Examen du cadre régissant la gestion des réponses du Service correctionnel du Canada aux rapports internes et externes

L'examen du cadre régissant la gestion des réponses du Service correctionnel du Canada aux rapports internes et externes a été effectué dans le cadre du Plan de vérification axé sur les risques (PVAR) de 2014-2017.

L'examen avait l'objectif suivant :

• Fournir l'assurance qu'un cadre est en place pour recevoir les recommandations adressées au SCC par des intervenants internes et externes, y répondre, les gérer et les surveiller efficacement.

Le présent examen est lié aux priorités du SCC visant « des pratiques de gestion efficaces et efficientes qui reflètent un leadership axé sur les valeurs dans un environnement en évolution » et « des relations productives avec une diversité croissante de partenaires, intervenants, de groupes de victimes, et d'autres parties intéressées contribuant à la sécurité publique »^{Note de bas de page 1}. Il se rapporte aussi au risque organisationnel suivant : Le SCC ne sera pas en mesure de gérer les changements importants découlant de la transformation, des modifications législatives et des compressions budgétaires^{Note de bas de page 2}.

Le SCC a pour mission de contribuer à la sécurité publique en incitant activement et en aidant les délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois, tout en exerçant sur eux un contrôle raisonnable, sûr, sécuritaire et humain. Pour respecter cette obligation, les employés du SCC exercent leurs activités au sein d'un cadre de politique, législatif et de valeurs de la fonction publique et, de ce fait, sont assujettis à un examen par d'autres entités. De nombreux autres intervenants, de groupes de victimes, et partenaires ont un rôle à jouer dans le système correctionnel. En raison de ses responsabilités, le SCC reçoit souvent un grand nombre de recommandations, dont certaines font directement référence au SCC ou influent sur son mandat dans le cadre du portefeuille de la Sécurité publique. Le SCC doit s'organiser de sorte à pouvoir y répondre en temps opportun et de manière efficiente, efficace et uniforme.

Dans l'ensemble, l'examen a permis de constater que le SCC possède plusieurs cadres de gestion des réponses du SCC aux rapports internes et externes. La plupart sont efficaces lorsqu'ils sont utilisés seuls. Toutefois, aucun mécanisme systématique n'est en place pour veiller à ce que toutes les réponses du SCC soient uniformes et cohérentes d'un cadre à l'autre. Le SCC ne possède pas de dépôt central intégré ni d'organe responsable de l'uniformité, de la rapidité et de la qualité des réponses aux recommandations de tous les examens et des autres rapports. De plus, le SCC n'a pas de processus normalisés pour gérer les réponses du SCC aux rapports internes et externes.

L'examen du cadre régissant la gestion des réponses du Service correctionnel du Canada aux rapports internes et externes a été réalisé dans le cadre du Plan de vérification axé sur les risques 2014-2017 (PVAR). Cet examen est lié aux priorités du Service correctionnel du Canada (SCC) visant « des pratiques de gestions efficaces et efficientes qui reflètent un leadership axé sur les valeurs dans un environnement en évolution » et « des relations productives avec une diversité croissante de partenaires, intervenants, de groupes de victimes, et d'autres parties intéressées contribuant à la sécurité publique »^{Note de bas de page 3}. Il se rapporte aussi au risque organisationnel suivant : le SCC ne sera pas en mesure de gérer les changements importants découlant de la transformation, des modifications législatives et des compressions budgétaires^{Note de bas de page 4}.

Le SCC a pour mission de contribuer à la sécurité publique en incitant activement et en aidant les délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois, tout en exerçant sur eux un contrôle raisonnable, sûr, sécuritaire et humain. Pour respecter cette obligation, les employés du SCC exercent leurs activités au sein d'un cadre de politique, législatif et de valeurs de la fonction publique et, de ce fait, sont assujettis à un examen par d'autres entités. De nombreux autres intervenants, de groupes de victimes, et partenaires ont un rôle à jouer dans le système correctionnel, parmi lesquels le Bureau de l'enquêteur correctionnel, les comités mixtes d'enquête nationale, les bureaux des enquêtes du coroner et du médecin légiste, la Commission des libérations conditionnelles du Canada, le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement, le Bureau du vérificateur général et le Commissariat aux langues officielles. Ces entités ont elles-mêmes des responsabilités qui peuvent avoir une incidence sur les services correctionnels, comme contribuer à ce que les services correctionnels soient sécuritaires, humains et respectueux de la loi, favoriser la dualité linguistique canadienne, surveiller les activités gouvernementales et garantir un processus d'approvisionnement fédéral équitable, pour n'en citer que quelques-unes.

En raison de ces responsabilités, le SCC reçoit souvent un grand nombre de recommandations, dont certaines font directement référence au SCC ou influent sur son mandat dans le cadre du portefeuille de la Sécurité publique. Le SCC doit s'organiser de sorte à pouvoir y répondre en temps opportun et de manière efficiente, efficace et uniforme. Par conséquent, l'examen du cadre régissant la gestion des réponses du SCC aux rapports internes et externes sert à établir le Profil de risque de l'organisation ainsi que les priorités du SCC, et à cerner les domaines où la gestion des risques pourrait être améliorée.

Tous les administrateurs généraux de chacune des organisations du gouvernement du Canada ont des responsabilités directes prévues par la loi. Parmi celles-ci, on retrouve les responsabilités découlant des lois du Canada ainsi que des politiques approuvées par le Conseil du Trésor du Canada (CT).

