Vérification de la procédure de règlement des griefs des employés

• SOMMAIRE
• ÉNONCÉ D'ASSURANCE ET DE CONFORMITÉ
• 1.0 Introduction
  • 1.1 Contexte
  • 1.2 Cadre legislatif et cadre de politiques
  • 1.3 Procédure de reglement des griefs
  • 1.4 Structure organisationelle
• 2.0 Objectifs et portée de vérification
  • 2.1 Objectifs de la vérification
  • 2.2 Portée de la vérification
• 3.0 Approche et méthodologie de la vérification
• 4.0 Constatations et recommandations découlant de la vérification
  • 4.1 Cadre de gestion pour la procédure de règlement des griefs des employés
  • 4.2 Traitement et conformité
• 5.0 CONCLUSION GÉNÉRALE
• Annexe A
• Annexe B
• Annexe C
• Annexe D
• Annexe E
• Plan d'action de la gestion

La vérification du processus de règlement des griefs des employés du Service correctionnel du Canada (SCC) a été effectuée dans le cadre du Plan de vérification fondé sur le risque, 2011-2014. La vérification est liée aux priorités du SCC que sont « la sécurité du personnel et des délinquants dans les établissements et dans la collectivité » et « des pratiques de gestion efficace qui reflètent un leadership axé sur les valeurs ». Elle est également liée au Plan stratégique pour la gestion des ressources humaines du SCC à l'Énoncé des valeurs du SCC et au Code de valeurs ou d'éthique de la fonction publique.

Les activités en cours au SCC, combinées à la présence de groupes professionnels particuliers et de divers agents négociateurs, créent des milieux de travail exigeants qui complexifient les relations patronales-syndicales, comme en témoignent les 3307 griefs présentés par des employés du SCC au cours du dernier exercice financier (d'avril 2011 à mars 2012).

La vérification de la procédure de règlement des griefs des employés avait une portée nationale et concernait le processus mis en place pour la gestion des griefs présentés par les membres du personnel.

Comme le précise le Plan de vérification fondé sur le risque, les objectifs de la présente publication étaient les suivants :

• obtenir l'assurance qu'un cadre de gestion est en place au sein du SCC en appui à la procédure de règlement des griefs des employés;
• obtenir l'assurance que le traitement des griefs des employés du SCC est conforme à la législation, aux politiques et aux conventions collectives pertinentes.

La vérification a révélé que des éléments d'un cadre de gestion étaient en place en appui à la procédure de règlement des griefs. Les conventions collectives et l'entente globale fournissent des orientations sur des questions concernant les griefs, les rôles et les responsabilités des personnes et des comités qui interviennent dans la procédure sont généralement compris, et il y a certaines activités de surveillance et de production de rapports à l'échelle locale, régionale et nationale.

Cela dit, l'équipe de vérification a relevé des aspects où des mesures pouvaient être prises afin de renforcer l'administration générale de la procédure de règlement des griefs des employés.

Premièrement, les rôles et les responsabilités au sein de la Direction des relations de travail ou de la rémunération doivent être mis à jour, et les rôles et les responsabilités rattachés à certains postes fondés de pouvoir pour répondre à des griefs ne sont pas clairs. Deuxièmement, les réunions du comité des griefs n'ont pas lieu une fois par mois dans les établissements de toutes les régions. Troisièmement, les activités de surveillance et de production de rapports ne comportent pas d'analyse approfondie des tendances permettant de favoriser une gestion efficace de la procédure de règlement des griefs des employés.

La vérification a également révélé que le traitement des griefs des employés était conforme à la législation, aux conventions collectives et aux politiques du gouvernement du Canada. Selon les besoins, la procédure de règlement des griefs du SCC comporte trois paliers la plupart des griefs sont présentés dans les délais prescrits et un système de gestion informelle des conflits est à la disposition de tous les employés.

Cependant, l'équipe de vérification a relevé des aspects à améliorer. Le respect du délai prescrit pour la réponse au grief présente, à tous les paliers, des difficultés sur lesquelles le SCC n'a pas toujours de prise, et il n'y a pas de documents internes d'orientation sur la procédure ni de systèmes d'assurance de la qualité permettant de garantir le respect des exigences et l'efficacité dans le traitement des griefs.

L'incidence de ces constatations est que le contrôle administratif qu'a le SCC de la procédure de règlement des griefs des employés n'est pas aussi rigoureux qu'il pourrait l'être, et qu'il est possible que des occasions de prévoir les problèmes, de trouver des possibilités d'accroître l'efficience et de relever les aspects à améliorer soient perdues.

Le présent mandat a été réalisé avec un niveau élevé d'assurance.

