Rapport annuel au Parlement concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

1. Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) protège la vie privée des citoyens et des résidents permanents du Canada contre l’utilisation et la communication non autorisées de renseignements personnels les concernant qui relèvent des institutions fédérales. En vertu de cette loi, les personnes ont également le droit d’accéder à ces renseignements et de rectifier tout renseignement personnel inexact les concernant. En outre, la LPRP régit la façon dont le gouvernement recueille, entrepose, élimine, utilise et communique des renseignements de cette nature.

Aux termes de l’article 72 de la LPRP, le responsable de chaque institution fédérale doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l’application de la loi durant l’exercice. Le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile a délégué l’application de la LPRP, y compris la production du rapport annuel, au commissaire du Service correctionnel du Canada (SCC).

Le présent rapport décrit la façon dont le SCC s’est conformé à la LPRP au cours de la période de référence, soit du 1er avril 2021 au 31 mars 2022.

2. Structure organisationnelle

2.1 À propos du Service correctionnel du Canada

Aux termes de la loi, le système correctionnel fédéral a pour but de « contribuer au maintien d’une société juste, vivant en paix et en sécurité, d’une part, en assurant l’exécution des peines de deux ans et plus par des mesures de garde et de surveillance sécuritaires et humaines, et d’autre part, en aidant au moyen de programmes appropriés dans les pénitenciers ou dans la collectivité, à la réadaptation des délinquants et à leur réinsertion sociale à titre de citoyens respectueux des lois ». (Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition, art. 3)

Le SCC travaille en étroite collaboration avec ses partenaires du portefeuille de la Sécurité publique, y compris la Gendarmerie royale du Canada (GRC), la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC), l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) et les organismes de surveillance, dont le Bureau de l’enquêteur correctionnel (BEC).

2.2 La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relève du directeur général de la Direction des droits, des recours et des résolutions du Secteur des politiques. Elle comporte huit unités :

• Réception, traitement et conservation (équipe administrative de l’AIPRP)
• Activités d’accès à l’information
• Activités en matière de protection des renseignements personnels
• Politiques et gouvernance
• Divulgation et application de la loi
• Transformation de l’AIPRP (arriéré)
• Numérisation et relations avec les intervenants
• Conformité stratégique, rapports et gestion des clients

L’Unité de réception, de traitement et de conservation (URTC) voit au traitement des demandes reçues, à la rédaction de la correspondance courante, à l’attribution des tâches de récupération, à l’assurance de la qualité du processus de l’AIPRP, à la préparation des renseignements à communiquer, au traitement des appels reçus au numéro sans frais de l’AIPRP, et au soutien général au bureau de l’AIPRP.

L’équipe des activités d’accès à l’information est chargée d’examiner les dossiers, de mener des consultations, d’appliquer les exceptions et les exclusions, de préparer des renseignements à communiquer pour les demandeurs et de traiter les plaintes provenant du Commissariat à l’information (CI).

L’équipe des activités en matière de protection des renseignements personnels traite les demandes officielles et non officielles en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) et répond aux plaintes du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP). Le personnel régional affecté à l’AIPRP travaille avec cette équipe pour le traitement accéléré des dossiers. Cette équipe est organisée en trois équipes :

1. L’équipe des services d’urgence liés aux demandes de renseignements personnels est chargée de répondre aux demandes officielles urgentes de renseignements personnels (p. ex. les documents demandés par les délinquants/demandeurs en vue d’une prochaine audience de libération conditionnelle, d’un procès ou de toute autre procédure judiciaire où le temps presse).
2. L’équipe de traitement accéléré des dossiers est chargée d’examiner les dossiers des délinquants liés aux soins de santé, à l’emploi, à l’admission et à la libération, aux visites et à la correspondance, à l’éducation et à la formation, et aux griefs.
3. L’équipe des plaintes relatives aux demandes de renseignements personnels est chargée de répondre aux plaintes pour retard reçues par le CPVP et aux demandes de contrôle judiciaire liées à ces plaintes.

L’Unité des politiques et de la gouvernance (UPG) agit à titre de point de contact unique pour la protection des renseignements personnels au sein du SCC. Elle élabore des politiques, des lignes directrices, des outils et des procédures en matière de protection des renseignements personnels pour répondre aux exigences de l’AIPRP au sein du SCC. De plus, l’unité fournit des conseils, une orientation et un soutien concernant la législation sur l’AIPRP et les politiques connexes; favorise la sensibilisation à la protection des renseignements personnels; gère les atteintes à la vie privée et toute plainte de collecte, d’utilisation et de communication inappropriée déposée auprès du CPVP. L’unité supervise également les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP); examine les protocoles d’entente, les ententes sur l‘échange de renseignements, les contrats, les formulaires et les directives du commissaire; et dispense une formation en matière de protection des renseignements personnels. L’UPG est également responsable de l’examen non officiel des rapports disciplinaires, de harcèlement et de violence au travail pour le ministère. Cela inclut également les demandes complexes de renseignements personnels concernant les enquêtes et d’autres dossiers sensibles.

