Aperçu du rapport d’étape

Dans notre engagement continu envers l'inclusion et l'accessibilité, et en harmonie avec la Loi canadienne sur l’accessibilité, le Service canadien d'appui aux tribunaux administratifs (SCDATA) s'investit activement à accroître l'accessibilité de ses programmes, services et environnements. Le SCDATA a identifié des initiatives clés dans son plan d’accessibilité publié en 2022 qui seront déployées dans les prochaines années afin de favoriser un accès équitable et sans obstacle pour tous ceux et celles qui interagissent avec notre organisation et les tribunaux administratifs que nous appuyons.

Le présent rapport d'étape pour l'année 2023 offre une exploration détaillée des mesures prises et des progrès réalisés, ainsi que les enseignements précieux tirés de cette première année de mise en œuvre de notre plan sur l'accessibilité. De la sensibilisation des exigences et des besoins en matière d’accessibilité, à la promotion de l’inclusion ou à la conception d’environnements physiques et virtuels accessibles, le plan du SCDATA vise à non seulement à assurer que la diversité est reconnue mais également célébrée.

Le mandat du SCDATA est d’assurer à la population canadienne un accès à la justice. À cette fin, plusieurs des tribunaux soutenus par le SCDATA ont rempli l'Index d'accès à la justice pour les entités administratives afin de mieux comprendre les lacunes en matière d’accessibilité dans la prestation de leurs services. Les discussions sur l'Index ont également permis d'identifier un certain nombre de bonnes pratiques déjà en place dans certains tribunaux, telles que la formation à la rédaction juridique en langage clair offerte aux avocats et avocates, qui pourrait être proposée à d'autres tribunaux. Des efforts continueront d'être déployés en 2024 pour favoriser la collaboration et l'échange d'outils et de bonnes pratiques, car il s'agit d'une voie efficace et efficiente pour réaliser des progrès significatifs.

Il reste encore beaucoup à faire pour rendre la justice pleinement accessible, mais la SCDATA a réalisé d'excellents progrès en 2023. Nous mobilisons des ressources pour assurer la poursuite des progrès, et les tribunaux indépendants que nous soutenons s'engagent à se joindre à nous dans nos efforts pour atteindre un objectif commun : rendre la justice pleinement accessible à tous les Canadiens et les Canadiennes.

Coordonnées

Le public est invité à commenter le rapport d’étape du plan d’accessibilité et à communiquer avec le SCDATA pour obtenir ce document dans d’autres formats.

Il est possible de communiquer avec le SCDATA à partir de son site Web, par courriel, par téléphone ou par la poste.

• Courriel : communications@tribunal.gc.ca
• Téléphone : 613-954-6350
• Adresse postale :
  À l’attention du Directeur général, services de gestion et Dirigeant principal des finances
  240, rue Sparks, 4e étage
  Ottawa (Ontario) K1A 0E1

Le rapport d’étape du plan sur l’accessibilité du SCDATA est proposé dans les formats suivants :

• Imprimé
• Gros caractères
• Braille
• Audio
• Format électronique compatible avec les technologies d’adaptation destinées aux personnes en situation de handicap

Le SCDATA doit, sur demande, produire son rapport d’étape du plan sur l’accessibilité dans d’autres formats.

• Le délai de traitement des demandes de documents en braille ou en format audio est de 45 jours.
• Le délai de réponse à toutes les autres demandes est de 15 jours.

Domaines visés à l’article 5 de la Loi canadienne sur l’accessibilité

En 2023 et pour les années à venir, le SCDATA se concentre sur des actions liées aux sept piliers faisant partie de l’article 5 de la Loi canadienne sur l’accessibilité, soit :

1. L’emploi
2. L’accès à l’environnement bâti
3. Les technologies de l’information et des communications
4. Les communications, autres que les technologies d’information et des communications
5. L’acquisition de biens, de services et d’installations
6. La conception et la prestation de programmes et de services
7. Le transport

L’emploi

L’emploi renvoie aux processus, pratiques et services que surveille le SCDATA à toutes les étapes du parcours professionnel du personnel. Ceci débute avec le recrutement et se poursuit avec l’offre d’emploi, l’accueil, les mesures d’adaptation, le perfectionnement professionnel, le développement des talents, la gestion du rendement et la fin d’emploi.

