Audit de l’interception des communications des détenus: Réponse de la direction et plan d’action de la gestion

Mesure1.1 : Publier un bulletin d'orientation provisoire pour la Directive du commissaire (DC) 568-10 afin de clarifier l'orientation relative aux procédures d'interception des communications des détenus.

Résultat attendu 1.1.1 (mis en œuvre 2019-10-28) : Le bulletin d'orientation provisoire pour la DC 568-10 a été publié, et les modifications ont été mises en œuvre.

Approche : L'orientation stratégique nationale répondra au besoin de directives améliorées. En incluant des mesures pour accroître la supervision et l'assurance qualité, les changements seront plus durables.

Mesure 1.2 : Réviser la politique nationale actuelle sur l'interception des communications des détenus pour y inclure, clarifier et établir toutes les modifications indiquées dans la recommandation 1. En outre, les modifications à la politique préciseront que seuls les directeurs d'établissement ou leur délégué, lorsqu'ils ne sont pas dans l'établissement, peuvent autoriser les interceptions, et que leur délégué ne saurait occuper un poste à un échelon inférieur à celui de sous-directeur.

Résultat attendu 1.2.1 (Délai de mise en œuvre 2021-06-30) : La DC 568-10 a été modifiée, et les changements ont été mis en œuvre.

Approche : L'orientation stratégique nationale répondra au besoin de directives améliorées. En incluant des mesures pour accroître la supervision et l'assurance qualité, les changements seront plus durables.

Mesure 2.1 : Élaborer et assurer la disponibilité de la formation sur le cadre législatif et stratégique concernant l'interception des communications des détenus et sur les éléments technologiques.

Résultat attendu 2.1.1 (mis en œuvre 2019-05-31) : Un module sur le cadre législatif et stratégique pour les agents du renseignement de sécurité est offert dans le cadre de la formation de perfectionnement continu pour les agents du renseignement de sécurité et est accessible à tous les ARS.

Résultat attendu 2.1.2 (mis en œuvre 2019-05-31) : La formation sur les motifs raisonnables est offerte aux directeurs d'établissement et aux sous-directeurs actuels.

Résultat attendu 2.1.3 (mis en œuvre 2021-03-31) : La formation sur le cadre législatif et stratégique pour les directeurs d'établissement et sous-directeurs est élaborée et ajoutée à titre de norme nationale de formation.

Résultat attendu 2.1.4 (mis en œuvre 2020-03-31) : La formation sur l'enregistreur de communications vocales est élaborée et offerte au personnel.

Résultat attendu 2.1.5 (mis en œuvre 2020-03-31) : Les agents du renseignement de sécurité ont suivi la formation sur l'enregistreur de communications vocales.

Approche : Cette approche donnera suite à la recommandation d'une manière efficace en assurant la disponibilité de la formation et en contrôlant la conformité par le truchement des Normes nationales de formation. De plus, elle accroît la sensibilisation du personnel aux paramètres légaux qui gouvernent les responsabilités du SCC lorsqu'il procède à l'interception de communications privées.

Elle renforce le respect des attentes du RSCMLC relativement à la communication ou à la correspondance protégée ou confidentielle.

Mesure 3.1 : Établir un processus visant à surveiller la fiabilité, la crédibilité et la pertinence des autorisations d'effectuer des interceptions, comprenant l'assurance que les approbations appropriées sont obtenues tel que requis et que les constatations pertinentes sont documentées.

Résultat attendu 3.1.1 (mis en œuvre 2020-10-16) : Le formulaire d'autorisation d'interception des communications des détenus (CSC/SCC 1454) est mis à jour afin que la personne autorisant l'interception tienne compte des aspects légaux et stratégiques pertinents.

Résultat attendu 3.1.2 (mis en œuvre 2020-11-24) : La Direction de la sécurité préventive et du renseignement de sécurité procède à des exercices périodiques d'assurance de la qualité des formulaires d'autorisation d'intercepter des communications des détenus (CSC/SCC 1454) et des formulaires d'avis d'interception des communications (CSC/SCC 1135), et veille à ce que les constatations pertinentes soient documentées dans un rapport du renseignement de sécurité et communique les résultats au sous-commissaire adjoint des opérations correctionnelles (SCAOC) une fois par mois.

Le SCAOC prend des mesures correctives, le cas échéant, en ce qui concerne les activités d'interception et en informe le sous-commissaire régional au besoin.

Résultat attend 3.1.3 (mis en œuvre 2020-10-28) : La politique est mise à jour en fonction de ce qui est nécessaire pour produire les rapports du renseignement de sécurité (CSC/SCC 0232) à chaque interception.

