Rapport annuel au Parlement concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels 2022 à 2023

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• Liste des acronymes
• Liste des figures
• Liste des tableaux

• 1. Introduction
• 2. Structure organisationnelle
  
  • 2.1 À propos du service correctionnel du Canada
  • 2.2 La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
  • 2.3 Initiatives et priorités
• 3. Ordonnance de délégation de pouvoirs
• 4. Rendement en 2022 à 2023
  
  • 4.1 Demandes traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • 4.2 Issue des demandes
  • 4.3 Exceptions et exclusions
  • 4.4 Prorogations
  • 4.5 Délai de traitement
  • 4.6 Refus présumés
  • 4.7 Nombre de demandes actives en attente
  • 4.8 Nombre de plaintes actives en attente
  • 4.9 Consultations par d’autres institutions et organismes
  • 4.10 Communications effectuées en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • 4.11 Demandes informelles
  • 4.12 Répercussions de la COVID-19
• 5. Formation et sensibilisation
• 6. Politiques, lignes directrices et procédures
• 7. Plaintes, enquêtes de conformité et audits
• 8. Plaintes, enquêtes de conformité et audits
• 9. Surveillance de la conformité
• 10. Atteintes importantes à la vie privée
• 11. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
• 12. Communication pour des raisons d’intérêt public
• 13. Cour fédérale

• Annexe A: Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Annexe B: Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexe C: 2022-2023 Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Liste des acronymes

Liste des figures

Liste des tableaux

1. Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) protège la vie privée des citoyens et des résidents permanents du Canada contre l’utilisation et la communication non autorisées de renseignements personnels les concernant qui relèvent des institutions fédérales. En vertu de cette loi, les personnes ont également le droit d’accéder à ces renseignements et de rectifier tout renseignement personnel inexact les concernant. En outre, la LPRP régit la façon dont le gouvernement recueille, entrepose, élimine, utilise et communique des renseignements de cette nature.

Aux termes de l’article 72 de la LPRP, le responsable de chaque institution fédérale doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l’application de la loi durant l’exercice. Le ministre de Sécurité publique, des Institutions démocratiques et des Affaires intergouvernemental a délégué l’administration de la LAI, y compris la présentation du rapport annuel, à la commissaire du Service correctionnel du Canada (SCC).

Le présent rapport décrit la façon dont le SCC s’est conformé à la LPRP au cours de la période de référence, soit du 1er avril 2022 au 31 mars 2023.

2. Structure organisationnelle

2.1 À propos du service correctionnel du Canada

Aux termes de la loi, le système correctionnel fédéral a pour but de « contribuer au maintien d’une société juste, vivant en paix et en sécurité, d’une part, en assurant l’exécution des peines de deux ans et plus par des mesures de garde et de surveillance sécuritaires et humaines, et d’autre part, en aidant au moyen de programmes appropriés dans les pénitenciers ou dans la collectivité, à la réadaptation des délinquants et à leur réinsertion sociale à titre de citoyens respectueux des lois ». (Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition, art. 3)

Le SCC travaille en étroite collaboration avec ses partenaires du portefeuille de la Sécurité publique, y compris la Gendarmerie royale du Canada (GRC), la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC), l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) et les organismes de surveillance, dont le Bureau de l’enquêteur correctionnel (BEC).

2.2 La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relève du directeur général de la Direction des droits, des recours et des résolutions du Secteur des politiques. Elle comporte neuf unités :

• Réception, traitement et conservation (équipe administrative de l’AIPRP)
• Activités d’accès à l’information
• Activités en matière de protection des renseignements personnels
• Politiques et gouvernance
• Divulgation et application de la loi
• Transformation de l’AIPRP (dossiers retardataires)
• Numérisation et relations avec les intervenants
• Conformité stratégique, rapports et gestion des clients
• Passage à ATIPXpress

L’Unité de réception, de traitement et de conservation voit au traitement des demandes reçues, à la rédaction de la correspondance courante, à l’attribution des tâches de récupération aux bureaux de première responsabilité (BPR), à la promotion du contrôle de la qualité, à la préparation des renseignements à communiquer, au traitement des demandes de renseignements reçues au numéro sans frais de l’AIPRP (1-844-757-8031), et au soutien général au bureau.

L’équipe des activités d’accès à l’information est chargée d’examiner les dossiers, de mener des consultations à l’interne et à l’externe, d’appliquer les exceptions et les exclusions, de préparer des renseignements à communiquer pour les demandeurs et de traiter les plaintes provenant du Commissariat à l’information (CI).

L’équipe des activités en matière de protection des renseignements personnels traite les demandes officielles et non officielles en vertu de la LPRP et répond aux plaintes du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP). Cette équipe en comprend trois, plus petites :

1. L’équipe des services d’urgence liés à la protection des renseignements personnels est chargée de répondre aux demandes officielles de renseignements personnels qui sont urgentes et pour lesquelles la personne a consenti à la communication de ses renseignements (p. ex. les documents demandés par les délinquants/demandeurs en vue d’une prochaine audience de libération conditionnelle, d’un procès ou de toute autre procédure judiciaire où le temps presse).
2. L’équipe d’intervention stratégique en protection des renseignements personnels est chargée d’examiner les dossiers des délinquants liés aux soins de santé, à l’emploi, à l’admission et à la libération, aux visites et à la correspondance, aux études et à la formation.
3. L’équipe des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels est chargée de répondre aux plaintes pour retard reçues par le CPVP et aux demandes de révision judiciaire liées à ces plaintes.

L’Unité des politiques et de la gouvernance (UPG) agit à titre de point de contact unique pour la protection des renseignements personnels au sein du SCC. Elle élabore des politiques, des lignes directrices, des outils et des procédures en matière de protection des renseignements personnels pour répondre aux exigences de l’AIPRP au sein du SCC. De plus, l’unité fournit des conseils, une orientation et un soutien concernant la législation sur l’AIPRP et les politiques connexes; favorise la sensibilisation à la protection des renseignements personnels; gère les atteintes à la vie privée et toute plainte de collecte, d’utilisation et de communication inappropriée déposée auprès du CPVP. L’unité supervise également les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP); examine les protocoles d’entente, les ententes sur l‘échange de renseignements, les contrats, les formulaires et les directives de la commissaire; et dispense une formation en matière de protection des renseignements personnels. L’UPG est également responsable de l’examen non officiel des rapports disciplinaires, de harcèlement et de violence au travail pour le ministère. Cela inclut également les demandes complexes de renseignements personnels concernant les enquêtes et d’autres dossiers sensibles, telles les communications dans l’intérêt public.

L’équipe chargée de la divulgation et de l’application de la loi supervise également la communication de documents en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP, y compris les dossiers de litige, les requêtes de désignation de délinquants dangereux, les ordonnances de surveillance de longue durée, d’autres questions à des fins judiciaires ainsi que les enquêtes en cours. 

Les équipes de transformation de l’AIPRP (équipes chargées des dossiers retardataires) sont responsables du traitement des dossiers retardataires de l’AIPRP au SCC, y compris l’évaluation des domaines d’activités de l’AIPRP qui pourraient être rationalisés afin de favoriser l’efficacité du traitement des demandes actuelles et de prévenir une accumulation de dossier retardataires dans le futur.

