Aperçu des présentations au Conseil du Trésor

Table des matières

• La présentation au Conseil du Trésor
• Objectif du processus de présentation au CT
• Collaborer avec le Secrétariat en vue d'une présentation au CT de grande qualité
• Normes de service et de qualité à l’appui de l’examen des présentations au CT
• Modèle logique du processus des présentations au Conseil du Trésor (CT)

La présentation au Conseil du Trésor

Une présentation au CT est un document officiel du Cabinet par lequel une organisation demande des autorisations ou des approbations précises de la part du Conseil du Trésor, généralement pour la mise en œuvre d’un programme ou d’un projet ou pour l’exécution d’un achat de grande envergure à l’appui des activités gouvernementales. Sans une présentation au CT, les ministres parrains ne pourraient pas entreprendre l’initiative proposée, puisqu’elle dépasserait l’étendue de leurs pouvoirs.

Objectif du processus de présentation au CT

Le processus de présentation au CT vise à s’assurer que les initiatives sont conformes aux priorités du gouvernement du Canada et qu’elles sont conçues, mises sur pied et réalisées de manière à atteindre les résultats prévus, tout en assurant l’optimisation des ressources. Le but ultime est de contribuer à la tenue d’un gouvernement bien géré, efficace et responsable, et dont les ressources sont allouées de manière à produire les résultats prévus. Les présentations fournissent des renseignements utiles sur les activités des organisations; elles permettent de s’assurer que les ressources, qu’elles soient nouvelles ou existantes, correspondent aux priorités actuelles, et elles contribuent à l’évaluation de leur rendement en matière de gestion par le Conseil du Trésor et le Secrétariat.

Les présentations au CT sont le résultat de l’interaction entre l’organisation gouvernementale marraine et le Secrétariat. Une présentation au CT transforme des objectifs stratégiques déjà approuvés par un autre comité du Cabinet en une initiative qui permettra de réaliser ces objectifs. Une présentation fournit des renseignements détaillés sur divers aspects, notamment :

• la façon dont l’initiative sera menée;
• les efforts déployés pour réduire les coûts et utiliser pleinement les ressources existantes;
• les motifs pour lesquels la méthode de mise en œuvre proposée est la meilleure par rapport aux autres;
• la façon dont la proposition contribue à l’atteinte des objectifs pangouvernementaux comme l’optimisation des ressources, la responsabilisation, la transparence et l’interopérabilité des systèmes pour échanger l’information;
• les leçons apprises dans le cadre d’expériences précédentes qui ont servi à l’élaboration de l’initiative;
• les résultats et les produits livrables escomptés de l’initiative et comment ils sont rattachés à la structure de gestion, des ressources et des résultats de l’organisation;
• les résultats d’initiatives connexes;
• la manière dont seront gérés les risques importants liés à la proposition;
• les modalités de surveillance et d’évaluation du rendement qui serviront à s’assurer que l’initiative atteint les objectifs stratégiques;
• la stratégie d’approvisionnement qui a été adoptée aux fins de cette initiative;
• comment le processus d’approvisionnement a-t-il été mené et de quelle façon il permet de satisfaire aux diverses exigences stratégiques du Conseil du Trésor.

Les exigences relatives à l’obtention de l’approbation du Conseil du Trésor sont définies dans les lois, les politiques du Conseil du Trésor ou d’autres décisions du Cabinet. Voici une liste des autorisations les plus fréquemment demandées au Conseil du Trésor :

• autorisation d’affecter des ressources déjà approuvées par le Cabinet ou prévues dans un budget fédéral;
• autorisation de verser une subvention ou une contribution;
• autorisation de conclure un marché dont la valeur dépasse les pouvoirs d’approbation;
• autorisation d’exécuter une initiative dépassant les pouvoirs existants d’un ministre; 
• autorisation d’être exempté d’une politique du Conseil du Trésor ou de se soustraire à l’application d’une directive du Conseil du Trésor;
• approbation d’un plan d’entreprise, d’un plan d’investissements, ou d’un plan ministériel ou des budgets de fonctionnement et d’immobilisations d’une société d’État;
• recommandation de l’approbation d’un décret.

