temps pour les tenir
  • Assurer la présidence de chaque réunion, ce qui comprend :
    • Animer une discussion entre les membres du comité d’audit et la direction
    • Encourager la participation véritable des membres du comité d’audit
    • Veiller à ce que tous les membres du comité d’audit qui souhaitent aborder une question puissent le faire
    • Tenter d’en arriver à un consensus lorsque les membres expriment des thèses, des points de vue et des avis conflictuels
    • Veiller à ce que le comité tienne les rencontres à huis clos prévues
  • Veiller à ce que le comité s’acquitte des responsabilités qui lui sont déléguées et communiquer les résultats de ses travaux au conseil d’administration
  • Veiller à ce que tous les membres possèdent des connaissances financières ou, au besoin, encourager les membres à prendre les mesures nécessaires pour acquérir ces connaissances
  • Veiller à ce que les membres du comité d’audit aient accès à une orientation ainsi qu’à un perfectionnement professionnel continu adéquats
  • Créer et entretenir une relation avec l’auditeur externe
  • Diriger le processus d’autoévaluation du comité d’audit
  • Assurer l’indépendance des membres du comité ainsi que la déclaration sur les conflits d’intérêts

4.9 Obligations des membres du comité d’audit

À l’instar de tous les membres du conseil d’administration, les membres du comité d’audit ont une obligation fiduciaireVoir la note en bas de page 13 et une obligation de diligenceVoir la note en bas de page 14 envers la société d’État, qui sont énoncées dans la LGFP.

Suivant leur obligation fiduciaire, les administrateurs et les dirigeants sont tenus d’agir « avec intégrité et de bonne foi au mieux des intérêts de la société ».

L’obligation de diligence imposée aux administrateurs et aux dirigeants consiste à s’acquitter de leurs fonctions avec « le soin, la diligence et la compétence dont ferait preuve, en pareilles circonstances, une personne prudente ». Ils doivent prendre des décisions raisonnablement éclairées, fondées sur une compréhension et une surveillance des activités de la société d’État.

Pour s’acquitter de leurs responsabilités, les membres du comité d’audit doivent remplir les fonctions suivantes :

  • S’assurer d’obtenir les connaissances et la formation requises pour s’acquitter de leurs responsabilités à titre de membre du comité
  • Divulguer l’existence réelle ou potentielle de tout conflit d’intérêts
  • Se préparer pour les réunions du comité d’audit en prenant connaissance de l’information, des rapports et des documents qu’on leur remet avant la réunion
  • Assister aux réunions du comité
  • Favoriser une culture de communication ouverte, franche et directe entre la direction, les auditeurs et le comité
  • Poser des questions d’approfondissement et veiller à ce que des réponses raisonnables soient données
  • Se fonder, dans une mesure raisonnable, sur les états financiers et les rapports d’experts retenus par la société d’État, remettre en question les hypothèses et les renseignements qui paraissent non fondés ou sans rapport
  • Aviser sans délai les auditeurs et les autres membres du comité d’audit de toute erreur ou omission que le membre relève dans un état financier
  • Veiller à ce que l’état financier ou le rapport en question soit rectifié si, de l’avis des auditeurs, l’erreur ou l’omission est d’importance

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez le Guide d’introduction aux rôles et responsabilités des administrateurs de sociétés d’État.

4.10 Soutien de la direction de la société d’État

Pour accomplir son travail de manière efficace, le comité d’audit a besoin du soutien intégral et de la collaboration de la direction.

Les services de soutien et la collaboration fournis au comité d’audit peuvent couvrir un vaste éventail d’activités et revêtir la forme de services administratifs de base, d’une aide pour cerner les enjeux, de la rédaction de rapports, de recherches sur des sujets particuliers ou d’une perspective sur les pratiques de la société d’État, entre autres.

Ce soutien est offert à certains comités avec l’aide d’un secrétaire général compétent et chevronné. Certains obtiennent au besoin des services de soutien administratif. D’autres bénéficient à temps partiel des services de soutien d’une personne‑ressource choisie parmi les gestionnaires ou le secteur de l’audit interne.

Dans certains cas, pour assurer son indépendance, le comité d’audit peut avoir besoin de conseils et d’aide de conseillers juridiques, de comptables ou d’autres spécialistes de l’extérieur. Le cas échéant, le comité d’audit devrait discuter de ses besoins avec la direction, puis demander à son président d’obtenir l’aide du conseil d’administration pour retenir des conseillers qui relèveraient directement du comité d’audit ou du conseil d’administration.

À l’annexe D, on donne des exemples de types de services de soutien et d’aide que les comités d’audit peuvent obtenir pour travailler de manière plus efficace.

Dans tous les cas, les comités d’audit et la direction devraient déterminer la façon la plus économique et la plus utile de satisfaire à leurs besoins.

4.11 Évaluation du rendement du comité d’audit

Le comité d’audit rend compte au conseil d’administration de l’exercice des responsabilités que celui‑ci lui a déléguées. Le comité d’audit devrait examiner la suffisance de son acte constitutif au moins à tous les deux ans et évaluer son efficacité pour remplir ses responsabilités et répondre aux besoins du conseil d’administration. Le comité devrait décider également du meilleur moyen d’examiner périodiquement et de discuter du rendement de chaque membre du comité.

À l’annexe D, on donne un exemple d’outil d’évaluation que le comité d’audit pourrait juger utile pour évaluer son rendement.

Annexe A : Questions à examiner

Comment utiliser ces questions

La section suivante renferme une série de questions à examiner dans le cadre des responsabilités de surveillance qui relèvent habituellement du mandat du comité d’audit d’une société d’État. Les questions couvrent les sujets suivants :

  1. États financiers
  2. Audits internes
  3. Rapport annuel de l’auditeur externe
  4. Examens spéciaux
  5. Normes d’intégrité et de conduite de la société d’État
  6. Gestion du risque
  7. Pratiques de contrôle de la gestion
  8. Rapports financiers trimestriels
  9. Plans d’activités, budgets de fonctionnement et d’investissement

Les questions visent à aider le comité à s’acquitter de son obligation de diligence raisonnable en posant les questions d’approfondissement nécessaires à la direction et en examinant le caractère raisonnable des réponses à la lumière du niveau de connaissance et de compréhension des membres. Les comités d’audit peuvent utiliser les questions pour stimuler la discussion au sein du comité sur chaque secteur de responsabilité clé. 

Les questions sont censées servir de guide général pour aider les membres du comité d’audit à alimenter leurs discussions, et elles devraient être adaptées aux circonstances particulières de chaque société d’État ou autre entreprise publique.

Chaque série de questions est accompagnée d’une liste de ressources qui portent sur un sujet particulier. Les membres du comité d’audit devraient demander à la société d’État de mettre cette information à leur disposition au besoin.

Questions à examiner - États financiers

Ces questions visent à faciliter l’examen par le comité d’audit des états financiers de la société d’État, tels qu’ils figurent dans le rapport annuel.

