Rapport annuel au Parlement concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels 2019 à 2020

1. Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) protège la vie privée des citoyens et des résidents permanents du Canada contre l’utilisation et la communication non autorisées de renseignements personnels les concernant qui relèvent des institutions fédérales. En vertu de cette Loi, les personnes ont également le droit d’accéder à ces renseignements et de rectifier tout renseignement personnel inexact les concernant. En outre, la LPRP régit la façon dont le gouvernement recueille, entrepose, élimine, utilise et communique des renseignements de cette nature.

Aux termes de l’article 72 de la LPRP, le responsable de chaque institution fédérale doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l’application de la Loi durant l’exercice. Le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile a délégué l’application de la LPRP, y compris la production du rapport annuel, au commissaire du Service correctionnel du Canada (SCC).

Le présent rapport décrit la façon dont le SCC s’est conformé à la LPRP au cours de la période de référence, soit du 1er avril 2019 au 31 mars 2020.

2. Structure organisationnelle

2.1 À propos du Service correctionnel du Canada

Le SCC a été créé en 1979, par suite de la fusion du Service canadien des pénitenciers et de la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC). Le SCC a l’obligation fondamentale de contribuer à la sécurité publique en incitant activement et en aidant les délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois, tout en exerçant sur eux un contrôle raisonnable, sûr, sécuritaire et humain.

Le SCC contribue à la sécurité publique en administrant les peines d’emprisonnement de deux ans ou plus imposées aux délinquants par les tribunaux. Cette responsabilité comprend la gestion des établissements (pénitenciers) et la surveillance des délinquants.

Le SCC travaille en étroite collaboration avec ses partenaires du portefeuille de la Sécurité publique, y compris la Gendarmerie royale du Canada (GRC), la CLCC, l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) et les organismes de surveillance, dont le Bureau de l’enquêteur correctionnel (BEC).

2.2 Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La Division de l’AIPRP relève du directeur général de la Direction des droits, des recours et des résolutions du Secteur des politiques. Elle est divisée en cinq unités :

  • Unité des activités d’accès à l’information
  • Unité de l’arriéré
  • Unité de la gouvernance en matière de protection des renseignements personnels
  • Unité des politiques et de la gouvernance
  • Unité de réception, de traitement et de conservation (Équipe administrative de l’AIPRP)

L’Unité des activités d’accès à l’information et celle de l’arriéré sont dirigées par un directeur adjoint. L’équipe de l’Unité des activités d’accès à l’information, qui est gérée par un chef d’équipe, est chargée d’examiner les dossiers, de mener des consultations, d’appliquer les exceptions et les exclusions, de préparer des renseignements à communiquer pour les demandeurs et de traiter les plaintes provenant du Commissariat à l’information (CI). Les équipes de l’Unité de l’arriéré, qui sont gérées par deux chefs d’équipe, sont uniquement chargées du traitement des dossiers reçus avant 2018.

L’Unité de la gouvernance en matière de protection des renseignements personnels est dirigée par un directeur adjoint, qui est appuyé par un chef d’équipe et quatre analystes. Cette équipe traite les demandes officielles et non officielles en vertu de la LPRP.

L’Unité des politiques et de la gouvernance (UPG) produit des rapports et élabore des politiques, des lignes directrices, des outils et des processus pour assurer le respect des exigences relatives à l’AIPRP au SCC. Elle supervise le processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée; gère les atteintes à la vie privée; examine les rapports en matière de mesures disciplinaires, de harcèlement, d’examen des faits et de violence au travail, ainsi que les demandes complexes de renseignements personnels concernant les enquêtes; traite les demandes en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP, y compris les dossiers de litige et autres questions à des fins judiciaires; répond aux plaintes relatives à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels; et offre de la formation.

L’Unité de réception, de traitement et de conservation (URTC) comprend un gestionnaire et des employés de soutien. Cette unité voit au traitement des demandes reçues, à la rédaction de la correspondance courante, à l’attribution des tâches de récupération, au contrôle de la qualité, à la préparation des renseignements à communiquer et au soutien général au bureau de l’AIPRP.

En outre, chaque secteur, région, établissement, district, bureau de libération conditionnelle et centre correctionnel communautaire compte un agent de liaison de l’AIPRP, qui aide la Division nationale de l’AIPRP à s’acquitter de ses responsabilités générales.

