Introduction

Le SCDATA a le plaisir de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) pour la période du 1^er avril 2018 au 31 mars 2019.

En vertu de l’article 72 de la Loi, le chef de chaque institution du gouvernement fédéral doit préparer et soumettre au Parlement un rapport annuel sur l’administration de la Loi au cours de l’exercice financier. Le présent rapport donne un aperçu des activités menées par le SCDATA dans le cadre de l’administration de la Loi.

L’objet de la Loi sur l’accès à l’information est d’énoncer le droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents placés sous le contrôle des institutions fédérales. La Loi stipule que l’information gouvernementale doit être accessible au public, les exceptions nécessaires à ce droit doivent être limitées et précises, et les décisions relatives à la divulgation de l’information gouvernementale doivent être contrôlées par une source indépendante du gouvernement.

La Loi vise à compléter les modalités d’accès aux documents; elle ne vise pas à restreindre l’accès aux renseignements qui sont normalement à la disposition du public.

Le SCDATA s’engage à respecter l’esprit et l’intention de la Loi sur l’accès à l’information afin de favoriser l’établissement d’une culture axée sur l’ouverture et la transparence.

À propos du SCDATA

Le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs (SCDATA) a été créé avec l’entrée en vigueur, le 1^er novembre 2014, de la Loi sur le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs. Le SCDATA est responsable de fournir des services de soutien et des installations à 11 tribunaux administratifs fédéraux au moyen d’un guichet unique et intégré.

Ces services comprennent les services spécialisés requis par chacun des tribunaux (p. ex., services de greffe, recherche et analyse, services juridiques et toute autre activité liée au mandat ou aux dossiers particuliers d’un tribunal), ainsi que des services internes (p. ex., ressources humaines, services financiers, gestion et technologies de l’information, aménagement des locaux, sécurité, planification et communications). Par ces services spécialisés, le SCDATA appui l’amélioration de l’accès à la justice pour les canadiens.

Les services de soutien du SCDATA sont destinés aux tribunaux administratifs suivants :

• la Commission canadienne d’examen des exportations de biens culturels;
• la Commission de révision agricole du Canada;
• la Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral;
• le Conseil canadien des relations industrielles;
• le Tribunal canadien des droits de la personne;
• le Tribunal canadien du commerce extérieur;
• le Tribunal d’appel des transports du Canada;
• le Tribunal de la concurrence;
• le Tribunal de la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles;
• le Tribunal de la sécurité sociale du Canada; /li>
• le Tribunal des revendications particulières Canada.

Le SCDATA appuie également le Conseil national mixte, qui est la tribune pour l'élaboration conjointe, la consultation et l'échange d'information entre le gouvernement à titre d'employeur et les agents négociateurs de la fonction publique.

Le ministre de la Justice et procureur général du Canada est responsable du SCDATA.

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est chargé de l’application de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) pour le SCDATA. Son mandat consiste à veiller à la conformité aux lois, aux règlements et à la politique gouvernementale ainsi qu’à élaborer des directives et normes ministérielles en ce qui concerne la Loi. La responsabilité, à savoir les pouvoirs, les tâches et les fonctions liés à l’application de la Loi, a été établie officiellement et est énoncée dans l’arrêté de délégation signé par l’administrateur en chef. Le directeur de la planification et des communications et le gestionnaire de l’AIPRP disposent de pouvoirs délégués conformément l’arrêté de délégation figurant à l’annexe A.

Au sein de la structure organisationnelle du SCDATA, le bureau de l’AIPRP relève de l’unité de la planification et des communications, lequel est sous la direction de l’administrateur en chef. La surveillance du bureau de l’AIPRP incombe au directeur de la planification et des communications. Le bureau de l’AIPRP compte un gestionnaire et un analyste qui s’occupent des activités liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels.

