Lignes directrices à l'intention des comités d’audit des sociétés d'État et autres entreprises publiques

États financiers

Le comité d’audit est chargé de « réexaminer les états financiers à incorporer dans le rapport annuel de la société et conseiller le conseil d’administration à leur égard »^{Voir la note en bas de page 1}.

L’obligation d’une société d’État de rendre des comptes au ministre et au Parlement dépend largement de l’intégrité de ses rapports financiers. Aucune société d’État ne peut se permettre qu’on mette en doute la qualité de ses rapports financiers. Le gouvernement et les prêteurs exigent qu’on leur communique en temps opportun ses données financières afin de pouvoir évaluer la situation financière et opérationnelle de la société d’État et les risques auxquels elle fait face. Les rapports devraient refléter fidèlement les grands problèmes auxquels la société d’État est confrontée et présenter franchement sa situation financière et son rendement.

La société d’État mère doit tenir des comptes et des registres financiers ainsi que des contrôles financiers et de gestion et des systèmes d’information pour elle‑même et pour toutes ses filiales à cent pour cent. Ces documents doivent être tenus pour fournir une assurance raisonnable que :

• Les actifs de la société d’État sont protégés et contrôlés.
• Les actifs de la société d’État sont protégés et contrôlés.
• La gestion de ses ressources financières, humaines et matérielles est menée de façon économique et efficiente.^{Voir la note en bas de page 2}

Le comité d’audit doit fournir au conseil d’administration une assurance raisonnable que les états financiers de la société d’État sont présentés de façon honnête, conformément au cadre de rapports financiers sous-jacent, à tous égards importants. Ces assurances devraient être basées sur l’examen des états financiers de la société d’État en fin d’exercice et sur leur discussion par le comité avec la direction ainsi qu’avec les auditeurs.

En outre, l’évaluation par le comité d’audit de la pertinence et de la fiabilité des états financiers de fin d’exercice est essentielle car le conseil d’administration a besoin de son avis pour prendre des décisions éclairées sur la situation financière, le rendement, les politiques et les pratiques comptables, les renseignements qu’elle a fournis ainsi que sur son approbation du rapport annuel de la société d’État.

En plus des états financiers vérifiés de fin d’exercice, le rapport annuel devrait inclure une section sur la discussion et l’analyse de la direction (DAD). Le processus de DAD fournit des renseignements contextuels supplémentaires qui aident les lecteurs, y compris le gouvernement et les parties intéressées, à mieux comprendre les activités, le rendement et les perspectives d’avenir de la société d’État. En outre, elle aide à évaluer la validité des stratégies opérationnelles de la direction et l’évaluation des risques. Lorsqu’elle est pertinente, cette section explique également comment les politiques comptables s’appliquent ainsi que le fondement des estimations comptables importantes. Le processus de DAD permet donc d’améliorer la transparence et la gouvernance organisationnelle. 

Le comité d’audit devrait passer le rapport annuel en revue avec la direction, le vérificateur général et l’auditeur externe. En raison des dates des réunions, il se peut que le comité d’audit examine une ébauche du rapport annuel et laisse à la direction et aux auditeurs le soin de mettre la dernière main à la version finale. Cet examen devrait permettre de faire en sorte que le rapport annuel présente une image équilibrée et complète de la situation financière et du rendement financier de la société d’État. 

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez l’annexe A (Questions à examiner - États financiers et Questions à examiner - Rapport de l’auditeur externe).

Audit interne

Le comité d’audit est chargé de surveiller l’audit interne de la société d’État.

L’audit interne est une ressource clé pour le comité d’audit. Son rôle consiste principalement à effectuer des évaluations objectives et fondées sur la conception et la fonction des processus organisationnels de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance de même qu’à formuler des recommandations au besoin. L’audit interne porte sur les systèmes, les processus et les pratiques de gestion de la société d’État ainsi que sur l’intégrité de l’information financière et non financière.   

Bien que les auditeurs internes soient indépendants des activités qu’ils auditent, ils font partie intégrante de la société d’État, et ils effectuent continuellement des activités d’évaluation et de surveillance des systèmes, des processus et des pratiques de gestion. Ce n’est pas le cas des auditeurs externes car ils sont indépendants de la société d’État. Le travail consiste à fournir à tous les ans une opinion sur les états financiers et un examen spécial au moins à tous les dix ans. En dépit de cette différence, le travail des auditeurs internes et externes d’une société d’État (le vérificateur général et dans certains cas, le coauditeur externe) devrait être coordonné afin d’en optimiser l’efficacité et l’efficience.

L’audit interne est une activité à valeur ajoutée car elle consiste à évaluer la situation et à formuler des recommandations sur l’efficacité des mécanismes en place pour veiller à ce que l’organisation atteigne ses objectifs d’une façon qui témoigne d’un processus décisionnel éclairé et responsable au regard de l’éthique, de la conformité, du risque, de l’économie et de l’efficience. La pratique exemplaire consiste à faire en sorte que l’évaluation prenne la forme d’un rapport d’audit interne qui inclut des constatations clés et la raison pour laquelle celles‑ci sont importantes, des recommandations pour donner suite aux faiblesses relevées et une réponse de la direction de même qu’un plan d’action pour donner suite aux constatations clés et aux recommandations.

Le rôle du comité d’audit est d’examiner les rapports d’audit interne et d’en faire l’analyse en collaboration avec l’auditeur interne et la direction. Pour veiller à ce que les plans d’action de la direction dont il a été convenu soient mis en œuvre de manière efficace et en temps opportun, le comité d’audit devrait obtenir des rapports de suivi périodiques de l’audit interne ou de la direction.

Pour déterminer les secteurs d’intérêt dans un exercice donné, la fonction d’audit interne devrait préparer un plan d’audit interne axé sur les risques. Le comité d’audit devrait jouer un rôle actif dans l’examen et l’analyse de ce plan afin qu’il soit axé sur les secteurs de risque élevé et d’importance pour l’organisation. La pratique exemplaire consiste à faire approuver le plan par le comité d’audit.

Le comité d’audit devrait aussi assurer le suivi de la mise en œuvre par la direction des mesures requises pour éliminer les faiblesses relevées par l’audit interne.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez l’annexe A- Questions à examiner - Audit interne.

Rapport annuel de l’auditeur externe

Toutes les sociétés d’État fédérales sont tenues d’obtenir un rapport d’audit annuel sur les états financiers et tout autre renseignement financier chiffré contenu dans le rapport annuel. Le vérificateur général du Canada est nommé auditeur externe ou coauditeur de chaque société d’État, à moins qu’il ne renonce à l’exigence ou que la loi habilitante de la société d’État le prescrive^{Voir la note en bas de page 3}. Pour renforcer son indépendance au regard de la direction de la société d’État, l’auditeur externe rend des comptes directement au comité d’audit et non à la direction.

