Rapport annuel au Parlement concernant la Loi sur l’accès à l’information 2023 à 2024

Sur cette page

• 1. Introduction
• 2. Structure organisationnelle
•       2.1 À propos du Service correctionnel du Canada
•       2.2 La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements
•       2.3 Initiatives et priorités
• 3. Ordonnance de délégation de pouvoirs 2023 à 2024
• 4. Rendement en 2023 à 2024
•       4.1 Demandes traitées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
•       4.2 Issue des demandes
•       4.3 Exceptions et exclusions
•       4.4 Prorogations
•       4.5 Délai de traitement
•       4.6 Présomptions de refus
•       4.7 Demandes actives en suspens
•       4.8 Plaintes actives en suspens
•       4.9 Demandes non officielles
•       4.10 Consultations d’autres institutions et organismes
• 5. Formation et sensibilisation
• 6. Politiques, lignes directrices et procédures
• 7. Publication proactive au titre de la partie 2 de la LAI
• 8. Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à l’égard des plaintes
• 9. Rapport sur les frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service
• 10. Surveillance de la conformité
• Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
• Annexe C – Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels 2023 à 2024

1. Introduction

La Loi sur l’accès à l’information (LAI) garantit aux Canadiens un droit d’accès général à l’information dans les dossiers qui relèvent des institutions gouvernementales. Ce droit est conforme aux principes selon lesquels les renseignements du gouvernement devraient être accessibles au public et les exceptions à ce droit devraient être précises et limitées.
Aux termes de l’article 94 de la LAI, le responsable de chaque institution fédérale doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l’application de la loi durant l’exercice. Le ministre de la Sécurité publique, des Institutions démocratiques et des Affaires intergouvernementales a délégué l’application de la LAI, y compris la production du rapport annuel, au commissaire du Service correctionnel du Canada (SCC).
Le présent rapport décrit comment le SCC s’est acquitté de ses responsabilités en matière d’accès à l’information au cours de l’exercice visé par la période de référence, soit du 1 avril 2023 au 31 mars 2024. Il a été préparé et déposé conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Notre institution n’avait aucune filiale non opérationnelle (« papier ») au cours de la période visée par le présent rapport.

2. Structure organisationnelle

2.1 À propos du Service correctionnel du Canada

Aux termes de la loi, le système correctionnel fédéral a pour but de « contribuer au maintien d’une société juste, vivant en paix et en sécurité, d’une part, en assurant l’exécution des peines de 2 ans et plus par des mesures de garde et de surveillance sécuritaires et humaines, et d’autre part, en aidant au moyen de programmes appropriés dans les pénitenciers ou dans la collectivité, à la réadaptation des délinquants et à leur réinsertion sociale à titre de citoyens respectueux des lois ». (Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition [LSCMLC], article 3)
Le SCC travaille en étroite collaboration avec ses partenaires du portefeuille de la Sécurité publique, y compris la Gendarmerie royale du Canada (GRC), la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC), l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) et les organismes de surveillance, dont le Bureau de l’enquêteur correctionnel (BEC).

2.2 La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relève du directeur général de la Direction des droits, des recours et des résolutions du Secteur des politiques. Elle comporte 8 unités :

• Réception, traitement et conservation (équipe administrative de l’AIPRP)
• Activités d’accès à l’information
• Activités en matière de protection des renseignements personnels
• Politiques et gouvernance
• Divulgation et application de la loi
• Transformation de l’AIPRP (arriéré)
• Conformité stratégique, rapports et gestion des clients
• Passage à ATIPXpress

L’Unité de réception, de traitement et de conservation (URTC) a la responsabilité de traiter les demandes reçues, de rédiger la correspondance courante, d’attribuer les tâches de récupération de dossiers aux bureaux de première responsabilité (PBR), de favoriser le contrôle de la qualité du processus d’AIPRP, de préparer les renseignements à communiquer, de traiter les demandes de renseignements présentées au numéro sans frais de l’AIPRP (1-844-757-8031) et d’assurer le soutien général au bureau de l’AIPRP.
L’équipe des activités d’accès à l’information est chargée d’examiner les dossiers en vertu de la LAI, de mener des consultations auprès des intervenants à l’interne et à l’externe, d’appliquer les exceptions et les exclusions, de préparer des renseignements à communiquer pour les demandeurs et de traiter les plaintes provenant du Commissariat à l’information.
L’équipe des activités en matière de protection des renseignements personnels traite les demandes officielles et non officielles en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) et répond aux plaintes du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP). Cette équipe en comprend 3, plus petites :

• L’équipe des services d’urgence liés à la protection des renseignements personnels est chargée de répondre aux demandes officielles urgentes de renseignements personnels (par exemple les documents demandés par les délinquants/demandeurs ou leur représentant en vue d’une prochaine audience de libération conditionnelle, d’un procès ou de toute autre procédure judiciaire où le temps presse, lorsque la personne consent à ce que des renseignements personnels soient communiqués).
• L’équipe d’intervention stratégique en protection des renseignements personnels (EISPRP) est chargée d’examiner les dossiers des délinquants liés aux soins de santé, à l’emploi, à l’admission et à la libération, aux visites et à la correspondance, aux études et à la formation.
• L’équipe des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels est chargée de répondre aux plaintes pour retard reçues par le CPVP et aux demandes de révision judiciaire liées à ces plaintes.

