Rapport annuel au Parlement concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels 2018 à 2019
1. Introduction
La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) protège la vie privée des citoyens et des résidents permanents du Canada contre l’utilisation et la communication non autorisée de renseignements personnels les concernant qui relèvent des institutions fédérales. En vertu de cette Loi, les personnes ont également le droit d’accéder à ces renseignements et de rectifier tout renseignement personnel inexact les concernant. En outre, la LPRP régit la façon dont le gouvernement recueille, entrepose, élimine, utilise et communique des renseignements de cette nature.
Aux termes de l’article 72 de la LPRP, le responsable de chaque institution fédérale doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l’application de la Loi durant l’exercice. Le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile a délégué l’application de la LPRP, y compris la production du rapport annuel, au commissaire du Service correctionnel du Canada (SCC).
Le présent rapport décrit la façon dont le SCC s’est conformé à la LPRP au cours de la période de référence, soit du 1er avril 2018 au 31 mars 2019.
2. Structure organisationnelle
2.1 À propos du Service correctionnel du Canada
Le SCC a été créé en 1979, par suite de la fusion du Service canadien des pénitenciers et de la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC). Le SCC a l’obligation fondamentale de contribuer à la sécurité publique en incitant activement et en aidant les délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois, tout en exerçant sur eux un contrôle raisonnable, sûr, sécuritaire et humain.
Le SCC, en agissant dans le respect de la primauté du droit, contribue à la sécurité publique en administrant les peines d’emprisonnement de deux ans ou plus imposées aux délinquants par les tribunaux. Cette responsabilité comprend la gestion des établissements (pénitenciers) et la surveillance des délinquants.
Le SCC travaille en étroite collaboration avec ses partenaires du portefeuille de la Sécurité publique, y compris la Gendarmerie royale du Canada (GRC), la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC), l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) et les organismes de surveillance, dont le Bureau de l’enquêteur correctionnel (BEC).
2.2 Ordonnance de délégation de pouvoirs
Le commissaire du SCC est chargé de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la LPRP. Le ministre délègue ce pouvoir aux membres de la haute direction du Ministère, notamment le coordonnateur ministériel de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) et directeur de l’AIPRP, qui peut alors exercer les pouvoirs, fonctions et attributions ayant trait aux demandes d’AIPRP en vertu des lois en vigueur. Certains pouvoirs délégués concernent des postes particuliers de la Division de l’AIPRP à l’administration centrale, comme l’indique l’annexe A du présent rapport.
2.3 Division de l’AIPRP
La Division de l’AIPRP relève du directeur général de la Direction des droits, des recours et des résolutions du Secteur des politiques. Elle est divisée en cinq unités :
- Unité des activités d’accès à l’information
- Unité de la gouvernance en matière de protection des renseignements personnels
- Unité de l’arriéré
- Unité des politiques et de la gouvernance
- Unité de traitement de l’information et de production de rapports (Équipe administrative de l’AIPRP)
L’équipe de l’Unité des activités d’accès à l’information et celle de l’arriéré sont dirigées par un directeur adjoint. L’équipe de l’Unité des activités d’accès à l’information, qui est gérée par un chef d’équipe, est chargée d’examiner les dossiers, de mener des consultations, d’appliquer les exceptions et les exclusions, de préparer des documents déjà divulgués en vertu de la Loi pour les demandeurs et de traiter les plaintes provenant du Commissariat à la protection de la vie privée. Les équipes de l’Unité de l’arriéré, qui sont gérées par deux chefs d’équipe, sont uniquement chargées du traitement des dossiers reçus avant 2017.
L’Unité de la gouvernance en matière de protection des renseignements personnels est dirigée par un directeur adjoint, qui est actuellement appuyé par un chef d’équipe, par trois analystes et par un titulaire de poste PM-05 autonome. Cette Unité traite les demandes officielles et non officielles en vertu de la LPRP.
L’Unité des politiques et de la gouvernance (UPG) produit des rapports et élabore des politiques, des lignes directrices, des outils et des processus pour assurer le respect des exigences relatives à l’AIPRP au SCC. Elle supervise le processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, gère les atteintes à la vie privée, examine les rapports de mesures disciplinaires, de harcèlement, d’enquête et de violence au travail, traite les demandes en vertu du paragraphe 8(2) et les demandes complexes de la LPRP, traite les plaintes relatives à l’utilisation et la communication de renseignements personnels, et fournit de la formation.