L’équipe de la conformité stratégique, des rapports et de la gestion des clients (CSRGC) est responsable de la collecte, de l’analyse et de la présentation d’information à l’aide de divers moteurs de recherche et outils de données pour aider l’AIPRP à produire les rapports exigés (y compris les rapports annuels d’AIPRP) et à atteindre les taux de conformité voulus. Lorsqu’elle sera pleinement opérationnelle, cette équipe sera également chargée de gérer les relations du SCC en matière d’AIPRP avec ses clients et de pousser plus loin ce qui se fait déjà pour promouvoir et favoriser à la Division une culture de satisfaction de la clientèle.

L’équipe du passage à ATIPXpress est chargée de trouver ou de développer des solutions logicielles modernes pour aider la Direction des droits, des recours et des résolutions à devenir plus efficace et productive.

L’équipe de numérisation et de relations avec les intervenants était responsable de l’initiative de numérisation et de modernisation de l’AIPRP du SCC, y compris de la mise à profit des nouvelles technologies et de la numérisation du processus d’AIPRP au sein du SCC. Ses travaux ont pris fin le 31 mars 2023, quand ses objectifs ont été confiés aux équipes de la CSRGC et du passage à ATIPXpress.

En outre, chaque secteur, région, établissement, district, bureau de libération conditionnelle et centre correctionnel communautaire compte un agent de liaison de l’AIPRP, qui aide la Division nationale de l’AIPRP à s’acquitter de ses responsabilités générales.

Au prochain exercice, l’AIPRP continuera de renforcer ses capacités, notamment en finissant de pourvoir une seconde équipe de l’accès ainsi que les équipes de protection des renseignements personnels; en ajoutant une seconde équipe dédiée à l’examen des rapports disciplinaires, de harcèlement et de violence au travail et des demandes officielles connexes en matière de protection des renseignements personnels, et en embauchant davantage pour le travail sur les politiques. Globalement, le SCC en est à ajouter un nouveau poste EX-01 (directeur ou directrice de la modernisation de l’AIPRP, de la communication de renseignements et de l’exécution de la loi) pour appuyer la gestion des nouvelles équipes afin que le SCC se conforme mieux à ses obligations au titre de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et de la LPRP.

En 2022 à 2023, 86,3 employés se sont consacrés aux activités de protection des renseignements personnels, répartis de la manière suivante :

• 84 employés à temps plein;
• 2.3 employés à temps partiel et occasionnels.

Dans la période de référence, le SCC n’a été partie à aucun accord de prestation de services en vertu de l’article 73.1 de la LPRP.

2.3 Initiatives et priorités

La présente section expose les démarches et priorités du SCC pour l’AIPRP dans son ensemble. Sauf avis contraire, elle renvoie autant à la LAI qu’à la LPRP et autant aux demandes officielles qu’aux demandes non officielles, telles l’échange de renseignements avec nos partenaires dans la sécurité publique.

Le SCC est une grande organisation qui emploie environ 18 000 employés au Canada et gère une moyenne annuelle de 21 000 délinquants. Les demandes de renseignements personnels représentent la plus grande partie du travail de la Division de l’AIPRP au SCC, soit plus de 90 % de la charge de travail totale, tandis que les demandes d’accès représentent environ 10 % de toutes les demandes d’AIPRP. Les délinquants et leurs représentants légaux présentent 89 % des demandes de renseignements personnels.

À l’instar de plusieurs institutions fédérales, le SCC a été confronté à de nombreux défis de taille qui ont considérablement augmenté au cours des six derniers exercices financiers; cependant, le SCC a pris des mesures importantes et lancé de nombreuses initiatives afin de relever ses défis et mieux positionner l’AIPRP pour l’avenir. Au début de l’exercice financier 2021 à 2022, le SCC a élaboré un plan d’action stratégique très ambitieux, comme suit :

1. Augmenter graduellement les taux de conformité à la LAI et à la LPRP afin d’atteindre les normes de conformité du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT);
2. Améliorer la satisfaction de la clientèle;
3. S’assurer que la production dépasse les demandes;
4. Minimiser et ultimement éliminer l’inventaires des dossiers retardataires;
5. Réduire le nombre et la fréquence des plaintes de demandeurs au Commissariat à l’information et au CPVP;
6. Maintenir la productivité afin de prévenir l’accumulation de dossiers retardataires à l’avenir;
7. Devenir un employeur de choix et un chef de file dans la communauté de l’AIPRP.

Le plan stratégique du SCC est souligné dans le rapport annuel 2021 à 2022.

Voici une liste non exhaustive des problèmes auxquels le SCC continue de faire face :

• Un inventaire de dossiers retardataires persiste : 7,2 millions de pages à la fin de 2022 à 2023. Une moyenne de 2 millions de pages (7 000 demandes) reçues annuellement; 1,7 million de pages (6 408 demandes) reçues en 2022 à 2023.
• Un nombre élevé de dossiers en attente, dont certains remontent à 2014.
• Une augmentation des demandes d’examen de dossiers à risque élevé et sensibles (p. ex. dossiers de litige).
• Un nombre disproportionnellement faible d’employés pour répondre aux demandes; cela dit, des embauches massives ont débuté alors que des démarches d’embauche sont sur les rails, selon le pilier 1 du plan d’action stratégique, pour améliorer les résultats (54 équivalents temps plein [ETP] avant 2021 à 2022, contre 93 ETP en 2022 à 2023).
• Des demandes de plus en plus complexes, à multiples facettes, interdépendantes (plusieurs demandes soumises par le même demandeur – principalement de la part des délinquants ou de leurs avocats).
• Un intérêt limité de la part des délinquants à faire appel à leur équipe de gestion de cas comme source immédiate de demande de renseignements sur leur dossier, ce qui entraîne des demandes de renseignements officielles à l’AIPRP.
• Des défis technologiques (p. ex. le serveur Protégé B ne convient pas aux documents Protégé C ou Secret et les détenus n’ont pas accès à Internet).
• Du roulement de personnel en raison d’une lourde charge de travail, d’un niveau de stress intense et de multiples priorités concurrentes.
• Une pénurie d’experts en AIPRP dans l’ensemble de la fonction publique fédérale, ce qui entraîne une concurrence avec d’autres employeurs et la communauté de l’AIPRP, tant dans les organismes publics que privés.

Puisque ces difficultés persistent et qu’il lui faut soigner sa capacité de remplir ses obligations légales, le SCC prend plusieurs mesures, que nous allons voir, pour recentrer ses activités.  

1. Financement temporaire visant à accroître la production

De 2017 à 2018 à 2021 à 2022, l’AIPRP du SCC a mis en œuvre et examiné de nombreuses initiatives visant à relever ses défis qui sont décrits dans ses rapports annuels précédents.

Dans la période en cours, l’AIPRP du SCC a reçu 2,84 millions de dollars de financement. Elle est aussi parvenue à augmenter son effectif de façon permanente à 93 ETP.

