Rapport annuel - Loi sur la protection des renseignements personnels
Du 1er avril 2017 au 31 mars 2018
Chapitre I - Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
1.0 Introduction
La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) protège la vie privée des citoyens et des résidents permanents du Canada contre l’utilisation et la communication non autorisées de renseignements personnels les concernant qui relèvent des institutions fédérales. En vertu de cette loi, les personnes ont également le droit d’accéder à ces renseignements et de rectifier tout renseignement personnel inexact les concernant. En outre, la LPRP régit la façon dont le gouvernement recueille, entrepose, élimine, utilise et communique des renseignements de cette nature.
Aux termes de l’article 72 de la LPRP, le responsable de chaque institution fédérale doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l'application de la LPRP durant l’exercice. Le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile a délégué l’application de la LPRP, y compris le rapport annuel, au commissaire du Service correctionnel du Canada (SCC).
Le présent rapport décrit la façon dont le SCC s'est acquitté de ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport, soit l'exercice 2017-2018.
2.0 Organisation
2.1 À propos du Service correctionnel du Canada
Le SCC a été créé en 1979, par la fusion du Service canadien des pénitenciers et de la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC). Le SCC a l’obligation fondamentale de contribuer à la sécurité publique en incitant activement et en aidant les délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois, tout en exerçant sur eux un contrôle raisonnable, sûr, sécuritaire et humain.
Il s’acquitte de cette responsabilité en respectant la primauté du droit, tout particulièrement la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC), qui lui sert de cadre législatif. Le commissaire du SCC a le pouvoir, en vertu de la LSCMLC, de publier des directives, des procédures et des lignes directrices régissant les opérations de l’organisation.
Le SCC contribue à la sécurité publique en administrant les peines d’emprisonnement de deux ans ou plus imposées aux délinquants par les tribunaux. Cette responsabilité comprend la gestion des établissements (pénitenciers) de divers niveaux de sécurité et la surveillance des délinquants bénéficiant d’une forme de mise en liberté sous condition, tout en aidant ces délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois. Le SCC assure également la surveillance postpénale des délinquants visés par une ordonnance de surveillance de longue durée, pouvant aller jusqu’à dix ans.
Le SCC travaille en étroite collaboration avec ses partenaires du portefeuille de la Sécurité publique, y compris la Gendarmerie royale du Canada (GRC), la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC), l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) et trois organismes d'examen, incluant le Bureau de l'enquêteur correctionnel (BEC).
2.2 Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie intégrante du Secteur des politiques et relève du directeur général de la Direction des droits, des recours et des résolutions. La Division est responsable de l’application générale de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP). En outre, chaque secteur, région, établissement, district, bureau de libération conditionnelle et centre correctionnel communautaire compte un agent de liaison de l’AIPRP, qui aide la Division de l’AIPRP à s’acquitter de ses obligations générales.
Au cours de l’exercice 2017‑2018, la Division de l’AIPRP a continué d’améliorer et de simplifier ses processus, afin que le bureau soit plus efficace.
La Division de l’AIPRP bénéficie d’un financement pour 54 équivalents à temps plein (ETP) et compte un directeur, son adjointe, trois sous‑directeurs, cinq chefs d’équipe, un conseiller principal en politiques, une Unité des politiques et de la gouvernance, et 18 analystes qui traitent les demandes soumises en vertu de la Loi et de la LPRP.
Il y a aussi une Unité de traitement de l’information et de production de rapports (UTIPR) comprenant un chef de bureau et une équipe de soutien administratif. L’UTIPR voit au traitement des nouvelles demandes, à la production de la correspondance courante, à l’attribution des tâches aux établissements afin de récupérer les dossiers liés aux demandes de renseignements personnels, au contrôle de la qualité, à la préparation de l’envoi par la poste des renseignements à communiquer et au soutien général du bureau de l’AIPRP.
Quatre équipes d’AIPRP traitent les demandes présentées en vertu de la LPRP - chaque équipe est dirigée par un chef d’équipe et comprend des analystes de niveaux PM-02 à PM-04. Au total, il y a 14 analystes. Les équipes examinent et analysent les documents, donnent des conseils, mènent des consultations, traitent les plaintes reçues du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) concernant leurs dossiers, et fournissent une orientation et de l’appui aux secteurs de programmes quant à l’application de la LPRP.
De plus, deux équipes responsables de l’arriéré qui traitent les demandes présentées en vertu de la LPRP qui sont échues.
L’Unité des politiques et de la gouvernance élabore des rapports, des politiques, des lignes directrices, des outils et des processus pour assurer le respect des exigences relatives à l’AIPRP au SCC, supervise le processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, gère les atteintes à la vie privée, traite les plaintes provenant du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) relatives à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels, mène les activités de liaison pour la Division concernant les plaintes et dispense de la formation aux employés du SCC.
Au cours de l’exercice 2017-2018, on comptait 29 équivalents temps plein (ETP), un employé à temps partiel, et deux employés occasionnels dont le temps était consacré aux activités liées à la LPRP. La Division de l’AIPRP reçoit un financement pour 54 équivalents temps plein.
Toutefois, il est important de souligner le fait que plusieurs employés étaient en congé prolongé ou en situation de retour au travail ce qui a par conséquent eu un impact direct sur le nombre d’équivalents temps plein qui étaient physiquement présents au bureau pour faire avancer les dossiers d’accès à l’information et de vie privée.
2.3 Gouvernance en matière de protection des renseignements personnels au sein du SCC
Le SCC remplit son engagement à faire en sorte que la protection des renseignements personnels soit une considération de base dans ses responsabilités liées à la gestion des renseignements personnels concernant ses employés, les délinquants et le public en :
- établissant les processus et les procédures visant à s’assurer que les principes liés à la protection des renseignements personnels soient reflétés dans l’élaboration des politiques et des programmes;
- examinant les répercussions, sur le SCC, des enjeux liés à la protection des renseignements personnels soulevés par la recherche ainsi que les responsables de la protection des renseignements personnels, notamment le CPVP;
- organisant l’examen, par la haute direction, des enjeux et des défis liés à la protection des renseignements personnels qui se posent au niveau opérationnel et de rendre des décisions au besoin;
- examinant des enjeux particuliers liés aux risques, transmis aux échelons supérieurs pour y être étudiés (p. ex., graves atteintes à la vie privée) et assurant un suivi de la mise en œuvre des politiques du Conseil du Trésor.
