Audit des contrats de services professionnels

 

Rapport d'audit

Bureau d'audit et de l’évaluation
Avril 2014


Résumé

Ce que nous avons examiné

Les contrats de services professionnels peuvent servir à répondre aux fluctuations imprévues de la charge de travail, à acquérir une expertise particulière qui n’existe pas dans la fonction publique ou à remplacer des fonctionnaires provisoirement absents.

Cet audit fournit l’assurance que les contrats de services professionnels à Services partagés Canada (SPC) respectent les politiques gouvernementales, en particulier celles qui concernent les relations employeur-employé.

L'audit a porté sur tous les marchés de services professionnels et toutes les modifications en vigueur du 1er mars 2012 au 28 février 2013.

Importance

Lorsqu’elle a été mise sur pied, l’équipe de direction de SPC a dû créer la nouvelle organisation en intégrant plus de 6 000 employés provenant de 43 organismes partenaires. La direction a dû, en outre, gérer judicieusement un effectif occasionnel, notamment le recours à des ressources contractuelles, dont certaines venaient des organismes partenaires.

Du 1er mars 2012 au 28 février 2013, SPC a établi quelque 860 contrats de services professionnels qui s’élèvent à un coût approximatif de 238 M$.

Ce que nous avons constaté

SPC était en train de préparer un plan formel ainsi qu’une politique sur la documentation du processus d’approvisionnement.

SPC n’avait pas de liste complète et exacte de toutes les ressources contractuelles ayant été embauchées par l’intermédiaire d’un fournisseur. Nous avons constaté que, en général, ces renseignements étaient incomplets et comportaient des erreurs. Même sans avoir une source de données complète et fiable, l’équipe d'audit a été en mesure de déterminer que le Ministère risquait d’établir des relations employeur-employé.

Les gestionnaires et les agents d’approvisionnement ont pris des mesures adéquates et conformes aux bonnes pratiques pour s’assurer que les frais payés pour les services ne dépassent pas le tarif approprié du marché pour le service fourni.

Près de la moitié des dossiers d’approvisionnement figurant dans notre échantillon n’étaient pas convenablement documentés, ce qui signifie qu’ils ne se conformaient pas à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor. De plus, il y avait des anomalies dans la conformité globale des dossiers d’approvisionnement.





Yves Genest
Dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation


Contexte

  1. Le gouvernement du Canada a créé SPC pour moderniser la façon dont ce dernier gère son infrastructure de technologie de l’information (TI) afin de mieux soutenir l’exécution des programmes et la prestation des services destinés à la population canadienne.
  2. Environ 1 300 employés de la TI provenant de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ont été transférés au nouveau ministère pendant l’été 2011. Quelque 5 000 employés de la TI et des services internes venant de 43 autres organismes fédéraux ont aussi été transférés en novembre 2011. Cet effectif expérimenté fonctionne selon un nouveau modèle de gestion, qui encourage les partenariats et qui est basé sur l’excellence du service, l’innovation et l’optimisation des ressources.
  3. SPC a indiqué qu’il va suivre un plan stratégique de sélection des fournisseurs et d’approvisionnement en centralisant l’administration des contrats et l’approvisionnement de la TI et d’autres biens et services. En portant une attention particulière à l’ensemble de la stratégie et à la technologique connexe, SPC sera en mesure de gérer efficacement les partenariats à long terme et de veiller à ce que les biens fournis soient de grande qualité, offrent le meilleur rapport qualité-prix et soient livrés dans les meilleurs délais. SPC a transféré environ 3 000 contrats provenant de ses 43 organismes partenaires au cours des 18 premiers mois de son existence et il est en train de préparer une stratégie de regroupement.
  4. Les contrats de services professionnels servent à répondre aux fluctuations inhabituelles de la charge de travail, à acquérir une expertise particulière qui n’est pas disponible dans la fonction publique ou à remplacer des fonctionnaires provisoirement absents.
  5. Les services professionnels sont habituellement fournis par des travailleurs autonomes ou des organismes indépendants qui sont engagés pour une période déterminée afin de fournir une expertise dans des domaines comme la TI, les conseils en gestion, l’ingénierie et l’architecture. Les conditions et les détails précis du travail à accomplir sont stipulés par contrat.
  6. La prestation de services professionnels fait l’objet de nombreuses ententes contractuelles, notamment des marchés soumis à un appel d'offres et des marchés à fournisseur exclusif, qui définissent clairement les livrables à fournir à un client en particulier et à une date précise. Les cadres régissant les approvisionnements, notamment les offres à commandes, les arrangements en matière d'approvisionnement, les autorisations de tâches et les contrats de services professionnels en ligne, servent à répondre à des besoins particuliers.
  7. Du 1er mars 2012 au 28 février 2013, SPC a établi environ 860 contrats de services professionnels qui s’élèvent à un coût approximatif de 238 M$.
  8. Le recours à des contrats de services professionnels posait un risque de non-conformité aux politiques gouvernementales. Il y avait aussi le risque de créer des relations employeur-employé. Les gestionnaires ne doivent pas créer une relation employeur-employé avec une ressource contractuelle, car cela peut poser un risque de responsabilité pour le gouvernement. Une relation employeur-employé peut se traduire par des avantages pour la ressource contractuelle et des obligations pour l’employeur, qui n’étaient pas prévus. En outre, SPC risquait de ne pas en avoir pour son argent, compte tenu du volume élevé et de la valeur correspondante.
  9. L’équipe responsable de l’approvisionnement de services professionnels de SPC relève de la Direction des acquisitions et relations avec les fournisseurs (DARF), et elle comptait huit équivalents temps plein (ETP). Elle s’occupait de tous les approvisionnements de services professionnels du Ministère en se conformant à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et de la législation fédérale, notamment la Loi sur la gestion des finances publiques et le Règlement concernant les marchés de l’État pour ses politiques. Le processus d’approvisionnement, dont les services professionnels, s’applique à toutes les directions du Ministère.