L’équipe chargée de la divulgation et de l’application de la loi supervise également les dossiers de demandes en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP, y compris les dossiers de litige, les requêtes de désignation de délinquants dangereux et les ordonnances de surveillance de longue durée et autres questions à des fins judiciaires ainsi que les enquêtes en cours. Cette équipe a été créée au cours du dernier trimestre de l’exercice financier et est supervisée par l’UPG. Il est prévu que cette équipe soit pleinement opérationnelle d’ici la fin du mois d’août 2022.

Les équipes de transformation de l’AIPRP (équipes chargées de l’arriéré) sont responsable du traitement des dossiers de l’arriéré de l’AIPRP au SCC, y compris l’évaluation des domaines d’activités de l’AIPRP qui pourraient être rationalisés afin de favoriser l’efficacité du traitement des demandes actuelles et de prévenir l’arriéré futur des demandes.

L’équipe de numérisation et de relations avec les intervenants est responsable de l’initiative de numérisation et de modernisation de l’AIPRP du SCC, y compris la mise à profit des nouvelles technologies et la numérisation du processus d’AIPRP au sein du SCC.

L’équipe de conformité stratégique, des rapports et de la gestion des clients (CSRGC) est responsable de la collecte, de l’analyse et de la présentation d’information à l’aide de divers moteurs de recherche et outils de données pour aider l’AIPRP à satisfaire aux exigences en matière de rapports et de taux de conformité. Lorsqu’elle sera pleinement opérationnelle à l’automne 2022, cette équipe sera également chargée de gérer les relations du SCC en matière d’AIPRP avec ses clients et de promouvoir et de favoriser une culture de satisfaction des clients au sein de la Division de l’AIPRP du SCC.

En outre, chaque secteur, région, établissement, district, bureau de libération conditionnelle et centre correctionnel communautaire compte un agent de liaison de l’AIPRP, qui aide la Division nationale de l’AIPRP à s’acquitter de ses responsabilités générales.

Au cours du prochain exercice financier, l’AIPRP continuera de renforcer ses capacités, notamment par l’ajout d’une équipe chargée de l’accès, d’équipes chargées de la protection des renseignements personnels, de deux équipes dédiées à l’examen des rapports disciplinaires, de harcèlement et de violence au travail et des demandes officielles connexes en matière de protection des renseignements personnels, et d’un plus grand nombre d’employés pour le travail sur les politiques.

Au cours de l’exercice 2021-2022, 84 employés se sont consacrés aux activités de protection des renseignements personnels répartis de la manière suivante :

• 79 employés à temps plein;
• 4 employés à temps partiel et occasionnels;
• 1 membres du personnel régional.

2.3 Initiatives et priorités

Le SCC est une grande organisation qui emploie environ 18 000 employés au Canada et gère une moyenne annuelle de 21 000 délinquants. Les demandes de renseignements personnels représentent la plus grande partie du travail de la Division de l’AIPRP au SCC, soit plus de 90 % de la charge de travail totale, tandis que les demandes d’accès représentent environ 10 % de toutes demandes d’AIPRP. Les délinquants et leurs représentants légaux présentent 67 % des demandes de renseignements personnels.

À l’instar de plusieurs établissements fédéraux, le SCC a dû faire face à de nombreux défis impérieux qui se sont considérablement accrus au cours des cinq derniers exercices. Cependant, le SCC a pris des mesures importantes et lancé de nombreuses initiatives en vue de relever ses défis et de mieux positionner l’AIPRP pour l’avenir. Au début de l’exercice financier 2021-2022, le SCC a élaboré un Plan d’action stratégique très ambitieux dont les objectifs sont les suivants :

1. Augmenter graduellement les taux de conformité à la LAI et à la LPRP afin d’atteindre les normes de conformité du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT);
2. Améliorer la satisfaction de la clientèle;
3. S’assurer que la production dépasse les demandes;
4. Minimiser et ultimement éliminer l’arriéré existant;
5. Maintenir la productivité afin de prévenir l’accumulation de demandes à l’avenir;
6. Prendre des mesures pour devenir un employeur de choix et un chef de file dans la communauté de l’AIPRP.