L’Unité de traitement de l’information et de production de rapports (UTIPR) comprend un gestionnaire et des employés de soutien administratif. Cette unité voit au traitement des demandes reçues, à la rédaction de la correspondance courante, à l’attribution des tâches de récupération, au contrôle de la qualité, à la préparation des renseignements à communiquer et au soutien général au bureau de l’AIPRP.
En outre, chaque secteur, région, établissement, district, bureau de libération conditionnelle et centre correctionnel communautaire compte un agent de liaison de l’AIPRP, qui aide la Division nationale de l’AIPRP à s’acquitter de ses responsabilités générales.
3. Points saillants du rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels pour 2018-2019
3.1 Demandes traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
En 2018-2019, le SCC a reçu 6 134 demandes de renseignements personnels, ce qui représente une baisse d’environ 1 % par rapport à l’année précédente; 12 707 demandes ont été reportées de la période de référence précédente, portant le total à 18 841 demandes à traiter en 2018-2019. Le SCC a répondu à 2 895 demandes de renseignements personnels, ce qui représente 15 % du nombre total de demandes reçues et reportées de la période de référence précédente. Le rapport statistique se trouve à l’annexe B.
3.1 : Demandes de renseignements personnels à traiter
Ce graphique montre qu’en 2014-2015, 7 376 demandes ont été reçues, 5 113 demandes ont été reportées de la période de référence précédente, et 5 524 ont été traitées. En 2015-2016, 7 502 demandes ont été reçues, 6 912 demandes ont été reportées de la période de référence précédente, et 6 690 ont été traitées. En 2016-2017, 6 861 demandes ont été reçues, 7 784 demandes ont été reportées de la période de référence précédente, et 4 326 ont été traitées. En 2017-2018, 6 211 demandes ont été reçues, 10 328 demandes ont été reportées de la période de référence précédente, et 3 875 ont été traitées. En 2018-2019, 6 134 demandes ont été reçues, 12 707 demandes ont été reportées de la période de référence précédente, et 2 895 ont été traitées.Ce graphique montre la charge de travail totale que représentent les demandes de renseignements personnels, qui comprend le total des demandes reçues au cours de la période de référence et des demandes en suspens depuis la période précédente. La ligne illustre la tendance des dossiers réglés. Ce graphique décrit clairement notre situation actuelle : la Division de l’AIPRP accuse toujours un arriéré considérable de demandes présentées en vertu de la LPRP. Malgré l’efficacité des mesures prises pour éliminer l’arriéré, la Division de l’AIPRP du SCC continue à éprouver des difficultés et continuera d’en éprouver jusqu’à la mise en place de ressources supplémentaires.
3.2 Disposition des demandes
Sur les 2 895 demandes traitées au cours de la période de référence de 2018-2019, 224 demandes ont donné lieu à une communication intégrale et 1 056, à une communication partielle, deux ont été ont été retenues intégralement, 673 n’ont pas pu être traitées en raison de l’inexistence du dossier, 937 ont été abandonnées par le demandeur et trois n’ont été ni confirmées ni refusées.
3.2 : Disposition des demandes
Ce graphique montre que dans la période de référence de 2018-2019, 224 demandes ont donné lieu à une communication intégrale, 1 056 ont donné lieu à une communication partielle, deux ont été retenues intégralement, 673 n’ont pas pu être traitées en raison de l’inexistence du dossier, 937 ont été abandonnées par le demandeur et trois n’ont été ni confirmées ni refusées.3.3 Exceptions
La majorité des exceptions invoquées par le SCC relevaient des trois articles suivants de la LPRP :
- l’article 26 a été invoqué dans 1 196 cas (45 %) pour protéger des renseignements personnels;
- l’article 22 a été invoqué dans 830 cas (31 %) pour protéger des renseignements concernant l’exécution de la loi et des enquêtes;
- l’article 19 a été invoqué dans 512 cas (19 %) pour protéger des renseignements obtenus à titre confidentiel.
