Politique sur la limitation du fardeau réglementaire sur les entreprises

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1. Objet

La présente Politique sur la limitation du fardeau réglementaire sur les entreprises (la politique) décrit les exigences que les organismes de réglementation fédéraux doivent satisfaire afin de respecter la Directive du Cabinet sur la réglementation (la Directive) en ce qui concerne les éléments suivants :

  • règle du « un pour un »;
  • Lentille des petites entreprises.

2. Date d’entrée en vigueur

La présente politique entre en vigueur le . Elle remplace les lignes directrices sur :

  • règle du « un pour un » (Limiter le fardeau administratif que la réglementation impose aux entreprises : Guide sur la règle du « un pour un »);
  • Lentille des petites entreprises (Tenir compte de l’impact de la réglementation sur les petites entreprises dès le stade de l’élaboration : Guide sur la Lentille des petites entreprises).

3. Portée de l’application

La présente politique s’applique à tous les règlements dont relève la Directive du Cabinet sur la réglementation.

4. Contexte

Le système de réglementation du Canada a été conçu pour protéger et faire avancer l’intérêt du public dans les secteurs suivants :

  • santé;
  • sécurité;
  • qualité de l’environnement;
  • bien-être social et économique des Canadiens.

Les règlements, des instruments juridiques conçus pour favoriser l’atteinte de ces résultats, imposent deux catégories d’obligations aux parties réglementées :

  1. activités de conformité substantives qui soutiennent directement l’atteinte d’un résultat réglementaire;
  2. activités administratives qui démontrent au gouvernement que les parties réglementées ont satisfait aux exigences réglementaires.

La satisfaction des exigences de conformité et des exigences administratives impose des coûts réels aux parties réglementées. S’ils ne sont pas contrôlés de façon rigoureuse, les coûts peuvent avoir une incidence négative sur la compétitivité des entreprises canadiennes et sur la santé de l’économie canadienne en général.

Pour limiter les coûts réglementaires imposés aux entreprises canadiennes, les organismes de réglementation doivent :

  • tenir compte des éventuelles répercussions des initiatives de projet de règlement;
  • élaborer des règlements qui imposent seulement les exigences vraiment nécessaires à l’atteinte du résultat réglementaire.

La Directive décrit les mesures visant à contrôler le fardeau réglementaire au début du processus d’élaboration d’un règlement. La présente politique établit comment deux mesures spécifiques doivent être mises en œuvre :

  1. La règle du « un pour un », établie par la Loi sur la réduction de la paperasse et le Règlement sur la réduction de la paperasse, contrôle la croissance du fardeau administratif dans les modifications réglementaires.
  2. La Lentille des petites entreprises exige que les organismes de réglementation :
    • tiennent compte de l’impact des exigences du projet de règlement sur les petites entreprises;
    • élaborent d’autres exigences en matière de conformité et d’administration qui répondent aux besoins particuliers des petites entreprises, si possible.

5. Définitions

Aux fins de la présente politique, les définitions suivantes s’appliquent :

