Rapport annuel au Parlement concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels 2020 à 2021

Table des matières

1. Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) protège la vie privée des citoyens et des résidents permanents du Canada contre l’utilisation et la communication non autorisées de renseignements personnels les concernant qui relèvent des institutions fédérales. En vertu de cette loi, les personnes ont également le droit d’accéder à ces renseignements et de rectifier tout renseignement personnel inexact les concernant. En outre, la LPRP régit la façon dont le gouvernement recueille, entrepose, élimine, utilise et communique des renseignements de cette nature.

Aux termes de l’article 72 de la LPRP, le responsable de chaque institution fédérale doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l’application de la loi durant l’exercice. Le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile a délégué l’application de la LPRP, y compris la production du rapport annuel, au commissaire du Service correctionnel du Canada (SCC).

Le présent rapport décrit la façon dont le SCC s’est conformé à la LPRP au cours de la période de référence, soit du 1er avril 2020 au 31 mars 2021.

2. Structure organisationnelle

2.1 À propos du Service correctionnel du Canada

Aux termes de la loi, le système correctionnel fédéral a pour but de « contribuer au maintien d’une société juste, vivant en paix et en sécurité, d’une part, en assurant l’exécution des peines de deux ans et plus par des mesures de garde et de surveillance sécuritaires et humaines, et d’autre part, en aidant au moyen de programmes appropriés dans les pénitenciers ou dans la collectivité, à la réadaptation des délinquants et à leur réinsertion sociale à titre de citoyens respectueux des lois ». (Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition, art. 3)

Le SCC travaille en étroite collaboration avec ses partenaires du portefeuille de la Sécurité publique, y compris la Gendarmerie royale du Canada (GRC), la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC), l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) et les organismes de surveillance, dont le Bureau de l’enquêteur correctionnel (BEC).

2.2 Ordonnance de délégation de pouvoirs

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relève du directeur général de la Direction des droits, des recours et des résolutions du Secteur des politiques. Elle comporte cinq unités :

  • Activités d’accès à l’information
  • Gestion de l’arriéré
  • Activités en matière de protection des renseignements personnels
  • Politiques et gouvernance
  • Réception, traitement et conservation (équipe administrative de l’AIPRP)

L’équipe des activités d’accès à l’information est chargée d’examiner les dossiers, de mener des consultations, d’appliquer les exceptions et les exclusions, de préparer des renseignements à communiquer pour les demandeurs et de traiter les plaintes provenant du Commissariat à l’information (CI).

L’équipe de gestion de l’arriéré est chargée de traiter l’arriéré des dossiers et des contrôles judiciaires à la suite de plaintes légitimes formulées par le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP).

L’équipe des activités en matière de protection des renseignements personnels traite les demandes officielles et non officielles en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) et répond aux plaintes du CPVP. Le personnel régional affecté à l’AIPRP travaille avec cette équipe pour le traitement accéléré des dossiers.

L’Unité des politiques et de la gouvernance (UPG) produit des rapports et élabore des politiques, des lignes directrices, des outils et des processus pour assurer le respect des exigences relatives à l’AIPRP au SCC. Elle supervise le processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée; gère les atteintes à la vie privée; examine les rapports en matière de mesures disciplinaires, de harcèlement, d’examen des faits et de violence au travail, ainsi que les demandes complexes de renseignements personnels concernant les enquêtes; répond aux plaintes relatives à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels; traite les communications de renseignements d’intérêt public et fournit la formation. L’équipe supervise également les dossiers de demandes en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP, y compris les dossiers de litige, les requêtes de désignation de délinquants dangereux et les ordonnances de surveillance de longue durée et autres questions à des fins judiciaires ainsi que les enquêtes en cours.

L’Unité de réception, de traitement et de conservation (URTC) voit au traitement des demandes reçues, à la rédaction de la correspondance courante, à l’attribution des tâches de récupération, au contrôle de la qualité, à la préparation des renseignements à communiquer, au traitement des appels reçus au numéro sans frais de l’AIPRP, et au soutien général au bureau de l’AIPRP.

En outre, chaque secteur, région, établissement, district, bureau de libération conditionnelle et centre correctionnel communautaire compte un agent de liaison de l’AIPRP, qui aide la Division nationale de l’AIPRP à s’acquitter de ses responsabilités générales.

Au cours de l’exercice 2020-2021, 51 employés se sont consacrés aux activités de protection des renseignements personnels répartis de la manière suivante :

  • 35,5 employés à temps plein;
  • 12,75 employés à temps partiel et occasionnels;
  • 2,75 membres du personnel régional.

2.3 Ordonnance de délégation de pouvoirs

Le commissaire du SCC est chargé d’appliquer la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et la LPRP. Le ministre délègue ce pouvoir aux membres de la haute direction du Ministère, notamment le coordonnateur ministériel de l’AIPRP, le directeur de l’AIPRP, qui peuvent alors exercer les pouvoirs, fonctions et attributions ayant trait aux demandes d’AIPRP en vertu des lois en vigueur. Certains pouvoirs délégués concernent des postes particuliers de la Division de l’AIPRP à l’administration centrale, comme l’indique l’annexe A du présent rapport.