Dans le plan d’accessibilité élaboré en 2022, ce pilier comprenait 6 principales actions qui étaient appuyées de plusieurs activités.

Action 1 : Aider le gouvernement du Canada à s’acquitter de son engagement à embaucher au moins 5 000 personnes en situation de handicap d’ici à 2025

La première action de ce pilier vise à aider le gouvernement du Canada à s’acquitter de son engagement à embaucher au moins 5 000 personnes en situation de handicap d’ici à 2025. Même si le SCDATA a, en 2022, dépassé sa cible d’embauche de personnes en situation de handicap (116%), l’organisation a poursuivi ses efforts pour augmenter leur représentation.

Au cours de l’année 2023, le SCDATA s'est engagé à éliminer les obstacles dans les systèmes d'emploi. L’organisation a mis en place des mesures concrètes pour favoriser l'embauche inclusive, telles que la limitation de la zone de sélection dans certains processus d’embauche. De plus, une liste de contrôle des obstacles systémiques liés à l'évaluation a été élaborée et est maintenant utilisée dans chaque processus de sélection.

Le SCDATA a également investi dans la formation continue et la sensibilisation des membres des ressources humaines et des gestionnaires d’embauche sur des sujets tels que les préjugés inconscients et les obstacles potentiels. De plus, le Parcours d’apprentissage sur la diversité et l’inclusion disponible sur l’intranet du SCDATA propose un éventail de cours, de vidéos, de lectures ou d’autres activités d’apprentissage liés à la diversité comporte également une section réservée à l’accessibilité. Finalement, les gestionnaires ont eu à suivre des formations obligatoires développées à l’interne sur les pratiques de dotation inclusive.

Enfin, l’organisation a encouragé activement le personnel à remplir le Passeport d’accessibilité au milieu de travail du gouvernement du Canada, veillant ainsi à ce que chaque membre du personnel dispose des outils et des mesures nécessaires pour favoriser leur réussite. La promotion du Passeport d'accessibilité dans le processus d'intégration des personnes nouvellement embauchées témoigne de l'engagement continu du SCDATA envers la promotion de l'inclusion et de l'accessibilité. Le texte suivant est maintenant inclus dans toutes les lettres d’offre pour encourager proactivement une communication ouverte :

« Vous devez informer votre gestionnaire de vos besoins en matière d’adaptation avant votre date d'entrée en fonction ou le plus tôt possible. Si vous possédez déjà un Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail, n’hésitez pas à le faire parvenir à votre gestionnaire. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la Directive sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation. »

Action 2 : Sensibiliser l’ensemble de l’organisation à la culture et à la réalité des groupes en quête d’équité

La seconde action du pilier de l’emploi est de sensibiliser l’ensemble de l’organisation à la culture et à la réalité des groupes en quête d’équité.

Pour concrétiser cette démarche en 2023, le Comité d'équité, de diversité et d'inclusion (EDI) du SCDATA a joué un rôle central en fournissant un espace sécurisé où tous peuvent partager leur expérience, contribuant ainsi à sensibiliser les autres membres de l'organisation. Des initiatives visant à promouvoir une meilleure compréhension sont également prévues pour 2024, notamment des séances d'information sur l’EDI seront organisées par le comité en partenariat avec d'autres équipes du SCDATA.

Le SCDATA travaille sur l'élaboration d'une trousse à outils destinée aux gestionnaires, visant à les soutenir dans la création d'un espace propice aux discussions et aux échanges sur l’EDI, tout en renforçant leur sensibilisation à ces questions. Cette trousse, en cours d'élaboration, sera partagée au sein de l'organisation en 2024, renforçant ainsi les ressources déjà disponibles pour soutenir un milieu de travail inclusif, respectueux et accessible.

L’organisation continue de sensibiliser les gestionnaires d'embauche, le personnel et les membres des tribunaux aux besoins en matière d'accessibilité. L’élaboration d‘outils est maintenant en cours, notamment sur le langage clair. De plus, une liste de contrôle sur l'accessibilité pour les documents a été développée et est actuellement à l’étape d’approbation et une formation sur la création de documents accessibles avec Word, PowerPoint et Excel est à l’étape de planification et est prévue pour 2024.