Plus de détails sur le Plan d’action stratégique du SCC sont présentés ultérieurement dans le rapport. Entre-temps, voici quelques-uns des défis auxquels le SCC est confronté depuis quelques années :

• Un arriéré persistant : actuellement 8,4 millions de pages. Une moyenne de 2 millions de pages (7 000 demandes) reçues annuellement. En moyenne, le SCC n’a pu traiter qu’environ la moitié de cette quantité avec l’effectif dont il disposait avant 2021-2022.
• Un nombre élevé de dossiers en attente, dont certains remontent à 2013.
• Une augmentation exponentielle (4 541 %) des demandes d’examen de dossiers à risque élevé et sensibles (p. ex. dossiers de litige) – les dossiers à risque élevé et sensibles représentent environ 21 % de la charge de travail totale.
• Un nombre disproportionnellement faible d’employés pour répondre aux demandes (54 équivalents temps plein [ETP] avant 2021-2022).
• Des demandes de plus en plus complexes, à multiples facettes, interdépendantes (plusieurs demandes soumises par le même demandeur – principalement de la part des délinquants ou de leurs avocats).
• Un intérêt limité de la part des délinquants à faire appel à leur équipe de gestion de cas comme source immédiate de demande de renseignements sur leur dossier, ce qui entraîne des demandes de renseignements officielles à l’AIPRP.
• Des défis technologiques (p. ex. le serveur Protégé B ne convient pas aux documents Protégé C ou Secret et les détenus n’ont pas accès à Internet).
• Un roulement élevé du personnel en raison d’une lourde charge de travail, d’un niveau de stress intense et de multiples priorités concurrentes.
• Des problèmes de maintien en poste en raison du recours à des contrats à court terme avant 2021-2022 pour augmenter l’effectif.
• Une pénurie d’experts en AIPRP dans l’ensemble de la communauté fédérale, ce qui entraîne une concurrence avec d’autres employeurs et la communauté de l’AIPRP, tant dans les organismes publics que privés.

Compte tenu de la nécessité de relever ces défis et de favoriser un environnement pour soutenir la capacité du SCC à se conformer à ses obligations législatives, le SCC a recentré ses activités pour répondre à ses exigences en matière d’AIPRP par les mesures suivantes :

1. Financement temporaire visant à accroître la production

De 2017-2018 à 2020-2021, l’AIPRP du SCC a mis en œuvre et examiné de nombreuses initiatives visant à relever ses défis qui sont décrits dans ses rapports annuels précédents. Au cours de cette période, l’AIPRP du SCC a commencé à créer un environnement de travail conçu pour accroître son avantage concurrentiel. Ainsi, il a réussi à augmenter son effectif global sur une base temporaire et permanente. En plus de ses 54 ETP, son effectif occasionnel se composait d’un nombre croissant de personnes qui étaient embauchées comme employés occasionnels/à durée déterminée/à temps partiel ou comme consultants, afin d’exécuter des travaux sur une base non permanente et par projet, ainsi que pour augmenter la production globale et réduire l’arriéré.

Au cours de la même période, la Division de l’AIPRP a également continué de gérer de nombreuses priorités concurrentes, notamment un nombre croissant de demandes liées à des procédures judiciaires, qui sont de nature délicate et urgente. Pour gérer son arriéré et ses nombreuses priorités concurrentes, l’AIPRP du SCC a utilisé ses ressources de la manière la plus efficace et la plus stratégique possible. Par conséquent, il s’est concentré sur le développement d’indicateurs de rendement efficaces, qui ont aidé à identifier les principales priorités stratégiques, à créer des équipes spécialisées et à réaffecter les ressources en conséquence.

Afin d’atténuer les risques les plus importants pour l’organisation, l’AIPRP du SCC a identifié cinq priorités stratégiques clés et s’y est attelé :

1. Les dossiers sensibles et à risque élevé (p. ex. les plaintes faisant l’objet d’une enquête par les commissaires à l’information et à la protection de la vie privée; les contrôles judiciaires; les ordonnances judiciaires; les litiges; les rapports d’enquête sur les mesures disciplinaires, le harcèlement et la violence au travail);
2. La mise en œuvre d’une approche accélérée pour les demandes de renseignements personnels;
3. Les demandes de renseignements personnels en cours (afin de respecter les délais législatifs pour les dossiers relatifs aux soins de santé);
4. L’accélération de la transmission des demandes lorsqu’un examen rapide est possible;
5. La mise en œuvre d’un processus de communication non officielle au niveau le plus bas (niveaux régional et local).

À ce jour, les efforts décrits ci-dessus ont donné lieu à quatre résultats principaux :

1. Des équipes spécialisées au sein de la Division de l’AIPRP ont été créées pour se concentrer sur les principaux domaines stratégiques prioritaires susmentionnés. Avec le temps, elles ont maintenant développé un certain niveau de spécialisation qui contribue fortement à améliorer la rapidité des réponses, à faciliter la cohésion et à garantir des méthodes d’examen meilleures et plus cohérentes.
2. Le SCC a constaté une augmentation d’environ 30 % de la production totale (1,3 million de pages en 2019-2020, contre un million de pages en 2018-2019).
3. Au cours de l’exercice 2019-2020, avec les ressources temporaires additionnelles, il convient de souligner une augmentation de 281 % de la production des dossiers d’accès à l’information (Sources : Tableau de bord de l’AIPRP au 2021-02-23 et Statistiques clés de février 2021).
4. La Division de l’AIPRP a considérablement réduit les demandes d’accès en souffrance d’au moins 45 % (470 193 pages à 257 230 pages) (Sources : Tableau de bord de l’AIPRP au 2021-02-23 et Statistiques clés de février 2021).