2.3 Ordonnance de délégation de pouvoirs

Le commissaire du SCC est chargé de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la LPRP. Le ministre délègue ce pouvoir aux membres de la haute direction du Ministère, notamment le coordonnateur ministériel de l’AIPRP, le directeur de l’AIPRP, qui peuvent alors exercer les pouvoirs, fonctions et attributions ayant trait aux demandes d’AIPRP en vertu des lois en vigueur. Certains pouvoirs délégués concernent des postes particuliers de la Division de l’AIPRP à l’administration centrale, comme l’indique l’annexe A du présent rapport.

2.4 Initiatives et priorités

La Division de l’AIPRP reçoit en moyenne deux millions de pages par an, et elle est en mesure d’en traiter environ la moitié avec l’effectif actuel. La Division de l’AIPRP du SCC gère quotidiennement de nombreuses priorités concurrentes, notamment un nombre croissant de demandes liées à des poursuites judiciaires, qui sont de nature délicate et urgente, en plus des nombreux dossiers en attente depuis plusieurs années. Pour gérer ces priorités concurrentes le plus efficacement possible, la Division de l’AIPRP a temporairement augmenté son effectif en embauchant notamment des employés occasionnels, des employés nommés pour une période déterminée et des consultants. Afin d’atténuer les risques les plus importants pour le SCC, la Division de l’AIPRP a défini sept priorités :

(1) les plaintes faisant l’objet d’une enquête par le commissaire à la protection de la vie privée; (2) les demandes liées à des poursuites judiciaires; (3) les demandes d’accès à l’information; (4) la mise en œuvre d’une approche accélérée pour les demandes de renseignements personnels; (5) les demandes actuelles de renseignements personnels (dans le respect des échéanciers législatifs); (6) accélérer le traitement des dossiers lorsqu’une revue rapide est possible; et (7) un processus informel de divulgation au niveau le plus bas (local ou régional). À ce jour, ces efforts ciblés ont permis une augmentation de la production d’environ 30 % (1,3 million de pages en 2019-2020, par rapport à un million de pages en 2018-2019).

Des équipes spécialisées au sein de la Division de l’AIPRP ont été affectées aux priorités susmentionnées, et leur travail devrait améliorer la rapidité des réponses, faciliter la cohésion et assurer des méthodes d’examen cohérentes. L’approche accélérée nouvellement mise en œuvre pour les demandes de renseignements personnels a notamment permis d’augmenter la production et de diffuser les documents plus rapidement.

La Division de l’AIPRP examine également les gains d’efficacité possibles grâce à un processus de divulgation informelle dans les régions. À la suite d’une discussion avec le commissaire à la protection de la vie privée en décembre 2018, la Division de l’AIPRP a participé à des tables rondes avec d’autres ministères concernant la divulgation informelle de documents aux demandeurs. Des travaux ont ensuite été réalisés à l’interne pour trouver des moyens de simplifier et rationaliser le processus d’AIPRP. Avec le soutien du Comité de direction du SCC, un dialogue a récemment été engagé avec le personnel régional, et un groupe de travail national a été créé pour travailler en collaboration afin de piloter et de mettre en œuvre un processus de divulgation informelle de renseignements personnels. Selon un examen des données actuelles et historiques, une réduction de 15 % à 20 % de la charge de travail est prévue, ce qui permettra à la Division de l’AIPRP de se concentrer sur d’autres priorités.

La Division de l’AIPRP se consacre à l’examen des processus et à la recherche de moyens novateurs d’améliorer les opérations, en espérant que la rationalisation de certains secteurs entraînera une réduction de la charge de travail, ce qui permettra à notre personnel de se concentrer sur l’élimination de l’arriéré. Au cours du prochain exercice, l’équipe de gestion de la Division de l’AIPRP se concentrera sur l’achèvement de divers processus de dotation afin d’apporter de la stabilité à l’équipe et d’accroître notre effectif, ce qui aidera l’équipe à traiter l’arriéré et à s’acquitter d’autres responsabilités.

3. Points saillants du rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels pour 2019-2020

3.1 Demandes traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En 2019-2020, le SCC a reçu 7 063 demandes de renseignements personnels, ce qui représente une augmentation d’environ 15 % par rapport à l’année précédente; 16 008 demandes ont été reportées de la période de référence précédente, portant le total à 23 071 demandes à traiter en 2019-2020. Le SCC a répondu à 3 128 demandes de renseignements personnels, ce qui représente 14 % du nombre total de demandes reçues et reportées de la période de référence précédente. Le rapport statistique se trouve à l’annexe B.