2.4 Initiatives et priorités

La Division de l’AIPRP du SCC gère quotidiennement de nombreuses priorités concurrentes, notamment un nombre croissant de demandes liées à des poursuites judiciaires, qui sont de nature délicate et urgente, en plus des nombreux dossiers en attente depuis plusieurs années.

Malgré les énormes défis créés par la pandémie de COVID-19, la Division de l’AIPRP a continué de travailler à ses initiatives et priorités définies dans le Rapport annuel 2019-2020. La Division de l’AIPRP du SCC, ayant consacré l’exercice à examiner ses façons de faire, continue d’explorer des façons novatrices d’améliorer les opérations.

Voici un résumé des quatre principales initiatives mises en œuvre et examinées en 2020-2021 :

(1) Processus de traitement accéléré

En décembre 2020, 15 ressources régionales temporaires supplémentaires ont été affectées au processus de traitement accéléré mis en œuvre en janvier de la même année. À l’aide de ces ressources, des équipes de traitement accéléré ont été créées pour examiner les six fichiers de renseignements personnels à faible risque : soins de santé, éducation et formation, emploi, admissions et libérations, gestion des peines, et griefs.

Du 1er décembre 2020 au 31 mars 2021, les équipes de traitement accéléré ont traité 353 537 pages, ce qui représente environ le tiers de la production totale en 2020-2021.

À la fin de l’exercice, neuf de ces ressources temporaires sont toujours affectées au processus de traitement accéléré et continueront de l’être tant qu’elles seront disponibles.

(2) Groupe de travail sur la divulgation informelle

Un groupe de travail a été créé pour examiner la divulgation courante de certains renseignements personnels comme les renseignements sur la santé au sein des établissements. Le groupe de travail, composé de représentants de toutes les régions, a terminé ses travaux en janvier 2021. Malheureusement, les régions ont aussi des capacités limitées et elles n’ont pas été en mesure de trouver des ressources disponibles pour effectuer des travaux supplémentaires pour le moment. Néanmoins, certains gains d’efficacité ont été cernés, mais ils sont limités en ce qui concerne leur incidence sur la charge de travail de la Division de l’AIPRP.

(3) Innovation en matière de procédés et de technologies

La Division de l’AIPRP a augmenté le nombre de dispositifs sous licence pour l’édition vidéo et audio afin d’accroître sa capacité de traiter ces demandes dans un délai convenable – notre effectif est passé de trois à dix employés. Nous sommes également en communication avec notre Division de la gestion de l’information pour obtenir le serveur qui nous permettra de traiter les fichiers Protégé C par voie électronique.

(4) Dossiers à risque élevé et de nature délicate

Afin de répondre à la demande accrue de dossiers à risque élevé et de nature délicate (plaintes, demandes de contrôle judiciaire, litiges et demandes des avocats de la Couronne), des ressources ont été réaffectées à l’interne à des équipes spécialisées afin de faire ce qui suit :

    (i) respecter toutes les échéances imposées par les tribunaux et éviter les retards, qui peuvent créer des risques juridiques plus importants pour le SCC quant aux litiges en cours, aux demandes de type O’Connor, aux demandes « du faible espoir » et aux affaires devant le Tribunal canadien des droits de la personne, pour n’en nommer que quelques-unes;

    (ii) traiter les plaintes en matière de protection des renseignements personnels et éviter ou réduire les demandes potentielles de contrôle judiciaire;

    (iii) contribuer à la sécurité publique en traitant efficacement et rapidement les demandes des procureurs de la Couronne concernant les demandes de délinquants dangereux et les ordonnances de surveillance à long terme.

Le traitement de l’arriéré demeure l’une de nos priorités, et nous continuerons de chercher des façons novatrices d’y parvenir au cours des prochains exercices.

Défis et stratégies d’atténuation

Les attentes en matière de conformité du Conseil du Trésor sont d’environ 85 % pour les demandes de renseignements personnels. Le taux de conformité de la Division de l’AIPRP du SCC est faible par rapport aux attentes alors qu’il a atteint 10,5 % pour l’exercice 2020-2021.

Un certain nombre de facteurs ont contribué à cela, dont les suivants :

(1) Un nombre élevé de dossiers en attente, dont certains remontent à 2013 :

La Division de l’AIPRP gère actuellement un arriéré remontant à 2013 de plus de 8,2 millions de pages à la fin de l’exercice financier. De ce nombre, 7,5 millions de pages font partie de l’arriéré de dossiers sur la protection des renseignements personnels; environ 265 000 font partie de l’arriéré des demandes d’accès à l’information; les 444 000 autres pages de l’arriéré sont liées aux dossiers à des fins judiciaires et aux rapports d’enquête. L’arriéré est devenu de plus en plus volumineux au fil des ans, ce qui est attribuable au fait que nous recevons environ 2 millions de pages par année tout en ayant la capacité de traiter que 1,3 million de pages.

