Phénix : Comité permanent de la procédure et des affaires de la Chambre – 10 juin 2022
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Initiatives d’approvisionnement Phénix IBM et de stabilisation de la paye
Messages clés
- Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a mis en place plus de 3 000 améliorations et corrections de système qui ont contribué à rendre le système de paye beaucoup plus stable
- Par conséquent, nous avons accru la stabilité globale du système et amélioré le rendement pour le traitement de la paye
- Nous continuons de consulter des experts, les syndicats du secteur public et le secteur privé pour trouver des solutions novatrices afin d’aider à stabiliser davantage le système de paye
- Le travail effectué jusqu’à présent a permis d’augmenter considérablement la productivité et l’exactitude du travail des équipes du Centre des services de paye
Principaux points de données
- Investissements dans Phénix :
- l’investissement initial pour la mise au point de Phénix était de 309 M$. Cette somme englobait le contrat attribué à IBM, d’autres contrats de services professionnels et les coûts du programme (par exemple, les coûts d’exécution de l’initiative de transformation de l’administration de la paye)
- les investissements supplémentaires visant à faire en sorte que les fonctionnaires soient payés correctement et à temps totalisent 2,134 G$. Ces investissements sont essentiels pour assurer la disponibilité des ressources adéquates afin de poursuivre les efforts visant à éliminer l’arriéré, à maintenir le versement de la paye, à soutenir les employés et à stabiliser la paye. De plus, ces investissements ont permis d’accroître la capacité, d’améliorer la technologie et de soutenir la main-d’œuvre qui se charge de traiter les mouvements de paye afin d’éliminer l’arriéré
- Valeur totale du contrat attribué à IBM :
- système de paye Phénix, de 2011 à 2022 – 545 M$ (taxes incluses)
- contrat de soutien relatif au système de paye Phénix, y compris les services gérés d’application pour Phénix, les activités de stabilisation, les améliorations et les services de soutien optionnels à Services partagés Canada (SPC) pour le système de prochaine génération – 108,9 M$ (taxes et imprévus inclus)
- Valeur totale du contrat attribué au cabinet McKinsey and Company pour les services du projet accélérateur : 27,7 M$ (taxes incluses)
Contexte
Contrat avec IBM et modifications
En juin 2011, IBM a obtenu le contrat pour le nouveau système de paye dans le cadre d’un processus d’appel d’offres ouvert et transparent appuyé par un surveillant de l’équité. De juin 2011 à décembre 2020, 50 modifications ont été apportées à ce contrat, portant sa valeur totale à 545 M$ (taxes incluses). La modification la plus récente a eu lieu en décembre 2020, et était nécessaire pour exercer l’année d’option afin de prolonger la date de fin du contrat actuel d’avril 2021 à mars 2022. Cette prolongation avait pour but d’assurer la continuité des services gérés d’application pour un soutien opérationnel (fonctionnel et technique) en tout temps en matière de paye. Ces services comprenaient également les services de maintenance et de soutien essentiels à la stabilisation de la paye, y compris la récente mise à niveau du logiciel PeopleSoft utilisé par le système de paye Phénix à la version 9.2.
En mai 2019, SPAC a lancé un processus d’approvisionnement concurrentiel qui visait à trouver des fournisseurs pour assurer un soutien opérationnel continu du système de paye Phénix à l’échéance du contrat original de 2011 avec IBM Canada Limitée, soit en mars 2022.
Trois entreprises ont répondu à l’appel d’offres, mais seule IBM a satisfait aux exigences obligatoires. Un nouveau contrat en vigueur jusqu’au 31 mars 2023 et d’une valeur de 108,9 M$ (taxes et imprévus inclus) a été attribué à IBM. Au titre du contrat, IBM fournira un soutien à l’égard des aspects fonctionnels, des aspects techniques et des fonctions de traitement de la paye au moyen d’un modèle de services gérés d’application pour le système de paye Phénix. Le contrat est également assorti de 11 options de prolongation d’un an qui pourront être exercées selon les besoins. Un surveillant de l’équité indépendant a observé le processus d’approvisionnement et n’a soulevé aucun problème d’équité.
Automatisation robotisée des processus : Demande de propositions
L’automatisation robotisée des processus est l’une des nombreuses initiatives entreprises par SPAC pour aider à réduire l’arriéré et à stabiliser le système de paye. SPAC utilise actuellement des services d’automatisation robotisée des processus afin d’automatiser les mouvements hautement répétitifs qu’il fallait, auparavant, effectuer manuellement dans le système de paye Phénix. Cette mesure a augmenté l’efficience et la précision du traitement de la paye. De plus, les employés de la rémunération du Centre des services de paye de la fonction publique peuvent se concentrer sur les cas plus complexes et traiter un plus grand nombre de mouvements faisant partie de l’arriéré. À l’issue d’un processus concurrentiel, un contrat a été attribué à IBM le 19 janvier 2021, ce qui a permis à SPAC de faire fond sur le travail d’automatisation robotisée des processus effectué à ce jour et d’accélérer l’automatisation du traitement de la paye.