  • ajout d’un règlement est, suivant la règle du « un pour un », :
    • introduction d’un nouveau règlement qui augmente les coûts administratifs imposés aux entreprises;
    • pris en compte sous l’élément B de la règle du « un pour un »;
  • augmentation du fardeau administratif est, suivant la règle du « un pour un », :
    • augmentation monétaire des coûts administratifs associés à un règlement nouveau ou modifié;
    • prise en compte sous l’élément A de la règle du « un pour un »;
  • Calculateur des coûts réglementaires est un outil utilisé pour déterminer la valeur monétaire des augmentations ou des réductions des coûts administratifs imposés aux entreprises et fondés sur le Modèle des coûts standard reconnu à l’échelle internationale (consultez les définitions);
  • coûts administratifs sont l’augmentation ou la réduction monétaire directe des coûts imposés aux entreprises qui découle d’une modification réglementaire augmentant ou réduisant le fardeau administratif en fonction du scénario de référence;
  • coûts de conformité sont la mise de fonds initiale et les coûts pour l’entretien continu et la formation que les entreprises doivent engager pour respecter la réglementation;
  • entreprise est, selon la Loi sur la réduction de la paperasse, :
    • « [p]ersonne ou entité qui exerce au Canada des activités commerciales à des fins autres que publiques »;
    • n’inclut pas les organisations suivantes, qui mènent des activités à des fins publiques, par exemple, pour le bien-être collectif ou l’amélioration locale :
      • administration provinciale ou municipale;
      • bande des Premières Nations;
      • Première Nation jouissant d’une autonomie gouvernementale;
      • école, collège ou université;
      • hôpital;
      • organisme de bienfaisance;
  • exemption est, suivant la règle du « un pour un », une décision du Conseil du Trésor d’exempter un règlement de l’exigence de compensation, conformément à l’article 6 du Règlement sur la réduction de la paperasse;
  • fardeau administratif s’entend « de tout ce qu’il est nécessaire de faire pour démontrer la conformité à un règlement, notamment la collecte, le traitement, la conservation de renseignements et la présentation de rapports ainsi que pour remplir des formulaires », selon la Loi sur la réduction de la paperasse;
  • intervenants sont des personnes ou des parties qui se préoccupent ou s’intéressent particulièrement aux règlements et aux initiatives connexes du gouvernement fédéral, y compris les groupes suivants :
    • Canadiens;
    • peuples autochtones;
    • administrations;
    • organisations;
    • entreprises;
    • partenaires commerciaux;
  • Modèle des coûts standard :
    • méthode d’estimation des coûts administratifs imposés aux entreprises qui découlent des obligations d’un règlement en matière d’information et de présentation de rapports;
    • divise un règlement en plusieurs composantes qui peuvent être mesurées;
    • ne met pas l’accent sur les objectifs stratégiques du règlement;
  • modification réglementaire peut être, suivant la règle du « un pour un », :
    • un nouveau règlement;
    • une modification à un règlement existant;
    • l’abrogation d’un règlement existant;
  • nouveau règlement, aux fins de la règle du « un pour un », :
    • comporte un titre de règlement nouveau qui impose de nouveaux coûts administratifs aux entreprises;
    • n’est pas une modification réglementaire existante;
    • n’est pas un règlement modifiant une annexe d’une loi du Parlement.
  • petite entreprise est, aux fins de la Lentille des petites entreprises, :
    • toute entreprise, y compris ses filiales, qui compte moins de 100 employés ou qui génère moins de cinq millions de dollars en revenus bruts par année;
    • définie en fonction des définitions courantes de ce qui est considéré comme une « petite » entreprise au Canada, y compris les microentreprises, qui comptent moins de cinq employés ou qui génèrent moins de 30 000 $ en revenus bruts par année;
  • réduction du fardeau administratif est, suivant la règle du « un pour un » :
    • une réduction monétaire des coûts administratifs associés à un règlement nouveau ou modifié;
    • prise en compte sous l’élément B de la règle du « un pour un »;
  • règlement du gouverneur en conseil est adopté ou approuvé par le gouverneur en conseil dans les situations où il donne suite aux conseils du Conseil privé de la Reine pour le Canada (le Cabinet) et des ministres du Conseil du Trésor, qui jouent le rôle de comité fournissant des conseils au gouverneur général sur l’élaboration ou l’approbation de règlements du gouverneur en conseil;
  • règlement pris par une autorité autre que le gouverneur en conseil est adopté par un ministre de la Couronne ou un organisme sans que l’approbation du gouverneur en conseil soit nécessaire dans les cas où un tel pouvoir a été conféré au ministre ou à l’organisme par une loi du Parlement;
  • règlements (ou réglementation) sont, suivant la Loi sur les textes réglementaires, :
    • des instruments réglementaires qui sont établis en application des pouvoirs législatifs conférés en vertu d’une loi du Parlement et qui peuvent entraîner l’imposition de sanctions juridiques en cas de violation;
    • utilisés comme instruments obligeant ou permettant d’imposer des comportements ou des résultats particuliers dans le but d’atteindre des objectifs stratégiques publics;
  • résumé de l’étude d’impact de la réglementation (REIR) est :
    • synthèse fondée sur des données probantes et non techniques des répercussions positives et négatives anticipées d’un projet de règlement;
    • publié dans la Gazette du Canada avec le texte réglementaire;
    • élaboré par les organismes de réglementation, suivant les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT);
  • suppression d’un règlement est, suivant la règle du « un pour un », :
    • abrogation d’un règlement;
    • prise en compte sous l’élément B de la règle du « un pour un »;
  • triage est un processus d’évaluation du niveau d’impact d’un projet de règlement au début de son élaboration afin de s’assurer que les exigences en matière d’analyse prévues par la Directive du Cabinet sur la réglementation sont appliquées de manière adéquate.

6. Principes

Les trois principes suivants doivent être considérés lors de l’élaboration d’un règlement :

  1. Les coûts imposés aux entreprises sont limités, alors qu’ils atteignent les résultats stratégiques publics : Lors de l’élaboration d’un règlement, les organismes de réglementation doivent :
    • tenir compte des coûts imposés aux entreprises;
    • limiter les coûts sans compromettre l’efficacité du règlement en atteignant le résultat stratégique public visé;
  2. Le processus réglementaire est moderne, ouvert et transparent :
    • Les Canadiens doivent avoir la possibilité d’examiner l’analyse qui appuie le projet de règlement et de fournir des commentaires.
    • L’analyse doit se fonder sur des hypothèses qui sont ouvertes aux fins d’examen par les intervenants;
  3. Les décisions se fondent sur des données probantes : Les organismes de réglementation doivent mettre au point une analyse exhaustive qui donne une base solide de données probantes pour les décisions d’approuver ou non :
    • les nouveaux règlements;
    • les modifications réglementaires.

7. La règle du « un pour un »

La sous-section 5.2.4 de la Directive établit que les organismes de réglementation doivent :

  • se conformer à la règle du « un pour un »;
  • déterminer et estimer le coût des répercussions du fardeau administratif de projets de règlement sur les entreprises canadiennes, tel qu’il est établi dans les instruments suivants :
    • Loi sur la réduction de la paperasse;
    • Règlement sur la réduction la paperasse;
  • réduire au minimum le fardeau réglementaire, sans compromettre les éléments suivants :
    • santé et sécurité des Canadiens;
    • environnement;
    • économie.

7.1 Aperçu

La règle du « un pour un » contrôle la croissance du fardeau administratif imposé sur les entreprises canadiennes par la réglementation fédérale. La règle :

  • se fonde sur la législation suivante :
    • Loi sur la réduction de la paperasse;
    • Règlement sur la réduction de la paperasse;
  • est décrite dans la Directive du Cabinet sur la réglementation.

La règle comprend deux éléments :

  1. Si l’adoption ou la modification d’un règlement augmente le coût du fardeau administratif imposé aux entreprises, le gouvernement doit compenser ce fardeau en retranchant du règlement existant un montant équivalent au coût de ce fardeau (élément A).
  2. Le gouvernement doit abroger un règlement chaque fois qu’il adopte un nouveau règlement qui augmente le fardeau administratif imposé aux entreprises (élément B). Une telle compensation doit s’appliquer dans les 24 mois suivant la modification réglementaire.

La portée de la règle se limite aux :

  • modifications du fardeau administratif découlant d’un règlement;
  • titres réglementaires.