2.4 Enjeux opérationnels
Le SCC conserve une foule de renseignements personnels et, par conséquent, les plus grandes difficultés de la Division de l’AIPRP demeurent le volume des demandes qui lui sont présentées en vertu de la LPRP, et le respect des délais prévus par la Loi. En voici des exemples :
- La Division de l’AIPRP continue de recevoir des demandes courantes de la part de délinquants voulant accéder à leurs renseignements personnels contenus dans les 10 fichiers de renseignements personnels identifiés. Étant donné que les demandeurs ne restreignent pas la portée de leurs demandes et ne précisent pas l’information qu’ils souhaitent recevoir en priorité, il demeure difficile pour la Division de l’AIPRP de traiter le grand nombre de demandes portant sur une quantité importante d’information tout en respectant les délais prescrits par la Loi. Cela contribue à créer un arriéré des demandes faites en vertu de la LPRP.
- La Division de l’AIPRP a constaté que les délinquants ont tendance à soumettre de multiples demandes. Étant donné que la LPRP ne contient pas d’article concernant les demandes futiles et vexatoires, les responsables de l’AIPRP doivent traiter toutes ces demandes.
- La Division de l’AIPRP continue de recevoir des demandes de la part des employés. Bon nombre d’entre elles portent sur la discipline, des cas de harcèlement, des griefs et des cessations d’emploi. Le SCC doit composer avec l’arriéré des audiences de la Commission des relations de travail dans la fonction publique (CRTFP), ce qui a une incidence sur la Division de l’AIPRP étant donné que les employés qui comparaîtront devant la CRTFP soumettent habituellement des demandes pour s’y préparer.
- La Gendarmerie royale du Canada, les bureaux du procureur général, l’Agence du revenu du Canada et les services de police continuent de présenter à la Division de l’AIPRP un très grand nombre de demandes fondées sur les alinéas 8(2)e) et 8(2)f) de la LPRP. Ces demandes habituellement urgentes doivent être traitées au plus tôt.
- La Division de l’AIPRP procède aux enquêtes sur des infractions disciplinaires, des cas de harcèlement et l’établissement des faits pour le SCC. Ces enquêtes ont tendance à exiger un traitement rapide, soit généralement deux semaines.
- En plus de devoir répondre à un nombre accru de demandes complexes, les ressources de la Division de l’AIPRP ont eu à soutenir le ministère de la Justice dans des cas actuellement en litige.
- Il demeure difficile de maintenir en poste des professionnels qualifiés dans le domaine de l’AIPRP : plusieurs partent parce qu’ils ont atteint l’âge de la retraite ou se voient offrir d’autres possibilités ailleurs.
3.0 Faits saillants et réalisations
3.1 Amélioration des efficiences
Au cours de l’exercice 2017-2018, dans le but d’accroître l’efficience de leurs activités, les responsables de l’AIPRP au SCC ont déterminé et instauré des pratiques, dont celles décrites ci-après.
- Accroissement de la composante des ressources humaines de l’AIPRP. Un certain nombre de mesures de dotation, dont des mutations, des nominations et des affectations, ont permis d’accroître l’effectif de l’AIPRP. Il y a eu la nomination intérimaire d’un directeur de l’AIPRP, la nomination permanente de deux chefs d’équipe (niveau PM‑05), de deux PM‑04, de deux CR‑4, d’un AS‑01 et le détachement externe d’un analyste (niveau PM‑3). Deux employés ont aussi été nommés pour une période déterminée au niveau CR-04.
- Trois concours ont été lancés au cours de la période en revue. Ces concours visent à doter 2 postes de Directeur-adjoint / Directrice- adjointe au niveau PM-06 et 1 poste de Gestionnaire pour l’UTIPR au niveau AS-03. La dotation de ces postes est à la phase finale et les candidats sélectionnés pour lesdits postes devraient être nommés au début de la prochaine année fiscale.
- D’autres concours seront également lancés pour doter tous les postes vacants allant du niveau CR-04 à au niveau PM-05.
- Enfin, l’équipe de gestion de la Division de l’AIPRP a élaboré un Programme de perfectionnement professionnel en matière d’AIPRP (PPP-AIPRP) dans le cadre de son plan des RH. Le PPP-AIPRP sera mis en œuvre en 2018-2019 et servira de programme de dotation pour répondre aux besoins actuels et futurs. Il a été conçu pour assurer le perfectionnement de candidats qualifiés recrutés à l’interne et à l’externe, du niveau PM‑02 au niveau PM‑04. Il est semblable au programme mis en place dans les grandes divisions d’AIPRP.
- Le processus mis en œuvre à la suite du rapport du Bureau de l’enquêteur correctionnel intitulé « Laissés dans le noir » pour renseigner le plus possible les familles des délinquants décédés, ainsi qu’à la désignation d’un agent chargé de faire le suivi auprès de ces familles et de discuter avec elles des détails en faisant preuve d’empathie a été amélioré. Il a été très bien reçu par l’enquêteur correctionnel et les membres des familles.
- Participation à des rencontres externes de la communauté de l’AIPRP et à des séances de planification interne au sujet des changements proposés à la LPRP dans le cadre du projet de loi C‑58. La Division de l’AIPRP continue de s’assurer que des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée sont effectuées pour tous les nouveaux programmes et les programmes qui ont été modifiés considérablement.
- Les unités opérationnelles des régions, y compris les établissements, continuent de numériser les documents qu’elles envoient à la Division de l’AIPRP au moyen d’un lecteur sécurisé, si bien que les dossiers parviennent à la Division plus rapidement et sans papier.
- Le chiffrement de courriels permet l’échange rapide d’information Protégé B avec les partenaires gouvernementaux, en particulier le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP).
- Recours continu à un coordonnateur des plaintes de division pour que la Division de l’AIPRP puisse collaborer étroitement avec le Commissariat à la protection de la vie privée afin de répondre aux demandes de renseignements et aux plaintes officielles à partir d’un point de contact unique.
- L’Unité de traitement de l’information et de production de rapports (anciennement l’Unité administrative) demeure le point central du processus de réception de la Division de l’AIPRP en offrant un soutien continu à celle-ci. Une des principales activités de l’Unité consiste à dresser un inventaire de ce qui se trouve dans la salle des dossiers de la Division de l’AIPRP pour s’assurer que la Division ne conserve que l’information qui doit être conservée.