L’audit externe d’une société d’État est semblable à celui qui est effectué dans le secteur privé, mais elle inclut deux opinions supplémentaires :

• Que les principes comptables généralement reconnus ont été appliqués de manière uniforme
• Que les opérations examinées sont conformes aux lois, aux règlements, à l’acte constitutif et aux règlements administratifs de la société d’État et à toute directive gouvernementale qui lui est donnée

L’auditeur externe peut aussi faire rapport sur toute autre question qui, à son avis, devrait être portée à l’attention du ministre compétent après avoir consulté le conseil d’administration, ou du Parlement, après avoir consulté le conseil et le ministre compétent.

Le comité d’audit est chargé d’examiner le rapport d’audit externe de la société d’État et de fournir des conseils au conseil d’administration à cet égard. Afin de veiller à ce que les mesures convenues par la direction soient mises en œuvre de manière efficace et en temps opportun, le comité d’audit devrait recevoir des rapports de suivi périodiques de l’audit interne et de la direction.

Le comité d’audit devrait discuter avec ses auditeurs externes des détails de toute pratique ou opération désignée comme étant en contravention possible avec les fondements législatifs. En outre, cette discussion devrait couvrir les détails de toute autre question que les auditeurs ont songé à porter à l’attention du conseil d’administration, du ministre responsable de la société d’État ou du Parlement.

Le rapport de l’auditeur externe figure dans le rapport annuel de la société d’État (LGFP, alinéa 150(3)(b)).

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez l’annexe A - Questions à examiner - États financiers et Questions à examiner - Rapport de l’auditeur externe).

Examens spéciaux

Aux termes des paragraphes 138(1) et (2) de la LGFP, le vérificateur général effectue au moins à tous les dix ans, seul ou conjointement avec un auditeur du secteur privé, un examen spécial des systèmes financiers, des systèmes de contrôle de gestion et d’information ainsi que des pratiques de gestion de chaque société d’État, y compris toute filiale en propriété exclusive. Un examen spécial peut être effectué plus souvent si le gouverneur en conseil, le ministre compétent, le conseil d’administration de la société d’État ou le vérificateur général en font la demande^{Voir la note en bas de page 4}. Il existe deux exceptions à cette exigence : la Banque du Canada et l’Office d’investissement du régime de pensions du Canada, qui sont assujettis à leurs propres exigences^{Voir la note en bas de page 5}.

L’examen spécial constitue un outil important de reddition de comptes pour les sociétés d’État. Son but, tel qu’il est énoncé dans la LGFP, consiste à fournir une opinion indépendante sur la question de savoir s’il existe une assurance raisonnable qu’une société d’État dispose de systèmes et de pratiques lui permettant de faire en sorte que, pour elle et pour toute filiale à cent pour cent, :

• Ses actifs sont protégés et contrôlés.
• Ses ressources financières, humaines et matérielles sont gérées de manière économique et efficiente.
• Ses opérations et celles de toute filiale en propriété exclusive sont exécutées de manière efficace.

Le comité d’audit joue un rôle clé dans ces examens en examinant le plan de l’examen spécial et les rapports qui en résultent et en fournissant des conseils au conseil d’administration à cet égard.

Aux termes de la LGFP, le Bureau du vérificateur général du Canada est tenu d’examiner les systèmes et les pratiques d’une société d’État et de présenter au comité d’audit un plan en vue de l’examen spécial, y compris un énoncé des critères à appliquer.

L’équipe d’examen rencontrera ensuite le comité d’audit pour discuter des questions suivantes :

• Objectifs de l’examen spécial
• Critères en fonction desquels les systèmes et les pratiques de la société d’État seront évalués
• Échéancier prévu des principales communications et phases de l’examen spécial
• Toute question que le comité d’audit pourrait avoir concernant le projet de plan d’examen spécial

Le comité d’audit adopte habituellement une résolution en vue d’accepter le plan. Si des modifications ultérieures sont apportées au plan de l’examen spécial, l’équipe d’audit soumettra de nouveau le plan ou un addenda au comité d’audit, et elle se réunira à nouveau au besoin^{Voir la note en bas de page 6}.

Si le comité d’audit et le vérificateur général n’arrivent pas à s’entendre sur le projet de plan d’examen spécial, le ministre compétent peut régler les questions se rapportant au plan pour une société d’État mère, et le conseil d’administration peut régler les questions qui se rapportent au plan pour ses filiales à cent pour cent.

Les administrateurs, dirigeants, employés ou mandataires présents ou passés de la société d’État doivent fournir à l’examinateur spécial toute information, explication et tout dossier requis sur la société d’État et ses filiales. L’examinateur spécial peut aussi utiliser les audits internes menés par la société d’État.

Par sa propre politique, le Bureau du vérificateur général du Canada est tenu d’offrir à la société d’État une occasion d’examiner le projet de rapport d’examen spécial et de faire des commentaires à cet égard pour confirmer et valider les faits avant qu’il ne soit mis la dernière main au rapport. L’équipe d’examen demandera à la direction de donner son avis concernant la validité et l’intégralité des observations, des conclusions, des recommandations et des opinions qui sont formulées.

Une fois qu’elle reçoit les réponses de la direction aux recommandations, l’équipe d’examen fournira le projet de rapport, y compris les réponses, au comité d’audit. Le Bureau du vérificateur général du Canada encourage le comité d’audit à jouer un rôle actif dans l’examen et l’évaluation du caractère adéquat des réponses de la direction et de fournir une rétroaction.

Une fois qu’elle a examiné les commentaires et apporté tous les changements jugés appropriés, l’équipe d’examen spécial présente le rapport final au conseil d’administration de la société d’État.

Le conseil d’administration de la société d’État doit ensuite fournir au ministre et au président du Conseil du Trésor une copie du rapport d’examen spécial dans un délai de 30 jours suivant la réception du rapport et de le rendre public dans un délai de 60 jours.

Afin de veiller à ce que les mesures convenues par la direction soient mises en œuvre en temps opportun, le comité d’audit devrait recevoir des rapports de suivi périodiques de l’audit interne ou de la direction.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez l’annexe A - Questions à examiner - Examen spécial.

Normes d’intégrité et de conduite de la société d’État

Les sociétés d’État sont tenues de démontrer un engagement solide à une conduite éthique et légale. Par leurs actes et leurs paroles, la haute direction et le conseil d’administration sont tenus de créer une atmosphère d’intégrité car c’est la principale base d’une gouvernance organisationnelle efficace.

Certains conseils d’administration conservent leur responsabilité au regard des normes d’intégrité et de conduite pour eux‑mêmes, et souvent, ils présument que les principaux comités du conseil incluront la fonction de surveillance des normes d’éthique et de conduite comme figurant au nombre des autres responsabilités qu’ils assument.