Dans la même période, la Division de l’AIPRP a également continué de gérer de nombreuses priorités concurrentes, notamment un nombre croissant de demandes liées à des procédures judiciaires, qui sont de nature délicate et urgente. Pour gérer son inventaire de dossier retardataires et ses nombreuses priorités concurrentes, l’AIPRP du SCC a utilisé ses ressources de la manière la plus efficace et la plus stratégique possible - ce qui donne des résultats positifs, décrits plus loin.

2. Le Plan d’action stratégique 2021

En 2021 à 2022, le SCC a dressé un plan d’action stratégique visant une solution plus permanente aux problèmes et défis d’AIPRP décrits ci-dessus; maintenu en 2022 à 2023, celui-ci porte ses fruits, comme nous allons le voir. Le Plan d’action stratégique global est axé sur quatre piliers : (1) Nos ressources et notre personnel; (2) Notre infrastructure; (3) Notre culture et nos pratiques; et (4) Nos résultats.

Ces quatre piliers identifient diverses possibilités pour (i) des ressources supplémentaires, notamment en tirant parti de partenariats avec le milieu universitaire; (ii) travailler avec nos experts en gestion de l’information afin de renforcer nos capacités technologiques en vue de numériser entièrement nos processus d’AIPRP; (iii) promouvoir une culture axée sur la satisfaction de la clientèle; et (iv) assurer la responsabilisation à l’égard de résultats durables et en temps opportun.

Pilier nombre 1 : Nos ressources et notre personnel

L’amélioration du respect des obligations découlant de la LPRP et de la LAI est une des priorités du SCC. L’organisation a prévu qu’elle aura besoin d’environ 130 ETP afin de respecter toutes ses obligations en vertu des deux lois. Au cours de l’exercice 2022 à 2023, l’AIPRP du SCC a déjà obtenu des ressources humaines et financières adéquates pour le programme/la fonction d’AIPRP du SCC afin de permettre une augmentation progressive de sa production et de ses taux de conformité aux deux lois. Ainsi, en 2022 à 2023, le SCC a augmenté sa capacité de 54 à 93 ETP. En 2023 à 2024, l’AIPRP du SCC va maintenir l’accent sur ce qu’il lui reste à faire comme embauche pour respecter ses obligations au titre des lois sur l’AIPRP.

Afin d’offrir des normes de service de haute qualité aux demandeurs, la Division de l’AIPRP doit être en mesure de recruter les bonnes personnes pour le travail à accomplir. Pour surmonter la pénurie d’experts en AIPRP dans la communauté, le SCC a embauché et formé des personnes possédant des compétences transférables qui souhaitent faire carrière dans la fonction publique et l’AIPRP. À cet effet, le SCC accroît sa présence dans les universités et les collèges locaux en vue de recruter des étudiants intéressés à poursuivre une carrière en AIPRP au SCC.

Le SCC souhaite également se positionner comme un employeur de choix. C’est pourquoi l’AIPRP du SCC porte également son attention sur la formation continue et le bien-être de son personnel. Il s’agit notamment de doter le personnel d’outils appropriés, et de former et d’encadrer les analystes afin d’accroître leurs connaissances en matière d’application des lois.

L’AIPRP du SCC utilise également la gestion des talents pour investir dans la ressource la plus importante de l’organisation : son personnel. À cette fin, le SCC va continuer à recruter des candidats possédant des compétences très recherchées et offrir des possibilités d’apprentissage et de perfectionnement continus. Cela permettra aussi de reconnaître le mérite des membres de l’équipe et les encouragera à progresser au sein de l’organisation. La gestion des talents est l’un des nombreux outils que l’AIPRP du SCC utilise pour recruter, maintenir en poste et perfectionner un effectif aussi productif que possible et susceptible de rester au sein de l’organisation à long terme.

Tout aussi important est le fait que l’AIPRP du SCC s’affaire à créer un programme de perfectionnement destiné aux analystes de l’AIPRP. Parallèlement, nous nous efforçons de promouvoir le bien-être du personnel et de veiller à ce qu’il bénéficie d’un soutien approprié en matière de santé mentale et physique pour gérer les exigences de ses tâches et fonctions.

Pilier nombre 2 : Nos infrastructures

Parallèlement aux investissements dans les ressources et le personnel, le SCC met également l’accent sur la modernisation de son infrastructure afin de suivre l’évolution de l’environnement de l’AIPRP et des défis qui y sont associés.

Une équipe de spécialistes, dirigée par le sous-directeur du Passage à ATIPXpress, est responsable de la modernisation de l’AIPRP dans son ensemble (et non pas seulement du passage d’AccessPro Case Management à ATIPXpress). Le SCC va miser sur la technologie pour rationaliser le processus d’AIPRP. Par exemple, à titre de mesure provisoire, il a travaillé avec ses experts en sécurité préventive pour utiliser son réseau de renseignement de sécurité (SiNET) comme plateforme de collecte de documents Protégé C lorsqu’il doit traiter des demandes de renseignements provenant de tribunaux et d’organismes d’exécution de la loi. Le passage à ATIPXpress constitue la solution à long terme, par laquelle le SCC pourra traiter et stocker adéquatement les renseignements Protégé C. 

Compte tenu que la majorité de la charge de travail en protection des renseignements personnels est imputable aux délinquants et que ces derniers, avec leurs représentants légaux, sont à l’origine de 89 % des demandes de renseignements personnels, le SCC étudie toujours l’opportunité d’un portail destiné aux délinquants. Un tel portail présenterait de nombreux avantages, notamment : (1) fournir aux détenus un accès à la technologie avec la possibilité de soumettre leurs demandes d’AIPRP par voie électronique; (2) réduire les délais de réception des demandes des délinquants; (3) réduire/éliminer la quantité de papier utilisée pour imprimer les documents à communiquer avant de les remettre aux délinquants; et (4) réduire considérablement les coûts d’envoi et les délais de remise des documents aux délinquants. 

En parallèle, le SCC examine et met à l’essai des tablettes qui pourraient être mises en service dans les établissements correctionnels pour offrir aux délinquants des outils de communication, d’études et de divertissement. Ces tablettes constituent l’occasion toute désignée de faire du portail des délinquants une réalité; voilà pourquoi l’AIPRP continue de s’y intéresser.

En outre, pour améliorer l’accès à l’information, l’AIPRP du SCC utilise depuis 2020 l’Outil de gestion de l’AIPRP en ligne.

Pilier nombre 3 : Notre culture et nos pratiques

De la demande initiale d’AIPRP à la divulgation finale, les pratiques du SCC doivent incarner une culture de responsabilité et de satisfaction du client. Pour atteindre cet objectif, le SCC continuera d’entretenir des relations étroites avec les principales organisations externes et de se tenir au courant des meilleures pratiques, notamment en améliorant notre engagement et nos consultations avec les Commissariats à la protection de la vie privée et à l’information et le Bureau du dirigeant principal de l’information du SCT.

Le SCC continue également de favoriser une culture du droit d’accès et de la satisfaction des clients. Ce changement de culture encourage les employés à reconnaître le droit des personnes d’accéder à leurs renseignements personnels et le devoir du SCC d’améliorer la responsabilisation et la transparence du gouvernement. De même, le SCC continue de renforcer la collaboration avec les demandeurs d’AIPRP afin d’obtenir rapidement des éclaircissements au besoin et de minimiser les retards dans le traitement de leurs demandes.