3.2 Arriéré
Au cours du dernier exercice, le SCC a continué de s’attaquer en priorité à l’élimination de son arriéré. Étant donné le volume des demandes reçues et dans le but d’empêcher tout autre retard, la Division de l’AIPRP compte maintenant deux équipes qui se consacrent à l’arriéré tandis que les autres équipes traitent les demandes courantes.
La Division de l’AIPRP a un arriéré chronique de demandes présentées en vertu de la LPRP. L’élimination de l’arriéré demeure une priorité de la Division et des équipes et des employés ont été affectés à ces dossiers en retard. Des heures supplémentaires ont été attribuées pour le traitement de ces demandes, en commençant par les dossiers les plus anciens.
3.3 Projets de litiges
Pendant l’exercice 2016-2017, la Division de l’AIPRP du SCC a réalisé des projets de litiges de concert avec le ministère de la Justice, lesquels ont mené à la recherche et à l’examen de documents pour aider à colliger et à indexer ceux ayant trait à des affaires judiciaires en cours. Des ressources de la Division de l’AIPRP qui s’occupaient des opérations ont été réaffectées à ces demandes particulières afin d’y répondre rapidement.
3.4 Élaboration de justifications des exceptions
Grâce à la rétroaction du personnel, la Division de l’AIPRP continue d’élaborer une série de justifications qui faciliteront l’application uniforme des exceptions concernant différents sujets. Le document élaboré sera la principale source d’information du personnel au sujet de l’AIPRP, tout particulièrement lors de la préparation des réponses aux plaintes.
3.5 Politiques, lignes directrices et procédures
Au cours de la dernière année, l’Unité des politiques et de la gouvernance a poursuivi la mise à jour des lignes directrices et procédures internes selon les besoins, notamment en rédigeant un protocole d’entente (PE) à l’intention des procureurs provinciaux de la Couronne, dans le cadre d’un nouveau processus établi en réponse aux demandes d’audience visant à faire déclarer des délinquants « dangereux ». Le PE a été rédigé et est à l’étape de la consultation.
- Des rapports sur les données statistiques liées aux demandes faites en vertu de la LPRP sont produits, afin d’assurer l’exactitude et une meilleure coordination.
- Une directive et des lignes directrices sur les services internes portant sur le traitement des communications de renseignements dans l’intérêt public ont été rédigées. Dès que ce document sera approuvé, il explique clairement aux employés du SCC comment traiter les demandes liées à l’intérêt public.
- Un Bulletin de l’AIPRP a été créé; il est envoyé aux cadres supérieurs et aux employés de la Division. Ce bulletin est un outil de communication conçu pour diffuser des renseignements importants liés à l’AIPRP, notamment les faits nouveaux sur le plan des politiques, les conclusions d’enquête importantes et toute directive mise en œuvre par le SCT en réponse à la réforme législative de la LAI dans le cadre de l’Initiative pour un gouvernement ouvert.
- Des commentaires ont été fournis concernant un certain nombre de directives du commissaire, notamment celles portant sur la communication de renseignements aux délinquants et à des tiers, et sur la communication de renseignements médias.
3.6 Formation et sensibilisation
L’Unité des politiques et de la gouvernance joue un rôle fondamental dans l’élaboration et la prestation de séances de formation à l’intention du personnel de l’administration centrale (AC), des administrations régionales et des établissements partout au Canada, ainsi que des employés de l’AIPRP, en ce qui concerne les questions liées à l’AIPRP.
Au cours de la période visée par le présent rapport, la Division de l’AIPRP a continué de tenir des séances de sensibilisation sur l’AIPRP dans les secteurs et les régions, afin de s’assurer que les employés du SCC comprennent les enjeux liés à l’AIPRP et l’importance de leur rôle dans ce processus. Une des principales composantes de la formation consiste à informer le personnel des Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée et de la façon de signaler et de prévenir les atteintes.
La formation consiste en des séances de questions et réponses. Cette approche met l’accent sur le rôle des employés et vise à les aider à répondre aux demandes et à s’acquitter de leurs obligations.
Le personnel de différents secteurs du SCC a reçu une formation, notamment :
- Directeurs adjoints et sous-directeurs en établissement
- Agents du renseignement de sécurité.
- Programme d’orientation des nouveaux employés (PONE) - région du Québec
Au total, cinq séances de formation ont été données au cours de la période visée par le présent rapport, et 45 employés ont reçu une formation sur l’AIPRP à l’AC. Quatre séances de formation supplémentaires ont été offertes dans la région du Québec ; 64 employés y ont assisté.
L'Unité des politiques et de la formation est devenue l’Unité des politiques et de la gouvernance (UPG) afin de mieux refléter le travail accompli. L’UPG continue de prodiguer des conseils et de répondre aux questions et préoccupations concernant, entre autres, la formation, les politiques, les lignes directrices et les interprétations des lois, par l’entremise de son compte courriel GEN-NHQ Policy and Training. Ce compte courriel offre un point de contact unique aux employés du SCC pour obtenir de renseignements sur les dispositions législatives liées à l’AIPRP.
3.7 Sites Web interne et externe de l’AIPRP
La Division de l’AIPRP du SCC a continué de mener le Projet de renouvellement de l’intranet de concert avec ses collègues des Communications électroniques. Le nouveau site renseignera la collectivité élargie du SCC sur les questions relatives à la protection des renseignements personnels, y compris les lois, les politiques, les procédures et les directives concernant l’AIPRP, la prévention et le signalement des atteintes à la vie privée, ainsi que les procédures d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). De plus, le site comprend une liste de trucs et des bulletins sur l’AIPRP.
Le site Internet externe du SCC est convivial et comprend des instructions à suivre pour présenter des demandes d’accès à l’information, de communication de renseignements personnels ou de correction des renseignements personnels, ainsi que de l’information sur l’obligation de prêter assistance, une liste à jour des EFVP et une foire aux questions. Vous pouvez consulter le site Internet de la Division de l’AIPRP à l’adresse suivante :
3.8 Info Source
Le SCC est chargé de présenter des descriptions exhaustives, exactes et à jour de ses fonctions, programmes, activités et fichiers de renseignements personnels (FRP), servant à la collecte, l’utilisation, la divulgation et la conservation de renseignements personnels dans Info Source. Tous les ans, le SCC procède à la mise à jour de ses FRP afin de s’assurer que ceux-ci cadrent avec les catégories de documents appropriées.