En raison de sa capacité actuelle, qui comprend des ressources supplémentaires allouées en décembre 2020, la Division de l’AIPRP ne peut traiter qu’environ 410 000 pages par année en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

(2) L’augmentation exponentielle des demandes d’examen de documents à des fins de procédures judiciaires :

Au cours des cinq dernières années, le SCC a connu une augmentation d’environ 2 889 % du volume de demandes liées à des dossiers à risque élevé et de nature délicate. Il s’agit de demandes à l’appui de procédures judiciaires telles que les recours collectifs, les litiges civils, les affaires relatives aux droits de la personne et d’autres affaires assujetties à des délais impartis par les tribunaux. De plus, le nombre de requêtes de désignation de délinquants dangereux et d’ordonnances de surveillance à long terme de la part de procureurs de la Couronne provinciaux a augmenté.

Bien que plusieurs de ces demandes ne soient pas déposées en vertu de la LPRP, étant donné leur importance pour les processus et les ordonnances des tribunaux, la Division de l’AIPRP est tenue de les traiter en priorité, ce qui contribue à aggraver les retards actuels. En effet, pour favoriser le traitement des dossiers à risque élevé et de nature délicate susmentionnés, le SCC a restructuré la Division de l’AIPRP en décembre 2020. Par conséquent, environ 67 % des ressources des équipes ont été affectées à ces dossiers.

Ces dossiers représentent plus du tiers de la charge de travail de la Division de l’AIPRP. Au cours de l’exercice 2020-2021, ces dossiers représentaient 334 583 des 915 872 pages qui ont été traitées, soit 37 % de la production totale. L’arriéré actuel est de 386 487 pages.

(3) Le nombre d’employés est disproportionnellement faible pour répondre aux demandes :

Bien que la Division de l’AIPRP compte actuellement 51 employés à temps plein se consacrant aux activités de protection des renseignements personnels, 7,75 se consacrant aux activités d’accès à l’information, ces ressources ne sont pas adéquates pour traiter un nombre suffisant de pages par année pour répondre aux demandes reçues, respecter les délais des tribunaux et traiter l’arriéré. Selon les estimations, la Division de l’AIPRP du SCC devra augmenter sa capacité sensiblement afin de répondre aux demandes sans cesse croissantes tout en traitant l’arriéré actuel.

Afin de relever les défis susmentionnés, le SCC a pris trois mesures importantes :

    (i) La mise en œuvre du processus de traitement accéléré.

    (ii) En mars 2021, le SCC s’est doté d’un bureau de gestion des recours collectifs. Il s’agit d’une équipe dont le mandat exclusif consiste à traiter les dossiers des délinquants concernés par le recours collectif sur l’isolement préventif; elle fonctionnera comme une entité distincte de la Division de l’AIPRP.

    (iii) Le SCC est en train de dresser un plan d’action stratégique afin d’aborder tous les enjeux et les défis susmentionnés. Ce plan exhaustif sera axé sur quatre piliers : 1) nos ressources et notre personnel, 2) notre infrastructure, 3) notre culture et nos pratiques et 4) nos résultats. Ces quatre piliers permettront de cerner diverses occasions pour des ressources supplémentaires en tirant parti de partenariats avec le milieu universitaire, en collaborant avec nos experts en gestion de l’information du SCC, de Services partagés Canada et du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) pour renforcer notre capacité technologique afin de rendre nos processus d’AIPRP entièrement numériques; en favorisant une culture axée sur la satisfaction du client; et en assurant la responsabilisation à l’égard de résultats durables et en temps opportun.

À titre de mesure provisoire, le SCC fournit environ 3,2 millions de dollars pour répondre aux besoins immédiats et renforcer la capacité liée à l’AIPRP afin de lui permettre de répondre à ses obligations organisationnelles. Un processus de dotation est en cours. De cette façon, les nouveaux employés seront rapidement en mesure de contribuer activement aux activités de l’AIPRP. Ces mesures aideront à réduire l’arriéré, à accroître les taux de conformité pour les demandes de renseignements personnels, à assurer des réponses rapides aux plaintes, à appuyer les processus de suivi des litiges et à améliorer la préparation et la sensibilisation de l’organisation.

3. Rendement en 2020-2021

3.1 Demandes traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En 2020-2021, le SCC a reçu 6 224 demandes de renseignements personnels, ce qui représente une diminution d’environ 12 % par rapport à l’année précédente; 19 996 demandes ont été reportées de la période de référence précédente, portant le total à 26 220 demandes à traiter en 2020-2021. Le SCC a répondu à 2 469 demandes de renseignements personnels, ce qui représente 9 % du nombre total de demandes reçues et reportées de la période de référence précédente. Le rapport statistique se trouve à l’annexe B.