Malgré le fait que les stratégies susmentionnées ont donné des résultats très positifs, en particulier au cours de l’exercice 2019-2020, il est devenu évident que le SCC devait adopter un plan plus robuste afin de traiter son arriéré existant et qui continue de croître de façon exponentielle. Pour satisfaire à toutes les exigences légales en vertu de la LPRP et de la LAI, le SCC devait adopter une solution permanente et à long terme. S’appuyant sur les résultats intermédiaires de ces activités, le SCC a renforcé ses actions et a élaboré un plan concret et tangible avec le Plan d’action stratégique 2021.

2. Le Plan d’action stratégique 2021 :

À la lumière de ce qui précède, au cours de l’exercice 2021-2022, le SCC a élaboré un Plan d’action stratégique visant à aborder tous les problèmes/défis décrits ci-dessus de manière plus permanente. Le Plan d’action stratégique global est axé sur quatre piliers : (1) Nos ressources et notre personnel; (2) Notre infrastructure; (3) Notre culture et nos pratiques; et (4) Nos résultats.

Ces quatre piliers identifient diverses possibilités pour (i) des ressources supplémentaires, notamment en tirant parti de partenariats avec le milieu universitaire; (ii) travailler avec nos experts en gestion de l’information afin de renforcer nos capacités technologiques en vue de numériser entièrement nos processus d’AIPRP; (iii) promouvoir une culture axée sur la satisfaction de la clientèle; et (iv) assurer la responsabilisation à l’égard de résultats durables et en temps opportuns.

Pilier n° 1 : Nos ressources et notre personnel

L’amélioration du respect des obligations découlant de la LPRP et de la LAI est une des priorités du SCC L’organisation a prévu qu’elle aura besoin d’environ 130 ETP afin de respecter toutes ses obligations en vertu des deux lois. Au cours de l’exercice 2021-2022, l’AIPRP du SCC a déjà obtenu des ressources humaines et financières pour le programme/la fonction d’AIPRP du SCC afin de permettre une augmentation progressive de sa production et de ses taux de conformité aux deux lois. Ainsi, au cours de l’exercice 2021-2022, le SCC a augmenté sa capacité de 54 à environ 88 ETP. Au cours de l’exercice 2022-2023, l’AIPRP du SCC continuera de mettre l’accent sur l’embauche du personnel supplémentaire indispensable nécessaire pour respecter ses obligations légales en vertu de la législation sur l’AIPRP.

Afin d’offrir des normes de service de haute qualité aux Canadiens et aux délinquants, la Division de l’AIPRP doit être en mesure de recruter les bonnes personnes pour le travail à accomplir. Pour surmonter la pénurie d’experts en AIPRP dans la communauté, le SCC a embauché et formé des personnes possédant des compétences transférables qui souhaitent faire carrière dans la fonction publique et l’AIPRP. À cet effet, le SCC accroît sa présence dans les universités et les collèges locaux en vue de recruter des étudiants intéressés à poursuivre une carrière en AIPRP au SCC.

Le SCC souhaite également se positionner comme un employeur de choix. C’est pourquoi l’AIPRP du SCC porte également son attention sur la formation continue et le bien-être de son personnel. Il s’agit notamment de doter le personnel d’outils appropriés, et de former et d’encadrer les analystes afin d’accroître leurs connaissances en matière d’application des lois.

L’AIPRP du SCC utilise également la gestion des talents pour investir dans la ressource la plus importante de l’organisation : son personnel. À cette fin, le SCC peut recruter des candidats possédant des compétences très recherchées et offrir des possibilités d’apprentissage et de perfectionnement continus. Cela permettra aussi de reconnaître le mérite des membres de l’équipe et les encouragera à progresser au sein de l’organisation. La gestion des talents est l’un des nombreux outils que l’AIPRP du SCC utilise pour recruter, maintenir en poste et perfectionner un effectif aussi productif que possible et susceptible de rester au sein de l’organisation à long terme.

Tout aussi important est le fait que l’AIPRP du SCC s’affaire à créer un programme de perfectionnement destiné aux analystes de l’AIPRP. Parallèlement, le SCC se concentre sur la promotion du bien-être du personnel et s’assure qu’il bénéficie d’un soutien approprié en matière de santé mentale et physique pour gérer les exigences de ses tâches et fonctions.

