Audit du Fonds de fiducie des détenus

DC : Directive du commissaire

LSCMLC : Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition

RSCD : Remplacement du Système de la comptabilité des détenus

RSCMLC : Règlement sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition

SIGFM : Système intégré de gestion des finances et du matériel

Le Secteur de la vérification interne a mené l’audit du Fonds de fiducie des détenus dans le cadre du Plan d’audit axé sur les risques 2018-2020 du Service correctionnel du Canada (SCC). Le présent audit est lié à la priorité organisationnelle du SCC visant des « pratiques de gestion efficaces et efficientes qui reflètent un leadership axé sur les valeurs », de même qu’au risque organisationnel selon lequel le SCC pourrait ne pas « mettre en œuvre les modifications législatives et les mesures de compression budgétaire ».

Le Fonds de fiducie des détenus fait office de compte bancaire des détenus. Il sert à gérer l’argent des détenus pendant leur incarcération. La principale responsabilité du SCC à l’égard du Fonds de fiducie des détenus consiste à protéger les fonds de tous les détenus et à traiter leurs transactions. Le Fonds comporte deux comptes principaux pour chaque détenu, soit un compte d’épargne, qui vise à encourager le détenu à épargner en vue de sa mise en liberté, et un compte courant, qui sert à payer les achats, notamment les articles de la cantine, les biens personnels et les articles d’artisanat. En outre, le Fonds de fiducie des détenus comprend des comptes de groupe, dont les comptes des comités chargés du bien-être des détenus et les comptes de la cantine appartenant aux détenus. D’après l’information contenue dans le Remplacement du Système de comptabilité des détenus (RSCD) en mars 2019, la valeur totale du Fonds de fiducie des détenus s’élevait à environ 16 millions de dollars^{Note de bas de page 1}. De cette somme, près de 12 millions de dollars se trouvaient dans les comptes personnels des détenus, ce qui, d’un point de vue strictement comptable, représente un passif pour le gouvernement du Canada. D’avril à décembre 2018, des transactions totalisant 80 millions de dollars ont été réalisées au sein du Fonds de fiducie des détenus. Bien que le montant du Fonds lui-même ne soit pas significatif pour le SCC ou au regard des états financiers, une petite somme d’argent peut avoir une profonde incidence pour un délinquant incarcéré.

Les dépôts et les retraits effectués dans le Fonds de fiducie des détenus proviennent de diverses sources. Les dépôts comprennent la rémunération des détenus, les profits tirés de la vente d’articles d’artisanat, les fonds reçus de membres de la famille et les versements du Régime de pensions du Canada. Les retraits englobent les achats des détenus, les articles de la cantine des détenus, les appels téléphoniques, les honoraires d’avocat, le soutien à la famille, ainsi que diverses retenues, y compris celles pour la nourriture et l’hébergement, les frais administratifs associés au système téléphonique des détenus et la Caisse de bienfaisance des détenus.

Le Fonds de fiducie des détenus utilise le RSCD pour consigner les transactions quotidiennes des détenus. Tous les jours, les transactions sont téléchargées dans le Système intégré de gestion des finances et du matériel (SIGFM), principal système financier du SCC.

Les exigences législatives relatives au Fonds de fiducie des détenus sont énoncées dans la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC) et dans le Règlement sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (RSCMLC). En outre, la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) comporte des dispositions qui s’appliquent à l’administration du Fonds de fiducie des détenus.

Les exigences de la LSCMLC et du RSCMLC qui sont pertinentes pour le Fonds de fiducie des détenus mentionnent ce qui suit :

• Le SCC doit déposer l’argent des détenus dans un fonds en fiducie.
• Le Fonds de fiducie des détenus doit comporter des comptes d’épargne et des comptes courants, et tout l’argent que les détenus détiennent à leur arrivée en établissement et toutes les sommes qu’ils reçoivent doivent être déposées dans le compte approprié.
• Lorsqu’un détenu est mis en liberté, il doit recevoir tout l’argent contenu dans son compte en fiducie.
• Le SCC peut déduire des fonds du compte d’un détenu pour couvrir les frais engagés par l’État pour la nourriture et l’hébergement, ainsi que les frais administratifs rattachés au système téléphonique des détenus.
• Le plus proche parent d’un détenu décédé doit recevoir tous les fonds qui se trouvent dans le compte du détenu une fois que le SCC a recouvré toutes les dettes.

La Directive sur les normes comptables : CG 4100, Comptes à fins déterminées exige que tous les comptes à fins déterminées non consolidés, incluant le Fonds de fiducie des détenus, soient comptabilisés comme un passif pour le gouvernement du Canada.

La directive du commissaire (DC) 860 - Argent des délinquants est le principal instrument qui s’applique au Fonds de fiducie des détenus. Ces exigences ont ainsi imposé au SCC une importante responsabilité fiduciaire relative à l’argent des détenus.