Approche : Grâce à cette approche :

1. Les motifs raisonnables de croire sont documentés adéquatement et appuyés par des renseignements fiables, crédibles et pertinents;
2. La documentation d'autorisation est dûment remplie et complète;
3. L'autorisation est fournie par écrit par la personne autorisée avant l'interception de la communication;
4. Les attentes stratégiques en ce qui concerne la documentation des constatations pertinentes provenant d'interceptions sont renforcées; et
5. Les détenus sont informés au moment opportun lorsque leur communication a été interceptée, conformément à la réglementation.

Mesure 4.1 : Les ordres permanents liés à l'interception des communications sont mis à jour afin de respecter la législation et l'orientation nationales, et pour préciser les règles ou les processus propres à chaque établissement.

Résultat attendu 4.1.1 (mis en œuvre 2019-11-29) : Les exigences nationales minimales sont fournies concernant ce qu'il faut inclure dans les ordres permanents, qui exigent d'informer les détenus au moment opportun de l'interception de leurs communications.

Résultat attendu 4.1.2 (mis en œuvre 2020-01-31) : Les directeurs d'établissement ont mis à jour leurs ordres permanents et les ont transmis aux sous-commissaires régionaux pour veiller à ce que les règles ou les processus propres à l'établissement soient inclus et qu'ils respectent les exigences nationales.

Résultat attendu 4.1.3 (mis en œuvre 2020-03-31) : Tous les ordres permanents sont examinés par le Secteur des opérations et des programmes correctionnels pour veiller à ce qu'ils soient conformes à la politique, aux lignes directrices et à la législation nationales.

Approche : En établissant les exigences nationales pour les ordres permanents concernant l'interception de communications, les directeurs d'établissement ont en main l'information nécessaire pour veiller à respecter la politique, l'orientation et la législation nationales.

En exigeant un examen de la part des SCR et du CAOPC, une supervision est mise en œuvre et le changement est durable.

Mesure 4.2 : Clarifier, dans les ordres de poste, les rôles et responsabilités du personnel du secteur Visites et correspondance qui traite de l'interception des communications pour s'assurer que les mesures prises correspondent aux exigences législatives.

Résultat attendu 4.2.1 (mis en œuvre 2019-11-29) : Les exigences nationales minimales sont fournies pour ce qu'il faut inclure dans les ordres de poste du personnel du secteur Visites et correspondance qui intercepte des communications.

Résultat attendu 4.2.2 (mis en œuvre 2020-01-31) : Les directeurs d'établissement ont mis à jour leurs ordres de poste et les ont transmis aux SCR pour veiller à ce qu'ils respectent les exigences nationales et législatives.

Résultat attendu 4.2.3 (mis en œuvre 2020-03-31) : Tous les ordres de postes sont examinés par le Secteur des opérations et des programmes correctionnels.

Approche : En établissant les exigences nationales pour les ordres de poste du personnel du secteur Visites et correspondance qui intercepte des communications, les directeurs d'établissement ont en main l'information nécessaire pour veiller à respecter les exigences nationales et législatives.

En exigeant un examen de la part des SCR et du CAOPC, une supervision est mise en œuvre et le changement est durable.

Mesure 4.3 : Les pratiques d'assurance de la qualité sont mises en œuvre avant d'intercepter des communications pour veiller à ce que les aspects légaux et stratégiques soient pris en compte et que les ressources humaines et financières suffisantes soient disponibles pour effectuer les tâches administratives et opérationnelles associées à l'interception de communications.

Résultat attendu 4.3.1 (mis en œuvre 2020-10-16) : Les listes TSI des téléphones des détenus sont incluses dans la trousse d'autorisation d'interception, et les numéros qui ont été supprimés dans l'enregistreur de communications sont indiqués.

Résultat attendu 4.3.2 (mis en œuvre 2020-10-16) : Le formulaire d'autorisation d'intercepter des communications des détenus (CSC/SCC 1454) est mis à jour afin que la personne autorisant l'interception tienne compte des aspects légaux et stratégiques pertinents.

Résultat attendu 4.3.3 (mis en œuvre 2020-10-16) : L'avis d'interception des communications (CSC/SCC 1135) est modifié pour changer le niveau d'approbation au directeur d'établissement ou au sous-directeur et pour y inclure une section « accusé de réception » pour les détenus.

Résultat attendu 4.3.4 (mis en œuvre 2019-10-28) : La politique est mise à jour en fonction de ce qui est nécessaire pour produire les rapports du renseignement de sécurité (CSC/SCC 0232) à chaque interception et de la nécessité de documenter adéquatement chaque interception.