Pilier n° 2 : Nos infrastructures

Parallèlement aux investissements dans les ressources et le personnel, le SCC met également l’accent sur la modernisation de son infrastructure afin de suivre l’évolution de l’environnement de l’AIPRP et des défis qui y sont associés.

Une équipe de spécialistes, dirigée par un directeur adjoint, Numérisation et relations avec les intervenants, est responsable de l’initiative de numérisation et de modernisation de l’AIPRP du SCC. Le SCC tirera parti de la technologie pour rationaliser le processus d’AIPRP. Par exemple, à titre de mesure provisoire, le SCC a travaillé avec ses experts en sécurité préventive pour utiliser son réseau de renseignement de sécurité (SiNET) comme plateforme de collecte de documents Protégé C lorsqu’il doit traiter des demandes de renseignements provenant de tribunaux et d’organismes d’application de la loi. Les leçons apprises dans le cadre du projet provisoire aideront à la mise en œuvre d’une initiative de numérisation robuste à l’avenir, y compris l’accès à un serveur secret permettant de gérer et de traiter correctement et efficacement les documents Secret et Protégé C.

Étant donné que les délinquants représentent la majorité de la charge de travail liée à la protection des renseignements personnels – les délinquants et leurs représentants légaux sont à l’origine de 67 % des demandes de renseignements personnels – le SCC étudiera la possibilité de mettre en œuvre un portail destiné aux délinquants. Cette option présente de nombreux avantages, notamment : (1) fournir aux détenus un accès à la technologie avec la possibilité de soumettre leurs demandes d’AIPRP par voie électronique; (2) réduire les délais de réception des demandes des délinquants; (3) réduire/éliminer la quantité de papier utilisée pour imprimer les renseignements relatifs à la libération afin de les remettre aux délinquants; et (4) réduire considérablement les coûts d’envoi et les délais de remise des documents aux délinquants.

Pilier n° 3 : Notre culture et nos pratiques

De la demande initiale d’AIPRP à la divulgation finale, les pratiques du SCC doivent incarner une culture de responsabilité et de satisfaction du client. Pour atteindre cet objectif, le SCC continuera d’entretenir des relations étroites avec les principales organisations externes et de se tenir au courant des meilleures pratiques, notamment en améliorant notre engagement et nos consultations avec les Commissariats à la protection de la vie privée et à l’information et le Bureau du dirigeant principal de l’information du SCT.

Le SCC favorisera également une culture du droit d’accès et de la satisfaction des clients. Ce changement de culture encouragera les employés à reconnaître le droit des personnes d’accéder à leurs renseignements personnels et le devoir du SCC d’améliorer la responsabilisation et la transparence du gouvernement. Le SCC renforcera également la collaboration avec les demandeurs d’AIPRP afin d’obtenir rapidement des éclaircissements au besoin et de minimiser les retards dans le traitement de leurs demandes.

Afin de servir ses clients au mieux de ses capacités, la Division de l’AIPRP explorera également des moyens de traiter les demandes plus efficacement. À cette fin, nous consulterons davantage les bureaux de première responsabilité (BPR) pour recueillir et évaluer les renseignements afin de répondre rapidement aux besoins des demandeurs.

De plus, grâce à des ressources supplémentaires, les équipes de l’AIPRP pourront jouer un rôle clé et proactif dans l’orientation, la formation et la sensibilisation afin de minimiser les risques juridiques et les atteintes à la vie privée au sein de l’organisation. Ce faisant, l’AIPRP du SCC collaborera avec les comités de gestion régionaux, les comités de gestion des établissements, les comités exécutifs, ainsi que les secteurs et les régions en vue de partager les meilleures pratiques en matière de protection des renseignements personnels et d’apporter la sensibilisation nécessaire dans les domaines de la protection des renseignements personnels et de l’accès à l’information.

Pilier n° 4 : Nos résultats

La Division de l’AIPRP se positionne non seulement pour devenir un employeur de choix, mais aussi pour être perçue comme un chef de file, un modèle et un fleuron de la communauté de l’AIPRP. L’AIPRP du SCC s’engage donc à accroître les taux de conformité à la LPRP et à la LAI au fil du temps, dans le but d’atteindre les normes de conformité du SCT. Il est très confiant que ces trois objectifs seront atteints lorsque son Plan d’action stratégique sera pleinement mis en œuvre - les résultats préliminaires positifs et très prometteurs obtenus en 2021-2022 suggèrent effectivement que le SCC est sur la bonne voie.

Résultats préliminaires positifs et prometteurs :

La phase 1 du Plan d’action stratégique 2021 impliquait, entre autres, la création de nouvelles équipes dont les équipes de transformation de l’arriéré, l’équipe de numérisation et des relations avec les intervenants et les équipes de divulgation et d’application de la loi (EDAL).