Les exigences administratives fondées sur les éléments suivants ne font pas partie du champ d’application de la règle :

  • législation;
  • politique;
  • programmes.

Consultez l’annexe A pour obtenir une liste des types de modifications réglementaires auxquels la règle du « un pour un » ne s’applique pas.

7.2 Exigences de la politique

7.2.1 Exigence de déterminer les modifications complémentaires aux exigences administratives

Les organismes de réglementation doivent identifier toute augmentation ou réduction du fardeau administratif imposé aux entreprises par les projets de règlement qui sont assujettis à la Loi sur la réduction de la paperasse. Les coûts associés à ces exigences doivent être calculés en utilisant la méthode établie dans le Règlement sur la réduction de la paperasse.

L’application de la règle du « un pour un » se fonde sur l’augmentation ou la réduction progressive du fardeau administratif en fonction d’une référence existante. Pour déterminer cette référence, les organismes de réglementation doivent :

  • déterminer si les exigences liées au fardeau administratif sont déjà mises en œuvre de manière volontaire;
  • envisager l’imposition ou la suppression d’un fardeau de manière concrète.

Si la modification proposée, par exemple, vise à réglementer une activité qui était précédemment volontaire, l’augmentation progressive s’appliquerait seulement aux entreprises qui ne mènent pas déjà cette activité.

Le ministère ou l’organisme qui parraine le projet de règlement détermine la référence en consultation avec le SCT :

  • dans le cas des modifications réglementaires du gouverneur en conseil, l’organisme de réglementation détermine de manière préliminaire, à l’étape du triage, si la règle doit s’appliquer;
  • dans le cas des modifications réglementaires d’une autorité autre que le gouverneur en conseil, les organismes de réglementation doivent communiquer avec le SCT afin de discuter de l’application de la règle.

La décision finale sur l’application de la règle incombe au Conseil du Trésor seulement.

Une augmentation ou une réduction progressive du fardeau administratif peut être introduite de nombreuses façons :

  • une modification réglementaire ou un nouveau règlement augmente ou réduit le fardeau administratif;
  • une modification réglementaire incorpore directement un document par renvoi comme une norme, un document technique ou une loi d’une autre administration;
  • le règlement modifie une annexe d’une loi du Parlement ou d’un règlement;
  • les exigences ou les processus du gouvernement fédéral sont remplacés par des exigences ou des processus provinciaux ou territoriaux (et inversement).

Consultez l’annexe B pour obtenir une liste des types d’activités administratives.

7.2.2 Exigence de valider les estimations du fardeau administratif

Des facteurs comme le coût horaire du travail et le temps requis pour compléter une activité réglementée sont essentiels au calcul des coûts administratifs. Les organismes de réglementation devraient s’assurer que les hypothèses utilisées pour estimer l’augmentation ou la réduction des exigences administratives se fondent sur les commentaires des intervenants touchés. La rétroaction sur ces hypothèses et d’autres :

  • peut être obtenue au moyen d’une consultation formelle ou informelle;
  • peut avoir lieu avant l’élaboration des estimations des coûts qui accompagnent le projet de règlement.

7.2.3 Exigence de calculer les coûts administratifs

Les organismes de réglementation doivent utiliser la méthode établie dans le Règlement sur la réduction de la paperasse afin de calculer les coûts des exigences administratives progressives en vertu de la règle. La méthode :

  • est basée sur le Modèle des coûts standard;
  • exige que l’organisme de réglementation détermine combien d’entreprises seraient touchées par la modification réglementaire, et ce, en utilisant un ensemble d’hypothèses quant aux répercussions sur les entreprises.

Les organismes de réglementation doivent utiliser le Calculateur des coûts réglementaires, ou un autre calculateur approuvé par le SCT, pour chaque projet de règlement qui contient une augmentation ou une réduction du fardeau, et soumettre le calculateur complété au SCT.

Si la modification proposée vise à réglementer une activité qui était précédemment volontaire, l’augmentation progressive s’appliquerait seulement aux entreprises qui ne mènent pas déjà cette activité. Le calcul des coûts administratifs n’est pas nécessaire lorsque le règlement n’est plus en vigueur.

Si une modification réglementaire fournit plus d’une option de conformité ou de présentation de rapports pour une même exigence réglementaire :

  • la règle s’applique seulement à l’option qui impose les plus bas coûts administratifs;
  • les autres options ne sont pas incluses dans l’établissement des coûts.

Cette approche :

  • encourage les organismes de réglementation à faire preuve de souplesse;
  • reconnaît que les parties réglementées peuvent choisir des options de conformité plus favorables qui imposent des coûts administratifs plus élevés.

Dans les situations où l’industrie réglementée ne serait pas toute touchée par une modification réglementaire, les organismes de réglementation doivent :

  • inclure leurs hypothèses dans le REIR connexe;
  • fournir les calculs au SCT.

7.2.4 Exigence d’évaluer les coûts administratifs

Afin de retirer l’effet de l’inflation, les tableaux des coûts doivent être convertis en dollars constants afin de permettre une comparaison utile et conforme, peu importe l’année au cours de laquelle les résultats ont été mesurés initialement. De tels rajustements permettent de veiller à ce que les coûts sont :

  • égaux à leur valeur d’échange (rajustement de l’inflation);
  • calculés au moment de leur rajustement (actualisation).

Le Règlement sur la réduction de la paperasse établit la façon de rajuster les coûts administratifs inclus dans le projet de règlement. Les tableaux qui sont présentés dans le REIR doivent être identiques à ceux générés par le Calculateur des coûts réglementaires. Le seul arrondissement des tableaux permis est au dollar.

