Trois étapes des présentation au CT

Présentations et projets conjoints

Une présentation conjointe est suggérée lorsque les autorisations ou les ressources nécessaires pour mener à bien une initiative concernent des organisations relevant d’au moins deux ministres. Une consultation avec le secteur des programmes du Secrétariat permettra de déterminer si une présentation conjointe est nécessaire et qui sera l’organisation responsable.

L’organisation responsable est désignée aux termes du mandat du ministre, par un comité du Cabinet ou par entente mutuelle des organisations participantes. L’organisation responsable est souvent celle qui se chargera de la mise en œuvre de l’initiative proposée ou de l’établissement de rapports sur les résultats. Il faut également préciser quelles sont les autres organisations, et en quoi consistent leurs rôles et leurs liens avec l’organisation responsable.

Il incombe à l’organisation responsable de coordonner la préparation de la présentation avec les autres organisations et d’accorder suffisamment de temps en vue d’obtenir les approbations ministérielles. Tous les participants doivent collaborer à la préparation de la présentation avec l’organisation responsable, et ils sont réputés être d’accord sur son contenu, une fois la présentation signée par leur ministre. Une présentation n’a pas été « reçue » par le Centre des présentations du Conseil du Trésor, ou ne peut être acheminée à la réunion prévue du Conseil du Trésor, tant que les signatures exigées n’ont pas été soumises à la date d’échéance. Le DPF responsable élabore une lettre d’attestation, habituellement avec la rétroaction d’autres ministères.

Projets conjoints

Les projets conjoints donnent lieu à un type particulier de présentation conjointe aux termes de la Politique sur la gestion des projets du Conseil du Trésor.Pour ces derniers, l’organisation responsable réalise l’évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP) pour le projet conformément à la Norme relative à la complexité et aux risques des projets, en collaboration avec les autres organisations participantes.

On détermine le responsable de l’approbation du projet à partir des résultats de l’ECRP et de la catégorie d’organisation responsable approuvée par le Conseil du Trésor selon l’évaluation de la capacité organisationnelle de gestion des projets (ECOGP), en collaboration avec le Secrétariat. S’il est déterminé que l’approbation du Conseil du Trésor n’est pas requise pour le projet, les organisations participantes peuvent s’appuyer sur les directives générales en matière de projet conjoint (voir Appendice A – Initiatives financées conjointement de la Politique sur la gestion des projets. Si l’approbation du Conseil du Trésor est requise, le ministre parrainant le projet doit obtenir l’approbation pour l’ensemble du projet. S’il y a accord interministériel entre les organisations participantes (voir Appendice E – Modèle d’entente interministérielle de la Politique sur la gestion des projets), le ministre responsable peut demander l’autorisation de dépenser pour le projet.

Lorsqu’il n’y a pas de protocole d’entente, chaque organisation doit obtenir sa propre autorisation de dépenser, que la valeur du projet, ou sa contribution au projet, se situe ou non à l’intérieur de ses limites d’approbation de projet. Dans ce cas, la présentation tient lieu d’entente et toutes les organisations doivent la signer. Le DPF de chacune des organisations met au point sa propre lettre d’attestation.

Présentations globales

Une présentation globale est requise lorsqu’une organisation tente d’obtenir des autorisations ou des ressources pour le compte d’autres organisations, ou lorsqu’une organisation demande diverses autorisations pour de nombreux programmes. Ce type de présentation est principalement utilisé par les organismes centraux pour la réalisation d’initiatives horizontales ou pangouvernementales ou à des fins administratives. Seul le ministre parrainant la présentation globale est tenu de la signer, à moins que les ministres des autres organisations participantes demandent des autorisations supplémentaires précises.

Comme c’est le cas pour les présentations conjointes, il importe de désigner une organisation responsable. L’organisation responsable est désignée aux termes du mandat du ministre, de la décision d’un comité du Cabinet ou par entente des organisations participantes. Il importe de préciser quelles sont les autres organisations et en quoi consistent leurs rôles et leurs liens avec l’organisation responsable. Tous les participants doivent collaborer à la préparation de la présentation avec l’organisation responsable, et ils sont réputés être d’accord sur son contenu une fois la présentation signée par leur ministre. Le DPF responsable met au point une lettre d’attestation qui repose sur les informations obtenues auprès d’autres DPF.

Consultations sur les ébauches de la présentation – Fonction de remise en question du Secrétariat

Après avoir mobilisé le secteur des programmes pertinent pour qu’il examine les considérations initiales et après avoir soumis la présentation à un examen par diverses personnes-ressources au sein des ministères et organismes, une organisation gouvernementale peut entamer des consultations officielles auprès du Secrétariat et présenter la version provisoire de la présentation. La présentation doit satisfaire à toutes les exigences mentionnées dans le présent guide et résister à une analyse approfondie par des experts du centre des politiques internes du Secrétariat.

Alors que les fonctionnaires du Secrétariat doivent avoir le temps de faire preuve d’une diligence raisonnable et d’exercer leur fonction de remise en question, une ébauche initiale simple, claire et concise aidera à faire progresser la présentation rapidement avec moins de répétitions. Une réponse rapide aux demandes d’information du secteur des programmes est importante à chaque étape du processus de présentation.