Plus particulièrement, la Loi fédérale sur la responsabilité désigne les administrateurs généraux comme agents des comptes qui doivent répondre à des questions liées aux domaines précis de gestion dans le cadre de la responsabilité ministérielle. Cela comprend la réponse au vérificateur général et le renforcement des fonctions de vérification et de reddition de comptes dans leur organisation.

De plus, l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques établit les grandes orientations relatives aux responsabilités et aux pouvoirs du Conseil du Trésor, et l'article 11 donne des directives aux administrateurs généraux en ce qui a trait à l'exercice de leurs pouvoirs et responsabilités.

Pour citer en exemple une directive du CT à ce sujet, le paragraphe 6.1 de la Politique sur la vérification interne du CT établit les responsabilités des administrateurs généraux en ce qui a trait à leur rôle visant à « veiller à ce que soient élaborés et mis en place des plans d'action de la direction visant à donner suite adéquatement aux recommandations et aux constatations de la vérification interne. »^{Note de bas de page 5} De plus, les administrateurs généraux doivent s'assurer que le Bureau du contrôleur général et ses agents, aux fins de remplir les responsabilités qui leur ont été attribuées, obtiennent en temps utile des copies de toutes les lettres de la direction découlant des vérifications effectuées par des vérificateurs externes. Par conséquent, les administrateurs généraux doivent déterminer des façons et des moyens de répondre à ces exigences.

Le SCC doit aussi répondre aux recommandations découlant des lois et des politiques. En tant qu'organisation du portefeuille de la Sécurité publique, le SCC peut être inclus dans des réponses rédigées par d'autres ministères, institutions ou organismes gouvernementaux, et a donc obligation de répondre aux recommandations liées aux domaines relevant de son mandat. Par exemple :

• Selon les articles 192 et 193 de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC), l'enquêteur correctionnel présente au ministre le rapport des activités de son bureau au cours de l'exercice précédent. Le ministre de la Sécurité publique le fait déposer devant le Parlement. De plus, l'enquêteur correctionnel peut, à toute époque de l'année, présenter au ministre un rapport spécial sur toute question relevant de ses pouvoirs et fonctions et dont l'urgence ou l'importance sont telles, selon lui, qu'il serait contre-indiqué d'en différer le compte rendu jusqu'à l'époque normale du rapport annuel suivant. Depuis 2009, l'enquêteur correctionnel a formulé 158 recommandations à l'intention du SCC au moyen de ces mécanismes de rapport. Selon le paragraphe 179(3) de la LSCMLC, le SCC doit accuser réception de ces recommandations.
• L'article 23 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique stipule que le président de la Commission de la fonction publique (président de la CFP) doit établir et transmettre un rapport annuel aux ministres de chaque ministère sur les questions qui relèvent de lui. La Commission de la fonction publique vise à préserver l'intégrité de la dotation et la nature non partisane de la fonction publique, et ce rapport indique qu'elle s'acquitte de ce mandat. Le rapport est déposé devant le Parlement. De plus, à toute époque de l'année, le président de la CFP peut présenter au Parlement un rapport spécial sur toute question relevant de ses attributions et dont l'urgence ou l'importance sont telles, selon lui, qu'il serait contre-indiqué d'en différer le compte rendu jusqu'à l'époque du rapport annuel suivant. De son côté, le Parlement peut obliger le SCC ou tout autre ministère ou organisation à donner suite aux recommandations formulées dans les rapports. Le président de la CFP peut aussi envisager, à sa discrétion, des vérifications périodiques.
• Au terme des articles 38 et 39 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le commissaire à la protection de la vie privée du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP), qui défend, protège et favorise le droit des personnes à la vie privée, doit présenter au Parlement le rapport annuel des activités du Commissariat. Le commissaire à la protection de la vie privée peut, à toute époque de l'année, présenter au Parlement un rapport spécial sur toute question relevant de ses pouvoirs et fonctions. Son rapport annuel peut comprendre des recommandations à l'intention du SCC.
• L'article 124 et le sous-alinéa 125(1)z)(z.10) du Code canadien du travail stipulent que tous les employeurs inscrits à l'échelle fédérale, y compris le SCC, doivent veiller à la protection de leurs employés en matière de santé et de sécurité au travail. De plus, les employeurs doivent répondre par écrit aux recommandations des membres du comité d'orientation ou des représentants du comité de la santé et de la sécurité en milieu de travail, après un événement lié à la santé et à la sécurité des employés, avec mention, le cas échéant, des mesures qui seront prises à l'égard des risques pour les membres du personnel et des délais prévus à cet égard.
• L'article 7 de la Loi sur le vérificateur général indique que le vérificateur général doit établir, à l'intention de la Chambre des communes, un rapport annuel faisant état des activités et des finances des ministères et organismes fédéraux. Le Bureau du vérificateur général (BVG) fournit au Parlement une information objective et factuelle, et des avis spécialisés au sujet des programmes et des activités du gouvernement. Les députés utilisent les rapports du BVG pour surveiller les activités gouvernementales et pour tenir le gouvernement responsable de l'utilisation qu'il fait des fonds publics. Le SCC peut faire l'objet de vérifications, ou pourrait être nommé dans le cadre de vérifications visant d'autres organismes gouvernementaux.
• La Politique sur l'évaluation du CT énonce les exigences concernant la fonction d'évaluation au SCC nécessaire pour guider la préparation des rapports et des recommandations qui en découlent. La Division de l'évaluation du SCC a pour objectif de veiller à ce que la direction dispose de renseignements opportuns, stratégiques, objectifs et factuels sur le rendement des politiques, des programmes et des initiatives du SCC. (Voir annexe B) Les rapports d'évaluation comprennent des recommandations qui s'appliquent au SCC. Selon la politique, la direction doit préparer des plans d'action pour répondre aux recommandations.
• De plus, la Politique sur la vérification interne du CT décrit les exigences concernant la fonction de vérification interne au SCC nécessaire pour assigner, clairement et de façon intégrée, les responsabilités liées à la vérification interne. De plus, la Politique donne des directives en ce qui a trait aux rapports internes et aux plans d'action de la direction connexes. Le Secteur de la vérification interne du SCC fournit à la direction une assurance indépendante, objective et en temps opportun visant à promouvoir l'atteinte des objectifs du SCC de manière efficace, économique et en conformité avec la loi. Le Secteur de la vérification interne du SCC produit régulièrement des rapports qui contiennent des recommandations s'adressant exclusivement au SCC (voir annexe B).