Le Règlement sur la réduction de la paperasse exige que l’année 2012 soit utilisée comme année de référence des coûts aux fins de l’évaluation de l’augmentation et de la réduction du fardeau. Cette année de référence des prix s’applique à la valeur actuelle et annualisée. Un taux d’actualisation de 7 % doit être utilisé aux fins de l’évaluation de l’augmentation et de la réduction du fardeau. Les salaires peuvent être rajustés aux niveaux des prix de 2012 en multipliant le coût horaire estimé par le rapport entre la valeur de l’indice des prix à la consommation pour 2012 et la valeur de l’indice des prix à la consommation pour l’année la plus récente disponible pour laquelle le coût a été estimé, en utilisant les données disponibles dans le tableau 18-10-0005-01 de Statistique Canada.

Les organismes de réglementation doivent utiliser une période de prévisions de 10 ans aux fins de l’évaluation de l’augmentation et de la réduction du fardeau. Ces prévisions sur 10 ans doivent commencer l’année où l’augmentation du fardeau entrera en vigueur ou, dans le cas d’une réduction du fardeau, l’année où elle sera supprimée.

7.2.5 Exigence de compenser par modification réglementaire l’imposition de nouveaux coûts administratifs aux entreprises (élément A)

Les modifications réglementaires qui imposent de nouveaux coûts administratifs aux entreprises doivent être compensées par une réduction équivalente des coûts administratifs découlant de la réglementation existante dans les 24 mois (730 jours). Cette période débute le jour de l’enregistrement de la modification réglementaire, et la réduction du fardeau peut être accumulée en tout temps afin de compenser l’augmentation du fardeau.

La règle s’applique seulement aux modifications réglementaires, telles qu’elles sont définies par les instruments suivants :

  • Loi sur la réduction de la paperasse;
  • Règlement sur la réduction la paperasse;
  • présente politique.

Les organismes de réglementation ne peuvent pas compter les réductions du fardeau découlant des réductions des coûts administratifs qui se fondent sur des sources non réglementaires telles que les lois, les politiques ou les programmes.

7.2.6 Exigence d’abroger un règlement lorsqu’un nouveau règlement impose des coûts administratifs aux entreprises (élément B)

Les organismes de réglementation sont tenus d’abroger un règlement existant dans les 24 mois (730 jours) suivant l’imposition par un nouveau règlement de nouveaux coûts administratifs aux entreprises. Cette période débute le jour de l’enregistrement de la modification réglementaire, et la suppression des titres peut s’accumuler en tout temps afin de compenser l’ajout des titres. L’élément B ne s’applique pas aux modifications réglementaires.

Le règlement qui abroge et remplace un règlement existant mène à un coût net zéro en vertu de l’élément B, indépendamment de la possibilité que le nouveau règlement impose de nouveaux coûts administratifs aux entreprises. Dans ce cas, les organismes de réglementation doivent tout de même compenser toute modification progressive des coûts administratifs en remplaçant le règlement, suivant l’élément A.

Lorsque l’abrogation et le remplacement incluent de nombreuses abrogations, la première est considérée avoir un coût net zéro, tel qu’il est décrit ci-dessus :

  • chaque abrogation additionnelle est considérée comme une réduction d’un règlement suivant l’élément B;
  • tout coût administratif associé à l’abrogation additionnelle d’un règlement est considéré comme une réduction du fardeau suivant l’élément A.

7.2.7 Exigence de compenser à partir d’un portefeuille

En ce qui concerne les éléments A et B de la règle, le rapprochement peut être effectué par le portefeuille. Les ministères peuvent retirer la réduction du fardeau et des règlements de leur portefeuille.

Le ministre qui parraine le projet de règlement se voit attribuer tous les coûts administratifs en vertu de la règle; les coûts administratifs ne peuvent pas être répartis entre plusieurs ministres. Si deux ministres ont une responsabilité partagée en vertu de la loi, et ils parrainent conjointement la modification réglementaire, on attribue l’augmentation ou la réduction du fardeau, l’ajout ou la suppression du règlement au ministre qui est le principal responsable de la modification réglementaire.

Si le règlement est administré par plus d’un ministère ou organisme, le ministère qui parraine la modification réglementaire se verra attribuer l’augmentation ou la réduction du fardeau ou l’ajout ou la suppression du règlement. Si plusieurs ministres ont une responsabilité partagée dans un portefeuille (comme le ministre de la Famille, des Enfants et du Développement social et le ministre de l’Emploi, du Développement de la main-d’œuvre et du Travail), le ministre responsable du portefeuille doit appliquer la règle.

Une modification de l’appareil gouvernemental pourrait avoir une incidence sur l’équilibre d’un portefeuille suivant les éléments A et B. Le président du Conseil du Trésor déterminera la façon de gérer l’augmentation ou la réduction du fardeau ou l’ajout ou la suppression des règlements associés à une telle modification.

Le SCT surveille et suit les compensations par portefeuille afin d’assurer la conformité avec la Loi sur la réduction de la paperasse et la mise en œuvre efficace des instruments suivants :

  • règle du « un pour un »;
  • présente politique.

7.2.8 Non-conformité à l’exigence de compenser

Le SCT assure le respect de l’obligation de compenser la réglementation, et il informe les organismes de réglementation qui s’approchent du délai de 24 mois de la règle du « un pour un ». Les organismes de réglementation :

  • devraient identifier toute modification réglementaire prévue qui satisferait à l’obligation de compenser suivant les éléments A et B;
  • pourraient être tenus d’examiner leurs règlements existants afin d’identifier les exigences réglementaires et les règlements à supprimer.

Le président du Conseil du Trésor peut :

  • établir les processus visant à répondre aux situations de non-conformité suivant les éléments A et B de la règle du « un pour un »;
  • déclarer publiquement de telles situations, le cas échéant.