Voici une ventilation complète des exceptions invoquées au cours de la présente période de référence :
| Description de l’exception | Nombre d’invocations |
|---|---|
| Obtenus à titre confidentiel | 512 |
| Application de la loi et enquête | 830 |
| Personnes condamnées pour une infraction | 83 |
| Sécurité des personnes | 9 |
| Renseignements sur une autre personne | 1196 |
| Secret professionnel des avocats | 24 |
| Documents de bibliothèque et de musée | 5 |
| Total | 2659 |
3.4 Délai de traitement
Durant la période de référence, le SCC a traité 10 pour cent des demandes dans un délai de moins de 30 jours, sept pour cent des demandes dans un délai de 31 à 60 jours, neuf pour cent des demandes dans un délai de 61 à 120 jours, trois pour cent des demandes dans un délai de 121 à 180 jours et 71 pour cent des demandes ont été traitées dans un délai de plus de 180 jours.
3.4 : Délai de traitement
Durant la période de référence, le SCC a traité 10 pour cent des demandes dans un délai de moins de 30 jours, sept pour cent des demandes dans un délai de 31 à 60 jours, neuf pour cent des demandes dans un délai de 61 à 120 jours, trois pour cent des demandes dans un délai de 121 à 180 jours et 71 pour cent des demandes ont été traitées dans un délai de plus de 180 jours.3.5 Présomptions de refus
Au fil des ans, un nombre croissant de dossiers ont été réglés après le délai statutaire. Au cours de l’exercice, 88 % des demandes (soit 2 552), ce qui représente une augmentation de 2 % par rapport à l’exercice précédent, ont été réglées après le délai statutaire. On s’attend à ce que cette tendance se poursuive jusqu’à ce que la Division de l’AIPRP du SCC reçoive des ressources supplémentaires.
3.5 : Présomptions de refus
Ce graphique montre qu’en 2014-2015, on a recensé 3 383 demandes avec présomption de refus, 5 524 demandes ont été traitées dont, 61 pour cent ont été traitées avec présomption de refus. En 2015-2016, on a recensé 3 878 demandes avec présomption de refus, 6 690 demandes ont été traitées dont, 58 pour cent ont été traitées avec présomption de refus. En 2016-2017, on a recensé 2 867 demandes avec présomption de refus, 4 326 demandes ont été traitées dont, 66 pour cent ont été traitées avec présomption de refus. En 2017-2018, on a recensé 3 341 demandes avec présomption de refus, 3 875 demandes ont été traitées dont, 86 pour cent ont été traitées avec présomption de refus. En 2018-2019, on a recensé 2 552 demandes avec présomption de refus, 2 895 demandes ont été traitées dont, 88 pour cent ont été traitées avec présomption de refus.3.6 Consultations d’autres institutions et organismes
Une partie de la charge de travail de la Division de l’AIPRP consiste à participer à des consultations en réponse à des demandes officielles reçues par d’autres institutions et organismes. Le SCC collabore étroitement avec ses partenaires du portefeuille de la Sécurité publique, comme l’ASFC, la GRC, le SCRS et la CLCC, afin de donner suite aux demandes de consultation dans un délai convenable. Le SCC est consulté sur des sujets comme les affaires judiciaires, les griefs des délinquants, les questions soulevées par le Bureau de l’enquêteur correctionnel (BEC), les dossiers des délinquants et les personnes expulsées.
Au cours de l’exercice 2018-2019, la Division de l’AIPRP a reçu un total de 22 demandes de consultation d’autres institutions et organismes.
3.7 Divulgations effectuées en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la LPRP
Au cours de l’exercice 2018-2019, le SCC a effectué 169 divulgations en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la LPRP.
4. Demandes non officielles
Au cours de la période de référence, le SCC a reçu 432 demandes non officielles, et 1 233 demandes de la période précédente ont été reportées, ce qui représente un total de 1 665 demandes non officielles à traiter en 2018-2019. Ces demandes portaient notamment sur :
- la divulgation de renseignements par des moyens informels, dans la mesure du possible;
- le traitement de demandes en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP, à l’exception des alinéas 8(2)e) et m);
- l’examen de rapports d’enquête concernant, entre autres la recherche de faits, le harcèlement, les mesures disciplinaires et la violence au travail.
Au total, 516 demandes non officielles ont été réglées en 2018-2019.
5. Formation et sensibilisation
L’Unité des politiques et de la gouvernance (UPG) joue un rôle fondamental dans l’élaboration et la prestation de séances de formation à l’intention du personnel de l’administration centrale (AC), des administrations régionales et des établissements partout au Canada, ainsi que des employés de l’AIPRP, en ce qui concerne les questions liées à l’AIPRP.
Au cours de la présente période de référence, la Division de l’AIPRP a continué de tenir des séances de sensibilisation sur l’AIPRP dans les secteurs et les régions, afin de s’assurer que les employés du SCC comprennent les enjeux liés à l’AIPRP et l’importance de leur rôle dans ce processus.