• Les rapports du Bureau du contrôleur général (BCG), y compris les vérifications internes horizontales, permettent de superviser et de diriger les efforts déployés à l'échelle de la fonction publique fédérale afin d'améliorer la gestion des fonds publics et des actifs gouvernementaux. Ces vérifications peuvent toucher le SCC, et par conséquent, contenir des recommandations à l'intention du SCC.
• Rapports du Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA). Par exemple, le document Examen des pratiques d'approvisionnement - Suivi des examens de 2008-2009 comprend des recommandations visant directement le SCC. Le rôle du BOA est d'examiner les questions relatives aux contrats attribués et administrés par le gouvernement fédéral. Le BOA reçoit des plaintes relatives à l'approvisionnement, mène enquête à leur sujet et règle des différends entre les ministères et organismes fédéraux et les fournisseurs.
• Différents rapports du Commissariat aux langues officielles (CLO), comme le Rapport annuel du commissaire aux langues officielles. Parfois, le suivi des vérifications et des bulletins de rendement émis par le CLO vise le SCC. Le CLO doit promouvoir la dualité linguistique au Canada et superviser la mise en œuvre complète de la Loi sur les langues officielles.
• Souvent, en réponse à un grief formulé par un délinquant qui n'a pu être réglé à l'interne, le Comité externe d'examen des griefs^{Note de bas de page 6} présente des recommandations dont le SCC doit tenir compte. Le processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants vise à favoriser le règlement équitable, rapide et conforme à la loi des plaintes et des griefs présentés par les délinquants et à veiller au respect de l'obligation légale du SCC de procéder au règlement rapide et impartial des plaintes et griefs des délinquants (DC 081 et LD 081-1). Le SCC prendra des mesures correctives les plus appropriées pour régler les griefs et pour éviter que des problèmes semblables surviennent à l'avenir. Lorsqu'une plainte ou un grief est maintenu ou maintenu en partie et que des mesures correctives sont nécessaires, celles-ci seront prises selon une échéance précise. Les mesures correctives seront mises en œuvre, et le décideur en sera informé par écrit. Parmi les exemples de mesures correctives, notons la prise de mesures nécessaires pour assurer la conformité ultérieure aux lois et politiques pertinentes, des mécanismes de recours et des indemnités financières.
• Rapports de différents comités de la Chambre des communes et du Sénat, comme le Comité permanent de la sécurité publique et nationale de la Chambre des communes ou le Comité des comptes publics. Les comités parlementaires sont composés de membres du Parlement, soit de députés, de sénateurs ou les deux, choisis pour étudier toute question déférée par le Sénat ou la Chambre des communes, y compris des projets de loi. Récemment, certains rapports de ces comités contenaient des recommandations à l'intention du SCC, par exemple :
  • Une étude sur la surveillance électronique dans les domaines correctionnel et de l'immigration, déposée le 25 septembre 2012 (rapport du Comité permanent de la sécurité publique et nationale)
  • La santé mentale et la toxicomanie dans le système correctionnel fédéral, déposé le 14 décembre 2010 (rapport du Comité permanent de la sécurité publique et nationale)
  • L'économie et l'efficience des services – Service correctionnel du Canada, chapitre 7 du Rapport de la vérificatrice générale du Canada de décembre 2008, déposé le 16 juin 2009 (rapport du Comité des comptes publics).

En plus des exigences des lois et des politiques de répondre aux recommandations et aux rapports, et compte tenu de son mandat au sein du portefeuille de la Sécurité publique, le SCC doit aussi répondre à des certificateurs et des intervenants internes et externes qui formulent des commentaires sur des questions qui pourraient avoir une incidence sur la prestation par le SCC de ses services au public, aux délinquants, de groupes de victimes, et à d'autres partenaires et intervenants. Ces différentes parties peuvent fournir des recommandations au SCC dans différents rapports. Par exemple :

