Constitution des comités consultatifs de citoyens du Service correctionnel du Canada

Le présent document détaille la Constitution qui régit tous les comités consultatifs de citoyens (CCC) du Service correctionnel du Canada (SCC).

Les CCC sont composés de citoyens nommés et chargés par le SCC d’observer, d’assurer la liaison et de fournir des conseils impartiaux et indépendants au sein du système correctionnel et de mise en liberté sous condition pour garantir la responsabilisation du SCC face à sa mission, à son mandat et à ses priorités.

L’objectif est que chaque établissement fédéral et chaque bureau de libération conditionnelle soit représenté par un CCC.

1.1. Le nom officiel est comités consultatifs de citoyens (CCC) du Service correctionnel du Canada.

1.2. Chaque comité utilise le nom de l’établissement ou du bureau de libération conditionnelle du SCC auquel il est associé (p. ex. « CCC des Services correctionnels communautaires du Grand Vancouver Ouest », « CCC de l’Établissement de Stony Mountain ») ou son acronyme (« CCC ») dans tous les documents et la correspondance.

1.3 Les CCC oeuvrent et travaillent en collaboration avec le SCC aux échelons local, régional et national. Ils remplissent leur mandat d’observer, d’assurer une liaison et de conseiller à tous les échelons et toutes les activités doivent être orientées vers cet objectif et ce mandat.

1.3.1 Le Comité national de direction est chargé de coordonner à l’échelle nationale les conseils et les observations fournis aux CCC régionaux par les CCC locaux sur les politiques et les programmes qui touchent toutes les unités opérationnelles du SCC.

1.3.1.1 Le Comité national de direction est composé du président régional de chacune des cinq régions du SCC, d’un président national, du président sortant (facultatif, consultatif, sans droit de vote) et du coprésident du SCC (sans droit de vote) pour un total de six membres votants.

1.3.1.2 Le Comité national de direction collabore avec le SCC dans l’exercice de ses fonctions stratégiques et opérationnelles, comme le démontre son modèle de coprésidence du SCC.

1.3.2 Le Comité régional de direction (ou conseil) représente les CCC locaux et peut être composé des présidents de la région. Le Comité régional de direction (ou le conseil) élit un président et un ou plusieurs vice-présidents régionaux, conformément à son règlement. Le président régional élu est automatiquement membre du Comité national de direction.

1.4 La taille du comité consultatif de citoyens local reflétera la taille et la complexité de l’unité opérationnelle. Le CCC local élit son propre président, conformément à son règlement.

1.5 Dans la mesure du possible et comme l’indique la Directive du commissaire 023 (paragraphe 8), les comités reflètent la collectivité ou la région desservie par l’unité opérationnelle et la ou les populations de détenus desservies.

Tous les CCC exercent leurs activités dans un cadre législatif et stratégique complet, lequel est décrit ci-dessous.

2.1 Les comités consultatifs de citoyens soutiennent l’observation du principe relatif à la participation des membres de la collectivité aux questions concernant les activités du Service énoncé dans Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC).

2.2 Le Règlement sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (RSCMLC) correspondant confère les privilèges des CCC. Le paragraphe 7(4) stipule qu’un CCC a) peut donner des avis au directeur du pénitencier ou au responsable du bureau de libérations conditionnelles au sujet de toute question relevant de la compétence du directeur ou du responsable et b) doit être disponible pour des discussions et des consultations auxquelles participent le public, des délinquants, des agents et la direction du service.

De plus, le paragraphe 7(5) stipule qu’afin de remplir le mandat du comité, les membres du CCC doivent avoir un accès raisonnable :

a) à tout le pénitencier ou à tout le bureau;
b) à tout agent du pénitencier ou du bureau;
c) à tout délinquant qui se trouve au pénitencier ou sous la supervision du bureau;
d) à toute audition tenue en application de la partie I de la Loi ou de la présente partie au sujet d’un délinquant qui se trouve au pénitencier ou qui est sous la supervision du bureau, si le délinquant y consent.

2.3 Les CCC respectent le statut et l’usage des deux langues officielles conformément à la Loi sur les langues officielles.

2.4 Les CCC sont intégrés aux politiques du Service correctionnel du Canada (SCC) et s’y conforment. Les structures et les responsabilités des CCC sont détaillées dans la Directive du commissaire 023 – Comités consultatifs de citoyens.

2.5 Afin d’avoir accès à l’unité opérationnelle et aux renseignements nécessaires à l’exécution du mandat du CCC, les exigences administratives d’inscription décrites dans la Directive du commissaire 024 – Gestion des bénévoles du Service correctionnel du Canada (DC 024), telles que l’habilitation de sécurité, les cartes d’identité et l’orientation, doivent être remplies.

2.6 Les membres des CCC occupent des postes bénévoles, et leur mandat consiste à participer au processus correctionnel fédéral canadien en apportant un point de vue communautaire et en contribuant à la sécurité publique.