3.1 : Demandes de renseignements personnels à traiter

3.1 : Demandes de renseignements personnels à traiterCe graphique montre qu’en 2016-2017, 6 861 demandes ont été reçues, 7 784 demandes ont été reportées de la période de référence précédente et 4 326 ont été traitées. En 2017-2018, 6 211 demandes ont été reçues, 10 328 demandes ont été reportées de la période de référence précédente, et 3 875 ont été traitées. En 2018-2019, 6 134 demandes ont été reçues, 12 707 demandes ont été reportées de la période de référence précédente, et 2 895 ont été traitées. En 2019-2020, 7 063 demandes ont été reçues, 16 008 demandes ont été reportées de la période de référence précédente, et 3 128 ont été traitées. En 2020-2021, 6 224 demandes ont été reçues, 19 996 demandes ont été reportées de la période de référence précédente, et 2 469 ont été traitées.

Ce graphique illustre la charge de travail totale que représentent les demandes de renseignements personnels, qui comprend le total des demandes reçues au cours de la période de référence et des demandes en suspens depuis la période précédente. La ligne illustre la tendance des dossiers réglés. Comme l’indique le graphique, il y a eu une diminution du nombre de demandes réglées en 2020-2021. Des mesures d’efficience continuent d’être mises en œuvre pour tenir compte de l’arriéré de longue date.

3.2 Disposition des demandes

Sur les 2 469 demandes traitées au cours de la période de référence de 2020-2021, 393 demandes ont donné lieu à une communication intégrale; 1 079 à une communication partielle, huit ont été retenues intégralement, 391 réclamaient des documents qui n’existaient pas et 598 ont été abandonnées par le demandeur. En résumé, 16 % des demandes ont mené à des communications intégrales et 44 % à des communications partielles.

3.2 : Disposition des demandes

3.2 : Disposition des demandesCe graphique montre qu’au cours la période de référence 2020-2021, 393 demandes ont donné lieu à une communication intégrale, 1 079 à une communication partielle, huit ont été retenues intégralement, 391 où il y avait inexistence du dossier et 598 ont été abandonnées par le demandeur. En résumé, 16 pour cent des demandes ont mené à des communications intégrales et 44 pour cent à des communications partielles.

3.3 Exceptions

La majorité des exceptions invoquées par le SCC relevaient des trois articles suivants de la LPRP :

  • l’article 26 a été invoqué dans 1 135 cas (50 %) pour protéger des renseignements personnels;
  • l’article 22 a été invoqué dans 692 cas (31 %) pour protéger des renseignements concernant des enquêtes et le travail des forces publiques;
  • l’article 19 a été invoqué dans 294 cas (13 %) pour protéger des renseignements obtenus à titre confidentiel.

Voici une ventilation complète des exceptions invoquées au cours de la présente période de référence :

Description de l’exception Nombre d’invocations
Obtenus à titre confidentiel 294
Affaires internationales et défense 1
Application de la loi et enquête 692
Personnes condamnées pour une infraction 101
Sécurité des individus 7
Renseignements personnels 1135
Secret professionnel des avocats 23
Dossiers médicaux 3
Documents de bibliothèque et de musée 1
Total 2257

3.4 Délai de traitement

3.4 : Délai de traitement

3.4 : Délai de traitementDurant la présente période de référence, le SCC a traité six pour cent des demandes dans un délai de 30 jours ou moins, six pour cent des demandes dans un délai de 31 à 60 jours, neuf pour cent des demandes dans un délai de 61 à 120 jours, neuf pour cent des demandes dans un délai de 121 à 180 jours et 70 pour cent des demandes dans un délai de plus de 180 jours.

3.5 Présomptions de refus

3.5 : Présomptions de refus

3.5 : Présomptions de refusCe graphique montre qu’en 2016-2017, on a recensé 2 867 demande avec présomption de refus, 4 326 demandes ont été traitées dont, 66 pour cent ont été traitées avec présomption de refus. En 2017-2018, on a recensé 3 341 demandes avec présomption de refus, 3 875 demandes ont été traitées dont, 86 pour cent ont été traitées avec présomption de refus. En 2018-2019, on a recensé 2 552 demandes avec présomption de refus, 2 895 demandes ont été traitées dont, 88 pour cent ont été traitées avec présomption de refus. En 2019-2020, on a recensé 2 640 demandes avec présomption de refus et 3 128 demandes ont été traitées dont, 84 pour cent ont été traitées avec présomption de refus. En 2020-2021, on a recensé 2 210 demandes avec présomption de refus et 2 469 demandes ont été traitées dont, 90 pour cent ont été traitées avec présomption de refus.

3.6 Consultations d’autres institutions et organismes

consultations en réponse à des demandes officielles reçues par d’autres institutions et organismes. Le SCC collabore étroitement avec ses partenaires du portefeuille de la Sécurité publique, comme l’ASFC, la GRC, le SCRS et la CLCC, afin de donner suite aux demandes de consultation dans un délai convenable. Le SCC est consulté sur des sujets comme les affaires judiciaires, les griefs des délinquants, les questions soulevées par le BEC, les dossiers des délinquants et les personnes expulsées.

Au cours de l’exercice 2020-2021, la Division de l’AIPRP a reçu un total de 25 demandes de consultation d’autres institutions gouvernementales et organismes.

3.7 Divulgations effectuées en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2020-2021, le SCC a effectué 156 divulgations en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la LPRP.