Objectif

  1. Cet audit avait pour objectif de fournir l’assurance que les contrats de services professionnels à SPC sont conformes aux politiques gouvernementales, surtout en ce qui concerne les relations employeur-employé. Les critères utilisés pour mener cet audit sont présentés à l’annexe A.

Portée

  1. L'audit a porté sur tous les contrats de services professionnels et toutes les modifications en vigueur du 1er mars 2012 au 28 février 2013.
    • Cela comprenait les contrats, qu’ils aient été initialement passés ou non avec SPC.
    • Pour tout contrat choisi pour faire partie de l’échantillon, les modifications subséquentes ont été examinées dans le cadre de l'audit.
  2. L'audit a porté avant tout sur l’établissement des contrats y compris les modifications. Les activités d’administration liées aux contrats après la signature étaient considérées à faible risque et ne s'inscrivaient pas dans la portée de cet audit. Ces activités incluaient l'approbation des factures pour les travaux exécutés et les procédures d'administration de clôture des contrats. Les activités d'administration des contrats seront prises en compte à l'avenir dans le développement des plans d'audit fondés sur le risque.

Méthode

  1. Pendant l'audit, nous avons :
    • rencontré des gestionnaires, des autorités contractantes et des experts techniques des approvisionnements et de la sécurité, et des autorités techniques qui passent des marchés pour des services professionnels;
    • effectué une revue des dossiers, et examiné les contrats et les modifications de 41 dossiers pour un coût total d’environ 4,6 M$, ce qui était représentatif des contrats de services professionnels pour l’envergure de cet audit. L’échantillonnage était basé sur un intervalle de confiance de 90 % et un taux d’erreur prévu de 20 %;
    • examiné les documents pertinents tels que les audits antérieurs, les guides et les politiques du gouvernement, la Loi sur la gestion des finances publiques et les documents sur le processus d’approvisionnement de SPC ; et
    • analysé les données en recourant à l’exploration des données et en utilisant un logiciel d’analyse de données.
  1. Le travail mené sur le terrain pour les besoins de cet audit a été achevé en grande partie le 31 mai 2013.

Énoncé d’assurance

  1. Des procédures suffisantes et appropriées ont été suivies, et des données probantes ont été réunies afin de soutenir l’exactitude des conclusions de l'audit. Les constatations et les conclusions de l'audit étaient basées sur une comparaison des conditions qui existaient au moment de l'audit selon des critères établis qui avaient été convenus avec la direction. Cet engagement a été mené conformément aux Normes relatives à l'audit interne au sein du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne. Une inspection des pratiques professionnelles n'a pas été effectuée.

Détail des constatations et des recommandations

Le Ministère était en train d’établir son cadre d’approvisionnement

  1. La Politique sur les marchés du Conseil du Trésor stipule qu'il incombe aux ministères de veiller à ce qu'un cadre de contrôle adéquat soit en place. En outre, les autorités contractantes sont invitées à établir et à maintenir un mécanisme officiel de remise en question pour toutes les propositions contractuelles.
  2. Nous avons constaté que le Ministère était en train d’élaborer un plan formel ainsi qu’une politique d’approvisionnement pour les documents sur le processus d’approvisionnement, notamment la liste de contrôle concernant les relations employeur-employé.
  3. Un Comité d’examen des approvisionnements (CEA) a été mis sur pied en janvier 2013 en tant que mécanisme officiel d’examen critique ministériel, en plus du soutien apporté par le Comité de la gestion ministérielle et le Conseil de la haute direction. Le CEA se réunit régulièrement pour examiner et approuver les approvisionnements de marchés de 2 M$ et plus qui comportent des engagements de plus de 12 mois. Le CEA examine également toute opération référée par les dirigeants chargés des approvisionnements. Le CEA peut faire suivre les opérations à d’autres comités formés de cadres supérieurs pour un complément d’examen.
  4. Nous avons trouvé que le cadre d’approvisionnement, à son stade de développement actuel, était adéquat et fonctionnait comme prévu. La DARF a conçu un cadre en matière de politiques d’approvisionnement, qui comprenait des directives, des avis d’information sur les politiques, des lignes directrices opérationnelles et des processus. La haute direction a approuvé trois des directives en juin 2013. La DARF a indiqué que la communication aux employés de SPC débuterait au deuxième trimestre de 2013-2014.