7.2.9 Exemption à l’exigence de compenser

Conformément à l’article 6 du Règlement sur la réduction de la paperasse, le Conseil du Trésor peut exempter un règlement de l’exigence de compenser l’augmentation du fardeau et l’ajout de règlements, tel qu’il est établi à l’article 5 de la Loi sur la réduction de la paperasse.

Les exemptions s’appliquent seulement aux règlements qui imposeraient de nouveaux coûts administratifs aux entreprises. Si l’on ne s’attend pas que le projet de règlement impose de nouveaux coûts administratifs, rien ne justifie une demande une exemption.

Lorsqu’une exemption est demandée, l’estimation des coûts du projet de règlement devrait être effectuée conformément aux instruments suivants :

  • Loi sur la réduction de la paperasse;
  • Règlement sur la réduction la paperasse;
  • présente politique.

Il peut exister des situations exceptionnelles où il est difficile d’estimer les coûts administratifs, voire même impossible en consultation avec les intervenants touchés, comme lorsqu’il s’agit d’imposer des sanctions internationales. Dans ces cas, les organismes de réglementation doivent prendre toutes les mesures possibles pour :

  • inclure les renseignements relatifs à l’estimation des coûts;
  • expliquer les limites de l’évaluation fournie.

La Loi sur la réduction de la paperasse établit que le Conseil du Trésor est la seule entité ayant le pouvoir d’octroyer des exemptions et que ses décisions sont appuyées par le SCT :

  • pour les modifications réglementaires du gouverneur en conseil, la demande d’exemption est incluse dans le projet de règlement présenté aux fins d’examen par le Conseil du Trésor;
  • pour les modifications réglementaires d’un organisme autre que le gouverneur en conseil, l’organisme de réglementation doit consulter le SCT et fournir les renseignements nécessaires au Conseil du Trésor en guise d’appui de la demande d’exemption.
7.2.9.1  Impôt ou administration de l’impôt

Le paragraphe 6a) du Règlement sur la réduction de la paperasse permet l’exemption d’un règlement s’il est lié à la fiscalité ou à l’administration fiscale.

7.2.9.2  Obligations non assorties d’un pouvoir discrétionnaire

Le paragraphe 6b) du Règlement sur la réduction de la paperasse permet l’exemption d’un règlement lorsque le gouvernement fédéral n’a pas de pouvoir discrétionnaire à l’égard des exigences devant être incluses dans le règlement en raison d’obligations internationales ou juridiques, notamment :

  • l’imposition de sanctions internationales;
  • la mise en œuvre de décisions de la Cour suprême du Canada.

Cette exemption s’applique aux règlements qui prévoient des obligations pour lesquelles il n’y a aucune latitude quant à la façon dont les règlements sont rédigés et appliqués. Les cas où l’organisme de réglementation peut exercer un contrôle sur la rédaction et l’application d’un règlement ne sont pas considérés comme non discrétionnaires.

7.2.9.3  Urgences et circonstances uniques ou exceptionnelles

Le paragraphe 6c) du Règlement sur la réduction de la paperasse permet l’exemption d’un règlement lors d’une situation d’urgence ou de nature unique ou exceptionnelle, y compris lorsque la conformité à l’article 5 de la Loi sur la réduction de la paperasse compromettrait les éléments suivants :

  • santé publique;
  • sécurité publique;
  • économie canadienne.

Une telle exemption s’appliquerait :

  • dans les situations où une réponse réglementaire immédiate ou rapide du gouvernement du Canada est nécessaire;
  • lorsque la conformité aux exigences de la règle pourrait avoir un effet négatif sur la santé et la sécurité des Canadiens ou sur l’économie.

7.2.10 Exigences relatives aux résumés de l’étude d’impact de la réglementation

Pour tous les projets de règlement ministériels et du gouverneur en conseil, le REIR doit inclure les renseignements suivants dans la section sur la règle du « un pour un » :

  • une indication du fait de savoir si la modification réglementaire :
    • impose de nouveaux coûts administratifs aux entreprises et, par conséquent, déclenche l’application de l’élément A de la règle;
    • réduit les coûts administratifs.
  • une indication du fait de savoir si la modification réglementaire :
    • est un nouveau règlement qui impose de nouveaux coûts administratifs aux entreprises et qui, par conséquent, déclenche l’application de l’élément B de la règle;
    • abroge un ou plusieurs règlements existants.

Si l’un des deux éléments de la règle s’applique, la section de la règle du « un pour un » du REIR doit inclure les renseignements suivants :

  • résumé des calculs des coûts administratifs de l’augmentation ou de la réduction du fardeau et des hypothèses quant à la monétisation, telles qu’elles sont établies aux sous-sections 7.2.1, 7.2.3 et 7.2.4 de la présente politique (le calculateur rempli doit également être fourni au SCT, et les chiffres doivent correspondre à ceux cités dans le REIR);
  • un résumé des consultations, telles qu’elles sont établies à la sous-section 7.2.2 de la présente politique, y compris la rétroaction des intervenants et des Canadiens sur les estimations de l’organisme de réglementation des coûts administratifs imposés aux entreprises ou des économies pour ces dernières ainsi que les hypothèses sous-jacentes;
  • si une exemption est demandée :
    • une indication de la catégorie d’exemption qui s’applique;
    • une justification à l’appui fondée sur les critères établis à la sous-section 7.2.9 de la présente politique.

7.2.11 Exigence de présentation de rapports annuels

Conformément à la Loi sur la réduction de la paperasse et au Règlement sur la réduction de la paperasse, le président du Conseil du Trésor publie un rapport avant la fin de chaque année civile sur l’application de la règle du « un pour un ». Ce rapport inclut les éléments suivants :

  • résumé des augmentations et des diminutions du coût du fardeau administratif qui découlent des modifications réglementaires effectuées au cours de l’exercice financier antérieur;
  • nombre de règlements modifiés ou abrogés à la suite des modifications réglementaires effectuées au cours de cette période de douze mois.