Administration centrale (AC)

La responsabilité stratégique de la DC 860 incombe au Secteur des opérations et programmes correctionnels et au Secteur des services corporatifs. Ce dernier est également responsable de la surveillance et du contrôle de l’accès au RSCD.

Administrations régionales (AR)

Au sein de chaque administration régionale, le groupe des contrôleurs régionaux assure la liaison entre les établissements et l’AC en ce qui concerne le Fonds de fiducie des détenus, en plus de fournir des indications aux membres du personnel des établissements qui sont affectés aux finances, le cas échéant.

Le directeur d’établissement approuve les annulations des retenues pour hébergement et nourriture, pour l’administration du système téléphonique des détenus^{Note de bas de page 2}, les autres sorties de fonds dans les comptes d’épargne des détenus, les virements de fonds entre détenus, ainsi que certaines sorties de fonds de la Caisse de bienfaisance des détenus.

Œuvrant dans les établissements, les spécialistes des finances sont chargés de consigner les transactions des détenus dans le Fonds. Ces transactions comprennent la rémunération et les achats des détenus, les sommes d’argent provenant de sources extérieures, ainsi que les dettes des détenus. En outre, les spécialistes des finances préparent des relevés de compte qu’ils distribuent aux détenus toutes les deux semaines. Au moment de la mise en liberté d’un détenu, les spécialistes des finances doivent fermer ses comptes et lui remettre les fonds qu’ils contiennent. Tous les mois, le personnel du SCC procède au rapprochement des données du SIGFM et du Fonds de fiducie des détenus, et le chef des finances réconcilie et confirme les soldes du Fonds de fiducie des détenus et du SIGFM à la fin de l’exercice.

Il incombe aux agents, Visites et correspondance, de traiter les fonds provenant de sources extérieures touchés par les détenus et de délivrer les reçus connexes.

L’équipe d’audit a réalisé une évaluation des risques en s’appuyant sur un examen des audits antérieurs, des audits réalisés par d’autres administrations, ainsi que des entrevues menées auprès d’intervenants clés. L’équipe d’audit a également tenu compte des documents de politiques et des manuels de l’utilisateur pertinents.

Au début de l’audit, l’équipe d’audit a pris en considération les risques principaux suivants à la lumière d’une évaluation préliminaire :

• le manque de surveillance du Fonds de fiducie des détenus et des activités qui y sont associées;
• des contrôles qui ne fonctionnent pas comme prévu;
• l’inexactitude des soldes du Fonds de fiducie des détenus;
• le fait que l’intégrité des données soit compromise lors du transfert d’information entre l’application RSCD et le SIGFM.

L’équipe d’audit a aussi cerné les risques de fraude suivants à la lumière d’une évaluation préliminaire :

• les retraits inappropriés que le personnel pourrait effectuer;
• l’omission de déposer les fonds dans les comptes des détenus;
• l’omission de déposer les fonds des détenus au moment du transfert des comptes d’établissement vers des comptes bancaires.

Ces risques ont été pris en compte lors de l’élaboration des critères d’audit et des outils d’essai.

Les objectifs globaux du présent audit étaient les suivants :

• fournir l’assurance raisonnable qu’un cadre de gestion est en place et appuie la gestion efficace du Fonds de fiducie des détenus;
• évaluer la pertinence et l’efficacité des contrôles internes relatifs au Fonds de fiducie des détenus.

Les critères d’audit particuliers sont présentés à l’annexe A.

Le présent audit a eu une portée nationale. L’équipe d’audit a visité des établissements dans la totalité des cinq régions et interviewé des membres du personnel de ces établissements, ainsi que de l’administration centrale et des administrations régionales. L’équipe a également soumis à des essais un échantillon de transactions réalisées entre avril 2017 et mars 2019 afin d’en évaluer la conformité aux politiques et de déterminer si le SCC protège adéquatement l’argent des détenus.

L’audit a mis l’accent sur l’évaluation du cadre de gestion, des contrôles en place pour protéger les actifs du Fonds de fiducie des détenus, ainsi que de l’exactitude de l’information consignée. L’audit s’est penché sur les transactions liées à la rémunération et aux achats des détenus et sur la consignation des annulations de retenues pour la nourriture et l’hébergement en fonction de leur inscription exacte dans les comptes des détenus, mais les décisions relatives à l’approbation de ces transactions n’ont pas été analysées.

De même, l’audit n’a pas examiné les transactions traitées dans les comptes de groupe du Fonds de fiducie des détenus, y compris la Caisse de bienfaisance des détenus et le compte de la cantine des détenus, qui font l’objet d’un traitement automatique.

De façon générale, l’équipe d’audit n’a constaté aucun aspect suscitant des préoccupations majeures au chapitre de la gestion de l’argent des détenus. Certaines non-conformités ont été constatées, mais nous avons jugé qu’elles n’avaient qu’une incidence minimale sur le Fonds de fiducie des détenus. Qui plus est, l’équipe d’audit estime que les non-conformités observées seront corrigées une fois que la direction aura résolu les problèmes liés au cadre de gestion.

