Vérification des activités de formation
Vérification Interne
378-1-274
11 mai 2012
Table of Contents
SOMMAIRE
Contexte
La Vérification des activités de formation est effectuée dans le cadre du Plan de vérification axé sur les risques de 2011 2014 du Service correctionnel du Canada (SCC) et est liée à de nombreuses initiatives du SCC telles que le Profil de risque du SCC, le Rapport sur les plans et les priorités ainsi que le Plan stratégique de gestion des ressources humaines.
Malgré le budget limité qui est accordé à la formation par rapport à l'ensemble des dépenses du Service, celle-ci est très importante car la Direction de l'apprentissage et du perfectionnement joue un rôle crucial dans l'atteinte des objectifs du SCC en matière de sécurité publique. Les initiatives et les activités de formation ayant trait à l'apprentissage et au perfectionnement (AP) présentent un intérêt particulier pour la direction du SCC en raison de l'augmentation anticipée du personnel et des exigences en matière de formation découlant de modifications législatives comme la Loi sur l'adéquation de la peine et du crime, et de l'augmentation subséquente du nombre de délinquants pris en charge par le système de justice pénale.
Comme on l'a souligné dans le Plan de vérification axé sur les risques, la présente vérification vise à :
- fournir l'assurance qu'un cadre de gestion des activités de formation est en place, et qu'il est mis en œuvre et surveillé;
- fournir l'assurance que le SCC respecte les dispositions législatives, les politiques et les directives pertinentes concernant les Normes nationales de formation (NNF).
Pour atteindre ces objectifs, l'équipe de vérification a passé en revue les politiques et les documents clés, a mené des entrevues avec des employés travaillant en établissement ainsi qu'aux niveaux régional et national, et a procédé à un examen de dossiers. La vérification avait une portée nationale et était axée sur la conformité du SCC aux Normes nationales de formation, y compris à celles de la formation obligatoire du Conseil du Trésor, de la formation réglementée et de la formation offerte par le SCC.
Conclusion
De manière générale, la vérification a permis de constater que le SCC dispose d'un cadre de gestion pour appuyer les activités de formation. Les employés du SCC reçoivent la formation obligatoire prévue dans les NNF, et les activités de formation font l'objet d'une surveillance régulière au moyen de rapports de conformité présentés à la haute direction. La vérification a également permis de constater que le SCC respecte les lois et les politiques relatives aux NNF.
Cela dit, notre examen a révélé que les cours liés aux NNF sont administrés de façon non uniforme au sein du SCC. Il faudrait mettre à jour les Lignes directrices et l'outil de surveillance de la gestion pour la formation du personnel du SCC de manière à refléter la structure de gouvernance actuelle et à définir les rôles et les responsabilités du personnel clé afin d'assurer la répartition équitable des tâches et des responsabilités. Il y a un chevauchement des systèmes de surveillance au niveau des établissements et les processus de production de rapports varient d'une région à l'autre, ce qui se traduit par des pertes d'efficacité dans l'ensemble de l'organisation et une gestion non uniforme des documents à l'échelle nationale.
Selon ces constatations, le SCC exerce un contrôle administratif limité sur certains cours visés par les NNF et il ne met pas à profit les possibilités d'uniformiser la mise en œuvre des cours et de réduire les coûts. En outre, les cours essentiels devraient faire l'objet d'une gestion du risque en raison du nombre important de cours liés aux NNF. Le manque d'uniformité dans les méthodes de documentation rend difficile la surveillance de la conformité individuelle des employés du SCC en ce qui a trait à la formation.
Le rapport présente des recommandations au sujet des domaines à améliorer. La direction a examiné les constatations et les approuve, et un PAG a été élaboré pour donner suite aux recommandations (consultez l' annexe F).
ÉNONCÉ D'ASSURANCE
Le mandat a été réalisé avec un niveau modéré d'assurance.
Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeante principale de la vérification, des procédures de vérification appropriées et suffisantes ont été suivies, et les éléments de preuve recueillis appuient l'exactitude de l'opinion énoncée dans le présent rapport. L'opinion est fondée sur une comparaison des conditions telles qu'elles existaient alors, avec les critères de vérification convenus par la direction. L'opinion formulée ne vaut que pour les questions examinées. Les données ont été compilées en conformité avec les politiques, les directives et les normes du Conseil du Trésor applicables à la vérification interne et avec les procédures utilisées pour satisfaire aux normes professionnelles de l'Institut des vérificateurs internes. Les données compilées étaient suffisantes pour fournir à la haute direction une preuve d'opinion fondée sur la vérification interne.
_ Date:
Sylvie Soucy, DPV
Dirigeante principale de la vérification
1.0 INTRODUCTION
Contexte
Selon la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (1992), « Le système correctionnel vise à contribuer au maintien d'une société juste, vivant en paix et en sécurité »1. Le principe en matière de formation qui permet au SCC d'atteindre son objectif est indiqué à l'alinéa 4 j) de la Loien vertu duquel le commissaire doit veiller « à la bonne sélection et à la bonne formation de ses agents, et leur offr[ir] de bonnes possibilités de perfectionnement professionnel [...] »2.
La Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement du Conseil du Trésor établit des exigences additionnelles en matière de formation et octroie aux administrateurs généraux le pouvoir de « déterminer les exigences en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement des personnes employées dans la fonction publique et fixer les conditions de mise en œuvre de cet apprentissage, de cette formation et de ce perfectionnement», aux termes de l'alinéa 12.(1)a) de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Conformément à ce pouvoir, le SCC a élaboré les Lignes directrices sur l'apprentissage, la formation et le perfectionnement (2007), ce qui démontre la motivation du SCC à offrir un apprentissage, une formation et un perfectionnement continus à ses employés. Les lignes directrices énoncent les priorités organisationnelles, comme la conformité aux NNF approuvées par le SCC et à la formation obligatoire de la fonction publique.
Normes nationales de formation (NNF) – Formation obligatoire
Le SCC a mis sur pied un ensemble de cours de formation, auparavant connu sous le nom de normes nationales de formation (NNF) et renommé « formation obligatoire » par la Direction de l'apprentissage et du perfectionnement. Aux fins de la présente vérification, ces cours seront désignés par l'acronyme NNF.
Les cours permettent à l'employé de répondre aux exigences fondamentales en matière d'apprentissage et de perfectionnement nécessaires à l'accomplissement de certains aspects de son rôle et de ses responsabilités. Les activités de formation doivent être terminées avant la date limite indiquée sur le plan de formation individualisé afin de satisfaire aux diverses exigences légales.
Il convient de noter que même si les cours compris dans les NNF sont obligatoires, cet ensemble de cours ne comprend pas toute la formation obligatoire prévue par la réglementation et la législation, telle que la formation sur le SIMDUT (Système d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail).
Le nombre de cours visés par les NNF s'élevait à 62 au moment de la vérification, par rapport à 39 en 2005-2006.
Il existe trois sortes de cours compris dans les NNF :
- la formation dirigée par le SCC, et élaborée par le SCC, comme le Programme de formation correctionnelle (PFC), qui s'adresse aux agents correctionnels;
- la formation réglementée qui comprend les cours de premiers soins et de RCR;
- la formation du gouvernement du Canada, qui comprend le cours Orientation à la fonction publique offert par l'École de la fonction publique du Canada (EFPC).
Les cours sont donnés à divers endroits par des formateurs à l'interne ou à l'externe, notamment dans les établissements, les collèges du personnel ou les locaux de l'École de la fonction publique du Canada. Dans les cas où la disponibilité des ressources pose un problème (par exemple lorsqu'un établissement n'a pas de champ de tir), la formation est offerte à l'extérieur, dans des emplacements privés.
Chaque employé3 du SCC a un plan de carrière indiquant les cours liés aux NNF qu'il doit suivre pour être en mesure d'accomplir son travail, en fonction de sa classification, de son poste et de son lieu de travail. Au moins une compétence est octroyée pour chaque cours. Les compétences sont fixées et assignées par le SCC et sont propres à l'organisation; elles permettent de s'assurer que les employés se conforment aux exigences obligatoires en matière de formation à l'aide du Système de gestion des ressources humaines (SGRH). Les plans de carrière des employés sont établis et entrés manuellement dans le SGRH par les coordonnateurs de la formation du personnel (CFP), qui assurent la surveillance de toutes les activités de formation relatives aux NNF à l'échelle de l'établissement, de l'unité opérationnelle ou du district.
Structure organisationnelle
Le CFP travaille généralement sur place, à l'établissement, et il relève du gestionnaire des Services de gestion du Collège régional du personnel, qui à son tour relève du directeur du Collège régional du personnel.
Les cinq directeurs des collèges régionaux du personnel relèvent du directeur général, Apprentissage et perfectionnement (AP) à l'AC, qui relève du commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines (CAGRH). La Direction de l'AP comprend également trois divisions à l'AC : Politiques, planification et rendement; Conception et développement de formation; et Implantation nationale des programmes d'apprentissage, du partenariat et de l'infrastructure4.
Détermination et analyse du risque
L'équipe de vérification a effectué une analyse du risque visant à cerner les risques les plus importants qui touchent la formation au SCC. L'évaluation a été fondée sur un examen de l'outil de surveillance de la gestion et de la structure de gouvernance organisationnelle, une analyse de vérifications antérieures et des entrevues avec des employés de l'AP.
On s'attend à ce que les besoins en formation augmentent de façon importante car un processus d'embauche est en cours en réponse à l'augmentation prévue du nombre de délinquants en raison de la nouvelle loi qui a été adoptée. Ainsi, l'équipe de vérification a conclu que le risque principal du SCC est le respect des exigences relatives à la formation obligatoire pour les employés travaillant directement avec les délinquants.
On a également porté à l'attention de l'équipe de vérification que la consignation des renseignements concernant la formation pouvait être incohérente et peu fiable.
Ces risques ont été pris en compte lors de l'établissement des objectifs de la vérification et de l'élaboration des outils de vérification aux fins de l'examen et de la cueillette des éléments de preuve.
2.0 OBJECTIFS ET PORTÉE DE LA VÉRIFICATION
2.1 Objectifs de la vérification
La vérification visait à :
- fournir l'assurance qu'un cadre de gestion des activités de formation est en place, qu'il est mis en œuvre et qu'on en effectue la surveillance;
- fournir un degré d'assurance raisonnable que le SCC respecte les dispositions législatives, les politiques et les directives pertinentes concernant les Normes nationales de formation (NNF). Les critères particuliers liés à chacun des objectifs sont présentés à l'annexe A.
2.2 Portée de la vérification
La vérification avait une portée nationale et était axée sur la conformité du SCC aux NNF, y compris à celles de la formation obligatoire du Conseil du Trésor, de la formation réglementée et de la formation offerte par le SCC. Elle portait également sur les employés occupant un poste d'attache de classification CX, WP et AS5, puisque ces catégories d'employés représentent plus de 60 % des employés du SCC et sont tenues de suivre les cours obligatoires visés par chaque type de NNF.
La formation non obligatoire, la formation de perfectionnement, et les certifications et titres professionnels, qui ne font partie des NNF, ont été considérés hors portée de la présente vérification, tout comme la façon dont les cours obligatoires individuels sont préparés, tenus à jour ou donnés. En outre, la vérification n'a pas pris en compte la qualité de ces cours, ni leur conformité aux exigences énoncées dans les lois et les politiques.
La vérification s'est penchée sur les contrôles en place pour assurer que la formation est conforme aux Normes nationales de formation et que cette conformité est surveillée et fait l'objet de rapports exacts. La vérification a porté sur les activités de formation prévues dans les NNF pour douze cours sélectionnés, au 30 septembre 2011, et pour certains plans de carrière d'employés, au 6 janvier 2012. Ces cours ont été choisis parce qu'ils font partie de la formation de l'EFPC, de la formation offerte par le SCC et de la formation réglementée.
La vérification a également étudié la manière dont la gamme des NNF est approuvée, mise à jour et modifiée.
3.0 APPROCHE ET MÉTHODOLOGIE DE LA VÉRIFICATION
TL'approche utilisée comprenait des visites d'établissements dans trois régions, des entrevues avec des membres du personnel des établissements, des régions et de l'AC, et un examen des politiques, des lois et des documents pertinents tels que les plans stratégiques et les rapports de conformité. L'approche comprenait également l'analyse d'un échantillon de 372 dossiers d'employés provenant de toutes les régions.
L'annexe B énumère et décrit les techniques utilisées pour compiler les données nécessaires à l'exécution de cette vérification.
5.0 CONCLUSION GÉNÉRALE
Les résultats de cette vérification ont permis de démontrer que, dans l'ensemble, les employés du SCC reçoivent la formation obligatoire prévue dans les NNF et que ces activités de formation sont surveillées régulièrement au moyen de rapports de conformité fournis à la haute direction. La vérification a aussi permis de conclure que le SCC respecte les lois et les politiques visant les Normes nationales de formation examinées dans le cadre de la présente vérification.
Les résultats de la vérification démontrent qu'un cadre de gestion appuyant les activités de formation est en place. Plus précisément, l'équipe de vérification a constaté ce qui suit :
- la formation offerte est conforme aux politiques du SCC, et ces politiques respectent les lois du gouvernement du Canada et les politiques du CT;
- une planification officielle est effectuée à tous les échelons;
- les rôles et les responsabilités sont pour la plupart bien compris;
- des processus de surveillance et de production de rapports sont établis à l'échelle nationale et régionale et au niveau des établissements, et il existe des structures de gouvernance à l'appui de ces processus;
- les activités de formation sont documentées et consignées dans le Système de gestion des ressources humaines (SGRH) et elles sont soumises à des processus d'assurance-qualité.
Voici les points exigeant une attention particulière qui ont été relevés dans le contexte de la vérification :
- les Lignes directrices de l'AP et l'outil de surveillance de la gestion du SCC doivent être mis à jour;
- la planification et la gestion générales des NNF ne sont pas centralisées comme le prévoit la structure de gouvernance actuelle;
- les rôles et les responsabilités liés à certains postes clés doivent être clarifiés car ils varient entre les régions et les établissements, ce qui entraîne des inégalités dans les tâches et les responsabilités;
- il y a un dédoublement des systèmes de surveillance dans les établissements ainsi qu'un manque général de coordination entre les trois niveaux;
- les NNF ne sont pas officiellement classées en fonction des risques, de manière à s'assurer que les cours liés aux risques opérationnels les plus élevés sont planifiés et surveillés en conséquence et font l'objet de rapports adéquats;
- les documents de formation sont gérés différemment selon les régions et les établissements, ce qui pourrait donner lieu à une mauvaise organisation des transferts de dossiers et des antécédents de formation;
- les activités de contrôle de la qualité des données ne comprennent pas un processus de suivi officiel permettant d'assurer l'amélioration continue.
ANNEXE A
OBJECTIFS ET CRITÈRES DE LA VÉRIFICATION
| OBJECTIFS | CRITÈRES |
|---|---|
| 1. Fournir l'assurance qu'un cadre de gestion des activités de formation est en place, qu'il est mis en œuvre et qu'on en effectue la surveillance. | 1.1 Cadre politique et législatif i) Les lignes directrices et les normes du SCC sont en harmonie avec les politiques et les lois du gouvernement concernant la formation; ii) Il existe un processus visant à s'assurer que le SCC satisfait à ses besoins en matière d'apprentissage et de perfectionnement découlant des nouvelles lois comme la Loi sur l'adéquation de la peine et du crime. |
| 1.2 Rôles et responsabilités La structure organisationnelle du SCC, ainsi que ses rôles et ses responsabilités à tous les niveaux (AC, AR), sont clairement définis, bien compris et consignés par écrit. | |
| 1.3 Surveillance et rapports Des pratiques de surveillance de la conformité et de production de rapports sont en place pour s'assurer que la direction dispose de renseignements exacts en temps opportun, au besoin. | |
| 2. Fournir un degré d'assurance raisonnable que le SCC respecte les dispositions législatives, les politiques et les directives pertinentes concernant les Normes nationales de formation (NNF). | 2.1 Assurance de la qualité et contrôle Les contrôles sont en place pour assurer que les données sont adéquatement, systématiquement et rapidement saisies dans le SGRH afin de vérifier que les employés se conforment aux Normes nationales de formation. |
| 2.2 Documentation i) Les dossiers comprennent les données faisant foi que la formation obligatoire a été achevée; ii) Les données sont saisies dans le SGRH. |
ANNEXE B
APPROCHE ET MÉTHODOLOGIE
Les techniques décrites ci-dessous ont servi à recueillir des preuves dans le cadre du processus de vérification.
Afin de prévenir la vérification excessive des établissements et d'assurer une équité parmi les régions et les établissements, les établissements ont été sélectionnés en fonction du document Analyse de la répartition des sites de vérification interne/d'engagement d'examen pour les années 2007-2008 à 2010-2011 de la Direction de la vérification interne du SCC.
Entrevues : Il y a 97 entrevues qui ont été menées en personne, par vidéoconférence ou par téléconférence avec le personnel de la Direction de l'apprentissage et du perfectionnement (AC), avec celui des cinq collèges régionaux du personnel et avec celui des établissements sélectionnés (l'annexe D présente la liste des personnes rencontrées en entrevue).
Examen des documents : Des documents pertinents ont été examinés, comme les plans stratégiques, les procès verbaux, les documents concernant les processus, les rapports sur le rendement, les rapports de conformité, les dossiers de formation, les manuels de procédures et les documents servant à la formation.
Examen : Un examen des dossiers a été effectué afin de s'assurer que les données sur la conformité de la formation sont saisies, surveillées et rapportées avec exactitude. Un échantillon aléatoire statistiquement valide a été choisi (selon un seuil de confiance de 95 % et un intervalle de confiance de 5 %) à partir d'un rapport du SGRH portant sur tous les employés CX, WP et AS à l'échelle du Canada, pour en arriver à 372 plans de carrière. De cet échantillon, un sous-échantillon de 20 dossiers par région (10 de l'AC) a été choisi aux fins d'un examen documentaire secondaire des plans de carrière et des documents d'appui relatifs à 12 cours liés aux NNF (voir l'annexe E).
ANNEXE C
ÉTABLISSEMENTS VISÉS PAR L'EXAMEN ET AYANT PARTICIPÉ AUX ENTREVUES PAR VIDÉOCONFÉRENCE
| RÉGION | UNITÉS OPÉRATIONNELLES |
|---|---|
| AC |
|
| Atlantique |
|
| Québec |
|
| Ontario |
|
| Prairies |
|
| Pacifique |
|
ANNEXE D
LISTE DES PERSONNES INTERVIEWÉES
| RÉGION | UNITÉS OPÉRATIONNELLES |
|---|---|
| AC |
|
| Atlantic |
|
| Québec |
|
| Ontario |
|
| Prairies |
|
| Pacifique |
|
ANNEXE E
COURS OBLIGATOIRES (NNF) COMPRIS DANS L'EXAMEN DOCUMENTAIRE SECONDAIRE
Les cours ci-dessous ont été choisis parce qu'ils s'appliquent à un plus grand nombre d'employés CX, WP et AS :
- Cours offerts par le SCC :
- Programme de formation correctionnelle (PFC), 2008
- Programme d'orientation des agents de libération conditionnelle
- Programme d'orientation des nouveaux employés
- Armes à feu 9 mm – initiale
- Armes à feu 9 mm – remise à niveau
- Armes à feu 9 mm – transition
- Formation réglementée :
- Premiers soins/RCR – formation de base
- Premiers soins/RCR – formation générale
- Programme d'apprentissage conjoint sur la lutte contre le harcèlement – pour les employés
- Programme d'apprentissage conjoint sur la lutte contre le harcèlement – pour la direction
- Formation requise :
- EFPC – Orientation à la fonction publique
- EFPC – Principes fondamentaux de la gestion dans la fonction publique
ANNEXE F
AUDIT OF TRAINING ACTIVITIES MANAGEMENT ACTION PLAN (MAP)
** PLEASE NOTE THAT THE ABOVE ACTION PLAN IS BASED ON PROPOSED L&D MODEL FUNDING LEVEL**
| Recommandation: | Recommandation 112 Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, devrait mettre à jour les documents de base liés aux activités de formation prévues dans les NNF de manière à ce qu'ils reflètent avec exactitude la structure de gouvernance actuelle, et il devrait définir les rôles et les responsabilités des employés clés. |
|---|---|
| Réponse ou position de la direction |  Acceptée Acceptée en partie Rejetée |
| Mesure(s) | Élément(s) à réaliser | Approche | Responsable | Calendrier de mise en œuvre |
|---|---|---|---|---|
Quelles mesures ont été ou seront prises à l'égard de cette recommandation? | Produits livrables / indicateurs démontrant que les mesures ont été prises | En quoi cette approche répond-elle à la recommandation? | Qui est responsable de la mise en œuvre de ces mesures? | Quand les mesures permettant de répondre pleinement à cette recommandation auront elles été achevées? |
1. Simplifier et communiquer les procédures administratives du Comité de gouvernance. | 1. Processus opérationnels plus précis mis en place et communiqués grâce au Comité de gouvernance, à Infonet et à des documents officiels. | 1. Des procédures opérationnelles bien documentées et accessibles permettent de s'assurer que les clients comprennent les rôles et les responsabilités de chaque intervenant, et elles les guident à travers le processus de gouvernance. | 1. DG, AP | 1. 31 décembre 2012 |
2. Revoir la directive des RH sur l'AP, y compris les rôles et les responsabilités des intervenants clés (AP, responsables de la formation, Comité de gouvernance, régions et établissement/districts). | 2. Directive des RH sur l'AP approuvée et communiquée. | 2. Une directive des RH bien documentée et accessible définit clairement les rôles et les responsabilités. | 2. DG, AP | 2. 1er juin 2013 |
| Recommandation: | Recommandation 213 Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, devrait examiner le modèle de prestation de services actuel de l'AP et cerner des moyens de centraliser entièrement les processus de planification, de surveillance et de production de rapports afin d'assurer l'uniformité de l'exécution et de la gestion des cours liés aux NNF dans l'ensemble du SCC. |
|---|---|
| Réponse ou position de la direction | Acceptée Acceptée en partie Rejetée |
| Mesure(s) | Élément(s) à réaliser | Approche | Responsable | Calendrier de mise en œuvre |
|---|---|---|---|---|
Quelles mesures ont été ou seront prises à l'égard de cette recommandation? | Produits livrables / indicateurs démontrant que les mesures ont été prises | En quoi cette approche répond-elle à la recommandation? | Qui est responsable de la mise en œuvre de ces mesures? | Quand les mesures permettant de répondre pleinement à cette recommandation auront elles été achevées? |
1. Centraliser l'inscription des recrues au PFC | 1. Processus centralisé de soutien et d'inscription des recrues au PFC, fondé sur une surveillance et des processus opérationnels nationaux. | 1. Meilleure gestion du recrutement des CX, maximisation des classes de PFC à l'étape 3. Recrues mieux informées et appuyées. Les mécanismes de surveillance amélioreront la communication et la proactivité. | 1. CAGRH | 1. Terminé |
2. Centraliser l'inscription des recrues au POALC. | 2. Processus centralisé de soutien et d'inscription des recrues au POALC, fondé sur une surveillance et des processus opérationnels nationaux. | 2. Meilleure gestion du recrutement des ALOC. Reliée au nouveau modèle de POALC. | 2. CAGRH | 2. Avril 2013 |
3. Analyser des possibilités d'intégration et de centralisation des cours d'initiation clés (PFC/POALC). | 3. Option de centralisation et recommandation – à présenter au Comité de gouvernance de l'AP. | 3. Prestation d'une formation plus efficiente et efficace aux recrues, exécution uniforme des cours d'initiation. Résultat final : employés CX et agents de libération conditionnelle mieux formés et accomplis, ayant un solide attachement aux valeurs du SCC. | 3. CAGRH | 3. Juin 2012 |
4. On mène présentement un programme pilote centralisé de formation par modules dans la région du Pacifique, ainsi qu'un examen visant à évaluer l'efficacité de cette approche et l'expansion du modèle. | 4. Rapport renfermant des options et des recommandations visant à élargir, à l'échelle nationale, la mise en œuvre du programme centralisé de formation par modules – à présenter au Comité de gouvernance de l'AP. | 4. Selon les résultats préliminaires de l'évaluation, le modèle de formation par modules semble avoir augmenté la participation, diminué les heures supplémentaires et amélioré la qualité de la prestation. Le modèle a aussi éliminé le fardeau lié à la coordination et à l'établissement des calendriers de formation dans les établissements. | 4. CAGRH | 4. Octobre 2012. |
5. Réviser le modèle actuel de formation des formateurs en fonction des compétences requises et des besoins des formateurs. | 5. Rapport sur le modèle proposé, accompagné de recommandations et d'options visant l'adoption d'un modèle permanent pour les formateurs et l'expansion de la formation par modules – à présenter au Comité de gouvernance de l'AP. | 5. Grâce à la nouvelle approche de modèle, tous les formateurs auront les compétences requises pour livrer les programmes de formation de base gérés centralement. La prestation des programmes d'initiation et de formation de base sera uniforme et les employés seront mieux formés. | 5. DG, AP | 5. Octobre 2012. |
6. Établir un niveau de service uniformisé qui sera offert aux établissements et districts par les coordonnateurs de la formation du personnel (CFP) et les registraires de l'AP. | 6.1 Niveau de service national (CFP) approuvé par le Comité de gouvernance. Le niveau de service sera communiqué et mis en œuvre dans tous les établissements. | 6.1 Corrigera les écarts relatifs au niveau de service et aux processus internes liés à la planification et à la surveillance de la formation. | 6. DG, AP | 6.1 Mise en œuvre du nouveau niveau de service approuvé : avril 2013. |
6.2 Mise en œuvre, dans toutes les régions (établissements), le tableau de bord de la formation de l'AP afin d'assurer un niveau standard de production de rapports en matière de conformité, conformément à la méthode de surveillance de la conformité récemment approuvée. | 6.2 En fournissant à la haute direction et aux gestionnaires des établissements un outil de production de rapports standard et informatisé répondant aux besoins nationaux, nous éliminerons la nécessité de produire des rapports et des feuilles de calcul laborieux au niveau des établissements. Nous éliminerons aussi le risque de produire des rapports incompatibles et portant à confusion. | 6.2 Version préliminaire du tableau de bord déjà élaborée et mise à l'essai. Automatisation technique d'ici janvier 2013. |
| Recommandation: | Recommandation 314 Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, devrait évaluer et coter la gamme complète des cours liés aux NNF en vue de déterminer les cours qui sont essentiels à la mission du SCC, afin de s'assurer que les cours visés par les NNF tiennent compte des risques opérationnels, satisfont aux exigences législatives et assurent la disponibilité opérationnelle du SCC de façon efficace et efficiente. |
|---|---|
| Réponse ou position de la direction | Acceptée Acceptée en partie Rejetée |
| Mesure(s) | Élément(s) à réaliser | Approche | Responsable | Calendrier de mise en œuvre |
|---|---|---|---|---|
Quelles mesures ont été ou seront prises à l'égard de cette recommandation? | Produits livrables / indicateurs démontrant que les mesures ont été prises | En quoi cette approche répond-elle à la recommandation? | Qui est responsable de la mise en œuvre de ces mesures? | Quand les mesures permettant de répondre pleinement à cette recommandation auront elles été achevées? |
1. Identification des cours de formation opérationnelle de base relatifs aux NNF dans le cadre d'un exercice d'évaluation des risques réalisé en 2011. | 1. La liste des cours de formation opérationnelle de base a été établie. | 1. A aidé à déterminer les cours de formation opérationnelle de base et à dresser un plan de formation pour le groupe CX. | 1. DG, AP | 1. Terminé |
2. Examiner la formation opérationnelle de base liée aux NNF pour le groupe CX et déterminer les cours qui pourraient être retirés ou réduits. | 2. En mars 2012, une analyse a été entreprise pour examiner le plan de formation du groupe CX et déterminer s'il est possible d'y retirer des cours ou de réduire le groupe cible. | 2. Entame le travail visant à réduire les NNF pour 2012 2013. Fixe les bases d'un examen global (voir la mesure 3). | 2. DG, AP | 2. Juin 2012 |
3. Former un groupe de travail dont le mandat consistera à examiner toutes les NNF en fonction des besoins en formation, des risques, de leur efficacité et des sources de financement. Ce groupe examinera aussi le groupe cible en vue de cerner les possibilités de le réduire tout en assurant la disponibilité opérationnelle). | 3. Rapport officiel présenté au Comité de gouvernance de l'AP afin qu'une décision soit prise quant au retrait ou à la réduction du groupe cible de la formation obligatoire actuelle. | 3. Tous les intervenants clés (AP, responsables, personnel opérationnel, syndicats, etc.) y participeront afin d'assurer une représentation adéquate. | 3. DG, AP | 3. Mars 2013 |
| Recommandation: | Recommandation 415 Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, devrait inclure un cycle officiel de suivi et de production de rapports dans le processus opérationnel d'AQ existant afin de pouvoir améliorer de façon continue l'information sur les plans de carrière et les rapports de conformité. |
|---|---|
| Réponse ou position de la direction | Acceptée Acceptée en partie Rejetée |
| Mesure(s) | Élément(s) à réaliser | Approche | Responsable | Calendrier de mise en œuvre |
|---|---|---|---|---|
Quelles mesures ont été ou seront prises à l'égard de cette recommandation? | Produits livrables / indicateurs démontrant que les mesures ont été prises | En quoi cette approche répond-elle à la recommandation? | Qui est responsable de la mise en œuvre de ces mesures? | Quand les mesures permettant de répondre pleinement à cette recommandation auront elles été achevées? |
1. Revoir le calcul de la conformité et la structure de codage de la formation. | 1. Méthode de rapport sur la conformité et structure de codage approuvées et mises en œuvre. | 1. Des rapports de conformité plus précis favoriseront l'adoption de nouvelles procédures relativement au SGRH et assureront une saisie plus rigoureuse et rapide des données. | 1. DG, AP | 1. Terminé |
2. Établir un cycle officiel d'AQ comprenant des rapports mensuels sur l'AQ et un examen aléatoire des plans de carrière dans le SGRH. | 2. Mise en place et communication du cycle d'AQ afin de contrôler la qualité des données de formation. | 2. Grâce à l'introduction de rapports mensuels sur l'AQ, les données sur la formation contenues dans le SGRH se sont nettement améliorées au cours de la dernière année, comme il est mentionné dans le rapport de vérification. | 2. DG, AP | 2. En cours, date d'achèvement : août 2012. |
3. Élaborer une formation officielle sur les procédures du SGRH à l'intention du personnel de première ligne d'AP (CFP, registraires). | 3. Trousse de formation complète offerte en ligne aux CFP/registraires et accessible en ligne aux fins de consultation future. | 3. Les employés comprendront le comment et le pourquoi de l'AQ ainsi que l'importance de bien consigner les données dans le SGRH. La trousse de formation fournira aussi au personnel des outils de référence en ligne. | 3. DG, AP | 3. Travail déjà amorcé, date d'achèvement : décembre 2012. |
| Recommandation: | Recommandation 516 Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, en consultation avec le sous-commissaire principal, devrait élaborer et mettre en œuvre des procédures opérationnelles normalisées à l'échelle nationale qui comprendraient des processus détaillés concernant l'entreposage et la conservation des documents ainsi que la gestion des dossiers, en particulier en ce qui a trait aux cours requis pour satisfaire aux exigences législatives et assurer la disponibilité opérationnelle. |
|---|---|
| Réponse ou position de la direction | Acceptée Acceptée en partie Rejetée |
| Mesure(s) | Élément(s) à réaliser | Approche | Responsable | Calendrier de mise en œuvre |
|---|---|---|---|---|
Quelles mesures ont été ou seront prises à l'égard de cette recommandation? | Produits livrables / indicateurs démontrant que les mesures ont été prises | En quoi cette approche répond-elle à la recommandation? | Qui est responsable de la mise en œuvre de ces mesures? | Quand les mesures permettant de répondre pleinement à cette recommandation auront elles été achevées? |
1. Établir des exigences opérationnelles sur le stockage et la conservation des données et sur la gestion des dossiers relatifs à la formation. | 1. Exigences établies | 1. Paramètres requis pour donner suite à cette recommandation. | 1. DG, AP | 1. Janvier 2013 |
2. Élaborer un processus national conforme aux politiques de gestion des dossiers. | 2. Exigences et procédures établies et communiquées à tous les employés de première ligne de l'AP et tous les membres de la direction. | 2. Les processus officiels assureront l'uniformité. | 2. CAGRH | 2. Avril 2013 |
1 Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (L.C. 1992, ch. 20), article 3.
2 Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (L.C. 1992, ch. 20), article 4.
3 Tous les employés, sauf les étudiants et les employés nommés pour une période déterminée inférieure à 4 mois.
4 Plan d'activités intégré 2011-2012 – Apprentissage et perfectionnement 2011-2012, p 7 : la Division des politiques, de la planification et du rendement est responsable de la gestion financière et de la production des rapports financiers, du secrétariat du Comité de gouvernance de l'AP, des processus stratégiques et opérationnels, de la surveillance des données sur la formation et de la conformité, de l'évaluation des formations et de la gestion des modules de formation sur le SGRH la Division de la conception et du développement de formation mène des consultations avec les clients afin de déterminer les besoins en formation, recommande le bon niveau de formation ainsi que des solutions non liées à la formation pour répondre à ces besoins, et recommande et élabore des solutions d'apprentissage adaptéesla Division de l'implantation nationale des programmes d'apprentissage, du partenariat et de l'infrastructure assure la gestion nationale des programmes d'apprentissage opérationnel et des programmes d'apprentissage requis, établit des partenariats visant à mieux répondre aux besoins d'apprentissage du SCC et évalue l'infrastructure nécessaire pour assurer la mise en œuvre efficace et efficiente des produits et des programmes d'apprentissage.
5 Les employés compris dans ce groupe sont les suivants : agents correctionnels, gestionnaires correctionnels, agents de libération conditionnelle, agents du renseignement de sécurité et adjoints administratifs.
6 Le projet pilote de la formation par modules est un modèle de formation qui a cours dans la région du Pacifique. Dix formateurs ayant reçu une formation spéciale donnent des cours de base destinés aux AC (p. ex. armes à feu, agents chimiques et inflammatoires, recyclage sur la sécurité personnelle). Les cours regroupent 50 participants et sont offerts sur des périodes fixes de 3 plus 2 jours, dans deux unités de formation situées dans des établissements de la région.
7 La recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.
8 La recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.
9 La recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.
10 La recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.
11 La recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.
12 La recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.
13 La recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.
14 La recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.
15 La recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.
16 La recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.
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