• Documents produits par les comités mixtes d'enquête nationale (CMEN). Les CMEN sont des services d'examen auxquels la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC) peut avoir recours lorsqu'un délinquant en liberté sous condition est accusé d'une infraction grave avec violence dans la collectivité.
• Rapports découlant d'enquêtes du coroner ou du médecin légiste, qui sont des procédures quasi judiciaires (ressemblant à un tribunal), où les faits et les circonstances d'un décès sont examinés. Des recommandations peuvent découler de ces procédures.
• Rapports de Condition féminine Canada, comme Femmes au Canada : rapport statistique fondé sur le sexe. Il s'agit d'un organisme gouvernemental fédéral qui favorise l'égalité des femmes, ainsi que la pleine participation des femmes à la vie économique, sociale et démocratique du Canada. Beaucoup d'employés du SCC travaillent avec les délinquantes, ce qui fait que certaines recommandations des rapports de cet organisme pourraient toucher les employés ou les délinquantes.
• Publications de différents organismes législatifs provinciaux, soit les assemblées législatives et les lieutenants-gouverneurs provinciaux. Bien qu'aucun rapport n'ait été adressé directement au SCC récemment, cette situation pourrait survenir. Les organismes législatifs provinciaux participeront à différentes enquêtes, puisque les provinces jouent un rôle dans le système pénal, à la fois au moment de l'admission et en administrant les peines de moins de deux ans. En fait, le SCC a une Division des relations fédérales-provinciales-territoriales (Division des relations FPT) qui a pour objectif d'améliorer la collaboration entre les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux au moyen d'accords d'échange de services (AES), de protocoles d'entente (PE) et d'accords sur la communication de renseignements (ACR).

• L'article 20 de la LSCMLC autorise le commissaire à charger des personnes de faire enquête et de lui remettre un rapport sur toute question concernant le fonctionnement du Service. L'article 19 de la LSCMLC prévoit la même chose en cas de décès ou de blessure grave d'un détenu. La Division des enquêtes sur les incidents du SCC mène régulièrement des enquêtes et rédige des rapports. Ainsi, ces rapports pourraient contenir des recommandations auxquelles le SCC sera obligé de répondre. Depuis 2013, le SCC produit des guides de discussion en fonction du type d'incident, y compris les décès en établissement (suicide, décès accidentel, comme les décès liés aux surdoses, décès de causes naturelles qui ne sont pas soumis au processus d'examen des cas de décès). Ces guides sont remis aux sous-commissaires régionaux (SCR) et aux commissaires adjoints (CA).
• En 2007, dans le cadre de l'engagement du gouvernement à protéger les familles et les collectivités canadiennes, le ministre de la Sécurité publique a annoncé la mise en place d'un comité indépendant chargé d'examiner les activités du SCC. Le Rapport du Comité d'examen indépendant du SCC intitulé Feuille de route pour une sécurité publique accrue a par la suite été publié. L'initiative a entraîné la création d'une Équipe de transformation et de renouvellement. Pendant plusieurs années, cette équipe a dirigé et surveillé les efforts de renouvellement du SCC, y compris les éléments physiques, humains et techniques.
• La Direction de la dotation ministérielle, de l'équité en matière d'emploi et des langues officielles du SCC fournit des données au Rapport annuel sur l'équité en matière d'emploi dans la fonction publique du Canada, que le CT présente au Parlement. Le Bureau de l'équité en matière d'emploi du Secteur de la gestion des ressources humaines s'efforce de promouvoir la diversité et l'équité en matière d'emploi au SCC. Des rapports de ce bureau pourraient contenir des recommandations visant certains domaines au sein du SCC.

La liste des responsabilités législatives ci-dessus n'est pas exhaustive, mais donne un aperçu général de la portée et du type d'activités de surveillance dont le SCC fait l'objet.

Le SCC a recours à différents moyens pour répondre aux rapports qui relèvent directement de lui. Certains fournisseurs de services externes, comme l'enquêteur correctionnel, le vérificateur général du Canada et le commissaire aux langues officielles, présentent leur rapport au Parlement. D'autres organisations produisent des rapports et les présentent de façon régulière, annuellement ou selon une évaluation fondée sur les risques, à différents intervenants à l'interne et à l'extérieur du SCC (p. ex. le rapport annuel des services du coronaire de la C.-B. du ministère de la Justice).

En raison du nombre important d'intervenants, de rapports et de recommandations indiqués ci-dessus, il s'agit d'un travail colossal. À titre indicatif, l'Annexe B donne un exemple de rapport contenant les recommandations que le SCC a reçu de la part d'intervenants internes et externes de 2009 à 2014. Au cours de cette période, au total, 673 recommandations ont été formulées dans des rapports adressés au SCC.

Les données ci-dessus excluent toutes les recommandations formulées dans le cadre de l'enquête du coronaire sur le décès d'Ashley Smith.

Le SCC doit harmoniser ses exigences liées aux rapports et aux réponses avec celles d'une multitude de parties dans une organisation complexe, stratifiée et dispersée sur le plan géographique. Le SCC est une organisation nationale qui gère 43 établissements correctionnels, 92 bureaux de libération conditionnelle dans la collectivité et 15^{Note de bas de page 7} centres correctionnels communautaires au Canada.^{Note de bas de page 8} En tant qu'organisation, le SCC est divisé en six régions géographiques. Les sous-commissaires régionaux, qui dirigent les régions, et les commissaires adjoints, qui sont responsables des secteurs, relèvent du commissaire du SCC. L'organisme décisionnel principal du SCC est le Comité de direction, composé du commissaire, du sous-commissaire principal, des sous-commissaires régionaux, des commissaires adjoints et d'autres responsables de secteurs. Le Comité de direction appuie le commissaire en examinant et en recommandant toutes les décisions stratégiques et opérationnelles en matière de politiques à mettre en œuvre à l'échelle du Service^{Note de bas de page 9}. Il peut s'agir des recommandations découlant d'examens effectués par différents intervenants internes et externes dans des cas précis pour lesquels un risque stratégique élevé a été relevé. Ce type d'examen des recommandations par le Comité de direction dépend en grande partie de l'importance de la question examinée et de la source de recommandations.