3.8 Mesures et stratégies d’atténuation en lien avec la COVID-19

Au début de la pandémie, la Division de l’AIPRP du SCC a dû relever certains défis, notamment :

  • la capacité de travailler à distance puisque la plupart des employés n’avaient pas d’ordinateur portable;
  • l’acceptation de nouvelles demandes et de correspondance des demandeurs et des intervenants, y compris l’impossibilité de répondre par courrier ordinaire étant donné que le travail sur place n’était pas autorisé;
  • la communication par téléphone étant donné l’absence de réception/service cellulaire;
  • la capacité de traiter des vidéos et des documents de niveau Protégé C (et de niveau supérieur) puisque ces documents sont uniquement en format papier;
  • l’accès limité au réseau privé virtuel (RPV) obligeant les employés à importer les demandes en format PDF sur leurs ordinateurs, ce qui rend extrêmement difficile et long de déterminer les renseignements qui doivent être protégés, puis de transférer ces renseignements dans la base de données AccessPro lorsque le RPV est disponible;
  • les bureaux de première responsabilité (BPR) qui assurent les services de première ligne ne pouvaient pas répondre aux demandes de récupération de document.

Toutefois la Division de l’AIPRP du SCC a rapidement mis en œuvre plusieurs stratégies d’atténuation, dont les suivantes :

  • fournir des ordinateurs portables à tous les employés;
  • des quarts de travail sur place échelonnés pour un nombre minimum d’employés administratifs afin de traiter le courrier entrant et le courrier sortant;
  • les employés ont reçu des téléphones cellulaires afin qu’ils puissent avoir un contact immédiat avec leurs équipes respectives, les intervenants et les demandeurs;
  • un accès sécurisé à l’équipement de contrôle des vidéos a été obtenu, ce qui a permis à la Division de l’AIPRP du SCC de continuer à traiter les demandes urgentes de vidéos;
  • la Division de l’AIPRP a reçu son propre numéro de téléconférence, ce qui permet aux équipes de se réunir par téléconférence;
  • le SCC a obtenu des licences supplémentaires pour l’accès au RPV;
  • la priorité a été donnée aux demandes de récupération des documents envoyées aux BPR de première ligne, et ce, seulement pour les demandes les plus prioritaires. Avec le temps et à mesure que les BPR de première ligne se sont adaptés, la récupération des documents a repris dans son intégralité;
  • le service Postel a été adopté pour remplacer le courrier ordinaire lorsque cela était possible;
  • les signatures numériques ont été utilisées.

4. Demandes non officielles

Au cours de la période de référence, le SCC a reçu 649 demandes non officielles, et 1 170 demandes de la période précédente ont été reportées, ce qui représente un total de 1 819 demandes non officielles à traiter en 2020-2021. Ces demandes portaient notamment sur :

  • la divulgation de renseignements par des moyens informels, dans la mesure du possible;
  • le traitement de demandes en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP, à l’exception des alinéas 8(2)e) et m);
  • l’examen de rapports d’enquête concernant, entre autres, la recherche de faits, le harcèlement, les mesures disciplinaires et la violence au travail.

Au total, 617 demandes non officielles ont été réglées pendant l’exercice 2020-2021.

5. Formation et sensibilisation

L’UPG joue un rôle fondamental dans l’élaboration et la prestation de séances de formation à l’intention du personnel de l’administration centrale (AC), des administrations régionales et des établissements partout au Canada, ainsi que des employés de l’AIPRP, en ce qui concerne les questions liées à l’AIPRP.

En 2020-2021, la Division de l’AIPRP a offert moins de séances de formation et de sensibilisation que les années précédentes. Cette situation est attribuable aux défis engendrés par la pandémie, à l’important arriéré de demandes et à la lourde charge de travail qui en découle, au manque de chefs d’équipe chevronnés et à l’augmentation des priorités urgentes et concurrentes.

Au total, trois séances de formation ont été données au cours de la présente période de référence, dont une séance à l’AC, dans le cadre de laquelle 23 employés ont reçu une formation. Dans les régions, deux séances de formation supplémentaires ont été offertes par les agents régionaux de liaison de l’AIPRP et 38 employés y ont assisté.

L’UPG continue de prodiguer des conseils et de répondre aux questions et aux préoccupations concernant, entre autres, la formation, les politiques, les lignes directrices et les interprétations des lois par le biais de son compte de courriel générique. Grâce à l’utilisation de ces comptes de courriel, le personnel du SCC dispose d’un point de contact unique pour accroître sa connaissance des dispositions législatives liées à l’AIPRP.

6. Politiques, lignes directrices et procédures

Au cours de la dernière année, la Division de l’AIPRP a poursuivi la mise à jour des lignes directrices et des procédures internes selon les besoins, notamment :

  • en continuant à travailler avec les Couronnes provinciales pour achever le protocole d’entente visant la simplification du processus en réponse aux poursuites judiciaires concernant la désignation de délinquants dangereux et les ordonnances de surveillance de longue durée;
  • en produisant des rapports statistiques en réponse aux demandes formulées en vertu de la LPRP en vue d’assurer l’exactitude de l’information et une meilleure coordination;
  • en simplifiant les procédures d’exploitation.