Risques de relations employeur-employé

  1. La Politique sur les marchés du Conseil du Trésor oblige les autorités contractantes à s’assurer que le fait de retenir les services de personnes, selon les critères établis par l’Agence du revenu du Canada (ARC) et les décisions des tribunaux en la matière, ne créera pas une relation employeur-employé. Les lignes directrices conçues par l'ARC, à savoir s'il y a une relation employeur-employé, comprenaient les facteurs suivants : qui contrôlait les méthodes de travail; qui détenait les outils et l'équipement nécessaires aux travaux; qui assumait les risques financiers; qui avait la responsabilité des placements et de la gestion; et qui touchait les bénéfices.
  2. Nous nous attendions à ce que les autorités de SPC chargées de la passation des marchés atténuent le risque de créer des relations employeur-employé en faisant appel à des ressources contractuelles. Nous avons examiné les énoncés des travaux, les marchés gouvernementaux à long terme précédents et d’autres faits susceptibles de donner la perception que la ressource contractuelle était un employé.
  3. Le principal contrôle mis en place par l'autorité contractante était La liste de contrôle concernant les relations employeur/employé(e). La liste comptait 10 questions, notamment « fournira-t-on à l'entrepreneur un cubicule et de l'équipement? » et « l'énoncé des travaux a-t-il été élaboré de manière à limiter les risques associés à la création d'une relation employeur-employé? » La liste de contrôle devait être remplie et signée par le gestionnaire au titre de l'autorité technique. Nous avons constaté que l'autorité contractante n'a pris aucune mesure décrite dans la liste de contrôle, mais l'a plutôt interprétée comme un aide-mémoire à l'intention des gestionnaires pour indiquer ce qui peut être perçu comme l'établissement d'une relation employeur-employé.
  4. Nous avons conclu que le risque de l'établissement d'une relation employeur-employé était plus grand dans le cas de ressources contractuelles à long terme. Nous avions l’intention d’effectuer des tests de contrôle sur les risques accrus liés à ces ressources contractuelles en sélectionnant un échantillon de ressources contractuelles à long terme. Toutefois, nous n'avons pas trouvé de source de données fiables pour les ressources contractuelles. Dans un effort pour identifier les ressources contractuelles à long terme à SPC, nous avons recueilli des données de différentes sources. D'abord, nous avons utilisé les données des 41 dossiers de notre échantillon représentatif. Nous avons aussi utilisé des données produites par TPSGC qui identifiaient les ressources contractuelles à long terme. Nous avons été informés que cette liste avait été compilée pour maintenir une source d'information sur les ressources contractuelles après qu'un changement eut été apporté sur la façon de déterminer les dossiers d'approvisionnement. Avec l'établissement de SPC plusieurs ressources contractuelles provenant de TPSGC ont été transférées au nouveau ministère. Nous avons aussi utilisé une liste informelle des ressources contractuelles maintenue par la DARF. Enfin, nous avons également utilisé les renseignements de la base de données des cartes d’identité afin de comparer avec les noms des ressources contractuelles provenant d’autres sources de données afin de déterminer si les personnes travaillaient toujours à contrat pour SSC. L'équipe d'audit a relevé 121 ressources contractuelles présentant un risque accru en comparant différentes sources de donnéeFootnote i.
  5. Nous avons choisi quatre indicateurs pour évaluer le risque potentiel de créer une relation employeur-employé :
    • Inclusion dans le système des Services d’annuaires gouvernementaux électroniques (SAGE);
    • Type de carte d’identité inexact;
    • Demande de carte d’identité mal remplie;
    • Inclusion dans les données sur les ressources contractuelles de TPSGC (ressources contractuelles auparavant identifiées comme étant à long terme).
  6. Nous avons relevé huit ressources contractuelles qui avaient déjà été engagées par l’entremise de fournisseurs à TPSGC au cours des huit dernières années, puis à SPC.