Les autorisations ou les approbations requises pour une même initiative doivent faire l’objet d’une même présentation. Par souci d’efficacité et en consultation avec le Secrétariat, il faut envisager d’inclure les initiatives connexes dans une seule présentation. 

En sa qualité de ministère, le Secrétariat peut déposer des présentations en vue :

• de demander l’approbation d’une nouvelle politique ou l’annulation ou la modification d’une politique existante;
• de déléguer des pouvoirs au président, au secrétaire ou à d’autres hauts fonctionnaires du Secrétariat dans le cadre d’une politique du Conseil du Trésor.

Le document Guide détaillé à l’intention des rédacteurs résume les éléments attendus pour chacune des sections du formulaire de présentation au Conseil du Trésor.

Collaborer avec le Secrétariat en vue d’une présentation au CT de grande qualité

Le Secrétariat guide et appuie les organisations durant les trois étapes du processus de présentation au CT, comme le montre la figure 1. Ces étapes comprennent des activités accomplies avant la préparation de la présentation, pendant le processus de présentation et après que la présentation ait été déposée au Conseil du Trésor.

Figure 1 - Version textuelle

Ce graphique illustre les étapes que doit franchir une présentation au Conseil du Trésor, c’est-à-dire à partir de l’organisation fédérale qui la parraine, au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat), puis au Conseil du Trésor. Les étapes du processus sont illustrées en trois temps : l’étape précédant la présentation, l’étape de la présentation et l’étape suivant la présentation.

À l’étape précédant la présentation, l’organisation fédérale consulte le Secrétariat et lui demande des orientations avant d’amorcer la rédaction de la présentation.

Pendant l’étape de la présentation, l’organisation parrainant la présentation et le Secrétariat continuent de se consulter à propos de la version préliminaire de la présentation et le Secrétariat entreprend son contrôle diligent. L’organisation parrainant la présentation soumet la version finale. Le Secrétariat poursuit son contrôle diligent, y compris un examen effectué par son comité de stratégie. Le Secrétariat offre des conseils et des instructions aux ministres du Conseil du Trésor. Le Conseil du Trésor prend ensuite une décision concernant la présentation afin que l’organisation qui la parraine puisse y donner suite.

À l’étape suivant la présentation, le Secrétariat documente et transmet la décision du Conseil du Trésor, et il effectue le suivi de la conformité à toute condition s’y rattachant.

Les secteurs des programmes constituent le guichet unique des organisations gouvernementales qui souhaitent faire affaire avec le Conseil du Trésor. Des consultations rapides et régulières avec le secteur des programmes pertinent au sujet des activités à venir de l’organisation auprès du Cabinet et du Conseil du Trésor sont essentielles pour élaborer une présentation au CT de haute qualité.

Le Secrétariat suggère une réunion annuelle de survol au niveau de l’administrateur général ou du SMA afin de préparer le terrain des affaires à venir du Conseil du Trésor, et des réunions mensuelles au niveau opérationnel pour discuter des progrès et partager les nouvelles informations à mesure qu’elles deviennent disponibles. Le plus tôt le secteur des programmes est mis au courant des priorités, des problèmes et des préoccupations des organisations, et des dossiers susceptibles de leur poser problème, le plus tôt des mesures et des solutions peuvent être mises en œuvre. Une participation rapide permettra de veiller à ce que l’approche la plus pertinente soit suivie pour demander l’approbation du Conseil du Trésor, au besoin.

Les membres du personnel des services ministériels ou de la direction du dirigeant principal des finances de l’organisation communiquent habituellement avec le Secrétariat pendant les premières étapes de la planification et de l’élaboration de la présentation, avant même de commencer à rédiger la présentation au CT. Il est important d’établir et de maintenir une bonne relation de travail avec le secteur des programmes du Secrétariat. Le maintien du contact et la formulation de réponses rapides au secteur des programmes permettront d’assurer une présentation au CT et un exposé de haute qualité et en temps opportun.

Normes de service et de qualité à l’appui de l’examen des présentations au CT

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) met en place de nouvelles normes de service à l’égard de l’examen des présentations au Conseil du Trésor (CT). Les normes de service comportent de nouvelles normes de qualité pour les présentations déposées. Ensemble, les nouvelles normes faciliteront l’objectif commun, qui est l’élaboration et l’examen en temps opportun de présentations au CT de qualité. Elles contribueront aussi à faciliter le processus de planification pour les organisations fédérales et le Secrétariat en renforçant le contenu des présentations au CT et en soutenant une approche claire et uniforme relativement à leur examen.