Le chapitre sur l’Info Source du SCC est accessible sur son site Web externe à l’adresse suivante :
3.9 Activités en cours et surveillance de la conformité
Tout au long de l'exercice 2017-2018, les représentants de la Division de l'AIPRP ont soutenu l'application de la LPRP dans le cadre de bon nombre de ses autres activités, notamment :
- donner des conseils en matière de protection des renseignements personnels aux responsables de différents secteurs de programmes concernant les nouvelles initiatives, par exemple :
- Sécurité - vérification approfondie de l’admissibilité
- Apprentissage et perfectionnement - projet pilote de formation numérique
- CORCAN
- Réinsertion sociale
- Opérations correctionnelles
- Santé mentale
- Secteur de la santé
- Recherche
- Engagement communautaire
- Gestion des ressources humaines
- Gestion de l’information et gestion de la technologie
- Citoyenneté et engagement
- Services corporatifs
- passer en revue les formulaires du SCC pour s’assurer qu’ils renferment les énoncés de confidentialité requis;
- participer en tant que membre de Gcconnex. Ce forum fournit un lien direct à la collectivité de l'AIPRP, et les membres y discutent de questions telles que les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, l’élaboration des politiques et les initiatives de formation;
- participer en tant que membre des initiatives du ministère de la Justice et du SCT concernant la réforme de la LPRP et les initiatives pour un gouvernement ouvert.
- participer à des activités de réseautage avec des collègues de l’AIPRP, notamment aux réunions de la collectivité de l’AIPRP présidées par le Secrétariat du Conseil du Trésor et à ses ateliers;
- entretenir une relation avec le CPVP. Le SCC rencontre régulièrement le commissaire à la protection de la vie privée et examine avec lui les problèmes actuels qui ressortent des plaintes afin de les régler rapidement;
- aider les secteurs de programmes quant à l’achèvement de la liste de vérification sur l’EFVP pour ce qui est des nouvelles initiatives et des nouveaux projets, et les passer en revue afin de déterminer si une évaluation complète est nécessaire;
- aider à préparer les ébauches des EFVP, les ententes d’échange de renseignements, les énoncés de confidentialité ainsi que les protocoles d’ententes dans le cas de nouvelles initiatives;
- prodiguer des conseils aux employés du SCC sur les questions liées à la protection des renseignements personnels, y compris la manière de signaler et d’empêcher les atteintes à la vie privée, s’assurer que des mesures correctives sont mises en place et répondre aux questions générales de nos collègues des secteurs et des régions à propos de l’AIPRP;
- produire des rapports sur la conformité aux fins d’examen mensuel par la haute direction, notamment des comptes rendus par le directeur de l’AIPRP, afin de s’assurer que les demandes présentées en vertu de la LPRP sont traitées dans les délais impartis par la loi. Cela comprend l’examen mensuel des délais de traitement des demandes d’AIPRP par le directeur général de la Direction des droits, des recours et des résolutions et le commissaire adjoint, Secteur des politiques.
- restructurer le flux des travaux de la Division de l’AIPRP afin de réduire le délai de traitement des demandes.
- surveiller activement la réception et le traitement des dossiers toutes les semaines, et réévaluer régulièrement les priorités et redistribuer les charges de travail.
4.0 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Conformément à la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor, le SCC entreprend des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour déterminer si les programmes, initiatives et projets organisationnels (nouveaux ou existants) qui prévoient la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation de renseignements personnels présentent un risque d’atteinte à la vie privée.
Au cours de l’exercice 2017-2018, le SCC a effectué une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. À la fin de cette période, il y avait quatre EFVP en cours, lesquelles devraient être terminées pendant la prochaine période de rapport. Voici une brève description de l’EFVP terminée :
Initiative Child Link :
L’initiative Child Link est une initiative de communication par vidéo en place au SCC qui permet aux détenues sous responsabilité fédérale dans tous les établissements/unités pour femmes d’interagir avec leurs enfants ou leurs proches dans la collectivité à l’aide de la technologie vidéo en direct (WebEx). Un des objectifs de l’initiative Child Link est d’aider à maintenir et à renforcer les liens entre les détenues et leurs enfants et/ou leurs proches dans la collectivité. Child Link peut aussi servir à soutenir les activités de réinsertion sociale, y compris les contacts avec la collectivité, des détenues qui font l’objet d’un transfèrement ou d’une libération aux termes des articles 81 et 84 de la LSCMLC.
5.0 Atteintes à la vie privée
Le SCC figure parmi les 10 ministères et organismes fédéraux qui recueillent et traitent la quantité la plus importante de renseignements personnels. Au cours de la période de rapport 2017-2018, la Division de l’AIPRP a traité 163 cas d’atteintes à la vie privée. Il convient de noter que la plupart des atteintes à la vie privée sont de faible risque.
Le SCC prend très au sérieux les atteintes à la vie privée et continue de sensibiliser le personnel sur la protection des renseignements personnels comme suit :
- la formation comprend toujours un volet exhaustif sur les atteintes à la vie privée;
- on rappelle continuellement au personnel son obligation de protéger les renseignements personnels et d’adopter des approches qui tiennent compte de la vie privée au travail;
- la Division de l’AIPRP continue de travailler avec tous les agents de liaison de l’AIPRP pour déterminer la façon de signaler les atteintes à la vie privée, de mettre en œuvre des mesures correctives et de prévenir les atteintes à la vie privée dans le futur, en vue de favoriser une culture de sensibilisation à l’égard de l’importance de la protection des renseignements personnels;
- la Division de l’AIPRP continue de faire le suivi du rapport quotidien sur les incidents de sécurité pour cerner les atteintes à la vie privée qui touchent les renseignements personnels, afin de s’assurer que toutes les atteintes à la vie privée ont été signalées conformément aux Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée.
Des 163 cas d’atteintes à la vie privée signalés, huit étaient des atteintes comportant un risque élevé. Ces atteintes se rapportaient à des renseignements confidentiels sur la santé d’un délinquant placés au mauvais endroit, à des renseignements de la victime communiquée par erreur à un délinquant, et des renseignements sur un délinquant envoyé par la poste, par erreur, à un autre délinquant. Compte tenu de la grande quantité de renseignements personnels que gère le SCC, le nombre d’atteintes comportant un risque élevé est relativement faible.
Trente cas d’atteinte comportant un risque modéré ont été signalés. Ils se rapportaient, entre autres, à l’omission de retirer des renseignements protégés d’un poste de travail utilisé par un délinquant, la communication aux médias par le personnel du SCC de renseignements sur un délinquant sans son consentement, les résultats des tests de soins sont divulgués à un délinquant par erreur.
La Division de l’AIPRP signale les atteintes substantielles à la vie privée au Commissariat à la protection de la vie privée et au SCT, mais, en raison d’un manque de personnel, elle peut le faire uniquement tous les trois mois.
6.0 Délégation de pouvoirs
Les responsabilités découlant de l’application de la LPRP, comme l’avis de prorogation aux auteurs de demande ou le transfert de demandes à d’autres institutions, sont déléguées au coordonnateur de l’AIPRP du Service par l’intermédiaire d’un instrument de délégation signé par le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile. L’approbation des exceptions relève du directeur, des sous-directeurs et des chefs d’équipe. La délégation de pouvoirs pour les publications d'intérêt public ainsi que la recherche et les statistiques relève du commissaire, du sous-commissaire principal et du commissaire adjoint du Secteur des politiques.
Un instrument de délégation détaillé figure à l’annexe A.
Chapitre II - Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et exigences supplémentaires en matière de production de rapports pour 2017-2018
7.0 Rapport statistique
Le Rapport statistique du SCC concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l’annexe B.
8.0 Interprétation du rapport statistique de 2017-2018
8.1 Demandes traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
En 2017-2018, le SCC a reçu 6 211 demandes de renseignements personnels, ce qui représente une baisse de 9 % par rapport à l’année précédente et 10 328 demandes ont été reportées de la période de rapport précédente, portant le total à 16 539 demandes à traiter en 2017-2018. Le SCC a répondu à 3 875 demandes de renseignements personnels, ce qui représente 23 % du nombre total de demandes reçues et reportées de la période de rapport précédente. Le Rapport statistique se trouve à l’annexe B.
Demandes à traiter pendant la période de rapport
Ce graphique montre que pour l'exercice 2015-2016, il y avait 14 414 demandes officielles exigeant un traitement. En 2016-2017, il y avait 14 645 demandes et pour l'exercice 2017-2018 il y avait 16 539 demandes.8.2 Ventilation des demandes
Des 3 875 demandes traitées au cours de la période visée par le présent rapport (2017-2018), 329 demandes ont donné lieu à une communication intégrale et 1 282 demandes ont donné lieu à une communication partielle. Les renseignements ont été entièrement retenus pour cause d’exception dans 25 cas, 470 demandes n'ont pas pu être traitées en raison de l’inexistence du dossier, 1 762 demandes ont été abandonnées par l'auteur et sept demandes ont été ni confirmées ni refusées. Un total de 505 801 pages a été traitées.
Ventilation des demandes
Ce graphique montre que pour l'exercice 2017-2018, 329 demandes ont été entièrement divulguées; 1 282 demandes ont été partiellement divulguées; 25 demandes ont été entièrement retenues; 470 demandes n'ont pas pu être traitées; 1 762 demandes ont été abandonnées; et sept ont été ni confirmées ni refusées.8.3 Exceptions
La majorité des exceptions invoquées par le SCC portaient sur trois articles de la LPRP :
- l’article 26, qui porte sur la protection des renseignements personnels, a été invoqué dans 1 478 cas (43 %);
- le paragraphe 22(1), qui porte sur la protection des renseignements liés à l’application de la loi et aux enquêtes, a été invoqué dans 1 114 cas (33 %);
- l’article 21, qui porte sur la protection des renseignements liés aux affaires internationales et à la défense, a été invoqué dans 637 cas (19 %).
Voici une ventilation complète des exceptions invoquées au cours de la période visée par le présent rapport :
| Description de l’exception | Nombre d’invocations |
|---|---|
| Renseignements obtenus à titre confidentiel | 5 |
| Affaires fédérales-provinciales | 3 |
| Affaires internationales et défense | 637 |
| Application de la loi et enquête | 1 114 |
| Personnes condamnées pour une infraction | 160 |
| Sécurité des personnes | 2 |
| Renseignements sur une autre personne | 1 478 |
| Secret professionnel des avocats | 23 |
| Dossier médical | 1 |
| Documents de bibliothèque ou de musée | 2 |
| Total | 3425 |
8.4 Délai de traitement
Durant la période visée par le présent rapport, le SCC a traité 359 demandes dans un délai de 30 jours ou moins, 277 demandes dans un délai de 31 à 60 jours, 252 demandes dans un délai de 61 à 120 jours, 131 demandes dans un délai de 121 à 180 jours et 2 856 demandes dans un délai de plus de 180 jours. Le SCC a pu répondre à 14 % des demandes traitées dans le délai prévu par la loi, ce qui représente une baisse de 34 % par rapport au dernier exercice financier.
Délai de traitement
Durant la période visée par le présent rapport, le SCC a traité 359 demandes dans un délai de 30 jours ou moins, 277 demandes dans un délai de 31 à 60 jours, 252 demandes dans un délai de 61 à 120 jours, 131 demandes dans un délai de 121 à 180 jours et 2 856 demandes dans un délai de plus de 180 jours. Le SCC a pu répondre à 14 % des demandes traitées dans le délai prévu par la loi, ce qui représente une baisse de 34 % par rapport au dernier exercice financier.8.5 Demandes non officielles
Au cours de la période visée par le présent rapport, le SCC a reçu 1 030 demandes non officielles, et 149 demandes de la période précédente ont été reportées, ce qui représente un total de 1 179 demandes non officielles à traiter en 2017-2018. Ces demandes portaient notamment sur :
- la divulgation de renseignements par des moyens informels, dans la mesure du possible;
- le traitement de demandes en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP, à l’exception des alinéas 8(2)e) et m);
- l'examen de rapports d’enquête concernant, entre autres, la recherche de faits, le harcèlement et des mesures disciplinaires;
- l’examen de demandes soumises par des employés concernant leurs dossiers personnels.
En tout, 120 demandes non officielles ont été réglées en 2017-2018.
8.6 Mode de communication
Lorsque les renseignements pouvaient être divulgués, des copies ont été fournies dans 1 601 cas, sous la forme de copies papier, de copies électroniques, de disques compacts et d’examens.