7. Plaintes, enquêtes de conformité et audits

Pendant la présente période de référence, le SCC a reçu un total de 411 plaintes, et 288 conclusions en ont résulté. Cela représente une diminution de 7 % du nombre de plaintes reçues au cours de l’exercice 2019-2020 (441). À la fin de l’année fiscale précédente, il y avait 564 plaintes actives.

La majorité des plaintes en protection des renseignements personnels reçues dans la période de référence ont trait au non-respect des délais prescrits, suivi du refus d’accès à l’information.

Par suite des enquêtes, des recommandations et du nombre de plaintes en matière de protection des renseignements personnels reçues (et reportées) du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP), la Division de l’AIPRP du SCC a entrepris plusieurs mesures stratégiques au cours de l’exercice 2020-2021. Par exemple :

  • La Division de l’AIPRP continue de renforcer ses ressources humaines et d’affecter son personnel à l’élimination de l’arriéré.
  • La Division de l’AIPRP a travaillé en étroite collaboration avec le CPVP sur les plaintes en suspens et poursuivra ce travail en priorité au cours du nouvel exercice financier.
  • La Division de l’AIPRP a continué d’avoir recours à un coordonnateur des plaintes de division afin de pouvoir collaborer étroitement avec le CPVP pour répondre aux demandes de renseignements et aux plaintes officielles à partir d’un point de contact unique.

Le SCC a également a reçu un cas d’enquête de conformité découlant des cyberattaques visant CléGC. Aucune conclusion n’a été transmise au SCC à ce jour. Aucun audit n’a été entrepris au cours du présent exercice.

8. Surveillance de la conformité

La Division de l’AIPRP produit régulièrement des rapports sur AccessPro Case Management afin de surveiller les dates d’échéance et de gérer sa charge de travail dans le but ultime de respecter les délais prescrits par la loi. Un rapport a également été créé pour assurer la surveillance des plaintes en suspens reçues par le CPVP, lequel est transmis au directeur de la Division de l’AIPRP toutes les deux semaines.

La Division de l’AIPRP livre à la haute direction du SCC un rapport mensuel qui couvre différentes questions dont le nombre de demandes reçues, réglées et toujours en suspens. Le rapport est transmis au directeur général de la Direction des droits, des recours et des résolutions et au commissaire adjoint, Politiques.

Outre ces rapports, l’URTC surveille et trie activement les demandes reçues, informe régulièrement la haute direction de toute nécessité de réévaluer les priorités et redistribue la charge de travail pour améliorer les résultats.

9. Atteintes importantes à la vie privée

Au cours de la période de référence 2020-2021, la Division de l’AIPRP a signalé au CPVP et au SCT 35 atteintes importantes à la vie privée. Ces atteintes consistaient en la divulgation de renseignements personnels (1) en raison d’une erreur humaine; (2) à des tiers; (3) par l’accès électronique à des renseignements sans le besoin de connaître; (4) par suite du vol ou de la perte de dossiers ou de biens électroniques.

La Division de l’AIPRP du SCC a travaillé en étroite collaboration avec les BPR pour évaluer les atteintes, déterminer les mesures correctives et veiller à ce que les personnes soient avisées de l’atteinte et de leur droit de porter plainte au CPVP. À la suite d’un examen plus détaillé de ces atteintes, des lacunes relatives à la sensibilisation à la confidentialité et à la formation au niveau de la direction ont été décelées. Dans cette optique, la Division de l’AIPRP mettra l’accent sur la prestation de séances de formation et de sensibilisation liées à la collecte, à l’utilisation, à la communication, à la conservation et à l’élimination des renseignements personnels à tous les gestionnaires au cours du prochain exercice pour s’assurer qu’ils comprennent leurs responsabilités au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le SCC prend très au sérieux les atteintes à la vie privée et continue de sensibiliser le personnel sur la protection des renseignements personnels comme suit :

  • la formation comprend toujours un volet exhaustif sur les atteintes à la vie privée;
  • on rappelle continuellement au personnel son obligation de protéger les renseignements personnels et d’adopter des approches qui tiennent compte de la vie privée au travail;
  • la Division de l’AIPRP continue de revoir avec tous les agents de liaison et la direction les exigences en matière de rapports, la mise en œuvre de mesures correctives et la prévention;
  • l’AIPRP continue de surveiller les rapports de situation quotidiens, afin de s’assurer que toutes les atteintes à la vie privée ont été signalées conformément aux Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée du SCT ainsi que les Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée du SCC.

10. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Conformément à la politique du SCT, le SCC entreprend des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour s’assurer que les programmes, les initiatives et les projets nouveaux ou remaniés qui prévoient la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de renseignements personnels sont conformes à la LPRP. Aucune EFVP n’a été effectuée au cours de l’exercice 2020-2021.