La création des équipes chargées de l’arriéré a donné des résultats positifs avec une augmentation d’environ 133 % de la production en 2021-2022 (d’environ 936 083 pages terminées en 2020-2021 à environ 2 177 848 pages terminées en 2021-2022) (Sources : Tableau de bord de l’AIPRP 2022-04-04 et Tableau de bord de l’AIPRP 2022-07-05). Par ailleurs, il convient de noter que pour la première fois depuis 2013-2014, le nombre total de pages terminées a dépassé le nombre total de pages reçues (2,1 millions de pages terminées en 2021-2022 contre 2 millions de pages reçues) (Source : Tableau de bord de l’AIPRP 2022-04-04). Le SCC s’efforcera de minimiser et d’éliminer les demandes existantes au cours des trois prochaines années, et s’efforcera de maintenir la productivité afin d’éviter de générer de futurs arriérés.

4.3 Exceptions et exclusions

La majorité des exceptions invoquées par le SCC relevaient des trois articles suivants de la LPRP :

• l’article 19 a été invoqué dans 799 cas (16 %) pour protéger des renseignements obtenus à titre confidentiel;
• l’article 22 a été invoqué dans 1 698 cas (34 %) pour protéger des renseignements concernant des enquêtes et le travail des forces publiques;
• l’article 26 a été invoqué dans 2 263 cas (46 %) pour protéger des renseignements personnels.

Voici une ventilation complète des exceptions invoquées au cours de la présente période de référence :

4.8 Nombre de plaintes actives en attente

Pendant la présente période de référence, le SCC a reçu un total de 143 plaintes, une diminution de 65 % du nombre de plaintes reçues au cours du dernier exercice (411 plaintes en 2020-2021). De ces 143 plaintes, 58 sont restées actives et ont été reportées au prochain exercice 2022-2023. Les autres plaintes reportées au prochain exercice comprennent 15 plaintes reçues au cours de l’exercice 2020-2021, 4 plaintes reçues en 2019-2020, 6 plaintes reçues en 2018-2019, 13 plaintes reçues en 2017-2018, et 1 plainte reçue en 2016- 2017. Au total, 97 plaintes étaient donc toujours actives au 31 mars 2022. Enfin, un total de 173 conclusions ont été émises.

La majorité des plaintes en protection des renseignements personnels reçues dans la période de référence ont trait au non-respect des délais prescrits, suivi du refus d’accès à l’information.

4.9 Consultations d’autres institutions et organismes

Une partie de la charge de travail de la Division de l’AIPRP consiste à participer à des consultations en réponse à des demandes officielles reçues par d’autres institutions et organismes. Le SCC collabore étroitement avec ses partenaires du portefeuille de la Sécurité publique, comme l’ASFC, la GRC, le SCRS et la CLCC, afin de donner suite aux demandes de consultation dans un délai convenable. Le SCC est consulté sur des sujets comme les affaires judiciaires, les griefs des délinquants, les questions soulevées par le BEC, les dossiers des délinquants et les personnes expulsées.

Au cours de l’exercice 2021-2022, la Division de l’AIPRP a reçu un total de 20 demandes de consultation d’autres institutions gouvernementales et organismes, et a commencé l’exercice 2021-2022 avec 14 consultations supplémentaires reportées de l’exercice précédent 2020-2021.

4.10 Divulgations effectuées en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2021-2022, le SCC a effectué 119 divulgations en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la LPRP.

4.11 Demandes non officielles

Au cours de la période de référence, le SCC a reçu 408 demandes non officielles, et 156 demandes de la période précédente ont été reportées, ce qui représente un total de 564 demandes non officielles à traiter en 2021-2022. Ces demandes portaient notamment sur :

• la divulgation de renseignements par des moyens informels, dans la mesure du possible;
• le traitement de demandes en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP, à l’exception des alinéas 8(2)e) et m).

Au total, 381 demandes non officielles ont été réglées pendant l’exercice 2021-2022, avec un total de 260 360 pages communiquées.

De plus, l’UPG a examiné les dossiers de manière non officielle pour le SCC en gardant l’esprit de la Loi au premier plan, y compris les rapports disciplinaires, de harcèlement et de violence au travail, les ententes et les protocoles d’entente sur l’échange de renseignements, les contrats, les directives du commissaire et les formulaires. L’UPG a traité 540 de ces demandes, totalisant 39 709 pages examinées et 27 159 pages communiquées.

4.12 Répercussions de la COVID-19

À l’exception d’une période de quatre semaines entre le 22 janvier 2022 et le 23 février 2022, lorsque le « Convoi de la liberté » était en cours, les activités de l’AIPRP n’ont pas été affectées au cours de cette période de rapport; cependant, le traitement des documents Protégé C est resté un défi, car ils ne peuvent pas être examinés à distance. Le personnel a dû se rendre au bureau pour traiter ces dossiers, ce qui a entraîné des retards.