Selon mon avis professionnel de dirigeante principale de la vérification, nous avons procédé à une vérification suffisante et appropriée et recueilli des éléments de preuve qui établissent le bien-fondé de l'opinion que contient le présent rapport. L'opinion repose sur une comparaison des conditions en vigueur au moment de la vérification et de critères de vérification préétablis que la direction a approuvés. L'opinion formulée ne vaut que pour les questions examinées.

La vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme l'indiquent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité. Les éléments de preuve recueillis ont suffi à justifier aux yeux de la haute direction l'opinion tirée de la vérification interne.

_ Date:
Sylvie Soucy, vérificatrice interne autorisée
Dirigeante principale de la vérification

La vérification du processus de règlement des griefs des employés du Service correctionnel du Canada (SCC) a été effectuée dans le cadre du Plan de vérification fondé sur le risque, 2011-2014. La vérification est liée aux priorités du SCC que sont « la sécurité du personnel et des délinquants dans les établissements et dans la collectivité » et « des pratiques de gestion efficace qui reflètent un leadership axé sur les valeurs ». Elle est également liée au Plan stratégique pour la gestion des ressources humaines du SCC à l'Énoncé des valeurs du SCC et au Code de valeurs ou d'éthique de la fonction publique.

Les activités en cours au SCC, combinées à la présence de groupes professionnels particuliers et de divers agents négociateurs, créent des milieux de travail exigeants qui complexifient les relations patronales-syndicales, comme en témoignent les 3 307 griefs présentés par des employés du SCC au cours du dernier exercice financier (d'avril 2011 à mars 2012). Voici le nombre de griefs présentés au cours des trois derniers exercices :

*7 272 des 19 018 employés sont membres du groupe CX = 38,2 %
**6 602 des 9 124 griefs ont été présentés par des membres du groupe CX = 72,3 %
***276 des 369 griefs compris dans l'échantillon ont été présentés par des membres du groupe CX = 74,7 %

La procédure de règlement des griefs est essentielle à l'organisation, car elle contribue à la réalisation des objectifs du SCC en favorisant la création d'un milieu de travail sain, puisqu'elle fournit aux membres du personnel l'accès à un mécanisme grâce auquel ils peuvent régler des différends concernant leurs conditions d'emploi.

Le SCC a une procédure en place pour le règlement des griefs des employés, laquelle est régie par des dispositions législatives, par les politiques pertinentes et par les conventions collectives.

La Loi sur les relations de travail dans la fonction publique¹ (LRTFP) est une des composantes de la Loi sur la modernisation de la fonction publique², qui énonce les diverses exigences que doivent respecter les administrateurs généraux, dont l'obligation d'établir « un système de gestion informelle des conflits³ » (SGIC) et d'aviser le fonctionnaire de la disponibilité de celui-ci⁴.

La LRTFP précise aussi que l'administrateur général doit établir « un comité consultatif composé de ses représentants et des représentants des agents négociateurs en vue de l'échange […] d'opinions et de conseils sur des questions liées au milieu de travail qui touchent les fonctionnaires⁵. »

Le Règlement de la Commission des relations de travail dans la fonction publique (RCRTFP) énonce d'autres exigences et orientations pour l'établissement d'une procédure de règlement des griefs, y compris les paliers de règlement, le recours au SGIC et les délais prescrits pour la présentation des griefs.

Le Conseil du Trésor (CT) a élaboré plusieurs politiques sur lesquels s'appuie la procédure de règlement des griefs des employés :

• les Lignes directrices sur les comités consultatifs patronaux-syndicaux;
• le Guide des principaux éléments d'un SGIC dans l'administration publique centrale;
• le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique.

Le CT est également chargé de l'ensemble des négociations collectives et autres négociations dans l'administration publique centrale, laquelle comprend tous les ministères et organismes mentionnés à l'annexe I et à l'annexe IV de la Loi sur la gestion des finances publiques⁶ (LGFP), dont le SCC.

Une convention collective est une convention écrite et conclue entre l'employeur et l'agent négociateur, qui renferme des dispositions sur les conditions d'emploi et autres questions connexes⁷. Un certain nombre d'agents négociateurs sont représentés au sein du SCC, notamment :

• le Syndicat des agents correctionnels du Canada (UCCO-SACC-CSN);
• le Syndicat des employés du Solliciteur général (SESG);
• l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC);
• l'Association canadienne des agents financiers (ACAF);
• l'Association canadienne des employés professionnels (ACEP);
• la Fraternité internationale des ouvriers en électricité (FIOE).

Les deux agents négociateurs qui représentent le plus grand nombre d'employés du SCC sont l'UCCO-SACC-CSN et le SESG, qui représentent respectivement 38,2 % et 45,9 % des employés. Les autres membres du personnel sont des employés exclus ou sont représentés par d'autres agents négociateurs.