3.1 : Demandes de renseignements personnels à traiter

3.1 : Demandes de renseignements personnels à traiterCe graphique montre qu’en 2015-2016, 7 502 demandes ont été reçues, 6 912 demandes ont été reportées de la période de référence précédente, et 6 690 ont été traitées. En 2016-2017, 6 861 demandes ont été reçues, 7 784 demandes ont été reportées de la période de référence précédente et 4 326 ont été traitées. En 2017-2018, 6 211 demandes ont été reçues, 10 328 demandes ont été reportées de la période de référence précédente, et 3 875 ont été traitées. En 2018-2019, 6 134 demandes ont été reçues, 12 707 demandes ont été reportées de la période de référence précédente, et 2 895 ont été traitées. En 2019-2020, 7 063 demandes ont été reçues, 16 008 demandes ont été reportées de la période de référence précédente, et 3 128 ont été traitées.

Ce graphique illustre la charge de travail totale que représentent les demandes de renseignements personnels, qui comprend le total des demandes reçues au cours de la période de référence et des demandes en suspens depuis la période précédente. La ligne illustre la tendance des dossiers réglés. Comme l’indique le graphique, il y a eu une augmentation du nombre de nouvelles demandes. Des mesures d’efficience continuent d’être mises en œuvre pour tenir compte de l’arriéré de longue date.

3.2 Disposition des demandes

Sur les 3 128 demandes traitées au cours de la période de référence de 2019-2020, 336 demandes ont donné lieu à une communication intégrale et 1 246 à une communication partielle, 11 ont été retenues intégralement, 686 n’ont pas pu être traitées en raison de l’inexistence du dossier, 847 ont été abandonnées par le demandeur et deux n’ont été ni confirmées ni refusées.

3.2 : Disposition des demandes

3.2 : Disposition des demandesCe graphique montre qu’au cours la période de référence 2019-2020, 336 demandes ont donné lieu à une communication intégrale, 1 246 à une communication partielle, 11 ont été retenues intégralement, 686 n’ont pas pu être traitées en raison de l’inexistence du dossier, 847 ont été abandonnées par le demandeur et deux n’ont été ni confirmées ni refusées.

3.3 Exceptions

La majorité des exceptions invoquées par le SCC relevaient des trois articles suivants de la LPRP :

  • l’article 26 a été invoqué dans 1 460 cas (40 %) pour protéger des renseignements personnels;
  • l’article 22 été invoqué dans 1 289 cas (36 %) pour protéger des renseignements concernant l’exécution de la loi et des enquêtes;
  • l’article 19 a été invoqué dans 652 cas (18 %) pour protéger des renseignements obtenus à titre confidentiel.

Voici une ventilation complète des exceptions invoquées au cours de la présente période de référence :

Description de l’exception Nombre d’invocations
Obtenus à titre confidentiel 652
Affaires internationales et défense 1
Application de la loi et enquête 1 289
Personnes condamnées pour une infraction 165
Sécurité des individus 11
Renseignements personnels 1 460
Secret professionnel des avocats 30
Documents de bibliothèque et de musée 14
Total 3 622

3.4 Délai de traitement

Durant la présente période de référence, le SCC a traité 209 demandes dans un délai de 30 jours ou moins, 433 demandes dans un délai de 31 à 60 jours, 374 demandes dans un délai de 61 à 120 jours, 185 demandes dans un délai de 121 à 180 jours et 1 927 demandes dans un délai de plus de 180 jours.

3.4 : Délai de traitement

3.4 : Délai de traitementDurant la présente période de référence, le SCC a traité sept pour cent des demandes dans un délai de 30 jours ou moins, 14 pour cent des demandes dans un délai de 31 à 60 jours, 12 pour cent des demandes dans un délai de 61 à 120 jours, six pour cent des demandes dans un délai de 121 à 180 jours et 61 pour cent des demandes dans un délai de plus de 180 jours

3.5 Présomptions de refus

Au fil des ans, un nombre croissant de dossiers ont été réglés après le délai statutaire. Durant le présent exercice, 84 % des demandes (2 640) ont été réglées après le délai statutaire, soit une diminution de 4 % comparativement à l’exercice précédent.