  7. Ces indicateurs, notamment l’inclusion dans le système SAGE et une carte d’identité erronée, peuvent donner encore plus l’impression que la ressource contractuelle était un employé. Le tableau 1 qui suit présente les résultats de l’examen des 121 ressources contractuelles par rapport à ces quatre indicateurs.
Tableau 1 : Ressources contractuelles évaluées d’après les indicateurs
Nombre d'indicateurs Nombre de ressources contractuelles
0 19
1 61
2 31
3 4
4 6
Total 121
  1. Nous avons trouvé que 50 % (61 sur 121) des ressources contractuelles à risque examinées comportaient un indicateur. En outre, 34 % (41 sur 121) avaient deux indicateurs ou plus. Seulement 16 % (19 sur 121) n’avaient pas d’indicateurs.
  1. Le système SAGE a été officiellement défini comme étant un annuaire des fonctionnaires fédéraux. Près de la moitié des ressources contractuelles apparaissaient dans le système SAGE. Bien que l’entrée des ressources contractuelles dans le système SAGE réponde à un besoin fonctionnel, le système comportait une fonction permettant de cacher les profils des personnes qui n’étaient pas des fonctionnaires. Cette fonction n’a pas été appliquée d’une façon uniforme.
  2. Nous avons aussi trouvé que 12 % (15 sur 121) des ressources contractuelles à risque accru que nous avons examinées avaient des cartes d’identité d’employés fondées sur des renseignements inexacts.
  3. Parmi les dossiers de notre échantillon représentatif, nous avons trouvé que 88 % (36 sur 41) avaient besoin d’un énoncé des travaux et que 92 % (33 sur 36) étaient en dossier. Sur les 33 énoncés des travaux que nous avons examinés, tous étaient conformes au Guide de préparation d’un énoncé des travaux. Un seul dossier comportait des tâches de supervision des employés, qui n’étaient pas conformes au Guide du gestionnaire – Considérations pour la dotation ou la passation de contrats de services professionnels. Bon nombre des dossiers comportant des modifications qui incluaient un énoncé des travaux n’étaient pas conformes à l’énoncé des travaux initial, car des tâches et/ou des livrables avaient été ajoutés ou modifiés. De plus, le responsable technique pour un des dossiers expliquait que l’énoncé des travaux n’avait pas été modifié pendant la durée du contrat, alors que la documentation disait le contraire.
  4. Les nouvelles demandes de services devaient être accompagnées d’une liste de contrôle concernant les relations employeur-employé remplie et signée. La liste de contrôle indiquait que ceux qui avaient répondu « Non » à deux questions ou plus présentaient une possibilité élevée d’établir une relation employeur-employé. Nous avons constaté que 25 % (5 sur 20) des dossiers comportaient deux réponses négatives ou plus.
  5. Nous avons interrogé les responsables techniques de SPC associées aux ressources contractuelles présentant le risque le plus élevé (en fonction de notre examen de l’échantillon représentatif de dossier et/ou de la constatation d’indicateurs). Tous étaient conscients du risque lié à l’établissement de relations employeur-employé et de leurs responsabilités, et tous avaient déjà suivi une formation, sous une forme ou sous une autre, sur les relations employeur-employé. Les autorités techniques ont déclaré que tous s’efforçaient d’atténuer les risques d’établir des relations d’employeur employé avec les ressources contractuelles en essayant de ne pas leur attribuer des locaux de bureaux ni d’équipement de télécommunications et en n’essayant pas non plus de doter des postes de consultation avec des fonctionnaires. En outre, lorsque SPC utilisait les services de ressources contractuelles, les autorités techniques s’efforçaient d’établir des contrats à court terme avec des livrables précis. Les contrats à court terme peuvent contribuer à réduire le risque d’établir des relations employeur-employé.
  6. Même en l’absence d’une source de données complètes et fiables, l’équipe de l'audit a été en mesure de déterminer qu’il y avait un risque à SPC d’établir des relations employeur-employé.