Responsabilité du comité d’audit

Les responsabilités qu’assume le comité d’audit d’une société d’État au regard des états financiers sont énoncées à l’alinéa 148(3)(a) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) :

148(3)(a) réexaminer les états financiers à incorporer dans le rapport annuel de la société et conseiller le conseil d’administration à leur égard;

D’après les paragraphes 131(1) et (2) de la LGFP, les sociétés d’État doivent tenir des documents comptables et mettre en œuvre, en matière de finances et de gestion, des moyens de contrôle et d’information d’une manière qui fournit une assurance raisonnable que leurs actifs sont protégés, que leurs opérations sont exécutées correctement et que la gestion de leurs ressources est menée de façon économique et efficiente.

Ressources

  1. Institut canadien des comptables agréés (ICCA), Guide de comptabilité du secteur public (anglais seulement) (la « bible » pour les états financiers du secteur public)
  2. ICCA, 20 questions que les administrateurs devraient poser sur le rapport de gestion (anglais seulement)
  3. Conseil des normes comptables internationales (CNCI), Normes internationales d’information financière (anglais seulement) (NIIF)
  4. Conseil sur la comptabilité dans le secteur public (CCSP), Rapports publics de performance – Guide d’évaluation (février 2007)
  5. Conseil sur la comptabilité dans le secteur public (CCSP), Énoncé de pratique recommandée EPR-2, Rapports publics de performance

Politiques, normes et pratiques comptables

  • Les politiques et les pratiques comptables de la société d’État sont-elles conformes aux principes comptables généralement reconnus? Si ce n’est pas le cas, pourquoi?
  • Aux fins du passage à une nouvelle norme comptable :
    • A t-on établi un plan de projet clair dont les principales échéances sont établies, puis approuvées par la haute direction?
    • Comment suit-on la mise en œuvre de ce plan?
    • Quel processus a-t-on mis en place pour cerner et gérer les répercussions sur les états financiers du passage aux nouvelles normes comptables?
    • Quelles sont les autres répercussions que devrait avoir l’adoption des nouvelles normes (p. ex., la technologie de l’information et le rendement autre que financier)?
  • Quel est le processus par lequel il est possible d’obtenir des conseils sur le traitement comptable approprié lorsque des questions comptables importantes sont soulevées (p. ex., consultation avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, le vérificateur général ou l’auditeur externe)?
  • Les politiques comptables importantes de la société d’État sont-elles indiquées dans les états financiers, notamment les modifications apportées aux politiques comptables relativement à l’exercice précédent?
  • Le comité d’audit comprend-il les processus mis en place par la direction pour contrôler les fraudes et les erreurs? Est-il tenu au courant de ces cas par la direction?

Capacité et ressources

  • L’équipe chargée des rapports financiers dispose t-elle de ressources suffisantes (employés et fonds) pour s’acquitter de ses responsabilités?
  • L’équipe a-t-elle les compétences et l’expérience requises? Sinon, comment prévoit elle les acquérir?
  • Le groupe financier est-il en mesure d’accéder à des compétences spécialisées au moment et à l’endroit requis?

Présentation des états financiers

  • La présentation des états financiers est-elle conforme aux principes comptables généralement reconnus? Sinon, pourquoi pas?
  • Y a-t-il des questions juridiques importantes, des imprévus, des réclamations ou des évaluations susceptibles d’avoir d’importantes répercussions sur les états financiers de la société d’État? Dans l’affirmative, comment ces facteurs se reflètent-ils dans les états financiers de la société d’État?
  • Quelles sont les estimations des ajustements, des réserves et des autres passifs majeurs dans les états financiers? Quels sont les processus utilisés pour rendre correctement compte de ces facteurs dans les états financiers de la société d’État?
  • Quelle analyse appuie les évaluations, hypothèses et jugements importants qui sont exprimés dans les états financiers?
  • En quoi les instruments financiers ont-ils été pris en compte dans les états financiers, y compris les notes?
  • Les états financiers font-ils état de transactions majeures inhabituelles effectuées au cours de l’exercice? Celles-ci sont-elles expliquées de manière adéquate et présentées de façon juste?
  • La direction, l’auditeur interne ou le Bureau du vérificateur général du Canda ont-ils identifié et évalué des facteurs de risque liés à des rapports financiers pouvant être frauduleux et dans l’affirmative, quels sont-ils?
  • Les écarts majeurs des résultats dans le budget et les états financiers de l’exercice précédent sont-ils expliqués de manière satisfaisante?

Examen et approbation

  • Bien que cela ne soit pas obligatoire, existe t-il un processus permettant au dirigeant principal des finances et à la direction d’examiner les états financiers en temps opportun?
  • Quel est le processus permettant d’informer la haute direction et le comité d’audit tout au long de l’exercice des questions importantes qui pourraient avoir des répercussions sur les états financiers de la société d’État?
  • S’il existe un régime de certification, le dirigeant principal des finances a t-il approuvé les états financiers, y compris une certification des contrôles internes au regard des rapports financiers?
    • Sinon, pourquoi pas?
    • Dans l’affirmative, quels sont les principaux systèmes, procédures, ressources et tâches mis en place pour permettre à la direction et aux utilisateurs des états financiers d’avoir une assurance raisonnable que :
      • Des dossiers reflétant fidèlement toutes les opérations financières sont tenus.
      • La consignation des opérations financières permet de préparer des renseignements, des rapports et des états financiers internes et externes conformément aux politiques, aux directives et aux normes.
      • Les revenus sont reçues, et les dépenses sont faites conformément aux pouvoirs délégués, et les opérations non autorisées qui pourraient avoir d’importantes répercussions sur l’information financière et sur les états financiers sont prévenues ou décelées en temps opportun. Cela inclut fournir une assurance raisonnable que les ressources financières sont protégées contre les pertes importantes attribuables au gaspillage, aux abus, à la mauvaise gestion, aux erreurs, à la fraude, aux omissions et à d’autres irrégularités.

Rapport annuel

  • Le rapport annuel comprend-il les éléments suivants, comme il est exigé au paragraphe 150(3) de la LGFP :
    • États financiers
    • Rapport de l’auditeur
    • Énoncé de la mesure dans laquelle la société d’État a réalisé ses objectifs financiers pour l’exercice
    • Renseignements chiffrés pertinents sur les résultats financiers de la société d’État en fonction de ses objectifs
    • Tout autre renseignement qui doit être exigé aux termes de la LGFP ou d’une autre loi du Parlement, ou par le ministre de tutelle, le président du Conseil du Trésor ou le ministre des Finances Canada.
  • En quoi tous les faits importants qui sont nécessaires pour comprendre le rendement financier de la société d’État ont-ils été présentés dans la DAD?
  • Quels processus et quelles procédures sont mis en place pour s’assurer que les renseignements financiers figurant dans la DAD soient complets, exacts et compatibles avec les états financiers?
  • Quels processus et quelles procédures sont mis en place pour s’assurer que les autres renseignements chiffrés se rapportant aux questions financières figurant dans le rapport annuel soient complets et exacts?
  • Le vérificateur général (et, le cas échéant, un autre auditeur externe) a t-il passé en revue le rapport annuel de la société d’État? Si oui, dans quelle mesure? Si non, pourquoi pas?

