Rapport annuel Loi sur la protection des renseignements personnels Du 1er avril 2016 au 31 mars 2017

Chapitre I - Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.0 Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la vie privée des citoyens et des résidents permanents du Canada contre l'utilisation et la communication non autorisées de renseignements personnels les concernant qui relèvent des institutions fédérales. En vertu de cette loi, les personnes ont également le droit d'accéder à ces renseignements et de rectifier tout renseignement personnel inexact les concernant. En outre, la Loi sur la protection des renseignements personnels régit la façon dont le gouvernement recueille, entrepose, élimine, utilise et communique des renseignements de cette nature.

Aux termes de l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable de chaque institution fédérale doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l'application de la Loi durant l'exercice. Le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile a délégué l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris le rapport annuel, au commissaire du Service correctionnel du Canada (SCC).

Le présent rapport décrit la façon dont le SCC s'est acquitté de ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport, soit l'exercice 2016-2017.

2.0 Organisation

2.1 À propos du Service correctionnel du Canada

Le SCC a été créé en 1979, par la fusion du Service canadien des pénitenciers et de la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC). Le SCC a l'obligation fondamentale de contribuer à la sécurité publique en incitant activement et en aidant les délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois, tout en exerçant sur eux un contrôle raisonnable, sûr, sécuritaire et humain. Il s'acquitte de cette responsabilité en respectant la primauté du droit, tout particulièrement la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC), qui lui sert de cadre législatif. Le commissaire du SCC a le pouvoir, en vertu de la LSCMLC, de publier des directives, des procédures et des lignes directrices régissant les opérations de l'organisation.

Le SCC contribue à la sécurité publique en administrant les peines d'emprisonnement de deux ans ou plus imposées aux délinquants par les tribunaux. Cette responsabilité comprend la gestion des établissements (pénitenciers) de divers niveaux de sécurité et la surveillance des délinquants bénéficiant d'une forme de mise en liberté sous condition, tout en aidant ces délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois. Le SCC assure également la surveillance postpénale des délinquants visés par une ordonnance de surveillance de longue durée, pouvant aller jusqu'à dix ans.

Le SCC travaille en étroite collaboration avec ses partenaires du portefeuille de la Sécurité publique, y compris la Gendarmerie royale du Canada (GRC), la CLCC, l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) et trois organismes d'examen, incluant le Bureau de l'enquêteur correctionnel.

2.2 Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie intégrante du Secteur des politiques et relève du directeur général de la Direction des droits, des recours et des résolutions. La Division est responsable de l'application générale de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En outre, chaque secteur, région, établissement, district, bureau de libération conditionnelle et centre correctionnel communautaire compte un agent de liaison de l'AIPRP, qui aide la Division de l'AIPRP à s'acquitter de ses obligations générales.

Au cours de l'exercice 2016‑2017, la Division de l'AIPRP a continué d'améliorer et de simplifier ses processus, afin que le bureau soit plus efficace.

La Division de l'AIPRP compte un directeur, trois directeurs adjoints, cinq chefs d'équipe, un conseiller principal en politiques, une Unité des politiques et de la formation, et 27 analystes qui traitent les demandes d'information en vertu de la législation de la Loi à l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il existe également une unité de traitement de l'information et de production de rapports composée d'un gestionnaire de bureau et d'une équipe de personnel de soutien administratif. L'Unité de traitement de l'information et de production de rapports voit au traitement des nouvelles demandes, à la production de la correspondance courante, à l'attribution des tâches aux établissements afin de récupérer les dossiers liés aux demandes de renseignements personnels, au contrôle de la qualité, à la préparation de l'envoi par la poste des renseignements à communiquer et au soutien général du bureau de l'AIPRP. Il existe quatre équipes dédiées au traitement des demandes faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Chaque équipe est dirigée par un chef d'équipe et formée d'analystes de niveau PM-02 à PM-04. Il y a au total 19 analystes. Les équipes examinent et analysent les documents, donnent des conseils, mènent des consultations, traitent les plaintes reçues du Commissariat à l'information (CI), et fournissent une orientation et de l'appui aux secteurs de programmes quant à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'Unité des politiques et de la formation élabore des rapports, des politiques, des lignes directrices, des outils et des processus pour assurer le respect des exigences relatives à l'AIPRP au SCC, supervise le processus d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, gère les atteintes à la vie privée, traite les plaintes provenant du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) relatives à l'utilisation et à la communication de renseignements personnels, mène les activités de liaison pour la Division de l'AIPRP concernant les plaintes et dispense de la formation aux employés du SCC.