Action 3 : Aider tout le personnel du SCDATA et les membres des tribunaux à obtenir les outils, les dispositifs et les mesures de soutien essentiels à leur réussite

Des avancements notables ont été réalisés en 2023 pour l’action 3. D’abord, l'équipe des services et solutions d’information (ESSI), en collaboration avec les ressources humaines, a entrepris des démarches importantes en rencontrant le Programme d’accessibilité, d’adaptation et de technologie informatique adaptée (AATIA) de Services partagés Canada (SPC). Des meilleures pratiques ont été partagées avec l’ESSI, mettant de l’avant les exigences d’accessibilité et les critères d’évaluation nécessaires pour les futures demandes d’adaptation liées aux technologies de l’information.

Le SCDATA adopte également une approche proactive en offrant des équipements ergonomiques au personnel actuel et nouvellement embauché. Des évaluations ergonomiques sont disponibles et les demandes de mesures d’adaptation sont traitées individuellement, avec des démarches supplémentaires auprès de partenaires externes, notamment l’AATIA, au besoin.

L’organisation fait de promotion du Passeport d’accessibilité du gouvernement du Canada pour assurer que les employé(e)s reçoivent les appuis nécessaires pour réussir dans leur rôle. Le passeport est également offert proactivement aux personnes qui s’apprêtent à se joindre au SCDATA afin que les solutions requises puissent être mises en place dès que possible.

Action 4 : Travailler en collaboration avec les comités de l’équité, de la diversité et de l’inclusion (EDI), les employées et les employés et leurs gestionnaires, et d’autres partenaires, pour analyser les lacunes relatives au traitement des demandes de mesures d’adaptation dans les procédures d’accueil actuelles

Le SCDATA veut que les procédures d'adaptation soient complètes, efficaces et adaptées aux besoins des individus au sein de l'organisation. L’organisation reconnaît l'importance de mettre en place des processus d'adaptation solides pour aider chaque membre de son personnel à réaliser son plein potentiel au travail.

Dans le cadre de cet effort continu, l’organisation s'est engagée à examiner les demandes d'adaptation au cas par cas. Cette approche garantit que chaque demande est soigneusement évaluée, en tenant compte des besoins uniques de l’individu concerné.

Les mécanismes de rétroaction continue sont essentiels pour affiner et améliorer le processus de demandes d’adaptation, et le SCDATA s'engage à intégrer les suggestions pour améliorer l'efficacité et l'efficience des procédures.

Action 5 : Veiller à ce que les renseignements sur les mesures d’adaptation proposées au travail soient accessibles à chaque membre du personnel

Le SCDATA s'engage à faciliter l'accès des employés aux renseignements sur les demandes d'adaptation. En 2023 la page intranet du SCDATA dédiée aux mesures d'adaptation en milieu de travail a été mise à jour pour assurer que les membres du personnel puissent facilement retrouver les informations recherchées. De plus, des efforts importants ont été investis pour mettre sur place un nouvel intranet qui est accessible, conformément au modèle Canada.ca. Cette initiative vise à offrir aux membres du personnel une nouvelle plateforme informative complète pouvant les renseigner sur les mesures d'adaptation disponibles et les procédures à suivre. De plus, les formulaires de demande de mesures d'adaptation au travail seront faciles à trouver, simplifiant ainsi le processus pour obtenir les appuis nécessaires. Le lancement du nouvel intranet du SCDATA, qui comprend la publication des informations actualisées, est prévue pour le 1er avril 2024.

L’environnement bâti

L’environnement bâti réunit toutes les structures et tous les objets qui composent les espaces de travail du SCDATA, dont les entrées, les ascenseurs, les salles de réunion, les salles d’audience et de médiation, les bureaux et le système d’éclairage.

Action 1 : Veiller à ce que tous les projets de réaménagement et de modernisation relevant du SCDATA respectent les normes d’accessibilité de l’environnement bâti de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC)

Le SCDATA poursuit ses efforts dans le cadre de ce deuxième pilier, visant à rendre l'environnement bâti accessible et s’engage à ce que tous les projets de réaménagement et de modernisation relevant du SCDATA respectent les normes d'accessibilité de l'environnement bâti de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).