3.5 : Présomptions de refus

3.5 : Présomptions de refusCe graphique montre qu’en 2015-2016, on a recensé 3 878 demandes avec présomption de refus, 6 690 demandes ont été traitées dont, 58 pour cent ont été traitées avec présomption de refus. En 2016-2017, on a recensé 2 867 demande avec présomption de refus, 4 326 demandes ont été traitées dont, 66 pour cent ont été traitées avec présomption de refus. En 2017-2018, on a recensé 3 341 demandes avec présomption de refus, 3 875 demandes ont été traitées dont, 86 pour cent ont été traitées avec présomption de refus. En 2018-2019, on a recensé 2 552 demandes avec présomption de refus, 2 895 demandes ont été traitées dont, 88 pour cent ont été traitées avec présomption de refus. En 2019-2020, on a recensé 2 640 demandes avec présomption de refus et 3 128 demandes ont été traitées dont, 84 pour cent ont été traitées avec présomption de refus.

3.6 Consultations d’autres institutions et organismes

Une partie de la charge de travail de la Division de l’AIPRP consiste à participer à des consultations en réponse à des demandes officielles reçues par d’autres institutions et organismes. Le SCC collabore étroitement avec ses partenaires du portefeuille de la Sécurité publique, comme l’ASFC, la GRC, le SCRS et la CLCC, afin de donner suite aux demandes de consultation dans un délai convenable. Le SCC est consulté sur des sujets comme les affaires judiciaires, les griefs des délinquants, les questions soulevées par le BEC, les dossiers des délinquants et les personnes expulsées.

Au cours de l’exercice 2019-2020, la Division de l’AIPRP a reçu un total de 21 demandes de consultation d’autres institutions et organismes.

3.7 Divulgations effectuées en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2019-2020, le SCC a effectué 132 divulgations en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la LPRP.

3.8 Mesures et stratégies d’atténuation en lien avec la COVID-19

Au début de la pandémie, la Division de l’AIPRP du SCC a dû relever certains défis, notamment :

  • la capacité de travailler à distance puisque la plupart des employés n’avaient pas d’ordinateur portable;
  • l’acceptation de nouvelles demandes et de correspondance des demandeurs et des intervenants, y compris l’impossibilité de répondre par courrier ordinaire étant donné que le travail sur place n’était pas autorisé;
  • la communication par téléphone étant donné l’absence de réception/service cellulaire;
  • la capacité de traiter des vidéos et des documents de niveau Protégé C (et de niveau supérieur) puisque ces documents sont uniquement en format papier;
  • l’accès limité au réseau privé virtuel (RPV) obligeant les employés à importer les demandes en format PDF sur leurs ordinateurs, ce qui rend extrêmement difficile et long de déterminer les renseignements qui doivent être protégés, puis de transférer ces renseignements dans la base de données AccessPro lorsque le RPV est disponible;
  • les bureaux de première responsabilité (BPR) qui assurent les services de première ligne ne pouvaient pas répondre aux demandes de récupération de document.

Toutefois, la Division de l’AIPRP du SCC a relevé le défi et a rapidement mis en œuvre des stratégies d’atténuation, dont ce qui suit :

  • fournir des ordinateurs portables à tous les employés;
  • des quarts de travail sur place échelonnés pour un nombre minimum d’employés administratifs afin de traiter le courrier entrant et le courrier sortant;
  • les employés ont reçu des téléphones cellulaires afin qu’ils puissent avoir un contact immédiat avec leurs équipes respectives, les intervenants et les demandeurs;
  • un accès sécurisé à l’équipement de contrôle des vidéos a été obtenu, ce qui a permis à la Division de l’AIPRP du SCC de continuer à traiter les demandes urgentes de vidéos;
  • la Division de l’AIPRP a reçu son propre numéro de téléconférence, ce qui permet aux équipes de se réunir par téléconférence;
  • le SCC a obtenu des licences supplémentaires pour l’accès au RPV;
  • la priorité a été donnée aux demandes de récupération des documents envoyées aux BPR de première ligne, et ce, seulement pour les demandes les plus prioritaires. Avec le temps et à mesure que les BPR de première ligne se sont adaptés, la récupération des documents a repris dans son intégralité;
  • le service Postel a été adopté pour remplacer le courrier ordinaire lorsque cela était possible;
  • les signatures numériques ont été utilisées.