Questions à examiner - Audits internes

Ces questions visent à aider le comité d’audit dans son examen des audits internes de la société d’État.

Responsabilité du comité d’audit

Les responsabilités qu’assume le comité d’audit d’une société d’État au regard des audits internes sont énoncées à l’alinéa 148(3)(b) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) :

148(3)(b) surveiller la vérification interne visée au paragraphe 131(3);

Selon le paragraphe 131(3) de la LGFP, les sociétés d’État doivent effectuer leurs audits internes de la manière suivante :

131(3) Afin de surveiller l’observation des paragraphes (1) et (2), chaque société d’État mère fait faire des vérifications internes de ses opérations et de celles de ses filiales à cent pour cent, sauf si le gouverneur en conseil est d’avis que les avantages à retirer de ces vérifications n’en justifient pas le coût.

Ressources

Institut des vérificateurs internes, Cadre de référence des pratiques professionnelles (anglais seulement)

Politique ou acte constitutif sur l’audit interne

La société d’État a-t-elle une politique ou une charte sur l’audit interne? Dans l’affirmative :

  • Ce document reflète-t-il la raison d’être, les pouvoirs et les responsabilités de l’activité d’audit interne?
  • A-t-il été examiné et approuvé par le comité d’audit ou le président et premier dirigeant de la société d’État?
  • Est-il revu et révisé périodiquement?

Indépendance et objectivité

  • La fonction de l’audit interne a-t-elle l’indépendance nécessaire pour déterminer la portée des audits internes, effectuer le travail et faire connaître les résultats?
  • La fonction de l’audit interne jouit-il d’un accès sans réserve à tous les renseignements et registres de la société d’État et à ses établissements au besoin?

Planification de l’audit interne

  • La fonction d’audit dispose-t-elle de ressources suffisantes pour s’acquitter de son mandat?
  • La société d’État a-t-elle un plan d’audit interne?  Sinon, pourquoi pas? Dans l’affirmative :
    • Quel est le processus d’élaboration du plan annuel d’audit interne? 
    • En quoi est‑il lié aux secteurs de risque plus élevé de la société d’État, y compris les risques financiers?
    • En quoi les projets d’audit interne proposés sont‑ils définis et classés en ordre de priorité?
    • La portée, le calendrier et les besoins en matière de ressources des projets d’audit interne proposés ont‑ils été énoncés dans le plan?
    • La direction et le secteur de l’audit interne étaient‑ils entièrement d’accord sur l’élaboration du plan? Si ce n’était pas le cas, se sont‑ils entendus sur les points contestés?
  • Existe‑t‑il une méthode de mesure de l’efficience et de l’efficacité de la fonction d’audit interne?

Exécution de l’audit interne

  • Quel est le modèle de prestation des services d’audit interne de la société d’État (p. ex., centralisé, décentralisé, imparti, fournisseurs multiples), et répond il aux besoins de la société d’État?
  • Si les services d’audit interne sont impartis, quel processus a t-on mis en place pour assurer la conformité avec les normes d’audit interne universellement reconnues qui sont énoncées dans le Cadre de référence des pratiques professionnelles de l’Institut des vérificateurs internes (IVI)?
  • Les auditeurs qui ont effectué les audits internes avaient-ils librement accès aux documents nécessaires et à la direction de la société d’État?
  • Dans quelle mesure l’auditeur interne a t-il évalué le programme ou les pratiques de conformité aux lois et aux règles d’éthique mis en place par la société d’État? Quelles sont les constatations de ces évaluations?
  • Dans quelle mesure l’auditeur interne a t-il évalué le risque de fraude?

Rapports d’audit interne

  • Les rapports d’audit interne sont-ils clairs et concis, et donnent-ils suite de manière satisfaisante aux objectifs de l’audit?
  • Les rapports d’audit interne sont-ils produits en temps utile (c’est à dire quel est le temps écoulé entre le début de l’engagement et la publication du rapport final)?
  • Les recommandations du rapport sont-elles pertinentes et pratiques?
  • Les rapports d’audit incluent-ils la réponse de la direction ainsi qu’un plan d’action en vue de donner suite à toutes les recommandations dont il a été convenu? Sinon, pourquoi pas? Dans l’affirmative :
    • Ces réponses ou plans semblent-ils répondre de manière efficace aux problèmes et aux questions soulevés dans le rapport?
    • A-t-on confié à un cadre supérieur la responsabilité de la mise en œuvre des mesures requises de la direction?

Audit interne – Suivi des réponses et des plans d’action de la direction

  • Quel processus et quelles procédures sont en place pour surveiller la mise en œuvre des plans d’action de la direction?
  • Quelle méthodologie et quel processus a t-on mis en place pour voir si les mesures prises par la direction ont été efficaces?
  • Par quel moyen le suivi de la direction est-il signalé au comité d’audit (c. à d. dans un rapport oral ou écrit)? Est-ce que le rapport :
    • Reflète la mesure dans laquelle les plans d’action de la direction sont mis en œuvre dans le délai prévu? Les retards sont-ils expliqués de manière efficace?
    • Indique en quoi les mesures mises en œuvre règlent de manière efficace les problèmes soulevés dans le rapport d’audit interne? Sinon, pourquoi pas?

Questions à examiner - Rapport de l’auditeur externe

Ces questions visent à aider le comité d’audit dans son examen du rapport annuel de l’auditeur externe.

Responsabilité du comité d’audit

Les responsabilités qu’assume le comité d’audit d’une société d’État au regard du rapport annuel de l’auditeur sont énoncées à l’alinéa 148(3)(c) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) :

148(3)(c) réexaminer le rapport annuel du vérificateur de la société … et conseiller le conseil d’administration à son égard;

Ressources

  • Conseil des normes comptables internationales, Normes internationales d’information financière
  • Institut canadien des comptables agréés, Manuel de comptabilité pour le secteur public
  • Bureau du vérificateur général du Canada, Manuel de la vérification annuelle, juin 2010

Planification

  • Le comité d’audit a-t-il pris des dispositions pour que l’auditeur externe assiste à une réunion pour discuter du plan de l’auditeur aux fins de l’audit des états financiers?
  • Le comité d’audit a t-il reçu une copie du plan de l’auditeur externe? Dans l’affirmative, ce plan décrit-il la méthode à privilégier dans cet audit?
  • Quelles sont les questions ou les préoccupations, le cas échéant, que la direction soulève au regard du plan d’audit des états financiers?

Examen et attestation

La lettre de déclaration de la direction, telle qu’elle est requise dans le cadre de l’audit par l’auditeur externe des états financiers, a-t-elle été signée par le président et premier dirigeant et le dirigeant principal des finances?

  • Sinon, pourquoi pas?
  • Dans l’affirmative, quel est le processus ou l’appui sous jacents pour cette approbation (pour faire en sorte que la déclaration ne renferme pas d’éléments erronés ou trompeurs)?