Pour concrétiser cet engagement, tous les projets impliquant une modification d'un espace de travail sont révisés par des experts en conception qui travaillent à la conception et à l'examen des plans pour s'assurer qu'ils répondent rigoureusement aux normes d'accessibilité établies par SPAC. De plus, un nouveau système de réservations d'espace a été mis en place spécifiquement pour le personnel travaillant dans des espaces de travail non assignés. Ce système permet de choisir et de réserver des postes et des espaces de travail accessibles, y compris des postes où la nourriture est interdite, une mesure particulièrement cruciale pour les personnes présentant des allergies alimentaires.

En 2023, les équipes des installations et de la gestion du milieu de travail ont joué un rôle crucial en soutenant l’ensemble de l'organisation dans la mise en place du nouveau modèle de travail hybride commun pour la fonction publique, une action qui n'était pas initialement prévue dans le plan d'accessibilité du SCDATA. L'équipe des installations a été impliquée dans la reconfiguration de plusieurs espaces de bureaux en tenant compte des exigences d'accessibilité de SPAC. En outre, elle a guidé le SCDATA dans l'achat, l'installation ou l'ajustement d'équipements et de meubles accessibles et ergonomiques. Parallèlement, l'équipe de gestion du milieu de travail a organisé plusieurs séances d'information sur l'ergonomie pour les membres du personnel, veillant à ce qu'ils s’adaptent bien à leur nouvel environnement de travail.

Les technologies de l’information et des communications

Les technologies de l’information et des communications (TIC) font référence aux méthodes empruntées par les personnes les utilisant pour communiquer des renseignements et y accéder. Elles peuvent inclure des courriels, des réunions, des communications visuelles et des documents, ainsi que la façon dont le contenu est rédigé et présenté sur des sites Web tels que Canada.ca ou sur les sites Web des tribunaux. Le SCDATA a son propre site Web sur Canada.ca et un site intranet en plus d’appuyer les 12 tribunaux dans le développement et l’entretien de leur sites respectifs.

Action 1 : Toutes les pages Web internes et externes du SCDATA (y compris celles des tribunaux administratifs qu’il appuie) sont conformes aux Lignes directrices sur l’accessibilité des produits et des activités de communication (Web Content Accessibility Guidelines (WCAG), version 2.1, niveau AA) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT)

En 2023, des étapes importantes ont été franchies. L'internet du SCDATA est désormais entièrement conforme aux directives d'accessibilité du contenu Web (WCAG, version 2.1, niveau AA) et aligné avec la plateforme Canada.ca.

De plus, l’organisation a entrepris une analyse approfondie des lacunes des pages Internet des tribunaux, visant à vérifier leur conformité aux normes WCAG 2.1 AA (acronyme anglais pour Web Content Accessibility Guidelines qui signifie en français: directives d'accessibilité du contenu Web). Bien que des progrès aient été réalisés en 2023, l’ampleur de cette initiative est considérable et le travail se poursuivra en 2024. Alors que plusieurs sites ont été récemment mis à jour et pourraient n’avoir besoin que d’ajustements mineurs, d’autres pourraient nécessiter une refonte complète pour atteindre les normes d'accessibilité visées. Pour adresser ces défis, un groupe de travail a été formé en septembre 2023 avec l'objectif de collaborer sur les défis communs, dont l’accessibilité des sites web. Cette approche démontre l'engagement du SCDATA à collaborer avec ses partenaires afin d'identifier et de résoudre les problèmes d'accessibilité d'une manière cohérente et coordonnée qui peut ensuite être exploitée avec succès par tous les tribunaux appuyés par l’organisation. De plus, le SCDATA explore des façons de surveiller la conformité à la norme WCAG d’une façon continue.