11. Communication pour des raisons d’intérêt public

L’alinéa 8(2)m) de la LPRP autorise la communication de renseignements personnels dans les cas où des raisons d’intérêt public justifieraient clairement une éventuelle violation de la vie privée, ou dans les cas où la personne dont les renseignements sont communiqués en tirerait un avantage certain.

Au cours de l’exercice 2020-2021, le SCC a fait 3 798 communications en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la LPRP. Onze (11) des communications pour des raisons d’intérêt public ont été faites aux membres de la famille ou aux proches parents à la suite du décès d’un être cher pendant qu’il était sous la garde et les soins du SCC. Le CPVP a été avisé avant que toutes les communications ne soient faites. Les 3 787 autres communications ont été faites aux autorités de santé publique provinciales et portaient sur des renseignements personnels concernant des employés et des délinquants à la suite d’éclosions de COVID‑19 dans les établissements. Bien que le CPVP ait été informé verbalement de façon non officielle de ces communications et que les avis officiels suivraient, le volume des communications et la complexité des exigences de chaque province ont retardé la transmission des avis officiels.

12. Cour fédérale

La Division de l’AIPRP a reçu dans la période de référence sept avis relatifs à des requêtes de révision judiciaire, la plupart découlant de plaintes formulées par le CPVP pour non-respect des délais prescrits.

Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirs

Arrêté de délégation des attributions – Loi sur la protection des renseignements personnels et les règlements sur la protection des renseignements personnels

Service correctionnel Canada

En vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, les attributions dont il est, en qualité de responsable d’une institution fédérale, c’est-à-dire, le Service correctionnel du Canada, investi par les articles de la Loi ou de son règlement mentionné en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Section Article Action Commissaire Sous-commissaire principal Commissaire adjoint Politiques Directeur AIPRP Directeur adjoint AIPRP Chefs d’équipe AIPRP& Conseillère principal en politique Sous-commissaires régionaux Directeurs et Directeurs de districts Administrateurs régionaux des communications et des Services exécutifs
8(2)(e) Divulguer des renseignements personnels à un organisme d’enquête déterminé par règlement de l’application de tout loi du Canada ou d’une province ou d’effectuer une enquête licite
8(2)(f) Divulguer des renseignements personnels en vertu d’un accord ou un arrangement dans le but d’administrer ou d’appliquer une loi ou d’effectuer une enquête licite
8(2)(j) Communication à des fins de recherché
8(2)(m) Communication dans l’intérêt public ou d’une personne
8(4) Conservation des copies des demandes en vertu de 8(2)(e)
8(5) Avis de communication en verty de 8(2)(m)
9(1) Conservation d’un relevé des cas d’usage
9(4) Usages compatibles
10 Versement des renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels
14 Notification lors de demande de communication
15 Prorogation du délai
17(2)(b) Version de la communication
17(3)(b) Communication sur support de substitution
18(2) Exception (fichiers inconsultables) - autorisation de refuser
19(1) Exception - Renseignements obtenus à titre confidentiel d'autres gouvernements
19(2) Exception - Cas où la divulgation est autorisée
20 Exception - Affaires fédéro-provinciales
21 Exception - Affaires internationales et défense
22 Exception - Application de la loi et enquêtes
22.3 Exception - Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles
23 Exception - Enquêtes de sécurité
24 Exception - Individus condamnés pour une infraction
25 Exception - Sécurité des individus
26 Exception - Renseignements concernant un autre individu
27 Exception - Secret professionnel des avocats
28 Exception - Dossiers médicaux
31 Avis d’enquête
35(1) Conclusions et recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée
35(4) Communication accordée
36(3) Rapport des conclusions et recommandations (fichier inconsultable)
37(3) Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire (contrôle d’application)
51(2)(b) Règles spéciales pour les auditions
51(3) Présentations d’arguments en l’absence d’une partie
70 Documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada
72(1) Rapport annuel au Parlement
Réglements sur la protection des renseignements personnels
9 Fournir des installations convenables et fixer un moment pour examiner les renseignements personnels
11(2) Avis que les corrections demandées ont été effectuées
11(4) Avis que les corrections demandées ont été refusées
13(1) Le cas échéant, autoriser la communication des renseignements personnels concernant son état physique ou mental à un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice, afin que celui-ci puisse donner son avis quant à savoir si la prise de connaissance de ces renseignements par l'individu lui porterait préjudice
14 Le cas échéant, communiquer les renseignements personnels concernant son état physique ou mental à l'individu en la présence d'un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice

Daté, en la ville d’Ottawa, ce

21ième jour de juin, 2016


________________________________________________________________
L’honorable Ralph Goodale

Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution: Service correctionnel Canada

Période d'établissement de rapport : 2020-04-01 au 2021-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes
Types de demandes Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 6224
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 19996
Total 26220
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 2469
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 23751

