Agent(e) d’administration

La personne titulaire coordonne et planifie différentes activités administratives et fournit des services et des conseils dans un ou plusieurs secteurs administratifs.

• Planifier et coordonner les diverses exigences administratives; accomplir des activités administratives en conformité avec les politiques, les pratiques et les procédures administratives ayant trait à un ou à plusieurs secteurs administratifs, notamment les ressources humaines, les finances, l’approvisionnement, la budgétisation, la gestion des documents et des informations, le soutien de la technologie et du matériel; exercer d’autres fonctions administratives générales.
• Rédiger des notes de service et de la correspondance; effectuer des recherches et recueillir des informations pour créer, élaborer et produire des documents administratifs, des rapports, des tableaux et des exposés; consigner des informations ou des données et en faire le suivi.
• Coordonner les exigences et la logistique ainsi que la préparation des documents, du matériel et des formulaires relatifs aux déplacements, aux visites, aux réunions, aux entrevues, aux conférences ou à d’autres événements.
• Élaborer, tenir et mettre à jour des procédures administratives, des outils et des systèmes de suivi, y compris des registres et des feuilles de calcul, afin de répondre aux exigences administratives; gérer l’information et les activités de la direction et en faire le suivi.
• Agir à titre de point de contact principal pour les demandes administratives ainsi qu’à titre de personne-ressource en offrant des conseils sur les politiques, les procédures et les pratiques exemplaires.

Agent ou agente d’administration auprès de la directrice générale régionale (Toronto et Burnaby)

• Examiner, analyser, coordonner et organiser les activités de soutien administratif pour les bureaux de la directrice adjointe (DG) et de l’équipe de direction.
• Diriger et superviser les membres du personnel qui fournissent des services de soutien à la direction ou à la région, c.-à-d. planifier et prioriser la charge de travail et donner des directives et des conseils sur les procédures et les politiques.
• Surveiller et contrôler le budget de la direction ou de la région, c.-à-d. fournir des données historiques, recommander des prévisions budgétaires, attester la validité des dépenses et remettre périodiquement des rapports budgétaires à la DG.
• Fournir à la DG des données pertinentes et utiles (p. ex. budget, évaluation du rendement, formation, ressources humaines), c’est-à-dire établir et tenir à jour divers systèmes.
• Mettre en place des méthodes de travail et des procédures administratives pour la direction ou la région.
• Gérer et organiser les rendez-vous la DG, c.-à-d. établir ou modifier le calendrier des réunions selon les priorités et réunir les documents d’information requis ou qui pourraient être utiles.
• Aider, sur demande, la DG à envoyer des messages à la région et à effectuer des contrôles de la qualité et réviser l’exactitude des informations des messages à envoyer, qu’ils aient été préparés par la DG ou d’autres personnes en son nom, au besoin.
• Agir à titre de personne-ressource et d’intermédiaire pour les cadres supérieurs, les gestionnaires et le personnel de la direction ou de la région.
• S’occuper des tâches de coordination relatives aux visites de dignitaires internes et externes, aux technologies de l’information (TI), aux langues officielles et aux formations, entre autres.
• Se déplacer pour recueillir les documents, le matériel, etc. nécessaires à la DG, au besoin.

Agent ou agente d’administration 

• Certificat universitaire ou diplôme collégial et deux ans d’expérience*
• Diplôme d’études secondaires et quatre ans d’expérience*

Le programme d’études doit avoir été suivi dans un établissement d’enseignement agréé reconnu au Canada. Quiconque a suivi un programme à l’extérieur du Canada doit obtenir à ses frais une preuve d’équivalence auprès d’un service reconnu d’évaluation des diplômes. 

• Expérience de la prestation de services de soutien administratif.
• Expérience de la planification et de la coordination d’activités administratives interreliées, par exemple la gestion d’un parc automobile, le suivi de budgets et des dépenses imprévues, la gestion d’une salle de courrier et le soutien aux équipes des installations ou des TI.
• Expérience de la communication avec les gestionnaires et le personnel de tous les niveaux.
• Expérience de la prestation de services à la clientèle.

• Professionnalisme
• Service à la clientèle
• Capacité d’organisation/Habileté pour la multiplicité des tâches 
• Rigueur
• Communication
• Travail d’équipe 

Qualifications constituant un atout

Agent ou agente d’administration auprès de la directrice générale régionale (Burnaby seulement)

• Détenir un permis de conduire canadien valide. La personne retenue doit posséder un permis de conduire valide et le conserver pendant toute la durée de l’affectation.

Conditions d’emploi

Agent ou agente d’administration auprès de la directrice générale régionale (Toronto seulement)

• Détenir un permis de conduire canadien valide. La personne retenue doit posséder un permis de conduire valide et le conserver pendant toute la durée de l’affectation.

Compétences relatives aux langues officielles

Agent ou agente d’administration

• RCB et Région des Prairies (RP) : anglais essentiel
• RT : anglais essentiel
• Ottawa : bilingue impératif (BBB/BBB)

Le processus de sélection pourrait servir à pourvoir des postes vacants ou semblables aux exigences linguistiques variées. Toutes les personnes intéressées sont donc encouragées à soumettre leur candidature. Des évaluations en langue seconde seront proposées. Pour en savoir plus sur les exigences linguistiques, cliquer sur le lien suivant : lien externe www.canada.ca/fr/commission-fonction-publique/emplois/services/emplois-gc/exigences-linguistiques.

Lieu de travail :

• Région de la Colombie-Britannique (RCB)
• Région de Toronto (RT)
• Région du Québec (RQ)
• Administration centrale

Bien que le SCRS continue d’examiner diverses possibilités en vue d’offrir des modalités de travail flexibles (p. ex. télétravail), la plupart des emplois de l’organisation exigent une présence physique au bureau. Néanmoins, des options peuvent être possibles pour certains postes, selon leurs exigences particulières.

Les personnes qui ont besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de recrutement doivent en informer un représentant des Ressources humaines.