Action 2 : Rendre accessibles et conformes à la norme EN (European Norm) 301 549 tout le matériel informatique et tous les logiciels nouvellement acquis

En 2023, nous avons progressé pour garantir que tous les nouveaux matériels et logiciels achetés sont accessibles et répondent aux normes EN (acronyme anglais pour European Norm qui signifie en français: norme européenne) 301 549. L’équipe des services et solutions d’information (ESSI) collabore étroitement avec le service d'approvisionnement pour intégrer les critères du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) en matière d'accessibilité et les normes pour l'approvisionnement en technologies de l'information (TI). Cette collaboration se concrétise par l’utilisation du formulaire d'attestation de considération en matière d'accessibilité pour toutes les demandes d'approvisionnement. Ces démarches garantissent que tout le matériel informatique et les logiciels nouvellement acquis répondent aux normes établies, favorisant ainsi un environnement de travail accessible.

L’organisation prévoit également offrir des formations sur la norme d'accessibilité des logiciels et du matériel informatique aux équipes de l’ESSI et des services d’approvisionnement, notamment aux personnes responsables de l'achat du matériel informatique et des logiciels. Les formations prévues auront lieu en 2024.

Action 3 : Passer en revue les exigences sur la prévention et le blocage des technologies, logiciels et équipements d’assistance ou adaptatifs

Plusieurs initiatives ont débuté afin de soutenir cette action en 2023. La première activité clé fut la révision du processus de mise à disposition d'imprimantes pour les membres du personnel. Alors que l'approche précédente consistait à limiter l'accès aux imprimantes afin de soutenir la transition vers un environnement sans papier, des changements ont été apportés pour garantir que le personnel ayant certaines limitations ait accès aux documents imprimés. Les demandes d'imprimantes sont désormais examinées par l'équipe de gestion du milieu de travail, qui veille à ce que les mesures d’adaptation nécessaires soient apportées. Cette approche permet de garantir le soutien requis, tout en assurant la transition de l'organisation vers un environnement numérique se poursuit.

Parallèlement, le SCDATA établit également des procédures pour garantir que le personnel puisse accéder à des casques répondant aux exigences d'accessibilité.

En outre, la stratégie audio-visuelle que le SCDATA met en œuvre a pour objectif d'équiper les salles d'audience des tribunaux avec des outils et des logiciels accessibles à l'ensemble des membres des tribunaux, au personnel du SCDATA, ainsi qu’aux interprètes, sténographes, parties impliqués, témoins, services juridiques et le public. Cette stratégie est prévue d'être pleinement mise en œuvre d'ici 2024 et vise à intégrer une gamme plus étendue de technologies, logiciels et équipements d’assistance.

Les communications, autres que les technologies de l’information et des communications

Les communications autres que les technologies de l'information et des communications (TIC) englobent toutes les méthodes utilisées par le SCDATA pour communiquer, comme les lettres, les courriels, les formulaires, les modèles, les procédures, les directives, les échanges verbaux et les images.

Action 1 : Voir à ce que le contenu de tous les documents, formulaires, modèles, messages (internes et externes), hyperliens, images et sites Web soit accessible et conforme aux Lignes directrices sur l’accessibilité des produits et des activités de communication du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT)

En 2023, le SCDATA a lancé et complété partiellement une analyse approfondie des lacunes en matière d’accessibilité de tous les produits de communication sous la responsabilité de l’organisation.

Des outils sont en cours d’élaboration, notamment sur le langage clair, destinées à toute l’équipe des communications. De même, une formation sur la création de documents accessibles avec Word, PowerPoint et Excel est en cours de planification et sera proposée en 2024. Finalement, une liste de contrôle sur l'accessibilité de tous les documents utilisés dans les présentations a été complétée et est actuellement en processus d’approbation.

Le SCDATA explore aussi des méthodes différentes pour communiquer l'information, tel que l’utilisation accrue de supports vidéo, audio, graphiques, infographiques, et d'autres moyens de communication appropriés. L’utilisation d’une variété de formats de communication adaptés aux besoins et aux préférences diversifiés des membres du public peut aider à accroître la compréhension et l'engagement de l'auditoire, tout en rendant le tout plus accessible.

L’acquisition accessible de biens, de services et d’installations

En matière d’approvisionnement, l’accessibilité consiste à répondre aux besoins des utilisatrices et utilisateurs, dès le début d’un processus d’approvisionnement. Le personnel du SCDATA affecté à l’approvisionnement doit veiller à ce que les décisions d’approvisionnement soient assorties de critères et d’éléments à considérer en matière d’accessibilité.