Afin de servir ses clients au mieux de ses capacités, la Division de l’AIPRP explore également des moyens de traiter les demandes plus efficacement. À cette fin, nous consultons davantage les bureaux de première responsabilité pour recueillir et évaluer les renseignements afin de répondre rapidement aux besoins des demandeurs.

De plus, grâce à des ressources supplémentaires, les équipes de l’AIPRP pourront jouer un rôle clé et proactif dans l’orientation, la formation et la sensibilisation afin de minimiser les risques juridiques et les atteintes à la vie privée au sein de l’organisation. Ce faisant, l’AIPRP du SCC collaborera avec les comités de gestion régionaux, les comités de gestion des établissements, les comités exécutifs, ainsi que les secteurs et les régions en vue de partager les meilleures pratiques en matière de protection des renseignements personnels et d’apporter la sensibilisation nécessaire dans les domaines de la protection des renseignements personnels et de l’accès à l’information.

Pilier nombre 4 : Nos résultats

La Division de l’AIPRP se positionne non seulement pour devenir un employeur de choix, mais aussi pour être perçue comme un chef de file, un modèle et un fleuron de la communauté de l’AIPRP. L’AIPRP du SCC s’engage donc sincèrement à accroître les taux de conformité à la LPRP et à la LAI au fil du temps, dans le but d’atteindre les normes de conformité du SCT. Il est très confiant que ces trois objectifs seront atteints lorsque son Plan d’action stratégique sera pleinement mis en œuvre, comme le montrent les résultats positifs à ce jour, sur lesquels nous allons continuer de faire fond. Pour la poursuite de la mise en œuvre de son plan, le SCC tirera parti des résultats actuels, présentés ci-dessous :

Des résultats positifs et prometteurs

La phase 1 du Plan d’action stratégique 2021 impliquait la création de nouvelles équipes, dont les équipes de transformation de l’inventaire de dossier retardataires et les équipes de divulgation et d’application de la loi (EDAL). 

À l’automne 2022, le SCC a formé l’EDAL chargée d’entrer en contact avec les procureurs de la Couronne provinciaux et territoriaux, les forces publiques et les autres organismes de sécurité publique, pour instaurer des échanges de renseignements propres à protéger la population canadienne en favorisant la sécurité publique. Depuis le début de ses activités à l’automne 2022, l’EDAL a répondu à plus de 700 demandes, étudié 770 000 pages, et communiqué quelque 550 000 pages à ces mêmes organismes. Bien qu’il ne s’agisse pas de demandes officielles en vertu de la LAI ni de la LPRP, elles représentent une importante fonction d’AIPRP que le SCC doit remplir pour honorer ses obligations de communication et d’échange de renseignements auprès de ses partenaires du système de justice pénale et des organismes d’application de la loi.

La phase 2 du plan d’action stratégique implique effectivement, entre autres choses, la formation de nouvelles équipes d’AIPRP pour élever graduellement, jusqu’aux niveaux voulus par le SCT, les taux de conformité à la LAI et à la LPRP.

Ainsi, la Division de l’AIPRP a formé quatre nouvelles équipes pour les demandes de renseignements personnels et une pour les demandes d’accès à l’information. Puisqu’aucune n’a encore atteint son plein effectif, le SCC va poursuivre ses efforts de dotation en 2023 à 2024. Une fois achevée la phase 2 du plan d’action stratégique, le SCC sera en mesure de respecter la LAI autant que la LPRP en donnant aux demandeurs l’accès auquel ils ont droit.

Les nouvelles équipes et démarches des phases 1 et 2 continuent à donner de bons résultats, avec une hausse d’environ 145 % en production globale par rapport à 2022 à 2023 (passant de 2,2 à 3,2 millions de pages traitées). Ajoutons à cela que le SCC a traité en 2022 à 2023 presque le double (3,2 millions) du nombre de pages reçues (1,7 million). Dans les trois prochains exercices, il se donne pour objectifs de réduire, voire d’éliminer, l’inventaire de demandes retardataires, de maintenir sa productivité pour éviter d’accumuler un nouvel tel inventaire, et enfin, d’améliorer son taux de conformité.

Le tableau et le graphique suivants montrent sa production générale, y compris les demandes officielles et non officielles en vertu des deux lois. Les pages traitées incluent, par exemple, celles qui ont été abandonnées parce que non pertinentes.

Production aux derniers exercices

Le graphique suivant montre qu’en 2021 à 2022 et 2022 à 2023, l’AIPRP du SCC a réussi à inverser la tendance, avec des progrès notables dans la réduction de l’inventaires des demandes retardataires. 

Le SCC vise à accroître et à maintenir l’efficacité du traitement des demandes d’AIPRP, à éliminer l’inventaire retardataire actuel et à éviter d’accumuler d’autres demandes en souffrance, tout en rehaussant son taux de conformité. Pour atteindre cet objectif, la production d’AIPRP du SCC doit continuer à dépasser le nombre de demandes reçues.

Cette réussite ne sera durable que si le SCC traite simultanément les demandes en souffrance et les nouvelles demandes. Ces efforts, combinés à des investissements ciblés et à des changements de culture, permettront à l’AIPRP du SCC d’être mieux équipée pour passer d’une approche réactive à une approche proactive, et pour faire face aux inévitables nouvelles complexités et nouveaux défis à venir.

Le SCC est aussi parvenu à de bons résultats dans la gestion des plaintes. 

Projet pilote de communication non officielle de renseignements

Les changements de culture et les options connexes visant à éviter/réduire les augmentations futures de la charge de travail vont aussi aider l’AIPRP du SCC à atteindre ses objectifs. Par exemple, elle continue de s’intéresser à la communication non officielle de documents, ayant lancé à la fin de 2022 à 2023 un projet pilote dans les établissements de Stony Mountain et de Bowden; un troisième établissement s’ajouterait en 2023 à 2024, le Pénitencier de la Saskatchewan. Les résultats du projet pilote seront communiqués dans le prochain rapport. 

Projet pilote avec le ministère de la Justice

En 2021 à 2022, l’AIPRP et l’Unité des services juridiques (USJ) du SCC, avec le ministère de la Justice, ont lancé un projet pilote intitulé Processus d’examen des communications (PEC) 2.0 pour les dossiers de litige. Le PEC a élaboré un processus de collecte et d’examen des documents qui devaient être traités de façon urgente et en temps opportun à des fins de litige. Grâce à ce processus, les équipes du contentieux dirigent l’examen des documents recueillis du SCC et déterminent quels renseignements sont pertinents, puis effectuent l’examen et appliquent des protections à tous les dossiers, à l’exception des dossiers plus sensibles, y compris les dossiers de sécurité préventive et de discipline et dissociation. Ils déterminent également s’il existe des problèmes de divulgation, tels que des renseignements confidentiels. 

