Conditions de nomination des membres de comités d’audit

Introduction

Le présent document entre en vigueur le . Il établit les conditions de nomination de tous les membres de comités ministériels d’audit nommés par le Conseil du Trésor (les personnes nommées).

Partie I : Dispositions relatives aux nominations et à la rémunération

1.1 Mécanisme de nomination

Les nominations sont faites par le Conseil du Trésor, sur recommandation du président du Conseil du Trésor, conformément au paragraphe 16.21(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques.

1.2 Durée du mandat

La date d’entrée en vigueur et la durée du mandat de la personne nommée sont précisées sur le formulaire d’acceptation de la nomination.

Les personnes nommées siègent à titre amovible. La nomination peut être révoquée à tout moment sans préavis et la personne nommée n’a pas droit de réclamer ou de recevoir une compensation, des dommages-intérêts, une indemnité ou toute autre forme de dédommagement en lien avec la cessation de son poste à titre de membre de comité d’audit.

1.3 Acceptation de la nomination

Pour signifier qu’elle accepte la nomination, une personne nommée doit retourner une copie signée du formulaire d’acceptation de la nomination au Bureau du contrôleur général dans les quinze jours suivant sa réception.

En signant le formulaire d’acceptation de la nomination, la personne nommée reconnaît qu’elle a lu les Conditions de nomination des membres de comités d’audit et accepte la nomination selon les conditions qui y sont précisées.

1.4 Désignation du président

Les administrateurs généraux seront responsables de désigner un président pour le comité d’audit, en consultation avec le contrôleur général du Canada.

La désignation d’une personne nommée à titre de président du comité d’audit peut être révoquée à tout moment sans préavis et la personne nommée n’a pas droit de réclamer ou de recevoir une compensation, des dommages-intérêts, une indemnité ou toute autre forme de dédommagement en lien avec la cessation de son poste à titre de président du comité d’audit.

1.5 Sécurité

Avant d’entreprendre ses fonctions, la personne nommée doit faire l’objet d’une vérification de fiabilité et obtenir une attestation de fiabilité.

Les organisations pourraient exiger une autorisation de sécurité à un niveau plus élevé. Dans un tel cas, la personne nommée doit subir un contrôle de sécurité et obtenir l’autorisation de sécurité jugée nécessaire par le ministère.

Conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement et les normes connexes, les ministères sont responsables de veiller à ce que les personnes nommées se soumettent à une enquête de sécurité si elles ont accès à des biens et à des renseignements délicats.

Il est interdit aux personnes nommées d’avoir accès à de l’information classifiée avant d’avoir obtenu l’autorisation de sécurité jugée nécessaire par le ministère.

Une personne nommée ne peut exercer ses fonctions à défaut d’obtenir ou de conserver la cote de fiabilité l’autorisation de sécurité requise, conséquemment la nomination sera révoquée.

1.6 Confidentialité

La personne nommée doit traiter en toute confidentialité tous les renseignements protégés ou classifiés qui sont communiqués dans le cadre des travaux du comité d’audit.

Sauf entente contraire, la personne nommée ne doit pas reproduire de tels renseignements ou les divulguer, transmettre ou fournir à un tiers, ou encore divulguer à des tiers les activités, les opérations, les décisions ou les recommandations du comité d’audit.

1.7 Démission

Si une situation survient qui empêche une personne nommée de s’acquitter de ses tâches au sein du comité d’audit, elle doit démissionner. Une lettre de démission doit être envoyée à l’administrateur général du ministère. Le contrôleur général du Canada doit aussi être mis au courant.

1.8 Rémunération

La rémunération et les frais sont fixés par le Conseil du Trésor, qui peut les modifier à sa discrétion.

La rémunération et les frais sont payés à la personne nommée en tant que titulaire de charge dont le nom figure sur le formulaire d’acceptation de la nomination.

La rémunération des titulaires de charge est assujettie à des déductions législatives, telles que les déductions en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu (et la Loi sur les impôts dans la province de Québec) et la Loi sur le Régime de pensions du Canada (la Loi sur le régime de rentes du Québec dans la province de Québec).

1.9 Base de paiement

Le paiement des services sera effectué pour les journées passées réellement à exécuter les fonctions et les responsabilités suivantes d’un membre d’un comité d’audit: la participation aux réunions, le temps de préparation raisonnable, le temps de déplacement et le temps consacré à la formation ou à l’orientation.

Une journée est définie comme une période de 7,5 heures. Si le temps de travail est inférieur ou supérieur à une journée, la rémunération est calculée au prorata en divisant le taux quotidien par 7,5 heures.

1.10 Frais de voyage

Les personnes nommées sont assujetties aux dispositions concernant les « employés » de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, exception faite de la Partie V qui porte sur les urgences, maladies, blessures et décès en cours de déplacement.

Les frais de voyage dûment et raisonnablement engagés seront remboursés conformément aux taux et indemnités prévus aux appendices B, C et D de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, sur présentation d’une demande de remboursement de frais de voyage dûment remplie.

Toutes les demandes de voyage doivent être pré-autorisées par le ministère.

1.11 Indemnisation et services juridiques

Les services juridiques et l’indemnisation des personnes nommées sont régis par la Politique sur les services juridiques et l’indemnisation du Conseil du Trésor.

Partie II : Conditions de service

2.1 Les Conditions de nomination des membres de comités d’audit sont régies par la Loi sur la gestion des finances publiques (l’article 16.21) et la Politique sur l’audit interne du Conseil du Trésor. Elles peuvent être modifiées par le Conseil du Trésor ou son délégué.

2.2 Les personnes nommées doivent se conformer à la Politique sur l’audit interne du Conseil du Trésor et ses instruments connexes à toute autre directive donnée par l’administrateur général ou le contrôleur général du Canada.

2.3 Dans l’exercice de leurs fonctions, les personnes nommées doivent consacrer le temps et les efforts qui sont jugés nécessaires et raisonnables par l’administrateur général.

Partie III : Code sur les conflits d’intérêts et la conduite éthique de membres de comités d’audit nommés par le Conseil du Trésor

3.1 Principes

Conformément aux principes des Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne, il incombe aux personnes nommées de soutenir une perspective objective et indépendante au moment de conseiller l’administrateur général dans leurs domaines de responsabilité.

Les personnes nommées doivent afficher les valeurs et les comportements attendus qui sont décrits dans le Code de valeurs et d’éthique du secteur public. Elles doivent aussi se conformer aux dispositions du code de conduite organisationnel du comité auquel elles siègent, compte tenu des modifications qui peuvent être nécessaires dans les circonstances.

Les personnes nommées doivent empêcher et prévenir les situations qui pourraient donner lieu à un conflit d’intérêt réel, apparent ou potentiel pendant leur nomination et après leur mandat.

3.2 Divulgation

Les personnes nommées doivent divulguer au ministère toutes nouvelles activités, intérêts ou nominations afin que celui-ci évalue si elles peuvent porter, ou sembler porter, atteinte à la capacité de la personne nommée de s’acquitter de ses tâches de façon indépendante et objective. Cela doit se faire au moins une fois par année et pour toute la durée du mandat de la personne nommée.

Avant de terminer leur mandat au sein d’un comité, les personnes nommées doivent divulguer à l’administrateur général leurs intentions concernant tout emploi futur ou toute activité future qui peut présenter un risque réel, apparent ou potentiel de conflit d’intérêts.

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