Tous les cadres du SCC s'engagent, dans leur entente de rendement, à mettre en œuvre des plans d'action approuvés par la direction en réponse à des vérifications, des évaluations, des recommandations du vérificateur général, du commissaire aux langues officielles, du Bureau de l'équité en matière d'emploi, du Bureau de l'enquêteur correctionnel, et à d'autres rapports externes et obligations. La conformité à cette entente fait partie de la Directive sur la gestion du rendement et de la Directive sur le programme de gestion du rendement (PGR) pour les cadres supérieurs du CT. Ces directives fournissent un cadre permettant d'adopter une approche uniforme de la gestion du rendement.

Le SCC n'a pas de dépôt central intégré, ni d'organisme unique responsable de la gestion de toutes les recommandations découlant des examens ou des rapports. Compte tenu de la multitude de sources possibles de recommandations adressées au SCC et de l'éventail diversifié de sujets, les recommandations sont envoyées à différents employés du SCC qui sont responsables de répondre aux recommandations. Certains ont des responsabilités directement liées à des organismes de surveillance particuliers, mais ce n'est pas le cas de tous. Parmi ceux qui ont des responsabilités claires, notons :

• Division de la liaison avec le Bureau de l'enquêteur correctionnel (LBEC), du Secteur des politiques
• Direction de la dotation ministérielle, de l'équité en matière d'emploi et des langues officielles, du Secteur de gestion des ressources humaines
• Direction des relations parlementaires, du Secteur des communications et de l'engagement
• Direction des enquêtes sur les incidents du Secteur du sous-commissaire principal
• Secteur de la vérification interne
• Direction de l'évaluation
• Comités d'enquête et examens des cas de décès
• Toutes les régions et tous les secteurs, relativement aux questions liées à un endroit géographique ou un thème particulier, comme les enquêtes des provinces.

L'examen du cadre régissant la gestion des réponses du SCC aux rapports internes et externes a été désigné à priorité élevée et comme un secteur de risque pour le SCC dans le Plan de vérification axé sur les risques de 2014-2017. Cette évaluation a ensuite été confirmée au moyen d'entrevues préliminaires auprès de la haute direction. Les domaines suivants ont été relevés comme étant des risques possibles liés au sujet :

• L'absence de réponse à des recommandations formulées au SCC par différents certificateurs pourrait entraîner le risque que des questions ou des risques importants ne soient pas abordés;
• Des questions liées aux recommandations pourraient ne pas être abordées, et ce, même si le SCC y répond (réponse inappropriée ou insuffisante);
• Absence d'uniformité dans les réponses, en ce qui a trait aux mesures et aux échéances;
• Dédoublement du travail dans plusieurs domaines du SCC pour les mêmes recommandations;
• Attention considérable de la part des médias;
• Les employés du SCC qui doivent consigner les informations concernant les recommandations pourraient ne pas avoir accès à une base de données nationale liée aux recommandations d'un rapport (pratiques inefficaces).
• Mauvaise compréhension de ce qui constitue une mesure ou une réponse appropriée et bien conçue.
• Aucun suivi ou surveillance systémique du degré de mise en œuvre des recommandations.

Le présent examen visait à fournir l'assurance qu'un cadre est en place pour gérer efficacement les recommandations adressées au SCC par des intervenants internes et externes. L'objectif du présent examen et les critères pertinents pour l'évaluer sont présentés à l'Annexe A. Les critères ont été rédigés en utilisant comme source les contrôles de gestion de base du Bureau du contrôleur général, une évaluation des risques et les informations réunies en prévision de l'examen.

L'examen avait une portée nationale et englobait des rapports et des recommandations provenant de divers intervenants internes et externes, y compris, mais sans s'y limiter, les suivants :

• Bureau de l'enquêteur correctionnel
• Bureau du contrôleur général
• Bureau du vérificateur général du Canada
• Commission de la fonction publique
• Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement
• Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
• Commissariat aux langues officielles
• autres organismes parlementaires
• comités parlementaires
• comités d'enquête
• enquêtes du coroner et du médecin légiste, et autres
• Condition féminine Canada
• divers organes législatifs provinciaux
• Secteur de la vérification interne du SCC
• Division de l'évaluation du SCC
• Direction des enquêtes sur les incidents du SCC
• Équipe de transformation et de renouvellement du SCC
• Comités d'enquête et examens des cas de décès
• Bureau de l'équité en matière d'emploi

L'examen avait pour objectif de fournir l'assurance qu'un cadre est en place pour recevoir les recommandations adressées au SCC par des intervenants internes et externes, y répondre, les gérer et les surveiller efficacement.

Nous nous attendions à constater qu'un mécanisme est en place pour cerner les lois, les politiques, les directives, les normes, les lignes directrices et les procédures pertinentes en ce qui a trait à toute exigence relative aux réponses et à la gestion des réponses du SCC aux rapports internes et externes contenant des recommandations.

Alors que certains secteurs ont mis en place des processus pour répondre aux recommandations, il n'y a pas de directives précisant la façon dont les secteurs doivent gérer cette fonction. Par conséquent, les processus officiels et la force des mécanismes en place diffèrent d'un endroit à l'autre.