Alors qu’il joue un rôle de surveillance des principales activités de la société d’État, le comité d’audit est bien placé pour aider son conseil d’administration à obtenir des assurances que la direction gère la société d’État d’une façon éthique.

Dans le cas où cette responsabilité lui a été confiée, le comité d’audit devrait demander à la direction de faire rapport périodiquement sur la manière dont ses processus favorisent l’adoption et le maintien de normes d’éthique élevées. Le rapport pourrait couvrir les sujets suivants, entre autres :

• Relations avec les employés, les clients et les fournisseurs
• Conformité avec les lois et les règlements
• Rapports d’examen par les organismes de réglementation
• Réclamations en justice en instance
• Sécurité des actifs et des dossiers de la compagnie
• Sanctions imposées et changements prévus
• Renseignements délicats tels que les avantages de l’emploi, les comptes de dépenses et les dépenses personnelles pour les dirigeants et les administrateurs

Les comités d’audit peuvent prendre des mesures pour assurer leur intégrité et leur bonne conduite. Ils peuvent, par exemple, établir des pratiques en vue de régler les conflits d’intérêts ainsi qu’adopter un code de conduite et créer pour les membres un processus de déclaration annuelle lié au code de conduite^{Voir la note en bas de page 8}.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez l’annexe A - Questions à examiner - Normes d’intégrité et de conduite de la société d’État.

Gestion du risque

Le risque, l’incertitude entourant des événements et des résultats à venir, fait partie intégrante de la réalité opérationnelle et commerciale de chaque société d’État. L’identification et l’évaluation de la probabilité d’un événement et de son incidence susceptible d’influer sur l’atteinte des objectifs d’une société d’État constituent une étape clé dans la formulation des plans d’une société d’État et dans la mise au point de ses contrôles.

Étant donné que chaque société d’État doit faire face à son propre éventail de risques, de possibilités et de défis, les conseils d’administration, les comités d’audit, la direction et les auditeurs doivent tous comprendre les principaux risques auxquels la société d’État doit faire face.

La direction doit évaluer et identifier ces risques afin de pouvoir les gérer et veiller à ce que l’on en tienne compte dans la prise de décisions, la planification stratégique et la conception des systèmes d’information et de contrôle de la société d’État. Comme les risques opérationnels sont inextricablement liés à la connaissance du risque inhérent aux rapports financiers, les procédures d’évaluation des risques font partie intégrante des principes généralement reconnus de planification d’audits.

En plus d’acquérir une connaissance générale des principaux risques auxquels la société d’État fait face, le comité d’audit joue souvent un rôle clé pour voir à ce que la direction les surveille et les contrôle. À cette fin, le comité d’audit devrait examiner la nature et la fréquence des rapports sur les risques que la direction fournit, et prêter une attention particulière à la manière dont les risques financiers et le risque d’une conduite contraire à l’éthique, y compris la fraude, sont contrôlés.

La gestion du risque financier nécessite que l’on en arrive à un équilibre qui permet un niveau de risque raisonnable et des enjeux financiers qui se situent dans les limites établies par le gouvernement.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez l’annexe A - Questions à examiner - Gestion du risque.

Pratiques de contrôle de la gestion

Les cadres de contrôle de la gestion incluent un vaste éventail de politiques, de pratiques, de systèmes de contrôle interne, de processus et de structures. Les cadres appuient l’équipe de gestion par les moyens suivants :

• Formulation et atteinte des objectifs de l’organisation
• Apprentissage et adaptation aux changements
• Gestion des risques
• Reconnaissance et suivi des possibilités

La direction doit établir et maintenir des pratiques et des systèmes de contrôle adéquats. Elle doit donc évaluer périodiquement l’efficacité de la structure et des procédures de contrôle interne.

Le comité d’audit devrait revoir ces pratiques et systèmes de contrôle pour s’assurer qu’ils fonctionnent de manière efficace. Un cadre de travail déficient peut avoir une incidence négative sur le rendement de la société d’État, ses rapports financiers et ses normes d’intégrité et de conduite éthique. Le comité devrait demander aux auditeurs (internes, externes et l’examinateur spécial) de s’exprimer sur la suffisance des systèmes de contrôle et sur l’évaluation par la direction de l’efficacité des systèmes. Il devrait discuter des plans avec la direction et les auditeurs pour améliorer l’efficacité des contrôles internes, y compris le système mis en place par la société d’État aux fins de la surveillance et de la gestion du risque commercial et financier ainsi que de la conformité à la loi et aux règles d’éthique.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez l’annexe A - Questions à examiner - Pratiques de contrôle de la gestion.

Rapports financiers trimestriels

Suivant l’article 131.1 de la LGPF, pour les trois premiers trimestres de l’exercice financier, la plupart des sociétés d’État doivent élaborer et rendre public un rapport financier trimestriel dans les 60 jours suivant la fin du trimestre visé par celui‑ci^{Voir la note en bas de page 9}. Elles ne sont pas tenues de procéder à l’audit de ces rapports.

En plus de l’état financier pour le trimestre et pour la période écoulée depuis le début jusqu’à la fin du trimestre ainsi que des données financières comparatives de l’exercice antérieur, le rapport financier trimestriel doit inclure les éléments suivants :

• Discussion des résultats financiers et du flux de trésorerie pour la période visée et pour l’exercice jusqu’à ce jour ainsi que de la situation financière à la fin de la période
• Explication des écarts marqués entre les résultats financiers réels et ceux qui étaient prévus dans le plan d’activités de la société d’État
• Si les objectifs, les buts ou les résultats financiers sont révisés, la raison des changements ainsi que le rendement réel en fonction des objectifs, des buts ou des cibles révisés pour le reste de l’exercice.

L’approche adoptée par le comité d’audit pour assurer la surveillance des rapports financiers trimestriels dépend des circonstances particulières de la société d’État. Pour déterminer l’ampleur et la nature de leur processus de diligence raisonnable au regard des rapports financiers trimestriels, le conseil et le comité d’audit pourraient prendre en considération les éléments qui suivent :

• Incidence des renseignements
• Délai requis pour les passer en revue dans une période de 60 jours
• Évaluation des processus de gestion en vue de produire et d’examiner les renseignements avant leur publication

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez l’annexe A Questions à examiner - Rapports financiers trimestriels.

Plans d’activités, budgets de fonctionnement et d’investissement

Suivant les articles 122 à 124 de la LGFP, la plupart des sociétés d’État sont tenues de présenter chaque année au ministre concerné un plan d’activités, un budget de fonctionnement et un budget d’investissement aux fins d’approbation par le Conseil du Trésor^{Voir la note en bas de page 10}. Ces documents devraient contenir toutes les opérations ou activités de la société d’État et de ses filiales à cent pour cent. Le conseil d’administration doit approuver les plans d’activités et les budgets avant leur présentation au gouverneur en conseil (dans le cadre du plan d’activités) ou au Conseil du Trésor (dans le cas des budgets de fonctionnement et d’investissement).