4. Demandes non officielles

Au cours de la période de référence, le SCC a reçu 528 demandes non officielles, et 1 196 demandes de la période précédente ont été reportées, ce qui représente un total de 1 724 demandes non officielles à traiter en 2019-2020. Ces demandes portaient notamment sur :

  • la divulgation de renseignements par des moyens informels, dans la mesure du possible;
  • le traitement de demandes en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP, à l’exception des alinéas 8(2)e) et m);
  • l’examen de rapports d’enquête concernant, entre autres, la recherche de faits, le harcèlement, les mesures disciplinaires et la violence au travail.

Au total, 555 demandes non officielles ont été réglées pendant l’exercice 2019-2020.

5. Formation et sensibilisation

L’UPG joue un rôle fondamental dans l’élaboration et la prestation de séances de formation à l’intention du personnel de l’administration centrale (AC), des administrations régionales et des établissements partout au Canada, ainsi que des employés de l’AIPRP, en ce qui concerne les questions liées à l’AIPRP.

Au cours de la présente période de référence, la Division de l’AIPRP a continué de tenir des séances de sensibilisation sur l’AIPRP dans les secteurs et les régions, afin de s’assurer que les employés du SCC comprennent les enjeux liés à l’AIPRP et l’importance de leur rôle dans ce processus.

Au total, 18 séances de formation ont été données au cours de la présente période de référence, dont neuf séances à l’AC, dans le cadre desquelles 91 employés ont reçu une formation. Dans les régions, neuf séances de formation supplémentaires ont été offertes par les agents régionaux de liaison de l’AIPRP et 110 employés y ont assisté.

L’UPG continue de prodiguer des conseils et de répondre aux questions et aux préoccupations concernant, entre autres, la formation, les politiques, les lignes directrices et les interprétations des lois par le biais de son compte de courriel générique. Grâce à l’utilisation de ces comptes de courriel, le personnel du SCC dispose d’un point de contact unique pour accroître sa connaissance des dispositions législatives liées à l’AIPRP.

6. Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Au cours de la dernière année, la Division de l’AIPRP a poursuivi la mise à jour des lignes directrices et des procédures internes selon les besoins, notamment :

  • en continuant à travailler avec les Couronnes provinciales pour achever le protocole d’entente visant la simplification du processus en réponse aux poursuites judiciaires concernant la désignation de délinquants dangereux et les ordonnances de surveillance de longue durée;
  • en produisant des rapports statistiques en réponse aux demandes formulées en vertu de la LPRP en vue d’assurer l’exactitude de l’information et une meilleure coordination;
  • en simplifiant les procédures d’exploitation;
  • en assurant la liaison avec les secteurs et les régions pour étudier la possibilité d’élargir la portée du traitement informel des demandes.

7. Plaintes et audits

Pendant la présente période de référence, le SCC a reçu un total de 441 plaintes, et 504 conclusions en ont résulté. Cela représente une augmentation de 24 % du nombre de plaintes reçues au cours de l’exercice 2018-2019 (355).

Le SCC est un organisme qui reçoit un grand nombre de demandes pour des dossiers volumineux, le plus souvent conservés localement (décentralisés) et en format papier en raison de la nature des renseignements. Comme c’était le cas lors de l’exercice précédent, la majorité des plaintes en matière de protection des renseignements personnels reçues au cours de la présente période de référence portent sur le non-respect des délais prescrits, suivi du refus d’accès à l’information.

Par suite des enquêtes, des recommandations et du nombre de plaintes en matière de protection des renseignements personnels reçues (et reportées) du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP), la Division de l’AIPRP du SCC a entrepris plusieurs mesures stratégiques au cours de l’exercice 2019-2020. Par exemple :

  • La Division de l’AIPRP continue de renforcer ses ressources humaines et d’affecter la majorité de son personnel à l’élimination de l’arriéré.
  • La Division de l’AIPRP a travaillé en étroite collaboration avec le CPVP et s’est engagée à traiter 177 plaintes en suspens. Bien qu’elle n’ait pas été en mesure de traiter toutes ces demandes au cours du présent exercice, elle a réglé 129 dossiers et poursuivra ce travail au cours du nouvel exercice financier.
  • La Division de l’AIPRP a continué d’avoir recours à un coordonnateur des plaintes de division afin de pouvoir collaborer étroitement avec le CPVP pour répondre aux demandes de renseignements et aux plaintes officielles à partir d’un point de contact unique.