Modification au contrat de service pour le projet accélérateur
L’objectif du projet accélérateur est de rationaliser les processus et de normaliser le travail au Centre des services de paye en vue d’augmenter l’efficience et de réduire le délai de traitement des mouvements de paye. En février 2020, le contrat de service du projet Accélérateur a été octroyé au cabinet McKinsey and Company à l’issue d’un processus d’approvisionnement concurrentiel. Le 31 mai 2021, SPAC a modifié le contrat afin d’améliorer le traitement et le rendement au sein d’un plus grand nombre d’équipes du Centre des services de paye. Le 10 décembre 2021, SPAC a de nouveau modifié le contrat afin de finaliser le déploiement des services du projet accélérateur à un plus grand nombre d’équipes du Centre des services de paye et d’étendre les services à un nouveau secteur. La valeur totale du contrat est maintenant de 27 699 266 $ (taxes incluses).
Dans le cadre de ce contrat, le cabinet McKinsey and Company fournit des services-conseils dans le but de transformer les méthodes de travail, notamment les pratiques et outils de gestion, et ainsi améliorer la productivité des opérations et l’expérience de nos clients, y compris nos organisations clientes. Le cabinet a aussi mis en œuvre des stratégies visant à augmenter l’efficience et à réduire les erreurs, ce qui permettra de diminuer les délais de traitement des problèmes de paye des employés.
Trop-payés de Phénix
Messages clés
- Le recouvrement des trop-payés salariaux a toujours fait partie des activités du gouvernement du Canada, même avant la mise en œuvre du système de paye Phénix
- Dans son rôle d’intendance, le gouvernement a l’obligation de procéder au recouvrement des trop-payés. Depuis le lancement de Phénix, des milliers d’employés actuels et d’anciens employés du gouvernement fédéral ont déjà remboursé leurs trop-payés ou établi des ententes pour le faire
- Nous savons bien que le recouvrement des trop-payés peut être une source de stress pour les personnes touchées, et de multiples mesures ont été mises en place pour aider celles qui éprouvent des difficultés financières, notamment sous la forme d’options de remboursement souples
- Les lettres d’avis de trop-payé envoyées aux employés fournissent des renseignements détaillés sur les événements de paye qui ont mené au trop-payé et sur les étapes à suivre si les employés ont des questions au sujet des montants de trop-payés indiqués
- Les employés qui reconnaissent leur trop-payé dans les 4 semaines suivant la date de la lettre continueront d’avoir droit aux mesures d’assouplissement pour le remboursement
- Un plan de remboursement souple peut ainsi être mis en place et les recouvrements commenceraient seulement lorsque :
- tous les mouvements de paye en attente de l’employé sont achevés
- l’employé a reçu tr3ois payes exactes consécutives
- une entente de recouvrement a été confirmée par l’employé
Principaux points de données
- Depuis le lancement de Phénix, environ 353 000 employés ont reçu un trop-payé administratif ou un trop-payé véritable, ce qui représente un montant total de 2,97 milliards de dollars
- Au 24 mars 2022, environ 235 000 de ces employés avaient remboursé leurs trop-payés, ce qui représente un montant total d’environ 2,4 milliards de dollars en fonds recouvrés
- Au 24 mars 2022, environ 118 000 employés avaient un solde de trop-payé. Le montant des trop-payés salariaux non recouvrés s’élève à environ 560 millions de dollars
Contexte
Le recouvrement des trop-payés cadre avec le mandat du gouvernement du Canada qui consiste à régler de manière définitive les problèmes de paye des fonctionnaires qui sont attribuables au système de paye Phénix. Les trop-payés salariaux ont une incidence sur les employés actuels et les anciens employés de la fonction publique dans l’ensemble des ministères et organismes à la grandeur du pays.
En collaboration avec le Bureau du contrôleur général, Services publics et Approvisionnement Canada a établi des stratégies de recouvrement :
- pour les employés actuels, la priorité est accordée aux trop-payés datant de 2016 afin de protéger le droit de l’État de recouvrer ces paiements
- pour les pensionnés, le receveur général a mis en place une stratégie pour recouvrer les trop-payés à partir de la pension, par l’entremise du Centre des pensions du gouvernement du Canada
- pour les anciens employés ne recevant pas de pension, le receveur général fournit un soutien et une orientation aux ministères et aux organismes à cet égard
Afin de protéger le droit de l’État de recouvrer les trop-payés dans le délai de 6 ans prescrit par la loi, les employés actifs doivent d’abord reconnaître leurs trop-payés pour se prévaloir des options de remboursement souples mises en place par le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines – Relations avec les employés et rémunération globale. Ces options permettent à l’employé de reporter le recouvrement du trop-payé jusqu’à ce que son dossier de paye ait été rapproché et qu’il ait reçu 3 payes exactes consécutives.