Le comité d’audit est souvent chargé d’entreprendre un examen plus approfondi des prévisions financières et des risques associés au plan proposé ainsi que de la viabilité et de la faisabilité des budgets de fonctionnement et d’investissement proposés avant que ceux‑ci ne soient déposés au conseil d’administration aux fins d’examen et d’approbation.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez l’annexe A - Questions à examiner - Plans d’activités, budgets de fonctionnement et d’investissement.

Politiques, normes et pratiques comptables

• Les politiques et les pratiques comptables de la société d’État sont-elles conformes aux principes comptables généralement reconnus? Si ce n’est pas le cas, pourquoi?
• Aux fins du passage à une nouvelle norme comptable :
  • A t-on établi un plan de projet clair dont les principales échéances sont établies, puis approuvées par la haute direction?
  • Comment suit-on la mise en œuvre de ce plan?
  • Quel processus a-t-on mis en place pour cerner et gérer les répercussions sur les états financiers du passage aux nouvelles normes comptables?
  • Quelles sont les autres répercussions que devrait avoir l’adoption des nouvelles normes (p. ex., la technologie de l’information et le rendement autre que financier)?
• Quel est le processus par lequel il est possible d’obtenir des conseils sur le traitement comptable approprié lorsque des questions comptables importantes sont soulevées (p. ex., consultation avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, le vérificateur général ou l’auditeur externe)?
• Les politiques comptables importantes de la société d’État sont-elles indiquées dans les états financiers, notamment les modifications apportées aux politiques comptables relativement à l’exercice précédent?
• Le comité d’audit comprend-il les processus mis en place par la direction pour contrôler les fraudes et les erreurs? Est-il tenu au courant de ces cas par la direction?

Capacité et ressources

• L’équipe chargée des rapports financiers dispose t-elle de ressources suffisantes (employés et fonds) pour s’acquitter de ses responsabilités?
• L’équipe a-t-elle les compétences et l’expérience requises? Sinon, comment prévoit elle les acquérir?
• Le groupe financier est-il en mesure d’accéder à des compétences spécialisées au moment et à l’endroit requis?

Présentation des états financiers

• La présentation des états financiers est-elle conforme aux principes comptables généralement reconnus? Sinon, pourquoi pas?
• Y a-t-il des questions juridiques importantes, des imprévus, des réclamations ou des évaluations susceptibles d’avoir d’importantes répercussions sur les états financiers de la société d’État? Dans l’affirmative, comment ces facteurs se reflètent-ils dans les états financiers de la société d’État?
• Quelles sont les estimations des ajustements, des réserves et des autres passifs majeurs dans les états financiers? Quels sont les processus utilisés pour rendre correctement compte de ces facteurs dans les états financiers de la société d’État?
• Quelle analyse appuie les évaluations, hypothèses et jugements importants qui sont exprimés dans les états financiers?
• En quoi les instruments financiers ont-ils été pris en compte dans les états financiers, y compris les notes?
• Les états financiers font-ils état de transactions majeures inhabituelles effectuées au cours de l’exercice? Celles-ci sont-elles expliquées de manière adéquate et présentées de façon juste?
• La direction, l’auditeur interne ou le Bureau du vérificateur général du Canda ont-ils identifié et évalué des facteurs de risque liés à des rapports financiers pouvant être frauduleux et dans l’affirmative, quels sont-ils?
• Les écarts majeurs des résultats dans le budget et les états financiers de l’exercice précédent sont-ils expliqués de manière satisfaisante?

Examen et approbation

• Bien que cela ne soit pas obligatoire, existe t-il un processus permettant au dirigeant principal des finances et à la direction d’examiner les états financiers en temps opportun?
• Quel est le processus permettant d’informer la haute direction et le comité d’audit tout au long de l’exercice des questions importantes qui pourraient avoir des répercussions sur les états financiers de la société d’État?
• S’il existe un régime de certification, le dirigeant principal des finances a t-il approuvé les états financiers, y compris une certification des contrôles internes au regard des rapports financiers?
  • Sinon, pourquoi pas?
  • Dans l’affirmative, quels sont les principaux systèmes, procédures, ressources et tâches mis en place pour permettre à la direction et aux utilisateurs des états financiers d’avoir une assurance raisonnable que :
    • Des dossiers reflétant fidèlement toutes les opérations financières sont tenus.
    • La consignation des opérations financières permet de préparer des renseignements, des rapports et des états financiers internes et externes conformément aux politiques, aux directives et aux normes.
    • Les revenus sont reçues, et les dépenses sont faites conformément aux pouvoirs délégués, et les opérations non autorisées qui pourraient avoir d’importantes répercussions sur l’information financière et sur les états financiers sont prévenues ou décelées en temps opportun. Cela inclut fournir une assurance raisonnable que les ressources financières sont protégées contre les pertes importantes attribuables au gaspillage, aux abus, à la mauvaise gestion, aux erreurs, à la fraude, aux omissions et à d’autres irrégularités.

Rapport annuel

• Le rapport annuel comprend-il les éléments suivants, comme il est exigé au paragraphe 150(3) de la LGFP :
  • États financiers
  • Rapport de l’auditeur
  • Énoncé de la mesure dans laquelle la société d’État a réalisé ses objectifs financiers pour l’exercice
  • Renseignements chiffrés pertinents sur les résultats financiers de la société d’État en fonction de ses objectifs
  • Tout autre renseignement qui doit être exigé aux termes de la LGFP ou d’une autre loi du Parlement, ou par le ministre de tutelle, le président du Conseil du Trésor ou le ministre des Finances Canada.
• En quoi tous les faits importants qui sont nécessaires pour comprendre le rendement financier de la société d’État ont-ils été présentés dans la DAD?
• Quels processus et quelles procédures sont mis en place pour s’assurer que les renseignements financiers figurant dans la DAD soient complets, exacts et compatibles avec les états financiers?
• Quels processus et quelles procédures sont mis en place pour s’assurer que les autres renseignements chiffrés se rapportant aux questions financières figurant dans le rapport annuel soient complets et exacts?
• Le vérificateur général (et, le cas échéant, un autre auditeur externe) a t-il passé en revue le rapport annuel de la société d’État? Si oui, dans quelle mesure? Si non, pourquoi pas?

Politique ou acte constitutif sur l’audit interne

La société d’État a-t-elle une politique ou une charte sur l’audit interne? Dans l’affirmative :

• Ce document reflète-t-il la raison d’être, les pouvoirs et les responsabilités de l’activité d’audit interne?
• A-t-il été examiné et approuvé par le comité d’audit ou le président et premier dirigeant de la société d’État?
• Est-il revu et révisé périodiquement?