Au total, onze séances de formation ont été données au cours de la présente période de référence, et 35 employés ont reçu une formation sur l’AIPRP à l’AC au cours de quatre séances. Sept séances de formation supplémentaires ont été offertes en région et 122 employés y ont assisté.
L’UPG continue de prodiguer des conseils et de répondre aux questions et aux préoccupations concernant, entre autres, la formation, les politiques, les lignes directrices et les interprétations des lois par le biais de ses comptes de courriel génériques. Grâce à l’utilisation de ces comptes de courriel, le personnel du SCC dispose d’un point de contact unique pour accroître sa connaissance des dispositions législatives liées à l’AIPRP.
6. Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
Au cours de la dernière année, la Division de l’AIPRP a poursuivi la mise à jour des lignes directrices et des procédures internes selon les besoins, notamment :
- en assurant la liaison avec des procureurs provinciaux de la Couronne pour achever le protocole d’entente visant la simplification du processus en réponse aux procédures judiciaires pour la désignation de délinquants dangereux et les ordonnances de surveillance de longue durée. Le protocole d’entente en est à l’étape finale.
- en produisant des rapports statistiques en réponse aux demandes formulées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en vue d’assurer l’exactitude de l’information et une meilleure coordination.
- en simplifiant les procédures d’exploitation.
- en élaborant un processus en réponse à la Directive du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) concernant l’application obligatoire des prorogations à toutes les nouvelles demandes de renseignements personnels.
- en collaborant avec les bureaux de première responsabilité (BPR) et les secteurs pour accroître la sensibilisation et établir de nouvelles directives sur les demandes de vidéos.
- en commençant l’étape de l’exploration avec les BPR et les secteurs en vue d’élargir la portée du traitement des demandes non officielles.
- en peaufinant le Programme de perfectionnement professionnel en AIPRP (PPP-AIPRP) proposé par l’équipe de direction de la Division de l’AIPRP, qui est conçu en vue d’être incorporé dans son plan des RH. Le PPP-AIPRP, qui sert à combler les besoins opérationnels actuels et futurs, est conçu pour former des personnes des niveaux PM-02 à PM-04, en recrutant des candidats qualifiés internes et externes. Ce programme en est à l’étape de l’approbation.
- en rappelant à tous les membres du personnel le processus de préservation des vidéos et leur responsabilité de récupérer et de préserver rapidement les vidéos sur demande.
7. Plaintes et vérifications
Pendant la présente période de référence, le SCC a reçu un total de 355 plaintes, et 422 conclusions en ont résulté. Le nombre de plaintes reçues au cours du présent exercice a légèrement diminué par rapport à l’exercice précédent (381 plaintes en 2017-2018).
Comme c’était le cas lors de l’exercice précédent, la majorité des plaintes en matière de protection des renseignements personnels reçues au cours de la présente période de référence portent sur le non-respect des délais prescrits, suivi du refus d’accès à l’information. Les plaintes portant sur le non-respect des délais mettent en évidence le fait que le SCC est un organisme qui reçoit un grand nombre de demandes pour des dossiers volumineux et qui doit gérer ce travail en tenant compte de priorités concurrentes avec des ressources limitées.
Par suite des enquêtes, des recommandations et du nombre de plaintes en matière de protection des renseignements personnels reçues (et reportées), le CPVP a soulevé certaines questions clés et pris des mesures au cours de la période 2018-2019 :
- Bien que la rapidité du traitement des demandes que nous recevons pose toujours un problème, le SCC continue d’en faire une priorité : la Division de l’AIPRP continue d’accroître ses capacités en RH et a affecté la majorité de son personnel à l’élimination de l’arriéré.
- La Division de l’AIPRP du SCC, en étroite collaboration avec le CPVP, s’est engagée à traiter 212 plaintes en suspens. Bien que nous n’ayons pas été en mesure de traiter toutes ces demandes au cours du présent exercice, nous avons pu régler 166 dossiers et nous continuerons ce travail au cours du nouvel exercice financier.
- Le recours continu à un coordonnateur des plaintes de division se poursuit pour que la Division de l’AIPRP puisse collaborer étroitement avec le CPVP afin de répondre aux demandes de renseignements et aux plaintes officielles à partir d’un point de contact unique.