Les employés actifs qui ne peuvent se prévaloir des options de remboursement souples seront assujettis aux mesures de recouvrement décrites dans la lettre d’avis de trop-payé. Les anciens employés ne sont pas admissibles aux options de remboursement souples, et l’État a le droit de recouvrer leurs trop-payés à même les premiers fonds disponibles.
La Direction générale du receveur général et des pensions a repris le recouvrement des trop-payés auprès des pensionnés qui ont déjà été employés par un ministère ou un organisme client du Centre des services de paye de la fonction publique.
Il incombe aux ministères et organismes non clients du Centre des services de paye de la fonction publique de recouvrer les fonds auprès de leurs employés actuels et anciens employés. Le Centre des pensions du gouvernement du Canada leur offrira toutefois une aide en ce qui concerne les pensionnés, sur demande.
Trop-payés administratifs et trop-payés véritables
Les trop-payés administratifs faisaient partie du processus normal d’administration de la paye et servaient à s’assurer que les employés étaient correctement rémunérés. Ces trop-payés étaient générés lorsque l’affectation intérimaire d’un employé était saisie tardivement, et le trop-payé était automatiquement récupéré lorsque le paiement rétroactif de l’affectation intérimaire était versé. Ce mécanisme permettait au système de paye de rapprocher automatiquement, lors des périodes de paye subséquentes, la différence entre le taux salarial normal de l’employé et le taux salarial du poste intérimaire sans que la rémunération de l’employé soit touchée. En octobre 2020, un nouveau processus a été mis en place, et il n’est plus nécessaire de créer ce type de trop-payé.
Les trop-payés véritables se produisent habituellement quand certains mouvements de paye ne sont pas soumis ou traités dans les délais prescrits. Dans certains cas, ces trop-payés sont attribuables à une saisie tardive ou à un traitement tardif où le respect des délais par le gestionnaire délégué des ressources humaines (RH) est primordial. Dans d’autres cas, les trop-payés véritables découlent d’événements imprévus liés au travail et à la vie professionnelle. Ces cas font partie des activités courantes de rémunération.
Initiative des ressources humaines et de la paye de la prochaine génération
Messages clés
- Tous les fonctionnaires devraient être payés correctement et à temps, tout le temps
- L’équipe de l’initiative des RH et de la paye prochaine génération (ProGen) explore de futures solutions de RH et de paye qui répondent aux besoins des utilisateurs et qui adoptent des processus de gestion des personnes modernes
- Elle vise à créer une solution accessible et axée sur l’utilisateur qui s’intègre au nuage d’entreprise et qui répond aux besoins complexes du gouvernement du Canada (GC), actuels et futurs
- Les RH et la paye ProGen font partie de nos efforts plus grands pour élaborer des approches de technologies de l’information (TI) d’entreprise à l’échelle du gouvernement et remplacer les systèmes existants par des solutions numériques modernes
- Un travail de modernisation et de rationalisation des processus de RH et de paye en vue de les adapter aux logiciels offerts sur le marché est en cours avec les responsables des RH et de la paye du GC
- L’équipe des RH et de la paye ProGen a organisé des consultations à grande échelle avec plus de 2 100 personnes au sein du GC
- L’année dernière, une série de projets pilotes ont été lancés au ministère du Patrimoine canadien. Ce travail se déroule dans un environnement d’essai séparé du système de paye actuel pour veiller à ce que la paye des employés ne soit pas touchée
- D’autres projets pilotes avec le ministère des Pêches, des Océans et de la Garde côtière canadienne et avec Développement économique Canada pour les régions du Québec nous aiderons à mieux comprendre les complexités des systèmes de RH et de paye. Le travail se poursuivra également avec Patrimoine canadien
- L’équipe des RH et de la paye ProGen collabore également avec Ceridian pour produire des livrables en fonction des options et recommandations relatives à un nouveau système de RH et de paye pour les employés du GC. On prévoit envoyer des recommandations au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) en 2023
Chiffres clés
- Plus de 1 100 personnes ont participé à plus de 100 séances de travail depuis septembre 2020
- Plus de 1 000 personnes ont participé à des séances « Posez-moi toutes vos questions »
- Le budget de 2019 a attribué un montant de 113,1 M$ pour financer l’initiative des RH et de la paye ProGen jusqu’en 2023, dans le cadre de laquelle, en date du 5 avril 2022, on a signé les contrats suivants :
- un contrat avec Ceridian Canada Ltd, d’une valeur de 39 467 228 $, qui vise à livrer les services à l’appui de la deuxième phase de conception et d’expérimentation
- un contrat avec SAP Canada Inc., d’une valeur de 6 455 757 $, qui était destiné à la première phase exploratoire et qui n’est plus actif
- un contrat avec Workday, d’une valeur de 29 312 395 $, qui vise à examiner la viabilité future de la mise en œuvre d’un logiciel de gestion du capital humain sous la forme de service dans le nuage en mettant l’accent sur un nuage à sécurité élevée pour soutenir les organisations du GC nécessitant un niveau de sécurité élevée
Contexte
Dans le budget de 2018, le gouvernement a annoncé son intention d’abandonner le système de paye actuel et de procéder à la mise en place d’un nouveau système qui sera mieux adapté à la structure complexe des RH et de la paye du gouvernement fédéral.