Indépendance et objectivité

• La fonction de l’audit interne a-t-elle l’indépendance nécessaire pour déterminer la portée des audits internes, effectuer le travail et faire connaître les résultats?
• La fonction de l’audit interne jouit-il d’un accès sans réserve à tous les renseignements et registres de la société d’État et à ses établissements au besoin?

Planification de l’audit interne

• La fonction d’audit dispose-t-elle de ressources suffisantes pour s’acquitter de son mandat?
• La société d’État a-t-elle un plan d’audit interne?  Sinon, pourquoi pas? Dans l’affirmative :
  • Quel est le processus d’élaboration du plan annuel d’audit interne? 
  • En quoi est‑il lié aux secteurs de risque plus élevé de la société d’État, y compris les risques financiers?
  • En quoi les projets d’audit interne proposés sont‑ils définis et classés en ordre de priorité?
  • La portée, le calendrier et les besoins en matière de ressources des projets d’audit interne proposés ont‑ils été énoncés dans le plan?
  • La direction et le secteur de l’audit interne étaient‑ils entièrement d’accord sur l’élaboration du plan? Si ce n’était pas le cas, se sont‑ils entendus sur les points contestés?
• Existe‑t‑il une méthode de mesure de l’efficience et de l’efficacité de la fonction d’audit interne?

Exécution de l’audit interne

• Quel est le modèle de prestation des services d’audit interne de la société d’État (p. ex., centralisé, décentralisé, imparti, fournisseurs multiples), et répond il aux besoins de la société d’État?
• Si les services d’audit interne sont impartis, quel processus a t-on mis en place pour assurer la conformité avec les normes d’audit interne universellement reconnues qui sont énoncées dans le Cadre de référence des pratiques professionnelles de l’Institut des vérificateurs internes (IVI)?
• Les auditeurs qui ont effectué les audits internes avaient-ils librement accès aux documents nécessaires et à la direction de la société d’État?
• Dans quelle mesure l’auditeur interne a t-il évalué le programme ou les pratiques de conformité aux lois et aux règles d’éthique mis en place par la société d’État? Quelles sont les constatations de ces évaluations?
• Dans quelle mesure l’auditeur interne a t-il évalué le risque de fraude?

Rapports d’audit interne

• Les rapports d’audit interne sont-ils clairs et concis, et donnent-ils suite de manière satisfaisante aux objectifs de l’audit?
• Les rapports d’audit interne sont-ils produits en temps utile (c’est à dire quel est le temps écoulé entre le début de l’engagement et la publication du rapport final)?
• Les recommandations du rapport sont-elles pertinentes et pratiques?
• Les rapports d’audit incluent-ils la réponse de la direction ainsi qu’un plan d’action en vue de donner suite à toutes les recommandations dont il a été convenu? Sinon, pourquoi pas? Dans l’affirmative :
  • Ces réponses ou plans semblent-ils répondre de manière efficace aux problèmes et aux questions soulevés dans le rapport?
  • A-t-on confié à un cadre supérieur la responsabilité de la mise en œuvre des mesures requises de la direction?

Audit interne – Suivi des réponses et des plans d’action de la direction

• Quel processus et quelles procédures sont en place pour surveiller la mise en œuvre des plans d’action de la direction?
• Quelle méthodologie et quel processus a t-on mis en place pour voir si les mesures prises par la direction ont été efficaces?
• Par quel moyen le suivi de la direction est-il signalé au comité d’audit (c. à d. dans un rapport oral ou écrit)? Est-ce que le rapport :
  • Reflète la mesure dans laquelle les plans d’action de la direction sont mis en œuvre dans le délai prévu? Les retards sont-ils expliqués de manière efficace?
  • Indique en quoi les mesures mises en œuvre règlent de manière efficace les problèmes soulevés dans le rapport d’audit interne? Sinon, pourquoi pas?

Planification

• Le comité d’audit a-t-il pris des dispositions pour que l’auditeur externe assiste à une réunion pour discuter du plan de l’auditeur aux fins de l’audit des états financiers?
• Le comité d’audit a t-il reçu une copie du plan de l’auditeur externe? Dans l’affirmative, ce plan décrit-il la méthode à privilégier dans cet audit?
• Quelles sont les questions ou les préoccupations, le cas échéant, que la direction soulève au regard du plan d’audit des états financiers?

Examen et attestation

La lettre de déclaration de la direction, telle qu’elle est requise dans le cadre de l’audit par l’auditeur externe des états financiers, a-t-elle été signée par le président et premier dirigeant et le dirigeant principal des finances?

• Sinon, pourquoi pas?
• Dans l’affirmative, quel est le processus ou l’appui sous jacents pour cette approbation (pour faire en sorte que la déclaration ne renferme pas d’éléments erronés ou trompeurs)?

Opinion de l’auditeur

• Quel est le seuil d’importance de l’audit?
• L’auditeur a t-il approuvé le rapport sans réserve (c. à d. qu’il n’y a pas eu récusation pour l’audit ni opinion avec réserve)? Sinon, quelle mesure met-on en place pour revoir en temps opportun les raisons de la récusation pour l’audit ou de la réserve?
• Le rapport de l’auditeur externe inclut-il une opinion sur la question de savoir si :
  • Les états financiers sont présentés fidèlement, conformément aux principes comptables généralement reconnus appliqués sur une base compatible avec celle de l’exercice précédent.
  • Les renseignements chiffrés sont exacts à tous égards importants et, le cas échéant, ont été préparés sur une base compatible avec celle de l’exercice précédent.
  • Les opérations effectuées par la société d’État et chaque filiale dont l’auditeur externe a pris connaissance dans le cadre de l’examen du rapport ont été consignées correctement.
• Quels sont les rajustements, le cas échéant, qui ont dû être effectués dans les états financiers par suite de l’audit externe?
• Quelle est la nature des écarts non rajustés, le cas échéant, signalés par les auditeurs externes (c. à d. les écarts qui n’ont pas nécessité une modification des états financiers)?
• A-t-on constaté des lacunes ou des failles dans les systèmes, les processus ou les pratiques de gestion dans l’audit des états financiers de la société d’État?
• Quelle était la nature des désaccords importants, le cas échéant, qui ont opposé la direction et l’auditeur externe, et dans quelle mesure ces désaccords ont-ils été réglés de manière satisfaisante?
• Dans quelle mesure l’auditeur externe a t-il évalué le risque de fraude?

Lettre de recommandations du Bureau du vérificateur général du Canada

L’auditeur externe a t-il envoyé une lettre de recommandations dans le cadre de l’audit des états financiers? Dans l’affirmative :

• Quelle est la nature des enjeux relevés?
• Quelles mesures la direction prend-elle pour régler les enjeux relevés?