Avant de soumettre au Secrétariat une présentation au CT, les organisations doivent confirmer, par l’intermédiaire d’un cadre supérieur, que des critères de qualité précis ont été respectés et que la présentation peut faire l’objet d’un examen.

Il est fortement recommandé de communiquer dès les tout débuts du processus avec les secteurs des programmes pour discuter des présentations prévues pour aider les organisations à rédiger des présentations au CT qui satisfont aux normes de qualité.

Figure 2 - Version textuelle

Ce graphique présente d’abord le résultat final du processus des présentations au Conseil du Trésor, c’est-à-dire contribuer à s’assurer que le gouvernement est bien géré et responsable, et que les ressources sont utilisées de façon optimale pour obtenir les résultats.

Le résultat final est appuyé par le résultat à long terme des programmes gouvernementaux qui sont conçus, mis en œuvre et offerts de manière à atteindre les résultats prévus, et qui correspondent aux autorisations émanant de politiques du Cabinet.

Le graphique présente ensuite quatre niveaux d’interaction ou volets qui appuient ces résultats, chacun alimentant le suivant. Le premier niveau après le résultat à long terme est le résultat intermédiaire. Il est appuyé par le résultat immédiat qui, à son tour, est appuyé par les produits. Le dernier niveau comprend les activités qui alimentent directement le niveau des produits.

Il existe trois résultats intermédiaires. Chacun est décrit en fonction du résultat immédiat, des produits et des activités qui l’alimentent.

Le premier résultat intermédiaire est que les administrateurs généraux et les ministres soumettent au Conseil du Trésor des présentations de qualité qui répondent aux besoins d’information des ministres du Conseil du Trésor. Ce résultat est appuyé par deux volets :

• D’abord, les activités visant à accroître la sensibilisation et à améliorer la formation mènent à une catégorie de produits englobant des orientations sur la rédaction des présentations au Conseil du Trésor, des outils en matière de politiques et de programmes, et des activités de sensibilisation. À leur tour, ces produits appuient un résultat immédiat, c’est-à-dire le renforcement de la compréhension qu’ont les organisations des exigences relatives aux présentations au Conseil du Trésor.
• Ensuite, les activités visant à réaliser des analyses, à faire preuve de diligence raisonnable et à formuler des conseils mènent à un ensemble de produits englobant la prestation de conseils aux organisations sur les lois, les politiques et les orientations du Conseil du Trésor et d’autres enjeux qui les touchent. À leur tour, ces produits appuient un résultat immédiat, c’est-à-dire l’obtention par le Conseil du Trésor de présentations qui sont cohérentes et ponctuelles, conformes aux lois, aux autorisations émanant de politiques et aux orientations du Conseil du Trésor, et qui tiennent compte des risques connexes.

Le deuxième résultat intermédiaire est que le Conseil du Trésor prend des décisions en s’inspirant des conseils cohérents et ponctuels du Secrétariat. Ce résultat est appuyé par le volet suivant :

• Les activités visant à réaliser des analyses, à faire preuve de diligence raisonnable et à formuler des conseils appuient la prestation de conseils aux ministres du Conseil du Trésor sur les propositions soumises par les organisations, leur contexte et les stratégies d’atténuation des risques. À leur tour, ces produits mènent à un résultat immédiat, c’est-à-dire l’obtention par les ministres du Conseil du Trésor de conseils qui sont cohérents et ponctuels, conformes aux lois et aux autorisations émanant de politiques, et qui tiennent compte des risques connexes.

Le troisième résultat intermédiaire est que les organisations fédérales conçoivent et mettent en œuvre des programmes conformes aux orientations du Conseil du Trésor. Ce résultat est appuyé par le volet suivant :

• Les activités qui comprennent la documentation, la communication et le suivi des décisions du Conseil du Trésor appuient la rédaction des lettres de décision, des transmissions et d’autres communications. À leur tour, ces produits appuient un résultat immédiat, c’est-à-dire la mise en place de mécanismes pour expliquer les décisions du Conseil du Trésor.