Approche : Grâce à cette approche :

1. Les motifs raisonnables de croire sont documentés adéquatement et appuyés par des renseignements fiables, crédibles et pertinents;
2. La documentation d'autorisation et l'entrée des données relatives aux mandats dans l'enregistreur de communications vocales sont dûment effectuées et complétées;
3. L'autorisation est fournie par écrit par la personne autorisée avant l'interception de la communication; et
4. Les attentes stratégiques concernant la documentation des constatations pertinentes issues d'interceptions sont renforcées.

Mesure 5.1 : Les normes sont établies et communiquées aux employés. Elles précisent le niveau d'accès requis pour les utilisateurs de l'enregistreur de communications vocales, et une tenue à jour annuelle des comptes d'utilisateur est effectuée.

Résultat attendu 5.1.1 (mis en œuvre 2019-12-31) : Nombre limité d'utilisateurs ayant un accès administrateur pour chaque établissement.

Les sous-directeurs dressent la liste des utilisateurs autorisés, qui est mise à jour deux fois par année et communiquée aux coordonnateurs régionaux du renseignement de sécurité de la Direction de la sécurité préventive et du renseignement de sécurité.

Approche : En faisant intervenir les sous-directeurs dans le processus, nous améliorons la surveillance et la responsabilisation, ce qui rend le changement durable. Les rapports des activités remis à la Direction de la sécurité préventive et du renseignement de sécurité aideront à assurer que les utilisateurs ont suivi la formation sur l'enregistreur de communications vocales.

Mesure 6.1 : Effectuer un examen interne des trois atteintes potentielles à la protection des renseignements personnels relevés à la phase finale de l'audit.

Résultat attendu 6.1.1 (mis en œuvre 2020-10-29) : Un rapport présentant les conclusions découlant de l'examen interne.

Approche : Cette approche favorisera la compréhension des problèmes opérationnels qui pourraient avoir contribué aux atteintes potentielles à la protection des renseignements personnels dans le but de les limiter à l'avenir.

Mesure 6.2 : Établir les définitions et les critères pour la détermination des atteintes à la protection des renseignements personnels liées aux activités d'interception.

Résultat attendu 6.2.1 (mis en œuvre 2021-03-31) : En collaboration avec la Division de l'AIPRP, le CAOPC élabore des définitions et des critères à l'égard de ce qui est considéré comme une atteinte à la protection des renseignements personnels relativement à l'interception des communications des détenus. Il en sera question dans le document de procédures relatif à la prochaine mesure de suivi.

Approche : Cette approche fera en sorte que les atteintes à la protection des renseignements personnels sont clairement définies. Cela permettra de soutenir davantage la création d'un document de procédures à l'intention des employés qui expliquera ce qu'est une atteinte à la protection des renseignements personnels et ce qu'il faut faire en pareil cas. Afin de satisfaire adéquatement aux obligations légales et stratégiques en matière d'interception, il faudrait établir ce qu'est une atteinte selon les obligations légales et stratégiques du SCC relatives aux droits à la protection des renseignements personnels des détenus.

Mesure 6.3 : Créer un document de procédures accessible qui pourra être utilisé lorsque des atteintes à la protection des renseignements personnels sont relevées.

Résultat attendu 6.3.1 (mis en œuvre 2021-03-31) : En collaboration avec la Division de l'AIPRP, le CAOPC élaborera des procédures pour assurer le règlement.

Le document permettra aussi d'établir les responsabilités en matière d'atteintes à la protection des renseignements personnels.

Approche : Cette approche fera en sorte que les atteintes à la protection des renseignements personnels seront signalées et communiquées de manière appropriée et que le règlement est assuré.

Réponse globale de la direction à l'audit

La direction est d'accord avec les constatations et les recommandations présentées dans le rapport d'audit. Elle a préparé un plan d'action de la gestion détaillé en réponse aux points soulevés dans le cadre de l'audit et aux recommandations qui y sont associées. Le plan d'action de la gestion sera entièrement mis en œuvre d'ici le 30 juin 2021.

Au terme de la phase 1, la sous-commissaire principale, en collaboration avec le commissaire adjoint, Opérations et programmes correctionnels, et les sous-commissaires régionaux, a préparé un plan d'action en vue d'aborder immédiatement les principales constatations préliminaires. Les mesures prises par la direction portaient principalement sur les trois aspects suivants : fournir de la formation sur le cadre juridique et stratégique et sur l'enregistreur de communications vocales aux directeurs d'établissement et aux ARS; mettre en œuvre des processus de surveillance et de contrôle de la qualité au chapitre des autorisations d'intercepter, tant aux AR qu'à l'AC; effectuer des mises à niveau techniques; et fournir une orientation à jour aux établissements. Les lignes qui suivent fournissent plus de détails sur les mesures prises à ce jour.

Formation

En 2018, la Direction de la sécurité préventive et du renseignement de sécurité (DSPRS), en collaboration avec le Secteur des services juridiques (SSJ), a offert une formation de recyclage sur les principes juridiques et les règlements qui régissent l'interception de communications, en plus d'offrir une formation sur les motifs raisonnables aux directeurs et sous-directeurs d'établissement et aux coordonnateurs régionaux du renseignement (CRR).

Une formation sur [EXPURGÉ] a été offerte à l'échelle nationale à tous les membres du personnel chargés de l'administration du [EXPURGÉ]. La formation de perfectionnement continu pour les agents du renseignement de sécurité (FPCARS) de 2019 a été conçue de façon à inclure un volet de rédaction de comptes rendus des communications interceptées, ainsi qu'une présentation des pratiques exemplaires et des leçons apprises découlant des résultats d'audit et de l'examen national continu des comptes rendus de communications interceptées.

De plus, une formation destinée aux sous-directeurs d'établissement et aux cadres supérieurs du SCC qui décrit les rôles et les responsabilités de ceux-ci au chapitre des politiques et des pratiques fondées sur le renseignement, en mettant plus particulièrement l'accent sur les activités liées aux interceptions, la détermination des motifs raisonnables, et la gestion de la correspondance confidentielle a également été élaborée. Cette formation a été dispensée dans le cadre du programme provisoire de formation des cadres opérationnels supérieurs.

Cadre de surveillance et de responsabilisation

Dans l'optique d'instaurer des pratiques de surveillance plus musclées, un examen national des comptes rendus de communications interceptées a été effectué de septembre 2018 à mars 2019. En septembre 2019, les CRR ont commencé à examiner les formulaires d'autorisation d'intercepter des communications des détenus et d'avis d'interception de communication en vue d'en confirmer la conformité aux lois et aux politiques pertinentes. En outre, les commentaires découlant de l'examen national continu des comptes rendus de communications interceptées sont fournis sur demande aux établissements et ARS. Dans le but d'établir une certaine uniformité dans l'application concrète des activités d'interception, un outil de référence en matière d'évaluation des interceptions a été élaboré à l'intention du personnel des AR et de l'AC afin de soutenir leurs fonctions d'assurance de la qualité. Un mécanisme national de suivi des interceptions (à l'intention du personnel des AR et de l'AC) est également en cours de mise en place pour garantir la surveillance des activités d'interception, ainsi que la mise à disposition de la documentation adéquate conformément aux exigences juridiques et stratégiques pertinentes. Qui plus est, en vue d'améliorer la surveillance et l'assurance de la qualité, une base de données centrale a été mise au point à l'administration centrale aux fins d'entreposage et de conservation de toutes les demandes d'autorisation d'interception de communications et de tous les avis remis aux détenus au terme d'une activité d'interception.

En juin 2020, la commissaire du SCC, Anne Kelly, a approuvé l'établissement d'un centre national d'interception à l'AC. Le centre aidera à diminuer les risques de l'organisation en augmentant la surveillance du programme d'interception et en tirant profit du renseignement obtenu à partir des communications interceptées.

Mises à niveau techniques

De janvier à mars 2019, les Services techniques du SCC, en collaboration avec [EXPURGÉ], ont procédé à une mise à jour nationale de tous les comptes d'utilisateurs de l'enregistreur de communications vocales. Outre ces mises à niveau du système, [EXPURGÉ] de manière à optimiser la responsabilisation et à favoriser une meilleure surveillance à l'échelon des établissements.

La DSPRS poursuit sa collaboration avec [EXPURGÉ] en vue de trouver des façons de mieux utiliser [EXPURGÉ] à des fins opérationnelles.

Orientation de la direction à l'intention du personnel

En réponse aux constatations de l'audit réalisé par le Secteur de la vérification interne - qui résume les pratiques et politiques du SCC sur l'interception des communications des détenus, de même que les améliorations à apporter dans ce domaine - la haute direction du SCC a établi une orientation nationale sur la gestion adéquate de la correspondance confidentielle. Cette orientation définit également des directives opérationnelles sur l'utilisation appropriée de la [EXPURGÉ]. Enfin, une note de service a été diffusée dans toutes les régions afin de cerner les exigences juridiques et réglementaires qui s'appliquent au programme d'interception des communications du SCC.