Aucun audit n’a été entrepris au cours du présent exercice.

8. Surveillance de la conformité

La Division de l’AIPRP produit régulièrement des rapports sur AccessPro Case Management afin de surveiller les dates d’échéance et de gérer sa charge de travail dans le but ultime de respecter les délais prescrits par la loi. Un rapport a également été créé pour assurer la surveillance des plaintes en suspens reçues par le CPVP, lequel est transmis au directeur de la Division de l’AIPRP toutes les deux semaines.

La Division de l’AIPRP du SCC présente chaque mois à la haute direction un rapport qui contient diverses statistiques, y compris le nombre de demandes reçues, réglées et toujours en suspens. Le rapport est transmis au directeur général de la Direction des droits, des recours et des résolutions et au commissaire adjoint, Politiques.

Outre ces rapports, l’URTC surveille et trie activement les demandes reçues, informe régulièrement la haute direction de toute nécessité de réévaluer les priorités et redistribue la charge de travail pour améliorer les résultats.

9. Atteintes importantes à la vie privée

Au cours de la période de référence 2019-2020, la Division de l’AIPRP a signalé au CPVP et au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) 47 atteintes importantes à la vie privée. Ces atteintes consistaient en la divulgation de renseignements personnels (1) en raison d’une erreur humaine; (2) à des tiers; (3) par l’accès électronique à des renseignements sans le besoin de connaître; (4) par suite du vol ou de la perte de dossiers ou de biens électroniques; et (5) concernant des victimes.

La Division de l’AIPRP du SCC a travaillé en étroite collaboration avec les BPR pour évaluer les atteintes, déterminer les mesures correctives et veiller à ce que les personnes soient avisées de l’atteinte et de leur droit de porter plainte au CPVP.

Le SCC prend très au sérieux les atteintes à la vie privée et continue de sensibiliser le personnel sur la protection des renseignements personnels comme suit :

  • la formation comprend toujours un volet exhaustif sur les atteintes à la vie privée;
  • on rappelle continuellement au personnel son obligation de protéger les renseignements personnels et d’adopter des approches qui tiennent compte de la vie privée au travail;
  • la Division de l’AIPRP continue de revoir avec tous les agents de liaison les exigences en matière de rapports, la mise en œuvre de mesures correctives et la prévention;
  • l’AIPRP continue de surveiller les rapports de situation quotidiens, afin de s’assurer que toutes les atteintes à la vie privée ont été signalées conformément à une publication à jour des Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée.

10. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Conformément à la politique du SCT, le SCC entreprend des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour s’assurer que les programmes, les initiatives et les projets nouveaux ou remaniés qui prévoient la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de renseignements personnels sont conformes à la LPRP.

Aucune EFVP n’a été effectuée au cours de l’exercice 2019-2020.

11. Communication pour des raisons d’intérêt public

L’alinéa 8(2)m) de la LPRP autorise la communication de renseignements personnels dans les cas où des raisons d’intérêt public justifieraient clairement une éventuelle violation de la vie privée, ou dans les cas où la personne dont les renseignements sont communiqués en tirerait un avantage certain.

Au cours de l’exercice 2019-2020, le SCC a fait 16 communications en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la LPRP. Toutes les communications pour des raisons d’intérêt public ont été faites aux membres de la famille ou aux proches parents à la suite du décès d’un être cher pendant qu’il était sous la garde et les soins du SCC. Le CPVP a été avisé avant que toutes les communications ne soient faites.

12. Cour fédérale organisationnelle

La Division de l’AIPRP a reçu 13 avis relatifs à une requête de révision judiciaire au cours de la période de référence, dont la plupart découlaient de plaintes légitimes liées au non-respect des délais prescrits formulées par le CPVP.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

En vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, les attributions dont il est, en qualité de responsable d’une institution fédérale, c’est-à-dire, le Service correctionnel du Canada, investi par les articles de la Loi ou de son règlement mentionné en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Section Article Action Commissaire Sous-commissaire principal Commissaire adjoint Politiques Directeur AIPRP Directeur adjoint AIPRP Chefs d’équipe AIPRP& Conseillère principal en politique Sous-commissaires régionaux Directeurs et Directeurs de districts Administrateurs régionaux des communications et des Services exécutifs
8(2)(e) Divulguer des renseignements personnels à un organisme d’enquête déterminé par règlement de l’application de tout loi du Canada ou d’une province ou d’effectuer une enquête licite
8(2)(f) Divulguer des renseignements personnels en vertu d’un accord ou un arrangement dans le but d’administrer ou d’appliquer une loi ou d’effectuer une enquête licite
8(2)(j) Communication à des fins de recherché
8(2)(m) Communication dans l’intérêt public ou d’une personne
8(4) Conservation des copies des demandes en vertu de 8(2)(e)
8(5) Avis de communication en verty de 8(2)(m)
9(1) Conservation d’un relevé des cas d’usage
9(4) Usages compatibles
10 Versement des renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels
14 Notification lors de demande de communication
15 Prorogation du délai
17(2)(b) Version de la communication
17(3)(b) Communication sur support de substitution
18(2) Exception (fichiers inconsultables) - autorisation de refuser
19(1) Exception - Renseignements obtenus à titre confidentiel d'autres gouvernements
19(2) Exception - Cas où la divulgation est autorisée
20 Exception - Affaires fédéro-provinciales
21 Exception - Affaires internationales et défense
22 Exception - Application de la loi et enquêtes
22.3 Exception - Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles
23 Exception - Enquêtes de sécurité
24 Exception - Individus condamnés pour une infraction
25 Exception - Sécurité des individus
26 Exception - Renseignements concernant un autre individu
27 Exception - Secret professionnel des avocats
28 Exception - Dossiers médicaux
31 Avis d’enquête
35(1) Conclusions et recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée
35(4) Communication accordée
36(3) Rapport des conclusions et recommandations (fichier inconsultable)
37(3) Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire (contrôle d’application)
51(2)(b) Règles spéciales pour les auditions
51(3) Présentations d’arguments en l’absence d’une partie
70 Documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada
72(1) Rapport annuel au Parlement
Réglements sur la protection des renseignements personnels
9 Fournir des installations convenables et fixer un moment pour examiner les renseignements personnels
11(2) Avis que les corrections demandées ont été effectuées
11(4) Avis que les corrections demandées ont été refusées
13(1) Le cas échéant, autoriser la communication des renseignements personnels concernant son état physique ou mental à un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice, afin que celui-ci puisse donner son avis quant à savoir si la prise de connaissance de ces renseignements par l'individu lui porterait préjudice
14 Le cas échéant, communiquer les renseignements personnels concernant son état physique ou mental à l'individu en la présence d'un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice

Daté, en la ville d’Ottawa, ce

21ième jour de juin, 2016


________________________________________________________________
L’honorable Ralph Goodale

Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile

Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution: Service correctionnel Canada

Période d'établissement de rapport: 2020-04-01 au 2020-03-31

Section 1: Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes
Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 7 063
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 16 008
Total 23 071
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 3 128
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport

19 943

Section 2: Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition
des demandes
Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 11 63 70 21 69 102 336
Communication partielle 2 32 148 167 78 198 621 1 246
Exception totale 0 0 4 1 0 5 1 11
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 30 96 153 98 46 131 132 686
Demande abandonnée 12 26 65 37 40 44 623 847
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 1 0 0 1 2
Total 44 165 433 374 185 447 1 480 3 128
2.2 Exceptions
Article demandes Article demandes Article demandes
18(2) 0 22(1) a)(i) 291 23 a) 0
19(1) a) 4 22(1) a)(ii) 77 23 b) 0
19(1) b) 3 22(1) a)(iii) 8 24 a) 4
19(1) c) 344 22(1) b) 359 24 b) 161
19(1) d) 301 22(1) c) 550 25 11
19(1) e) 0 22(2) 0 26 1 460
19(1) f) 0 22.1 0 27 30
20 0 22.2 0 27.1 0
21 1 22.3 4 28 0
22.4 0
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
69(1) a) 14 70(1) 0 70(1) d) 0
69(1) b) 0 70(1) a) 0 70(1) e) 0
69.1 0 70(1) b) 0 70(1) f) 0
70(1) c) 0 70.1 0
2.4 Support des documents communiqués
Papier Électronique Autres
1 570 12 0
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
446 986 298 293 2 442
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 308 6 543 26 4 505 2 1 097 0 0 0 0
Communication partielle 561 18 936 481 93 040 129 74 367 70 92 531 5 7 274
Exception totale 10 0 0 0 1 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 725 0 93 0 21 0 8 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 606 25 479 600 97 545 153 75 464 78 92 531 5 7 274
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 18 0 0 1 19
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 8 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 26 0 0 1 27
2.6 Présomptions de refus
2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi
  Demandes fermées dans les délais prévus par la loi
Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi 488
Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la loi (%) 16
2.7 Présomptions de refus
2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi
Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi Motif principal
Entrave au fonctionnement /Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
2,640 2,637 2 0 1
2.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi(y compris toute prolongation prise)
Nombre de jours au-delà
des délais prévus par la loi
Nombre de demandes fermées
au-delà des délais prévus
par la loi où aucune
prolongation n’a été prise
Nombre de demandes fermées
au-delà des délais prévus
par la loi où une
prolongation a été prise
Total
1 à 15 jours 101 68 169
16 à 30 jours 93 57 150
31 à 60 jours 65 84 149
61 à 120 jours 117 76 193
121 à 180 jours 113 51 164
181 à 365 jours 323 63 386
Plus de 365 jours 1 021 408 1 429
Total 1 833 807 2 640
2.8 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Section 3: Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
132 16 3 151