Opinion de l’auditeur

  • Quel est le seuil d’importance de l’audit?
  • L’auditeur a t-il approuvé le rapport sans réserve (c. à d. qu’il n’y a pas eu récusation pour l’audit ni opinion avec réserve)? Sinon, quelle mesure met-on en place pour revoir en temps opportun les raisons de la récusation pour l’audit ou de la réserve?
  • Le rapport de l’auditeur externe inclut-il une opinion sur la question de savoir si :
    • Les états financiers sont présentés fidèlement, conformément aux principes comptables généralement reconnus appliqués sur une base compatible avec celle de l’exercice précédent.
    • Les renseignements chiffrés sont exacts à tous égards importants et, le cas échéant, ont été préparés sur une base compatible avec celle de l’exercice précédent.
    • Les opérations effectuées par la société d’État et chaque filiale dont l’auditeur externe a pris connaissance dans le cadre de l’examen du rapport ont été consignées correctement.
  • Quels sont les rajustements, le cas échéant, qui ont dû être effectués dans les états financiers par suite de l’audit externe?
  • Quelle est la nature des écarts non rajustés, le cas échéant, signalés par les auditeurs externes (c. à d. les écarts qui n’ont pas nécessité une modification des états financiers)?
  • A-t-on constaté des lacunes ou des failles dans les systèmes, les processus ou les pratiques de gestion dans l’audit des états financiers de la société d’État?
  • Quelle était la nature des désaccords importants, le cas échéant, qui ont opposé la direction et l’auditeur externe, et dans quelle mesure ces désaccords ont-ils été réglés de manière satisfaisante?
  • Dans quelle mesure l’auditeur externe a t-il évalué le risque de fraude?

Lettre de recommandations du Bureau du vérificateur général du Canada

L’auditeur externe a t-il envoyé une lettre de recommandations dans le cadre de l’audit des états financiers? Dans l’affirmative :

  • Quelle est la nature des enjeux relevés?
  • Quelles mesures la direction prend-elle pour régler les enjeux relevés?

Questions à examiner - Examen spécial

Ces questions visent à aider le comité d’audit dans son examen du plan et du rapport de l’examen spécial.

Responsabilité du comité d’audit

Les responsabilités qu’assume le comité d’audit d’une société d’État au regard de l’examen spécial sont énoncées à l’alinéa 148(3)(d) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) :

148(3)(d) dans le cas d’une société visée par un examen spécial, réexaminer le plan et le rapport mentionnés aux articles 138 à 141 et conseiller le conseil d’administration à cet égard;

Les articles 138 à 141 de la LGFP établissent les exigences procédurales et en matière présentation de rapports pour les examens spéciaux.

Ressources

Bureau du vérificateur général du Canada, Description des attentes – Guide à l’intention des sociétés d’État soumises à un examen spécial

Leadership et soutien

  • Par quels moyens la société d’État garantit elle une coordination et un soutien efficace au regard de l’examen spécial?
  • Quand le dernier examen spécial a t-il été effectué? Quel est l’état d’avancement de toute mesure que la direction a dû prendre par suite de l’examen?
  • Quand le prochain examen spécial doit-il être effectué?
  • Quelles mesures la direction a t elle prises ou compte t elle prendre pour se préparer au prochain examen?
  • Quelle démarche le secteur de l’audit interne a t-il adoptée ou compte t-il adopter pour soutenir le Bureau du vérificateur général du Canada dans cet examen?

Planification

  • Le comité d’audit a t-il discuté du plan d’examen spécial avec l’examinateur spécial?
  • Le comité d’audit a t-il reçu copie du plan d’examen spécial? Si oui, le plan donne t-il les critères à appliquer dans le cadre de l’examen?
  • La direction a t elle des questions ou des réserves au sujet des critères projetés pour l’examen spécial?
  • Le conseil a t-il des questions ou des réserves au sujet des critères projetés pour l’examen spécial?

Prestation

Pour réaliser l’examen spécial, dans quelle mesure le Bureau du vérificateur général du Canada avait-il libre accès aux documents requis et à la direction de la société d’État? Si oui, dans quelle mesure? Sinon, pourquoi pas?

Rapport de l’examen spécial

  • Le comité d’audit aura t-il l’occasion de discuter du rapport provisoire avec l’examinateur spécial?
  • Le rapport contient-il une déclaration sur la question de savoir si, de l’avis de l’examinateur, en ce qui concerne les critères établis pour l’examen spécial, il existe une assurance raisonnable que les systèmes et les pratiques examinées ne comportent aucun défaut grave?
  • Le rapport contient-il une déclaration de la mesure dans laquelle l’examinateur s’est fié sur les audits internes?
  • Le rapport indique t-il qu’il existe des défauts graves?
  • Le vérificateur général a t-il l’intention d’informer le ministre du rapport tel qu’il est exigé à l’article 140 de la LGFP?
  • Le rapport inclut-il la réponse et le plan d’action de la direction pour donner suite à toutes les recommandations acceptées? Dans l’affirmative :
    • Les réponses et les plans semblent-ils répondre de manière efficace aux problèmes et aux questions soulevés dans le rapport?
    • A-t-on confié à un cadre supérieur la responsabilité de la mise en œuvre des mesures requises de la direction?
  • A-t-il été possible de discuter du projet de rapport avec l’équipe chargée d’effectuer l’examen spécial?
  • Quel processus permet de faire en sorte qu’une copie du rapport de l’examen spécial soit remise au ministre et au président du Conseil du Trésor dans un délai de 30 jours suivant la réception du rapport par le conseil d’administration?
  • Quel processus permet de faire en sorte que le rapport soit rendu public dans un délai de 60 jours suivant la réception du rapport par le conseil? La pratique habituelle consiste à l’afficher sur le site Web de la société d’État.

Examen spécial – Suivi de la réponse et du plan d’action de la direction

  • Quel processus est en place pour assurer le suivi de la mise en œuvre des plans d’action de la direction?
  • Quel processus est en place pour déterminer si les mesures prises par la direction ont été efficaces?
  • De quelle manière le suivi de la direction est-il signalé au comité d’audit (p. ex., oralement ou dans un rapport écrit)? Est-ce que le rapport :
    • Exprime la mesure dans laquelle les plans d’action de la direction sont mis en œuvre dans le délai prévu? Les retards sont-ils expliqués de manière efficace?
    • Détermine jusqu’à quel point les mesures prises sont efficaces? Sinon, pourquoi pas?

Questions à examiner - Normes d’intégrité et de conduite de la société d’État

Ces questions visent à aider le comité d’audit dans son examen de la surveillance des normes d’intégrité et de conduite de la société d’État, si la responsabilité lui a été confiée par le conseil d’administration.

Responsabilité du comité d’audit

Les responsabilités qu’assume le comité d’audit d’une société d’État au regard d’autres fonctions sont énoncées à l’alinéa 148(3)(e) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) :

148(3)(eexécuter les autres fonctions que lui attribuent le conseil d’administration, l’acte constitutif ou les règlements administratifs de la société.