En plus de l’exigence de présentation de rapports établie dans la loi et le règlement, le président peut également inclure dans son rapport d’autres aspects concernant l’application de la règle comme la non-conformité à l’exigence de compenser.

Le président du Conseil du Trésor :

  • dépose ce rapport dans le cadre du rapport annuel du président au Parlement;
  • publie le rapport sur le site Web du SCT.

8. Lentille des petites entreprises

La sous-section 5.2.4 de la Directive prévoit que les organismes de réglementation doivent « examiner les répercussions d’un règlement proposé sur les petites entreprises en particulier, afin de veiller à ce que celles-ci ne soient pas assujetties inutilement à un fardeau disproportionné au moment de se conformer aux règlements ».

8.1  Aperçu

La Lentille des petites entreprises exige que les organismes de réglementation du gouvernement fédéral identifient et tiennent compte des besoins des petites entreprises lorsqu’il s’agit d’élaborer un règlement. La Lentille :

  • s’applique à tout nouveau règlement et à toute modification réglementaire;
  • tient compte des coûts administratifs et de conformité directs imposés aux petites entreprises.

Lorsqu’il s’agit de tenir compte des coûts administratifs et de conformité imposés aux petites entreprises, les organismes de réglementation sont encouragés à fournir d’autres options de conformité et d’administration pour les petites entreprises, le cas échéant. Si aucune solution de rechange n’est fournie, l’organisme de réglementation doit expliquer dans le REIR pourquoi de telles options ne sont pas appropriées.

8.2  Exigences de la politique

8.2.1 Exigence pour déterminer si un projet de règlement a des répercussions sur les petites entreprises

Les organismes de réglementation doivent déterminer si le projet de règlement aura un impact sur les petites entreprises au Canada. Si les petites entreprises seront touchées :

  • la Lentille des petites entreprises s’appliquera;
  • une analyse approfondie devra être effectuée.

Les organismes de réglementation sont encouragés à utiliser la liste de vérification de la Lentille des petites entreprises (consultez l’annexe C) afin de faciliter la détermination.

8.2.2 Exigence d’analyser les répercussions pour les petites entreprises

Les organismes de réglementation doivent analyser et décrire les répercussions du projet de règlement pour les petites entreprises. Le type d’analyse exigé :

  • est déterminé à l’étape du triage du processus réglementaire;
  • s’harmonise avec les exigences de l’analyse coûts-avantages.

En général, plus les coûts estimés d’un projet de règlement sont élevés, plus l’analyse doit être approfondie :

  • pour les projets de règlement qui ne génèrent aucun coût anticipé, les organismes de réglementation doivent décrire les avantages et indiquer que le règlement ne génère aucun coût connexe;
  • pour les projets de règlement qui génèrent des coûts faibles, c’est-à-dire des coûts annuels totaux de moins d’un million de dollars à l’échelle nationale, les coûts et les avantages doivent être :
    • décrits en utilisant des termes qualitatifs;
    • quantifiés et convertis en valeur monétaire, si les données sont disponibles;
  • pour les projets de règlement qui génèrent des coûts importants, c’est-à-dire des coûts annuels totaux d’un million de dollars ou plus à l’échelle nationale, il faut généralement que les avantages et les coûts soient quantifiés et convertis en valeur monétaire. Si les coûts et les avantages ne peuvent pas être convertis en valeur monétaire, il faut effectuer une analyse qualitative rigoureuse des répercussions.

8.2.3 Exigence de validation des estimations du fardeau administratif et de conformité

Des facteurs comme le coût horaire du travail et le temps requis pour compléter une activité réglementée sont essentiels au calcul des coûts administratifs et de conformité. Les organismes de réglementation devraient s’assurer que les hypothèses utilisées pour estimer l’augmentation ou la réduction des exigences administratives et de conformité se fondent sur les commentaires des intervenants touchés. La rétroaction sur ces hypothèses et d’autres :

  • peut être obtenue lors d’une consultation formelle ou informelle;
  • peut avoir lieu avant l’élaboration des estimations des coûts qui accompagnent le projet de règlement.

8.2.4 Exigence de tenir compte des besoins des petites entreprises lors de l’élaboration de la réglementation

Si les répercussions pour les petites entreprises sont identifiées, l’organisme de réglementation doit réduire au minimum les répercussions économiques nuisibles aux petites entreprises, sauf dans les situations où l’organisme de réglementation n’a pas le pouvoir discrétionnaire d’influencer l’élaboration de la réglementation. Le REIR devrait :

  • inclure un aperçu de haut niveau de la façon dont le projet de règlement répond aux besoins des petites entreprises;
  • présenter les coûts administratifs et de conformité estimés en faisant la distinction entre eux.

8.2.5 Exigence de considérer la souplesse pour les petites entreprises

Les organismes de réglementation sont encouragés à élaborer d’autres options d’administration ou de conformité que les petites entreprises pourraient utiliser pour remplacer la principale approche de conformité établie dans le projet de règlement, à condition que cela soit permis par la loi habilitante. Les options peuvent être identifiées par divers moyens, notamment :

  • approches de mise en œuvre;
  • exigences de conformité;
  • fréquence des rapports.

Il est reconnu qu’une souplesse additionnelle pour les petites entreprises n’est pas toujours possible. Dans ces situations, le REIR doit :

  • indiquer que la souplesse n’est pas possible;
  • indiquer clairement pourquoi la souplesse n’est pas possible.

