Énoncé de confidentialité de Microsoft Teams
Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) utilise Microsoft 365 (M365) comme outil électronique de collaboration.
Des renseignements personnels peuvent être recueillis au moyen des enregistrements d’appels et des transcriptions dans l’application Microsoft (MS) Teams, conformément à la Politique sur les services et le numérique. Ces renseignements sont généralement recueillis afin de :
- documenter les discussions
- prendre des notes
- soutenir l’accessibilité au sein de l’application
Lorsqu’ils sont recueillis, ces renseignements sont conservés dans les comptes OneDrive des utilisateurs concernés.
Types de renseignements recueillis
Lorsque l’enregistrement d’une réunion est activé, les renseignements personnels peuvent être de nature visuelle, sonore ou contextuelle. Ces renseignements peuvent comprendre, sans s’y limiter :
- les images du visage et autres caractéristiques visuelles
- la voix et autres caractéristiques sonores
- des renseignements sociodémographiques
- la situation familiale
- la présence d’autres personnes et/ou d’animaux dans l’environnement
Lorsque l’option de transcription est activée, les renseignements personnels peuvent comprendre :
- le prénom et le nom
- le nom d’utilisateur
- la photo de profil
Utilisation et protection des renseignements personnels
Ces renseignements sont décrits dans la Catégorie de renseignements personnels de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) intitulée Enregistrements d’appels vidéo et retranscriptions. Ils sont protégés, utilisés et communiqués conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Vos choix
Si vous ne souhaitez pas que vos renseignements personnels soient recueillis lors d’un enregistrement vidéo, vous pouvez :
- quitter l’appel au début de l’enregistrement
- désactiver votre caméra et votre microphone
Si la transcription est activée, vous pouvez quitter l’appel afin d’empêcher la collecte de vos renseignements personnels.
Conservation et stockage
- Les enregistrements vidéo et les transcriptions sont conservés dans l’application pendant une période pouvant aller jusqu’à 30 jours.
- Les conversations dans le clavardage sont supprimées après 7 jours.
- Les fichiers partagés dans les conversations demeurent dans les comptes OneDrive des utilisateurs concernés.
Les renseignements stockés dans OneDrive :
- sont hébergés sur des serveurs situés au Canada
- sont chiffrés
- ne sont pas actuellement assujettis à une période officielle de conservation définie
Vos droits
En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels et de les faire corriger s’ils sont inexacts ou incomplets.
Coordonnées
Si vous souhaitez obtenir des précisions au sujet de cet avis de confidentialité, vous pouvez communiquer avec la Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de SPAC par courriel à : tpsgc.vieprivee-privacy.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca Si la réponse à votre préoccupation en matière de protection des renseignements personnels ne vous satisfait pas, ou si vous souhaitez déposer une plainte concernant le traitement de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.