Modèle de charte de projet

Cadre amélioré pour la gestion des projets de technologie de l'information

Modèle de charte de projet


Division de l'examen et de la supervision de projets de TI
Direction du dirigeant principal de l'information (DDPI)
Secrétariat du Conseil du Trésor

Table des matières

Introduction

Le présent document sert de modèle pour l'élaboration d'une charte de projet, ce qui est une exigence essentielle à la mise en œuvre de tout projet.

Utilisation du modèle

Pour créer une charte de projet à l'aide du modèle, il suffit de suivre les étapes que voici :

  1. Effacer cette page.
  2. Remplacer le titre de la page couverture par « charte de projet », puis y inscrire le nom du projet et les renseignements sur l'organisation.
  3. Remplacer le [texte entre crochets] figurant dans l'en-tête du document par le nom du projet.
  4. Sauvegarder le document en lui attribuant un nom de fichier au choix.
  5. Mettre à jour le nom du fichier dans le pied de page du document en cliquant sur le bouton droit de la souris puis en sélectionnant Mettre à jour les champs.
  6. Remplir le document (modèle) en entier. Chaque section comporte des directives sommaires figurant en italique, lesquelles peuvent être supprimées une fois le document achevé. Des tableaux sont également fournis à titre de modèles de présentation de certains renseignements essentiels.
  7. Mettre à jour la table des matières en cliquant sur le bouton droit de la souris pour sélectionner Mettre à jour les champs, puis Mettre à jour toute la table.

Le document d'accompagnement intitulé Guide sur la charte de projet peut également être utilisé pour obtenir des renseignements complémentaires sur une section en particulier de la charte ou sur la charte de projet en général.

But du document

Une charte de projet est « un document produit par l'instigateur ou le commanditaire du projet, qui confirme officiellement l'existence du projet et confère au gestionnaire dudit projet le pouvoir d'utiliser des ressources organisationnelles dans le cadre des activités liées au projet. »Voir la note en bas de page 1

La charte de projet sert à obtenir l'approbation officielle de la structure et des paramètres généraux du projet proposé, ce qui comprend les éléments suivants :

  • les objectifs, les résultats, les bénéfices, la portée et les risques associés au projet;
  • les produits livrables, le calendrier, les jalons et l'estimation des coûts associés au projet;
  • la structure organisationnelle, la structure de gouvernance et les intervenants dans le cadre du projet.

Section 1. Introduction à la charte

1.1 Suivi des modifications des documents

L'objectif de la présente section est de contrôler l'élaboration et l'application des modifications apportées à la charte de projet. La présente section devrait être un outil utilisé de pair avec un processus de gestion du changement et un système de gestion des documents. Il est recommandé de consigner les modifications apportées à la charte de projet seulement par l'ajout d'annexes à la charte de projet originale. Cette pratique permet de conserver un historique précis du document original initialement approuvé.

Numéro de révision

Date de publication

Auteurs

Brève description du changement

1.0 [AAAA-MM-JJ]

[Nom de l'auteur]

Création du document.

       
       
       

1.2 Résumé

  • Présenter un bref résumé du projet en termes opérationnels, ce qui permet de prouver qu'il cadre avec les résultats finaux ou stratégiques visés par le ou les organisations qui y participent.
  • Résumer les aspects les plus importants du projet en répondant aux questions suivantes :
    • Comment et pourquoi le projet a-t-il été entrepris?
    • À qui est destiné le produit livrable final de ce projet?
    • Sur qui ce projet aura-t-il des répercussions?
  • Les éléments suivants sont habituellement compris dans le résumé :
    • buts et objectifs du projet;
    • principaux jalons;
    • principaux produits livrables;
    • principaux risques;
    • estimation du coût total.

1.3 Autorisation

La présente section contient les signatures des principaux intervenants, lesquelles font foi de leur approbation de leurs rôles et de la description du projet, comme ils figurent dans la charte de projet.

La présente charte de projet autorise officiellement le projet Nom du projet et confère au gestionnaire dudit projet le pouvoir d'utiliser des ressources organisationnelles dans le cadre des activités liées au projet. Si la portée du projet venait à être modifiée, la charte de projet sera mise à jour, puis présentée à nouveau pour approbation.