Recommandation 1

La sous-ministre adjointe principale, Services ministériels, devrait mettre en œuvre un processus, notamment un processus de contrôle approprié, pour empêcher qu’on fournisse des renseignements erronés à la Division des opérations de la sécurité, ce qui pourrait faire en sorte que l’on délivre par erreur une carte d’identité d’employé à un sous-traitant.

Recommandation 2

Pour faciliter le partage de l’information, la sous-ministre adjointe principale, Services ministériels, devrait modifier le processus permettant d’identifier les personnes pour les inscrire dans le Services d’annuaires gouvernementaux électroniques (SAGE) afin de faire en sorte que les ressources contractuelles ne soient pas visibles dans SAGE et qu’il faille effectuer un contrôle pour s’assurer que le processus fonctionne et pour corriger toute divergence éventuelle.

Recommandation 2

Pour faciliter le partage de l’information, la sous-ministre adjointe principale, Services ministériels, devrait modifier le processus permettant d’identifier les personnes pour les inscrire dans le Services d’annuaires gouvernementaux électroniques (SAGE) afin de faire en sorte que les ressources contractuelles ne soient pas visibles dans SAGE et qu’il faille effectuer un contrôle pour s’assurer que le processus fonctionne et pour corriger toute divergence éventuelle.

Les renseignements sur les ressources contractuelles n’étaient pas adéquats

  1. Nous nous attendions à ce que SPC dispose de mécanismes appropriés pour saisir des données précises et complètes.
  2. La direction de SPC a présenté des demandes de services professionnels au personnel du Bureau de réception des demandes de services d’acquisition (DSA). Ce dernier s’est assuré que les DSA étaient complets, avec pièces jointes, et qui a saisi les renseignements dans la base de données de demandes d’approvisionnement de services. La base de données était utilisée pour sauvegarder et retracer les renseignements relatifs aux dossiers d’approvisionnement. Nous avons découvert que de nombreux dossiers enregistrés dans cette base de données comportaient des renseignements inexacts et incomplets, ce qui était attribuable en partie aux contraintes inhérentes à la base de données. Nous avons aussi constaté que la base de données ne comportait pas tous les renseignements contenus dans le dossier papier. Le service d’approvisionnement travaillait activement au développement et à l’amélioration de la base de données pour que celle-ci saisisse les renseignements requis avec une rapidité et une précision accrues. La mise en application de ce nouveau système était prévue pour le mois de juin 2013.
  3. Nous avons constaté que de nouveaux mécanismes de contrôle avaient été mis en place pour veiller à ce que les renseignements soient entrés correctement dans SIGMA, le système de gestion financière du Ministère. Quelques contrats et modifications connexes ne correspondaient pas aux renseignements contenus dans SIGMA. Les incohérences que nous avons relevées portaient sur des divergences quant aux montants, ainsi que des DSA qui n’étaient pas entrées dans SIGMA. Les divergences de montants peuvent représenter une somme partielle qu’il restait à payer une fois que le contrat était transféré à SPC d’un autre ministère.
  4. SPC ne tenait pas de liste complète et précise de toutes les ressources contractuelles qui ont été engagées par l’intermédiaire d’un fournisseur de servicesFootnote ii. Nous avons constaté que, de manière générale, ces renseignements étaient incomplets et qu’ils étaient éparpillés dans différentes sources d’information. Afin de pouvoir établir une liste des ressources contractuelles, l’équipe de l'audit a recoupé des renseignements à partir de différentes sources, bien qu’aucune de celles-ci n’ait été jugée exempte d’erreurs. Au sein du service d’approvisionnement, il existait une liste non officielle de renseignements sur les marchés, comme le fournisseur et le nom de la ressource contractuelle, les dates de début et de fin du contrat, ainsi que le montant du contrat. Nous avons constaté que ce document contenait des erreurs, attribuables en partie au manque de supervision de la part de la direction et à un manque de moyens de contrôle à la saisie des données.
  5. On a également trouvé que d’autres systèmes qui recueillaient ce type de renseignements comportaient des erreurs ou ne fournissaient pas les renseignements requis. Ces renseignements permettraient à la direction de déterminer les risques pour SPC d’établir une relation employeur-employé et d’atténuer de tels risques. À cause de ces lacunes, l’équipe de l'audit n’a pas été en mesure d’établir l’étendue ni l’omniprésence de ce problème et, par conséquent, le degré de risque d’établissement de relations employeur-employé à SPC. Une source de renseignements fiable et à propos permettrait d’évaluer et de surveiller ce risque au fil du temps.

Recommandation 3

La sous-ministre adjointe principale, Services ministériels, devrait coordonner les efforts afin de mettre en œuvre un processus permettant de définir, de retracer et de contrôler les services de ressources contractuelles.

Les étapes clés d’approvisionnement de services professionnels étaient généralement conformes

  1. Comme nous l’avions prévu, nous avons constaté que dans tous les dossiers examinés, un mécanisme d’approvisionnement adéquat avait été choisi et que toutes les évaluations financières examinées avaient été réalisées efficacement.
  2. Nous nous attendions également à ce que tous les dossiers comportent les évaluations techniques et autorisations appropriées et que les exigences en matière de sécurité aient été respectées.
  3. Nous avons découvert deux dossiers dans lesquels l’évaluation technique n’avait pas été effectuée convenablement. Dans l’un des dossiers, la ressource contractuelle proposée avait obtenu une note qui ne correspondait pas à la note de passage minimale exigée. Cependant, on avait fourni des critères d’évaluation corrects, montrant la note de passage correcte que la ressource proposée avait obtenue. Par conséquent, il n’y a pas eu de répercussions sur le processus. Dans le second dossier, on indiquait que la ressource ne satisfaisait pas à deux des critères exigés. Nous avons trouvé dans le curriculum vitae de la ressource contractuelle des éléments indiquant ces critères. Par conséquent, on a attribué le marché à une autre ressource.
  4. Pour déterminer si les contrats avaient été attribués de manière appropriée, nous avons pris en compte l’approbation du DSA, la conformité aux exigences de sécurité et l’approbation appropriée du contrat. Trois DSA n’étaient pas dûment signés, deux n’étaient pas signés par l’agent d’approvisionnement et un formulaire contrevenait à la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor. Comme le contrat renvoie à la DSA pour l’autorisation en vertu de l’article 32, le contrat n’a pas été dûment autorisé.
  5. Nous avons constaté qu’une fois que les documents avaient été présentés, toutes les ressources contractuelles satisfaisaient aux exigences de sécurité au moment de l’attribution du contrat.
  6. Nous avons découvert qu’il y avait des divergences mineures relativement à la conformité d’ensemble des dossiers d’approvisionnement. Les divergences que nous avons remarquées comportaient peu de risques pour SPC. Cependant, nous en avons informé le groupe d’approvisionnement.