Dans l'ensemble, l'équipe d'examen a constaté que toutes les régions et tous les secteurs ont indiqué dans le questionnaire qu'ils ont des processus en place pour recevoir les recommandations des rapports internes et externes et pour y répondre. Toutefois, la plupart de ces processus ne sont pas documentés officiellement et manquent d'uniformité. Certains sont plus structurés et officiels que d'autres.

L'équipe a constaté que chaque région et secteur possède son propre système ou sa personne-ressource qui peut l'aider à répondre aux recommandations formulées dans les rapports internes et externes. Toutefois, l'équipe d'examen a constaté que, de façon générale, les processus des régions et des secteurs ne sont pas documentés de façon officielle. Certaines organisations, comme le BEC, le Secteur de la vérification interne, le CLO et la Division de l'évaluation formulent régulièrement des recommandations à l'intention du SCC, qui lui, possède des systèmes officiels pour y répondre et pour effectuer le suivi des recommandations particulières. Par exemple, les secteurs suivants ont mis en place un système pour gérer les recommandations qui relèvent d'eux.

Le Secteur des politiques a crée la Division de la LBEC pour coordonner les réponses aux recommandations du BEC et d'autres intervenants externes. La LBEC doit coordonner la réponse préparée par le Secteur, y compris le suivi, la fusion et la livraison rapide des documents. Elle doit aussi assurer le suivi, la coordination, la fusion et la finalisation de la réponse. Lorsque l'ébauche de réponse à la recommandation est rédigée, celle-ci est retournée aux responsables de la LBEC qui rédigent la réponse définitive et qui la soumettent au commissaire aux fins d'examen et d'approbation.

Un processus est en place en ce qui a trait aux rapports provenant du Commissariat aux langues officielles (CLO), bien que ce processus semble moins officiel que celui créé pour le BEC. Lorsque le CLO fait parvenir son rapport à la Direction de la dotation ministérielle, de l'équité en matière d'emploi et des langues officielles, le CLO y joint souvent un modèle de réponse à remplir. La Direction des langues officielles de l'AC reçoit le rapport et le modèle, puis les envoie à ses homologues dans chaque région aux fins de réponse, s'il y a lieu. Lorsque l'information est retournée à la Direction de la dotation ministérielle, de l'équité en matière d'emploi et des langues officielles, elle est intégrée et finalisée, puis présentée au sous-commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, qui y appose sa signature. La réponse est ensuite soumise au CLO.

En plus de gérer les réponses à ses propres recommandations, le Secteur de la vérification interne (SVI) doit aussi coordonner les réponses aux recommandations d'organismes de vérification externes, comme le BVG et le BCG, ainsi que d'autres organismes centraux et agents du Parlement. Ces fonctions sont prévues dans la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada du CT et dans la Charte de vérification interne du SCC.

Selon la directive du CT, le dirigeant principal de la vérification (DPV) doit soumettre des rapports (trois fois par année) au Comité ministériel de vérification au sujet de la mise en place des plans d'action de la direction établis en réponse aux recommandations provenant de vérifications internes du SCC, de même que de certificateurs externes. Si la direction doit faire une modification au calendrier prévu et approuvé, elle doit d'abord recevoir l'approbation du commissaire.

La Division de l'évaluation collabore avec le bureau de première responsabilité (BPR) qui doit établir un plan d'action de la direction approprié pour chaque recommandation formulée dans le cadre d'une évaluation. Le rapport d'évaluation contenant les recommandations et le plan d'action de la direction sont présentés aux fins d'approbation au même moment au Comité d'évaluation. Après approbation, la Division de l'évaluation fait le suivi des progrès relatifs au plan d'action de la direction en surveillant les mises à jour et en demandant au BPR de faire le point devant le Comité d'évaluation. Un suivi est effectué tous les 9 à 12 mois jusqu'à ce que le Comité d'évaluation soit d'avis qu'on a répondu à toutes les recommandations de l'évaluation et que le plan d'action de la direction puisse être fermé.

Nous nous attendions à constater qu'une structure organisationnelle possède un processus de communication des renseignements pour appuyer la divulgation efficace, efficiente et ciblée des renseignements pertinents et fiables aux personnes qui en ont besoin, y compris l'assignation des mesures, la réception et l'acceptation des recommandations ainsi qu'une liste de mesures prises et des suivis en cours.

La direction et les employés responsables de la réponse aux recommandations de leur ressort communiquent entre eux. Toutefois, les renseignements pertinents et fiables ne sont pas toujours communiqués aux personnes qui en ont besoin à l'échelle du SCC.

L'équipe d'examen a envoyé des questionnaires aux responsables de tous les secteurs et aux SCR afin d'obtenir des renseignements sur les processus en place visant à gérer les recommandations. Sur 16 réponses, 13 ont indiqué que les membres de leur personnel disposent d'un processus efficace et efficient pour communiquer l'information et pour appuyer la diffusion ciblée des renseignements pertinents et fiables aux personnes qui en ont besoin dans leur secteur.

L'équipe d'examen a appris que les processus de communication des renseignements sont officiels et informels. Dans certains cas, les renseignements seront transmis au cours de réunions de comités, séances d'informations, réunions régionales, réunions de la direction, téléconférences particulières ou au moyen des voies de communication administratives officielles. De plus, la Direction des enquêtes possède un système de courriels, de notes de service et de documentation des réunions sur les enquêtes nationales (études de cas et guides de discussion) pour communiquer les renseignements recueillis pendant les enquêtes.

