Organiser une réunion bilingue
Voici un guide concis sur la façon de présider des réunions bilingues dans un milieu de travail fédéral. Dans ce domaine, la bonne volonté ne suffit pas — vous avez également besoin de stratégies particulières pour tenir une réunion efficace. Dans le présent guide, nous vous proposons des conseils sur la façon de mettre vos employés à l'aise en leur permettant d'utiliser l'une ou l'autre des langues officielles au Canada au cours des réunions.
Avant la réunion
Tentez de déterminer dans quelle mesure le français et l'anglais seront probablement utilisés au cours de la réunion. Votre lieu de travail est-il très bilingue ou les participants préfèrent-ils une langue par rapport à l'autre?
Invitation
Sachez quelle est la langue officielle privilégiée par les participants. Si vous ne le savez pas, présentez le contenu à examiner avant la réunion en français et en anglais.
Indiquez que la réunion se déroulera dans les deux langues.
Renseignez les participants unilingues au sujet des ententes possibles.
Ordre du jour
De façon générale, les ordres du jour doivent être rédigés en français et en anglais. Toutefois, selon la situation, vous pouvez tenter ce qui suit :
- Pour les réunions d'équipe, rédiger l'ordre du jour en français pour une réunion et en anglais pour la réunion suivante.
- Rédiger des points à l'ordre du jour en français et d'autres en anglais, en conservant un juste équilibre.
Toutefois, si le compte rendu de la réunion est officiel, l'ordre du jour doit être rédigé dans les deux langues officielles.
Documents
Les documents faisant l'objet d'une discussion à la réunion doivent être rédigés dans les deux langues officielles. Toutefois, selon la situation, vous pouvez envisager ce qui suit :
- tous les documents déjà bilingues peuvent être transmis aux participants dans les deux langues;
- aviser les employés de préparer les documents de la réunion dans leur première langue officielle. Des ébauches peuvent être traduites si elles doivent être transmises à d'autres organisations aux fins de consultation;
- distribuer un glossaire bilingue portant sur les sujets abordés à la réunion. Les participants pourront s'y reporter pour comprendre les principaux mots, expressions et abréviations utilisés au cours de la discussion.
Secrétariat
Pour garantir la réussite d'une réunion bilingue, il est important de bien choisir la personne qui sera secrétaire de la réunion :
- choisir une personne qui puisse discuter des points à l'ordre du jour et des documents de la réunion en français et en anglais;
- aviser le secrétaire de vos objectifs linguistiques pour la réunion pour qu'il en tienne compte.
- le cas échéant, désigner deux secrétaires : l'un pour le contenu en français et l'autre pour le contenu en anglais.
Présidence
Si vous n'êtes pas à l'aise dans votre deuxième langue, veuillez quand même diriger la réunion. Vous pouvez demander à un collègue bilingue de vous aider, le cas échéant.
Résumés des discussions
De temps à autre pendant la réunion, vous pouvez résumer de vive voix les éléments essentiels de la discussion.
Vous pouvez demander à un collègue bilingue de vous fournir ces résumés. Choisissez bien ce collègue et discutez de vos objectifs linguistiques pour la réunion. Au besoin, demandez à deux personnes d'effectuer ces résumés, l'une en français et l'autre en anglais. Vous pouvez également demander les services d'un interprète à la réunion.
Participants
Afin de créer un climat propice à la libre utilisation des deux langues officielles au cours des réunions, proposez aux participants de s'exprimer dans leur première langue officielle. Invitez également les employés à intervenir de temps à autre dans leur seconde langue officielle.
Affichage et messages dans la salle de réunion
Les affiches et les messages dans la salle de réunion peuvent indiquer que l'organisation encourage la tenue de réunions dans les deux langues officielles. De petites cartes-tentes véhiculant le même message peuvent être placées sur les tables.
Pendant la réunion
Utilisez le français et l'anglais dès le début de la réunion et invitez les participants à utiliser la langue officielle de leur choix.
Si vous croyez que cela peut être utile, situez-vous personnellement par rapport à vos compétences linguistiques. Si, par exemple, votre connaissance de la langue seconde ne vous permet pas de la parler avec facilité, dites-le aux participants, mais persistez quand même à l'utiliser.
Si vous ne savez pas si les participants parlent et comprennent le français et l'anglais, posez-leur la question. Informez-les que de courts résumés leur seront fournis de temps à autre dans chacune des langues officielles.