8.2.6 Exigence de calculer les coûts administratifs et de conformité

Les coûts administratifs et de conformité imposés aux petites entreprises doivent être calculés et déclarés dans le REIR. Les organismes de réglementation doivent utiliser le Calculateur des coûts réglementaires ou un autre calculateur approuvé par le SCT pour convertir en valeur monétaire les coûts administratifs et de conformité associés au projet de règlement. Le calculateur rempli doit être fourni au SCT.

8.2.7 Exigences de résumés de l’étude d’impact de la réglementation

Une analyse de la façon dont la Lentille des petites entreprises a été appliquée doit être incluse comme section du REIR. Les répercussions pour les petites entreprises identifiées dans d’autres sections du REIR devraient indiquer que des renseignements détaillés se trouvent dans la « section relative à la Lentille des petites entreprises » du REIR.

La section relative à la Lentille des petites entreprises doit inclure les éléments suivants :

  • caractérisation des répercussions anticipées pour les petites entreprises;
  • analyse des exigences administratives et de conformité imposées ainsi que des répercussions connexes établies dans un langage qui est conforme aux exigences analytiques pour le niveau de triage attribué, tel qu’il est établi à la sous-section 8.2.2 de la présente politique;
  • détails sur les consultations des intervenants, telles qu’elles sont établies à la sous-section 8.2.3 de la présente politique, y compris les modifications apportées en réponse à la rétroaction des intervenants;
  • autres options administratives et de conformité, telles qu’elles sont établies à la sous-section 8.2.5 de la présente politique.

9. Responsabilisation, rôles et responsabilités

9.1 Conseil du Trésor

Le Conseil du Trésor est responsable de la surveillance de l’application de la règle du « un pour un » et de la Lentille des petites entreprises. La surveillance inclut les activités suivantes :

  • s’assurer que la règle et la Lentille s’appliquent à l’échelle gouvernementale;
  • s’entendre avec les organismes de réglementation sur l’application de la règle et de la Lentille aux modifications réglementaires;
  • appliquer des exemptions à la règle du « un pour un »;
  • vérifier l’application appropriée des initiatives aux modifications réglementaires d’organismes autres que le gouverneur en conseil;
  • répondre aux situations de non-conformité.

9.2  Ministres parrainant les projets de règlement

Les ministres qui parrainent les projets de règlement sont responsables de se conformer aux exigences énoncées dans les instruments suivants :

Ils sont également responsables de veiller à ce que la compensation de l’augmentation du fardeau et des règlements soit, suivant la règle du « un pour un », effectuée dans le délai prescrit.

9.3  Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Le Secteur des affaires réglementaires du SCT soutient le Conseil du Trésor en collaborant avec les organismes de réglementation afin de s’assurer que la règle et la Lentille s’appliquent de manière efficace et efficiente.

Le SCT est également responsable des mesures suivantes :

  • surveiller et suivre l’augmentation et la réduction du fardeau de réglementation et de l’ajout et de la suppression de règlements dans l’ensemble du gouvernement;
  • appuyer le rôle de décideur du Conseil du Trésor afin d’assurer la conformité avec le rapprochement du fardeau et des règlements dans l’ensemble du gouvernement;
  • mise à jour et maintien de la présente politique et de toute ligne directrice à l’appui.

9.4  Organismes de réglementation du gouvernement fédéral

Les organismes de réglementation du gouvernement fédéral sont responsables d’assumer les fonctions suivantes :

  • appliquer les exigences et les échéanciers établis dans la présente politique à toutes les modifications réglementaires du gouverneur en conseil et d’autres organismes qui imposent un nouveau fardeau de réglementation aux entreprises;
  • aider les ministres à satisfaire à leurs obligations de conformité.

10. Autres ressources pour les organismes de réglementation

11. Demandes de renseignements

Les demandes de renseignements et la rétroaction concernant la présente politique et sa mise en œuvre peuvent être déposées en communiquant avec le SCT.

12. Date de la dernière révision de la présente politique

Le est la dernière fois que la présente politique a fait l’objet d’un examen.

Annexe A : Types de modifications réglementaires auxquelles la règle du « un pour un » ne s’applique pas

La règle du « un pour un » ne s’applique pas aux modifications réglementaires qui n’imposent pas aux entreprises un nouveau fardeau administratif. Parmi les exemples de modifications réglementaires, on compte les suivants :

  • exemples de règlements liés aux activités internes du gouvernement ou à d’autres activités qui n’imposent pas aux entreprises de nouveaux coûts administratifs :
    • Règlement sur l’emploi dans la fonction publique;
    • Règlement sur la pension de la fonction publique;
    • règlement ajoutant un ministère à une annexe de la Loi sur la gestion des finances publiques ou à la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • modifications apportées aux annexes d’une loi du Parlement ou à un règlement qui n’imposent aucun coût administratif aux entreprises :
    • dans certains cas, ces modifications permettent au gouvernement de prendre des mesures à une date ultérieure, si nécessaire;
    • si les mesures ultérieures impliquent une modification réglementaire imposant de nouveaux coûts administratifs aux entreprises, elles seront assujetties à la règle du « un pour un »;
  • modifications réglementaires qui imposent un fardeau administratif aux autres instances gouvernementales n’ayant pas d’objectifs liés à la concurrence ou au profit;
  • modifications demandées par le Comité mixte permanent sur l’examen de la réglementation qui :
    • corrigent des incohérences entre les versions anglaise et française des règlements;
    • n’ont pas d’impact sur les coûts administratifs imposés aux entreprises;
  • règlements correctifs divers qui servent à corriger les erreurs, les omissions et les incohérences dans les règlements;
  • règlements qui modifient les amendes et les pénalités, comme une modification du Règlement sur les contraventions ou l’application de sanctions monétaires administratives;
  • modifications apportées aux frais de service;
  • modifications apportées aux dates de la saison de chasse, qui :
    • ont lieu régulièrement;
    • n’imposent pas de coûts administratifs aux entreprises;
    • repoussent la date d’entrée en vigueur d’un règlement.