Action : Veiller à ce que toutes les décisions en matière d’approvisionnement tiennent compte de l’accessibilité

En 2024, le SCDATA planifie créer une liste de contrôle des considérations en matière d’accessibilité liées à l’approvisionnement afin d’améliorer la gestion de l’approvisionnement au sein de l’organisation. Nous ferons appel à l'expertise d'autres organisations du gouvernement fédéral pour élaborer une liste de contrôle adaptée à nos besoins opérationnels.

En 2023, nous avons accru la sensibilisation aux critères d’accessibilité au sein de l’équipe d’approvisionnement du SCDATA. Nous avons également élaboré un formulaire d'évaluation de l'accessibilité que les clients doivent remplir lorsqu'ils soumettent des demandes de contrat. En 2024, nous élaborerons des ressources supplémentaires pour informer les clients sur l'approvisionnement accessible, y compris une fiche d'information et des instructions détaillées sur l'intranet du SCDATA mis à jour.

La conception et prestation de programmes et de services

La conception et la prestation de programmes et de services au SCDATA s’inspirent de son mandat opérationnel, qui consiste à offrir des services de soutien essentiels aux tribunaux administratifs fédéraux. La portée de ses programmes et services se limite au bon fonctionnement des opérations quotidiennes des tribunaux qu’il appuie et des services internes.

Action 1 : Veiller à ce que toutes les modifications apportées à ses programmes et services, y compris à leur conception et à leur exécution, visent une accessibilité accrue

Dans le cadre de l'engagement continu du SCDATA en faveur de la conception et de la prestation de programmes et de services sans obstacles, plusieurs actions ont été entreprises au cours de l'année 2023 et des plans concrets ont été établis pour les années suivantes.

En septembre 2023, un groupe de travail et de collaboration a été créé pour aborder les défis communs des secrétariats des tribunaux. Un plan d'action a été développé pour améliorer cette dimension, et des mesures concrètes seront mises en œuvre dès 2024.

Nous mettrons également à jour les procédures existantes pour intégrer les demandes d'adaptation qui pourraient améliorer l'accessibilité globale et mieux répondre aux besoins des membres du tribunal et du public. À l’automne 2023, le groupe de travail a commencé à identifier des activités spécifiques qui seront mises en œuvre en 2024 et 2025.

En ce qui concerne les services offerts au public, tels que le centre d'appel du Tribunal de la sécurité sociale, la ligne du SCDATA réservée aux demandes de renseignements généraux, les Services de la bibliothèque du SCDATA, et les Services de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du SCDATA, une évaluation des normes d'accessibilité est en cours. Celle-ci sera complétée en 2024 et sera suivi par l’élaboration d’un plan d’action qui visera à remédier aux lacunes constatées.

Action 2 : S’assurer que toutes les parties savent qu’elles ont droit à des mesures d’adaptation

Les initiatives en cours visent à être proactives afin que le soutien nécessaire puisse être fourni en temps opportun et que les parties puissent participer pleinement dès le début. Ceci comprend notamment la révision des formulaires et documents-guides pour faciliter la demande et la prestation de mesures d'adaptation. De plus, pour garantir une accessibilité optimale, des efforts seront déployés pour réduire le nombre de clics nécessaires sur les sites Web pour accéder à l'information sur l'accessibilité et les mesures d'adaptation.

Le transport

Le transport est aussi évoqué l’article 5 de la Loi canadienne sur l’accessibilité. Toutefois, cette section ne s’applique pas au SCDATA, car elle porte sur le réseau national de transport. Le SCDATA offre, selon les besoins, des mesures d’adaptation évaluées au cas par cas, et des mesures d’adaptation sont toujours proposées et accordées, lorsqu’elles sont justifiées, aux membres des tribunaux et du personnel du SCDATA qui doivent se déplacer pour participer aux audiences et aux médiations.

