Les bureaux des nouveaux ministres rendus opérationnels grâce au soutien d’experts en TI

À Services partagés Canada (SPC), il est essentiel de compter sur des services de technologie de l’information (TI) sécuritaires et fiables pour répondre aux exigences opérationnelles quotidiennes du gouvernement du Canada, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Il n’est pas étonnant que les services de TI soient parfois considérés comme le fondement des organisations. À l’instar du réseau fédérateur qui transmet l’information aux nerfs se situant partout dans le corps, le réseau informatique de base relie différents systèmes afin que des données puissent être communiquées sur de longues distances. Les réseaux de TI du gouvernement du Canada, quant à eux, assurent les liens entre les ministères, les organismes et les bureaux des ministres et, par conséquent, soutiennent les activités et les applications et permettent d’offrir à plus de 35 millions de Canadiennes et de Canadiens des programmes, des services et des avantages sociaux.

Immédiatement après l’élection fédérale d’octobre 2015, les ministres entrants et sortants ainsi que leur personnel ont eu besoin de soutien en matière de TI pour assurer la transition des bureaux des ministres. Une équipe interministérielle chargée de la transition ministérielle dirigée par SPC a réuni des membres provenant de 24 organisations fédérales à l’appui de 36 bureaux ministériels de la région de la capitale nationale.

L’équipe de transition de SPC a assuré avec succès la prestation de 12 services essentiels dans un délai serré afin d’appuyer la transition postélectorale. Au nombre de ces services figuraient la sécurité des réseaux, l’accès à distance, des services de télécommunications (par exemple voix sur le protocole Internet ou voix sur IP), des services de téléconférence et de cyberconférence ainsi que du soutien relativement à Internet et aux services de courriel. SPC a également conçu des guides de transition sur mesure pour les ministères et organismes participants. C’était la première fois que SPC jouait un rôle de premier plan dans la prestation de services de TI à l’appui d’une transition ministérielle.

Les organisations partenaires ont pu choisir parmi diverses options de services pour leurs bureaux de ministre, y compris un service « clé en main » offrant le soutien le plus étendu. Par ailleurs, mobiliser dès le début les partenaires relativement à leurs besoins et mettre en place la ligne directe de SPC ainsi qu’une adresse courriel pour recevoir les demandes nous a permis de trier les demandes adéquatement, d’y répondre rapidement et d’en assurer un suivi précis. Misant sur l’importance de la prestation des services, la mobilisation et les communications périodiques ont permis à SPC d’harmoniser les services aux besoins de ses partenaires et de leur répondre le jour même ou d’apporter des ajustements rapides au besoin après la nomination des ministres.

Le directeur général, Appareils technologiques en milieu de travail, SPC, a fait l’éloge du travail d’équipe derrière le succès de ce projet : « Cette équipe a travaillé en très étroite collaboration, en mettant l’accent sur un excellent service à la clientèle. En travaillant directement auprès des organisations partenaires, le Ministère a pu offrir des services dans les délais prescrits et veiller à ce que leur mise en œuvre puisse être lancée le jour même de la nomination des ministres. »

SPC a reçu des commentaires très positifs, en particulier en ce qui a trait à sa capacité de respecter des délais serrés. Anciens Combattants Canada est l’un des ministères qui a exprimé sa reconnaissance envers l’équipe de SPC peu de temps après la transition : « Merci pour votre soutien exceptionnel. Nous aimerions remercier tous ceux qui ont travaillé sans relâche pour assurer une transition en douceur. Le compte de messagerie ministériel a été créé et les appareils BlackBerry ont été activés en un temps record! Merci à tous! »

En planifiant de façon précoce, SPC a été en mesure de fournir certains services avant la nomination des ministres. Par exemple, SPC a acheminé de façon proactive des appareils BlackBerry préétablis aux partenaires. Le déploiement a ainsi été simplifié et accéléré, si bien que les services ont été offerts dans les heures suivant la réception des demandes.

La transition ministérielle a été réalisée parallèlement à d’autres importants projets de transformation de SPC et de partenaires, ce qui a accru la complexité de la tâche. Les services de soutien à la transition ministérielle ont été assurés jusqu’au 31 mars 2016, accordant ainsi suffisamment de temps aux bureaux des ministres pour doter l’ensemble de leurs postes et assurer la transition.

Le rôle de premier plan de SPC et son modèle de prestation des services dans le cadre de la transition ministérielle se sont avérés essentiels à la réussite du projet. La planification préliminaire, la mobilisation précoce et la collaboration avec les partenaires ont également joué un rôle crucial dans la réussite de la transition et assureront l’adoption de pratiques exemplaires dans le futur.