L'UCCO-SACC-CSN est l'agent négociateur qui représente les agents correctionnels (CX); il n'est donc présent qu'au SCC. En plus de la convention collective, le SCC a négocié une entente globale avec l'UCCO-SACC-CSN, afin de « clarifier certaines dispositions de la convention collective des agent-e-s correctionnels⁸ (CX). »

Le SESG est un syndicat affilié à l'Alliance de la fonction publique du Canada (AFPC) qui regroupe des employés de la fonction publique de tout le système de justice fédéral du Canada⁹. C'est le SCC qui compte le plus grand nombre de membres du SESG au sein du gouvernement du Canada. Il représente des employés de nombreux groupes professionnels, comme ceux des Services administratifs (AS), des Manœuvres et hommes de métier (GLT), des Services hospitaliers (HS) et des Programmes de bien-être social (WP), dont font partie les agents de libération conditionnelle.

En plus des lois, des conventions collectives et de l'entente globale, le SCC dispose des documents suivants pour orienter la procédure de règlement des griefs des employés :

• l'Instrument de délégation des pouvoirs en matière de gestion des ressources humaines;
• le Bulletin de la GRH no 200610, Directive nationale – Comités de griefs;
• les Rôles et responsabilités – Relations de travail (2007).

De plus, le Plan stratégique pour la gestion des ressources humaines du SCC fait état de la mise en œuvre d'une stratégie de réduction des griefs, en collaboration avec le syndicat, afin de favoriser le règlement des griefs au palier le plus bas possible et de réduire le nombre de griefs transmis au dernier palier ou renvoyé à l'arbitrage.

Au sein du gouvernement du Canada, la procédure de règlement des griefs est un mécanisme administratif officiel grâce auquel les employés peuvent tenter de régler des différends concernant leurs conditions d'emploi¹⁰.

Aux termes de l'article 208 de la LRTFP, le fonctionnaire a le droit de présenter un grief individuel lorsqu'il s'estime lésé :

La LRTFP prévoit trois types de griefs courants : les griefs individuels, les griefs collectifs et les griefs de principe.

La procédure de règlement des griefs du SCC compte trois paliers à l'interne pour les griefs courants, lesquels sont définis dans l'Instrument de délégation des pouvoirs du SCC. Si le grief n'est pas réglé à l'interne, il peut être renvoyé à l'arbitrage, en vertu de la LRTFP.

Le grief peut également être entendu par la Cour fédérale, la Cour d'appel fédérale et, en dernière instance, par la Cour suprême du Canada.

Les délais applicables au dépôt du grief, à sa présentation au palier suivant et à la réponse à chaque palier sont déterminés par la convention collective du plaignant. Il est important de souligner que, pour cette raison, les délais peuvent varier.

Le Conseil national mixte (CNM) de la fonction publique du Canada est une tribune pour l'élaboration conjointe, la consultation et l'échange d'information entre le gouvernement, à titre d'employeur (représenté par le CT), et les agents négociateurs de la fonction publique¹².

Les membres du CNM ont convenu que l'employé qui s'estime lésé par l'interprétation ou l'application d'une directive ou d'une politique du CNM doit soumettre son grief dans le cadre de la procédure du CNM. Voici des exemples de directives du CNM : la Directive sur la prime au bilinguisme, la Directive sur les voyages et la Directive sur le réaménagement des effectifs.

La procédure de règlement des griefs du CNM diffère de la procédure normale de règlement des griefs, parce qu'il n'existe que deux paliers au sein du ministère ou de l'organisme auquel le membre appartient. Si le grief n'est pas réglé dans le cadre du processus régi par le CNM, l'employé, avec l'accord et le soutien de son agent négociateur, peut soumettre le dossier à l'arbitrage conformément à la LRTFP.

Au SCC, c'est le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines (CAGRH), qui est responsable de l'ensemble de la procédure de règlement des griefs. L'administration du processus est confiée au directeur général, Direction des relations de travail et de la rémunération. La Direction, dont le budget était de 3,9 millions de dollars pour l'exercice 20112012, est composée de quatre sections : les Services stratégiques et corporatifs, la Rémunération ministérielle, les Services stratégiques et corporatifs et les Opérations. Ce sont les deux dernières sections qui sont responsables de la procédure de règlement des griefs des employés.

Les conseillers nationaux en relation de travail (RT) sont responsables de fournir directives et conseils aux régions sur l'application et l'interprétation des politiques du CT et des conventions collectives. Ils doivent assurer un appui aux paliers régional et local et assument la responsabilité directe du dernier palier de la procédure de règlement des griefs et du deuxième palier de la procédure du Conseil national mixte.