Le secteur des programmes du Secrétariat demandera des conseils à des spécialistes des centres des politiques du Secrétariat en ce qui a trait à la mise en application des politiques du Conseil du Trésor et à la pertinence des autorisations demandées. Ces conseils porteront sur les aspects suivants :

• la gestion des dépenses et des finances;
• l’établissement des coûts;
• les prévisions budgétaires;
• la mesure du rendement, les évaluations et les audits;
• les règlements pour lesquels le Conseil du Trésor doit donner son approbation;
• la gestion de l’information et la technologie de l’information;
• la gestion des biens comme les biens immobiliers;
• la sécurité;
• l’approvisionnement;
• la gestion de projets;
• la gestion du risque;
• les services juridiques;
• l’organisation et la classification des postes de direction.

Le secteur des programmes prodiguera des conseils et exercera la fonction de remise en question de l’ébauche en vue de s’assurer qu’elle présente ce qui suit :

• la justification claire et concise du dossier présenté;
• des renseignements détaillés sur l’établissement des coûts (y compris les hypothèses et le coût des solutions de rechange);
• les liens aux initiatives gouvernementales ou organisationnelles pertinentes;
• les exigences des politiques du Conseil du Trésor;
• les autorisations à demander au Conseil du Trésor;
• le libellé proposé des autorisations demandées;
• le coût et la provenance des fonds;
• la validation des coûts;
• l’abordabilité et l’efficacité;
• les risques et les mesures d’atténuation;
• l’intégrité du programme;
• l’exécution du programme;
• la protection des fonds publics;
• l’objet de l’approvisionnement;
• la mesure du rendement, les résultats attendus et les liens avec la structure de gestion, des ressources et des résultats de l’organisation;
• les résultats des audits, des évaluations et d’autres examens administratifs précédents.

Mettre la dernière main à la documentation

La plupart des organisations ont établi des procédures pour obtenir l’approbation de leur ministre. Les services ministériels de l’organisation devraient être consultés pour savoir quelles approbations sont nécessaires. Habituellement, il faut obtenir l’approbation des principaux intervenants suivants :

• l’administrateur général;
• le dirigeant principal des finances (DPF) dont l’attestation est requise;
• le sous-ministre adjoint qui parraine la présentation;
• les services juridiques;
• le dirigeant principal de la vérification;
• le chef de l’évaluation.

Une attestation des aspects financiers d’une présentation au CT sera nécessaire si la présentation comporte des aspects financiers appréciables. De plus amples renseignements à ce sujet se trouvent dans la Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet.

La présentation définitive, signée par le ministre (ou les ministres) parrainant(s), est acheminée au Centre des présentations du Conseil du Trésor. Le secteur des programmes élabore des avis au Conseil du Trésor fondés sur la présentation au CT, les commentaires issus des consultations internes et toute autre information pertinente fournie par l’organisation. Ces conseils confidentiels, connus sous le nom de précis, donnent un aperçu de la présentation, procurent une évaluation des risques et des stratégies d’atténuation, une analyse de l’établissement des coûts, et des recommandations.

Pendant cette période qui précède la réunion du Conseil du Trésor, le secteur des programmes peut présenter à l’organisation des demandes supplémentaires de précisions ou d’informations à l’appui du secrétaire adjoint du secteur des programmes du Secrétariat qui soumet la présentation.

À l’approche de la date de la réunion du Conseil du Trésor visée, la présentation et le précis du Secrétariat seront examinés par les hauts fonctionnaires du Secrétariat ainsi que par son Comité stratégique, qui est présidé par le secrétaire, et qui planifie les réunions du Conseil du Trésor. Le Comité voit à ce que des conseils réfléchis, cohérents et complets soient fournis aux membres du Conseil du Trésor. Il s’agit d’un élément clé de la diligence raisonnable et de la surveillance du Secrétariat. 

Calendrier d’une présentation au Conseil du Trésor

Lorsque le Parlement siège, le Conseil du Trésor se réunit habituellement une fois par semaine, ou au besoin. Les organisations gouvernementales doivent prendre les mesures nécessaires pour déposer la présentation, conformément aux commentaires et au calendrier du Secrétariat. Le temps requis varie en fonction de la complexité de la présentation et du nombre de présentations à l’étude en même temps.

Le dépôt des présentations peut aussi être retardé lorsque le Conseil du Trésor ne se réunit pas régulièrement (p. ex. durant les pauses parlementaires); lorsque le document doit être étudié dans le contexte d’autres propositions; ou lorsqu’il faut répartir l’ordre du jour sur plusieurs réunions du Conseil du Trésor. Le secrétaire du Conseil du Trésor recommande les décisions à prendre en matière de gestion des ordres du jour, et le président approuve l’ordre du jour définitif.

Le Calendrier des présentations ministérielles signées est affiché sur le site Web du Secrétariat. Si la présentation est remise après l’échéance fixée pour la réception des présentations signées, elle sera repoussée à une prochaine réunion du Conseil du Trésor. Dans certains cas, le ministre de l’organisation pourrait demander que le dépôt de la présentation soit devancé. Pour que la présentation soit considérée comme étant urgente, une justification claire et impérieuse doit être fournie au Secrétariat.