Le bureau de l’AIPRP reçoit, coordonne et traite les demandes en conformité avec la Loi, fait connaître la Loi au sein de l’organisation, s’acquitte des responsabilités en matière de déclaration prévues dans la Loi. De plus, le bureau de l’AIPRP fournit des conseils spécialisés et des directives à la haute direction et au personnel du SCDATA sur toutes les questions qui se rapportent à la Loi.

Aperçu statistique du SCDATA

Le SCDATA a reçu un total de 45 demandes officielles aux termes de la Loi. Huit demandes ayant été reportées de l’exercice précédent, 44 des 53 demandes actives ont été traitées. Neuf demandes ont été reportées au nouvel exercice.

Outre les demandes officielles, le SCDATA a reçu 31 demandes de consultation d’autres institutions fédérales et d’autres organisations ainsi que 13 demandes informelles. Une copie du rapport statistique figure à l’annexe B.

Par rapport aux trois exercices précédents, ces données indiquent une augmentation de 150% des demandes formelles et de 15% des demandes de consultation. Le SCDATA constate également une diminution de 24% des demandes informelles. En tout, le volume de demandes a augmenté de 44%, passant de 62 demandes en 2016-17 à 89 demandes au cours de l’exercice 2018-19.

Sources des demandes

De toutes les demandes reçues au cours de la période de référence, 23 provenaient du grand public et 12 des médias. Des demandes ont aussi été présentées par le secteur commercial (deux) et d’autres organismes (une). Sept requérants ont refusé de s’identifier.

Règlement des demandes

Au cours de la période de référence, le SCDATA a traité 44 demandes aux termes de la Loi, dont cinq ont donné lieu à une communication totale. L’information demandée a été communiquée en partie dans 13 cas et a fait l’objet d’une exception totale dans quatre cas. Aucun document n’existait pour 14 cas. Les six autres demandes ont été transférées (huit) et abandonnées (six).

Exceptions invoquées

La Loi sur l’accès à l’information établit des exceptions particulières au droit d’accès à l’information. Ces exceptions servent à protéger l’information ayant trait à des intérêts publics ou privés particuliers et constituent l’unique motif de refus d’accès à l’information détenue par l’administration gouvernementale en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Sur les 44 demandes traitées, 19 ont fait l’objet d’exception. L’exception prévue au paragraphe 19(1) (dossiers contenant des renseignements personnels) a été invoquée le plus souvent, comme l’exercice précédent, soit dans les 18 cas.

Prorogations et délai de traitement

Le délai de traitement peut être prorogé au-delà de l’échéance de 30 jours prévue par la Loi dans trois types de circonstances :

• en raison du grand nombre de documents demandés ou de l’ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande [alinéa 9(1)a) de la Loi];
• lorsque des consultations sont nécessaires [alinéa 9(1)b) de la Loi]; ou
• lorsqu’il faut donner un avis de demande à une tierce partie [alinéa 9(1)c) de la Loi].

Au cours de la période de référence, une prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)a) de la Loi a été accordée dans huit cas en raison du grand nombre de documents demandés ou parce que l’observation du délai aurait entravé de façon sérieuse le fonctionnement du SCDATA. Dans six cas, une prorogation a été accordée en vertu de l’alinéa 9(1)b) de la Loi étant donné qu’il fallait consulter au sein de l’institution et avec d’autres institutions. De plus, une prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)c) de la Loi a été accordée dans deux cas étant donné qu’il fallait consulter des tierces parties.

Le SCDATA a donné suite à 12 demandes dans un délai de un à 15 jours, à 11 demandes, dans un délai de 16 à 30 jours et à huit demandes, dans un délai de 31 à 60 jours. Pour neuf demandes, le traitement a exigé un délai de 61 à 120 jours, une demande a exigé 121 à 180 jours et trois demandes entre 181 à 365 jours. Sur les 44 demandes traitées au cours de la période de référence, 38 ont été complétées dans le délai prévu par la Loi.