Le directeur, Opérations, est responsable de la gestion de l'ensemble de la procédure de règlement des griefs, ce qui comprend la prestation de formation, de conseils et d'orientations aux régions, et la préparation de réponses aux griefs présentés au troisième et dernier palier, à l'AC. Quatre personnes relèvent du directeur, Opérations : le surveillant, Gestion des griefs, et trois chefs d'équipe, soit un pour les régions de l'Ontario et de l'Atlantique, un pour celle du Québec et l'AC et un pour la région du Pacifique et des Prairies. Les chefs d'équipe sont soutenus par à quatre à six conseillers en RT. Le surveillant, Gestion des griefs, dont l'équipe compte au total 22 employés, a l'appui d'un adjoint en RT.

Le gestionnaire, Services stratégiques et corporatifs, est chargé du soutien à la procédure de règlement des griefs et doit, notamment, coordonner les réunions du Comité national de consultation patronale-syndicale, appuyer les négociations relatives aux conventions collectives et interpréter les politiques. Le gestionnaire est épaulé par 11 employés répartis en équipes de conseillers et d'agents en RT.

Les conseillers et les adjoints régionaux en RT doivent soutenir la procédure de règlement des griefs à l'échelle locale et régionale en conseillant la direction, en obtenant les documents nécessaires pour prendre la décision relative au grief et en s'assurant que les réponses respectent les politiques du SCC. Les adjoints sont chargés d'inscrire toutes les données sur le grief dans le Système de gestion des ressources humaines (SGRH) et de transmettre un avis de grief à l'employé, à l'agent négociateur et au gestionnaire qui doit y répondre. Selon la région, les membres du personnel des RT sont centralisés à l'AR ou dans un établissement. Les bureaux régionaux des RT comptent de 6 à 21 employés.

Tous les employés régionaux des RT relèvent du gestionnaire régional, Relations de travail (GRRT), qui est lui-même rattaché au sous-commissaire adjoint, Services corporatifs.

Comme le précise le PVFR, les objectifs de la présente vérification étaient les suivants :

• obtenir l'assurance qu'un cadre de gestion est en place en appui à la procédure de règlement des griefs des employés;
• obtenir l'assurance que le traitement des griefs des employés du SCC est conforme à la législation, aux politiques et aux conventions collectives pertinentes.

Le cadre qui régit la procédure de règlement des griefs a été évalué selon les objectifs et les critères d'évaluation, qui avaient été définis en fonction des exigences énoncées dans la loi et les conventions collectives, d'une analyse du risque ainsi que des contrôles de gestion de base.

Les critères associés à chacun des objectifs sont fournis à l'Annexe A.

La vérification, de portée nationale, s'est faite dans les cinq régions ainsi qu'à l'AC. Elle comportait un examen des griefs courants, individuels et collectifs, déposés à l'AC par les agents négociateurs de l'UCCO-SACC-CSN, du SESG, de l'IPFPC et de l'ACAF entre le 1^er avril 2009 et le 31 mars 2012.

L'équipe de vérification a examiné des griefs des trois paliers de la procédure normale de règlement des griefs de même que des griefs des premier et deuxième paliers de la procédure qui relève du CNM. Elle s'est penchée sur la procédure de règlement des griefs dont le SCC est responsable, ce qui veut dire que le processus d'arbitrage, qui est administré par le CT, n'était pas couvert.

Les processus et les responsabilités des syndicats n'ont pas été examinés dans le cadre de la vérification. Cependant, des dirigeants des syndicats mentionnés précédemment ont été interrogés dans le but d'obtenir leur opinion sur la manière dont le SCC gère la procédure de règlement de griefs de ses employés.

Le Bureau de gestion des conflits (BGC) du SCC a fait l'objet d'un examen en ce qui a trait au rôle qu'il joue afin de fournir aux employés une autre approche, informelle et fondée sur les intérêts, pour la résolution des conflits, contrairement à la procédure de règlement des griefs, qui est une approche officielle et fondée sur les droits.

Pour la vérification, la nature des dossiers de griefs de l'échantillon et les décisions rendues n'ont pas été examinées. L'échantillon de vérification ne comportait pas de griefs de principe ni de griefs portant sur la dotation ou la classification, puisqu'il existe des mécanismes distincts pour le traitement de ces griefs. L'équipe de vérification n'a pas examiné de plaintes de harcèlement ni de plaintes présentées en application des articles 127 et 128 du Code canadien du travail, de plaintes à la Commission canadienne des droits de la personne ni de plaintes relatives à l'Entente globale, parce qu'elles s'écartent des paramètres de la procédure de règlement des griefs.

L'approche adoptée comportait des visites d'unités opérationnelles des cinq régions, des entrevues avec des membres du personnel des RT des établissements, des régions et de l'AC ainsi que l'examen de 369 dossiers de grief présentés entre l'exercice 2009-2010 et l'exercice 2011-2012. Elle prévoyait aussi un examen des politiques, des lois, des conventions collectives et des ententes globales pertinentes de même que des documents comme des organigrammes et des comptes rendus de décision de comités.

Une évaluation préliminaire du risque a été effectuée en fonction d'entrevues auprès du bureau de première responsabilité et des membres de la Direction des relations de travail et de la rémunération (AC) et d'un examen des politiques et d'autres documents liés aux griefs des employés. De plus, il y a eu des discussions avec des vérificateurs d'autres organisations gouvernementales qui ont soumis leur procédure de règlement des griefs des employés à un travail d'assurance du même genre. Dans l'ensemble, notre analyse du risque nous a amené à la conclusion que le principal risque auquel s'expose le SCC concernait l'incidence que les griefs pourraient avoir sur le milieu de travail et, par conséquent, sur la sécurité du personnel et des délinquants dans les établissements.

Ces risques ont été pris en considération au moment de définir les objectifs de la vérification et d'élaborer les outils de vérification qui serviraient à contrôler et à recueillir les éléments probants. En raison de la complexité des dossiers, on a fait appel à un spécialiste en la matière pour faciliter et accélérer les processus de contrôle de vérification et la collecte des éléments probants. L'Annexe B fournit la liste des techniques utilisées pour recueillir les éléments probants nécessaires à l'atteinte des objectifs de la vérification, y compris des détails sur les échantillons sélectionnés en vue de l'examen.

L'équipe de vérification a évalué dans quelle mesure un cadre de gestion était en place en appui à la procédure de règlement des griefs des employés. Pour ce faire, elle a notamment examiné la législation, les conventions collectives et les ententes globales, les politiques et les lignes directrices. L'équipe de vérification a également examiné les rôles et les responsabilités, les structures organisationnelles, de même que les activités de surveillance, de production de rapports et de planification.

Nous nous attendions à ce que les directives et les lignes directrices du SCC soient conformes aux politiques du Conseil du Trésor et à d'autres documents de référence comme la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP) et à ce que ces lignes directrices et ces procédures soient communiquées aux employés.

L'équipe de vérification a également examiné les lignes directrices ainsi que les documents d'orientation et ces derniers ont démontrés qu'ils sont conformes à la législation et aux politiques. Ces documents incluaient les conventions collectives, les Ententes globales, des bulletins des RH, (GENCom) envoyés par courriel, et l'Instruments de délégation des pouvoirs pour les ressources humaines. De plus, lors des entrevues effectuées par l'équipe de vérification, l'équipe de la vérification a demandé à toutes les personnes interrogées de quels documents, autant les politiques que les directives, elles se servaient en ce qui a trait à la procédure de règlement des griefs. Les employés ont répondu que les principaux documents utilisés étaient les conventions collectives. Les autres documents mentionnés étaient l'Instrument de délégation des pouvoirs, les politiques du Conseil du Trésor et les Directives du commissaire (DC) et les bulletins des RH pertinents. Ces documents sont transmis aux employés sur le site intranet du SCC et dans des communiqués généraux (GENCom) envoyés par courriel.

Conformément au Règlement de la Commission des relations de travail dans la fonction publique (RCRTFP), la procédure de règlement des griefs ne peut comporter plus de trois paliers. Au SCC, il y a trois niveaux de délégation des pouvoirs pour la procédure de règlement des griefs :

• premier palier – surveillant/gestionnaire
• deuxième palier – directeur d'établissement/directeur général/directeur de district
• troisième palier – CAGRH

Conformément aux exigences énoncées dans le RCRTFP et dans les conventions collectives, tous les employés ont accès à l'Instrument de délégation des pouvoirs sur le site intranet du SCC, et l'équipe de vérification a remarqué des avis dans certaines des unités opérationnelles qu'elle a visitées.

Au cours de son mandat, l'équipe de vérification a appris que la répartition actuelle des niveaux de délégation des pouvoirs faisait l'objet d'un examen. En janvier 2008, le deuxième palier est passé des souscommissaires régionaux aux directeurs d'établissement, directeurs de district et autres gestionnaires ayant des responsabilités similaires afin de « résoudre les conflits au palier le plus bas possible et de renforcer davantage la responsabilité de la gestion¹³. »

Compte tenu de la portée et de l'objectif de la présente vérification, il ne serait pas indiqué de formuler des recommandations au sujet des changements dans les paliers, mais les résultats de la vérification ont permis de constater que la structure actuelle présentait certaines lacunes. Par conséquent, afin d'aider la direction dans la prise de décisions, l'information présentée fournira aux cadres supérieurs plus de détails sur le fonctionnement du système actuel.

Nous nous attendions à ce que les rôles et les responsabilités soient clairement définis et à ce que les réunions du Comité de consultation patronalesyndicale soient tenues comme il se doit.

Les rôles et les responsabilités sont définis dans le document Rôles et responsabilités – Relations de travail, produit par le SCC en 2007, et ils sont bien compris à l'échelle nationale, régionale et locale. Les employés des Relations de travail (RT) ont répondu que leur rôle était clair, et tous les employés des RT ont dit avoir une formation et une expérience professionnelle considérable qui les aident dans l'exercice de leurs fonctions.

Cependant, les rôles du directeur, Opérations, et du gestionnaire, Services stratégiques et corporatifs, et de leurs sections respectives ne sont pas clairement définis dans le document Rôles et responsabilités – Relations de travail.

À l'échelle des régions et des établissements, les rôles des RT sont en général uniformes et bien compris. Certains conseillers et adjoints en RT sont centralisés à l'AR, alors que d'autres travaillent dans les établissements et, selon la région, sont responsables d'une ou deux unités opérationnelles. Dans les régions où les employés des RT se trouvent à l'AR, la responsabilité d'entrer les données à l'échelle de l'unité opérationnelle revient à un de ses employés, par exemple un adjoint au directeur de l'établissement. Le risque associé au fait que l'inscription des données concernant le grief soit effectuée par des adjoints qui ne font pas partie de l'équipe des RT est que des données comme les types de codes de grief et les dates des mesures soient établies et inscrites incorrectement, ce qui aurait une incidence sur l'intégrité des données et les chiffres présentés dans les rapports. Cet aspect est important, puisque la direction se sert de l'information contenue dans le Système de gestion des ressources humaines (SGRH) pour définir les priorités et élaborer des initiatives. Il sera davantage question de l'inscription et de l'intégrité des données dans la section 4.3 du présent rapport.

La majorité des personnes interrogées (32 sur 37), soit 86 %, ont indiqué que les rôles et les responsabilités des fondés de pouvoir qui répondaient à des griefs étaient clairs, mais certaines d'entre elles estimaient qu'il était nécessaire de mieux définir les postes de surveillant/gestionnaire qui intervenaient au premier palier. D'autres personnes ont dit qu'il fallait orienter davantage les personnes qui n'avaient jamais répondu à des griefs. Les employés des RT ont indiqué que les rôles et les responsabilités des fondés de pouvoir pour répondre aux griefs étaient moins clairs à l'AC que dans les établissements. L'équipe de vérification a interrogé 19 membres du personnel qui occupaient des postes autorisés à répondre à un grief au premier et au deuxième palier, et 16 (84 %) d'entre eux ont signalé qu'ils avaient reçu de la formation sur leur rôle dans la procédure de règlement des griefs. La formation Relations de travail pour les gestionnaires et superviseurs est un cours obligatoire de cinq jours prévu à tous les gestionnaires et les superviseurs qui sont une étape dans le processus de règlement des griefs. L'an dernier, 32 séances de formation ont été offertes à 649 participants au sein de l'organisation. Considérant que l'équipe de vérification n'a pas porté sur la convenance ou la livraison de cette formation, l'équipe de vérification a constaté que l'organisation possède 1 355 postes exclus. Ces exclusions sont basés sur le motif que ces postes sont une étape dans le processus de règlement des griefs.

Afin de confirmer dans quelle mesure les rôles et les responsabilités des fondés de pouvoir pour répondre aux griefs n'étaient pas clairs, comme l'indiquaient les résultats des entrevues, l'équipe de vérification a sélectionné de manière aléatoire 21 dossiers de l'échantillon de vérification, qui en contenait 369, pour vérifier si les personnes interrogées avaient reçu leur lettre d'autorisation au moment de répondre à un grief au premier ou au deuxième palier. En ce qui concerne, les superviseurs et les gestionnaires qui répondaient au premier palier à titre d'employeur, 11 des 21 personnes interrogées (52 %) avaient la lettre d'autorisation au dossier alors que 6 sur 11 (54 %) des gestionnaires qui ont répondu à un grief au deuxième palier avaient une lettre au dossier.

L'Instrument de délégation des pouvoirs précise que la responsabilité de remettre une lettre à un employé l'autorisant à répondre au grief à un palier donné revient aux fonctionnaires des niveaux de délégation 1, 2 et 3¹⁴, et, par conséquent, ce processus n'est pas centralisé. L'équipe de vérification a constaté que, bien que les Lignes directrices sur les postes de direction ou de confiance exclus du CT offrent des orientations sur ce processus, aucun document interne ne fournit d'orientations ou de procédures supplémentaires pour le SCC. Il y a un risque que les personnes qui répondent à des griefs sans en avoir le pouvoir délégué ne possèdent pas suffisamment de connaissances pour répondre avec cohérence et avec efficacité.

Ce risque est particulièrement présent au SCC, parce que l'organisme compte 1355 postes exclus, en raison du fait que la personne qui occupe ce genre de poste peut intervenir à un palier de la procédure de règlement des griefs.

Si les rôles et les responsabilités sont clairement consignés et communiqués au sein de la fonction des RT et en ce qui concerne la remise des lettres d'autorisation, il sera plus facile de traiter les griefs avec cohérence et avec efficacité.

Conformément aux exigences de la LRTFP, le SCC a créé, à l'échelle nationale et régionale, des comités de consultation patronalesyndicale (CCPS) qui comprennent des agents négociateurs. L'examen des procès-verbaux et des mandats confirme qu'il y a des réunions régulièrement à l'échelle nationale et régionale.

Comme le prévoit l'Entente globale entre le SCC et l'UCCO-SACC-CSN et conformément au concept du système de gestion informelle des conflits, chaque établissement doit tenir des réunions du comité de griefs une fois par mois ou selon l'accord des deux parties. L'objectif de ces réunions est de permettre aux représentants des agents négociateurs et à la direction des établissements de discuter des problèmes de relations de travail avant qu'ils ne deviennent officiellement des griefs ainsi que des griefs déposés à l'établissement.

Au cours de la vérification, la Commission des relations de travail dans la fonction publique (CRTFP) a rendu une décision sur la répartition équitable des heures supplémentaires, où elle faisait part de ses préoccupations au sujet de la mise en commun de l'information au SCC et des communications concernant sa politique nationale sur les heures supplémentaires. À la suite de cette décision, le SCC a décidé que les comités de griefs seraient l'occasion, pour la direction et les représentants syndicaux, de discuter de la question de la répartition des heures supplémentaires une fois par trimestre et une fois par mois.

Selon les données fournies à l'AC par chacune des régions, les réunions des comités de griefs n'ont pas lieu régulièrement. Les raisons invoquées sont, notamment, un manque de disponibilité chez les membres dans certains établissements et l'absence de besoins, dans d'autres établissements où il y a régulièrement des discussions informelles.

L'équipe de vérification a analysé les rapports trimestriels des comités de griefs et en est arrivé à la conclusion qu'il n'y avait pas nécessairement moins de griefs déposés lorsque les réunions étaient plus fréquentes. Cependant, ces réunions permettent d'avoir des discussions constructives sur des sujets comme la question des heures supplémentaires et d'assurer un suivi.

Nous nous attendions à ce qu'une surveillance soit exercée pour dégager les tendances et les enjeux dans la procédure de règlement des griefs des employés et à ce que des indicateurs du rendement existent en appui à la mise en œuvre de la stratégie de réduction des griefs. Nous nous attendions aussi à ce que les renseignements pertinents soient relevés et à ce que des procédures soient établies pour que la direction soit informée des griefs des employés, à l'échelle nationale, régionale et locale.

Les griefs des employés sont soumis à une surveillance et font l'objet de rapports destinés à la direction, à l'échelle locale, régionale et nationale.

Les établissements visités pendant la vérification exerçaient une surveillance des griefs et se servaient de leurs propres tableurs pour entrer les données, comme la date à laquelle le grief a été déposé, le type de grief et l'état du traitement. L'équipe de vérification a constaté que les méthodes utilisées pour établir les rapports différaient d'un établissement à l'autre, mais que tous les établissements visités fournissaient des rapports au responsable de l'établissement comme il se doit, et que cette information est présentée lors des réunions de la direction de l'établissement et des réunions du comité du personnel au besoin. L'équipe de vérification a aussi constaté que les tableaux de bord des ressources humaines n'étaient pas utilisés régulièrement pour la surveillance des griefs.

Comme l'indiquait la réaction du SCC aux préoccupations soulevées par la CRTFP au sujet de la présentation de rapports dans la décision susmentionnée, les établissements doivent maintenant conserver des comptes rendus des réunions, y compris les rapports qui concernent la répartition des heures supplémentaires. L'équipe de vérification n'a pas fait de travail d'assurance pour déterminer si la surveillance avait commencé, car la mesure a été mise en œuvre à la fin de l'étape consacrée à la rédaction de son rapport.

Toutes les régions exercent une surveillance des griefs, et se servent de leurs propres tableurs pour entrer des données comme la date à laquelle le grief a été déposé, le type de grief et l'état du traitement.

Les rapports diffèrent d'une région à l'autre, comme c'était le cas avec les établissements, car certaines d'entre elles fournissent une analyse portant sur le type de grief et d'autres fournissaient une ventilation par groupe professionnel. Certains des rapports produits par les régions contiennent des indicateurs du rendement comme le nombre de jours, par grief, où le dossier n'est pas réglé, tandis que d'autres régions indiquent si une réponse a été fournie dans les délais prescrits au premier et au deuxième paliers.

Les rapports préparés dans les régions sont fournis aux membres de la haute direction lors des réunions du comité régional de gestion ou sont transmis directement au SCASC ou au SCR et ils sont également communiqués aux agents négociateurs dans le cadre des réunions du comité régional de consultation patronale-syndicale.

L'AC surveille les activités liées aux griefs tous les trois mois en se servant des renseignements suivants :

• la fréquence des réunions du comité des griefs de chaque établissement;
• le type de griefs déposé à chacun des niveaux, comme les heures supplémentaires, les jours fériés payés et les descriptions de travail;
• le type et le nombre de griefs renvoyés à l'arbitrage;
• l'état du traitement des griefs au dernier palier : présenté au palier suivant, réglé ou non réglé.

En utilisant le système de gestion des ressources humaines (SGRH), l'AC transmet cette information à tous les trois mois lors des réunions du Comité national de consultation patronale-syndicale, et elle fournit des rapports d'étape à la CRTFP au sujet de la stratégie de réduction des griefs du SCC et de l'UCCO-SACC-CSN, s'il y a lieu.

En ce qui concerne les activités de surveillance et de production de rapports déjà en place, l'équipe de vérification a constaté que les rapports concernant les questions comme le classement chronologique des dossiers et le respect des délais pour les réponses aux griefs et leur présentation au palier suivant n'étaient pas suffisamment réguliers.

L'équipe de vérification a constaté l'existence de rapports spéciaux qui n'étaient pas pris en compte lors des activités de surveillance en place. Ces rapports fournissaient un compte rendu détaillé des renseignements suivants :

• le nombre de griefs à chaque palier;
• le nombre de griefs à chaque palier par agent négociateur;
• le nombre de types de griefs renvoyés à l'arbitrage.

La prise en compte de cette information dans le cadre des activités trimestrielles de surveillance en cours permettrait d'améliorer la qualité de l'information fournie actuellement dans les rapports et le travail d'analyse des tendances accompli pour l'élaboration des initiatives de réduction des griefs.

L'équipe de vérification a également constaté que l'information concernant l'état du traitement des griefs n'était pas claire. Par exemple, le nombre total de griefs considérés comme « réglés » au cours de l'exercice 2011-2012 s'élevait à 3 090, mais il est difficile de savoir exactement dans quelle mesure un grief a été réglé, parce que la définition d'un grief réglé englobe les termes suivants :

• renvoyé
• rejeté
• réglé
• accueilli
• retiré

Bien que ces renseignements soient inscrits dans le SGRH, ils ne figurent pas dans les rapports trimestriels actuellement. L'équipe de vérification a aussi remarqué des lacunes dans la régularité des rapports sur l'information concernant les coûts rattachés à la procédure de règlement des griefs, comme les dépenses liées à la médiation et à l'arbitrage ou les coûts salariaux qu'entraîne le règlement des griefs. La communication de renseignements détaillés permet à la haute direction de procéder à des analyses coûtsavantages en vue de déterminer comment réaliser des économies et de déceler les aspects à améliorer dans les stratégies de réduction des griefs. Sans mesures de surveillance rigoureuses et bien définies, il existe un risque que la direction perde des occasions de dégager les tendances et de s'attaquer aux nouveaux problèmes avant qu'ils ne fassent augmenter le nombre de griefs.

Nous nous attendions à ce que des plans soient en place tant à l'échelle nationale, régionale et locale, afin d'appuyer la conformité et l'efficacité de la procédure de règlement des griefs des employés, ce qui inclus les initiatives de réduction des griefs.

À l'AC, le directeur, Opérations, planifie et priorise les charges de travail des chefs d'équipe des RT et des conseillers en RT tous les trois mois en attribuant des listes de priorités. Selon la nature des griefs et l'expérience du personnel des RT, les chefs d'équipe assignent des griefs prioritaires à leurs conseillers (environ 20 à 30 dossiers par trimestre). Certains des exemples des griefs prioritaires attribués au personnel des RT à l'AC concernaient des employés non représentés et des dossiers renvoyés à l'arbitrage, mais l'équipe de vérification n'a pu détecté aucune démarche préétablie d'évaluation des risques présentés par chacun des griefs en fonction de facteurs comme leur complexité ou les conséquences possibles pour l'organisme sur le plan financier.

La stratégie de réduction des griefs, élaborée conjointement avec les agents négociateurs, englobe les activités entreprises par le SCC pour élaborer des initiatives destinées à réduire le nombre de griefs et à « permettre de résoudre les problèmes plus rapidement et à des paliers inférieurs ». Un exemple d'activités menées dans le cadre de ces initiatives est l'organisation de cinq séances de médiation dans les régions afin de résoudre 203 griefs non réglés d'avant 2009, concernant la répartition des heures supplémentaires, qui étaient en attente d'arbitrage.

Le SCC, la CRTFP et UCCO-SACC-CSN ont un plan en cours de développement pour répondre aux griefs regroupés à l'arbitrage qui sera dorénavant mis en application et qui représentera les enjeux pré-identifiés tels que: les heures supplémentaires; jours fériés désignés payés, les indemnités de repas, et les rémunérations intérim.