Les dossiers d’approvisionnement de services professionnels n’étaient pas dûment documentés

  1. La Politique sur les marchés du Conseil du Trésor stipule que les autorités contractantes doivent veiller à ce que les dossiers des marchés contiennent tous les documents requis.
  2. Nous avons examiné un échantillon représentatif de 41 dossiers d’approvisionnement de services professionnels, et nous nous attendions à ce qu’ils respectent les lois, les règlements et les politiques appropriés.
  3. Nous avons constaté que parce que les dossiers d’approvisionnement n’étaient pas dûment documentés, presque la moitié d’entre eux n’étaient pas conformes à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor.
  4. Parmi ces dossiers, 41 % (17 sur 41) des dossiers n’étaient pas entièrement documentés. Dans de nombreux dossiers (6 sur 17), il manquait deux documents. Par exemple, des énoncés des travaux, des confirmations de renseignements de sécurité et des évaluations techniques.
  5. Le document qui manquait le plus souvent était le document de confirmation de sécurité. Sans ce document particulier en dossier, il était impossible de savoir si la ressource contractuelle satisfaisait aux exigences relatives à la sécurité au moment de l’attribution du contrat lorsque nous avons examiné le dossier. Cependant, après examen plus approfondi, nous avons constaté que toutes les ressources contractuelles satisfaisaient aux exigences de sécurité au moment de l’attribution du contrat.
  6. Au total, nous avons déterminé qu’il manquait 21 documents dans les 41 dossiers vérifiés ; cependant, l’équipe responsable de l’approvisionnement de services professionnels a fourni près de la moitié (10 sur 21) des documents manquants sur demande.
  7. En l’absence des documents appropriés prouvant le contraire, il existait un risque que le processus d’approvisionnement ne soit pas conforme. Cela pourrait avoir des répercussions graves, surtout en ce qui concerne les confirmations relatives à la sécurité si on découvre que la ressource contractuelle ne respecte pas les exigences.

Recommandation 4

La sous-ministre adjointe principale, Services ministériels, devrait mettre en œuvre des procédures pour améliorer la documentation des dossiers d’approvisionnement de SPC, afin de veiller au respect de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor.

Des mesures appropriées ont été prises pour s’assurer que les frais payés ne dépassent pas les tarifs du marché

  1. La Politique sur les marchés du Conseil du Trésor indique qu'en ce qui concerne la passation de marchés de services, les autorités contractantes doivent veiller à ce que les frais payés ne dépassent pas le tarif du marché approprié pour le service fourni.
  2. En fonction des données existantes, nous avons déterminé que la majorité des contrats conclus par SPC visaient des compétences, comme des gestionnaires de projet, des architectes technologiques et des spécialistes de la sécurité de la TI. D’après les autorités techniques, celles-ci ont déployé des efforts de planification pour combler leurs besoins en ressources et elles ont pris dûment en considération l’utilisation des équivalents temps plein en poste ou la dotation par l’intermédiaire des ressources humaines lorsque c’était possible.
  3. Les gestionnaires et les agents d’approvisionnement ont pris des mesures pour veiller à ce que les frais soient conformes au tarif du marché pour les services obtenus. Cela comprend les mécanismes d’approvisionnement utilisés, les connaissances du personnel d’approvisionnement, une évaluation des soumissions qui abordaient les exigences techniques et financières, ainsi que les connaissances et les attentes des responsables techniques.
  4. Nous avons trouvé qu’en général, SPC prend des mesures appropriées et conformes aux bonnes pratiques pour s'assurer que les frais payés pour les services ne dépassent pas le tarif du marché approprié pour le service fourni.

Conclusion

  1. Nous avons déterminé que SPC tentait de créer un cadre d’approvisionnement et de conclure des marchés pour des services professionnels d’une manière qui était conforme aux politiques du gouvernement. Le Ministère a élaboré un plan et une politique officiels sur la documentation du processus d’approvisionnement.
  2. Cependant, près de la moitié (41 %) des dossiers d’approvisionnement tirés de notre échantillon n’étaient pas documentés de manière adéquate, ce qui signifie qu’ils n’étaient pas conformes à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor. En outre, nous avons constaté des lacunes sur le plan de la conformité générale des dossiers d’approvisionnement.
  3. Les gestionnaires et les agents d’approvisionnement ont pris des mesures appropriées et conformes aux bonnes pratiques pour assurer que les frais payés pour les services ne dépassaient pas le tarif du marché approprié pour le service fourni.
  4. Nous avons conclu qu’il existait un risque, pour SPC, qu’une relation employeur-employé soit créée. SPC ne tenait pas de liste complète et exacte de toutes les ressources contractuelles engagées par l’intermédiaire d’un fournisseur. Nous avons trouvé que ces renseignements sont, dans l’ensemble, incomplets et comportent des erreurs. Sans faire de suivi approprié des renseignements requis pour surveiller le risque, et sans contrôles additionnels pour réduire la perception qu’une telle relation existe, SPC pourrait ne pas être en mesure d’atténuer pleinement ce risque.