Consultez la section Présentations au Conseil du Trésor tardives ou urgentes pour obtenir des renseignements détaillés sur ce type de présentations. Pour les présentations dont le délai est critique (comme le Budget supplémentaire des dépenses, une annonce prévue ou un contrat venant à échéance), il faut surveiller attentivement les dates clés pour s’assurer d’obtenir les approbations nécessaires à temps.

Consultez vos services ministériels pour connaître les échéances et les procédures internes. Vous devez accorder suffisamment de temps à l’interne et à l’externe pour l’élaboration de la présentation, la consultation auprès de toutes les parties et l’obtention de toutes les approbations nécessaires. En outre, si une présentation touche plusieurs organisations, vous devez aussi respecter, et incorporer à votre calendrier de planification, leurs calendriers internes de manière à obtenir les autorisations nécessaires. 

La section Remise des présentations signées traite des exigences en matière d’approbation et fournit de l’information au sujet de la manière de soumettre une présentation ou un décret au Conseil du Trésor, ainsi que des mesures à prendre dans diverses situations, comme une présentation urgente ou un changement de ministre.

Soumission de la présentation au Conseil du Trésor

La présentation et les conseils du Secrétariat sont fournis aux membres du Conseil du Trésor avant la tenue des réunions pendant lesquelles elle sera examinée. Le secrétaire du Conseil du Trésor, les secrétaires adjoints de programmes et d’autres hauts fonctionnaires du Secrétariat participent aux réunions du Conseil du Trésor afin de fournir des renseignements de vive voix, de répondre aux questions au nom des organisations gouvernementales, s’il y a lieu, et de consigner la ou les décisions du Conseil du Trésor sur chaque cas.

Les ministres parrainant une présentation ne se rendent habituellement pas au Conseil du Trésor en vue d’appuyer ou d’exposer leur présentation. Dans des cas exceptionnels, le président du Conseil du Trésor peut demander qu’un ministre, qu’un sous-ministre ou qu’un autre fonctionnaire se présente pour appuyer ou expliquer une proposition.

Décisions du Conseil du Trésor

Après qu’une présentation ait été étudiée par le Conseil du Trésor, les responsables du Secrétariat informent de vive voix l’organisation de la décision dès que possible. Le Secrétariat envoie également une copie certifiée ou une lettre de décision dans laquelle il communique la décision à l’administrateur général de l’organisation de manière officielle.

Copie certifiée :

Une copie certifiée est préparée lorsque le Conseil du Trésor approuve une présentation sans modification ni condition. Le Secrétariat fait parvenir à l’administrateur général une copie de la première page de la présentation portant la mention « Approuvé par le Conseil du Trésor. Copie certifiée conforme du procès-verbal de la réunion du Conseil du Trésor du [date de la réunion] » avec le numéro de la décision du Conseil du Trésor.

Lettre de décision :

Si le Conseil du Trésor n’approuve pas la présentation ou l’approuve sous réserve de conditions ou de modifications, le Secrétariat fera parvenir une lettre de décision à l’administrateur général, expliquant le résultat des délibérations.

Présentations conjointes ou globales :

Dans ce cas-ci, le Secrétariat envoie une copie certifiée ou une lettre de décision à l’ensemble des organisations nommées dont le ministre a signé la présentation. La lettre de décision porte seulement sur les autorisations rattachées à chaque organisation, et pas nécessairement sur toutes les autorisations consenties par le Conseil du Trésor.

Nature de l’approbation :

Sauf indication contraire précisée dans une lettre de décision, le Conseil du Trésor a approuvé l’ensemble des propositions figurant à la section du formulaire de présentation « Autorisations demandées au Conseil du Trésor ». L’approbation couvre tous les éléments auxquels il est fait renvoi dans cette section, comme les modalités d’un programme. Il ne faut pas supposer que les propositions ou les énoncés figurant dans une autre section de la présentation ont été approuvés et soutenus par le Conseil du Trésor.

Présentations reportées :

Si le Conseil du Trésor reporte une présentation, les fonctionnaires du Secrétariat en informent l’organisation gouvernementale et devront peut-être l’aider à résoudre les points non réglés. La présentation peut ensuite être réinscrite à l’ordre du jour.

Remplir les conditions du Conseil du Trésor

Une organisation gouvernementale pourrait devoir remplir une ou plusieurs conditions imposées par le Conseil du Trésor dans sa décision. La lettre de décision fait état de ce qui est exigé, comme transmettre les résultats d’un audit ou d’une évaluation ultérieure, la preuve qu’une mesure a été prise en vue d’obtenir des fonds bloqués ou revenir au Conseil du Trésor pour demander une approbation à plus long terme. La lettre indique également l’échéance relative au respect des  conditions.

L’analyste de programmes responsable au Secrétariat peut préciser ce qui est exigé et la manière d’informer le Conseil du Trésor lorsque la condition est remplie.