- Le CPVP a soulevé des préoccupations au sujet de la conservation des enregistrements vidéo par le SCC afin de répondre aux demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris la période de conservation et l’incapacité de respecter les délais prévus par la loi. En réponse à ces préoccupations, la Division de l’AIPRP du SCC a travaillé en Groupe de travail avec les BPR au cours du dernier exercice financier pour faire passer de six à dix jours la période de conservation des vidéos. Malheureusement, le respect des délais législatifs demeure un problème en raison du manque de ressources, de technologie et de formation. La Division de l’AIPRP du SCC déploiera tous les efforts pour trouver une solution à cet égard au cours de l’exercice 2019-2020.
Aucune vérification n’a été entreprise au cours de l’exercice.
8. Surveillance de la conformité
La Division de l’AIPRP présente chaque mois à la haute direction un rapport mensuel qui contient diverses statistiques, y compris le nombre de demandes reçues, réglées et toujours en suspens. Le présent rapport est transmis au directeur général de la Direction des droits, des recours et des résolutions et au commissaire adjoint du Secteur des politiques. Un rapport a également été créé pour assurer la surveillance des plaintes en suspens reçues par le CPVP, lequel est transmis au directeur de l’AIPRP toutes les deux semaines.
Outre ces rapports, l’Unité de traitement de l’information et de production de rapports surveille et trie activement les demandes reçues, informe régulièrement la direction de toute nécessité de réévaluer les priorités et redistribue la charge de travail pour améliorer les résultats.
9. Atteintes importantes à la vie privée
Au cours de la période de référence 2018-2019, la Division de l’AIPRP a signalé au CPVP et au SCT 21 atteintes importantes à la vie privée. Ces atteintes consistaient en la divulgation de renseignements personnels (1) en raison d’une erreur humaine; (2) à des tiers; (3) par l’accès électronique à des renseignements sans le besoin de connaître; (4) par suite du vol ou de la perte de dossiers ou de biens électroniques; et (5) concernant des victimes.
La Division de l’AIPRP du SCC a travaillé en étroite collaboration avec les BPR pour évaluer les atteintes, déterminer les mesures correctives et veiller à ce que les personnes soient avisées de l’atteinte et de leur droit de porter plainte au CPVP.
Le SCC prend très au sérieux les atteintes à la vie privée et continue de sensibiliser le personnel sur la protection des renseignements personnels comme suit :
- la formation comprend toujours un volet exhaustif sur les atteintes à la vie privée;
- on rappelle continuellement au personnel son obligation de protéger les renseignements personnels et d’adopter des approches qui tiennent compte de la vie privée au travail;
- la Division de l’AIPRP continue de revoir avec tous les agents de liaison les exigences en matière de rapports, la mise en œuvre de mesures correctives et la prévention.
- l’AIPRP continue d’assurer le suivi du rapport quotidien sur les incidents de sécurité, afin de s’assurer que toutes les atteintes à la vie privée ont été signalées conformément à une publication à jour des Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée.
10. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Conformément à la politique du SCT, le SCC entreprend des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour s’assurer que les programmes, les initiatives et les projets nouveaux ou remaniés qui prévoient la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de renseignements personnels sont conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Au cours de l’exercice 2018-2019, le SCC a effectué deux EFVP comme suit :
- Projet d’éducation numérique : Le SCC a élaboré un projet pilote d’apprentissage assisté par ordinateur au moyen d’un système de gestion d’apprentissage (SGA). Le SGA permet au délinquant d’utiliser davantage les multimédias dans le cadre de son expérience éducative; il permet de suivre les progrès pour assurer que le délinquant a satisfait aux exigences du cours et pour déterminer les domaines qui peuvent nécessiter un soutien supplémentaire. De plus, le SGA peut être adapté pour répondre aux besoins culturels des délinquants autochtones et de ceux qui ont des problèmes de santé mentale ou des difficultés d’apprentissage.
- Visite par vidéoconférence : La visite par vidéoconférence est une initiative de communication vidéo (projet pilote a l’échelle nationale) utilisée par le SCC qui offre aux détenus incarcérés dans toutes les institutions fédérales un autre moyen d’interagir avec leur famille, leurs amis et leurs liens avec la communauté.
Un résumé complet de ces EFVP se trouvent sur le site Web du SCC.
11. Communication pour des raisons d’intérêt public
L’alinéa 8(2)m) de la LPRP autorise la communication de renseignements personnels dans les cas où des raisons d’intérêt public justifieraient clairement une éventuelle violation de la vie privée, ou dans les cas où la personne dont les renseignements sont communiqués en tirerait un avantage certain.