Annexe B : Types d’activités administratives

B.1 Prestation et conservation de renseignements

B.1.1 Prestation de renseignements

Pour satisfaire à une obligation de fournir des renseignements, il faut soumettre les renseignements aux parties suivantes :

  • gouvernement fédéral;
  • tiers qui agit au nom du gouvernement fédéral.

En voici des exemples :

  • remplir et déposer des formulaires;
  • compiler des données et d’autres renseignements;
  • déposer des rapports;
  • tenir des dossiers à jour (comme maintenir les dossiers de formation des employés);
  • conserver des échantillons de graines ou d’eau;
  • recueillir des données historiques sur le carburant des véhicules;
  • copier et diffuser des renseignements.

B.1.2 Conservation de renseignements

Les entreprises calculent, évaluent et vérifient les renseignements, suivant leur obligation de :

  • présenter des rapports sur les renseignements;
  • démontrer qu’elles se conforment au règlement.

En voici des exemples :

  • calculer et vérifier la consommation de carburant par les véhicules;
  • présenter des rapports sur ces renseignements.

B.2 Demandes d’autorisation

Pour demander une autorisation, il faut remplir une demande pour :

  • demander la permission de mener une activité;
  • demander la permission d’être exempté d’une activité.

En général, la demande d’autorisation n’inclut pas les processus d’approbation préalable à la mise en marché, car les coûts associés à ces processus sont généralement considérés comme des coûts de conformité. Voici des exemples de processus d’approbation préalables à la mise en marché s’appliquant aux produits suivants :

  • produits pharmaceutiques;
  • appareils médicaux;
  • pesticides;
  • appareils de télécommunication.

B.3 Avis d’activités

Les entreprises ont l’obligation d’informer le gouvernement fédéral de certaines activités qu’elles ont entreprises. L’avis écrit au gouvernement fédéral portant la réalisation d’un rapport annuel en est un exemple.

B.4 Se familiariser avec les nouvelles obligations en matière de renseignements à la suite de modifications réglementaires

Une entreprise consacre des ressources pour se familiariser avec les nouvelles obligations en matière de renseignements suivant une modification réglementaire. Les obligations ne s’appliquent qu’aux modifications réglementaires qui s’écartent sensiblement de la pratique actuelle.

B.5 Tenue de réunions

Les entreprises tiennent des réunions :

  • à l’interne avec des groupes d’employés qui participent au processus de remplir une obligation de renseignement;
  • à l’externe dans les cas où il faut rencontrer un auditeur, un avocat ou une personne similaire pour remplir une obligation de renseignement.

B.6 Soutien de l’application d’un règlement, des audits et des inspections

Les entreprises informent et soutiennent les inspecteurs du gouvernement fédéral ou une entité autorisée à mener des activités exécutoires au nom du gouvernement fédéral, qui :

  • mènent des inspections d’une entreprise ou des audits de son travail;
  • visitent une entreprise dans l’application d’un règlement.

Une entreprise qui récupère des documents dans le but de se conformer à une inspection en est un exemple. Les coûts découlant de la non-conformité à une obligation sont hors de la portée de cette activité.

Annexe C : Liste de vérification de la Lentille des petites entreprises

  1. Existe-t-il des répercussions pour une petite entreprise associées au projet de règlement? (consultez la sous-section 8.2.1 de la présente politique)
    • Si oui, la Lentille des petites entreprises doit s’appliquer.
    • Sinon, la Lentille des petites entreprises ne doit pas s’appliquer.
  2. Les répercussions anticipées sont-elles présentées de manière évidente et dans un langage conforme aux exigences analytiques au niveau de triage attribué? (consultez la sous-section 8.2.2 de la présente politique)
  3. Un résumé a-t-il été réalisé sur toute rétroaction fournie par des petites entreprises ou leurs représentants quant aux estimations ou aux hypothèses? (consultez la sous-section 8.2.3 de la présente politique)
  4. Le projet de règlement décrit-il de façon évidente en quoi les besoins des entreprises ont été pris en compte lors de l’élaboration de la modification réglementaire? (consultez la sous-section 8.2.4 de la présente politique)
  5. Les processus et les outils ont-ils été conçus pour réduire les renseignements que doit fournir une petite entreprise en accédant à l’information qui a déjà été fournie à un autre ministère ou une autre administration? (consultez la sous-section 8.2.4 de la présente politique).
  6. Les besoins des petites entreprises dans les régions isolées ont-ils été pris en compte, particulièrement de celles qui n’ont pas accès à Internet haute vitesse (large bande)? (consultez la sous-section 8.2.4 de la présente politique)
  7. Des activités visant la promotion de la communication et de la conformité sont-elles prévues pour informer les petites entreprises des modifications proposées? (consultez la sous-section 8.2.4 de la présente politique)
  8. A-t-on considéré d’autres processus administratifs et de conformité pour offrir plus de souplesse aux petites entreprises? (consultez la sous-section 8.2.5 de la présente politique)
    • Si oui, a-t-on identifié et décrit les risques associés aux autres options plus souples pour les petites entreprises?
    • Sinon, le REIR comprend-il une justification raisonnable?
  9. Le Calculateur des coûts réglementaires ou un autre calculateur approuvé par le SCT a-t-il été utilisé pour quantifier et convertir en valeur monétaire les coûts administratifs et de conformité? Le calculateur rempli a-t-il été présenté au SCT? (consultez la sous-section 8.2.6 de la présente politique)

© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le président du Conseil du Trésor, 2018,
ISBN : 978-0-660-27772-1

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