De plus,dans certains cas, des secteurs précis ou une unité centralisée au sein d'un secteur veillent à ce que tout document d'appui ou toute réponse antérieure soit inclus dans le CcmMercury^{Note de bas de page 10} lors de l'attribution à un secteur ou à une région. Comme les utilisateurs du CcmMercury n'ont accès qu'aux dossiers qu'ils ont créés ou qui ont été créés pour leur groupe, ainsi qu'aux dossiers qui leur ont été attribués, ils ne peuvent pas vérifier l'uniformité de leurs réponses par rapport aux réponses antérieures de d'autres secteurs ou régions.^{Note de bas de page 11}

L'absence d'un mécanisme systématique, clair et documenté de communication des renseignements aux employés responsables de répondre aux recommandations pourrait, entre autres, entraîner l'absence d'uniformité des réponses, ainsi qu'un dédoublement du travail dans différents secteurs du SCC.

Nous nous attendions à constater que les rôles et les responsabilités des employés responsables de la gestion des recommandations et de leurs réponses soient clairement définis et communiqués.

Les rôles et les responsabilités des employés du SCC sont clairs et bien communiqués.

L'équipe de vérification a pu constater au moyen du questionnaire que 12 des 16 régions et secteurs ont une personne qui doit gérer les recommandations et les réponses. Des 16 questionnaires envoyés, une région et deux secteurs ont répondu qu'ils n'ont pas une personne exclusivement attitrée au processus, mais qu'ils ont une personne-ressource pour aider. De plus, l'équipe d'examen a constaté qu'il y a des descriptions de travail génériques qui définissent les rôles et les responsabilités associés à des postes précis au SCC en ce qui a trait à la gestion des recommandations et aux réponses qui en découlent, ce qui fait en sorte que les rôles et les responsabilités liées à la gestion des recommandations et des réponses sont clairs et bien communiqués aux personnes qui occupent ces postes. Toutefois, les façons de s'acquitter de ces responsabilités ne sont pas en général officiellement définies, comme indiqué au point 3.4 ci-dessous.

Nous nous attendions à constater que les employés ont accès à des outils, comme des logiciels, du matériel, des méthodes de travail et des procédures, afin de s'acquitter efficacement de leurs responsabilités en ce qui a trait à l'administration et à la gestion des réponses aux recommandations internes et externes.

Les employés du SCC disposent des outils nécessaires, comme des logiciels et du matériel, pour faire leur travail et pour s'acquitter de leurs responsabilités. Toutefois, de façon générale, il n'y a pas de méthodes de travail ni de procédures officielles pour gérer les réponses aux recommandations internes et externes.

L'équipe d'examen a été informée que les employés de différents secteurs ou différentes régions du SCC utilisent des outils pour s'acquitter efficacement de leurs responsabilités en ce qui a trait à l'administration et à la gestion des réponses, notamment les suivants :

• CcmMercury (Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information du SCC)
• Feuilles de calcul Excel
• Infopoint ou Sharepoint
• Options d'Outlook, comme l'outil de planification des tâches ou du calendrier (système de rappel)

Tous ces outils fonctionnent, mais les processus ne communiquent pas entre eux, et il n'y a pas d'accès général à ces outils. De plus, les méthodes de travail et les procédures ne sont pas documentées, et sont effectuées selon les besoins. Cela crée un fonctionnement « en silos ». La direction risque de se limiter à son propre silo, ce qui réduit son efficacité et peut contribuer à des risques supplémentaires du SCC, comme des réponses contradictoires, des engagements non harmonisés pour les mêmes sujets, l'absence d'une réponse à des recommandations, le dédoublement du travail et des efforts, etc.

Nous nous attendions à constater que le SCC a mis en place un système visant à assurer le suivi des recommandations et de toutes les réponses, afin de recevoir, répondre, surveiller et faire rapport au sujet des mesures prises en réponse aux recommandations.

Le SCC dispose de nombreux systèmes pour assurer le suivi des recommandations. Toutefois, il n'y a aucun processus normalisé ni endroit central servant à faire le suivi des réponses du SCC aux rapports internes et externes ou à produire des rapports à cet égard.

Les renseignements recueillis par l'équipe d'examen indiquent que les secteurs et les régions ont mis en place un processus de suivi. Les systèmes diffèrent d'un secteur ou d'une région à l'autre. Voici une brève description de ces processus de suivi :

• Dans certaines régions, la personne responsable d'une question précise (BPR) doit assurer le suivi des questions de l'AC et y répondre. Les régions suivent de près les recommandations acceptées, selon les directives du BPR. Lorsque les dates de rappel sont établies, la direction régionale assure le suivi auprès du BPR pour faire le point sur les progrès et pour confirmer que les éléments du plan d'action ont été mis en œuvre.
• Dans certains secteurs, un directeur assure le suivi des recommandations. Des gestionnaires particuliers sont désignés comme BPR au sein du secteur.
• Les suivis sont effectués au moyen du logiciel CcmMercury.
• Dans le cas des plans d'action de la direction présentés en réponse aux recommandations des vérifications internes du SCC, le SVI assure le suivi de ses propres recommandations ainsi que des recommandations découlant de vérifications externes. Le même processus s'applique à la Division de l'évaluation.

Comme indiqué ci-dessus, différentes méthodes sont utilisées pour assurer le suivi des recommandations et des réponses.