Au cours de l'exercice 2016-2017, on comptait 23 équivalents temps plein (ETP), quatre employés occasionnels et un consultant dont le temps était consacré aux activités liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels. De plus, il y avait sept ETP en congé prolongé.

2.3 Gouvernance en matière de protection des renseignements personnels au sein du SCC

Le Comité de la protection des renseignements personnels, créé en 2008, offre au SCC la possibilité de remplir son engagement, en veillant à ce que la protection des renseignements personnels soit une considération de base dans ses responsabilités liées à la gestion des renseignements personnels concernant ses employés, les délinquants et le public.

Le Comité de la protection des renseignements personnels est chargé :

• d'établir les processus et les procédures visant à s'assurer que les principes liés à la protection des renseignements personnels soient reflétés dans l'élaboration des politiques et des programmes;
• d'examiner les répercussions, sur le SCC, des enjeux liés à la protection des renseignements personnels soulevés par la recherche ainsi que les responsables de la protection des renseignements personnels, notamment le CPVP;
• d'organiser l'examen, par la haute direction, des enjeux et des défis liés à la protection des renseignements personnels qui se posent au niveau opérationnel et de rendre des décisions au besoin; et
• d'examiner des enjeux particuliers liés aux risques, transmis aux échelons supérieurs pour y être étudiés (p. ex., graves atteintes à la vie privée) et d'assurer un suivi de la mise en œuvre des politiques du Conseil du Trésor.

Bien que la Division de l'AIPRP fasse office de centre de liaison pour la politique sur la protection des renseignements personnels au SCC en orientant l'élaboration de politiques et de lignes directrices concernant la protection des renseignements personnels, le Comité de la protection des renseignements personnels est le principal mécanisme qui assure la mise en œuvre du Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels selon une approche axée sur la collaboration avec les secteurs et les régions. Ce cadre de gestion du SCC représente son engagement à l'égard de la protection des renseignements personnels, décrit les processus en place pour adopter des pratiques de gestion des renseignements personnels saines et établit des objectifs et des normes clairs concernant la collecte, l'exactitude, la sécurité, l'utilisation, la divulgation, la transmission, la consultation, la conservation et l'élimination des renseignements personnels au SCC.

2.4 Enjeux opérationnels

Le SCC conserve une foule de renseignements personnels et, par conséquent, les plus grandes difficultés de la Division de l'AIPRP demeurent le volume des demandes qui lui sont présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et le respect des délais prévus par la Loi. En voici des exemples :

• La Division de l'AIPRP continue de recevoir des demandes courantes de la part de délinquants voulant accéder à leurs renseignements personnels contenus dans les 10 fichiers de renseignements personnels identifiés. Étant donné que les demandeurs ne restreignent pas la portée de leurs demandes et ne précisent pas l'information qu'ils souhaitent recevoir en priorité, il demeure difficile pour la Division de l'AIPRP de traiter le grand nombre de demandes portant sur une quantité importante d'information tout en respectant les délais prescrits par la Loi. Cela contribue à créer un arriéré des demandes faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• La Division de l'AIPRP a constaté que les délinquants ont tendance à soumettre de multiples demandes. Étant donné que la Loi sur la protection des renseignements personnels ne contient pas d'article concernant les demandes futiles et vexatoires, les responsables de l'AIPRP doivent traiter toutes ces demandes.
• La Division de l'AIPRP continue de recevoir des demandes de la part des employés. Bon nombre d'entre elles portent sur la discipline, des cas de harcèlement, des griefs et des cessations d'emploi. Le SCC doit composer avec l'arriéré des audiences de la Commission des relations de travail dans la fonction publique (CRTFP), ce qui a une incidence sur la Division de l'AIPRP étant donné que les employés qui comparaîtront devant la CRTFP soumettent habituellement des demandes pour s'y préparer.
• La GRC, les bureaux du procureur général, l'Agence du revenu du Canada et les services de police continuent de présenter à la Division de l'AIPRP un très grand nombre de demandes fondées sur les alinéas 8(2)(e) et 8(2)(f) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces demandes habituellement urgentes doivent être traitées au plus tôt.
• La Division de l'AIPRP procède aux enquêtes sur des infractions disciplinaires, des cas de harcèlement et l'établissement des faits pour le SCC. Ces enquêtes ont tendance à exiger un traitement rapide, soit généralement deux semaines.
• En plus de devoir répondre à un nombre accru de demandes complexes, les ressources de la Division de l'AIPRP ont eu à soutenir le ministère de la Justice dans des cas actuellement en litige.
• Il demeure difficile de maintenir en poste des professionnels qualifiés dans le domaine de l'AIPRP, plusieurs partent parce qu'ils ont atteint l'âge de la retraite ou se voient offrir d'autres possibilités ailleurs.