Ressources

  1. Code criminel, partie 4, Infractions contre l’application de la loi et l’administration de la justice
  2. Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles
  3. Code de valeurs et d’éthique du secteur public

Leadership

Quel soutien le président et premier dirigeant offre t-il pour établir l’orientation donnée par la direction au regard de l’intégrité et de la conduite éthique partout au sein de la société d’État?

Politiques et directives

  • La société d’État a-t-elle mis en place un code de conduite ou une politique sur l’éthique qui vise les employés ainsi que les membres du conseil d’administration?
    • Dans l’affirmative, le code de conduite ou la politique sur l’éthique sont-ils aussi ou plus rigoureux que le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique? Est-il précisé clairement dans le code de conduite et la politique sur l’éthique quels sont les comportements acceptables et inacceptables, en particulier dans les secteurs où il existe de grands risques d’ordre éthique (c. à d. les dépenses des cadres supérieurs et des dirigeants et l’utilisation des biens de la société d’État)? Est-il adapté aux risques particuliers pour la société d’État?
    • Sinon, quel est ou quels sont les moyens dont la société d’État dispose pour que les attentes et les normes soient exprimées clairement au regard de l’intégrité et de la conduite éthique et pour qu’il y ait conformité à la loi?
  • Quels autres moyens de protection des divulgateurs la société d’État a t elle mis en place pour gérer les divulgations des employés conformément aux exigences énoncées dans la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles? Le code de conduite de la société d’État ou la politique sur l’éthique suivent-ils les dispositions de la Loi concernant la gestion des divulgations?

Surveillance et présentation de rapports

  • Quels moyens la société d’État prend-elle pour définir, évaluer et gérer les risques éthiques?
  • Existe t-il d’importantes questions d’ordre juridique ou réglementaire susceptibles de saper la conformité aux lois et la viabilité financière? Le cas échéant, quels sont-elles?
  • Quelles procédures la direction a t elle mis en place pour surveiller la conformité à la loi, au code de conduite et aux politiques sur l’éthique de la société d’État? Les employés savent-ils exactement à qui divulguer des cas connus ou soupçonnés d’actes répréhensibles, par exemple? Comment ces cas sont-ils signalés à la haute direction? Sont-ils signalés d’une manière uniforme et en temps opportun?
  • Les employés attestent-ils périodiquement de leur compréhension du code de conduite de la société d’État et de leur conformité à celui-ci?
  • Dans quelle mesure les auditeurs internes ou externes ont-ils évalué le risque de fraude?
  • Comment la direction signale t elle au président et premier dirigeant l’indication ou la détermination de cas de fraude et l’informe t elle des mesures correctives à prendre en pareil cas? Quelles étaient les circonstances dans lesquelles la fraude a été soupçonnée ou signalée?
  • Les organismes de réglementation, y compris les autorités fiscales, ont-ils effectué des évaluations de la société d’État? Dans l’affirmative, dans quelle mesure et quels ont été les résultats des évaluations?
  • Comment les activités illégales connues ou soupçonnées sont-elles signalées au sein de la société d’État et à qui sont-elles signalées?

Questions à examiner - Gestion du risque

Ces questions visent à aider le comité d’audit à examiner la surveillance de la gestion du risque au sein de la société d’État, si la responsabilité lui a été confiée par le conseil d’administration.

Responsabilité du comité d’audit

Les responsabilités qu’assume le comité d’audit d’une société d’État au regard d’autres fonctions sont énoncées à l’alinéa 148(3)(e) de la Loi sur la gestion des finances publiques :

148(3)(e) exécuter les autres fonctions que lui attribuent le conseil d’administration, l’acte constitutif ou les règlements administratifs de la société.

Ressources

Lignes directrices du ministre des finances sur la gestion des risques financiers pour les sociétés d’État

Leadership en matière de gestion du risque

  • La société d’État a-t-elle un champion de la gestion du risque et, dans l’affirmative, cette personne est-elle membre de l’équipe de direction de la société d’État?
  • Comment le champion de la gestion du risque rend il compte de ses responsabilités de gestion des risques?
  • Comment les membres de la direction sont-ils tenus de rendre des comptes sur la gestion et l’atténuation des risques dans le cadre de leurs programmes, fonctions ou domaines?

Politique ou cadre de gestion du risque

  • La société d’État a-t-elle une politique ou un cadre de gestion du risque?
  • Dans l’affirmative, est-ce que la politique ou le cadre :
    • Expose le processus d’identification, d’évaluation, de surveillance, de contrôle et de signalement des risques auxquels la société d’État est exposée?
    • Prévoit une approche d’intégration de la gestion du risque dans les processus décisionnels de la société d’État?
    • Établit un lien avec les documents stratégiques de l’organisation (p. ex., le plan d’activités ou le rapport annuel)?
    • S’intègre aux plans d’audit interne et externe de la société d’État?
    • Témoigne des rôles et responsabilités clés aux fins de l’identification, de l’évaluation, de la surveillance, du contrôle et du signalement des risques?
    • Expose le moyen par lequel la direction informe le comité d’audit par écrit de son respect de la politique ou du cadre de gestion du risque de la société d’État?
  • Quels sont les éléments clés de la méthode de gestion du risque de la société d’État (c. à d. l’évaluation annuelle du risque, la planification de la continuité des activités, la planification de la reprise des activités après un sinistre, l’évaluation du risque pour tous les changements, projets et programmes importants de la société d’État)? Comment les éléments sont-ils coordonnés?

Gestion intégrée du risque

  • Comment les pratiques de gestion du risque sont-elles intégrées dans la gestion des programmes et des activités dans l’ensemble de la société d’État? Les plans de gestion du risque ont-ils été élaborés et mis en œuvre?
  • Comment la gestion du risque est-elle intégrée dans les principaux processus de planification des activités et de prise de décisions de la société d’État?
  • De quelle manière confirme t-on que la société d’État mène ses activités conformément au plan d’activités approuvé et aux limites de tolérance au risque?

Surveillance de la gestion du risque et rapports

  • Les lacunes en matière de risque ou de contrôle sont-elles signalées au niveau supérieur de la société d’État (p. ex., signalement et surveillance des risques et incidents)?
  • Quels sont les rapports ou renseignements sur la gestion du risque que le président / premier dirigeant reçoit de la direction tout au long de l’exercice?
  • La direction fournit elle au comité d’audit un rapport opportun et précis sur les risques auxquels l’institution doit faire face, les procédures et les contrôles en place pour gérer ces risques et l’efficacité générale des politiques de gestion du risque financier?
  • Quel rôle le secteur de l’audit interne joue t-il pour offrir des assurances sur les pratiques de gestion du risque, les principaux risques et les mesures de contrôle permettant d’atténuer les plus grands risques inhérents?
  • Dans quelle mesure la société d’État rend elle compte publiquement, au moins une fois par année, de l’existence des directives sur la gestion du risque, y compris celles qui s’appliquent aux risques financiers (p. ex., dans le rapport annuel)?
  • Quels rapports le groupe financier remet-il à la direction pour faciliter la surveillance des budgets de fonctionnement et d’investissement tout au long de l’exercice financier? Fournit-il des rapports sur les écarts décrivant les raisons d’être des écarts marqués entre les dépenses prévues au budget et les dépenses réelles ainsi que tout changement en découlant au niveau des dépenses prévues dans le budget jusqu’à la fin de l’exercice financier?
  • Quels processus ont été mis en place pour faire en sorte que la société d’État n’excède pas son budget de fonctionnement ou d’investissement pour l’exercice?
  • Quels sont les rapports ou les renseignements que le comité d’audit reçoit de la direction tout au long de l’exercice pour faciliter la surveillance des budgets de fonctionnement et d’investissement?