Tous les CCC exercent leurs activités dans un cadre de gestion complet, qui englobe des documents fondamentaux soutenant les CCC dans des domaines tels que l’apprentissage et le perfectionnement, les résultats et les rapports, les communications et la mobilisation, ainsi que la reconnaissance et le maintien en poste des membres. Le cadre comprend la Constitution et les règlements, un plan stratégique et divers documents de soutien qui décrivent les responsabilités des comités, comme décrit ci-dessous.

3.1 Tous les documents et les renseignements communiqués au SCC et au public dans le cadre du mandat des CCC visant à observer, à assurer la liaison et à fournir des conseils sont systématiquement documentés conformément à la directive concernant les résultats et les rapports.

3.2 Tous les membres du comité contribuent au recrutement et au perfectionnement de nouveaux membres, en collaboration avec le SCC. En collaboration, le SCC et le CCC élaboreront et mettront en oeuvre un plan de recrutement qui tiendra compte des besoins de la collectivité ou de la région desservie et de la population carcérale. Les comités rendront compte de leurs efforts à l’échelon local.

3.3 Tous les comités soutiennent la mobilisation, la communication et le perfectionnement des membres avec le soutien du SCC.

3.4 Tous les nouveaux membres suivent l’orientation sur les rôles et les responsabilités des bénévoles membres d’un CCC. Tous les membres, nouveaux et existants, bénéficient également d’occasions d’apprentissage et de perfectionnement en lien avec leur mandat.

3.5 Tous les comités mobilisent leurs collectivités, les médias et les partenaires communautaires du système de justice pénale afin de mieux faire connaître les CCC au sein du SCC et au-delà, et de promouvoir la reconnaissance des comités en mettant l’accent sur leur incidence.

Pour devenir membre du CCC, il faut en faire la demande. Le sous-commissaire régional, d’après les recommandations du chef opérationnel local, et le président du CCC de l’unité opérationnelle (ou le président régional, en l’absence d’un président de l’unité opérationnelle) approuvent toutes les nominations. Tous les membres du CCC sont nommés par le SCC pour une période de trois ans, conformément à la Directive du commissaire 023 (paragraphe 13).

4.1 Dans le cadre du processus de candidature, tous les membres potentiels du CCC doivent participer à un maximum de trois (3) réunions et/ou activités du comité, si les circonstances le permettent, avant d’être nommés en tant que membres afin d’évaluer leur adéquation et leur niveau d’intérêt. Il peut s’agir de réunions du comité de l’établissement, d’un autre comité dans un autre établissement ou dans la collectivité (virtuellement), et d’une réunion avec le responsable de l’unité opérationnelle.

4.2 Tous les membres doivent se soumettre à un filtrage de sécurité aux fins d’obtention de la cote de fiabilité avant d’être nommés. Aux fins du paragraphe 4.1, les membres potentiels peuvent assister aux réunions où aucun renseignement protégé n’est communiqué. S’ils sont sur place, ils devront être inscrits comme visiteurs et accompagnés à tout moment.

4.3 Tous les membres potentiels sont tenus de suivre l’orientation des membres des CCC avant d’être nommés.

4.4 Si un membre d’un CCC local souhaite mettre un terme à sa participation avant la fin de son mandat de trois ans, il doit le faire par écrit auprès du président concerné. Le président en informera le SCC.

4.5 Un membre dont la participation au CCC prend fin doit également être informé de sa responsabilité continue de préserver la confidentialité des renseignements de nature délicate auxquels il a eu accès. S’il possède un compte, il doit en informer son agent de liaison du SCC pour qu’il l’annule (p. ex. le Hub de collaboration des intervenants du SCC, la plateforme d’apprentissage du SCC). Il doit également rendre sa carte d’identité à son agent de liaison du SCC.

4.6 Tout membre d’un comité peut être remplacé avant l’expiration de son mandat si ce membre : (i) démissionne (ii) n’est pas en mesure ou capable de continuer, peu importe la raison (iii) se trouve en conflit d’intérêts impossible à gérer (iv) manque plus de trois réunions consécutives sans en informer le président de l’unité opérationnelle ou sans prendre des dispositions pour s’absenter et/ou (v) agit à l’encontre de la mission, du mandat, du Code de conduite ou de la Constitution des CCC. Dans ce dernier cas, le président régional, de concert avec les représentants du SCC concernés, examinera le dossier sans tarder, puis précisera les mesures correctives pertinentes dans les circonstances ou exposera les motifs du renvoi.

5.1 Tous les membres (local, régional, national) doivent remplir les trois rôles et objectifs suivants :

5.1.1 Observer : L’observation est au coeur du mandat des CCC. Les membres des CCC sont des observateurs indépendants et impartiaux des activités et des opérations quotidiennes du Service. Leur tâche est de surveiller les activités relatives à la prestation de soins, à la surveillance des délinquants et aux programmes qui leur sont offerts afin de déterminer si ces activités respectent les valeurs, les règlements et les procédures établis, comme la Mission du SCC, la LSCMLC et le RSCMLC. Leur tâche consiste également à consulter les délinquants, les membres du personnel et la direction du Service.