Questions à examiner - Examen spécial

Ces questions visent à aider le comité d’audit dans son examen du plan et du rapport de l’examen spécial.

Responsabilité du comité d’audit

Les responsabilités qu’assume le comité d’audit d’une société d’État au regard de l’examen spécial sont énoncées à l’alinéa 148(3)(d) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) :

148(3)(d) dans le cas d’une société visée par un examen spécial, réexaminer le plan et le rapport mentionnés aux articles 138 à 141 et conseiller le conseil d’administration à cet égard;

Les articles 138 à 141 de la LGFP établissent les exigences procédurales et en matière présentation de rapports pour les examens spéciaux.

Ressources

Bureau du vérificateur général du Canada, Description des attentes – Guide à l’intention des sociétés d’État soumises à un examen spécial

Leadership et soutien

• Par quels moyens la société d’État garantit elle une coordination et un soutien efficace au regard de l’examen spécial?
• Quand le dernier examen spécial a t-il été effectué? Quel est l’état d’avancement de toute mesure que la direction a dû prendre par suite de l’examen?
• Quand le prochain examen spécial doit-il être effectué?
• Quelles mesures la direction a t elle prises ou compte t elle prendre pour se préparer au prochain examen?
• Quelle démarche le secteur de l’audit interne a t-il adoptée ou compte t-il adopter pour soutenir le Bureau du vérificateur général du Canada dans cet examen?

Planification

• Le comité d’audit a t-il discuté du plan d’examen spécial avec l’examinateur spécial?
• Le comité d’audit a t-il reçu copie du plan d’examen spécial? Si oui, le plan donne t-il les critères à appliquer dans le cadre de l’examen?
• La direction a t elle des questions ou des réserves au sujet des critères projetés pour l’examen spécial?
• Le conseil a t-il des questions ou des réserves au sujet des critères projetés pour l’examen spécial?

Prestation

Pour réaliser l’examen spécial, dans quelle mesure le Bureau du vérificateur général du Canada avait-il libre accès aux documents requis et à la direction de la société d’État? Si oui, dans quelle mesure? Sinon, pourquoi pas?

Rapport de l’examen spécial

• Le comité d’audit aura t-il l’occasion de discuter du rapport provisoire avec l’examinateur spécial?
• Le rapport contient-il une déclaration sur la question de savoir si, de l’avis de l’examinateur, en ce qui concerne les critères établis pour l’examen spécial, il existe une assurance raisonnable que les systèmes et les pratiques examinées ne comportent aucun défaut grave?
• Le rapport contient-il une déclaration de la mesure dans laquelle l’examinateur s’est fié sur les audits internes?
• Le rapport indique t-il qu’il existe des défauts graves?
• Le vérificateur général a t-il l’intention d’informer le ministre du rapport tel qu’il est exigé à l’article 140 de la LGFP?
• Le rapport inclut-il la réponse et le plan d’action de la direction pour donner suite à toutes les recommandations acceptées? Dans l’affirmative :
  • Les réponses et les plans semblent-ils répondre de manière efficace aux problèmes et aux questions soulevés dans le rapport?
  • A-t-on confié à un cadre supérieur la responsabilité de la mise en œuvre des mesures requises de la direction?
• A-t-il été possible de discuter du projet de rapport avec l’équipe chargée d’effectuer l’examen spécial?
• Quel processus permet de faire en sorte qu’une copie du rapport de l’examen spécial soit remise au ministre et au président du Conseil du Trésor dans un délai de 30 jours suivant la réception du rapport par le conseil d’administration?
• Quel processus permet de faire en sorte que le rapport soit rendu public dans un délai de 60 jours suivant la réception du rapport par le conseil? La pratique habituelle consiste à l’afficher sur le site Web de la société d’État.

Examen spécial – Suivi de la réponse et du plan d’action de la direction

• Quel processus est en place pour assurer le suivi de la mise en œuvre des plans d’action de la direction?
• Quel processus est en place pour déterminer si les mesures prises par la direction ont été efficaces?
• De quelle manière le suivi de la direction est-il signalé au comité d’audit (p. ex., oralement ou dans un rapport écrit)? Est-ce que le rapport :
  • Exprime la mesure dans laquelle les plans d’action de la direction sont mis en œuvre dans le délai prévu? Les retards sont-ils expliqués de manière efficace?
  • Détermine jusqu’à quel point les mesures prises sont efficaces? Sinon, pourquoi pas?

Leadership

Quel soutien le président et premier dirigeant offre t-il pour établir l’orientation donnée par la direction au regard de l’intégrité et de la conduite éthique partout au sein de la société d’État?

Politiques et directives

• La société d’État a-t-elle mis en place un code de conduite ou une politique sur l’éthique qui vise les employés ainsi que les membres du conseil d’administration?
  • Dans l’affirmative, le code de conduite ou la politique sur l’éthique sont-ils aussi ou plus rigoureux que le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique? Est-il précisé clairement dans le code de conduite et la politique sur l’éthique quels sont les comportements acceptables et inacceptables, en particulier dans les secteurs où il existe de grands risques d’ordre éthique (c. à d. les dépenses des cadres supérieurs et des dirigeants et l’utilisation des biens de la société d’État)? Est-il adapté aux risques particuliers pour la société d’État?
  • Sinon, quel est ou quels sont les moyens dont la société d’État dispose pour que les attentes et les normes soient exprimées clairement au regard de l’intégrité et de la conduite éthique et pour qu’il y ait conformité à la loi?
• Quels autres moyens de protection des divulgateurs la société d’État a t elle mis en place pour gérer les divulgations des employés conformément aux exigences énoncées dans la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles? Le code de conduite de la société d’État ou la politique sur l’éthique suivent-ils les dispositions de la Loi concernant la gestion des divulgations?

Surveillance et présentation de rapports

• Quels moyens la société d’État prend-elle pour définir, évaluer et gérer les risques éthiques?
• Existe t-il d’importantes questions d’ordre juridique ou réglementaire susceptibles de saper la conformité aux lois et la viabilité financière? Le cas échéant, quels sont-elles?
• Quelles procédures la direction a t elle mis en place pour surveiller la conformité à la loi, au code de conduite et aux politiques sur l’éthique de la société d’État? Les employés savent-ils exactement à qui divulguer des cas connus ou soupçonnés d’actes répréhensibles, par exemple? Comment ces cas sont-ils signalés à la haute direction? Sont-ils signalés d’une manière uniforme et en temps opportun?
• Les employés attestent-ils périodiquement de leur compréhension du code de conduite de la société d’État et de leur conformité à celui-ci?
• Dans quelle mesure les auditeurs internes ou externes ont-ils évalué le risque de fraude?
• Comment la direction signale t elle au président et premier dirigeant l’indication ou la détermination de cas de fraude et l’informe t elle des mesures correctives à prendre en pareil cas? Quelles étaient les circonstances dans lesquelles la fraude a été soupçonnée ou signalée?
• Les organismes de réglementation, y compris les autorités fiscales, ont-ils effectué des évaluations de la société d’État? Dans l’affirmative, dans quelle mesure et quels ont été les résultats des évaluations?
• Comment les activités illégales connues ou soupçonnées sont-elles signalées au sein de la société d’État et à qui sont-elles signalées?