Questions à examiner - Pratiques de contrôle de la gestion

Ces questions visent à aider le comité d’audit dans son examen de la surveillance des pratiques de contrôle de la gestion.

Responsabilité du comité d’audit

Les responsabilités qu’assume le comité d’audit d’une société d’État au regard d’autres fonctions sont énoncées à l’alinéa 148(3)(e) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) :

148(3)(eexécuter les autres fonctions que lui attribuent le conseil d’administration, l’acte constitutif ou les règlements administratifs de la société.

Les paragraphes 131(3) et 132(2) de la LGFP établissent les responsabilités du président / premier dirigeant de la société d’État relativement au contrôle des crédits alloués et au suivi des engagements :

131(3) …met en œuvre les contrôles et vérifications internes propres à éviter tout dépassement des dotations.

132(2) …met en œuvre… pour ce qui est des engagements financiers imputables sur ce crédit ou ce poste, des méthodes de contrôle et de comptabilisation...

Ressources

  1. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) Financial Controls Framework
  2. Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Régime de certification et de contrôle interne pour les sociétés d’État

Contrôles de gestion – Rôles et responsabilités

  • Est-il clairement établi et bien entendu que le président / premier dirigeant assume la responsabilité générale des systèmes de contrôle interne de la société d’État?
  • Les délégations de pouvoirs et de responsabilités à des employés sont-elles bien notées, approuvées par les autorités compétentes, communiquées et tenues à jour?

Cadre de contrôle et mécanismes organisationnels

  • La société d’État a-t-elle un cadre de contrôle qui remplit les fonctions suivantes :
    • Exposer les principaux contrôles de la société d’État pour assurer une gestion et des pratiques de production de rapports judicieuses?
    • Cerner d’autres contrôles qui pourraient aider à atténuer les principaux risques stratégiques et commerciaux de la société d’État?
    • Cerner les rôles et les responsabilités aux fins de l’élaboration, de l’examen, de la mise en œuvre et du maintien des contrôles clés?
    • Refléter les obligations en matière de rapports et de surveillance pour assurer la conformité au cadre?
  • Sinon, quelle est la stratégie de la société d’État en vue d’élaborer un cadre de contrôle?
  • Comment la direction cerne t elle et met elle en œuvre les contrôles requis pour atténuer ou gérer les nouveaux risques?

Attestations de contrôle

  • Bien que cela ne soit pas obligatoire, le premier dirigeant et le dirigeant principal des finances fournissent-ils une attestation annuelle pour les contrôles financiers et les contrôles internes en matière de production de rapports financiers?
  • Dans l’affirmative, sur quels éléments de preuve se basent-ils?
  • Quelles autres attestations de contrôle interne sont fournies et sur quoi sont-elles basées?

Surveillance des contrôles et des rapports à ce sujet

  • Les lacunes au regard du contrôle ou les risques sont-ils réglés au sein de la société d’État?
  • Comment les modifications de la conception ou de la mise en application des principaux mécanismes de contrôle qui s’imposent sont-elles définies et mises en œuvre en temps opportun?
  • Quels renseignements sur le rendement (c. à d. le rendement réel et les objectifs budgétaires et de rendement) chaque niveau de direction reçoit-il? À quels intervalles la direction reçoit elle les renseignements sur le rendement?
  • En plus des attestations de contrôle, quelles sont les mesures qui ont été mises en place pour évaluer périodiquement l’efficacité du cadre de contrôle de la société d’État (p. ex., des audits internes, l’examen par la direction et des approbations)?
  • Comment la direction fait elle pour s’assurer qu’on prend des mesures en temps opportun au regard des constatations des audits internes ou externes sur les lacunes des contrôles?

Questions à examiner - Rapports financiers trimestriels

Ces questions visent à aider le comité d’audit dans son examen de la surveillance de la préparation des rapports financiers trimestriels, si la responsabilité lui a été confiée par le conseil d’administration.

Responsabilité du comité d’audit

Les responsabilités qu’assume le comité d’audit d’une société d’État au regard d’autres fonctions sont énoncées à l’alinéa 148(3)(e) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) :

148(3)(e) exécuter les autres fonctions que lui attribuent le conseil d’administration, l’acte constitutif ou les règlements administratifs de la société.

L’article 131.1 de la LGFP énonce les responsabilités de la société d’État au regard des rapports trimestriels :

131.1 (1) Chaque société d’État mère fait établir, pour chacun des trois premiers trimestres de chacun de ses exercices et selon les modalités prévues par le Conseil du Trésor, un rapport financier trimestriel pour elle-même et, s’il y a lieu, pour ses filiales à cent pour cent.

(2) Ce rapport comporte les éléments suivants :

a) un état financier pour le trimestre et pour la période écoulée depuis le début de l’exercice de la société d’État mère;

b) les données financières comparatives de son exercice précédent;

c) un compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes.

(3) La société d’État mère rend le rapport public dans les soixante jours suivant la fin du trimestre visé par celui-ci.

(4) Le Conseil du Trésor peut, par règlement, exempter toute société d’État mère de l’application du paragraphe (1) ou prévoir, à son égard, des exceptions quant au contenu du rapport prévu au paragraphe (2).

Ressources

  1. Institut Canadien des Comptables Agréés (ICCA), Manuel de comptabilité pour le secteur public
  2. Conseil des normes comptables internationales (CNCI), Normes internationales d’information financière
  3. Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Norme sur les rapports financiers trimestriels des sociétés d’État

Politiques, normes et pratiques comptables

Les changements apportés aux politiques comptables ont-ils été mis en œuvre depuis les états financiers annuels les plus récemment vérifiés? En quoi ceux-ci ont-ils été divulgués dans ce rapport de manière que les politiques comptables importantes de la société d’État soient conformes au rapport annuel précédent?

Présentation des rapports financiers trimestriels

  • Existe t-il des questions juridiques, des imprévus, des réclamations ou des évaluations d’importance susceptibles d’avoir des répercussions sensibles sur le rapport financier trimestriel de la société d’État? Si oui, ces facteurs ont-ils été exprimés dans ce rapport?
  • Quels sont les ajustements, les réserves et les autres passifs majeurs dans le rapport financier trimestriel? Quels processus ont été mis en place pour rendre compte exactement de ces éléments dans le rapport financier trimestriel de la société d’État?
  • Quel est le soutien au regard des hypothèses ou jugements d’importance dont il est fait mention dans le rapport?
  • Dans quelle mesure le rapport financier trimestriel reflète t-il les importantes opérations inhabituelles qui auraient eu lieu au cours du trimestre? Comment les a t-on justifiées?
  • Les écarts importants dans le budget et le trimestre correspondant de l’exercice précédent ont-ils été expliqués de manière satisfaisante?
  • A-t-on expliqué les importants changements apportés aux buts, objectifs ou résultats financiers par rapport au plan d’activités qui pourraient influer sur le trimestre en cours et sur les prochains trimestres?