Section 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition des demandes Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 3 12 33 28 38 107 172 393
Communication partielle 7 20 59 90 85 197 621 1079
Exception totale 0 0 0 1 0 1 6 8
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 63 15 26 49 89 85 64 391
Demande abandonnée 20 5 34 59 5 95 380 598
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 93 52 152 227 217 485 1243 2469
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
18(2) 0 22(1) a)(ii) 40 23 b) 0
19(1) a) 2 22(1) a)(iii) 3 24 a) 2
19(1) b) 0 22(1) b) 178 24 b) 99
19(1) c) 176 22(1) c) 349 25 7
19(1) d) 116 22(2) 0 26 1135
19(1) e) 0 22.1 0 27 23
19(1) f) 0 22.2 0 27.1 0
20 0 22.3 0 28 23
21 1 22.4 0    
22(1) a)(i) 122 23 a) 0    
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
69(1) a) 1 70(1) 0 70(1) d) 0
69(1) b) 0 70(1) a) 0 70(1) e) 0
69.1 0 70(1) b) 0 70(1) f) 0
70(1) c) 0 70.1 0
2.3 Support des documents communiqués
Papier Électronique Autres
1335 137 0
2.4 Complexité
2.4.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
348451 249157 2078
2.4.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 333 9041 58 10282 2 1351 0 0 0 0
Communication partielle 530 20557 410 78780 77 40212 58 57938 4 11767
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 539 2142 46 7829 6 919 7 8339 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1410 31740 514 56891 85 42482 65 66277 4 11767
2.4.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0
2.5 Demandes fermées
2.5.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi : 259
Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la loi (%) : 10.5

2.6 Présomptions de refus
2.6.1 Motifs de non-respect des délais prévus par la loi
Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi Motif principal
Entrave au fonctionnement /
Charge de travail
Consultation externe Consultation interne Autres
2210 2210 0 0 0
2.6.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)
Nombre de jours au-delà des délais prévus par la loi Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où aucune prolongation n’a été prise Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où une prolongation a été prise Total
1 à 15 jours 8 42 50
16 à 30 jours 31 27 58
31 à 60 jours 60 73 133
61 à 120 jours 72 135 207
121 à 180 jours 66 89 155
181 à 365 jours 230 221 451
Plus de 365 jours 759 397 1156
Total 1226 984 2210
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Section 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
156 3798 11 3965

section 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Section 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Nombre de demandes pour lesquelles une prorogation a été prise 15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution 15 (a)(ii) Consultation 15(b) Traduction ou cas de transfert
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand volume de pages Grand volume de demandes Les documents sont difficiles à obtenir Documents confidentiels du cabinet (Article 70) Externe Interne
369 0 0 369 0 0 0 0 0
5.2 Durée des prorogations
Nombre de demandes pour lesquelles une prorogation a été prise 15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution 15 (a)(ii) Consultation 15(b) Traduction ou cas de transfert
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages Grand volume de demandes Les documents sont difficiles à obtenir Documents confidentiels du cabinet (Article 70) Externe Interne
1 à 15 jours 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 369 0 0 0 0 0
Plus de 31 jours               0
Total 0 0 369 0 0 0 0 0

Section 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 16 692 9 271
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 3 450 3 2
Total 19 1142 12 273
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 9 450 6 253
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 10 692 6 20
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
Recommendation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 2 0 2 3 1 0 0 8
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 1 0 0 0 0 0 1
Total 2 1 2 3 1 0 0 9
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 1 0 0 0 1
Communication partielle 3 0 1 0 1 0 0 5
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 3 0 1 1 1 0 0 6

Section 7- Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 8 : Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
406 0 242 7 655

Section 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

9.1 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Nombre d’ÉFVP terminées 0
9.2 Fichiers de renseignements personnels
Fichiers de renseignements personnels Actifs Créés Supprimés Modifiés
  25 0 0 0

Section 10 : Atteintes substantielles à la vie privée

Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT 35
Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP 35

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Dépenses Montant
Salaires 3 401 439 $
Heures supplémentaires 98 678 $
Biens et services 15 296 $
  • Contrats de services professionnels
0 $
  • Autres
15 296 $
Total 3 515 413 $
11.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 35.500
Employés à temps partiel et occasionnels 12.750
Employés régionaux 2.750
Experts-conseils et personnel d’agence 0.000
Étudiants 0.000
Total 51.000

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.

Annexe C – 2020-2021 Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Service correctionnel Canada

Période d’établissement : 2020-04-01 à 2021-03-31

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes d’AIPRP 

Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux.

Types de demandes Nombre de semaines
En mesure de recevoir des demandes par la poste 47
En mesure de recevoir des demandes par courriel 52
En mesure de recevoir des demandes en moyen d’un service de demande numérique 0

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papier dans différents niveaux de classification.
Type de document Ne peut pas traiter Peut traiter en partie Peut traiter en totalité Total
Documents papiers non classifiés 0 0 52 52
Documents papiers Protégé B 0 0 52 52
Documents papiers Secret et Très secret 0 52 0 52
2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques dans différents niveaux de classification.
Type de document Ne peut pas traiter Peut traiter en partie Peut traiter en totalité Total
Documents papiers non classifiés 0 52 0 52
Documents papiers Protégé B 0 52 0 52
Documents papiers Secret et Très secret 52 0 0 52

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