3.0 Faits saillants et réalisations

3.1 Amélioration des efficiences

Au cours de l'exercice 2016-2017, dans le but d'accroître l'efficience de leurs activités, les responsables de l'AIPRP au SCC ont déterminé et instauré de nouvelles pratiques, dont celles décrites ci-après.

• Accroissement de la composante des ressources humaines de l'AIPRP. Un certain nombre de mesures de dotation, des mutations et des nominations ont permis d'accroître l'effectif de l'AIPRP. Un nouveau directeur adjoint, des analystes des demandes d'AIPRP et des agents de soutien administratif (niveaux CR-04 à PM-04) ont été nommés. Un concours externe a été lancé pour doter un poste de chef d'équipe (PM-05); celui-ci devrait être pourvu au cours de l'exercice 2017-2018.
• Le rapport de l'enquêteur correctionnel intitulé « Laissés dans le noir » a donné lieu à la mise en application d'un nouveau processus pour renseigner le plus possible les familles des délinquants décédés, ainsi qu'à la désignation d'un agent chargé de faire le suivi auprès de ces familles et de discuter avec elles des détails en faisant preuve d'empathie.
• Les unités opérationnelles des régions, y compris les établissements, continuent de numériser les documents qu'elles envoient à la Division de l'AIPRP au moyen d'un lecteur sécurisé, si bien que les dossiers parviennent à la Division plus rapidement et sans papier.
• Le chiffrement de courriels permet l'échange plus rapide d'information Protégé B avec nos partenaires gouvernementaux, en particulier les CI et le CPVP.
• Le processus de gestion des plaintes a été précisé davantage pour que la Division de l'AIPRP puisse collaborer étroitement avec le CI afin de répondre aux demandes de renseignements et aux plaintes officielles à partir d'un point de contact unique. De nouvelles procédures ont été rédigées, et un coordonnateur des plaintes a été nommé pour surveiller le compte de courriel dédié aux plaintes.
• L'Unité de traitement de l'information et de production de rapports (anciennement l'Unité administrative) continue d'être le point central du processus de réception de la Division de l'AIPRP en offrant un soutien continu à celle-ci. Une des principales activités de l'Unité consiste à dresser un inventaire de ce qui se trouve dans la salle des dossiers d'AIPRP pour s'assurer que la Division ne conserve que l'information qui doit être conservée.

3.2 Arriéré

Au cours du dernier exercice, le SCC a continué de s'attaquer en priorité à l'élimination de son arriéré. Étant donné le volume des demandes reçues et dans le but d'empêcher tout autre retard, la Division de l'AIPRP compte maintenant une équipe qui se consacre à l'arriéré tandis que les autres équipes traitent les demandes courantes.

3.3 Projets de litiges

Pendant l'exercice 2016-2017, la Division de l'AIPRP du SCC a réalisé des projets de litiges de concert avec le ministère de la Justice, lesquels ont mené à la recherche et à l'examen de documents pour aider à colliger et à indexer ceux ayant trait à des affaires judiciaires en cours. Des ressources de la Division de l'AIPRP qui s'occupaient des opérations ont été réaffectées à ces demandes particulières afin d'y répondre rapidement.

3.4 Élaboration de justifications des exceptions

Grâce à la rétroaction du personnel, la Division de l'AIPRP est en train d'élaborer une série de justifications qui faciliteront l'application uniforme des exceptions concernant différents sujets. Le document élaboré sera la principale source d'information du personnel au sujet de l'AIPRP, tout particulièrement lors de la préparation des réponses aux plaintes.