Consultations et rétroaction

Mise en place du plan d’action

À l’hiver 2023, des consultations ont été menées dans le cadre de l'élaboration d'un plan d'action plus détaillé sur l'accessibilité. Les consultations ont impliqué la collaboration avec plusieurs partenaires internes, soit l'équipe des ressources humaines, l'équipe des installations et de la sécurité, l'équipe des communications, l'équipe des services et solutions d'information, les tribunaux et les secrétariats.

Les consultations se sont terminées en mai 2023, et un plan d’action a été proposé au sous-comité des ressources composé de membres de la haute gestion. Une grande partie du travail identifié pour l’année 2023 impliquait une consultation et une analyse des écarts pour chacun des piliers du plan d’accessibilité. Les noms des participants et participantes n’ont pas été notés pour des raisons de confidentialité, à l'exception de ceux et celles ayant fourni des renseignements à titre professionnel.

Les questions posées lors des consultations ont porté sur les activités du plan d'accessibilité du SCDATA. Les réponses obtenues ont été examinées, clarifiées et priorisées par chaque personne experte en la matière. Le plan d'action a également été partagé avec les équipes de gestion des secrétariats pour recueillir des commentaires et identifier des risques.

Le processus de consultation a inclus des activités telles que des réunions virtuelles, des discussions de groupe et des échanges avec les équipes concernées. Ce choix a été motivé par la volonté d'assurer une participation inclusive et diversifiée. Des mesures ont été prises pour garantir l'accessibilité des consultations, notamment en fournissant des supports adaptés aux différents handicaps.

Les résultats de ces consultations ont permis d'identifier des lacunes, de proposer des mesures correctives, et d'élaborer le plan d'action avec des responsables pour chacune des actions identifiées, ainsi que des délais d’exécution.

Groupe de travail sur l’accessibilité

À l'été 2023, le SCDATA a entrepris des démarches importantes pour accroître l'accessibilité des 12 tribunaux qu’il appuie, regroupés sous 5 secrétariats. Les directrices exécutives des secrétariats ont été rencontrées et encouragées à remplir le formulaire de l’Indice de l'accès à la justice pour chaque tribunal afin de mieux comprendre les défis communs. En même temps, un groupe de travail sur l'accessibilité a été créé, avec des personnes représentant tous les secrétariats.

En septembre 2023, après avoir reçu la majorité des rapports de l’Indice de l'accès à la justice préparé par Justice Canada, le groupe de travail s'est réuni. L'achèvement de l'Index de l'accès à la justice a révélé des défis et des considérations qui n'avaient pas été identifiés par d'autres évaluations. Les réponses obtenues ont éclairé le plan d'accessibilité du SCDATA en identifiant les défis communs. Des consultations hebdomadaires ont eu lieu à l’automne 2023 et des rencontres aux deux semaines continuerons en 2024 pour collaborativement faire avancer l’accessibilité dans les tribunaux.

Le processus de consultation a impliqué des réunions virtuelles et des discussions de groupe. Cette approche a été choisie pour faciliter la participation tout en respectant les contraintes de confidentialité et en veillant à ce que les consultations soient accessibles. Des mesures ont été mises en place pour garantir l'accessibilité.

Les résultats des consultations ont permis d'identifier plusieurs pratiques exemplaires au sein de certains tribunaux, et qui pourront déployés à l'ensemble des tribunaux. Cette approche collaborative entre les secrétariats sera alignée avec le plan d'action d'accessibilité du SCDATA, assurant la cohérence et l’intégration des initiatives.

Vers les débuts de 2024, un classement des priorités aura lieu afin de concentrer les ressources sur les domaines clés nécessitant des actions immédiates. Ceci mènera à un plan d'action détaillé qui présenté à la haute gestion.

Comité d’équité, de diversité et d’inclusion

Le comité d'équité, de diversité et d'inclusion du SCDATA a joué un rôle essentiel dans le processus consultatif, visant à assurer une perspective diversifiée et inclusive. Des échanges ont eu lieu mensuellement tout au long de l'année 2023.

Les discussions ont été axées sur des questions spécifiques liées à l'accessibilité, ainsi que sur les progrès des activités inscrites dans le ?plan d'accessibilité. Ces échanges ont eu virtuellement, permettant ainsi la participation active de membres répartis géographiquement.