8.7 Corrections et remarques
Aucune demande de correction de renseignements personnels n’a été reçue au cours du dernier exercice financier.
8.8 Consultations d’autres institutions et organismes
Une proportion de la charge de travail de la Division de l'AIPRP consiste à participer à des consultations en réponse à des demandes officielles reçues par d'autres institutions et organismes. Le SCC collabore étroitement avec ses partenaires du portefeuille de la Sécurité publique, comme l'ASFC, la GRC, le SCRS, la CLCC et le BEC, afin de donner suite aux demandes de consultation dans un délai convenable. Le SCC est consulté sur des sujets comme affaires judiciaires, des griefs de délinquant, des questions soulevées par le BEC, des dossiers de délinquant, des personnes qui doivent être expulsées après avoir purgé leur peine, etc.
Au cours de la période visée par le présent rapport, la Division de l'AIPRP a reçu un total de 35 demandes de consultations d'autres institutions et organisations.
Le tableau suivant présente le type et le nombre de consultations menées au cours de l'exercice 2017-2018 :
| Type de consultation | Nombre de consultations menées en 2017-2018 |
|---|---|
| Autres institutions gouvernementales | 27 |
| Autres organismes | 8 |
| Total | 35 |
9.0 Exigences supplémentaires en matière de production de rapports
9.1 Plaintes et enquêtes
Les demandeurs ont le droit de porter plainte auprès du CPVP en vertu de la LPRP et peuvent exercer ce droit en tout temps au cours du traitement de leur demande. Pendant la période visée par le présent rapport, le SCC a reçu au total 381 plaintes, et 314 conclusions ont été émises pour lesdites plaintes. Le nombre de plaintes reçues au cours du présent exercice a augmenté (344 plaintes avaient été reçues en 2016‑2017).
La majorité des plaintes reçues au cours de la période visée par le présent rapport portent sur le non-respect des délais prescrits, suivi du refus d’accès à l’information. Les plaintes portant sur le non-respect des délais mettent en évidence le fait que le SCC est une organisation qui reçoit un grand nombre de demandes pour des dossiers volumineux et qui doit gérer ce travail en tenant compte de priorités concurrentes, telles que les projets de litige et les affaires judiciaires, avec des ressources limitées. Le SCC a traité 3 875 demandes et reçu 381 plaintes, ce qui représente 10 % des demandes traitées. La mise en œuvre de la norme du SCT en matière de sécurité par le SCC continue de donner lieu à des plaintes liées à la protection des renseignements personnels. D’autres plaintes portent sur l’utilisation de caméras dans les établissements correctionnels, l’utilisation de la technologie cellulaire et les recherches sur les serveurs pour récupérer les courriels d’employés retraités.
Le tableau suivant présente une ventilation du type de plaintes présentées au CPVP :
| Type de plainte | Reçue | Conclusion | En cours |
|---|---|---|---|
| Accès | 32 | 28 | 41 |
| Délais prescrits | 332 | 282 | 291 |
| Collecte | 2 | 0 | 0 |
| Utilisation et divulgation | 13 | 2 | 0 |
| Conservation et élimination | 0 | 0 | 1 |
| Corrections et remarques | 0 | 0 | 0 |
| Exceptions | 0 | 0 | 0 |
| Prorogation | 1 | 0 | 0 |
| Langue | 1 | 2 | 4 |
| Total | 381 | 314 | 337 |
* Veuillez noter que certaines conclusions et plaintes en cours ont été reportées d’exercices antérieurs.
Voici des enjeux importants soulevés et des mesures ultérieures prises par suite des plaintes en matière de protection des renseignements personnels reçues par le SCC, ainsi que les enquêtes et recommandations du CPVP au cours de la période visée par le présent rapport :
- La rapidité du traitement des demandes que nous recevons demeure problématique. Cependant, comme l’arriéré diminue, on s’attend à ce que ce problème se règle. D’autres équipes responsables de l’arriéré ont été mises sur pied et les dossiers en retard urgents ont été traités en heures supplémentaires.
- Certaines plaintes découlent d’atteintes à la vie privée. La Division de l’AIPRP continue de se concentrer sur la formation des agents de liaison de l’AIPRP dans les régions afin qu’à leur tour ils puissent donner de la formation aux employés régionaux sur la protection des renseignements personnels. Le personnel de l’AIPRP du SCC signale au CPVP et au SCT toutes les atteintes à la vie privée comportant un risque modéré ou élevé et continue de traiter les questions de suivi en temps opportun.
- Au cours de la dernière année, le CPVP a formulé à l’intention de la Division de l’AIPRP de nombreuses recommandations concernant la gestion des renseignements personnels au sein des établissements du SCC. On a par la suite discuté des procédures de base sur le traitement des renseignements personnels avec les cadres supérieurs des établissements, et de nouvelles procédures ont été mises en œuvre en vue d’assurer le traitement adéquat des renseignements personnels.
- Le SCC rencontre régulièrement le CPVP et examine avec lui les problèmes actuels qui ressortent des plaintes afin de les régler rapidement.
9.2 Divulgations effectuées en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP
Au cours de l’exercice 2017-2018, le SCC a effectué 138 divulgations de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP.
9.3 Divulgations effectuées en vertu de l’alinéa 8(2)(m) de la LPRP
Au cours de l’exercice 2017-2018, le SCC a effectué dix divulgations en vertu de l’alinéa 8(2)(m) de la LPRP. Ces divulgations ont été faites à des familles à la suite de décès en établissement.
Le CPRP a été informé avant toutes les divulgations.
9.4 Cour fédérale
Aucune requête n’a été déposée à la Cour fédérale contre le SCC durant la période visée par le présent rapport.
9.5 Ressources
La Division de l’AIPRP a dépensé en tout 2,498,435 $, dont 2,370,221 $ en salaires, 109,986 $ pour l’indemnisation d’heures supplémentaires. Elle a consacré 18,228 $ aux dépenses d’exploitation.