3.5 Politiques, lignes directrices et procédures

Au cours de la dernière année, l'Unité des politiques et de la formation a poursuivi la mise à jour des directives et procédures internes selon les besoins, notamment en rédigeant un protocole d'entente à l'intention des procureurs provinciaux de la Couronne, dans le cadre d'un nouveau processus établi en réponse aux demandes d'audience visant à faire déclarer des délinquants « dangereux ». La Division de l'AIPRP du SCC a aussi accompli ce qui suit :

• amélioration du compte rendu des demandes faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels au moyen de rapports hebdomadaires présentés à la haute direction;
• amélioration des fonctions dans le système de gestion des demandes AccesPro Case Management afin d'inclure les plaintes réglées rapidement;
• élaboration de normes de service à l'intention des responsables de l'AIPRP qui s'occupent des demandes de consultation touchant les questions de protection des renseignements personnels envoyées au SCC.

3.6 Formation et sensibilisation

L'Unité des politiques et de la formation joue un rôle fondamental dans l'élaboration et la prestation de séances de formation à l'intention du personnel de l'administration centrale, des administrations régionales et des établissements partout au Canada, ainsi que des employés de l'AIPRP, en ce qui concerne les questions liées à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels.

Au cours de la période visée par le présent rapport, la Division de l'AIPRP a continué de tenir des séances de sensibilisation sur l'AIPRP dans les secteurs et les régions, afin de s'assurer que les employés du SCC comprennent les enjeux liés à l'AIPRP et l'importance de leur rôle dans ce processus. Une des principales composantes de la formation consiste à informer le personnel des Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée et de la façon de signaler et de prévenir les atteintes.

La formation consiste en des séances de questions et réponses. Cette approche met l'accent sur le rôle des employés et vise à les aider à répondre aux demandes et à s'acquitter de leurs obligations.

Les agents de liaison régionaux de l'AIPRP ont offert des séances de formation au sein de leurs régions.

Le personnel de différents secteurs du SCC a reçu une formation, notamment :

• Services de santé
• Services techniques et installations
• Agents de liaisons de l'AIPRP
• Politique stratégique
• Directeurs adjoints et sous-directeurs en établissement
• Agents du renseignement de sécurité.

Au total, 13 séances de formation ont été données au cours de la période visée par le présent rapport, et 185 employés ont reçu une formation sur l'AIPRP à l'administration centrale et dans les régions.

L'Unité des politiques et de la formation continue d'offrir de la formation aux agents de liaison régionaux de l'AIPRP. Elle prodigue également des conseils et répond aux questions et préoccupations concernant, entre autres, la formation, les politiques, les lignes directrices et les interprétations des lois, par l'entremise de son compte courriel GEN-NHQ Policy and Training.

3.7 Sites Web interne et externe de l’AIPRP

Le personnel de la Division de l'AIPRP du SCC a continué de mener le Projet de renouvellement de l'intranet de concert avec ses collègues des Communications électroniques. Le nouveau site renseignera la collectivité élargie du SCC sur les questions relatives à la protection des renseignements personnels, y compris les lois, les politiques, les procédures et les directives concernant l'AIPRP, la prévention et le signalement des atteintes à la vie privée, ainsi que les procédures d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). De plus, le site comprend une liste de trucs et des bulletins sur l'AIPRP.

Le site Internet externe du SCC est convivial et comprend des instructions à suivre pour présenter des demandes d'accès à l'information, de communication de renseignements personnels ou de correction des renseignements personnels, ainsi que de l'information sur l'obligation de prêter assistance, une liste à jour des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et une foire aux questions. Vous pouvez consulter le site Internet de la Division de l'AIPRP à l'adresse suivante :

• atip.html.

3.8 Info Source

Le SCC est chargé de présenter des descriptions exhaustives, exactes et à jour de ses fonctions, programmes, activités et fichiers de renseignements personnels (FRP), servant à la collecte, l'utilisation, la divulgation et la conservation de renseignements personnels dans Info Source. Tous les ans, le SCC procède à la mise à jour de ses FRP afin de s'assurer que ceux-ci cadrent avec les catégories de documents appropriées.