Examen et approbation

  • Le dirigeant principal des finances et le président / premier dirigeant ont-ils approuvé la déclaration de responsabilité de la direction pour le rapport financier trimestriel?
  • Sur quels processus cette attestation est-elle fondée pour s’assurer que :
    • Les rapports financiers trimestriels représentent fidèlement, à tous égards importants, les états financiers à la date et pour les périodes présentées?
    • Les contrôles internes que la direction juge nécessaires permettent la préparation d’états financiers trimestriels (consolidés) qui sont libres de tout énoncé fautif important, attribuable à la fraude ou à une erreur?
    • Les écarts importants dans le total des revenus et des dépenses comparativement aux mêmes périodes de l’exercice précédent (trimestre et cumul de l’année) ont été identifiés et expliqués?

Production et distribution

  • Quelles difficultés susceptibles d’empêcher la production en temps opportun du rapport financier trimestriel a t-on relevées, le cas échéant? Comment les gère t-on pour éviter ce problème?
  • Quel processus la direction a-t-elle mis en place pour faire en sorte que le rapport financier trimestriel soit mis à la disposition du public, du ministre et du contrôleur général du Canada dans les 60 jours de la fin du trimestre?

Questions à examiner - Plans d’activités, budgets de fonctionnement et d’investissement

Ces questions visent à aider le comité d’audit à surveiller le plan d’activités et les budgets d’investissement et de fonctionnement, si la responsabilité lui a été confiée par le conseil d’administration.

Responsabilité du comité d’audit

Les responsabilités qu’assume le comité d’audit d’une société d’État au regard d’autres fonctions sont énoncées à l’alinéa 148(3)(e) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) :

148(3)(e) exécuter les autres fonctions que lui attribuent le conseil d’administration, l’acte constitutif ou les règlements administratifs de la société.

Ressources

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Lignes directrices pour la préparation des résumés des plans d’entreprise et des budgets d’investissement et de fonctionnement

Leadership

Qui assume le rôle principal d’élaboration et de surveillance des budgets de fonctionnement et d’investissement de la société d’État?

Processus et choix du moment

  • Quel processus a-t-on mis en place pour la préparation du budget de fonctionnement et d’investissement?
  • En quoi le comité d’audit peut-il aider le conseil d’administration dans les processus qui mènent à l’approbation du plan d’activités par le conseil et, le cas échéant, l’élaboration et la présentation des résumés du plan d’activités et des budgets approuvés pour le dépôt au Parlement?
  • Comment la direction s’assure t elle que les budgets sont compatibles avec les buts et les objectifs établis dans le plan d’activités?

Présentation

  • Les budgets de fonctionnement et d’investissement présentés sont-ils conformes à la norme comptable la plus récente?
  • Les budgets de fonctionnement et d’investissement englobent-ils les activités ou opérations principales de la société d’État?
  • Comment s’est-on servi des données historiques dans l’élaboration des budgets de fonctionnement et d’investissement?
  • Les budgets de fonctionnement et d’investissement témoignent-ils des ressources dont la société d’État dispose?

Examen et approbation

Le dirigeant principal des finances et le président / premier dirigeant ont-ils examiné et approuvé ces budgets avant qu’ils ne soient présentés au comité d’audit?

Annexe B : Loi sur la gestion des finances publiques, Dispositions concernant les auditeurs des sociétés d’État et les comités d’audit

Mise à jour le 1er octobre 2013

Gestion financière

Vérificateurs

Examens spéciaux

Consultation du vérificateur général

Accès aux renseignements

Annexe C : Acte constitutif du comité d’audit

L’acte constitutif d’un comité d’audit est en fait son mandat et le guide dans ses activités.

Élaboration et approbation de l’acte constitutif

L’acte constitutif du comité d’audit peut exister comme document autonome, mais le plus souvent, il est élaboré en conjonction avec l’acte constitutif du conseil d’administration.

L’acte constitutif du comité d’audit devrait être approuvé par le conseil d’administration. 

Éléments de l’acte constitutif

En général, l’acte constitutif du comité d’audit décrit les éléments suivants :

  • Objet du comité
  • Exigences législatives
  • Pouvoirs du comité
  • Rôles et responsabilités de diverses parties, y compris les membres du comité d’audit et d’autres intervenants clés tels que des membres du conseil d’administration, le premier dirigeant et les auditeurs
  • Rapports avec le conseil d’administration, y compris les exigences en matière de production de rapports
  • Organisation du comité (p. ex., la taille, la composition et la nomination du président)
  • Pratiques et procédures de travail du comité (p. ex., la fréquence et le calendrier des réunions et l’évaluation)
  • Dates et procédures de révision et de mise à jour de l’acte constitutif

L’acte constitutif peut mettre au clair les exigences concernant le quorum, le nombre d’administrateurs siégeant au comité et leur degré d’indépendance au regard de la direction. Il peut aussi établir la manière dont les modalités de la nomination des membres permettent une certaine continuité parmi les membres et l’apport de perspectives nouvelles.

L’acte constitutif peut aussi mettre au clair la question de savoir si des tierces parties (p. ex., les auditeurs externes) ont le droit d’assister aux réunions du comité. En outre, l’acte constitutif peut confirmer les rapports hiérarchiques. Dans le cas du comité d’audit, par exemple, l’auditeur externe et l’examinateur spécial rendent des comptes au conseil d’administration, habituellement par l’intermédiaire du comité d’audit.

L’on recommande en outre que les compétences requises pour siéger au comité soient énoncées dans l’acte constitutif. Les membres doivent avoir un certain niveau de connaissances financières, et ils devraient être tenus de confirmer ces connaissances ou d’établir les mesures qu’ils comptent prendre pour les acquérir dans un délai raisonnable suivant leur nomination au comité.

Révision annuelle

L’acte constitutif du comité d’audit devrait être révisé une fois par an pour en déterminer la pertinence. Le comité devrait présenter toute modification recommandée pour discussion et approbation par le conseil d’administration plénier.

Annexe D : Exemples de services de soutien fournis au comité d’audit

La nature et la forme du soutien offert à un comité d’audit dépendent de ses besoins. Parmi les exemples de soutien, on compte la planification du programme de travail du comité, le soutien logistique, la détermination des enjeux, la rédaction de rapports, la recherche et la communication avec la direction.

Soutien de la haute direction

L’efficacité du comité d’audit dépend largement de la manière dont celui‑ci gère un ensemble complexe de rapports avec le conseil d’administrateurs, les auditeurs et la direction. Le comité d’audit, sous le leadership de son président, devrait établir une relation de travail solide, ouverte et positive avec le premier dirigeant, le dirigeant principal des finances et l’auditeur interne principal. Le soutien de ces hauts dirigeants aux travaux du comité d’audit aidera ce dernier à obtenir la confiance et la coopération de l’équipe de direction de la société d’État. Le premier dirigeant, le DPF et l’auditeur interne principal peuvent aussi aider le président à approfondir sa compréhension des activités de la société d’État et des défis qu’elle doit relever.