Au cours de l’exercice 2018-2019, le SCC a fait trois communications en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Toutes les communications pour des raisons d’intérêt public ont été faites aux membres de la famille ou aux proches parents à la suite du décès d’un être cher pendant qu’il était sous la garde et les soins du SCC.
Le CPVP a été avisé avant que toutes les communications ne soient faites.
Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs
En vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, les attributions dont il est, en qualité de responsable d’une institution fédérale, c’est-à-dire, le Service correctionnel du Canada, investi par les articles de la Loi ou de son règlement mentionnés en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.
| Section Article | Action | Commissaire | Sous-commissaire principal | Commissaire adjoint Politiques | Directeur AIPRP | Directeur adjoint AIPRP | Chefs d’équipe AIPRP& Conseillère principal en politique | Sous-commissaires régionaux | Directeurs et Directeurs de districts | Administrateurs régionaux des communications et des Services exécutifs |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 8(2)(e) | Divulguer des renseignements personnels à un organisme d’enquête déterminé par règlement de l’application de tout loi du Canada ou d’une province ou d’effectuer une enquête licite | • | • | • | • | • | • | • | • | • |
| 8(2)(f) | Divulguer des renseignements personnels en vertu d’un accord ou un arrangement dans le but d’administrer ou d’appliquer une loi ou d’effectuer une enquête licite | • | • | • | • | • | • | • | • | • |
| 8(2)(j) | Communication à des fins de recherché | • | • | • | ||||||
| 8(2)(m) | Communication dans l’intérêt public ou d’une personne | • | • | • | ||||||
| 8(4) | Conservation des copies des demandes en vertu de 8(2)(e) | • | • | • | • | • | • | • | • | • |
| 8(5) | Avis de communication en verty de 8(2)(m) | • | • | • | ||||||
| 9(1) | Conservation d’un relevé des cas d’usage | • | • | • | • | • | • | • | • | • |
| 9(4) | Usages compatibles | • | • | • | • | • | ||||
| 10 | Versement des renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels | • | • | • | • | • | • | |||
| 14 | Notification lors de demande de communication | • | • | • | • | • | • | |||
| 15 | Prorogation du délai | • | • | • | • | • | • | |||
| 17(2)(b) | Version de la communication | • | • | • | • | • | • | |||
| 17(3)(b) | Communication sur support de substitution | • | • | • | • | • | • | |||
| 18(2) | Exception (fichiers inconsultables) - autorisation de refuser | • | • | • | • | • | ||||
| 19(1) | Exception - Renseignements obtenus à titre confidentiel d'autres gouvernements | • | • | • | • | • | • | |||
| 19(2) | Exception - Cas où la divulgation est autorisée | • | • | • | • | • | • | |||
| 20 | Exception - Affaires fédéro-provinciales | • | • | • | • | • | • | |||
| 21 | Exception - Affaires internationales et défense | • | • | • | • | • | • | |||
| 22 | Exception - Application de la loi et enquêtes | • | • | • | • | • | • | |||
| 22.3 | Exception - Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles | • | • | • | • | • | • | |||
| 23 | Exception - Enquêtes de sécurité | • | • | • | • | • | • | |||
| 24 | Exception - Individus condamnés pour une infraction | • | • | • | • | • | • | |||
| 25 | Exception - Sécurité des individus | • | • | • | • | • | • | |||
| 26 | Exception - Renseignements concernant un autre individu | • | • | • | • | • | • | |||
| 27 | Exception - Secret professionnel des avocats | • | • | • | • | • | • | |||
| 28 | Exception - Dossiers médicaux | • | • | • | • | • | • | |||
| 31 | Avis d’enquête | • | • | • | • | • | • | • | • | • |
| 35(1) | Conclusions et recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée | • | • | • | • | • | • | • | • | • |
| 35(4) | Communication accordée | • | • | • | • | • | • | • | • | • |
| 36(3) | Rapport des conclusions et recommandations (fichier inconsultable) | • | • | • | • | • | • | • | • | • |
| 37(3) | Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire (contrôle d’application) | • | • | • | • | • | • | • | • | • |
| 51(2)(b) | Règles spéciales pour les auditions | • | • | • | • | • | ||||
| 51(3) | Présentations d’arguments en l’absence d’une partie | • | • | • | • | • | • | • | • | • |
| 70 | Documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada | • | • | • | • | • | • | |||
| 72(1) | Rapport annuel au Parlement | • | • | |||||||
| Réglements sur la protection des renseignements personnels | ||||||||||
| 9 | Fournir des installations convenables et fixer un moment pour examiner les renseignements personnels | • | • | • | ||||||
| 11(2) | Avis que les corrections demandées ont été effectuées | • | • | • | ||||||