Annexe A : Délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
En vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, les attributions dont il est, en qualité de responsable d’une institution fédérale, c’est-à-dire, le Service correctionnel du Canada, investi par les articles de la Loi ou de son règlement mentionnés en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.
| Section Article | Action | Commissaire | Sous-commissaire principal | Commissaire adjoint Politiques | Directeur AIPRP | Directeur adjoint AIPRP | Chefs d’équipe AIPRP& Conseillère principal en politique | Sous-commissaires régionaux | Directeurs et Directeurs de districts | Administrateurs régionaux des communications et des Services exécutifs |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 8(2)(e) | Divulguer des renseignements personnels à un organisme d’enquête déterminé par règlement de l’application de tout loi du Canada ou d’une province ou d’effectuer une enquête licite | • | • | • | • | • | • | • | • | • |
| 8(2)(f) | Divulguer des renseignements personnels en vertu d’un accord ou un arrangement dans le but d’administrer ou d’appliquer une loi ou d’effectuer une enquête licite | • | • | • | • | • | • | • | • | • |
| 8(2)(j) | Communication à des fins de recherché | • | • | • | ||||||
| 8(2)(m) | Communication dans l’intérêt public ou d’une personne | • | • | • | ||||||
| 8(4) | Conservation des copies des demandes en vertu de 8(2)(e) | • | • | • | • | • | • | • | • | • |
| 8(5) | Avis de communication en verty de 8(2)(m) | • | • | • | ||||||
| 9(1) | Conservation d’un relevé des cas d’usage | • | • | • | • | • | • | • | • | • |
| 9(4) | Usages compatibles | • | • | • | • | • | ||||
| 10 | Versement des renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels | • | • | • | • | • | • | |||
| 14 | Notification lors de demande de communication | • | • | • | • | • | • | |||
| 15 | Prorogation du délai | • | • | • | • | • | • | |||
| 17(2)(b) | Version de la communication | • | • | • | • | • | • | |||
| 17(3)(b) | Communication sur support de substitution | • | • | • | • | • | • | |||
| 18(2) | Exception (fichiers inconsultables) - autorisation de refuser | • | • | • | • | • | ||||
| 19(1) | Exception - Renseignements obtenus à titre confidentiel d'autres gouvernements | • | • | • | • | • | • | |||
| 19(2) | Exception - Cas où la divulgation est autorisée | • | • | • | • | • | • | |||
| 20 | Exception - Affaires fédéro-provinciales | • | • | • | • | • | • | |||
| 21 | Exception - Affaires internationales et défense | • | • | • | • | • | • | |||
| 22 | Exception - Application de la loi et enquêtes | • | • | • | • | • | • | |||
| 22.3 | Exception - Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles | • | • | • | • | • | • | |||
| 23 | Exception - Enquêtes de sécurité | • | • | • | • | • | • | |||
| 24 | Exception - Individus condamnés pour une infraction | • | • | • | • | • | • | |||
| 25 | Exception - Sécurité des individus | • | • | • | • | • | • | |||
| 26 | Exception - Renseignements concernant un autre individu | • | • | • | • | • | • | |||
| 27 | Exception - Secret professionnel des avocats | • | • | • | • | • | • | |||
| 28 | Exception - Dossiers médicaux | • | • | • | • | • | • | |||
| 31 | Avis d’enquête | • | • | • | • | • | • | • | • | • |
| 35(1) | Conclusions et recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée | • | • | • | • | • | • | • | • | • |
| 35(4) | Communication accordée | • | • | • | • | • | • | • | • | • |
| 36(3) | Rapport des conclusions et recommandations (fichier inconsultable) | • | • | • | • | • | • | • | • | • |
| 37(3) | Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire (contrôle d’application) | • | • | • | • | • | • | • | • | • |
| 51(2)(b) | Règles spéciales pour les auditions | • | • | • | • | • | ||||
| 51(3) | Présentations d’arguments en l’absence d’une partie | • | • | • | • | • | • | • | • | • |
| 70 | Documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada | • | • | • | • | • | • | |||
| 72(1) | Rapport annuel au Parlement | • | • | |||||||
| Réglements sur la protection des renseignements personnels | ||||||||||
| 9 | Fournir des installations convenables et fixer un moment pour examiner les renseignements personnels | • | • | • | ||||||
| 11(2) | Avis que les corrections demandées ont été effectuées | • | • | • | ||||||
| 11(4) | Avis que les corrections demandées ont été refusées | • | • | • | ||||||
| 13(1) | Le cas échéant, autoriser la communication des renseignements personnels concernant son état physique ou mental à un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice, afin que celui-ci puisse donner son avis quant à savoir si la prise de connaissance de ces renseignements par l'individu lui porterait préjudice | • | • | • | ||||||
| 14 | Le cas échéant, communiquer les renseignements personnels concernant son état physique ou mental à l'individu en la présence d'un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice | • | • | • | ||||||
|
Daté, en la ville d’Ottawa, ce ____ième jour de ___________, 2016 ________________________________________________________________ Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile |
||||||||||
Annexe B : Rapport statistique
Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Nom de l’institution: Service correctionnel Canada
Période d'établissement de rapport: 2017-04-01 au 2018-03-31
PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
| Nombre de demandes | |
|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 6211 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 10328 |
| Total | 16539 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 3875 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 12664 |
PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport
2.1 Disposition et délai de traitement
| Disposition des demandes | Délai de traitement | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 5 | 16 | 53 | 28 | 14 | 47 | 166 | 329 |
| Communication partielle | 17 | 41 | 136 | 104 | 44 | 114 | 826 | 1282 |
| Exception totale | 0 | 1 | 3 | 1 | 2 | 2 | 15 | 24 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 0 | 0 | 1 |
| Aucun document n’existe | 105 | 80 | 62 | 83 | 35 | 57 | 48 | 470 |
| Demande abandonnée | 70 | 24 | 23 | 36 | 35 | 60 | 1514 | 1762 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 7 | 7 |
| Total | 197 | 162 | 277 | 252 | 131 | 280 | 2576 | 3875 |
2.2 Exceptions
| Article | Nombre de demandes | Article | Nombre de demandes | Article | Nombre de demandes |
|---|---|---|---|---|---|
| 18(2) | 0 | 22(1) a)(i) | 231 | 23 a) | 0 |
| 19(1) a) | 5 | 22(1) a)(ii) | 94 | 23 b) | 0 |
| 19(1) b) | 3 | 22(1) a)(iii) | 7 | 24 a) | 3 |
| 19(1) c) | 381 | 22(1) b) | 240 | 24 b) | 157 |
| 19(1) d) | 248 | 22(1) c) | 540 | 25 | 2 |
| 19(1) e) | 0 | 22(2) | 1 | 26 | 1478 |
| 19(1) f) | 0 | 22.1 | 0 | 27 | 23 |