Réponse et plans d’action de la direction

Réponse globale de la direction

La direction a examiné l’ébauche du rapport d'audit des contrats de services professionnels et est d’accord avec les recommandations contenues dans le rapport.

Le Ministère convient que la haute direction doit se pencher sur la question des relations employeur-employé dans les marchés de services professionnels à SPC. La haute direction exercera une diligence raisonnable en ce qui concerne la gestion et la supervision des travaux réalisés au titre de chaque contrat, y compris les aspects qui peuvent contribuer à la relation employeur-employé.

Recommandation 1

La sous-ministre adjointe principale, Services ministériels, devrait mettre en œuvre un processus, notamment un processus de contrôle approprié, pour empêcher qu’on fournisse des renseignements erronés à la Division des opérations de la sécurité, ce qui pourrait faire en sorte que l’on délivre par erreur une carte d’identité d’employé à une ressource contractuelle.

RÉPONSE DE LA DIRECTION
La direction approuve cette recommandation. Pour réduire les risques que des cartes d’identité erronées soient remises aux ressources contractuelles, la Direction générale des services ministériels (DGSM) coordonnera les efforts pour veiller à ce que les procédures et protocoles pertinents soient respectés et communiqués comme il se doit à SPC.

De plus, la DGSM a mis sur pied des mesures de contrôle périodique de la qualité à l’égard de la base de données des cartes d’identité.

La DGSM coordonnera les efforts en vue d’informer les responsables techniques des procédures et des protocoles à respecter au moment d’émettre des cartes d’identité à l’intention des ressources contractuelles.
PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION RESPONSABLE ÉCHÉANCE
La DGSM veillera à ce que les documents requis relatifs à la sécurité soient fournis pour examen et validation de l’autorisation de sécurité.

La DGSM veillera à ce que les responsables techniques obtiennent régulièrement et continuellement de l’information sur les procédures et protocoles à respecter à l’égard de l’émission de cartes d’identité aux ressources contractuelles.

La DGSM effectuera le contrôle continu de la qualité à l’égard de la base de données des cartes d’identité.
DGSM T2

Recommandation 2

Pour faciliter le partage de l’information, la sous-ministre adjointe principale, Services ministériels, devrait modifier le processus permettant d’identifier les personnes pour les inscrire dans le Services d’annuaires gouvernementaux électroniques (SAGE) afin de faire en sorte que les ressources contractuelles ne soient pas visibles dans SAGE et qu’il faille effectuer un contrôle pour s’assurer que le processus fonctionne et pour corriger toute divergence.

RÉPONSE DE LA DIRECTION
La direction approuve cette recommandation. À l’heure actuelle, il existe un moyen de veiller à ce que le nom de certaines ressources de SPC ne figure pas dans le site externe de SAGE, et cette méthode sera élargie pour veiller à ce que le nom de certaines ressources ne soit pas visible non plus sur le site intranet de SAGE.

La saisie de données sur les employés de SPC dans SAGE est centralisée et assurée par le groupe des Services d’annuaires du Portefeuille des opérations gouvernementales (POG). Le groupe des Services d’annuaires recevra l’instruction de demander de l’information sur le statut d’emploi de la personne (c.-à-d. entrepreneur ou employé) au moment d’inscrire son information dans SAGE et de veiller à ce que les indicateurs d’affichage, signalant que l’information doit être visible ou non dans SAGE, soient activés.

À l’avenir, les entrées de SPC dans SAGE seront automatisées dans le nouveau système de courriel (mars 2015). Chaque personne sera désignée comme « employé » ou « entrepreneur » au moment de la saisie des données. L’information sera automatiquement détectée par SAGE et les indicateurs d’affichage pertinents seront activés.
PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION RESPONSABLE ÉCHÉANCE
1. Appliquer les changements nécessaires à l’application administrative interne de SAGE de façon à ce qu’elle contienne un indicateur signalant que l’information sur certaines personnes de SPC ne doit pas être affichée à l’interne. DGSM T2
2. Demander au groupe des Services d’annuaires de modifier la marche à suivre pour l’ajout d’information sur les effectifs de SPC de façon à ce qu’un indicateur « caché » soit fourni pour les entrepreneurs. DGSM T2
3. Communiquer avec la Sécurité du personnel afin d’obtenir la liste des ressources contractuelles dont les coordonnées ont été saisies dans le module PeopleSoft de la Sécurité, et fournir cette liste au groupe des Services d’annuaires. DGSM T2
4. Mettre à jour toute l’information sur les entrepreneurs des SPC contenues dans SAGE et y intégrer un ensemble d’indicateurs « cachés ». Opérations T2
5. Mettre à l’essai l’alimentation de l’information acheminée à SAGE à partir du nouveau système de courriel. DGSM T3
6. Commencer la première phase de la migration de l’effectif de SPC vers le nouveau système de courriel. Projets et relations avec les clients/ Initiative de transformation des services de courriel T4

Recommandation 3

La sous-ministre adjointe principale, Services ministériels, devrait coordonner les efforts afin de mettre en œuvre un processus permettant de définir, de retracer et de contrôler les services de ressources contractuelles.