5.1.2 Assurer la liaison : Les membres des CCC servent d’intermédiaires avec la collectivité. Dans le cadre de leur rôle d’observateur indépendant privilégié, les CCC peuvent renseigner leurs collectivités sur les activités et le mandat du Service. Ce genre d’interaction permet de discuter des fausses perceptions de la population et d’apporter des clarifications. Cela permet également de faire connaître les CCC dans les collectivités qu’ils servent, ainsi que de recruter de nouveaux membres.

5.1.3 Conseiller : Les membres des comités acquièrent des connaissances à l’occasion de visites d’établissements et de bureaux de libération conditionnelle en observant, en ayant des conversations et en posant des questions. Les membres font part de leurs observations au personnel et à la haute direction.

5.2 En tant qu’organe directeur régional des CCC, le Comité/conseil régional de direction doit remplir les trois rôles et objectifs suivants :

5.2.1 Créer des occasions d’entendre l’opinion de tous à l’échelle de la région afin de cerner les questions locales et de discuter des intérêts régionaux.

5.2.2 Recueillir les conseils et les observations formulés par les CCC locaux sur les politiques et les programmes qui s’appliquent également aux autres unités opérationnelles de la région, et les présenter au sous-commissaire régional pour discussion avant de les soulever à l’échelon national.

5.2.3 Accroître la visibilité des CCC au sein de la région et à l’extérieur du SCC, en plus de promouvoir la reconnaissance de l’incidence des CCC et de leurs membres.

5.2.4 Favoriser une communication et un dialogue pertinents et opportuns parmi tous les membres régionaux des CCC dans le but d’élaborer une approche concertée et de mobiliser l’ensemble des membres.

5.2.5 Favoriser les occasions d’apprentissage et de réseautage pour les membres afin d’améliorer la capacité des CCC, notamment l’accueil de nouveaux membres locaux, régionaux et nationaux, les conférences, les webinaires et les forums de discussion.

5.3 En tant qu’organe directeur des CCC, le Comité national de direction doit remplir les trois rôles et objectifs suivants :

5.3.1 Faire preuve d’un leadership stratégique, donner des directives et offrir un soutien aux CCC à tous les échelons dans le but de renforcer l’impact des CCC et d’en assurer la viabilité.

5.3.2 Favoriser les occasions d’apprentissage et de réseautage pour les membres afin d’améliorer la capacité des CCC, notamment l’orientation de nouveaux membres des CCC et du CND, les conférences, les webinaires et les forums de discussion.

5.3.3 Mener des consultations auprès de l’ensemble des membres des CCC, amorcer les consultations liées aux CCC et assurer l’efficacité des processus de consultation externe concernant le SCC.

5.3.4 Favoriser une communication et un dialogue pertinents et opportuns parmi tous les membres des CCC dans le but d’élaborer une approche concertée et de mobiliser l’ensemble des membres.

5.3.5 Accroître la visibilité des CCC au sein et à l’extérieur du SCC, en plus de promouvoir la reconnaissance de l’incidence des CCC et de leurs membres.

5.3.6 Favoriser une communication efficace entre les CCC et leurs unités opérationnelles du SCC afin de maintenir des relations de travail productives.

6.1 Découlant de cette Constitution, chaque comité maintiendra des règlements qui spécifient les rôles et les responsabilités des comités aux échelons local, régional et national. Un ensemble de règlements obligatoires s’appliquant à chaque comité aux échelons local, régional et national est géré par le Comité national de direction.

6.2 Lorsque les comités locaux et régionaux exigent que les règlements reflètent des distinctions locales ou régionales, ils peuvent ajouter des règlements supplémentaires gérés à l’échelon local ou régional.

7.1 Le Comité national de direction consultera l’ensemble des membres des CCC sur des questions d’importance nationale, et les décisions se prendront par la simple majorité.

7.2 L’ensemble des membres des CCC peut exercer un droit de veto contre toute décision prise par le Comité national de direction au moyen d’un vote des deux tiers (2/3) des membres.

8.1 La présente Constitution et les règlements seront révisés régulièrement afin de s’assurer que les objectifs de bonne gouvernance et de responsabilisation sont atteints.

8.2 Les modifications apportées à la Constitution doivent être ratifiées par un vote des deux tiers (2/3) des membres du Comité national de direction où le vote de chaque région est fondé sur une simple majorité des membres régionaux.

8.3 Les modifications peuvent être soumises par écrit au président du Comité national de direction à tout moment.

8.4 Une période d’au moins soixante (60) jours sera accordée pour le vote concernant les modifications de la Constitution. Il sera possible de voter en personne ou par voie téléphonique ou électronique ou par un autre moyen de communication permettant à tous les participants d’exercer leur droit de vote.