Les membres du comité, reflétant des profils diversifiés, ont apporté des perspectives enrichissantes, partageant leurs expériences et défis personnels liés à l'accessibilité. Leur contribution directe a été et demeure essentielle pour informer les initiatives futures et renforcer l'impact positif du plan d'accessibilité au sein de l'organisation.

Rencontres avec la haute gestion

À l'été 2023, des discussions ont eu lieu avec les directrices exécutives pour expliquer l'importance de remplir le formulaire de l’Indice de l'accès à la justice. Cela a permis d'avoir une vision complète de la facilité d'accès aux tribunaux. Elles ont également été invitées à choisir un membre de leur équipe pour rejoindre le groupe de travail sur l'accessibilité. Une discussion a également eu lieu avec les présidentes et présidents de chacun des tribunaux en juillet 2023.

En novembre 2023, des réunions individuelles ont eu lieu avec les directrices exécutives pour comprendre davantage leurs attentes et leur rappeler les objectifs du groupe de travail sur l’accessibilité. Elles ont exprimé le souhait de recevoir un plan d'action détaillé.

À la fin de novembre 2023, une réunion a eu lieu pour partager les progrès notés dans le rapport d'étape. Les directrices exécutives étaient présentes et ont exprimé leur satisfaction quant à la création du groupe de travail. Elles ont réaffirmé leur intérêt à recevoir un plan détaillé montrant les améliorations prévues liées à l’indice de l’accès à la justice pour l’année 2024.

Rédaction du rapport d’étape

En octobre 2023, le processus de rédaction du rapport d'étape a été lancé, marquant une étape cruciale dans l'évaluation et la communication des progrès réalisés par le SCDATA dans le cadre de son plan d’accessibilité. Toutes les personnes expertes en la matière et les membres représentant les secrétariats impliqués dans le groupe de travail sur l'accessibilité ont été sollicités pour partager leurs commentaires et présenter les avancements spécifiques des activités définies dans le plan d'accessibilité.

Le rapport d'étape a joué un rôle essentiel en permettant au SCDATA de documenter de manière exhaustive les actions mises en œuvre au cours de l'année 2023. Il a également offert une opportunité précieuse de mettre en lumière les succès accomplis jusqu'à présent. En fournissant une évaluation approfondie des réalisations, des défis surmontés et des leçons apprises, le rapport a servi de tableau de bord complet qui souligne les efforts consentis pour renforcer l'accessibilité au sein de l'organisation.

Conclusion

En 2023, le SCDATA a fait des progrès importants dans plusieurs aspects, tout en travaillant à bien comprendre ses forces et ses lacunes en matière d’accessibilité afin de mieux planifier les actions à entreprendre et d’organiser ses ressources de façon optimale afin de continuer à progresser.

En continuant notre engagement envers l'accessibilité, le SCDATA prévoit pour 2024 de mettre en œuvre des activités qui renforceront davantage son approche inclusive :

• Favoriser une rétroaction continue de la part de nos parties prenantes en explorant la possibilité d'introduire des formulaires de rétroaction anonymes, rendant ainsi le processus plus accessible et ouvert à tous et à toutes.

• Encourager une collaboration continue avec les personnes en situation de handicap en élargissant ainsi l'accessibilité et la transparence du processus.

• Mettre l’accent sur la collaboration et la communication en renforçant les liens entre les différents secrétariats et unités organisationnelles du SCDATA. Cela sera facilité par le groupe de travail sur l'accessibilité, qui favorisera le partage d'informations et d'avancements de manière plus régulière, contribuant ainsi à une approche plus holistique de l'accessibilité au sein de notre organisation.

• Augmenter les efforts de sensibilisation en élargissant la formation sur l'accessibilité. Cela inclura non seulement la formation initiale pour les personnes nouvellement embauchées, mais également des sessions de sensibilisation et ressources pour l'ensemble du personnel.

Le SCDATA a jeté les bases nécessaires pour faire de son engagement envers l'accessibilité une réalité et elle est engagée et mobilisée alors qu'elle regarde vers l'avenir et poursuit son mandat d’améliorer l'accès à la justice pour tous les Canadiens et les Canadiennes.