RÉPONSE DE LA DIRECTION
La direction approuve cette recommandation.

Il incombe au responsable technique de déceler les risques de relation employeur employé au moment de faire l’acquisition des services professionnels. La DGSM veillera à ce que toutes les demandes d’achat de services professionnels soient accompagnées de la Liste de contrôle concernant les relations employeur-employé. Les ressources contractuelles feront l’objet d’un suivi et d’une surveillance permanents.
PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION RESPONSABLE ÉCHÉANCE
La DGSM continuera de veiller à ce que la documentation pertinente soit jointe aux demandes de services d’approvisionnement. DGSM T2
Si la demande de services d’approvisionnement n’est pas accompagnée de la Liste de contrôle concernant les relations employeur-employé, la demande sera rejetée et retournée au responsable technique pour qu’elle soit dûment remplie.    
De plus, la DGSM mettra sur pied une campagne de sensibilisation pour que les responsables techniques soient mieux renseignés sur les relations employeur-employé.   T3
La haute direction mettra en place un mécanisme de suivi et de surveillance pour faire en sorte que les responsables techniques surveillent annuellement les ressources contractuelles engagées dans leur secteur et produisent un rapport annuel à cet égard. Par ailleurs, le contrôle se fera à la faveur d’une vérification aléatoire interne dans les directions.   T4

Recommandation 4

La sous-ministre adjointe principale, Services ministériels, devrait mettre en œuvre des procédures pour améliorer la documentation des dossiers d’approvisionnement, afin de veiller au respect de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor.

RÉPONSE DE LA DIRECTION
La direction approuve cette recommandation. La DGSM veillera à ce que les agents d’approvisionnement soient bien encadrés à l’égard du traitement et de la gestion des dossiers contractuels. En effet, la DARF s’apprête à publier des Lignes directrices opérationnelles concernant l’approvisionnement ainsi qu’une liste de contrôle portant sur la création et la mise à jour de documents contractuels.

La DGSM étudie également la possibilité de préconiser la présentation de soumissions électroniques et l’établissement de contrats par voie électronique auprès des soumissionnaires retenus. Le processus automatisé devra être perfectionné, mais il remplacera éventuellement le processus désuet de suivi manuel et de tenue à jour de copies papier des documents contractuels, qui sont susceptibles d’être déplacés ou perdus.
PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION RESPONSABLE ÉCHÉANCE
La DGSM publiera ses Lignes directrices opérationnelles concernant l’approvisionnement et établira des avis d’information sur les politiques pour l’accès à l’extranet de SPC. À ce moment-là, la DGSM préparera et distribuera des produits de communication visant à renseigner tous les intervenants pertinents. DGSM Q2
La DGSM affichera la liste de contrôle liée aux documents contractuels sur le site extranet de SPC.   Q2
En vue d’automatiser le processus d’approvisionnement à long terme, la DGSM établira des procédures internes visant à améliorer la documentation de ses dossiers d’approvisionnement (électroniques et papier).   Q3

Annexe A

Les critères suivants ont servi à effectuer l'audit :

  1. SPC avait instauré des mécanismes appropriés visant à superviser la passation des marchés de services professionnels et à en garantir la conformité aux exigences prévues par les lois et les politiques.
  2. En ce qui concerne l’établissement de contrats de services, les autorités contractantes ont veillé à ce que les marchés de services passés avec des particuliers n'entraînent pas de relations d'employeur à employé, selon les critères établis par l'Agence du revenu du Canada et par les jugements des tribunaux en la matière.
  3. Bien qu'il ait dû passer des marchés pour l'approvisionnement de services professionnels, SPC est parvenu à atteindre son objectif d'optimiser les ressources.
  4. L’approvisionnement de services professionnels par SPC a été conforme, sur une base constante, aux lois, aux règlements et aux politiques applicables.
  5. Des renseignements précis et complets portant sur l’approvisionnement de services professionnels étaient à la disposition de la direction de SPC et pouvaient servir à la préparation de rapports.

Annexe B

Identification des ressources contractuelles

Dans les 41 dossiers de l’échantillon, nous avons identifié 37 ressources contractuelles. Nous avons comparé ces noms avec ceux de la liste des ressources de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), les données des cartes d’identité et la liste mise à jour par l’équipe responsable de l’approvisionnement de services professionnels à SPC.

En comparant les noms de la liste de TPSGC avec la liste des cartes d’identité et la liste des entrepreneurs de l’équipe responsable de l’approvisionnement de services professionnels à SPC, nous avons identifié 84 entrepreneurs additionnels. En utilisant un logiciel d’analyse des données, nous avons identifié 121 noms qui figurent sur la liste de TPSGC et sur au moins une des deux autres listes.

Les 121 noms ont ensuite servi afin d’effectuer une comparaison avec les indicateurs.

Format de rechange

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