5. Formation et sensibilisation

L’UPG joue un rôle fondamental dans l’élaboration et la prestation de séances de formation à l’intention du personnel de l’AC, des administrations régionales et des établissements partout au Canada, ainsi que des employés de l’AIPRP, en ce qui concerne les questions liées à l’AIPRP.

En 2021-2022, la Division de l’AIPRP n’a pas offert de séances de formation et de sensibilisation. Cette situation est attribuable aux défis engendrés par la pandémie, à l’arriéré de demandes et à la lourde charge de travail qui en découle, et à l’augmentation des priorités urgentes et concurrentes. Alors que l’AIPRP du SCC est en train de renforcer ses capacités, nous avons l’intention de reprendre la formation une fois que le personnel supplémentaire sera intégré.

L’UPG continue de prodiguer des conseils et de répondre aux questions et aux préoccupations concernant, entre autres, la formation, les politiques, les lignes directrices et les interprétations des lois par le biais de son compte de courriel générique. Grâce à l’utilisation de ces comptes de courriel, le personnel du SCC dispose d’un point de contact unique pour accroître sa connaissance des dispositions législatives liées à l’AIPRP et aux politiques connexes.

6. Politiques, lignes directrices et procédures

Au cours de la dernière année, la Division de l’AIPRP a poursuivi la mise à jour des lignes directrices et des procédures internes selon les besoins, notamment :

• en continuant à travailler avec les Couronnes provinciales pour achever le protocole d’entente visant la simplification du processus en réponse aux poursuites judiciaires concernant la désignation de délinquants dangereux et les ordonnances de surveillance de longue durée ;
• en continuant à participer au groupe de travail sur la modernisation de la LPRP ;
• en veillant à ce que les renseignements de l’AIPRP sur les sites intranet et Internet du SCC soient tenus à jour ;
• en mettant à jour des lignes directrices internes sur les atteintes à la vie privée et des lignes directrices sur l’EFVP ;
• en collaborant avec les relations de travail pour mettre à jour le Guide de discipline du gestionnaire afin de s’assurer que la protection des renseignements personnels y est intégrée ;
• en collaborant avec le MJ afin de rationaliser les processus d’échange de renseignements à des fins de litige ;
• en produisant des rapports statistiques en réponse aux demandes formulées en vertu de la LPRP en vue d’assurer l’exactitude de l’information et une meilleure coordination ;
• en simplifiant les procédures d’exploitation.

7. Plaintes, enquêtes de conformité et audits

Par suite des enquêtes, des recommandations et du nombre de plaintes en matière de protection des renseignements personnels reçues (et reportées) du CPVP, la Division de l’AIPRP du SCC a entrepris plusieurs mesures stratégiques au cours de l’exercice 2021-2022. Par exemple :

• La Division de l’AIPRP continue d’accorder la priorité à la rapidité du traitement des demandes. La Division continue de renforcer ses ressources humaines et d’affecter du personnel à l’élimination de l’arriéré.
• La Division de l’AIPRP a travaillé en étroite collaboration avec les bureaux de première responsabilité afin de résoudre les plaintes et mettre en œuvre les mesures correctives nécessaires.
• La Division de l’AIPRP a travaillé en étroite collaboration avec le CPVP sur les plaintes en suspens et poursuivra ce travail en priorité au cours du nouvel exercice financier.
• La Division de l’AIPRP a continué d’avoir recours à un coordonnateur des plaintes de division afin de pouvoir collaborer étroitement avec le CPVP pour répondre aux demandes de renseignements et aux plaintes officielles à partir d’un point de contact unique.

Aucun audit n’a été entrepris au cours du présent exercice.

Le SCC a reçu 19 nouvelles plaintes concernant la collecte, l’utilisation et la communication inappropriées de renseignements personnels – 10 plaintes ont été reportées des exercices antérieurs. Au cours de cet exercice, 16 plaintes ont été closes et 13 ont été reportées à l’exercice 2022-2023, dont 11 sont en attente d’une décision du Commissariat.

8. Surveillance de la conformité

La Division de l’AIPRP produit régulièrement des rapports sur AccessPro Case Management afin de surveiller les dates d’échéance et de gérer sa charge de travail dans le but ultime de respecter les délais prescrits par la loi. Un rapport a également été créé pour assurer la surveillance des plaintes en suspens reçues par le CPVP, lequel est transmis au directeur de la Division de l’AIPRP toutes les deux semaines.

La Division de l’AIPRP livre à la haute direction du SCC un rapport hebdomadaire qui couvre différentes questions dont le nombre de demandes reçues, réglées et en suspens.