| 11(4) | Avis que les corrections demandées ont été refusées | • | • | • | ||||||
| 13(1) | Le cas échéant, autoriser la communication des renseignements personnels concernant son état physique ou mental à un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice, afin que celui-ci puisse donner son avis quant à savoir si la prise de connaissance de ces renseignements par l'individu lui porterait préjudice | • | • | • | ||||||
| 14 | Le cas échéant, communiquer les renseignements personnels concernant son état physique ou mental à l'individu en la présence d'un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice | • | • | • | ||||||
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Daté, en la ville d’Ottawa, ce 21ième jour de juin, 2016 ________________________________________________________________ Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile |
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Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Nom de l’institution: Service correctionnel Canada
Période d'établissement de rapport: 2018-04-01 au 2019-03-31
PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
| Nombre de demandes | |
|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 6134 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 12707 |
| Total | 18841 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 2895 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 15946 |
PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport
2.1 Disposition et délai de traitement
| Disposition des demandes | Délai de traitement | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 1 | 3 | 11 | 24 | 17 | 49 | 119 | 224 |
| Communication partielle | 3 | 3 | 37 | 85 | 38 | 168 | 722 | 1056 |
| Exception totale | 0 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 1 | 2 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n’existe | 124 | 101 | 131 | 109 | 22 | 139 | 47 | 673 |
| Demande abandonnée | 42 | 217 | 16 | 59 | 7 | 16 | 780 | 937 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 3 | 3 |
| Total | 170 | 124 | 196 | 277 | 84 | 372 | 1672 | 2895 |
2.2 Exceptions
| Article | Nombre de demandes | Article | Nombre de demandes | Article | Nombre de demandes |
|---|---|---|---|---|---|
| 18(2) | 0 | 22(1) a)(i) | 159 | 23 a) | 0 |
| 19(1) a) | 8 | 22(1) a)(ii) | 36 | 23 b) | 0 |
| 19(1) b) | 1 | 22(1) a)(iii) | 7 | 24 a) | 4 |
| 19(1) c) | 299 | 22(1) b) | 207 | 24 b) | 79 |
| 19(1) d) | 203 | 22(1) c) | 419 | 25 | 9 |
| 19(1) e) | 1 | 22(2) | 0 | 26 | 1196 |
| 19(1) f) | 0 | 22.1 | 2 | 27 | 24 |
| 20 | 0 | 22.2 | 0 | 28 | 0 |
| 21 | 0 | 22.3 | 1 |
2.3 Exclusions
| Article | Nombre de demandes | Article | Nombre de demandes | Article | Nombre de demandes |
|---|---|---|---|---|---|
| 69(1) a) | 5 | 70(1) | 0 | 70(1) d) | 0 |
| 69(1) b) | 0 | 70(1) a) | 0 | 70(1) e) | 0 |
| 69.1 | 0 | 70(1) b) | 0 | 70(1) f) | 0 |
| 70(1) c) | 0 | 70.1 | 0 |
2.4 Support des documents communiqués
| Disposition | Papier | Électronique | Autres |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 223 | 1 | 0 |
| Communication partielle | 1050 | 6 | 0 |
| Total | 1273 | 7 | 0 |
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
| Disposition des demandes | Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 11452 | 10674 | 224 |
| Communication partielle | 356236 | 305557 | 1056 |
| Exception totale | 541 | 0 | 2 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 44430 | 34238 | 937 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 3 |
| Total | 412653 | 350469 | 2222 |
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
| Disposition | Moins de 100 pages traitées | 101 à 500 pages traitées | 501 à 1 000 pages traitées | 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| Communication totale | 195 | 3843 | 28 | 5851 | 1 | 980 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 384 | 13979 | 473 | 96393 | 127 | 75866 | 69 | 100879 | 3 | 18440 |
| Exception totale | 1 | 0 | 0 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 850 | 3370 | 68 | 13530 | 11 | 6450 | 8 | 10888 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 3 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 1433 | 21192 | 569 | 115774 | 140 | 83296 | 77 | 111767 | 3 | 18440 |
2.5.3 Autres complexités
| Disposition | Consultation requise | Avis juridique | Renseignements entremêlés | Autres | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 0 | 0 | 2 | 2 | 4 |
| Communication partielle | 6 | 0 | 83 | 83 | 172 |
| Exception totale | 0 | 0 | 1 | 1 | 2 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 2 | 0 | 7 | 7 | 16 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 8 | 0 | 93 | 93 | 194 |