______________________________________________________
Nom complet

______________________________________________________
Date

Cadre responsable

Poste, organisme client

______________________________________________________
Nom complet

______________________________________________________
Date

Commanditaire du projet

Poste, organisme client

______________________________________________________
Nom complet

______________________________________________________
Date

Gestionnaire de projet

Poste, organisme

______________________________________________________
Nom complet

______________________________________________________
Date

Titre

Poste, autre organisation de soutien

______________________________________________________
Nom complet

______________________________________________________
Date

Titre

Poste, autre organisation de soutien

Section 2. Aperçu du projet

2.1 Résumé du projet

  • Dans la présente section, il s'agit de résumer l'ensemble de la charte de projet et de mettre en évidence les principaux points d'intérêt pour le lecteur. Elle contient en outre tous les renseignements dont ont besoin les principaux intervenants pour approuver le projet.
  • Le résumé devrait aussi comprendre des renseignements généraux à propos du projet, notamment les raisons de sa création (p. ex. un besoin opérationnel, une exigence juridique), et on devrait y mentionner les principaux intervenants qui tireront parti des résultats du projet.

2.2 Buts, résultats opérationnels et objectifs du projet

Dans la présente section, on définit les buts du projet en les associant chacun à des objectifs mesurables connexes. De plus, les résultats opérationnels qui découlent des buts et objectifs du projet devraient être présentés de la même manière que dans l'analyse de rentabilisation. Les critères d'évaluation, qui seront utilisés pour confirmer l'atteinte d'un objectif ou la concrétisation d'un résultat escompté, doivent également être indiqués.

Il faut se rappeler que les buts sont des énoncés généraux habituellement formulés comme des visées générales de nature intangible ou abstraite. Les objectifs du projet sont plutôt des énoncés concrets et les critères d'évaluation permettent habituellement quant à eux de confirmer l'atteinte d'un objectif. Les résultats opérationnels sont ceux que l'on prévoit réaliser à la fin du projet. Ils peuvent être exprimés en quelques mots qui décrivent un but général.

Ajouter des lignes au besoin.

But Objectif Résultat opérationnel
1

 

 

 

2

 

 

 

3

 

 

 

2.3 Portée du projet

2.3.1 Définition de la portée

La portée du projet est une description générale des caractéristiques et des fonctions qui qualifient le produit, le service ou le résultat que le projet cherche à offrir ou à atteindre, selon le cas.

2.3.2 Champ d'application

C'est dans la présente section que l'on développe la définition de la portée et que l'on souligne les principales activités nécessaires à la réalisation complète et fructueuse du projet (p. ex. élaboration du module ABC, élaboration du document relatif aux exigences, préparation de la présentation XYZ). Il faut s'assurer de classer ces activités dans la catégorie « non visées par la portée » afin d'éviter les ambiguïtés.

Ajouter des lignes au besoin.

Bien que ce tableau donne un aperçu du champ d'application du projet, des explications supplémentaires devraient être fournies sous forme narrative.

Activités visées par la portée

Activités non visées par la portée

1.

1.

2.

2.

3.

3.

Insérer les explications supplémentaires concernant la portée du projet ici.

2.4 Jalons

Dans la présente section, on indique les aspects ou événements importants du projet (phases, étapes, points de décision, approbation d'un produit livrable, etc.). La présente section peut également servir à l'échéancier du projet dans ses grandes lignes.

Jalon du projet

Description

Date prévue

1.

 

 

2.

 

 

3.

 

 

2.5 Produits livrables

  • Cibler et définir les principaux produits livrables qu'on doit fournir dans le cadre du projet en vue d'atteindre les objectifs fixés.
  • La présente section comprend également les produits livrables internes du projet qui doivent faire partie du processus de gestion de projets aux fins d'évaluation et d'approbation (p. ex. plan de transition du projet, plan de communication, leçons tirées).
  • Déterminer les critères qui seront utilisés pour évaluer la qualité et l'état d'avancement de chaque produit livrable.
  • Nommer le ou les intervenants responsables de l'approbation de chaque produit livrable.
  • Ajouter des lignes au besoin.

Premier produit livrable du projet : [Nom du produit livrable]

Description :

 

Critères d'acceptation :

 

Échéance :

 

Deuxième produit livrable du projet : [Nom du produit livrable]

Description :

 

Critères d'acceptation :

 

Échéance :

 

La section portant sur les produits livrables peut être utilisée pour élaborer les niveaux supérieurs de la Structure de répartition du travail d'un projet, qui permet de diviser les principaux produits livrables d'un projet en éléments plus petits et plus faciles à gérer.

2.6 Estimation des coûts du projet et source de financement

2.6.1 Estimation des coûts du projet

C'est dans cette section que l'on inscrit un résumé des estimations de coûts pour toutes les ressources (humaines, matérielles et financières) qui sont nécessaires pour élaborer les produits livrables et atteindre les objectifs fixés dans le cadre du projet. Afin d'obtenir des commentaires et de s'assurer que l'on tient compte de l'ensemble de la portée du projet, il faut se reporter aux éléments énumérés dans la Structure de répartition du travail initiale et aux estimations des efforts qui devront être déployés dans le cadre du projet. Il ne faut pas oublier d'inclure les coûts ponctuels et permanents. Par exemple, on devrait fournir le coût estimatif du maintien des produits et des services du projet. Il faut également modifier le tableau au besoin.