Les équipes du contentieux de l’USJ du SCC et du Ministère font appel aux EDAL pour leur examen de tous les renseignements pertinents contenus dans les dossiers de sécurité préventive, de discipline et de dissociation, et de tout autre renseignement lié à la sécurité. Cette approche évite le « travail en double », par exemple lorsque les fichiers sont examinés plus d’une fois ou lorsque les deuxièmes examens ne sont pas nécessaires. Les avocats du Ministère sont formés pour reconnaître les renseignements personnels et les protéger s’ils ne sont pas pertinents à des fins judiciaires. À ce titre, il n’y a aucune valeur ajoutée à ce qu’ils consultent l’AIPRP du SCC pour confirmer et identifier les renseignements personnels inclus dans ces dossiers. Cependant, le Ministère consultera les EDAL pour obtenir des conseils d’experts sur les dossiers complexes impliquant des problèmes de sécurité.

Le projet pilote s’est poursuivi en 2022 à 2023, amélioré au besoin d’après l’expérience. Il est prévu de passer à quelque chose de permanent dès 2023 à 2024.

Stratégie pour transformer les dossiers retardataires

Dans la période de référence, le SCC a réalisé de grandes avancées quant à réduire son inventaire de dossiers vieillissants (dossiers retardataires). Tous ceux d’accès à l’information et de protections des renseignements personnels pour l’année 2013 ont été fermés, et les progrès sur d’autres aspects ne sont pas négligeables non plus, comme le montrent les deux exemples suivants : 

• Poursuite d’un projet, amorcé dans l’exercice précédent, consistant à prendre contact avec les demandeurs pour s’assurer qu’ils tiennent toujours à leur demande. Le SCC est ainsi parvenu à fermer 4 474 demandes (les deux catégories confondues) totalisant 1 651 857 pages.
• Conduite, du début à la fin, d’un projet visant à résoudre toutes les demandes dont le demandeur avait atteint la date d’expiration de son mandat (c.-à-d. n’était plus sous la surveillance du SCC) et n’avait pas laissé ses nouvelles coordonnées au SCC. Résolution de 3 210 demandes LPRP totalisant 793 326 pages.

Cette transformation fait beaucoup pour concentrer les efforts là où le demandeur tient toujours aux documents, ce qui, au final, rend service à nos clients et réduit notre inventaire de dossiers retardataires.

Passage à ATIPXPress

Pour gérer ses demandes d’AIPRP internes et externes, le SCC, à l’instar d’autres ministères et organismes fédéraux, emploie depuis le milieu des années 2000 le logiciel AccessPro Case Management (APCM). Fin 2021, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a avisé les utilisateurs qu’APCM serait considéré comme désuet à compter de juin 2023. Étant donné les conséquences sur plusieurs ministères fédéraux, le bureau du SCT responsable de l’AIPRP à l’échelle du gouvernement a commencé à répertorier et coordonner les besoins fonctionnels pour amorcer une démarche d’approvisionnement horizontale en vue de le remplacer.

Le SCT a achevé sa demande de propositions à l’été 2022. Le SCC a sélectionné ATIPXpress, compte tenu de la taille de son équipe de l’AIPRP et de la complexité des demandes (surtout au chapitre des renseignements personnels); il a réservé 1,2 million de dollars à cette fin et lancé la démarche d’approvisionnement en novembre 2022. Puis en mars 2023, il a signé un contrat avec le fournisseur et lancé un projet de mise en œuvre du nouveau système.

La nouvelle solution logicielle fournit à la Division de l’AIPRP des outils puissants pour être plus productive et efficace en réponse aux demandes. Grâce à des outils comme le portail de collaboration et le lien d’accès public, nos intervenants vont pouvoir communiquer avec nous et nous fournir les documents demandés de façon sûre et efficace dans le système ATIPXpress. Les fonctions d’examen électronique des documents et de reconnaissance optique de caractères vont ajouter un élément d’automatisation à l’organisation des dossiers et au dépistage des documents en double dans les dossiers plus volumineux. Enfin, le produit sélectionné contient un élément d’intelligence artificielle, qui va suggérer aux analystes des éléments à caviarder et aussi guider les analystes novices sur la manière d’analyser tel ou tel dossier.

Nous avons tout à fait confiance que l’implantation d’ATIPXpress va rendre l’AIPRP du SCC plus productive, en même temps que plus efficace pour répondre à tous les demandeurs. 

Objectifs et vision pour l’avenir

Au prochain exercice, l’AIPRP du SCC va se concentrer sur les points suivants:

• Renforcer les domaines où des améliorations sont possibles en tant qu’employeur de prédilection;
• Mieux satisfaire la clientèle;
• S’assurer que la production continue de dépasser l’afflux de nouvelles demandes;
• Réduire l’inventaire retardataire existant jusqu’à l’éliminer complètement;
• Maintenir la productivité pour éviter d’accumuler d’autres dossiers retardataires à l’avenir;
• Examiner les options pour éviter les augmentations futures de la charge de travail;
• Numériser ses services, à la lumière de recherches;
• Faire de la formation et de la sensibilisation pour prévenir les fuites de renseignements personnels et développer les connaissances de l’effectif en AIPRP; 
• Opérer la transition d’APCM à ATIPXpress, afin de mieux répondre aux demandes. Ce travail va se poursuivre dans 2023 à 2024, y compris la formation du personnel et l’adoption officielle d’ATIPXpress comme outil de traitement des demandes;
• Complémenter ses efforts passés à résoudre l’inventaires de requêtes retardataires en se concentrant aussi sur les demandes actuelles, afin d’atteindre aux normes de conformité du SCT. Même parmi les dossiers retardataires, l’attention se concentre sur des demandes comparativement récentes; cela signifie potentiellement moins de plaintes, donc encore plus de ressources disponibles pour les dossiers actuels; et
• Développer sa capacité d’analyser les fichiers audiovisuels.

3. Ordonnance de délégation de pouvoirs

La commissaire du SCC est chargé d’appliquer la LPRP. Le ministre délègue ce pouvoir aux membres de la haute direction du Ministère, notamment le coordonnateur ministériel de l’AIPRP, le directeur de l’AIPRP, qui peuvent alors exercer les pouvoirs, fonctions et attributions ayant trait aux demandes d’AIPRP en vertu de la loi en vigueur. Certains pouvoirs délégués concernent des postes de la Division de l’AIPRP à l’Administration centrale (AC), comme l’indique l’annexe A du présent rapport.

4. Rendement en 2022 à 2023

4.1 Demandes traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En 2022 à 2023, le SCC a reçu 5 292 demandes de renseignements personnels, soit à peu près 12 % de moins que dans l’exercice précédent; un total de 24 544 demandes avait été reporté de la période de référence précédente, ce qui totalisait 29 836 demandes à traiter. Le SCC a répondu à 9 479 demandes de renseignements personnels, ce qui représente 39 % du nombre total de demandes reçues et reportées de la période précédente. Le rapport statistique se trouve à l’annexe B.

Ce graphique illustre la charge de travail totale que représentent les demandes de renseignements personnels, qui comprend le total des demandes reçues au cours de la période de référence et des demandes en suspens depuis la période précédente. La ligne illustre la tendance des dossiers réglés. Comme l’indique le graphique, il y a eu une augmentation significative du nombre de demandes réglées en 2022 à 2023 qui s’explique par le travail réalisé par les nouvelles équipes chargées de la transformation (dossier retardataires). Cette tendance va se maintenir, car des mesures continuent d’être prises pour résorber cette inventaire de longue date.