Leadership en matière de gestion du risque

• La société d’État a-t-elle un champion de la gestion du risque et, dans l’affirmative, cette personne est-elle membre de l’équipe de direction de la société d’État?
• Comment le champion de la gestion du risque rend il compte de ses responsabilités de gestion des risques?
• Comment les membres de la direction sont-ils tenus de rendre des comptes sur la gestion et l’atténuation des risques dans le cadre de leurs programmes, fonctions ou domaines?

Politique ou cadre de gestion du risque

• La société d’État a-t-elle une politique ou un cadre de gestion du risque?
• Dans l’affirmative, est-ce que la politique ou le cadre :
  • Expose le processus d’identification, d’évaluation, de surveillance, de contrôle et de signalement des risques auxquels la société d’État est exposée?
  • Prévoit une approche d’intégration de la gestion du risque dans les processus décisionnels de la société d’État?
  • Établit un lien avec les documents stratégiques de l’organisation (p. ex., le plan d’activités ou le rapport annuel)?
  • S’intègre aux plans d’audit interne et externe de la société d’État?
  • Témoigne des rôles et responsabilités clés aux fins de l’identification, de l’évaluation, de la surveillance, du contrôle et du signalement des risques?
  • Expose le moyen par lequel la direction informe le comité d’audit par écrit de son respect de la politique ou du cadre de gestion du risque de la société d’État?
• Quels sont les éléments clés de la méthode de gestion du risque de la société d’État (c. à d. l’évaluation annuelle du risque, la planification de la continuité des activités, la planification de la reprise des activités après un sinistre, l’évaluation du risque pour tous les changements, projets et programmes importants de la société d’État)? Comment les éléments sont-ils coordonnés?

Gestion intégrée du risque

• Comment les pratiques de gestion du risque sont-elles intégrées dans la gestion des programmes et des activités dans l’ensemble de la société d’État? Les plans de gestion du risque ont-ils été élaborés et mis en œuvre?
• Comment la gestion du risque est-elle intégrée dans les principaux processus de planification des activités et de prise de décisions de la société d’État?
• De quelle manière confirme t-on que la société d’État mène ses activités conformément au plan d’activités approuvé et aux limites de tolérance au risque?

Surveillance de la gestion du risque et rapports

• Les lacunes en matière de risque ou de contrôle sont-elles signalées au niveau supérieur de la société d’État (p. ex., signalement et surveillance des risques et incidents)?
• Quels sont les rapports ou renseignements sur la gestion du risque que le président / premier dirigeant reçoit de la direction tout au long de l’exercice?
• La direction fournit elle au comité d’audit un rapport opportun et précis sur les risques auxquels l’institution doit faire face, les procédures et les contrôles en place pour gérer ces risques et l’efficacité générale des politiques de gestion du risque financier?
• Quel rôle le secteur de l’audit interne joue t-il pour offrir des assurances sur les pratiques de gestion du risque, les principaux risques et les mesures de contrôle permettant d’atténuer les plus grands risques inhérents?
• Dans quelle mesure la société d’État rend elle compte publiquement, au moins une fois par année, de l’existence des directives sur la gestion du risque, y compris celles qui s’appliquent aux risques financiers (p. ex., dans le rapport annuel)?
• Quels rapports le groupe financier remet-il à la direction pour faciliter la surveillance des budgets de fonctionnement et d’investissement tout au long de l’exercice financier? Fournit-il des rapports sur les écarts décrivant les raisons d’être des écarts marqués entre les dépenses prévues au budget et les dépenses réelles ainsi que tout changement en découlant au niveau des dépenses prévues dans le budget jusqu’à la fin de l’exercice financier?
• Quels processus ont été mis en place pour faire en sorte que la société d’État n’excède pas son budget de fonctionnement ou d’investissement pour l’exercice?
• Quels sont les rapports ou les renseignements que le comité d’audit reçoit de la direction tout au long de l’exercice pour faciliter la surveillance des budgets de fonctionnement et d’investissement?

Contrôles de gestion – Rôles et responsabilités

• Est-il clairement établi et bien entendu que le président / premier dirigeant assume la responsabilité générale des systèmes de contrôle interne de la société d’État?
• Les délégations de pouvoirs et de responsabilités à des employés sont-elles bien notées, approuvées par les autorités compétentes, communiquées et tenues à jour?

Cadre de contrôle et mécanismes organisationnels

• La société d’État a-t-elle un cadre de contrôle qui remplit les fonctions suivantes :
  • Exposer les principaux contrôles de la société d’État pour assurer une gestion et des pratiques de production de rapports judicieuses?
  • Cerner d’autres contrôles qui pourraient aider à atténuer les principaux risques stratégiques et commerciaux de la société d’État?
  • Cerner les rôles et les responsabilités aux fins de l’élaboration, de l’examen, de la mise en œuvre et du maintien des contrôles clés?
  • Refléter les obligations en matière de rapports et de surveillance pour assurer la conformité au cadre?
• Sinon, quelle est la stratégie de la société d’État en vue d’élaborer un cadre de contrôle?
• Comment la direction cerne t elle et met elle en œuvre les contrôles requis pour atténuer ou gérer les nouveaux risques?

Attestations de contrôle

• Bien que cela ne soit pas obligatoire, le premier dirigeant et le dirigeant principal des finances fournissent-ils une attestation annuelle pour les contrôles financiers et les contrôles internes en matière de production de rapports financiers?
• Dans l’affirmative, sur quels éléments de preuve se basent-ils?
• Quelles autres attestations de contrôle interne sont fournies et sur quoi sont-elles basées?

Surveillance des contrôles et des rapports à ce sujet

• Les lacunes au regard du contrôle ou les risques sont-ils réglés au sein de la société d’État?
• Comment les modifications de la conception ou de la mise en application des principaux mécanismes de contrôle qui s’imposent sont-elles définies et mises en œuvre en temps opportun?
• Quels renseignements sur le rendement (c. à d. le rendement réel et les objectifs budgétaires et de rendement) chaque niveau de direction reçoit-il? À quels intervalles la direction reçoit elle les renseignements sur le rendement?
• En plus des attestations de contrôle, quelles sont les mesures qui ont été mises en place pour évaluer périodiquement l’efficacité du cadre de contrôle de la société d’État (p. ex., des audits internes, l’examen par la direction et des approbations)?
• Comment la direction fait elle pour s’assurer qu’on prend des mesures en temps opportun au regard des constatations des audits internes ou externes sur les lacunes des contrôles?