L'analyse de rentabilisation pour le projet devrait contenir l'estimation des coûts pouvant servir de fondement au présent résumé.

Figure 1 : Estimation des coûts du projet
Estimation des coûts du projet - exemple de modèle. Version textuelle ci-dessous:
Figure 1 - Version textuelle

Le diagramme est un exemple de modèle d'estimation des dépenses liées à un projet, par étape et par exercice. Le modèle comprend une colonne pour les étapes ou les produits livrables du projet et des colonnes pour les exercices durant lesquels le projet se déroulera.

Sous chaque étape ou produit livrable du projet, les dépenses estimées sont détaillées, y compris les salaires, les coûts de F et E, les services professionnels, les coûts en capital et autres (revenus pour lesquels les coûts prévus peuvent être entrés dans chaque exercice.

2.6.2 Source de financement

Dans la présente section, on énonce les différentes sources de financement qui seront utilisées pour appuyer le projet. On devrait y indiquer clairement au commanditaire du projet et au gestionnaire de projet d'où proviennent les fonds ainsi que le niveau de ressources affectées à ce projet.

2.7 Dépendances

C'est dans la présente section que l'on montre les dépendances suivantes relativement au projet :

  • une relation de succession existe avec un autre projet (protocoles d'entente, partenariats, etc.);
  • un projet connexe nécessite un produit livrable de votre projet;
  • votre projet nécessite un produit livrable d'un projet connexe;
  • dans le cadre du projet, on réalise un produit, un service ou un résultat qui sera ou devra être distribué de pair avec un autre nouveau produit, service ou résultat.
Description de la dépendance Date importante Personne-ressource
   

 

2.8 Risques, hypothèses et contraintes liés au projet

2.8.1 Risques

La présente évaluation des risques initiale ne remplace pas l'évaluation des risques intégrale qui a été réalisée pendant l'étape de planification et qui est décrite dans le plan du projet – les deux activités qui suivent l'établissement de la charte de projet sont établies.

C'est dans la présente section que les risques qui ont été cernés au début du projet sont inscrits. Il faut déterminer leur degré d'importance et indiquer le plan permettant de les atténuer.

  • Cerner et décrire dans le tableau ci-dessous les principaux risques stratégiques que comporte le projet.
  • Pour chaque risque, inscrire également le niveau d'incidence et le degré de probabilité (faible, moyen et élevé). Le niveau d'incidence et le degré de probabilité indiquent au lecteur l'importance de chacun des risques.
  • Déterminer les stratégies d'atténuation possibles qui doivent être utilisées pendant le projet pour réduire l'incidence ou la probabilité des risques ciblés, et désigner la personne ou l'équipe chargée de résoudre la situation.

Description du risque

Probabilité
(faible, moyenne et élevée)
Incidence
(faible, moyenne et élevée)

Atténuation prévue

1

 

   

 

2

 

   

 

3

 

   

 

2.8.2 Hypothèses

Dans la présente section, on précise aux fins de planification tous les facteurs que l'on considère comme vrais, réels ou certains, mais sans présenter les preuves. Ces hypothèses seront validées au cours du processus de planification. Si les hypothèses sont inexactes, incohérentes ou incomplètes, elles entraîneront des risques dans le cadre du projet. Il faut ajouter des lignes au besoin.

Le tableau suivant répertorie les éléments qui ne peuvent être prouvés ou démontrés pendant la préparation de la charte de projet, lesquels sont cependant pris en considération pour stabiliser l'approche ou la planification du projet.

On suppose que :

1

 

2

 

3

 

2.8.3 Contraintes

Dans la présente section, on précise les contraintes ou les restrictions particulières qui limitent le projet ou lui imposent des conditions, en particulier celles qui sont liées à la portée (p. ex. un délai ferme, un budget prédéterminé, un jalon établi, des dispositions contractuelles, les considérations relatives à la vie privée et à la sécurité, etc.). Ce tableau permettra ainsi de classer les contraintes s'il y en a plusieurs. Il faut ajouter des lignes au besoin.

Le tableau suivant présente les facteurs conditionnels qui régissent l'exécution du projet.