4.2 Issue des demandes

Sur les 9 479 demandes traitées en 2022 à 2023, 696 ont donné lieu à une communication intégrale; 2 215, à une communication partielle et 14, à une communication nulle; 531 réclamaient des documents qui n’existaient pas; 6 017 ont été abandonnées par le demandeur, tandis que six n’ont été ni confirmées ni refusées. En résumé, 7 % des demandes ont mené à des communications intégrales et 23 %, à des communications partielles.

4.3 Exceptions et exclusions

Dans la période de référence, on a appliqué 6 037 exceptions et trois exclusions. La majorité des exceptions invoquées par le SCC relevaient de trois articles de la LPRP en particulier :

• L’article 19 a été invoqué dans 943 cas (16 %) pour protéger des renseignements obtenus à titre confidentiel;
• L’article 22 a été invoqué dans 1 654 cas (27 %) pour protéger des renseignements concernant des enquêtes et le travail des forces publiques;
• L’article 26 a été invoqué dans 3 117 cas (52 %) pour protéger des renseignements personnels.

Voici une ventilation complète des exceptions invoquées au cours de la présente période de référence :

4.4 Prorogations

Au total, 4 512 prorogations ont été prises pour des demandes réglées durant la période de référence. La plupart des prorogations ont été prises en raison d’un grand volume de demandes (4 500), les autres étant dues à un grand nombre de pages (11) et nécessitant un examen plus approfondi pour déterminer les exceptions (1).

4.5 Délai de traitement

Durant la présente période de référence, le SCC a traité 340 demandes dans un délai de 30 jours ou moins, 214 demandes dans un délai de 31 à 60 jours; 159 demandes dans un délai de 61 à 120 jours, 130 demandes dans un délai de 121 à 180 jours et 8 636 demandes dans un délai de plus de 180 jours.

4.6 Refus présumés

Avec les années, de plus en plus de dossiers se règlent après le délai prévu par la loi. Pour l’exercice qui nous intéresse, ce sont 94 % des demandes (8 930), soit 5 points de pourcentage de plus qu’à l’exercice précédent (89 %). L’explication principale est l’accaparement de l’équipe par des dossiers plus anciens. Cette année, le ratio de dossiers fermés après 365 jours par rapport à ceux fermés en moins de 365 jours est passé de 2,4 à 4,8 pour un.

4.7 Nombre de demandes actives en attente

À la fin de l’exercice, 20 357 demandes ont été reportées en 2023 à 2024. De ce nombre, 4 264 avaient été reçues dans l’exercice même, alors que 3 221 dataient de l’exercice précédent. De même, 167 dataient de 2015 à 2016 ou d’exercices antérieurs; 943, de 2016 à 2017; 2 811, de 2017 à 2018; 3 016, de 2018 à 2019; et 3 155, de 2019 à 2020. La plupart, 19 441 demandes au total, dépassaient les délais prescrits par la loi en date du 31 mars 2023.

4.8 Nombre de plaintes actives en attente

Dans la période de référence, le SCC a reçu un total de 151 plaintes, une augmentation de 6 % par rapport à l’exercice précédent (143 plaintes en 2021 à 2022). De ces 151 plaintes, 54 ne se sont pas réglées avant la fin de l’exercice et ont donc dû être reportées au prochain. Ce ne sont d’ailleurs pas les seules; on compte aussi 26 plaintes reportées qui avaient été reçues en 2021 à 2022; 15, en 2020 à 2021; quatre, en 2019 à 2020; autant en 2018 à 2019; trois, en 2017 à 2018; et une, en 2016 à 2017. C’est donc dire qu’on dénombrait 107 plaintes actives en attente au 31 mars 2023. Enfin, 144 conclusions ont été rendues.

La plupart des plaintes en protection des renseignements personnels reçues dans la période de référence avaient pour objets principaux le non-respect des délais prescrits, suivi du refus d’accès.

4.9 Consultations from Other Institutions and Organizations

Une partie de la charge de travail de la Division de l’AIPRP consiste à participer à des consultations en réponse à des demandes officielles reçues par d’autres institutions et organismes. Le SCC collabore étroitement avec ses partenaires du portefeuille de la Sécurité publique, comme l’ASFC, la GRC, le SCRS et la CLCC, afin de donner suite aux demandes de consultation dans un délai convenable. Le SCC est consulté sur des sujets comme les affaires judiciaires, les griefs des délinquants, les questions soulevées par le Bureau de l’enquêteur correctionnel, les dossiers des délinquants et les personnes expulsées du pays.

En 2022 à 2023, la Division de l’AIPRP a reçu au total 14 demandes de consultation d’autres institutions gouvernementales et organismes. Elle avait commencé l’exercice avec 12 demandes de consultation supplémentaires reportées de 2021 à 2022.

4.10 Communications effectuées en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En 2022 à 2023, le SCC a effectué 189 communications en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la LPRP.

4.11 Demandes informelles

Dans la période de référence, le SCC a reçu 455 demandes informelles, auxquelles s’ajoutaient 183 demandes reportées de l’exercice précédent, pour un total de 638 demandes informelles à traiter en 2022 à 2023. Ces demandes portaient notamment sur :

• La communication de renseignements par des moyens informels, dans la mesure du possible;
• Le traitement de demandes en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP, à l’exception des alinéas 8(2)e) et m).

Au total, 569 demandes informelles ont été réglées en 2022 à 2023, avec un total de 421 738 pages communiquées.

De plus l’UPG a examiné des dossiers pour le SCC de manière non officielle, en gardant l’esprit de la LPRP au premier plan; il s’agit entre autres de rapports disciplinaires, de harcèlement et de violence au travail. L’UPG a traité 328 de ces demandes, ce qui totalise 21 447 pages étudiées et 14 834 pages communiquées. L’UPG a également étudié des accords et des protocoles d’entente sur l’échange de renseignements, des contrats, des directives de la commissaire ainsi que des formulaires; ces catégories totalisent 162 demandes traitées, soit un total de 890 pages dénombrables. 

4.12 Répercussions de la COVID-19

La pandémie de COVID-19 n’a aucunement perturbé les activités de l’AIPRP dans la période de référence. 

5. Formation et sensibilisation

Dans la période de référence, le SCC a donné plusieurs séances de formation et de sensibilisation. En général, celles-ci combinaient les thèmes de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, avec quelques variations selon les publics-cibles.

L’UPG joue un rôle fondamental dans l’élaboration et la prestation de séances de formation à l’intention du personnel de l’AC, des administrations régionales et des établissements partout au Canada, ainsi que des employés de l’AIPRP, en ce qui concerne les questions liées à l’AIPRP. Elle continue aussi de donner des conseils et de donner suite aux questions et préoccupations sur la formation, les politiques et lignes directrices ainsi que l’interprétation des lois, par son compte de courriel générique. Ainsi, le personnel du SCC dispose d’un point de contact unique pour développer sa connaissance des dispositions législatives liées à l’AIPRP et aux politiques connexes.