En septembre 2019, le gouvernement a annoncé qu’il investirait 113,1 millions de dollars dans la conception conjointe et la réalisation de projets pilotes liés à la solution de RH et de paye ProGen. Dans le cadre de ces projets pilotes, des solutions potentielles seront mises à l’essai pour déterminer leur applicabilité en fonction des complexités réelles des systèmes de RH et de paye du gouvernement fédéral. Cet investissement vient concrétiser l’engagement que le gouvernement a pris dans le budget de 2019 de chercher à remplacer le système de paye Phénix par un système qui permettra de mieux répondre aux besoins actuels et futurs de la fonction publique de classe mondiale du Canada.
À ce moment, le gouvernement a aussi annoncé qu’il avait choisi SAP, Workday et Ceridian comme fournisseurs qualifiés pour réaliser la solution de RH et de paye ProGen.
En mars 2020, après une évaluation approfondie et des mises à l’essai, il a été annoncé que SAP avait été choisi pour travailler sur un projet pilote pour une nouvelle solution de RH et de paye. SAP a été retenu au terme d’un processus d’évaluation rigoureux, ouvert, transparent et axé sur les utilisateurs. Les évaluations évaluaient notamment les fournisseurs par rapport à des normes numériques, de confidentialité et de sécurité et les mettaient à l’essai dans des centaines de scénarios de RH et de paye, simples et complexes.
Le 1er avril 2020, la direction de l’initiative des RH et de la paye ProGen a été transférée du SCT à SPC. Néanmoins, la dirigeante principale des ressources humaines du SCT demeure la responsable opérationnelle de même qu’une collaboratrice clé de l’initiative.
Le 14 octobre 2020, on a annoncé la sélection du ministère du Patrimoine canadien pour la phase exploratoire. Le ministère du Patrimoine canadien a été choisi comme ministère pilote pour la phase exploratoire, car son organisation représente bien la complexité des RH du gouvernement, notamment ses multiples groupes professionnels, la représentation régionale, les heures supplémentaires et d’autres éléments.
Après la fin d’une phase exploratoire réussie en avril 2021, le GC a changé de fournisseur. Le 14 septembre 2021, le GC a conclu une modification de contrat avec Ceridian pour les 18 prochains mois pour la phase de conception et d’expérimentation de l’initiative des RH et de la paye ProGen.
Le 27 juillet 2021, le GC a annoncé l’élargissement des essais, qui incluront maintenant le ministère des Pêches, des Océans et de la Garde côtière canadienne et Développement économique Canada pour les régions du Québec.
Les 3 fournisseurs restent qualifiés pour travailler avec le gouvernement à l’avenir pour des solutions de RH et de paye. Cette stratégie confère un maximum de souplesse au gouvernement pour accéder à des solutions provenant de différents fournisseurs de premier ordre, ce qui est essentiel pour l’approche de l’initiative.
Les essais effectués n’auront aucune incidence sur la rémunération des employés. Tous les essais relatifs à l’initiative se dérouleront en parallèle avec le fonctionnement des systèmes de RH et de paye existants et ont été conçus de manière à assurer la protection de la vie privée et des renseignements personnels.
Tout au long de ce processus, l’équipe des RH et de la paye ProGen travaille en collaboration avec les employés, les dirigeants, les conseillers en RH et les spécialistes techniques de la fonction publique, ainsi qu’avec les agents négociateurs, dans le but de mettre au point une solution de RH et de paye axée sur l’utilisateur.
Bien que cet objectif ne fasse pas partie de l’initiative des RH et de la paye ProGen, la stabilisation continue du système de paye actuel du gouvernement du Canada demeure une priorité de premier ordre pour le gouvernement et est gérée par Services publics et Approvisionnement Canada.