Voici quelques conseils supplémentaires qui vous aideront à bien diriger une réunion bilingue :
- passez d'une langue officielle à l'autre. Exprimez-vous dans la langue officielle qui est la moins utilisée au cours de la réunion;
- posez une question à un participant dans sa première langue officielle;
- rappelez aux employés qu'ils peuvent poser une question ou répondre à une question dans leur première langue officielle;
- rappelez aux participants qu'ils peuvent préparer des documents pour la réunion dans leur première langue officielle;
- déterminez les documents de la réunion qui doivent être traduits et précisez quand ils doivent être traduits;
- demandez aux participants ce qu'ils pensent de la structure de la réunion;
- les procès-verbaux devraient être rédigés dans les deux langues officielles. Cependant, selon les circonstances, ils peuvent être rédigés tantôt en français, tantôt en anglais, en alternance. On pourra également rédiger une partie du procès-verbal dans une langue et le reste dans l'autre langue;
- demandez aux employés de rédiger de brefs documents bilingues, par exemple des procès-verbaux;
- pour les longues discussions ou lorsque les participants sont nombreux, vous pouvez organiser deux réunions, l'une en français et l'autre en anglais. Dans certains cas, il peut être utile de recourir aux services d'un interprète;
- vous pourriez juger utile de demander à un participant ou à une personne de l'extérieur du groupe d'être observateur à la réunion et de formuler des commentaires.
Interprètes
Si vous recourez aux services d'un interprète, vous devez lui fournir :
- tous les documents dans les deux langues officielles, dans l'ordre de leur discussion;
- la liste des noms des participants, leur titre et leur institution, dans les deux langues officielles;
- la liste des principaux sigles et termes techniques (en français et en anglais) qui seront vraisemblablement utilisés au cours de la réunion;
- des versions imprimées (en français et en anglais) des présentations qui seront effectuées à la réunion.
Assurez-vous de réserver suffisamment de microphones pour permettre aux interprètes d'entendre tous les participants.
Assurez-vous d'avoir le nombre voulu d'écouteurs pour tous les participants.
Un dernier mot
Rappelez-vous que le président de la réunion doit faire preuve de souplesse et de ténacité, et il doit être à l'écoute des besoins linguistiques de tous les participants.
Terminologie bilingue relative aux réunions
| To hold a meeting | Tenir une réunion |
| To convene (to call) a meeting | Convoquer une réunion |
| To attend a meeting | Assister à une réunion |
| To sit on a committee | Participer aux travaux d'un comité |
| The quorum is reached | Le quorum est atteint |
| Order, please! | À l'ordre s.v.p.! |
| The meeting is called to order | La séance est ouverte |
| Adoption of the agenda | Adoption de l'ordre du jour |
| Item on the agenda | Point à l'ordre du jour |
| To include in (add to) the agenda | Ajouter à l'ordre du jour |
| To remove from the agenda | Retirer de l'ordre du jour |
| Other business | Autres questions |
| Approved agenda | Ordre du jour définitif |
| To stick to the agenda | S'en tenir à l'ordre du jour |
| Terms of reference | Mandat |
| To make a proposal | Présenter une proposition |
| To second (to support) a proposal | Appuyer une proposition |
| To withdraw a proposal | Retirer une proposition |
| To ask for a vote | Demander le vote |
| To put a question to the vote | Mettre une question aux voix |
| Is there a mover? | Y a-t-il un proposeur? |
| Is there a seconder? | Y a-t-il un second proposeur? |
| Vote by show of hands | Vote à main levée |
| Scrutin secret | Vote secret |
| For? | En faveur? |
| Against? | Contre? |
| Carried unanimously | Adopté à l'unanimité |
| Adopted by a majority | Adopté à la majorité |
| The motion is carried by 12 votes to 9, with 2 abstentions | La motion est adoptée par 12 voix contre 9 et 2 absentions |
| The motion is rejected | La motion est rejetée |
| We will now recess for 15 minutes | La séance est interrompue pour 15 minutes |
| Coffee break | Pause-café |
| We will meet again in five minutes | Nous nous retrouverons ici dans 5 minutes |
| To proceed to the next item of business | Passer au point suivant |
| This question is out of order | Cette question est irrecevable |
| To record in the minutes | Inscrire au procès-verbal |
| Action to be taken | Suite à donner |
| The meeting is adjourned | La séance est levée |
| The next meeting will be held on the... | La prochaine réunion aura lieu le... |
| To write up the minutes | Rédiger le procès-verbal |
Pour de plus amples renseignements
Pour une meilleure mise en contexte et davantage de détails sur l'utilisation des langues officielles dans le milieu de travail fédéral, prière de consulter les documents suivants :
Détails de la page
- Date de modification :