| 20 | 0 | 22.2 | 0 | 28 | 1 |
| 21 | 0 | 22.3 | 1 |
2.3 Exclusions
| Article | Nombre de demandes | Article | Nombre de demandes | Article | Nombre de demandes |
|---|---|---|---|---|---|
| 69(1) a) | 2 | 70(1) | 0 | 70(1) d) | 0 |
| 69(1) b) | 0 | 70(1) a) | 0 | 70(1) e) | 0 |
| 69.1 | 0 | 70(1) b) | 0 | 70(1) f) | 0 |
| 70(1) c) | 0 | 70.1 | 0 |
2.4 Support des documents communiqués
| Disposition | Papier | Électronique | Autres |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 317 | 12 | 0 |
| Communication partielle | 1265 | 17 | 0 |
| Total | 1582 | 29 | 0 |
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
| Disposition des demandes | Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 13612 | 12292 | 329 |
| Communication partielle | 438861 | 365366 | 1282 |
| Exception totale | 93 | 0 | 24 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 1 |
| Demande abandonnée | 53235 | 39607 | 1762 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 7 |
| Total | 505801 | 417265 | 3405 |
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
| Disposition | Moins de 100 pages traitées | 101 à 500 pages traitées | 501 à 1 000 pages traitées | 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| Communication totale | 298 | 5835 | 29 | 4954 | 2 | 1503 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 509 | 18068 | 545 | 105411 | 129 | 80094 | 95 | 140547 | 4 | 21246 |
| Exception totale | 24 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 1660 | 4222 | 80 | 13138 | 10 | 3409 | 12 | 18838 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 7 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 2499 | 28125 | 654 | 123503 | 141 | 85006 | 107 | 159385 | 4 | 21246 |
2.5.3 Other complexities
| Disposition | Consultation requise | Avis juridique | Renseignements entremêlés | Autres | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 0 | 0 | 3 | 3 | 6 |
| Communication partielle | 8 | 0 | 129 | 129 | 266 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 11 | 11 |
| Demande abandonnée | 3 | 0 | 11 | 0 | 14 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 11 | 0 | 143 | 143 | 297 |
2.6 Présomptions de refus
2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
| Nombre de demandes fermées après le délai statutaire | Motif principal | |||
|---|---|---|---|---|
| Charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autres | |
| 3341 | 3335 | 4 | 0 | 2 |
2.6.2 Nombre de jours de retard
| Nombre de jours de retard | Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé | Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé | Total |
|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 70 | 25 | 95 |
| 16 à 30 jours | 51 | 15 | 66 |
| 31 à 60 jours | 61 | 12 | 73 |
| 61 à 120 jours | 180 | 18 | 198 |
| 121 à 180 jours | 72 | 4 | 76 |
| 181 à 365 jours | 263 | 43 | 306 |
| Plus de 365 jours | 1431 | 1096 | 2527 |
| Total | 2128 | 1213 | 3341 |
2.7 Demandes de traduction
| Demandes de traduction | Acceptées | Refusées | Total |
|---|---|---|---|
| De l’anglais au français | 0 | 0 | 0 |
| Du français à l’anglais | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 |
PARTIE 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
| Alinéa 8(2)e) | Alinéa 8(2)m) | Paragraphe 8(5) | Total |
|---|---|---|---|
| 138 | 10 | 0 | 148 |
PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
| Disposition des demandes de correction reçues | Nombre |
|---|---|
| Mentions annexées | 0 |
| Demandes de correction acceptées | 0 |
| Total | 0 |
PARTIE 5 – Prorogations
5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
| Disposition des demandes où le délai a été prorogé | 15a)(i) Entrave au fonctionnement |
15a)(ii)
Consultation |
15b) Traduction ou conversion |
|
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autres | |||
| Communication totale | 118 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 663 | 1 | 4 | 2 |
| Exception totale | 10 | 1 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n’existe | 39 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 546 | 0 | 1 | 0 |
| Total | 1376 | 2 | 5 | 2 |
5.2 Durée des prorogations
| Durée des prorogations | 15a)(i) Entrave au fonctionnement |
15a)(iii) Consultation |
15b) Traduction ou conversion |
|
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autres | |||
| 1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 jours | 1376 | 2 | 5 | 2 |
| Total | 1376 | 2 | 5 | 2 |
PARTIE 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations
6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
| Consultations | Autres institutions du gouvernement du Canada | Nombre de pages à traiter | Autres organisations | Nombre de pages à traiter |
|---|---|---|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 38 | 973 | 4 | 33 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 3 | 131 | 1 | 0 |
| Total | 41 | 1104 | 5 | 33 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 33 | 581 | 2 | 31 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 8 | 523 | 3 | 2 |
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
| Recommendation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 5 | 2 | 1 | 0 | 1 | 0 | 0 | 9 |
| Communication partielle | 6 | 9 | 4 | 0 | 0 | 0 | 0 | 19 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
| Autre | 4 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 4 |
| Total | 16 | 11 | 5 | 0 | 1 | 0 | 0 | 33 |
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
| Recommandation | Number of Days Required to Complete Consultation Requests | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 2 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 2 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 |
PARTIE 7- Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet
7.1 Demandes auprès des services juridiques
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 101 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 101 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
PARTIE 8 - Plaintes et enquêtes
| Article 31 | Article 33 | Article 35 | Court action | Total |
|---|---|---|---|---|
| 366 | 0 | 144 | 0 | 510 |
PARTIE 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
| Nombre d’ÉFVP terminées | 1 |
PARTIE 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
10.1 Coûts
| Dépenses | Montant | |
|---|---|---|
| Salaires | 2 370 221 $ | |
| Heures supplémentaires | 109 986 $ | |
| Biens et services | 18 228 $ | |
|
0 $ | |
|
18 228 $ | |
| Total | 2 498 435 $ | |
10.2 Ressources humaines
| Ressources | Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels |
|---|---|
| Employés à temps plein | 29.00 |
| Employés à temps partiel et occasionnels | 3.00 |
| Employés régionaux | 0.00 |
| Experts-conseils et personnel d’agence | 0.00 |
| Étudiants | 0.00 |
| Total | 32.00 |
Remarque: Entrer des valeurs à deux décimales.
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