Section 4: Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 1
Demandes de correction acceptées 0
Total 1

Section 5: Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Nombre de demandes pour lesquelles une prorogation a été prise 15a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution 15a)(ii) Consultation 15b)Traduction ou cas de transfert

Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions

Grand nombre de pages Grand volume de demandes Les documents sont difficiles à obtenir Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) Externe Interne
3 234 0 0 3 234 0 0 0 0 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution 15a)(ii) Consultation 15b) Traduction ou cas de transfert
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages Grand volume de demandes Les documents sont difficiles à obtenir Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) Externe Interne
1 à 15 jours 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 3 234 0 0 0 0 0
Plus de 31 jours               0
Total 0 0 3 234 0 0 0 0 0

Section 6: Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 12 239 9 475
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 2 460 4 85
Total 14 699 13 560
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 13 249 9 501
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 1 450 4 59
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
Recommendation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 2 0 0 0 0 0 0 2
Communication partielle 5 3 2 0 0 0 1 11
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 7 3 2 0 0 0 1 13
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 1 1 0 0 0 0 1 3
Communication partielle 3 3 0 0 0 0 0 6
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 4 4 0 0 0 0 1 9

Section 7: Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 8: Plaintes et enquêtes

Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
437 0 434 13 884

Section 9: Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Nombre d’ÉFVP terminées 0
9.2 Fichiers de renseignements personnels
Fichiers de renseignements personnels Actifs Créés Supprimés Modifiés
  25 0 0 0

Section 10: Atteintes substantielles à la vie privée

Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT 47
Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP 47

Section 11: Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

11.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 2 550 826 $
Heures supplémentaires 95 730 $
Biens et services 449 898 $
  • Contrats de services professionnels
435 106 $
  • Autres
14 792 $
Total 3 096 454 $
11.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 30.00
Employés à temps partiel et occasionnels 5.00
Employés régionaux 0.00
Experts-conseils et personnel d’agence 2.00
Étudiants 0.30
Total 37.30

Annexe C : 2019-2020 Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Demandes affectées par les mesures liées à la COVID-19

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes officielles reçues au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Demandes reçues

  Nombre de demandes
Reçues du 2019-04-01 au 2020-03-13 6 833
Reçues du 2020-03-14 au 2020-03-31 230
Total 7 063

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes fermées dans les délais prévus par la loi et le nombre de demandes fermées en présomption de refus au cours des deux périodes allant du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Demandes fermées

  Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi Nombre de demandes fermées après les délais prévus par la loi
Reçues du 2019-04-01 au 2020-03-13 et en suspens à la fin des périodes d’établissement de rapports précédentes 488 2 640
Reçues du 2020-03-14 au 2020-03-31 0 0
Total 488 2 640

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes reportées au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Demandes reportées

  Nombre de demandes
Demandes reçues du 2019-04-01 au 2020-03-13 et demandes en suspens à la fin de la période d’établissement de rapports précédente qui ont été reportées à la période d’établissement de rapports 2020-2021 19 713
Demandes reçues du 2020-03-14 au 2020-03-31 qui ont été reportées à la période d’établissement de rapports 2020-2021 230
Total 19 943

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