2.6 Présomptions de refus
2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
| Nombre de demandes fermées après le délai statutaire | Motif principal | |||
|---|---|---|---|---|
| Charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autres | |
| 2552 | 2528 | 5 | 0 | 19 |
2.6.2 Nombre de jours de retard
| Nombre de jours de retard | Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé | Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé | Total |
|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 104 | 35 | 139 |
| 16 à 30 jours | 57 | 15 | 72 |
| 31 à 60 jours | 116 | 14 | 130 |
| 61 à 120 jours | 107 | 18 | 125 |
| 121 à 180 jours | 81 | 9 | 80 |
| 181 à 365 jours | 334 | 29 | 363 |
| Plus de 365 jours | 1124 | 509 | 1633 |
| Total | 1923 | 629 | 2552 |
2.7 Demandes de traduction
| Demandes de traduction | Acceptées | Refusées | Total |
|---|---|---|---|
| De l’anglais au français | 0 | 0 | 0 |
| Du français à l’anglais | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 |
PARTIE 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
| Alinéa 8(2)e) | Alinéa 8(2)m) | Paragraphe 8(5) | Total |
|---|---|---|---|
| 169 | 3 | 3 | 175 |
PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
| Disposition des demandes de correction reçues | Nombre |
|---|---|
| Mentions annexées | 0 |
| Demandes de correction acceptées | 0 |
| Total | 0 |
PARTIE 5 – Prorogations
5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
| Disposition des demandes où le délai a été prorogé | 15a)(i) Entrave au fonctionnement |
15a)(ii)
Consultation |
15b) Traduction ou conversion |
|
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autres | |||
| Communication totale | 73 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 352 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 1 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n’existe | 21 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 232 | 0 | 0 | 1 |
| Total | 679 | 0 | 0 | 1 |
5.2 Durée des prorogations
| Durée des prorogations | 15a)(i) Entrave au fonctionnement |
15a)(iii) Consultation |
15b) Traduction ou conversion |
|
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autres | |||
| 1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 jours | 679 | 0 | 0 | 1 |
| Total | 679 | 0 | 0 | 1 |
PARTIE 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations
6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
| Consultations | Autres institutions du gouvernement du Canada | Nombre de pages à traiter | Autres organisations | Nombre de pages à traiter |
|---|---|---|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 15 | 151 | 7 | 329 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 3 | 557 | 4 | 5 |
| Total | 18 | 708 | 11 | 334 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 16 | 404 | 7 | 304 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 2 | 304 | 4 | 30 |
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
| Recommendation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 2 | 2 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 5 |
| Communication partielle | 3 | 3 | 3 | 1 | 0 | 0 | 0 | 10 |
| Exception totale | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 5 | 6 | 4 | 1 | 0 | 0 | 0 | 16 |
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 2 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 3 |
| Communication partielle | 0 | 3 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 3 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 3 | 4 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 7 |
PARTIE 7- Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet
7.1 Demandes auprès des services juridiques
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 101 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 101 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
PARTIE 8 - Plaintes et enquêtes
| Article 31 | Article 33 | Article 35 | Recours judiciaire | Total |
|---|---|---|---|---|
| 346 | 0 | 359 | 0 | 705 |
PARTIE 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
| Nombre d’ÉFVP terminées | 2 |
PARTIE 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
10.1 Coûts
| Dépenses | Montant | |
|---|---|---|
| Salaires | 2 289 042 $ | |
| Heures supplémentaires | 113 852 $ | |
| Biens et services | 174 781 $ | |
|
174 781 $ | |
|
0 $ | |
| Total | 2 577 675 $ | |
10.2 Ressources humaines
| Ressources | Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels |
|---|---|
| Employés à temps plein | 43.00 |
| Employés à temps partiel et occasionnels | 12.00 |
| Employés régionaux | 0.00 |
| Experts-conseils et personnel d’agence | 2.00 |
| Étudiants | 1.00 |
| Total | 58.00 |
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