Dans l’exercice, la Division de l’AIPRP a donné trois formations officielles. La première, donnée en mai 2022 à 15 participants, portait sur la gestion des renseignements protégés et les atteintes à la vie privée. La seconde, donnée en décembre 2022 dans les deux langues officielles (avec 15 participants pour la séance en anglais et 17 pour celle en français), portait d’abord sur la conscientisation des décideurs externes indépendants à l’AIPRP. Enfin la troisième, donnée en mars 2023 à 11 participants, abordait les fondements de l’AIPRP.

À cela se sont ajoutées deux séances de sensibilisation à l’AIPRP, données par le personnel lui-même à l’Administration régionale des Prairies. L’une, qui s’adressait aux chefs et gestionnaires régionaux des Services de santé, a attiré environ 25 personnes. L’autre, qui s’adressait au personnel des soins de santé et de la santé mentale au Pénitencier de la Saskatchewan, en a attiré 45. Une formation interne a aussi été donnée dans la région de l’Atlantique, portant sur des questions d’AIPRP générales et propres à la région; deux membres du personnel y ont assisté.

En juin 2022, la Division de l’AIPRP a présenté des exposés sur la procédure d’AIPRP qui s’adressaient aux détenus, au directeur et aux agents de libération conditionnelle de Stony Mountain; 25-30 personnes y ont participé. La Division de l’AIPRP a aussi présenté des exposés à 20-30 membres de celle des Recours des délinquants et sept membres de celle des Droits de la personne, pour expliquer son rôle et donner un aperçu de ses activités. Enfin, elle a fait au camp pangouvernemental de formation sur les carrières en février 2023 une présentation sur le mentorat, à laquelle ont assisté 300-400 personnes. Finalement, elle a pris la parole aux séances d’apprentissage et de mentorat pour l’ensemble du SCC, auxquelles 75 personnes assistaient, plusieurs fois dans la période de référence. Rappelons que tout le personnel est tenu de suivre des formations sur les pratiques de gestion de l’information en général et la protection/communication des renseignements sur les délinquants en particulier.

6. Politiques, lignes directrices et procédures

Dans la dernière année, la Division de l’AIPRP a poursuivi la mise à jour des lignes directrices et des procédures internes selon les besoins, notamment :

• En continuant à travailler avec les procureurs de la Couronne provinciaux pour achever le protocole d’entente visant la simplification du processus en réponse aux poursuites judiciaires concernant la désignation de délinquants dangereux et les ordonnances de surveillance de longue durée;
• En veillant à ce que les renseignements de l’AIPRP sur les sites intranet et Internet du SCC soient tenus à jour;
• En participant au groupe de travail sur la trousse d’outils pour la gestion des atteintes à la vie privée;
• en produisant des rapports statistiques sur les demandes en vertu de la LPRP en vue d’assurer l’exactitude de l’information et une meilleure coordination;
• En commençant un process/procédure pour les recherches sur les serveurs, afin de répondre aux demandes LPRP concernant des courriels.

7. Plaintes, enquêtes de conformité et audits

Projet pilote de communication informelle

La Direction des droits, des recours et des résolutions (DRR) progresse dans la modernisation et la numérisation de l’AIPRP pour les délinquants. Trouver de nouvelles façons d’améliorer l’accès de ces derniers aux services, y compris à leurs propres renseignements personnels, est par ailleurs un volet important de la modernisation. En collaboration avec les DRR du secteur des Politiques à l’AC, la Région des Prairies a accepté que le projet pilote de communication informelle se déroule de l’hiver 2022 à septembre 2023 à l’établissement de Stony Mountain, à celui de Bowden et au Pénitencier de la Saskatchewan.

La Division de l’AIPRP reçoit beaucoup de demandes en vertu de la LPRP et de la LAI - environ 7 000 par année. La distribution statistique des types de demandes dans les sept dernières années montre que plus de 40 % de celles émanant des délinquants concernent la gestion de cas ou les soins de santé.

Une partie de ce qui se trouve dans les dossiers de gestion de cas et de soins de santé, entre autres, peut très bien être communiqué au délinquant intéressé sans qu’il ait à passer par la procédure d’AIPRP officielle. Adopter la communication informelle de renseignements permettrait de répondre aux demandes en temps utile, et réduirait considérablement le nombre de demandes officielles en gestion de cas et soins de santé. 

Cette modernisation des processus améliorera autant les capacités d’analyse du SCC que son taux de réponse. De plus, elle jette les fondements de la numérisation à venir, essentielle à notre époque. On ne saurait exagérer son importance pour le mandat du SCC sur les fronts des stratégies, des politiques et des activités. Par ailleurs, le processus de consultation, de sensibilisation et de mise en œuvre lui-même peut devenir un outil transformateur pour changer la culture dans le sens de la modernisation et de la numérisation, pour le personnel autant que pour les délinquants, sans se limiter à une simple modification des systèmes.

Le projet pilote est toujours en cours. Ses résultats seront diffusés dans le prochain rapport. 

Communication à des partenaires dans la sécurité publique en vertu du paragraphe 8(2)

L’équipe chargée de la divulgation et de l’application de la loi (EDAL) est une nouvelle équipe de l’AIPRP, dotée de connaissances spécialisées en droit et en opérations de sécurité. Elle gère toutes les demandes émanant des procureurs de la Couronne, du ministère fédéral de la Justice et des partenaires du SCC dans l’exécution de la loi. Une concertation est en cours pour nous assurer de pouvoir communiquer des renseignements essentiels à ces derniers tout en respectant les droits garantis aux délinquants par la Charte et la LPRP. L’arrêt de la cour suprême de Colombie-Britannique dans la récente affaire R. v. Flintroy, 2018 BCSC 1777, confirme que pour l’application de l’article 8 de la Charte, il est peu probable que l’alinéa 8(2)f) de la LPRP suffise à justifier que les forces publiques se voient fournir, à des fins d’enquête criminelle, des renseignements personnels dont on puisse raisonnablement s’attendre à ce qu’ils soient protégés. À l’interne, le SCC travaille à dresser un cadre qui doit l’aider à maintenir ses pratiques de protection des renseignements personnels sans imposer de lourd fardeau à ses partenaires. Nous cherchons des solutions pour faciliter la communication de renseignements à nos partenaires; l’une d’elles pourrait être une réforme législative, avec des ordonnances de tribunaux et des ordonnances de communication d’ici là. Ce travail a commencé et doit continuer dans 2023 à 2024. 