L’Unité des politiques et de la gouvernance (UPG) agit à titre de point de contact unique pour la protection des renseignements personnels au sein du SCC. Elle élabore des politiques, des lignes directrices, des outils et des procédures en matière de protection des renseignements personnels pour répondre aux exigences de l’AIPRP au sein du SCC. De plus, l’unité fournit des conseils, une orientation et un soutien concernant la législation sur l’AIPRP et les politiques connexes; favorise la sensibilisation à la protection des renseignements personnels; gère les atteintes à la vie privée et toute plainte de collecte, d’utilisation et de communication inappropriée déposée auprès du CPVP. L’unité supervise également les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP); examine les protocoles d’entente, les ententes sur l’échange de renseignements, les contrats, les formulaires et les directives du commissaire; et dispense une formation en matière de protection des renseignements personnels. L’UPG est également responsable de l’examen non officiel des rapports disciplinaires, de harcèlement et de violence au travail pour l’organisme. Cela inclut également les demandes complexes de renseignements personnels concernant les enquêtes et d’autres dossiers sensibles, telles les communications dans l’intérêt public.
L’équipe chargée de la divulgation et de l’application de la loi (EDAL) supervise également la communication de documents en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP, y compris les dossiers de litige, les requêtes de désignation de délinquants dangereux, les ordonnances de surveillance de longue durée, d’autres questions à des fins judiciaires ainsi que les enquêtes en cours.
Les équipes de transformation de l’AIPRP (équipes chargées de l’arriéré) sont responsables du traitement des dossiers de l’arriéré de la division de l’AIPRP, y compris l’évaluation des domaines d’activités de l’AIPRP qui pourraient être rationalisés afin de favoriser l’efficacité du traitement des demandes actuelles et de prévenir l’arriéré futur des demandes.
L’équipe de la conformité stratégique, des rapports et de la gestion des clients (CSRGC) est responsable de la collecte, de l’analyse et de la présentation d’information à l’aide de divers moteurs de recherche et outils de données pour aider l’AIPRP à produire les rapports exigés (y compris les rapports annuels d’AIPRP) et à atteindre les taux de conformité voulus. Lorsqu’elle sera pleinement opérationnelle, cette équipe sera également chargée de gérer les relations du de la division de l’AIPRP avec ses clients et de pousser plus loin ce qui se fait déjà pour promouvoir et favoriser à la Division une culture de satisfaction de la clientèle.
L’équipe du passage à ATIPXpress est chargée de trouver ou de développer des solutions logicielles modernes pour aider la Direction des droits, des recours et des résolutions à devenir plus efficace et productive.
En outre, chaque secteur, région, établissement, district, bureau de libération conditionnelle et centre correctionnel communautaire compte un agent de liaison de l’AIPRP, qui aide la Division nationale de l’AIPRP à s’acquitter de ses responsabilités générales.
En 2023 à 2024, 5,2 employés étaient affectés aux activités d’accès à l’information :

• 4 employés à temps plein;
• 1,2 employé à temps partiel.

Dans la période de référence, le SCC n’a été partie à aucun accord de prestation de services en vertu de l’article 96 de la LAI.

2.3 Initiatives et priorités

La présente section expose les démarches et les priorités du SCC pour l’AIPRP. Sauf avis contraire, elle renvoie autant à la LAI qu’à la LPRP et autant aux demandes officielles qu’aux demandes non officielles, telles que l’échange de renseignements avec nos partenaires dans la sécurité publique.
Les demandes de renseignements personnels représentent la plus grande proportion des demandes d’AIPRP, soit 93 % de la charge de travail totale, tandis que les demandes d’accès à l’information représentent environ 7 % de toutes demandes d’AIPRP.
Le SCC a lancé de nombreuses initiatives afin de relever ses défis et de mieux positionner l’AIPRP pour l’avenir. L’organisation a élaboré un plan d’action stratégique ambitieux avec les objectifs suivants :

• Augmenter graduellement les taux de conformité à la LAI et à la LPRP afin d’atteindre les normes de conformité du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT);
• Améliorer la satisfaction de la clientèle;
• S’assurer que la production dépasse les demandes;
• Minimiser et ultimement éliminer l’arriéré existant;
• Réduire le nombre et la fréquence des plaintes de demandeurs au Commissariat à l’information et au CPVP;
• Maintenir la productivité afin de prévenir l’accumulation de demandes à l’avenir;
• Devenir un employeur de choix et un chef de file dans la communauté de l’AIPRP.

Le SCC poursuit la mise en œuvre de ce plan d’action en mettant l’accent sur nos ressources et nos gens, notre infrastructure, notre culture, nos pratiques et nos résultats.
Bien que notre rendement ne cesse de s’améliorer, le SCC continue de faire face à des défis semblables à ceux de l’année précédente, notamment :

• Un arriéré persistant : 6,3 millions de pages à la fin de 2023 à 2024. Une moyenne de 2 millions de pages (7 000 demandes) reçues annuellement; 1,8 million de pages (7 243 demandes) reçues en 2023 à 2024;
• Un nombre élevé de dossiers en attente, dont certains remontent à 2014;
• Une augmentation des demandes d’examen de dossiers à risque élevé et sensibles (par exemple dossiers de litige);
• Un nombre disproportionnellement faible d’employés pour répondre aux demandes; cela dit, des embauches massives ont été effectuées et d’autres processus de dotation sont en cours;
• Des demandes de plus en plus complexes, à multiples facettes, interdépendantes (plusieurs demandes soumises par le même demandeur – principalement de la part des délinquants ou de leurs avocats);
• Un intérêt limité de la part des délinquants à faire appel à leur équipe de gestion de cas comme source immédiate de demande de renseignements sur leur dossier, ce qui entraîne des demandes de renseignements officielles à l’AIPRP;
• Des défis technologiques (par exemple le serveur « Protégé B » ne convient pas aux documents « Protégé C » ou « Secret », et les détenus n’ont pas accès à Internet);
• Un roulement de personnel en raison d’une lourde charge de travail, d’un niveau de stress intense et de multiples priorités concurrentes;
• Une pénurie d’experts en AIPRP dans l’ensemble de la communauté fédérale, ce qui entraîne une concurrence avec d’autres employeurs et la communauté de l’AIPRP, tant dans les organismes publics que privés.

Malgré ces défis, le SCC a connu de nombreuses réussites et un grand nombre d’initiatives sont en cours, notamment :

1. Augmentation de la production : la production dépasse la charge de travail

Au cours de l’exercice 2023 à 2024, l’AIPRP a reçu un total de 1 849 204 pages et a traité un total de 3 256 410 pages, dans toutes les catégories de demandes (demandes d’accès à l’information, demandes de renseignements personnels et demandes non officielles, dont d’échange de renseignements). Le maintien de la productivité est une étape positive vers l’élimination de l’arriéré et l’amélioration du taux de conformité du SCC.
Le tableau et le graphique suivants montrent la production générale du SCC, y compris les demandes officielles et non officielles en vertu des 2 lois. Il comprend les pages traitées et les pages réglées (abandonnées, non pertinentes, etc.).

Figure 1 : Production aux derniers exercices

Le SCC vise à accroître et à maintenir l’efficacité du traitement des demandes d’AIPRP, à éliminer l’arriéré actuel et à éviter d’accumuler d’autres demandes en souffrance, tout en rehaussant son taux de conformité. Pour atteindre cet objectif, la production de la division de l’AIPRP doit continuer à dépasser le nombre de demandes reçues.

2. Échange de renseignements avec les partenaires

L’équipe de divulgation et d’application de la loi (EDAL) du SCC est chargée de collaborer avec les procureurs de la Couronne provinciaux et territoriaux, les organismes d’application de la loi et autres organismes de sécurité publique, pour instaurer des échanges de renseignements propres à protéger la population canadienne en favorisant la sécurité publique. Au cours du présent exercice, l’EDAL du SCC a répondu à 497 demandes, impliquant le traitement de 521 243 pages, provenant d’organismes demandeurs. Bien qu’il ne s’agisse pas de demandes officielles en vertu de la LAI ni de la LPRP, elles représentent une importante fonction d’AIPRP que le SCC doit remplir pour honorer ses obligations de communication et d’échange de renseignements auprès de ses partenaires du système de justice pénale et des organismes d’application de la loi.
Le SCC a également collaboré avec des procureurs de la Couronne de partout au Canada afin de simplifier le processus d’échange de renseignements et de mettre en place des mesures pour s’assurer que le SCC a le pouvoir légal de communiquer des renseignements personnels concernant les délinquants dangereux et les délinquants assujettis à une ordonnance de surveillance de longue durée. Cela comprend l’interdiction de communiquer des renseignements à grande échelle, particulièrement lorsqu’une personne a atteint l’expiration de son mandat. L’objectif ultime est de mettre en place un protocole d’entente pour préciser quels renseignements peuvent être communiqués et dans quelles circonstances une ordonnance de communication sera requise.

3. Projet pilote de communication non officielle de renseignements

En collaboration avec le Secteur des politiques de l’administration centrale (AC) (Direction des droits, des recours et des résolutions), la région des Prairies a dirigé le projet pilote de communication non officielle, qui a été mis en œuvre par étapes à l’Établissement de Stony Mountain, à l’Établissement de Bowden et au Pénitencier de la Saskatchewan. L’objectif du projet pilote était d’établir un modèle de travail préliminaire pour la communication non officielle au niveau de l’établissement. Des membres du personnel désigné dans chacun des établissements participants accompagnaient les délinquants dans le processus et leur fournissaient des conseils pour les aider à préciser et circonscrire leur demande. Ce processus a permis d’évaluer l’efficacité des pratiques actuelles et de formuler des recommandations concernant les principaux processus opérationnels et outils d’évaluation afin de soutenir la mise en œuvre d’une solution de communication non officielle à long terme et de contribuer à l’établissement d’un modèle organisationnel pour la numérisation. Le processus pilote visait 5 banques de fichiers d’information précises et a été appliqué dans les cas où le délinquant choisissait d’obtenir les documents de son équipe de gestion de cas au lieu d’utiliser le processus officiel d’AIPRP pour faire une demande. Selon l’analyse des données, 132 demandes ont été soumises dans le cadre du processus non officiel, comprenant en tout 4 613 pages; de ce nombre, 4 268 ont été communiquées. Cela a également eu une incidence sur la qualité des soumissions et le nombre total de pages demandées en vertu de la LPRP, car il y a eu beaucoup moins de demandes concernant des banques « complètes » de fichiers d’information.
Le projet pilote a donné lieu à plusieurs recommandations et considérations futures que le SCC examine actuellement, notamment celles de supprimer les cases à cocher pour la banque de fichiers complète dans le formulaire de demande, d’offrir de la formation au personnel de l’AIPRP de l’établissement et à d’autres membres du personnel correctionnel, comme les agents de libération conditionnelle, de créer une page intranet sur l’AIPRP et la communication non officielle, etc.

4. Projet pilote avec le ministère de la Justice

En 2021 à 2022, la division de l’AIPRP et l’Unité des services juridiques (USJ) du SCC, avec le ministère de la Justice, ont lancé un projet pilote intitulé Processus d’examen des communications (PEC) 2.0 pour les dossiers de litige. Le PEC établit quelles banques de fichiers peuvent être traitées par le ministère de la Justice et lesquelles peuvent être examinées par l’EDAL ou l’UPG. Cette approche évite le « travail en double », par exemple lorsque les fichiers sont examinés plus d’une fois ou lorsque les deuxièmes examens ne sont pas nécessaires. Les avocats du ministère de la Justice sont formés pour reconnaître les renseignements personnels et les protéger s’ils ne sont pas pertinents à des fins judiciaires. À ce titre, il n’y a aucune valeur ajoutée à ce qu’ils consultent la division de l’AIPRP pour confirmer et identifier les renseignements personnels inclus dans ces dossiers. Cependant, le ministère de la Justice consulte l’EDAL pour obtenir des conseils d’experts sur les dossiers complexes impliquant des problèmes de sécurité. Au cours de 2023 à 2024, le ministère de la Justice a examiné près de 54 000 pages. Le projet pilote devrait prendre fin au cours de l’exercice 2024 à 2025; le PEC deviendra alors officiel.

5. Transformer l’arriéré

Au cours du présent exercice, le SCC a réalisé de grandes avancées pour réduire son inventaire de dossiers vieillissants (arriéré), notamment par les mesures suivantes :

• Production de 2 927 lettres d’avis d’arriéré pour vérifier auprès des demandeurs s’ils tiennent toujours à leur demande. De ces demandes, 2 023 ont été réglées, pour un total de 632 284 pages;
• Résolution de toutes les demandes dont le demandeur (délinquant) avait atteint la date d’expiration de son mandat (n’était plus sous la surveillance du SCC) et n’avait pas laissé ses nouvelles coordonnées au SCC. Ce projet a permis au SCC de traiter 1 228 demandes totalisant 277 997 pages;
• Afin de réduire le nombre de dossiers de sécurité préventive sur support papier, l’équipe de la transformation a commencé par cibler ces dossiers pour le projet; et
• L’équipe de la transformation a examiné et fermé 20 demandes en format vidéo, et 22 autres ont été résolues. Au total, l’équipe a reçu et examiné 2 219 minutes en format vidéo; de ce nombre, 1 864 minutes ont été communiquées. Il a fallu au SCC 660 heures pour examiner ces vidéos.

6. Gestion des documents « Protégé C » : projet pilote

En collaboration avec les agents du renseignement de sécurité (ARS) de diverses unités opérationnelles, l’équipe de la transformation a lancé un projet pilote afin de moderniser et de simplifier le processus de traitement des demandes de sécurité préventive. Il s’agit en grande partie de documents « Protégé C », traités sur papier par le passé en raison des contraintes de sécurité du réseau standard du SCC. Le processus a été simplifié afin que le SCC puisse traiter les documents « Protégé C » par voie numérique, de sorte qu’il peut maintenant communiquer les pages « Protégé C » caviardées à l’ARS sur le Réseau protégé de renseignements de sécurité (RPRS). Le SCC peut ainsi communiquer à l’ARS que les pages « Protégé C », ce qui a permis de réduire considérablement le nombre total de pages communiquées, mais aussi de faire gagner beaucoup de temps à l’ARS, qui peut donc répondre aux demandes de l’AIPRP concernant les préoccupations en matière de sécurité plus efficacement. Ce processus simplifié a permis de gagner du temps et d’éviter les coûts liés à l’envoi par messagerie de copies imprimées entre l’AIPRP et les établissements. Le SCC a également mis à jour son processus de classement des pages « Protégé B » et « Protégé C » en mettant en place un processus de tri. La création d’un espace sécurisé sur le RPRS réservé à l’AIPRP permettra également au SCC de trier les documents dès le début de l’étape de récupération. Le SCC a communiqué avec les ARS pour les informer du nouveau processus. Il a aussi créé une base de données des coordonnées des ARS de chaque établissement afin qu’on puisse leur transmettre les demandes aux fins d’examen. À l’heure actuelle, 34 dossiers traités dans le cadre de ce projet seront bientôt terminés, et les résultats se sont avérés concluants autant pour l’AIPRP que pour les ARS. Le SCC prévoit mettre en œuvre ce processus de façon permanente d’ici 2025.

7. Passage à ATIPXpress

Pour gérer ses demandes d’AIPRP internes et externes, le SCC, à l’instar d’autres ministères et organismes fédéraux, emploie depuis le milieu des années 2000 le logiciel AccessPro Case Management (APCM). Comme APCM deviendra bientôt obsolète, le SCC doit moderniser son approche. À cette fin, le SCC est en train de mettre en œuvre le logiciel ATIPXPress.
Après avoir acquis des licences, en novembre 2022, le SCC a mis sur pied une équipe de projet chargée de mettre en œuvre ce système au SCC. Compte tenu de l’envergure du projet, l’équipe chargée du passage à ATIPXPress a conçu une architecture de système, construit 2 environnements d’hébergement, configuré et mis à l’essai ATIPXPress pour s’assurer que le logiciel répond aux exigences opérationnelles de la division de l’AIPRP, et élaboré un programme de formation pour ses employés.
L’équipe de projet a réussi à configurer et à mettre à l’essai le système afin de répondre aux exigences essentielles de la division de l’AIPRP. Le SCC procédera au lancement d’un projet pilote du système ATIPXPress à la fin du premier trimestre de l’exercice 2024 à 2025. Dans le cadre du projet pilote, une petite équipe ciblera les demandes à faible risque qui sont rapides à traiter afin de s’assurer que la configuration et le système en tant que tel répond à toutes les exigences opérationnelles du SCC. À la fin du deuxième trimestre, le projet intégrera l’ensemble du bureau de l’AIPRP selon une approche progressive. Il convient de noter qu’une courte liste de défauts a été soumise au fournisseur, qui devrait apporter les corrections demandées à la fin de l’été 2024. Nous avons confiance que la mise en œuvre d’ATIPXpress en 2024 à 2025 va rendre la division de l’AIPRP plus productive, en même temps que plus efficace pour répondre à tous les demandeurs.
En tant qu’utilisateur précoce de la nouvelle Solution logicielle de traitement des demandes, le SCC a beaucoup aidé d’autres ministères et organismes à passer au nouveau système. Le SCC a coprésidé une communauté de pratique dont l’objet était de transmettre les pratiques exemplaires et les leçons tirées de la mise en œuvre aux autres ministères et organismes qui en sont aux premières étapes de leur projet respectif. Le SCC travaille également en étroite collaboration avec le fournisseur pour l’aider dans l’élaboration et l’amélioration du système afin qu’il puisse mieux répondre aux besoins de la communauté de l’AIPRP.

8. Autres réussites

La division de l’AIPRP a réalisé des progrès dans plusieurs autres domaines qu’il est important de souligner :

• Nettoyage de la salle des dossiers : L’équipe de l’URTC a réalisé des progrès importants dans la réduction de l’empreinte physique de l’AIPRP en détruisant les anciens dossiers physiques qui ont atteint la fin de leur période de conservation;
• Malgré des ressources limitées, l’équipe des services d’urgence liés à la protection des renseignements personnels répond aux demandes des tribunaux et de révision judiciaire à temps;
• Révision de 176 modèles de lettres en vue de la mise en œuvre d’ATIPXPress;
• Le SCC continue d’entretenir une relation de travail axée sur la collaboration avec le CPVP et le Commissariat à l’information, en tenant régulièrement des rencontres avec leurs représentants pour déterminer les priorités et assurer une bonne communication;
• Plusieurs équipes (l’EISPRP, l’équipe des services d’urgence, l’URTC, l’équipe chargée des plaintes) ont travaillé de concert pour traiter une demande de révision judiciaire très volumineuse et très médiatisée qui devait être présentée au tribunal en septembre 2023. Les équipes ont réussi à achever le traitement de la demande en juillet 2023.

Objectifs et vision pour l’avenir

Au cours de l’exercice 2024 à 2025, la division de l’AIPRP du SCC se concentrera sur les points suivants :

• Mieux satisfaire la clientèle;
• S’assurer que la production dépasse les nouvelles demandes;
• Réduire l’arriéré existant jusqu’à l’éliminer complètement;
• Maintenir la productivité pour éviter d’accumuler d’autres arriérés à l’avenir;
• Examiner les options pour éviter les augmentations futures de la charge de travail;
• Numériser ses services, à la lumière de recherches;
• Faire de la formation et de la sensibilisation pour prévenir les fuites de renseignements personnels et développer les connaissances de l’effectif en AIPRP;
• Complémenter ses efforts passés à résoudre l’arriéré en se concentrant aussi sur les demandes actuelles, afin d’atteindre aux normes de conformité du SCT. Même parmi l’arriéré, l’attention se concentre sur des demandes comparativement récentes; cela signifie potentiellement moins de plaintes, donc encore plus de ressources à consacrer aux dossiers actuels;
• Ajout d’un poste directeur, Modernisation de l’AIPRP, divulgation et application de la loi) pour appuyer la gestion des équipes spécialisées afin que l’organisation se conforme mieux à ses obligations au titre de la LAI et la LPRP;
• En collaboration avec les Services juridiques, le SCC est en train de rédiger des procédures pour les demandes relatives à la clause de la dernière chance et de révision judiciaire;
• L’EDAL collaborera avec l’USJ et les avocats plaidants en vue de créer des lignes directrices pour le processus d’examen de la communication;
• Terminer le passage de la plateforme AccessPro vers ATIPXPress afin d’améliorer la capacité de l’AIPRP de répondre aux demandes d’accès à l’information; et
• Accroître la capacité en mettant sur pied une équipe d’examen des demandes en format vidéo et audio.

3. Ordonnance de délégation de pouvoirs 2023 à 2024

Le commissaire du SCC est chargé d’appliquer la LAI. Le ministre délègue ce pouvoir aux membres de la haute direction du Ministère, notamment le coordonnateur ministériel de l’AIPRP (le directeur de l’AIPRP), qui peuvent alors exercer les pouvoirs, fonctions et attributions ayant trait aux demandes d’AIPRP en vertu de la loi. Certains pouvoirs délégués concernent des postes particuliers de la Division de l’AIPRP à l’AC, comme l’indique l’annexe A du présent rapport.

4. Rendement en 2023 à 2024

4.1 Demandes traitées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

En 2023 à 2024, le SCC a reçu 489 demandes présentées en vertu de la LAI, ce qui représente une augmentation de 46 % par rapport à l’année précédente; 512 demandes ont été reportées de la période de référence précédente, ce qui porte le total à 1 001 demandes à traiter en 2023 à 2024. Le SCC a répondu à 407 demandes d’accès à l’information, ce qui représente 41 % du nombre total de demandes reçues et reportées de la période de référence précédente. Le rapport statistique se trouve à l’annexe B.

Figure 2 : Demandes d’accès à l’information à traiter

Ce graphique illustre la charge de travail totale que représentent les demandes d’accès à l’information, qui comprend le total des demandes reçues au cours de la période de référence et des demandes en suspens depuis la période précédente. La ligne illustre la tendance des dossiers fermés. Comme l’indique le graphique, bien que le nombre de demandes d’accès à l’information soit demeuré relativement stable au fil des ans, il y a eu une légère augmentation pendant l’exercice en cours. Des économies et des ressources continuent d’être mises en œuvre pour résorber l’arriéré de longue date et traiter la charge de travail actuelle.

4.2 Issue des demandes

Sur les 407 demandes traitées au cours de la période de référence 2023 à 2024, 92 demandes ont été communiquées intégralement; 170 ont été communiquées partiellement; pour 8 demandes, aucun document n’a été communiqué; pour 82 demandes, il n’existait aucun document; une demande a été transférée; 52 demandes ont été abandonnées par le demandeur; 2 demandes n’ont été ni confirmées ni infirmées; et aucune demande n’a fait l’objet d’un refus d’agir avec l’approbation de la Commissaire à l’information. En résumé, 23 % des demandes ont mené à des communications intégrales et 42 % à des communications partielles. En tout, 117 591 pages ont été traitées.

Figure 3  : Issue des demandes

4.3 Exceptions et exclusions

Il y a eu 390 exceptions et 7 exclusions durant la période de référence. La majorité des exceptions invoquées par le SCC relevaient des 4 paragraphes de la LAI suivants :

• le paragraphe 19(1) a été invoqué dans 158 cas (41 % ) pour protéger des renseignements personnels;
• le paragraphe 21(1) a été invoqué dans 64 cas (16 % ) pour protéger des renseignements concernant les activités du gouvernement;
• le paragraphe 16(1) a été invoqué dans 53 cas (14 % ) pour protéger des renseignements sur des enquêtes et le travail des forces publiques;
• le paragraphe 20(1) a été invoqué dans 51 cas (13 % ) pour protéger des renseignements de tiers;

4.4 Prorogations

Au total, 119 prorogations ont été prises pour des demandes fermées durant la période de référence. Il s’agit d’une augmentation importante de ce type de prorogations par rapport à l’exercice précédent (88). La plupart des prorogations ont été prises en raison d’un grand volume de demandes (97), les autres étant dues à la nécessité de consultations (21) et d’avis à un tiers (1).

4.5 Délai de traitement

Durant la présente période de référence, le SCC a traité 110 demandes dans un délai de 30 jours ou moins; 88 demandes dans un délai de 31 à 60 jours; 71 demandes dans un délai de 61 à 120 jours; 25 demandes dans un délai de 121 à 180 jours; et 113 demandes dans un délai de plus de 180 jours.

Figure 4 : Délai de traitement

4.6 Présomptions de refus

Au cours du présent exercice, il y a eu une diminution du nombre de présomptions de refus;
62 % des demandes (251) ont été fermées au-delà du délai prévu par la loi, ce qui représente une diminution de 7 % par rapport à 2023 à 2024 (270).

Figure 5 : Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (présomption de refus).

4.7 Demandes actives en suspens

Au dernier jour de la période de référence, 594 demandes étaient en suspens et ont été reportées à la période de référence 2024 à 2025. De ces 594 demandes, 249 ont été reçues au cours de l’exercice visé, alors que 69 ont été reçues au cours de l’exercice précédent 2022 à 2023. De plus, 4 demandes en suspens ont été initialement reçues au cours de l’exercice 2015 à 2016; aucune n’a été reçue en 2016 à 2017; 8 ont été reçues en 2017 à 2018; 25 ont été reçues en 2018 à 2019; 48 ont été reçues en 2019 à 2020; 72 ont été reçues en 2020 à 2021; et 119 ont été reçues en 2021 à 2022. Au total, 395 de ces demandes avaient dépassé les délais prescrits par la loi au 31 mars 2024, dont 87 (22 % ) ont été reçues au cours de l’exercice 2023 à 2024. En date du 31 mars 2024, 199 demandes en suspens étaient toujours considérées comme étant dans les délais prescrits par la loi.

Figure 6 : Nombre de demandes actives en suspens par période de référence

4.8 Plaintes actives en suspens

Dans la période de référence, le SCC a reçu un total de 34 plaintes, soit une diminution par rapport à l’exercice précédent (57 plaintes en 2022 à 2023). De ces 34 plaintes, 19 étaient toujours actives à la fin de l’exercice et ont été reportées à l’exercice 2024 à 2025. Parmi les autres plaintes reportées, on compte 3 plaintes reçues en 2022 à 2023, 5 plaintes reçues en 2021 à 2022 et 2 plaintes reçues en 2020 à 2021.
La plupart des plaintes concernant l’accès à l’information reçues dans la période de référence portent sur le non-respect des délais prescrits.

4.9 Demandes non officielles

Au cours de la période de référence, 229 demandes non officielles ont été reçues; 1 029 demandes ont été reportées de la période de référence précédente, ce qui porte le total à 1 258 demandes non officielles à traiter en 2023 à 2024. Ces demandes non officielles visent entre autres des trousses de demandes d’accès à l’information déjà communiquées. Au total, 112 demandes non officielles ont été fermées en 2023 à 2024. Pendant cet exercice, 13 973 pages ont été recommuniquées.

4.10 Consultations d’autres institutions et organismes

Une partie de la charge de travail de la Division de l’AIPRP consiste à participer à des consultations en réponse à des demandes officielles reçues par d’autres institutions et organismes. Le SCC collabore étroitement avec ses partenaires du portefeuille de la Sécurité publique, comme l’ASFC, la GRC, le SCRS, la CLCC et le BEC afin de donner suite aux demandes de consultation dans un délai convenable. Le SCC est consulté sur des sujets comme les affaires judiciaires, les griefs des délinquants, les questions soulevées par le BEC, les dossiers des délinquants et les personnes expulsées.
Au cours de la période de référence 2023 à 2024, le nombre de consultations achevées était de 77 et le nombre de pages examinées était de 3 411.

5. Formation et sensibilisation

Dans la période de référence, le SCC a donné plusieurs séances de formation et de sensibilisation. La plupart combinaient les thèmes de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, avec quelques variations selon les publics cibles.
La division de l’AIPRP joue un rôle fondamental dans l’élaboration et la prestation de séances de formation sur l’AIPRP à l’intention du personnel de l’AC, des administrations régionales et des établissements partout au Canada, ainsi que des employés de la Division. L’UPG continue aussi de fournir des conseils et de donner suite aux questions et préoccupations sur la formation, les politiques et lignes directrices ainsi que l’interprétation des lois, par son compte de courriel générique. Ainsi, le personnel du SCC dispose d’un point de contact unique pour accroître sa connaissance des dispositions législatives liées à l’AIPRP et aux politiques connexes.
Au cours du présent exercice, la Division de l’AIPRP s’est concentrée sur la mise à jour du matériel de formation interne pour son personnel. Elle fait des préparatifs en vue d’accroître sa capacité de fournir de la formation et de la sensibilisation sur les questions d’AIPRP au cours de l’exercice 2024 à 2025. Au cours de la période de référence, la division de l’AIPRP a donné des séances d’information et de formation informelles, et des séances de sensibilisation. Plus précisément, l’EDAL et l’USJ ont dirigé une séance d’information informelle à l’intention du Secteur des opérations et des programmes correctionnels, des équipes de liaison régionales de l’AIPRP, des administrateurs régionaux, Communications et services à la haute direction, et de la Sécurité préventive et renseignement de sécurité du SCC afin de présenter le mandat et les principales activités de l’EDAL en ce qui a trait à l’échange de renseignements avec les partenaires provinciaux, comme les procureurs de la Couronne et les services de police, et avec l’USJ dans les cas de litige. Soixante participants ont assisté à cette séance.
De plus, le personnel a donné 6 séances de sensibilisation à l’administration régionale des Prairies. Une présentation a été donnée aux chefs de la santé mentale, une au Service régional de psychologie, une au Centre psychiatrique régional, une à des travailleurs sociaux, une à des élèves de neuvième année et une à l’équipe de santé mentale de l’Établissement de Bowden. En outre, 5 séances de formation sur des sujets généraux liés à l’AIPRP ont été données par le personnel aux équipes de gestion dans la région du Pacifique. En moyenne, de 10 à 15 personnes ont assisté aux séances.

6. Politiques, lignes directrices et procédures

Aucune politique, ligne directrice ou procédure propre à l’organisme, nouvelle ou révisée, n’a été mise en œuvre relativement à l’accès à l’information pendant la période de référence.

7. Publication proactive au titre de la partie 2 de la LAI

Le SCC étant une institution gouvernementale au sens de la partie 2 de la LAI, il doit se conformer aux articles 82 à 90 de cette loi.
À la suite du projet de loi C-58, Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui a reçu la sanction royale le 21 juin 2019, la Division de l’AIPRP continue de travailler en étroite collaboration avec les Relations parlementaires et d’autres intervenants au processus de publication proactive. Au total, 6 demandes de publication proactive ont été reçues au cours du présent exercice financier. Elles ont toutes été traitées et fermées; 4 d’entre elles (66,6 % ) ont été fermées dans les délais et 2 (33,4 % ) l’ont été retard.
Les renseignements publiés de façon proactive par le SCC au cours de l’exercice 2023 à 2024 se trouvent sur la page suivante : Divulgation proactive | Gouvernement ouvert - Gouvernement du Canada. Nous fournissons aussi des liens sur notre site Web : Divulgation proactive - Canada.ca.

Tableau 3 : Tableau des exigences en matière de publication proactive

8. Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à l’égard des plaintes

La Division de l’AIPRP du SCC a considérablement réduit le nombre de plaintes relatives à l’accès à l’information grâce aux mesures suivantes :

• La division de l’AIPRP a continué d’accorder la priorité à la rapidité du traitement des demandes par les 2 équipes chargées de l’accès;
• La division de l’AIPRP tient des réunions mensuelles avec le Commissariat à l’information pour discuter des dossiers prioritaires et résoudre les problèmes avant de passer à l’étape des conclusions, recommandations et ordonnances au titre de l’article 37. Le SCC peut ainsi concentrer ses ressources sur les aspects où leur efficacité sera la plus grande;
• La division de l’AIPRP a continué d’avoir recours à un coordonnateur des plaintes de division afin de pouvoir collaborer étroitement avec le Commissariat à l’information pour répondre aux demandes de renseignements et aux plaintes officielles à partir d’un point de contact unique;
• La division de l’AIPRP a élaboré des plans d’action conçus pour répondre aux demandes visées par une plainte pour non-respect des délais prescrits;
• Afin de régler les plaintes, les équipes effectuent de nouvelles recherches, consultent l’information de façon plus approfondie et communiquent des documents supplémentaires aux demandeurs, dans la mesure du possible; et
• En 2024 à 2025, les équipes chargées de l’accès mèneront un projet pilote qui consistera à réattribuer certaines tâches administratives, comme la récupération des dossiers, à d’autres échelons afin de permettre aux analystes de se concentrer sur le travail analytique. Cette façon de faire est semblable à la façon dont fonctionnent les équipes chargées de la protection des renseignements personnels. Dans les années précédentes, les analystes des équipes chargées de l’accès effectuaient eux-mêmes la récupération des dossiers, ce qui réduisait leur productivité quant au nombre de pages traitées par rapport aux analystes des équipes chargées de la protection des renseignements personnels, car une bonne partie de leur journée était consacrée à des tâches administratives et non à l’examen des dossiers. À l’issue de ce projet pilote, on s’attend à ce que les analystes des équipes chargées de l’accès puissent examiner un plus grand nombre de pages par jour, ce qui signifie une meilleure productivité, une utilisation plus judicieuse de leurs compétences et, pour le SCC, une conformité accrue en ce qui concerne les demandes d’accès à l’information.

9. Rapport sur les frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable déclare annuellement au Parlement les frais perçus par l’institution.
En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la LAI, les renseignements ci-dessous sont fournis conformément aux exigences de la Loi sur les frais de service, article 20.

• Loi habilitante : LAI
• Frais payables : 2 005 % (le frais de présentation de 5 % est le seul frais facturé pour une demande d’accès à l’information.)
• Total des revenus : 2 005 %
• Frais dispensés : 175 % (conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, émise le 5 mai 2016, le SCC dispense tous les frais prescrits par la Loi et le Règlement, à l’exception des frais de présentation de 5 % prévus à l’alinéa 7(1)a) du Règlement).
• Coûts de fonctionnement du programme d’AIPRP : 8 260 856 %

10. Surveillance de la conformité

La CSRGC livre à la haute direction du SCC un rapport hebdomadaire qui couvre différentes questions, dont le nombre de demandes reçues, fermées et en suspens. Cette équipe produit également des rapports spéciaux de surveillance qui rendent compte des aspects stratégiques ou des solutions simples dans le but de cerner les tendances et de mesurer le rendement afin de respecter davantage les délais prescrits par la loi. Les statistiques relatives aux tâches de l’UPG de l’AIPRP sont communiquées au directeur de l’AIPRP ainsi qu’au directeur général des Droits, Recours et Résolutions une fois par semaine.
Le SCC limite les consultations interinstitutionnelles aux cas où elles sont nécessaires à l’exercice d’un pouvoir discrétionnaire ou lorsqu’il y a intention de communiquer. L’AIPRP du SCC ne consulte d’autres institutions que si le sujet dépasse véritablement le domaine d’expertise du SCC. La surveillance s’effectue au cas par cas, et la décision est prise par le chef d’équipe et le directeur adjoint. La surveillance des consultations et des communications non officielles relatives à l’accès se fait au cas par cas et est effectuée par le chef de l’équipe et le directeur adjoint chargés de l’accès.
En outre, la division de l’AIPRP communique sur demande et de façon non officielle les documents qui ont déjà été demandés dans le cadre d’une demande antérieure en vertu de la LAI. Un examen superficiel est effectué pour s’assurer que les renseignements personnels concernant l’auteur de la demande initiale sont caviardés dans les communications non officielles ultérieures.
La division de l’AIPRP travaille en collaboration avec le Secteur des affaires publiques, de la culture et de l’engagement pour informer le cabinet du ministre et la haute direction du SCC des communications qui ne contiennent pas de renseignements personnels non caviardés concernant le demandeur. La surveillance des consultations et des communications non officielles relatives à l’accès se fait au cas par cas et est effectuée par le chef de l’équipe et le directeur adjoint chargés de l’accès.
Tous les contrats passés par le SCC comprennent des conditions générales tirées du manuel intitulé Clauses et conditions uniformisées d’achat, de Services publics et Approvisionnement Canada, dont une clause relative à l’accès à l’information.
De plus, à l’appui de la surveillance de la conformité, la Directive financière 350-3 – Passation de marchés et les instructions SMS-INST-2015-017 – Comités d’examen des marchés prévoient que l’AIPRP du SCC doit examiner toutes les demandes de contrats et d’ententes contractuelles renfermant des renseignements personnels, y compris celles qui relèvent des pouvoirs délégués d’un gestionnaire de budget, pour s’assurer que les bons protocoles en matière de protection des renseignements personnels ont été respectés et que les clauses applicables en matière de protection des renseignements personnels ont été intégrées au contrat ou à l’entente contractuelle en question.

Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirs

Figure 7 : Image d’Ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Service correctionnel du Canada
Période d’établissement de rapport : Du 1er avril 2023 au 31 mars 2024

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

Tableau 4 : Nombre de demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.2  Source des demandes

Tableau 5 : Source des demandes

1.3  Mode des demandes

Tableau 6 : Mode des demandes

Section 2 : Demandes non officielles

2.1 Nombre de demandes non officielles

Tableau 7 : Nombre de demandes non officielles

2.2 Mode des demandes non officielles

Tableau 8 : Mode des demandes non officielles

Section 3 : Numéro d’assurance sociale (NAS)

Section 4 : Accès universel en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels