Vérification continue de la mise en œuvre des contrôles internes relatifs aux rapports financiers

Selon le plan de vérification axé sur le risque (PVAR) pour 2012-2015 établis par le Service correctionnel du Canada (SCC) indique que les mesures de contrôle interne des rapports financiers continuent de faire partie des priorités de vérifications à risques élevées. La vérification a été effectuée dans le cadre du mandat du Secteur de la vérification interne du SCC.

En raison de son importance relative et de sa complexité, le processus lié aux salaires revêt une importance particulière et représente un risque élevé. Une erreur importante dans les dépenses du SCC liées aux salaires pourrait entraîner une anomalie significative dans les états financiers annuels du SCC.

Lors de l’exercice financier 2012-2013, 1,3 milliard de dollars (53 %) d’un budget annuel organisationnel total de 2,4 milliards de dollars ont été consacrés aux salaires. Ces dépenses comprenaient 110 types de transactions régulières et non régulières liées aux salaires et aux indemnités, comme le paiement des heures supplémentaires, l’indemnité de disponibilité et la prime au bilinguisme.

La vérification visait, en général, à veiller à ce que les mesures de contrôle interne en place soient adéquates et efficaces pour assurer l’absence d’anomalies significatives dans les mouvements de paye non régulière sélectionnés pour examen.

La vérification avait les objectifs suivants :

• évaluer la pertinence du cadre de contrôle de gestion en ce qui a trait aux mesures clés de contrôle interne visant les rapports financiers des processus liés à la paye non régulière;
• évaluer la pertinence et l’efficacité des mesures de contrôle interne pour les processus de paye non régulière sélectionnés.

La vérification avait une portée nationale et comprenait des visites à l’administration centrale et dans les cinq régions du SCC. Elle a effectué l’examen et l’essai des mesures clés de contrôle pour 11 processus de paie non régulier au cours de la période du 1er avril 2012 au 31 mars 2013. Les 11 processus de paye non régulière ont été sélectionnés en raison de leur risque élevé lié à leur importance relative et à leur complexité.

En ce qui a trait au premier objectif de la vérification, le cadre de politique du SCC lié aux mesures de contrôles internes clés était conforme aux lois canadiennes et aux directives et politiques du Conseil du Trésor. Les membres du personnel avaient accès à tous les documents; les rôles et les responsabilités sont définis et consignés; et les mesures de contrôle établies par l’équipe de contrôle financier interne (ECFI) sont mises à l’essai régulièrement.

Toutefois, ces deux domaines nécessitent une attention continue :

• La période écoulée n’était pas suffisante pour permettre l’évaluation des conséquences de la mise en œuvre des nouvelles mesures afin de veiller à la clarté des rôles et des responsabilités des conseillers en rémunération en ce qui a trait à l’article 34 de la LGFP. Le Secteur de la vérification interne effectuera un suivi à ce sujet lors des prochaines vérifications.
• Il n’y a pas encore de rapport final sur les résultats du suivi continu effectué par le groupe des Finances au sujet des mesures clés de contrôle interne pour la période de la vérification. Le Secteur de la vérification interne effectuera un suivi à ce sujet lors des prochaines vérifications.

En ce qui a trait au deuxième objectif, les tests de la vérification ont indiqué que des mesures de contrôle interne étaient en place. Cependant, les éléments suivants soulèvent certaines préoccupations :

• Insuffisance des documents d’appui dans les dossiers pour prouver que les transactions sont exactes et appropriées.
• Lacunes au sujet de la séparation des tâches liées aux processus de paye non régulière, puisque ces tâches ne sont ni efficaces ni appropriées pour relever et corriger les erreurs, ni pour éviter le risque d’activités frauduleuses au moment de la vérification. Depuis la vérification, la direction a pris des mesures pour régler la situation.
• Risque accru d’erreurs dans le cas des processus liés au rappel au travail, au kilométrage et au congé sans solde.

Le rapport contient des recommandations à ce sujet.

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeante principale de la vérification, des procédures de vérification appropriées et suffisantes ont été suivies, et les éléments de preuve recueillis appuient l’exactitude de l’opinion énoncée dans le présent rapport. L’opinion est fondée sur une comparaison des conditions, telles qu’elles existaient alors, avec les critères de vérification convenus par la direction. L’opinion formulée ne vaut que pour les questions examinées.

La vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Les éléments probants étaient suffisants pour fournir à la haute direction une preuve d’opinion fondée sur la vérification interne.

Dans son plan de vérification axé sur le risque (PVAR) pour 2012-2015, le Service correctionnel du Canada (SCC) a indiqué que les mesures de contrôle interne des rapports financiers continuent de faire partie des priorités de vérifications à risques élevées. La vérification a été effectuée dans le cadre du mandat du Secteur de la vérification interne du SCC.

Les mesures de contrôle interne font partie des processus clés de la gestion financière de l’organisation. La politique du Conseil du Trésor sur le contrôle interne^{Note de bas de page 1} (la politique) affirme que les organisations doivent établir et maintenir de vastes systèmes de contrôle interne. Elle stipule que l’administrateur général est responsable de veiller à la mise en place, au maintien, à la surveillance et à l’examen du système ministériel de contrôle interne qui permet d’atténuer les risques dans les catégories générales suivantes :

• l’efficacité et l’efficience des programmes, des opérations et de la gestion des ressources, y compris la protection des actifs;
• la fiabilité des rapports financiers;
• la conformité aux lois, règlements, politiques et pouvoirs délégués.

La politique exige également que l’administrateur général signe annuellement la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne et matière de rapports financiers. De plus, tous les ans, les administrateurs généraux et leur dirigeant principal des finances doivent signer une Lettre de déclaration ministérielle à l’intention du vérificateur général et du sous receveur général à l’appui des Comptes publics couvrant leurs responsabilités en matière de contrôle interne et attestant de l’intégrité de l’information financière.

En 2006, dans le cadre de ses efforts pour respecter ces exigences, les Services corporatifs du SCC ont réalisé une évaluation de l’état de préparation à la vérification de ses états financiers. Ces travaux ont permis de dégager 22 processus jugés importants en ce qui a trait aux états financiers du SCC. En raison de son importance relative et de sa complexité, le processus lié aux salaires revêt une importance particulière et représente un risque élevé. Une erreur importante dans les dépenses du SCC liées aux salaires pourrait entraîner une inexactitude importante dans les états financiers annuels du SCC.

Selon le PVAR, le Comité ministériel de vérification (CMV) a donné le mandat au Secteur de la vérification interne d’effectuer la vérification des contrôles internes relatifs aux rapports financiers – traitement des salaires. La dernière vérification à ce sujet a été la vérification continue de 2012 des contrôles internes en matière de rapports financiers – Vérification des salaires et examen des plans d’action de la gestion concernant l’accueil (ci-après appelée vérification du 25 septembre 2012).

1.2 Processus des salaires au SCC

Lors de l’exercice 2012-2013, 1,3 milliard de dollars (53 %) sur un budget annuel organisationnel total de 2,4 milliards de dollars ont été consacrés aux salaires. Ces dépenses comprenaient 110 types de transactions régulières et non régulières liées aux salaires et aux indemnités, comme le paiement des heures supplémentaires, l’indemnité de disponibilité et la prime au bilinguisme. La liste complète des types de rémunération non conventionnelle se trouve à l’Annexe A. Le tableau A ci-dessous indique la répartition des coûts en salaires selon les traitements réguliers et non réguliers au cours des exercices financiers pour 2011-2012 et 2012-2013 :

Une multitude de politiques, de règles et de règlements régissent la rémunération. Certains sont relativement simples, alors que d’autres sont plus complexes et nécessitent une attention particulière pour que les versements soient appropriés et exacts.

Différents secteurs et groupes au sein du SCC sont responsables de l’administration des versements liés à la rémunération, notamment : le Secteur des ressources humaines, la fonction financière (à l’AC, dans les régions et dans les établissements au pays), ainsi que les gestionnaires délégués. Les agents des finances ont un pouvoir délégué en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), et les gestionnaires ont le pouvoir délégué en vertu des articles 32 et 34 de la LGFP.

Comme nous l’avons indiqué à la section 1.1, le Secteur de la vérification interne (SVI) a réalisé une vérification le 25 septembre 2012, qui ciblait les contrôles internes relatifs aux processus liés aux salaires. Selon cette vérification, les mesures de contrôle étaient adéquates et efficaces pour veiller à ce que les transactions de rémunération soient exemptes d’inexactitude importante. Certains domaines à améliorer ont été relevés, et les recommandations suivantes ont été présentées aux bureaux de première responsabilité :

• les rôles et les responsabilités des agents des finances et des conseillers en rémunération en lien avec la vérification et la validation des transactions liées à la paye doivent être précisés;
• les résultats du suivi des mesures de contrôle clé effectué par l’équipe des contrôles financiers internes (ECFI) doivent être signalés le plus rapidement possible;
• les mesures de contrôle relatives au début des interventions de paie doivent être renforcées pour veiller à ce que les documents d’appui soient remis rapidement aux conseillers en rémunération;
• les mesures de contrôle de la gestion des versements de salaire en trop doivent être renforcées pour veiller à ce qu’un suivi efficace soit effectué et à ce que le recouvrement des sommes dues soit efficient;
• les cartes de spécimen de signature doivent être exactes et accessibles facilement pour les conseillers en rémunération.

En plus des questions identifiées et abordées dans le rapport du 25 septembre 2012, les vérificateurs ont indiqué des domaines de préoccupation qui dépassaient la portée de la vérification, mais qui demandent tout de même qu’on y porte attention. Ces éléments ont été signalés à la commissaire adjointe, Gestion des ressources humaines (CAGRH) ainsi qu’à la commissaire adjointe, Services corporatifs (CASC) au moyen d’une lettre de recommandation. Les trois domaines de préoccupation sont les suivants :

• le risque lié aux transactions de paiement des heures supplémentaires;
• le manque d’uniformité dans l’application du processus de rémunération lié aux rappels au travail pour certains employés; et
• la quantité importante de contrôles clés indiqués dans la grille de contrôle financier pour le processus lié à la rémunération.

En mars 2013, le Comité ministériel de vérification (CMV) a approuvé l’ajout d’une vérification au PVAR pour 2013-2016 en lien avec les transactions de paye non régulières. Compte tenu de l’importance relative, de la complexité et du nombre de ces transactions, celles-ci sont vulnérables aux erreurs, aux manipulations et à la fraude, ce qui fait en sorte que le risque qui leur est associé est élevé.

À l’origine, on avait demandé à l’équipe de vérification d’examiner les 109 transactions liées à la paye non régulière, mais cela aurait accablé la vérification et aurait exigé d’importantes ressources de vérification interne et beaucoup de temps. La haute direction a convenu de commencer par un certain nombre de transactions identifiées par le Secteur de la vérification interne (SVI) comme ayant une importance relative, un risque et une complexité plus élevés. Ce processus a permis de faire passer à 11 le nombre de transactions à examiner (voir les Annexe A et Annexe C pour obtenir plus d’informations à ce sujet).

Selon le PVAR, l’objectif général de la vérification était de veiller à ce que les contrôles internes en place soient adéquats et efficaces pour assurer l’absence d’inexactitudes importantes dans les transactions de paye non régulière sélectionnées.

La vérification avait les objectifs suivants :

• évaluer la pertinence du cadre de contrôle de gestion en ce qui a trait aux mesures clés de contrôle interne visant les rapports financiers des processus liés à la paye non régulière;
• évaluer la pertinence et l’efficacité des mesures de contrôle interne pour les processus sélectionnés liés à la paye non régulière.

Les critères liés à chacun des objectifs sont indiqués à l’Annexe B.

La vérification avait une portée nationale et comprenait des visites à l’administration centrale et dans les cinq régions du SCC. Elle a effectué l’examen et tester des mesures clés de contrôle pour 11 processus de paye non régulière.

Les contrôles généraux sur la technologie de l’information et les contrôles à l’échelon de l’entité ont été exclus de la présente vérification dès le début de cette vérification, parce qu’ils n’étaient pas encore répertoriés et que l’ECFI n’avait ni évalué ni fait l’essai de l’efficacité de leur conception. Au moment de cette vérification, l’ECFI étaient en phase finale de terminer le processus.

La vérification porte sur la période du 1er avril 2012 au 31 mars 2013.

Le SVI a effectué une appréciation approfondie du risque pour recommander les transactions liées au revenu à inclure dans la vérification. Les facteurs de risque comprenaient : l’importance relative, les résultats liés à des vérifications antérieures, la complexité des transactions et les demandes de la haute direction.

L’administrateur général, à titre de président du CMV, a approuvé les recommandations des vérificateurs en ce qui a trait aux transactions à évaluer en priorité :

Les indemnités sont décrites à l’Annexe C.

Les données de la vérification ont été compilées selon différentes méthodes :

• Entrevues : Des entrevues ont été réalisées avec les contrôleurs, les chefs des Finances, les conseillers/analystes en finances, et les conseillers en rémunération participant à la gestion et à l’administration du processus lié aux transactions de paye non régulière dans les régions, ainsi que d’autres membres du personnel participant au processus à l’AC et aux AR.

• Examen de la documentation : Un examen des documents pertinents a été effectué, notamment des dispositions législatives, des directives du commissaire et des documents de l’organisation comme des cartes, des rapports et des exercices de planification.

• Examen des dossiers : Des plans de contrôles (y compris les tests, la méthode et les procédures d’analyse) et des outils ont été conçus en fonction des processus liés à la paye non régulière décrits dans le Manuel des contrôles financiers internes afin de vérifier les payes non régulières sélectionnées. Lors des essais, on a déterminé si les contrôles internes en place étaient en mesure de détecter et de corriger les erreurs et de prévenir le risque de fraude au moyen de l’examen d’un échantillon de transactions sélectionnées selon une approche de vérification continue. Ils ont été effectués sur des contrôles internes clés indiqués par l’ECFI en lien avec chaque transaction de paye non régulière.

• Échantillonnage : Un échantillon des 11 transactions de rémunération sélectionnées a été examiné.

L’échantillon de transactions a été sélectionné au moyen d’une approche de vérification continue. Les transactions sélectionnées du processus de paye non régulière ont été effectuées entre le 1er avril 2012 et le 31 mars 2013. Les tests des contrôles ont été effectués à toutes les administrations régionales et à l’administration centrale. Selon la méthodologie sélectionnée, l’équipe de vérification a examiné 817 dossiers d’employés.

L’approche de vérification continue ciblait les entrées et les mouvements inhabituels^{Note de bas de page 3}, par conséquent, la probabilité d’erreurs était élevée.

Compte tenu du degré de risque et de l’importance relative de ce domaine de vérification, les vérificateurs ont opté pour un suivi des travaux effectués lors de la vérification du 25 septembre 2012. L’équipe de vérification a passé en revue les directives financières du SCC, les guides, les manuels et les conventions collectives qui s’appliquent aux 11 transactions étudiées, et ont confirmé que le processus n’avait subi aucun changement depuis la vérification précédente. Par conséquent, il était approprié de se fier aux travaux de la vérification précédente.

Nous nous attendions à constater que des directives financières, des guides et des manuels étaient en place au SCC et conformes aux lois du gouvernement du Canada et aux politiques et directives du Conseil du Trésor (CT). Nous nous attendions aussi à constater que les membres du personnel ont accès à ces documents.

Les directives financières, les guides et les manuels du SCC sont conformes aux lois du gouvernement du Canada, aux politiques et aux directives du CT, et les employés y ont accès.

La vérification a permis de constater que le SCC a un ensemble de directives financières, de guides, de manuels, de directives et de bulletins qui sont conformes aux politiques et aux directives du CT. Les membres du personnel ont accès à ces documents au moyen d’un site Web intranet du SCC (Infonet).

Nous nous attendions à ce que les rôles et les responsabilités au SCC liés au processus de paye non régulière soient définis, documentés et communiqués.

Les rôles et les responsabilités au SCC en lien avec le processus de paye non régulière sont définis et documentés, et les membres du personnel y ont accès sur Infonet, toutefois, certaines responsabilités doivent être précisées.

L’équipe de vérification a examiné le cycle de rémunération et du personnel du SCC^{Note de bas de page 4} pour relever les membres du personnel du SCC participant à la gestion des processus de rémunération, en particulier, les processus de paye non régulière. Ce travail comprenait l’examen des rôles et des responsabilités pour établir s’ils étaient définis et documentés et si la séparation des tâches était appropriée.

La vérification a permis de constater que les rôles et les responsabilités sont définis et documentés, et que les membres du personnel y ont accès sur Infonet. Nous avons également constaté que les rôles et les responsabilités liés au processus de paye non régulière sont indiqués plus en détail dans différentes directives financières, manuels et descriptions de travail génériques nationales du SCC. Le cycle de rémunération et du personnel du SCC est conforme à ces documents.

Lors de la vérification de septembre 2012, on a constaté qu’il existe un manque de précision en ce qui a trait à l’application de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), en particulier entre le rôle des gestionnaires de budget et celui des conseillers en rémunération. L'équipe de vérification a interrogé cinq gestionnaires en rémunération, et ils ont tous affirmé qu’à leur avis, les gestionnaires de budget est seul responsable de l’article 34 de la LGFP, et que leur rôle à titre de gestionnaire de la rémunération se limite au traitement des transactions autorisées par les gestionnaires de budget compétents. Selon la ligne directrice du CT sur le processus opérationnel commun en gestion financière 5.1 – administration de la paye, les conseillers en rémunération doivent veiller à ce que les versements de paye non régulière soient appropriés. Par conséquent, les conseillers en rémunération doivent veiller à ce que les pièces justificatives autorisées en appui des transactions liées à la paye soient reçus et que les transactions soient effectuées au complet, exactement et rapidement.

Le manque de clarté des rôles et des responsabilités des conseillers en rémunération peut entraîner des lacunes dans ce contrôle interne clé, soit dans le processus d’examen des formulaires de paye présentés, ce qui accroît le risque de versements inappropriés et non autorisés.

La préoccupation a été soulevée dans la première recommandation de la vérification du 25 septembre 2012. La commissaire adjointe, Gestion des ressources humaines (CAGRH) et la commissaire adjointe, Services corporatifs (CASS) se sont engagés à mettre en œuvre leur plan d’action par le 31 mars 2013.

Le 1er avril 2013, la Direction des relations de travail, de la rémunération et du mieux-être a établi une procédure de vérification de la paie et d’émission des paiements selon laquelle les conseillers en rémunération doivent veiller à ce que les pièces justificatives autorisées en appui des transactions de paye soient reçus et que les versements soient effectués, exacts et traités rapidement. De plus, le conseiller en rémunération ayant le rôle de vérificateur doit assurer l’exactitude des données de paye auprès du gestionnaire de budget, et le gestionnaire de budget relève de l’administrateur général en ce qui concerne cette activité. Le vérificateur est investi du pouvoir de signature prévu à l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) dans le cadre de cette fonction. Les vérificateurs ont reçu une formation en ce qui a trait à l’article 34 de la LGFP.

Il ne s’est pas écoulé suffisamment de temps pour que l’équipe de vérification puisse évaluer les conséquences des nouvelles mesures mises en œuvre pour veiller à la clarté des rôles et des responsabilités des conseillers en rémunération en ce qui a trait à l’article 34 de la LGFP. Toutefois, l’approche énoncée semble raisonnable. Le SVI effectuera un suivi dans ce domaine lors des prochaines vérifications.

Nous nous attendions à constater que les contrôles financiers du processus salarial et du processus de paye non régulière, définis par l’ECFI, soient évalués régulièrement, que l’ECFI reçoive les résultats des examens des dossiers, que les améliorations soient relevées, et que des modifications soient effectuées et indiquées au besoin aux responsables du processus dans les trois mois, comme prévu dans le plan d’action de la gestion de la vérification du 25 septembre 2012.

Les contrôles internes clés relevés par l’ECFI sont mis à l’essai régulièrement, mais au moment de la présente vérification, le rapport de 2012-2013 était toujours sous forme d’ébauche.

L’équipe de vérification a examiné les documents d’appui pour établir si le suivi des contrôles clés des transactions de paye non régulière a été effectué, documenté et déclaré, et si des améliorations étaient nécessaires, si elles ont été relevées et mises en œuvre.

La vérification a permis de constater que les exigences de suivi, de rapports et de traitement étaient définies dans la Directive du SCC sur la vérification de la paye (FOPs-DIR-2013-326) et les contrôles internes entourant le processus ont été définis davantage dans le Manuel des contrôles financiers internes du SCC. Les documents comprennent des directives sur la méthode d’échantillonnage et l’approche employée pour les essais, la compilation et la déclaration des résultats.

Après les résultats des essaies sur les contrôles clés entourant la vérification après paiement, les résultats des tests ont été distribués aux responsables du processus et discuté avec les contrôleurs régionaux pour des actions correctives, dans la période requise. Au moment de la vérification, les résultats des essaies sur les contrôle clés entourant la vérification après paiement était sous forme d’ébauche.

En ce qui a trait au premier objectif de la vérification, la vérification a constaté ce qui suit :

• Le cadre politique lié aux contrôles internes clés était conforme aux lois du gouvernement du Canada ainsi qu’aux politiques et aux directives du CT;
• Les membres du personnel avaient accès aux documents;
• Les rôles et les responsabilités du SCC liés au processus salarial étaient définis, documentés et accessibles sur Infonet pour les membres du personnel; et
• Les contrôles clés définis par l’ECFI sont mis à l’essai régulièrement.

Toutefois, deux domaines demandent une attention continue, notamment :

• Il ne s’est pas écoulé suffisamment de temps pour que l’équipe de vérification puisse évaluer les conséquences des nouvelles mesures mises en œuvre pour veiller à la précision des rôles et des responsabilités des conseillers en rémunération en ce qui a trait à l’article 34 de la LGFP. Le SVI effectuera un suivi dans ce domaine lors des prochaines vérifications; et
• Les résultats du suivi continu effectué par le groupe des finances sur les contrôles internes clés pour la période visée par la vérification n’étaient pas encore présentés sous un format final . Le SVI effectuera un suivi dans ce domaine lors des prochaines vérifications.

En raison du nombre élevé d’indemnités examinées et du nombre de critères du deuxième objectif (voir Annexe B), les résultats de la vérification sont résumés dans le tableau B du présent rapport. Ils sont indiqués selon le type d’indemnité, et comprennent les résultats et les commentaires relatifs à chaque type.

Nous nous attendions à constater que les contrôles clés étaient en place et fonctionnaient comme prévu pour veiller à ce que les transactions soient traitées de façon appropriée et précise, et qu’elles ne présentent pas d’inexactitude importante, tel qu’établi à l’objectif deux. Nous nous attendions donc à constater que :

• les transactions sont enregistrées rapidement dans le SIFM^{Note de bas de page 5} comme exigé, et qu’elles représentent les activités qui ont eu lieu au cours de la période;
• toutes les transactions de paye non régulière qui ont eu lieu au cours de la période vérifiée sont enregistrées;
• toutes les transactions de paye non régulière ont été autorisées par les personnes ayant les pouvoirs financiers délégués appropriés;
• toutes les transactions de paye non régulière ont reçu le code approprié et tous les calculs étaient exacts; et
• toutes les transactions de paye non régulière étaient décrites, triées et classées de façon appropriée.

L’examen de la vérification a permis de révéler que certains contrôles en place n’étaient pas aussi efficaces qu’ils auraient pu l’être pour veiller à ce qu’il n’y ait aucune anomalie significative dans les transactions liées à la paye non régulière, pour trouver et corriger les erreurs et pour prévenir le risque d’activités frauduleuses.

Lors de nos tests sur toutes les transactions non liées à la paye dans le processus de rémunération, nous nous attendions à constater que la séparation des tâches liées au traitement et à la vérification des transactions de paye non régulière soit appropriée. La séparation adéquate des tâches devrait être conçue et mise en place pour empêcher un employé ou un groupe d’employés de commettre et de camoufler des erreurs ou des activités frauduleuses dans le cadre de leurs fonctions normales.

La vérification a permis de constater que la séparation des tâches n’était ni appropriée, ni efficace.

Les vérificateurs ont commenté la séparation des tâches lors de la vérification du 25 septembre 2012, et à ce moment, avait permis de remarquer que la séparation des tâches liées au Système régional de paye (SRP), établi par le SCC, faisait en sorte qu’il est possible qu’un même conseiller en rémunération enregistre, vérifie et traite la même transaction.

En réponse à la vérification de septembre 2012, la direction a indiqué qu’un processus d’examen par les pairs avait été mis en place pour régler la situation. Le processus actuel consiste en un système où un conseiller en rémunération entre les données qui sont ensuite examinées par un autre conseiller en administration (examinateur ou vérificateur de la paye), avant que le versement ne soit effectué.

Afin de mettre l’efficacité de ce contrôle interne clé à l’essai, l’équipe de vérification a sélectionné un échantillon de transactions effectuées deux fois, mais affichant une somme identique pour la même période, la même indemnité et le même employé.

Des signes d’inefficacité de l’examen par les pairs ont été décelés lors de ces tests. Dans une région, le processus de contrôle interne n’a pas été en mesure d’identifier 55 transactions inappropriées et non autorisées qui avaient tout de même été traitées et dont les versements ont été effectués. Les transactions avaient été traitées et passées en revue par le même conseiller en rémunération, qui était en mesure d’entrer et de vérifier les mêmes transactions, modifier les comptes bancaires et d’approuver ces changements par la suite. Des discussions concernant cette situation ont été entamées avec la haute direction, et des mesures ont été prises pour régler la question. Pour éviter que cette situation se reproduise, il est important que personne n’ait la capacité, à la fois, de traiter une transaction de paye et de modifier les renseignements sur le compte bancaire.

De plus, les examens de la vérification ont révélé sept autres situations de versements en double dans d’autres régions, aucune d’entre elles ayant découlé en une transaction incorrecte. Ces versements avaient été traités et effectués parce que le système de contrôle interne du SRP, conçu pour éviter les entrées en double, avait été outrepassé par le conseiller en rémunération traitant la transaction. Les vérificateurs ont interrogé cinq gestionnaires en rémunération dans chaque région, et selon les renseignements donnés aux vérificateurs, toutes les régions peuvent être touchées par cette faiblesse de contrôle.

Depuis ce temps, les secteurs des Services corporatifs et des Ressources humaines ont pris certaines mesures pour régler le problème. Le SCC peut également envisager de consulter avec le ministère responsable du SRP afin de déterminer s’il existe des moyens pour remédier à cette situation.

Nous nous attendions à constater des traces d’examen par des conseillers en rémunération confirmant l’exactitude et le caractère complet des versements de paye non régulière, et à constater que tous les documents d’appui étaient au dossier aux fins de vérification.

À l’exception d’une région, il n’y avait aucune preuve que les contrôles internes sont effectués comme prévu.

Les vérificateurs ont constaté que des documents soutenant la décision concernant le paiement d’indemnités (lettres d’offre, formulaires de demande de congé sans solde, feuilles de temps, etc.) étaient manquants dans 16 % (130/817) des dossiers vérifiés.

L’absence de documents entraîne un risque que l’organisation ne soit pas en mesure d’appuyer ses décisions concernant le paiement d’indemnités non régulières, et qu’elle traite des indemnités inadmissibles. De plus, le SCC pourrait manquer d’éléments suffisants et appropriés aux fins de vérification.

Un autre problème lié aux documents concernait le transfèrement de dossiers de rémunération des employés. Les vérificateurs ont constaté que, dans le cas de 10 employés transférés du SCC dans d’autres organisations, les dossiers ont été transférés, mais les documents essentiels servant à soutenir les dernières transactions de rémunération n’avaient pas été conservées. Même s’il y a une procédure de fin d’emploi incluant une liste de vérification, les documents ne sont pas conservés. En raison de l’absence de ces documents, il était difficile de vérifier ces transactions. Par conséquent, les vérificateurs n’ont pas été en mesure d’obtenir l’assurance raisonnable que ces transactions étaient sans inexactitudes importantes, et qu’elles sont autorisées, exactes et appropriées.

Le tableau B ci-dessous comprend les résultats de haut niveau liés à chacune des indemnités de paye non régulière examinées. Les renseignements fournis sous le tableau, aux sections 4.2.2.1, 4.2.2.2 et 4.2.2.3 sont liés aux constatations pour trois types d’indemnités en particulier.

Au cours de l’étape d’examen, toutes les questions mineures (petites erreurs de calcul sans conséquence sur l’évaluation des mesures de contrôle interne) ont été déclarées aux membres du personnel responsables dans les régions, afin qu’ils puissent les régler. Les mesures correctives ont été prises immédiatement, et l’équipe de vérification a obtenu des preuves des corrections apportées.

Comme indiqué à la section 3.0, les vérificateurs ont sélectionné un échantillon de transactions inhabituelles^{Note de bas de page 6} aux fins d’examen, comme les dédoublements et les anomalies. Par conséquent, le taux d'erreurs est plus élevé qu'il ne le serait si l'échantillon était tiré des transactions habituelles. Toutefois, l’examen visait à voir si les mesures de contrôle permettent de relever ces anomalies.

Les trois sections suivantes décrivent les constatations propres aux indemnités nécessitant des explications supplémentaires.

L’équipe de vérification a relevé deux problèmes relatifs au paiement des indemnités de kilométrage entraînant un risque pour l’organisation parce qu’ils comprennent des sommes importantes et un nombre important de membres du personnel.

La première constatation porte sur l’applicabilité des règles de paiement du kilométrage pour certains employés.

Certaines transactions de kilométrage étudiées par l’équipe de vérification ont été présentées par un groupe de classification pour les déplacements entre leur résidence et leur lieu de travail lorsqu’ils travaillent en heures supplémentaires. L’indemnité de kilométrage n’est pas comprise dans leur convention collective, mais lorsque l’équipe de vérification a posé des questions à ce sujet, les Relations de travail du SCC ont expliqué que ces versements sont liés à la partie 3.1.11 de la directive du Conseil national mixte (CNM) sur les voyages. On justifie ce recours à l’indemnité par le fait que les heures supplémentaires perturbent les habitudes pour se rendre au travail et pour en revenir.

L’équipe de vérification a remis en question le recours à cette pratique, parce que la phrase suivante précède cette section dans la partie 3 : « Les dispositions énoncées dans le présent module s’appliquent quand un fonctionnaire effectue un voyage en service commandé dans la zone d’affectation au Canada ou à l’étranger. »

L’équipe des relations de travail a transmis aux vérificateurs une récente jurisprudence venant du Conseil national mixte portant sur l’utilisation de la section 3.1.11 de la directive sur les voyages. Cette décision indique que cette section peut s’appliquer dans le cas du groupe des employés en question. De plus, l’équipe des Relations de travail a donné aux vérificateurs les documents de correspondances venant du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines au Conseil du trésor pour confirmer cette pratique.

Toutefois, compte tenu du coût engendré par ces dépenses, on se doit d’exhorter le SCC à rendre ses pratiques plus formelles.

Les vérificateurs ont constaté qu’il n’y a pas de méthode normalisée au SCC pour calculer les kilomètres demandés, lorsque les membres du personnel des finances ou de la rémunération participent au processus d’approbation. La vérification a également constaté que dans certains cas, la demande de kilométrage présentée concernait des distances plus longues que la distance entre l’adresse résidentielle indiquée dans le SGRH^{Note de bas de page 7} et le lieu de travail.

Les vérificateurs ont également constaté que l’adresse résidentielle des employés n’est pas toujours à jour dans le SGRH^{Note de bas de page 8}. Des renseignements incompatibles et périmés peuvent entraîner des erreurs dans le versement des indemnités pour les dépenses liées au kilométrage.

L’équipe de la vérification du 25 septembre 2012 a constaté que dans certains cas, des indemnités pour rappel au travail apparaissent élevées selon la convention collective des Services de santé, en particulier en lien avec l’article 10 (Rappel au travail) et l’article 11 (Disponibilité) de la convention collective. Après avoir consulté le Conseil du Trésor, les Relations de travail ont déterminé que certaines demandes étaient plus élevées que ce qu’elles auraient dû être, et que par conséquent, des mesures ont été prises pour préciser et rectifier la situation.

Au moment de la présente vérification, nous avons constaté que la convention collective des Services de santé n’est toujours pas appliquée de façon uniforme. Toutefois, le 7 mai 2013, après avoir terminé l’étape d’examen de la vérification, l’équipe de vérification a reçu l’exemplaire de nouvelles directives du SCC sur le suivi et le paiement des rappels au travail pour tous les employés, qui traitait des problèmes indiqués. Les pratiques ont été précisées et l’équipe de vérification fera un suivi pour établir si les corrections ont été apportées dans l’ensemble du SCC.

Comme indiqué à la section 3.0, les vérificateurs ont sélectionné un échantillon en fonction des transactions inhabituelles. Cette méthode a pour effet d’entraîner un nombre d’erreurs élevé par rapport aux techniques traditionnelles d’échantillonnage, et cela a été évident dans le cas de l’examen des congés sans solde.

Par définition (voir l’Annexe C), le congé sans solde ne comprend pas de rémunération. Toutefois, dans certaines situations, un recouvrement de salaire est requis, et les vérificateurs ont passé ces transactions en revue.

Nous nous attendions à ce que les transactions relatives aux congés sans solde soient effectuées de façon rapide et exacte. Le processus de sélection de l’échantillon a commencé par tous les dossiers d’employés où il était nécessaire d’effectuer un recouvrement de salaire lié à un congé sans solde. Au cours de la période d’examen, 4 370 employés étaient dans cette situation. Des transactions relatives aux congés sans solde sélectionnées, certaines couvraient des transactions pour des périodes de courtes durées, des périodes plus étendue et des congés avec étalement de revenu. L’équipe de vérification a sélectionné 60 dossiers d’employés en congé sans solde, pour un total de 622 transactions. Les 60 dossiers comprenaient 10 dossiers sélectionnés au hasard parmi les 4 370 dossiers d’employés, et 50 dossiers dont les transactions semblaient inhabituelles.

Les vérificateurs ont constaté que les employés du SCC dont les dossiers étaient inclus dans l’échantillon ont pris congé sans avoir rempli la demande de congé avant leur départ. Plus précisément, 490 des 622 transactions (79 %) de l’échantillon ont été autorisées après la période de congé. Les employés touchés et leur gestionnaire ont rempli les formulaires de demande de congé à leur retour au travail. Les 132 autres transactions ont été autorisées avant le congé et ont été traitées après que le congé ait été terminé, dans un délai raisonnable en raison du calendrier relatif au processus de rémunération.

Les conseillers en rémunération ont indiqué que cette pratique peut découler des circonstances particulières entourant les différentes situations liées au congé. Les employés du SCC prennent congé en raison de maladie ou de situations imprévues, puis demeurent en congé plus longtemps que prévu et épuisent leurs banques de congés payés. Lorsque cette situation survient, l’employé est en arriéré dans ses congés et nécessite un congé sans solde. Toutefois, l’employé peut continuer d’être payé jusqu'à ce que le gestionnaire responsable remarque l’écart et mette fin aux versements.

Néanmoins, la vérification a permis de constater que pour certains dossiers de l’échantillon, les montants des recouvrements étaient importants. Les montants dépassaient ce à quoi nous nous attendions, compte tenu de la courte période pour permettre aux gestionnaires d’indiquer les écarts relatifs aux congés et pour prendre les mesures de correction. Des 60 (22 %) employés à l’examen, 13 avaient une moyenne de recouvrement de 10 165 $. Ensemble, les sommes à recouvrer chez ses 13 employés ont représenté 80 % (132 165 $) de la somme totale de 165 895 $ liée aux 622 transactions de congé sans solde de l’échantillon.

Dans le cas des employés ayant un dossier dans le Système des horaires de travail et du déploiement^{Note de bas de page 9} (SHD), le processus de réconciliation entre les données du SHD et celles du SGRH est un contrôle interne qui pourrait empêcher la création de grands soldes négatifs dans la banque de congés de maladie et de congés annuels, s’il était effectué à temps.

Les cinq gestionnaires régionaux de la rémunération ont informé l’équipe de vérification, lors des entrevues, que les données du SHD et du SGRH ne sont pas toujours réconciliées à temps, ce qui peut entraîner des retards d’arrêt des versements.

Les résultats de la vérification ont permis de confirmer que lorsque les données du SHD et du SGRH ne sont pas harmonisées à temps, cela peut entraîner de grands soldes négatifs et des dettes à l’endroit de la Couronne.

Il existe un risque pour l’organisation lié aux difficultés de récupérer les paiements en trop effectués lors de congés sans solde, en particulier si l’employé demeure en congé ou démissionne.

En ce qui a trait au deuxième objectif de la présente vérification, les vérificateurs ont constaté que les contrôles internes clés sont en place, mais qu’il existe tout de même deux domaines de préoccupation au sujet de la gestion générale des transactions liées à la paye non régulière. Premièrement, il y avait une absence de documents au dossier et deuxièmement, la séparation des tâches au processus de paye non régulière n'étaient pas efficaces et ne pouvait pas détecter et corriger les erreurs et prévenir le risque d'activités frauduleuses. Toutefois, en ce qui a trait à la deuxième constatation, la direction a pris des mesures pour corriger la situation et le SVI continuera de faire le suivi des progrès.

Des préoccupations additionnelles ont été formulées pour certaines indemnités de paye non régulière :

• les justifications au sujet de l’indemnité de kilométrage doivent être précisées et fondées sur des documents clairs et faisant autorité;
• le calcul du kilométrage demande une orientation et des précisions supplémentaires; et
• les contrôles internes et la gestion des soldes de congé, y compris la réconciliation des données, demandent une attention plus poussée.

En ce qui a trait au premier objectif de la vérification, le cadre de politique du SCC lié aux mesures de contrôles internes clés était conforme aux lois canadiennes ainsi qu’aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor. Les membres du personnel avaient accès à tous les documents, les rôles et les responsabilités étaient définis et documentés, et de plus, les contrôles clés sélectionnés par l’Équipe de contrôle financier interne sont mis à l’essai régulièrement.

Toutefois, deux domaines de préoccupation requièrent une attention plus poussée :

• il ne s’est pas écoulé suffisamment de temps pour que l’équipe de vérification puisse évaluer les conséquences des nouvelles mesures mises en œuvre pour veiller à la clarté des rôles et des responsabilités des conseillers en rémunération en ce qui a trait à l’article 34 de la LGFP. Le Secteur de la vérification interne effectuera un suivi de ce domaine lors des prochaines vérifications; et
• les résultats du suivi continu effectué par le groupe des finances sur les contrôles internes clés pour la période visée par la vérification n’étaient pas encore présentés sous un format final. Le Secteur de la vérification interne effectuera un suivi de ce domaine lors des prochaines vérifications.

En ce qui a trait au deuxième objectif, nous nous attendions à constater que les contrôles clés étaient en place. Des préoccupations additionnelles ont été formulées pour certaines indemnités de paye non régulière :

• en raison de l’absence de ces documents, il est difficile de vérifier si les transactions soient traitées de façon appropriée et précise;
• la séparation des tâches liées au processus de paye non régulière comportait des lacunes au moment de la vérification, puisque les tâches n’étaient ni appropriées ni efficaces pour détecter et corriger les erreurs et pour prévenir le risque d’activités frauduleuses. Depuis la vérification, la direction a pris des mesures pour régler la situation; et
• risque accru d’erreurs dans le cas des processus liés au rappel au travail, au kilométrage et au congé sans solde.

Le rapport contient des recommandations à ce sujet.

Réponse de la gestion

Annexe C — Définition des indemnités évaluées au cours de la vérification^{Note de bas de page 11}