Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles - Information relative aux obligations organisationnelles en matière de rapports publics

Introduction

La Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles (LPFDAR) prévoit la présentation de divers rapports publics. Les personnes suivantes doivent présenter des rapports au public :

  • les administrateurs généraux des organisations du secteur public régies par la Loi : rapport annuel sur les activités dans l'élément du secteur public dont ils sont responsables concernant les divulgations faites au titre de l'article 12 de la Loi
  • le dirigeant principal des ressources humaines (DPRH) : un rapport annuel qui donne une vue d'ensemble des activités du secteur public concernant les divulgations faites au titre de l'article 12 de la Loi
  • le commissaire à l'intégrité du secteur public (CISP) : un rapport annuel de ses activités pendant l'exercice; un rapport sur toute question qu'il juge assez importante ou urgente relevant de ses attributions ainsi que des rapports sur les cas d'actes répréhensibles constatés

Le présent guide vise à aider les organisations à préparer les rapports au public exigés par la Loi en décrivant ces obligations.

Rapports publics – Exigences s'appliquant aux administrateurs généraux

Si une divulgation faite à un superviseur ou à l'agent supérieur donne lieu à une constatation d'acte répréhensible, l'administrateur général doit, en vertu de l'alinéa 11. (1) c) de la Loi, une fois qu'il confirme la constatation de l'acte répréhensible

  • mettre à la disposition du public de l'information faisant état de l'acte répréhensible;
  • indiquer toute recommandation découlant de la constatation de l'acte répréhensible;
  • rendre compte de toutes les mesures correctives prises par lui-même ou des motifs invoqués pour ne pas en prendre.

La communication de ces renseignements s'ajoute à l'exigence annuelle de rendre compte au BDPRH des activités prescrites par la Loi selon les modalités décrites ci-dessous.

La Loi autorise, sauf si une autre loi l'interdit, les administrateurs généraux à inclure des renseignements pouvant permettre d'identifier la personne qui a commis un acte répréhensible, seulement si cela est nécessaire pour décrire adéquatement l'acte répréhensible. En revanche, si ce n'est pas nécessaire d'inclure l'identité de la personne ayant commis l'acte répréhensible, il faut prendre soin de ne pas l'identifier par inadvertance en fournissant d'autres détails, par exemple, la publication du titre de son poste.

L'alinéa 11.(1)c) n'oblige pas l'administrateur général à mettre à la disposition du public de l'information dont la communication est restreinte sous le régime d'une loi fédérale.

La Loi ne précise pas les moyens d'« accès public » que les administrateurs généraux doivent utiliser relativement à une constatation d'acte répréhensible, mais la loi suggère que le public doit avoir accès à ces renseignements après avoir fait des efforts raisonnables pour les trouver. Rendre les renseignements disponibles sur demande seulement, par l'intermédiaire de la Loi sur l'accès à l'information, ne serait pas suffisant, car une demande officielle de communication des renseignements serait alors nécessaire.

L'alinéa 11.(1)c) de la Loi précise, en outre, que les renseignements doivent être rendus disponibles promptement. Le Secrétariat du Conseil du Trésor a établi que les renseignements devraient normalement être rendus publics dans un délai de 60 jours. Ce délai de 60 jours débute à partir du moment où l'administrateur général confirme la constatation de l'acte répréhensible.

Par conséquent, il faut rendre public de manière proactive tout acte répréhensible constaté, par exemple :

  • en publiant les renseignements sur le site Web de l'organisation
  • en incluant les renseignements dans un document publié par l'organisation, à condition que la publication du document satisfasse à l'exigence de communiquer promptement les renseignements

Recommandations dans la publication de renseignements suite à la constatation d'un acte répréhensible

Une pratique exemplaire serait d'inclure les éléments suivants :

  • Faire un bref résumé de l'acte répréhensible;
  • Indiquer les recommandations suggérées à l'administrateur général;
  • Indiquer les mesures correctives suggérées; et
  • Indiquer la mise en œuvre des mesures correctives,
  • Ensuite publier les renseignements sur le site Web de l'organisation (ex. : sous divulgation proactive)

Exemple de constatations d'actes répréhensibles rendus publics :

Exemple à suivre

Cas d'acte répréhensible
Description des actes répréhensibles

Une divulgation reçue en vertu de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles (LPFDAR) comportait deux allégations selon lesquelles un employé aurait régulièrement utilisé, de façon abusive, des biens gouvernementaux à des fins personnelles et aurait enfreint la Loi et le code organisationnel en incitant un collègue à l'aider. L'employé aurait utilisé, pendant ses heures de travail rémunéré, un ordinateur gouvernemental pour préparer de nombreux documents à des fins personnelles. De plus, l'employé aurait incité un collègue à l'aider à préparer des documents personnels et à imprimer ces documents.

Mesures prises

L'organisation est intervenue immédiatement et a promptement lancé une enquête. L'enquête a révélé que l'employé avait fait un usage abusif des biens publics en utilisant un ordinateur à des fins personnelles; l'employé avait consacré un total de 44 heures à des fins personnelles pendant des heures de travail rémunéré. L'enquête a de plus révélé que l'employé avait incité un collègue à préparer et à imprimer des documents personnels, enfreignant ainsi le code organisationnel et conseillant un collègue à commettre un usage abusif des biens publics au sens de l'article 8 de la LPFDAR. L'enquête a également révélé le refus du collègue de participer aux actes répréhensibles de l'employé.

Recommandations

Le rapport d'enquête comprend trois recommandations liées à des mesures administratives et disciplinaires ainsi qu'à des mesures permettant de rétablir l'intégrité au sein du milieu de travail.

Mesures correctives

Des mesures administratives ont été prises auprès de l'employé afin de récupérer les 44 heures de rémunération dues. L'employé fut également suspendu pour une période de 10 jours. Afin de rétablir l'intégrité dans l'environnement de travail, un atelier sur le Code des Valeurs et Éthiques du secteur public et du code organisationnel fut offert aux employés de ce lieu de travail.

Cet exemple dénote les éléments clés dont :

  • la nature ou la description des actes répréhensibles
  • la nature des recommandations soumises à l'administrateur général
  • les mesures correctives qui ont été ou non mises en œuvre.

Afin de rendre accessible au public la constatation d'un acte répréhensible en respectant l'échéancier de 60 jours :

  • Établir une procédure interne avec les communications
  • Le délai de 60 jours débute à partir du moment où l'administrateur général confirme la constatation de l'acte répréhensible
  • Déterminer qui rédigera le texte contenant les renseignements fournis au public et qui doit l'approuver
  • Préparer le texte du rapport qui sera rendu public dès que l'administrateur général confirme la constatation de l'acte répréhensible
  • Faire approuver le texte
  • Rendre l'information publique

Si les recommandations n'ont pas été déterminées ou les mesures correctives n'ont pas été mises en œuvre en-deçà des 60 jours, il est recommandé d'afficher publiquement les renseignements déjà recueillis et d'ajouter, par la suite, les renseignements manquants. Une phrase, telle que « Les renseignements sur les recommandations ou les mesures correctives seront éventuellement ajoutés une fois que celles-ci seront déterminées » peut être ajoutée.

À la demande du DPRH, les administrateurs généraux sont priés d'informer le BDPRH de la constatation d'un acte répréhensible au sein de leur organisme et lorsque l'information relative à cette constatation est rendue accessible au public.

Rapports publics – Exigences s'appliquant au BDPRH

Dans les 60 jours suivant la fin de chaque année financière, les administrateurs généraux doivent présenter au DPRH un rapport sur toutes les divulgations faites aux superviseurs ou à l'agent supérieur de leur organisation. Ultérieurement, dans les six mois suivant la fin de chaque année financière et selon les rapports transmis par les administrateurs généraux, le Dirigeant principal des ressources humaines présentera au ministre dont il relève (le président du Conseil du Trésor) un rapport indiquant :

  • le nombre de demandes de renseignements reçues relativement à la Loi
  • le nombre de divulgations faites et si on y a donné suite
  • le nombre d'enquêtes effectuées
  • si des problèmes systémiques pouvant donner lieu à des actes répréhensibles ont été constatés
  • toute autre question jugée nécessaire par le DPRH

Le ministre doit ensuite déposer rapidement le rapport devant chaque chambre du Parlement.

Rapports publics – Exigences s'appliquant au Commissaire à l'intégrité du secteur public

Rapport annuel du Commissaire à l'intégrité du secteur public

Dans les trois mois suivant la fin de chaque exercice, le CISP doit rédiger chaque année un rapport sur ses activités (d'avril à mars inclusivement) indiquant au minimum :

  • le nombre de demandes de renseignements reçues concernant la Loi
  • le nombre de divulgations d'actes répréhensibles et de plaintes relatives à des représailles et leurs résultats
  • le nombre d'enquêtes effectuées
  • le nombre et l'état des recommandations faites par le commissaire
  • en ce qui a trait aux plaintes de représailles, le nombre de cas réglés, de requêtes présentées au Tribunal et de plaintes rejetées
  • tout problème systémique pouvant donner lieu à des actes répréhensibles constaté
  • les améliorations recommandées
  • toute autre question nécessaire selon le CISP

Rapports spéciaux

Le CISP peut aussi, en tout temps, préparer et présenter au Parlement des rapports spéciaux sur toute question qu'il juge assez importante ou urgente pour ne pas attendre à son prochain rapport annuel pour en informer le Parlement.

Rapports sur les cas d'actes répréhensibles constatés

Si, à la suite d'une enquête concernant une divulgation faite en vertu de la loi, le CISP détermine qu'un acte répréhensible a été commis, il en fera rapport à l'administrateur général de l'organisation où l'acte a été commis. Dans les 60 jours, le CISP présentera aussi un rapport sur le cas d'acte répréhensible constaté au président du Sénat et au président de la Chambre des communes, pour qu'il soit rapidement déposé devant chacune des chambres du Parlement. Le rapport du CISP comprendra :

  • sa conclusion
  • toutes les recommandations faites à l'administrateur général (y compris les échéances pour la suite à donner à ces recommandations)
  • ses observations au sujet de la réponse de l'administrateur général à la constatation d'acte répréhensible
  • les observations que lui a transmises par écrit l'administrateur général, s'il y a lieu

Autres considérations

Au fur et à mesure que la jurisprudence et des pratiques exemplaires évoluent, relativement aux rapports publics, le présent document sera mis à jour en conséquence.

Détails de la page

Date de modification :