Catégorie

Contraintes

1

 

 

2

 

 

3

 

 

Section 3. Organisation du projet

3.1 Gouvernance du projet

  • Présenter la façon dont le projet est géré et les organes de gouvernance d'entreprise qui peuvent être appelés à participer au processus d'approbation. Autrement dit, présenter le processus décisionnel et indiquer qui prend quelle décision.
  • Utiliser un schéma.
  • Si des comités apparaissent dans le schéma, inclure une description de ceux­ci dans la section Rôles et responsabilités.

3.2 Structure de l'équipe de projet

  • Utiliser un organigramme pour illustrer la structure de l'équipe de projet ainsi que les relations entre les membres de l'équipe.
  • Il faudrait également montrer comment l'équipe interagit ou établit des rapports avec la structure de gouvernance pour le projet.
  • En ce qui a trait aux petits projets, les noms des membres de l'équipe peuvent être indiqués tandis que, pour les projets plus importants, l'organigramme devrait mentionner les groupes ou entités qui composent les équipes de projet.

3.3 Rôles et responsabilités

  • Définir les rôles et responsabilités qui ont été confiées à chaque membre de l'équipe de projet et aux intervenants, et identifier les groupes de travail qui influencent considérablement le projet.
  • Inclure tous les comités et les entités qui ont été identifiés dans la section 3.1 Gouvernance du projet et la section 3.2 Structure de l'équipe de projet.

Rôle dans le cadre du projet [Gestionnaire de projet]

Responsabilités

Assigné à

Rôle dans le cadre du projet [Analyste des activités]

Responsabilités

Assigné à

Rôle dans le cadre du projet [Comité d'examen du projet]

Responsabilités

Assigné à

3.4 Installations et ressources utilisées dans le cadre du projet

  • Décrire, s'il y a lieu, les besoins du projet en matière d'installations et de ressources, comme les locaux à bureaux, les installations à vocation particulière, le matériel informatique, le matériel de bureau et les outils de soutien.
  • Identifier la personne ou l'équipe chargée d'obtenir les éléments précis permettant de soutenir l'environnement propice à l'élaboration du projet.

Section 4. Références du projet

C'est dans la présente section que sont décrits les principaux documents qui permettent de définir et de mettre en place le projet, comme l'analyse de rentabilisation, le plan d'investissement ministériel, la stratégie ministérielle à long terme, le plan de gestion des résultats, la carte des résultats, le discours du Trône, les directives du Cabinet, les initiatives gouvernementales horizontales, etc.

Pour obtenir de plus amples renseignements à propos de ce projet, vous pouvez consulter les documents suivants :

Titre du document
Guide sur la charte de projet

Version
1D

Date
20 mars 2008

Auteur et organisation
Direction du Dirigeant principal de l'information (DDPI)

Emplacement (lien ou chemin d'accès)
Y:\DDPI\Modèle

Section 5. Glossaire, acronymes et sigles

Définir tous les termes et acronymes permettant d'interpréter correctement la charte de projet.

Terme/Acronyme

Définition

Liste de vérification pour l'examen de votre charte de projet

Après avoir rempli le modèle de charte de projet, utilisez la liste suivante pour examiner les différentes sections afin de vous assurer que la Charte comprend tous les renseignements nécessaires.

  • Le résumé montre clairement que le projet, le Plan d'investissement ministériel et l'Architecture des activités de programmes sont harmonisés.
  •  Des objectifs précis et mesurables ont été établis pour le projet et des résultats opérationnels sont liés à ceux-ci.
  • La portée du projet est énoncée clairement, ce qui permet au lecteur de comprendre facilement quel produit, service ou résultat sera généré par le projet ainsi que les activités générales qui seront réalisées.
  • Les produits livrables sont répartis sur toute la durée du projet et fournis selon une approche par étapes, qui prévoit des points de décisions.
  • Un résumé des estimations de coûts et source de financement pour réaliser les produits livrables internes et externes, dont la gestion de projets, les activités administratives et l'équipement nécessaire (matériel, logiciel, surface utile, etc.) est fourni.
  • Les risques stratégiques sont cernés et évalués.
  • Un processus de gouvernance est défini en vue de porter les problèmes à l'attention d'un supérieur au besoin, d'approuver les modifications apportées au projet (portée, budget, calendrier) et les produits livrables.
  • Le rapport d'autorité entre les membres de l'équipe est présenté de façon claire.
  • Les rôles et responsabilités dans le cadre du projet sont définis et attribués à des personnes ou à des groupes.
  • Les besoins relatifs aux installations et aux ressources sont décrits lorsqu'ils nécessitent un travail considérable sur le plan logistique et un financement important.

Si tous ces éléments sont cochés, il faut alors supprimer cette liste, mettre à jour la table des matières et sauvegarder une copie du présent document.

Détails de la page

Date de modification :