Outre ces rapports, l’URTC surveille et trie activement les demandes reçues, informe régulièrement la haute direction de toute nécessité de réévaluer les priorités et redistribue la charge de travail pour améliorer les résultats.

9. Atteintes importantes à la vie privée

Au cours de la période de référence 2021-2022, la Division de l’AIPRP a signalé au CPVP et au SCT 36 atteintes importantes à la vie privée. Ces atteintes consistaient en la divulgation de renseignements personnels (1) en raison d’une erreur humaine; (2) à des tiers; (3) par l’accès électronique à des renseignements sans le besoin de connaître; (4) par suite du vol ou de la perte de dossiers ou de biens électroniques.

Le SCC prend très au sérieux les atteintes à la vie privée et continue de sensibiliser le personnel sur la protection des renseignements personnels comme suit :

• la formation comprend toujours un volet exhaustif sur les atteintes à la vie privée ;
• on rappelle continuellement au personnel son obligation de protéger les renseignements personnels et d’adopter des approches qui tiennent compte de la vie privée au travail ;
• la Division de l’AIPRP continue de revoir avec tous les agents de liaison et la direction les exigences en matière de rapports, la mise en œuvre de mesures correctives et la prévention ;
• l’AIPRP du SCC a tiré parti de ses relations avec le CPVP et le SCT afin de fournir une expertise spécialisée à la haute direction en ce qui concerne la protection des renseignements personnels, notamment en offrant une séance d’information portant sur les atteintes dans l’une de nos régions;
• l’AIPRP continue de surveiller les rapports de situation quotidiens, afin de s’assurer que toutes les atteintes à la vie privée ont été signalées conformément aux Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée du SCT ainsi que les Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée du SCC.

10. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Conformément à la politique du SCT, le SCC entreprend des EFVP pour s’assurer que les programmes, les initiatives et les projets nouveaux ou remaniés qui prévoient la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de renseignements personnels sont conformes à la LPRP.

Au cours de l’exercice 2021-2022, une EFVP a été réalisée - le Centre national d’interception (CNI).

Le CNI est une initiative dirigée par notre Division de la sécurité préventive et du renseignement afin de centraliser les activités d’interception à l’AC du SCC. Il a été créé pour assurer la surveillance, l’administration et la gouvernance à l’échelle nationale, réduisant ainsi les risques organisationnels. Il permettra d’exploiter plus efficacement les renseignements obtenus à partir des communications interceptées pour assurer la sécurité de l’établissement et la sécurité de toute personne.

Un résumé complet de l’EFVP est disponible sur notre site Web.

11. Communication pour des raisons d’intérêt public

L’alinéa 8(2)m) de la LPRP autorise la communication de renseignements personnels dans les cas où des raisons d’intérêt public justifieraient clairement une éventuelle violation de la vie privée, ou dans les cas où la personne dont les renseignements sont communiqués en tirerait un avantage certain.

Au cours de l’exercice 2021-2022, le SCC a fait 11 communications en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la LPRP. 10 des communications pour des raisons d’intérêt public ont été faites aux membres de la famille ou aux proches parents à la suite du décès d’un être cher pendant qu’il était sous la garde et les soins du SCC. Le CPVP a été avisé avant que toutes les communications ne soient faites. La communication restante a été faite à d’autres autorités et était liée à la divulgation de renseignements personnels d’un délinquant incarcéré dans un autre pays.

12. Cour fédérale

La Division de l’AIPRP a reçu dans la période de référence 5 avis relatifs à des requêtes de révision judiciaire, la plupart découlant de plaintes formulées par le CPVP pour non-respect des délais prescrits.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Arrêté de délégation vertu de la Loi protection des renseignements personnels

En vertu de l’article 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministre de la Sécurité publique délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, ou aux personnes occupant a titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable du Service correctionnel du Canada, investi par les dispositions de la Loi ou de ses règlements mentionnés en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Service correctionnel Canada

Période d'établissement de rapport : 2021-04-01 au 2022-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

1.2 Mode des demandes

Section 2 : Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

Section 3 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptionss

3.3 Exclusions

3.4 Format des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par dispositions des demandes

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par dispositions des demandes

3.5.7 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 : Prorogations

6.1 Motifs des prorogations

6.2 Durée des prorogations

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 : Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution et centraux

Section 11 : Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalée

11.2 Atteintes à la vie privée signalée non-substantielles

Section 12 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts répartis

12.2 Ressources humaines

Annexe C : 2021-2022 Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Service correctionnel Canada

Période d’établissement :2021-04-01 au 2022-03-31

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux.

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papiers à différents niveaux de classification.

2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques à différents niveaux de classification.

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes sur Loi sur l’accès à l’information

3.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

3.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l'information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

4.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

4.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 5 : Numéro d'assurance social (NAS)