Le chapitre sur l'Info Source du SCC est accessible sur son site Web externe à l'adresse suivante :

• source.html.

3.9 Activités en cours et surveillance de la confirmité

Tout au long de l'exercice 2016-2017, les représentants de la Division de l'AIPRP ont soutenu l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le cadre de bon nombre de ses autres activités, notamment :

• Donner des conseils en matière de protection des renseignements personnels aux responsables de différents secteurs de programmes concernant les nouvelles initiatives, par exemple :
  • Services aux victimes (portail)
  • Réinsertion sociale
  • Services de santé (Système d'information sur la santé des délinquants)
  • Engagement communautaire
  • Gestion des ressources humaines
  • Gestion de l'information (techniques de collecte de documents)
  • Informatique et technologie
  • Apprentissage et perfectionnement
  • CORCAN
  • Finances
  • Citoyenneté et engagement
  • Services corporatifs
  • Délinquantes (vidéoconférence de l'initiative Child Link)
  • Sous-commissaire principal
• Passer en revue les formulaires du SCC pour s'assurer qu'ils renferment les énoncés de confidentialité requis.
• Participer en tant que membre de GCconnex - ce forum fournit un lien direct à la collectivité de l'AIPRP, et les membres y discutent de questions telles que les EFVP, l'élaboration des politiques et les initiatives de formation).
• Participer à des activités de réseautage avec des collègues de l'AIPRP, notamment aux réunions de la collectivité de l'AIPRP présidées par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et à ses ateliers.
• Entretenir notre relation avec le CPVP. Le SCC rencontre régulièrement le CPVP et examine avec lui les problèmes actuels qui ressortent des plaintes afin de les régler rapidement.
• Aider les secteurs de programmes quant à l'achèvement de la liste de vérification sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour ce qui est des nouvelles initiatives et des nouveaux projets, et les passer en revue afin de déterminer si une EFVP complète est nécessaire.
• Aider à préparer les ébauches des EFVP, les ententes d'échange de renseignements, les énoncés de confidentialité ainsi que les protocoles d'ententes dans le cas de nouvelles initiatives.
• Prodiguer des conseils aux employés du SCC sur les questions liées à la protection des renseignements personnels, y compris la manière de signaler et d'empêcher les atteintes à la vie privée, s'assurer que des mesures correctives sont mises en place et répondre aux questions générales des secteurs et des régions à propos de l'AIPRP.
• Assumer la fonction de secrétariat pour le Comité de la protection des renseignements personnels du SCC, présidé par le commissaire adjoint, Secteur des politiques.
• Des rapports de conformité continuent d'être produits et examinés toutes les semaines par la haute direction, y compris les instructions émises par le directeur de la Division de l'AIPRP, afin de s'assurer que les demandes de la protection des renseignements personnels sont traitées selon les échéances prévues par la loi.
• Les ententes de rendement de la haute direction ont conservé un volet rattaché à l'accès à l'information ce qui fait en sorte que la haute direction continue de signer toutes les fiches d'accompagnement et les listes de vérification pour garantir l'exactitude et la rigueur de toutes les demandes de récupérations de renseignements aux fins de l'AIPRP.
• La restructuration des étapes de traitement de la Division l'AIPRP de manière à mieux organiser et à accélérer le traitement des demandes.
• La surveillance active de la réception et du traitement des dossiers sur une base hebdomadaire et mensuelle, et la réévaluation régulière des priorités et redistribution des charges de travail.

4.0 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Il y a eu deux EFVP effectuées au cours de la période visée par le présent rapport. À la fin de cette période, il y avait trois EFVP en cours, lesquelles devraient être terminées pendant la prochaine période de rapport.

5.0 Atteintes à la vie privée

Le SCC figure parmi les 10 ministères et organismes fédéraux qui recueillent et traitent la quantité la plus importante de renseignements personnels. Au cours de la période de rapport 2016-2017, la Division de l'AIPRP a traité 181 cas d'atteinte à la vie privée. Il convient de noter que la plupart des atteintes à la vie privée sont de faible risque.