Appui au président du comité d’audit

Certains comités comptent sur l’aide d’un secrétaire général chevronné tandis que d’autres jouissent à temps partiel du soutien d’une personne‑ressources, sélectionnée parmi les gestionnaires ou le personnel d’audit interne. De nombreux comités jouissent également, au besoin, de services de soutien administratif.

Des exemples de types de services de soutien qu’un particulier qualifié peut fournir au comité d’audit pour améliorer son efficacité sont énoncés ci‑après.

Fonctions générales

  • Agir comme conseiller et personne de soutien auprès du président, selon sa demande
  • Apprendre à connaître le travail du conseil d’administration et du comité d’audit ainsi que de leur mandat, leurs objectifs prévus et leurs enjeux
  • Aider le président et le comité d’audit à élaborer son plan de travail annuel
  • Aider à déterminer les questions pertinentes pour le comité en discutant avec le président du comité, les cadres supérieurs concernés et d’autres personnes intéressées
  • Aider le comité dans le cadre de l’examen officiel de son acte constitutif, de l’examen de l’acte constitutif par le comité de gouvernance organisationnel (s’il y a lieu) et de l’approbation annuelle par le conseil d’administration
  • Aider à documenter les progrès dans la mise en œuvre du plan de travail du comité.
  • Aider le comité à effectuer son auto‑évaluation annuelle

Présentation des nouveaux membres du comité

  • Élaborer une présentation à l’intention des nouveaux membres du comité, ce qui comprend les éléments suivants :
    • Mandat du comité d’audit
    • Lignes directrices à l’intention des comités d’audit des sociétés d’État et autres entreprises publiques
    • Noms des membres du comité
    • Lois auxquelles la société d’État est assujettie
    • Comptes rendus des deux réunions précédentes du comité
    • Plan d’activités et budgets approuvés
    • Documentation sur toute activité actuelle du comité
  • Offrir la possibilité d’une rencontre personnelle pour discuter de toute question
  • Organiser des réunions pour les nouveaux membres avec certains membres de la direction et des représentants des auditeurs

Réunions du comité d’audit

  • En consultation avec le président du comité, élaborer l’ordre du jour provisoire de chaque réunion
  • Préparer et rassembler les documents pour les réunions
  • Rédiger une note d’information expliquant les questions devant faire l’objet de discussions à la prochaine réunion
  • Prendre des notes au cours de la réunion
  • Préparer un résumé de la discussion immédiatement après la réunion pour que le président du comité puisse l’utiliser à la prochaine réunion du conseil d’administration
  • Préparer les procès-verbaux des réunions pour que le président du comité puisse les examiner
  • Assurer les suivis, s’il y a lieu, en demandant l’information pertinente et en préparant les études, examens ou autres documents ultérieurs à l’intention du président
  • Assurer la liaison avec la haute direction
  • Avec le consentement du président du comité d’audit, informer la direction, en temps opportun, des questions que le comité d’audit étudie ainsi que de ses points de vue et préférences
  • Demander aux cadres supérieurs de fournir des conseils au sujet de questions que le comité d’audit traite ou devrait traiter

Annexe E : Exemple d’outil d’autoévaluationVoir la note en bas de page 15

Objet de cet outil

Le comité d’audit, sous la direction du président, devrait effectuer périodiquement une autoévaluation. Cette évaluation peut être effectuée par de nombreux moyens (p. ex., en ayant recours à des évaluateurs de l’extérieur ou à un format d’évaluation tous azimuts).

Les questions inclues dans l’outil d’autoévaluation ci‑dessous sont des suggestions, et elles se veulent un point de départ pour l’évaluation du rendement et de l’efficacité du comité d’audit. Les questions complémentaires sont les bienvenues, et le comité devrait prévoir d’autres discussions et d’autres mesures, s’il y a lieu.

Instructions pour l’utilisation de l’outil : Sous la direction du président, le comité devrait déterminer en quoi il peut veiller à ce que les réponses témoignent d’un échange sincère d’idées et d’opinions entre les membres du comité. Le comité d’audit peut déterminer comment le processus sera mené. Pour obtenir des exemples d’approches pour effectuer une évaluation, veuillez consulter le document d’orientation intitulé Évaluer l’efficacité d’un conseil d’administration.

Il est possible de répondre aux questions qui suivent, dans l’anonymat, avant d’assister à une réunion de discussion sur l’évaluation ou au cours d’une réunion du comité.

Outil d’autoévaluation du comité d’audit (échantillon)
Question Oui Non Ne sais pas Commentaires
1. Le comité d’audit possède t-il les connaissances, les compétences et l’expertise nécessaires? Sinon, quelles sont les connaissances, les compétences et l’expertise supplémentaires qui sont requises?        
2. Les membres du comité d’audit ont-ils tous les connaissances financières requises? Sinon, quelles mesures doivent être mises en place pour aider le ou les membres à acquérir des connaissances financières?        
3. Les membres du comité d’audit participent-ils à un programme de formation permanente pour demeurer au courant des modifications apportées dans les domaines qu’ils sont chargés de surveiller?        
4. Les membres du comité d’audit sont-ils toujours indépendants de la direction? Démontrent-ils, par leur comportement, leur objectivité au cours des réunions, notamment en faisant avancer des idées, en approfondissant les questions, en consultant des tierces parties et en retenant les services d’experts, au besoin?        
5. Les membres du comité d’audit connaissent-ils la différence qui existe entre leur rôle de surveillance et le rôle de prise de décisions de la direction, et s’efforcent-ils de respecter cette différence?        
6. Les différences d’opinions sur des questions sont-elles réglées à la satisfaction du comité?        
7. L’acte constitutif du comité d’audit et le plan de travail connexe servent-il à orienter le programme et le travail du comité?        
8. Le comité d’audit consacre t-il suffisamment de temps à l’examen, à la discussion et à l’analyse des questions dont il est saisi?        
9. Le comité d’audit tient-il des séances à huis clos de manière à encourager la formulation franche et sincère d’opinions, de conclusions et de recommandations tout en posant les questions difficiles et nécessaires, en évaluant les réponses et en donnant suite aux questions qui pourraient se poser en vue d’un règlement satisfaisant?        
10. Le comité fait-il appel à des spécialistes de l’extérieur s’il y a lieu?        
11. Les contrôles de gestion de la société d’État, y compris ses contrôles sur les rapports financiers, sont-ils plus rigoureux grâce aux interactions de la direction avec le comité d’audit?        
12. Le comité d’audit fait-il sa part pour assurer l’objectivité de la fonction d’audit interne?        
13. Dans le cas où la société d’État fait appel à un auditeur du secteur privé ou à un coauditeur, le comité d’audit évalue t-il le travail de cet auditeur externe?        

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