L’audit a démontré que certains éléments d’un cadre de gestion avaient été mis en place. En effet, nous avons constaté l’existence d’une directive du commissaire et d’un guide de l’utilisateur qui décrivent comment réaliser les transactions dans le Fonds de fiducie des détenus. En outre, les rapprochements étaient effectués et passés en revue tant au niveau des établissements qu’à l’échelle des régions.

Le cadre de gestion nécessite néanmoins des améliorations. Plus précisément, l’audit a démontré que :

• Les documents de politiques et d’orientation nécessitent des éclaircissements et des précisions.
• Les rôles et les responsabilités des personnes qui valident la provenance des sommes d’argent reçues doivent être clairement définis.
• Les fonctions de suivi, d’établissement de rapports et de surveillance des activités du Fonds de fiducie des détenus doivent être renforcées.

En ce qui a trait à la conformité générale, l’audit a démontré que le SCC avait mis en place des contrôles de système et respectait généralement les politiques relatives aux contrôles transactionnels et que les transactions pertinentes étaient généralement exactes et complètes.

Dans le cadre de l’audit, les éléments probants ont été recueillis à l’aide des diverses méthodes ci-dessous.

Des entrevues ont été menées avec la haute direction et le personnel aux échelons national et régional, ainsi que dans les établissements. À l’échelle nationale, nous avons interrogé des responsables des politiques et des membres du personnel travaillant directement avec les systèmes financiers de l’AC. Dans les régions, les entrevues ont été menées auprès de contrôleurs et de superviseurs des finances régionaux. Enfin, dans les établissements, divers membres du personnel ont été interrogés, y compris des directeurs d’établissement, des chefs des finances, des responsables de la comptabilité des détenus, des agents des Visites et de la correspondance, des agents d’admission et de libération, ainsi que des directeurs adjoints, Services de gestion. Dans la mesure du possible, l’équipe d’audit a également interrogé des membres des comités de détenus afin d’obtenir une perspective supplémentaire.

L’équipe d’audit a examiné la documentation comprenant les lois, les documents pertinents de l’organisation, les documents de procédures tels que les ordres de postes, ainsi que des documents de réconciliation.

Dans le cadre de l’audit, des transactions telles que des retraits, des dépôts et des décaissements ont été soumises à un examen visant à confirmer qu’elles étaient justifiées, appropriées et exactes. L’équipe d’audit a également analysé et évalué les mesures de contrôle mises en place afin de protéger les actifs du Fonds de fiducie des détenus.

Aux fins de la sélection des établissements, l’équipe d’audit a privilégié les établissements présentant un éventail de niveaux de sécurité, ainsi que des établissements regroupés et autonomes. Un pavillon de ressourcement et un établissement pour femmes ont également été inclus dans la sélection.

L’annexe B présente la liste des établissements qui ont été visités.

L’audit a démontré que les pratiques de surveillance de la rémunération des détenus et des opérations financières connexes étaient limitées et que des éclaircissements s’imposaient relativement aux exemptions accordées par les directeurs d’établissement et à l’utilisation des comptes courants par opposition aux comptes d’épargne pour régler les dépenses. Enfin, des incohérences ont été observées relativement au montant en espèces remis au détenu au moment de sa mise en liberté : dans certains cas, le détenu recevait 200 $ en espèces, et le reste de ses fonds sous forme de chèque, tandis que dans d’autres situations, la totalité des fonds était remise en espèces.

Certaines des recommandations formulées à l’époque s’appliquent au présent audit, notamment :

• Le commissaire adjoint, Opérations et programmes correctionnels, et le commissaire adjoint, Services corporatifs, devraient clarifier et mettre à jour les politiques au besoin et améliorer les mécanismes de surveillance du rendement.
• Le commissaire adjoint, Opérations et programmes correctionnels, et le commissaire adjoint, Services corporatifs, devraient formuler des directives supplémentaires relativement aux sorties de fonds en espèces à la mise en liberté.

Selon mon jugement professionnel en tant que Dirigeant principal de la vérification, des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été suivies, et des éléments probants ont été recueillis pour confirmer l’exactitude des opinions formulées et contenues dans le présent rapport. La présente opinion se fonde sur une comparaison des conditions existantes au moment de l’audit avec des critères d’audit préétablis et acceptés par la direction. Cette opinion ne s’applique qu’à l’entité examinée.

L’audit respecte les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme l’indiquent les résultats du programme d’assurance de la qualité et d’amélioration. Les éléments probants étaient suffisants pour fournir à la haute direction une preuve d’opinion fondée sur l’audit interne.

Christian D’Auray, CPA, CA,
Dirigeant principal de la vérification