Le SCC prend très au sérieux les atteintes à la vie privée et continue de sensibiliser le personnel sur la protection des renseignements personnels comme suit :

• La formation comprend toujours un volet exhaustif sur les atteintes à la vie privée.
• On rappelle continuellement au personnel son obligation de protéger les renseignements personnels et d'adopter des approches qui tiennent compte de la vie privée au travail.
• La Division de l'AIPRP continue de travailler avec tous les agents de liaison de l'AIPRP pour déterminer la façon de signaler les atteintes à la vie privée, de mettre en œuvre des mesures correctives et de prévenir les atteintes à la vie privée dans le futur, en vue de favoriser une culture de sensibilisation à l'égard de l'importance de la protection des renseignements personnels.
• La Division de l'AIPRP continue de faire le suivi du rapport quotidien sur les incidents de sécurité pour cerner les atteintes à la vie privée qui touchent les renseignements personnels, afin de s'assurer que toutes les atteintes à la vie privée ont été signalées conformément aux Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée.

6.0 Délégation de pouvoirs

Une ordonnance de délégation de pouvoirs prévue par la Loi sur la protection des renseignements personnels a été mise à jour, puis signée par le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile.

Les responsabilités découlant de l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, comme l'avis de prorogation aux auteurs de demande ou le transfert de demandes à d'autres institutions, sont déléguées au coordonnateur de l'AIPRP du Service par l'intermédiaire d'un instrument de délégation signé par le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile. L'approbation des exceptions relève du directeur, des sous-directeurs et des chefs d'équipe. La délégation de pouvoirs pour les publications d'intérêt public ainsi que la recherche et les statistiques relève du commissaire, du sous-commissaire principal et du commissaire adjoint, Secteur des politiques.

Un instrument de délégation détaillé figure à l'annexe A.

Chapitre II - Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et exigences supplémentaires en matière de production de rapports pour 2016‑2017

7.0 Rapport statistique

Le Rapport statistique du SCC concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l'annexe B.

8.0 Interprétation du Rapport statistique de 2016-2017

8.1 Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En 2016-2017, le SCC a reçu 6 861 demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et 7 784 demandes ont été reportées de la période de rapport précédente, portant le total à 14 645 demandes à traiter en 2016-2017. Le Rapport statistique se trouve à l'annexe B.

8.2 Ventilation des demandes

Des 4 326 demandes traitées au cours de la période visée par le présent rapport, 672 demandes ont donné lieu à une communication intégrale et 2 019 demandes ont donné lieu à une communication partielle. Les renseignements ont été entièrement retenus pour cause d'exception dans 14 cas, 776 demandes n'ont pas pu être traitées en raison de l'inexistence du dossier, 838 demandes ont été abandonnées par l'auteur et sept demandes ont été ni confirmées ni refusée. Un total de 599 106 pages on été traitées.

8.3 Exceptions

Voici une ventilation des exceptions invoquées au cours de la période visée par le présent rapport :

8.4 Délai de traitement

Durant la période visée par le présent rapport, le SCC a traité 742 demandes dans un délai de 30 jours ou moins, 956 demandes dans un délai de 31 à 60 jours, 593 demandes dans un délai de 61 à 120 jours et 2 035 demandes dans un délai de plus de 121 jours.

8.5 Demandes non officielles

Au cours de la période visée par le présent rapport, le SCC a reçu 450 demandes non officielles, et 399 demandes de la période précédente ont été reportées, ce qui représente un total de 849 demandes non officielles à traiter en 2016-2017. Ces demandes portaient notamment sur :

• la divulgation de renseignements par des moyens informels, dans la mesure du possible;
• l'examen de rapports d'enquête concernant, entre autres, la recherche de faits, le harcèlement et des mesures disciplinaires; et
• l'examen de demandes soumises par des employés concernant leurs dossiers personnels.

En tout, 335 demandes non officielles ont été réglées en 2016-2017.

8.6 Mode de communication

Lorsque les renseignements pouvaient être divulgués, des copies ont été fournies dans 2 691 cas, sous la forme de copies papier, de copies électroniques, de disques compacts et d'examens.

8.7 Corrections et remarques

Aucune demande de correction de renseignements personnels n'a été reçue au cours de l'exercice 2016-2017.