Consultations

En plus de traiter les demandes reçues aux termes de la Loi, le bureau de l’AIPRP formule des recommandations à l’intention d’autres institutions concernant la communication de dossiers qui concernent le SCDATA. En plus des quatre demandes de consultation ayant été reportées de l’exercice précédent, le SCDATA a reçu 31 demandes de consultation provenant d’autres institutions fédérales et d’autres organisations. Sur les 35 demandes traitées, le SCDATA a recommandé la communication complète des documents dans 29 cas et une communication partielle dans cinq cas. Dans un cas, la demande de consultation a été abandonnée par l’institution consultante.

Frais

Conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service, le SCDATA doit reporter annuellement au Parlement les frais collectés par l’institution. La Loi sur l’accès à l’information et les Règlements énonce les frais qui peuvent être collectés aux fins de traitement de demande.

Selon la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information publiée le 5 mai, 2019, le SCDATA s’acquitte de tous les frais prescrits dans la Loi et les Règlements à l’exception d’un droit de cinq dollars pour présenter une demande, tel que prescrit dans l’alinéa 7(1)(a) des Règlements.

Au cours de la période de référence, le SCDATA a reçu 45 demandes dont le droit de cinq dollars a été collecté dans 13 cas. Ceci représente un revenu de $65. De plus, ces frais de droits ont été acquittés dans 32 cas. Le coût total des opérations du bureau de l’AIPRP pendant cet exercice est 141,916$.

Activités de formation

Pour que les employés du SCDATA connaissent et comprennent mieux la Loi, des séances de sensibilisation et de formation ont été offertes. Ces séances fournissaient des renseignements généraux sur la raison d’être et les dispositions de la Loi, ainsi que sur les rôles et responsabilités des employés et du bureau de l’AIPRP. Les séances étaient adaptées aux besoins précis des unités concernées.

Nos agents de liaison ont eu un accès continu à des séances offertes de manière ponctuelle. Les agents de liaison aident le bureau de l’AIPRP à fournir les dossiers exigés et donnent des indications sur l’objet des demandes.

Au cours de la période de référence, le bureau de l’AIPRP a offert une séance de sensibilisation et un évènement « portes ouvertes » aux employés du SCDATA. En tout, environ 50 individus ont participé aux activités d’information, ce qui représente environ 10% des employés au sein du SCDATA.

Politiques, lignes directrices et procédures

Le SCDATA a recours à l’ensemble des outils stratégiques et aux instruments d’orientation en matière d’accès à l’information du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Au cours de la période de référence, le SCDATA n’a pas mis en œuvre de politiques, lignes directrices ou procédures nouvelles ou révisées.

Plaintes

Au cours de l’exercice, aucune plainte concernant le traitement des demandes d’accès à l’information n’a été déposée au Commissariat à l’information du Canada contre le SCDATA. Le Commissariat a complété une enquête portant sur le SCDATA. Dans ce cas, le plaignant alléguait ne pas avoir reçu tous les documents pertinents à sa demande. Le Commissariat a conclu que la plainte étais bien fondée. À la fin de l’exercice, trois plaintes étaient en traitement.

Surveillance

La surveillance des demandes d’accès à l’information a été assurée au moyen d’un système de gestion de cas contenant toute l’information pertinente et nécessaire au respect des exigences législatives et des obligations de rapport. Le système a été mis à jour au fur et à mesure que de nouvelles demandes ont été présentées ou que le statut d’un dossier a changé. Les rencontres hebdomadaires entre le gestionnaire de l’AIPRP et l’analyste d’AIPRP ainsi qu’entre la gestionnaire de l’AIPRP et la directrice de la planification et des communications concernant la charge de travail et les priorités ont également aidé le SCDATA à s’acquitter de ses obligations législatives.

Annexe A

ANNEXE

Attributions déléguées en vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et le Règlement sur l’accès à l’information

Légende:

Annexe B

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information