Politiques, normes et pratiques comptables

Les changements apportés aux politiques comptables ont-ils été mis en œuvre depuis les états financiers annuels les plus récemment vérifiés? En quoi ceux-ci ont-ils été divulgués dans ce rapport de manière que les politiques comptables importantes de la société d’État soient conformes au rapport annuel précédent?

Présentation des rapports financiers trimestriels

• Existe t-il des questions juridiques, des imprévus, des réclamations ou des évaluations d’importance susceptibles d’avoir des répercussions sensibles sur le rapport financier trimestriel de la société d’État? Si oui, ces facteurs ont-ils été exprimés dans ce rapport?
• Quels sont les ajustements, les réserves et les autres passifs majeurs dans le rapport financier trimestriel? Quels processus ont été mis en place pour rendre compte exactement de ces éléments dans le rapport financier trimestriel de la société d’État?
• Quel est le soutien au regard des hypothèses ou jugements d’importance dont il est fait mention dans le rapport?
• Dans quelle mesure le rapport financier trimestriel reflète t-il les importantes opérations inhabituelles qui auraient eu lieu au cours du trimestre? Comment les a t-on justifiées?
• Les écarts importants dans le budget et le trimestre correspondant de l’exercice précédent ont-ils été expliqués de manière satisfaisante?
• A-t-on expliqué les importants changements apportés aux buts, objectifs ou résultats financiers par rapport au plan d’activités qui pourraient influer sur le trimestre en cours et sur les prochains trimestres?

Examen et approbation

• Le dirigeant principal des finances et le président / premier dirigeant ont-ils approuvé la déclaration de responsabilité de la direction pour le rapport financier trimestriel?
• Sur quels processus cette attestation est-elle fondée pour s’assurer que :
  • Les rapports financiers trimestriels représentent fidèlement, à tous égards importants, les états financiers à la date et pour les périodes présentées?
  • Les contrôles internes que la direction juge nécessaires permettent la préparation d’états financiers trimestriels (consolidés) qui sont libres de tout énoncé fautif important, attribuable à la fraude ou à une erreur?
  • Les écarts importants dans le total des revenus et des dépenses comparativement aux mêmes périodes de l’exercice précédent (trimestre et cumul de l’année) ont été identifiés et expliqués?

Production et distribution

• Quelles difficultés susceptibles d’empêcher la production en temps opportun du rapport financier trimestriel a t-on relevées, le cas échéant? Comment les gère t-on pour éviter ce problème?
• Quel processus la direction a-t-elle mis en place pour faire en sorte que le rapport financier trimestriel soit mis à la disposition du public, du ministre et du contrôleur général du Canada dans les 60 jours de la fin du trimestre?

Leadership

Qui assume le rôle principal d’élaboration et de surveillance des budgets de fonctionnement et d’investissement de la société d’État?

Processus et choix du moment

• Quel processus a-t-on mis en place pour la préparation du budget de fonctionnement et d’investissement?
• En quoi le comité d’audit peut-il aider le conseil d’administration dans les processus qui mènent à l’approbation du plan d’activités par le conseil et, le cas échéant, l’élaboration et la présentation des résumés du plan d’activités et des budgets approuvés pour le dépôt au Parlement?
• Comment la direction s’assure t elle que les budgets sont compatibles avec les buts et les objectifs établis dans le plan d’activités?

Présentation

• Les budgets de fonctionnement et d’investissement présentés sont-ils conformes à la norme comptable la plus récente?
• Les budgets de fonctionnement et d’investissement englobent-ils les activités ou opérations principales de la société d’État?
• Comment s’est-on servi des données historiques dans l’élaboration des budgets de fonctionnement et d’investissement?
• Les budgets de fonctionnement et d’investissement témoignent-ils des ressources dont la société d’État dispose?

Examen et approbation

Le dirigeant principal des finances et le président / premier dirigeant ont-ils examiné et approuvé ces budgets avant qu’ils ne soient présentés au comité d’audit?

Fonctions générales

• Agir comme conseiller et personne de soutien auprès du président, selon sa demande
• Apprendre à connaître le travail du conseil d’administration et du comité d’audit ainsi que de leur mandat, leurs objectifs prévus et leurs enjeux
• Aider le président et le comité d’audit à élaborer son plan de travail annuel
• Aider à déterminer les questions pertinentes pour le comité en discutant avec le président du comité, les cadres supérieurs concernés et d’autres personnes intéressées
• Aider le comité dans le cadre de l’examen officiel de son acte constitutif, de l’examen de l’acte constitutif par le comité de gouvernance organisationnel (s’il y a lieu) et de l’approbation annuelle par le conseil d’administration
• Aider à documenter les progrès dans la mise en œuvre du plan de travail du comité.
• Aider le comité à effectuer son auto‑évaluation annuelle

Présentation des nouveaux membres du comité

• Élaborer une présentation à l’intention des nouveaux membres du comité, ce qui comprend les éléments suivants :
  • Mandat du comité d’audit
  • Lignes directrices à l’intention des comités d’audit des sociétés d’État et autres entreprises publiques
  • Noms des membres du comité
  • Lois auxquelles la société d’État est assujettie
  • Comptes rendus des deux réunions précédentes du comité
  • Plan d’activités et budgets approuvés
  • Documentation sur toute activité actuelle du comité
• Offrir la possibilité d’une rencontre personnelle pour discuter de toute question
• Organiser des réunions pour les nouveaux membres avec certains membres de la direction et des représentants des auditeurs

Réunions du comité d’audit

• En consultation avec le président du comité, élaborer l’ordre du jour provisoire de chaque réunion
• Préparer et rassembler les documents pour les réunions
• Rédiger une note d’information expliquant les questions devant faire l’objet de discussions à la prochaine réunion
• Prendre des notes au cours de la réunion
• Préparer un résumé de la discussion immédiatement après la réunion pour que le président du comité puisse l’utiliser à la prochaine réunion du conseil d’administration
• Préparer les procès-verbaux des réunions pour que le président du comité puisse les examiner
• Assurer les suivis, s’il y a lieu, en demandant l’information pertinente et en préparant les études, examens ou autres documents ultérieurs à l’intention du président
• Assurer la liaison avec la haute direction
• Avec le consentement du président du comité d’audit, informer la direction, en temps opportun, des questions que le comité d’audit étudie ainsi que de ses points de vue et préférences
• Demander aux cadres supérieurs de fournir des conseils au sujet de questions que le comité d’audit traite ou devrait traiter