8.8 Consultations d’autres institutions et organismes

Une proportion de la charge de travail de la Division de l'AIPRP consiste à participer à des consultations en réponse à des demandes officielles reçues par d'autres institutions et organismes. Le SCC collabore étroitement avec ses partenaires du portefeuille de la Sécurité publique, comme l'ASFC, la GRC, le SCRS, la CLCC et le Bureau de l'enquêteur correctionnel afin de donner suite aux demandes de consultation dans un délai convenable.

Au cours de la période visée par le présent rapport, la Division de l'AIPRP a reçu un total de 32 demandes de consultations d'autres institutions et organisations.

Le tableau suivant présente le type et le nombre de consultations menées au cours de l'exercice 2016-2017 :

9.0 Exigences supplémentaires en matière de production de rapports

9.1 Plaintes et enquêtes

Les demandeurs ont le droit de porter plainte auprès du CPVP en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et peuvent exercer ce droit en tout temps au cours du traitement de leur demande. Pendant la période visée par le présent rapport, le SCC a reçu au total 344 plaintes, et 188 conclusions ont été émises pour lesdites plaintes. Le nombre de plaintes reçues au cours du présent exercice a augmenté (241 plaintes avaient été reçues en 2015‑2016).

La majorité des plaintes reçues au cours de la période visée par le présent rapport portent sur le refus d'accès à l'information, l'utilisation et la divulgation de renseignements et le non-respect des délais prescrits. Le SCC a traité 4 326 demandes et reçu 344 plaintes, ce qui représente huit pour cent des demandes traitées.

Le tableau suivant présente une ventilation du type de plaintes présentées au CPVP :

* Veuillez noter que certaines conclusions et plaintes en cours ont été reportées d'exercices antérieurs.

Voici des enjeux importants soulevés et des mesures ultérieures prises par suite des plaintes en matière de protection des renseignements personnels reçues par le SCC, ainsi que les enquêtes et recommandations du CPVP au cours de la période visée par le présent rapport :

1. La rapidité du traitement des demandes que nous recevons demeure problématique. Cependant, comme l'arriéré diminue, on s'attend à ce que ce problème se règle.
2. Certaines plaintes découlent d'atteintes à la vie privée. La Division de l'AIPRP continue de se concentrer sur la formation des agents de liaison de l'AIPRP dans les régions afin qu'à leur tour ils puissent donner de la formation aux employés régionaux sur la protection des renseignements personnels. Le personnel de la Division de l'AIPRP du SCC signale au CPVP toutes les atteintes à la vie privée comportant un risque modéré ou élevé et continue de traiter les questions de suivi en temps opportun.
3. Au cours de la dernière année, le CPVP a formulé à l'intention de la Division de l'AIPRP de nombreuses recommandations concernant la gestion des renseignements personnels au sein des établissements. On a par la suite discuté des procédures de base sur le traitement des renseignements personnels avec les cadres supérieurs des établissements, et de nouvelles procédures ont été mises en œuvre en vue d'assurer le traitement adéquat des renseignements personnels.
4. Le SCC rencontre régulièrement le CPVP et examine avec lui les problèmes actuels qui ressortent des plaintes afin de les régler rapidement.

9.2 Communication de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2)

Selon le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, « la communication des renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale est autorisée » sans le consentement de l'intéressé dans certaines circonstances précises.

Dans le cadre de son mandat, le SCC est régulièrement appelé à échanger des renseignements personnels avec d'autres entités du milieu de la justice pénale et des organismes d'application de la loi (ce qui comprend les services de police municipaux, provinciaux, internationaux et fédéraux ainsi que d'autres organes d'application de la loi) pour veiller à ce que les délinquants soient correctement gérés dans un environnement sûr, sécuritaire et humain et pour assurer la sécurité du délinquant concerné, des autres délinquants, du personnel et de la collectivité.

Voici une ventilation statistique des communications en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

9.3 Cour fédérale

Aucune requête n'a été déposée à la Cour fédérale contre le SCC durant la période visée par le présent rapport.

9.4 Ressources

La Division de l'AIPRP a dépensé en tout 2 346 263 $, dont 2 244 611 $ en salaires, 7 296 $ en contrat de services professionnels, 82 315 $ pour l'indemnisation d'heures supplémentaires et 12 041 $ aux dépenses d'exploitation.

Annexe A - Délégation de pouvoirs en vertu de la loi sur la protection des renseignements personnels

Annexe B – Rapport statistique