Pour vérifier si la multitude de systèmes permet tout de même de formuler des réponses uniformes, l'équipe d'examen a choisi un sujet principal d'un grand nombre de recommandations adressées au SCC depuis 2009. On a fait l'évaluation des risques du sujet, puis sélectionné six thèmes à l'intérieur du sujet qui semblaient poser le plus de risques pour l'organisation. Pour les thèmes sélectionnés, on a choisi deux à quatre recommandations formulées dans différents rapports. L'équipe d'examen a ensuite établi la façon dont le SCC avait répondu aux recommandations pour chaque thème, afin de comparer les réponses du point de vue de leur uniformité, opportunité et conformité.

L'équipe d'examen a examiné 32 recommandations et en a conclu que toutes les recommandations et les réponses de différents intervenants à ces recommandations en fonction de certains sujets étaient uniformes, cohérentes et effectuées dans les mêmes délais que les réponses de même type.

En conclusion, en ce qui a trait au système de suivi des recommandations et aux réponses, l'équipe d'examen a appris que certains secteurs travaillent actuellement à une approche plus systématique de la gestion de l'information et du suivi, ou explorent la possibilité d'utiliser SharePoint pour faire le suivi des recommandations et des réponses qui y sont liées. Nous répétons que tous les systèmes fonctionnent chacun de leur côté, mais ne communiquent pas entre eux, et qu'ils n'ont aucun point d'accès général. Ils fonctionnent tous en silos, ce qui réduit l'efficacité et peut représenter des risques supplémentaires pour le SCC.

Les résultats de l'examen ont indiqué que différents cadres sont en place au SCC pour répondre aux rapports internes et externes.

Les rôles et les responsabilités de certains employés sont définis et clairs, même si la façon de s'acquitter de ces responsabilités n'est pas toujours documentée ou explicite. Il y a plusieurs façons informelles et officielles d'assurer le suivi des recommandations formulées à l'intention du SCC. Les renseignements pertinents et fiables communiqués aux personnes qui en ont besoin ne sont pas toujours accessibles à tous. Les membres du personnel du SCC ont les outils nécessaires pour faire leur travail, mais il y a un manque d'uniformité à cet égard au sein de l'organisation.

En ce qui a trait au suivi des recommandations, il n'y a pas de processus normalisé ou intégré en place pour permettre la surveillance ou les rapports au sujet de toutes les réponses du SCC aux rapports internes et externes.

Dans l'ensemble, l'examen a permis de constater que le SCC possède plusieurs cadres de gestion des réponses du SCC aux rapports internes et externes. La plupart sont efficaces lorsqu'ils sont utilisés seuls. Toutefois, aucun mécanisme systématique n'est en place pour veiller à ce que toutes les réponses du SCC soient uniformes et cohérentes d'un cadre à l'autre. Le SCC ne possède pas de dépôt central intégré ni d'organe responsable de l'uniformité, de la rapidité et de la qualité des réponses aux recommandations de tous les examens et d'autres rapports. De plus, le SCC n'a pas de processus normalisés pour gérer les réponses du SCC aux rapports internes et externes.

Afin de vérifier si un cadre est en place pour recevoir les recommandations adressées au SCC par des intervenants externes, y répondre, les gérer et les surveiller, l'équipe d'examen a employé quelques méthodes pour recueillir les éléments probants, notamment : examen de la documentation, essais approfondis des dossiers et entrevues au moyen d'un questionnaire.

Entrevue/questionnaire : L'équipe d'examen a interrogé les responsables de tous les secteurs et les SCR au moyen d'un questionnaire. Elle a ensuite invité les responsables des secteurs et les SCR à distribuer le questionnaire à différents membres du personnel de chaque secteur participant à la gestion des réponses aux rapports internes et externes pour examiner et définir le cadre et les processus en vigueur au SCC utilisés pour répondre aux recommandations de différents rapports internes et externes. De plus, l'équipe d'examen leur a demandé des sources de recommandations.

Examen de la documentation : L'équipe d'examen a passé en revue les processus documentés sur les mécanismes de réponse aux recommandations.

Examen des dossiers et essais : Afin d'appuyer et préciser l'exercice, l'examen des dossiers a fait l'objet des essais suivants. L'équipe d'examen a choisi un sujet principal d'un grand nombre de recommandations adressées au SCC depuis 2009. On a fait l'évaluation des risques liés du sujet, puis sélectionné six thèmes à l'intérieur du sujet qui semblaient poser le plus de risques pour l'organisation. Pour les thèmes sélectionnés, on a choisi deux à quatre recommandations formulées par différents intervenants. On a ensuite établi la façon dont le SCC avait répondu aux recommandations pour chaque thème, afin de comparer les réponses.

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeante principale de la vérification, des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été suivies et des éléments de preuve recueillis pour confirmer l'exactitude de l'opinion contenue dans le présent rapport. L'opinion est fondée sur une comparaison entre les conditions qui prévalaient au moment de la vérification et les critères d'examen acceptés par la direction. L'opinion formulée ne vaut que pour les questions examinées.

L'examen est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité. Les éléments probants recueillis sont suffisants pour convaincre la haute direction du bien-fondé de l'opinion découlant de la vérification interne.

Le tableau suivant résume les critères d'examen établis pour répondre à l'objectif et à la portée de l'examen.

Le tableau suivant représente un échantillon des rapports contenant des recommandations adressées au SCC par des intervenants externes de 2009 à 2014.

Le tableau suivant présente des exemples de recommandations adressées au SCC par des intervenants internes.