8. Plaintes, enquêtes de conformité et audits

Par suite des enquêtes, des recommandations et du nombre de plaintes en matière de protection des renseignements personnels reçues (et reportées) du CPVP, la Division de l’AIPRP du SCC a entrepris plusieurs mesures stratégiques au cours de l’exercice 2022-2023. Par exemple : 

• La Division de l’AIPRP continue d’accorder la priorité à la rapidité du traitement des demandes. Elle ne perd pas de vue le développement de son effectif, ni l’affectation de personnel pour réduire l’inventaire retardataire.
• La Division de l’AIPRP a travaillé en étroite collaboration avec les BPR afin de résoudre les plaintes et de mettre en œuvre les mesures correctives nécessaires.
• La Division de l’AIPRP a travaillé en étroite collaboration avec le CPVP sur les plaintes en suspens et poursuivra ce travail en priorité au cours du nouvel exercice financier.
• La Division de l’AIPRP a continué d’avoir recours à un coordonnateur des plaintes de division afin de pouvoir collaborer étroitement avec le CPVP pour répondre aux demandes de renseignements et aux plaintes officielles à partir d’un point de contact unique.
• Afin de régler les plaintes en protection des renseignements personnels pour documents disparus, la Division de l’AIPRP redonne au BPR l’instruction de chercher ceux-ci à nouveau. Si cette fois ils sont trouvés, alors elle les examine puis les communique s’il y a lieu.

Ces mesures ont été très fructueuses quant à réduire le nombre de plaintes en protection des renseignements personnels reçues par le SCC.

Aucun audit n’a été entrepris au cours du présent exercice.

Le SCC a reçu une seule nouvelle plainte concernant la collecte, l’utilisation et la communication inappropriées de renseignements personnels - 13 plaintes ont été reportées des exercices antérieurs. Au cours de cet exercice, six plaintes ont été réglées et 13, reportées à l’exercice 2023 à 2024, dont huit sont en attente d’une décision du CPVP.

9. Surveillance de la conformité

L’équipe de la Conformité stratégique, des rapports et de la gestion des clients livre à la haute direction du SCC un rapport hebdomadaire qui couvre différentes questions, dont le nombre de demandes reçues, réglées et en suspens. Cette équipe produit également des rapports spéciaux de surveillance qui rendent compte des aspects stratégiques ou des solutions simples dans le but de cerner les tendances et de mesurer le rendement afin de respecter davantage les délais prescrits par la loi.

En outre, l’Unité de réception, de traitement et de conservation agit proactivement pour surveiller, trier et clarifier les demandes entrantes, signalant régulièrement à la haute direction les priorités à revoir et la charge de travail à redistribuer pour une meilleure performance.

Pour s’assurer de respecter les dispositions de la LPRP qui n’intéressent pas les demandes officielles, le SCC soumet l’ébauche de ses contrats, ententes et autres arrangements à son UPG, où un conseiller supérieur en politiques vérifie que ces documents incluent les bonnes protections. Les statistiques relatives aux tâches de l’UPG sont communiquées au directeur de l’AIPRP ainsi qu’au directeur général des Droits, Recours et Résolutions.

Le SCC n’a recours à la consultation entre établissements que dans les cas où elle devient nécessaire à l’exercice de ses pouvoirs discrétionnaires, processus auquel les BPR participent activement. Pour un traitement en temps utile, l’AIPRP suit de façon hebdomadaire les statistiques au sujet des lettres de prorogation et des réponses concluant à l’absence de documents.

10. Atteintes importantes à la vie privée

Au cours de la période de référence 2022 à 2023, la Division de l’AIPRP a signalé au CPVP et au SCT 13 atteintes importantes à la vie privée. Ces atteintes consistaient en la divulgation de renseignements personnels (1) en raison d’erreurs humaines; (2) à des tiers. Comme mesure de redressement, le personnel a été rencontré et des rappels lui ont été faits sur ses responsabilités en protection des renseignements personnels. Certains changements ont aussi été apportés aux procédures, entre autres pour exiger que les documents appartenant à des particuliers différents soient tenus séparés, que les documents de nature délicate soient retirés des disques partagés ou leur accessibilité, limitée; et enfin, que des avis sur la sensibilité des documents soient intégrés aux courriels.

Le SCC prend très au sérieux les atteintes à la vie privée et continue de sensibiliser le personnel sur la protection des renseignements personnels comme suit :

• la formation comprend toujours un volet exhaustif sur les atteintes à la vie privée ;
• on rappelle continuellement au personnel son obligation de protéger les renseignements personnels et d’adopter des approches qui tiennent compte de la vie privée au travail ;
• la Division de l’AIPRP continue de revoir avec tous les agents de liaison et la direction les exigences en matière de rapports, la mise en œuvre de mesures correctives et la prévention ;
• l’AIPRP du SCC a tiré parti de ses relations avec le CPVP et le SCT afin de fournir une expertise spécialisée à la haute direction en ce qui concerne la protection des renseignements personnels, notamment en offrant une séance d’information portant sur les atteintes dans l’une de nos régions;
• l’AIPRP continue de surveiller les rapports de situation quotidiens, afin de s’assurer que les atteintes à la vie privée soient signalées conformément aux lignes directrices du SCT et du SCC en la matière.

11. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Conformément à la politique du SCT, le SCC entreprend des EFVP pour s’assurer que les programmes, les initiatives et les projets nouveaux ou remaniés qui prévoient la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de renseignements personnels sont conformes à la LPRP.

Aucune EFVP n’a été réalisée en 2022 à 2023.

Cela dit, un dossier d’intérêt a été celui des scanneurs corporels. Le SCC a demandé l’autorisation légale d’introduire ces appareils dans ses établissements pour détecter les objets interdits que des individus cacheraient sur eux ou auraient ingérés. Alors que deux scanneurs sont à l’essai, une EFVP est en cours pour cerner les risques et les stratégies d’atténuation.

12. Communication pour des raisons d’intérêt public

L’alinéa 8(2)m) de la LPRP autorise la communication de renseignements personnels dans les cas où des raisons d’intérêt public justifieraient clairement une éventuelle violation de la vie privée, ou dans les cas où la personne dont les renseignements sont communiqués en tirerait un avantage certain.

Au cours de l’exercice 2022 à 2023, le SCC a fait trois communications en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la LPRP. Dans tous les cas, c’était à la famille ou au plus proche parent et à l’exécuteur testamentaire à la suite du décès d’un être cher sous la garde et les soins du SCC. Le CPVP a été avisé avant que toutes les communications ne soient faites.

13. Cour fédérale

La Division de l’AIPRP a reçu dans la période de référence deux avis relatifs à des requêtes de révision judiciaire. Ceux-ci découlaient de plaintes formulées par le CPVP pour non-respect des délais prescrits.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Service correctionnel du Canada

Période d'établissement de rapport : 2022-04-01 au 2023-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

1.2 Mode des demandes

Section 2 : Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

Section 3 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.1 Issue et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Support des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur et de la disposition des demandes (supports papier et électroniques)

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur et de la disposition des demandes en format audio

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur et de l’issue des demandes en format vidéo

3.5.7 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 : Prorogations

6.1 Motifs des prorogations

6.2 Durée des prorogations

Section 7 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 : Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution et centraux

Section 11 : Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalées

11.2 Atteintes à la vie privée signalées non substantielles

Section 12 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts répartis

12.2 Ressources humaines

Annexe C : 2022-2023 Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution: Service correctionnel du Canada

Période d'établissement de rapport: 2022-04-01 to 2023-03-31

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papiers à différents niveaux de classification

2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques à différents niveaux de classification

Section 3 : Demandes et plaintes ouvertes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

3.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

3.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l'information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

4.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

4.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

Section 5 : Numéro d'assurance social (NAS)

Section 6 : Accès universel en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels