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Livre 2 de transition pour la ministre 2019 : Charge prioritaire 2 - Paiements et comptabilité

Navigation pour document Livre 2 de transition pour la ministre 2019 : Activités ministérielles

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Paiements et collection des revenus

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Receveur général du Canada

La Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux désigne la ministre comme receveur général du Canada et le sous-ministre, comme sous-receveur général.

Le receveur général du Canada est un service central du gouvernement qui appuie à la fois les fonctions relatives au trésor et à la comptabilité du gouvernement fédéral. Le mandat du receveur général est de protéger l’intégrité du Trésor et des Comptes publics du Canada conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques.

Contexte

Depuis 1976, les opérations du receveur général à Matane (Québec) sont responsables d’une partie de la fonction de trésorerie du receveur général, soit la gestion du rapprochement bancaire et la prestation de services d’enquête, d’authentification et de vérification de l’état des paiements du receveur général au gouvernement fédéral.

Principales fonctions

Fonctions de trésorerie du receveur général :

Fonctions comptables du receveur général :

Il est à noter que le vérificateur général (VG) du Canada a fourni pendant 21 années consécutives une opinion sans réserve sur les états financiers consolidés du gouvernement du Canada. Cette opinion du VG fournit l’assurance que toutes les données incluses dans les états financiers sont jugées fiables et que le gouvernement présente correctement son rendement financier global au Parlement et aux Canadiens. Le dépôt des Comptes publics de 2019 à la Chambre des communes est prévu à titre provisoire pour décembre, lorsque le Parlement reprendra ses travaux suite aux élections.

Situation actuelle

La fonction de receveur général est un pilier de la démocratie canadienne. Depuis plus de 250 ans, elle a évolué avec les changements de la société et de la technologie.

Le receveur général a l’occasion de faire preuve de leadership pour :

Modernisation de la comptabilité et de la trésorerie du receveur général

Le receveur général du Canada appuie à la fois les fonctions relatives à la trésorerie et à la comptabilité du gouvernement fédéral. Les activités du receveur général ont d’excellents antécédents en matière de rendement, mais elles dépendent d’une technologie de l’information vieillissante. Les services de la trésorerie et de comptabilité du receveur général cherchent à moderniser leurs systèmes et leurs processus afin d’assurer la stabilité à long terme de ces fonctions essentielles.

Contexte

Trésorerie du receveur général

Du côté de la trésorerie du receveur général, il existe de nombreuses interfaces et interdépendances avec les institutions financières canadiennes qui travaillent avec le receveur général pour offrir des services aux Canadiens qui reçoivent de l’argent du gouvernement fédéral et qui lui versent de l'argent. Le secteur des paiements subit d’importants changements en raison des innovations technologiques et les fournisseurs de services financiers non traditionnels perturbent le marché. La trésorerie du receveur général doit revitaliser les systèmes et les processus de trésorerie.

Les objectifs de l’initiative de renouvellement de la trésorerie du receveur général sont de:

L’initiative de renouvellement de la trésorerie utilisera une approche progressive qui sera planifiée et mise en œuvre sur plusieurs années. Les prochaines étapes du projet sont:

Un élément clé de cette approche est que la vision de l’état final et le cadre de gouvernance seront élaborés en collaboration avec tous les intervenants du gouvernement du Canada et de l'industrie.

Comptabilité du receveur général

Du côté de la comptabilité du receveur général, des soumissions ont été reçues pour la première phase du projet d’automatisation robotique de la Direction générale du receveur général et des pensions. Ce projet pilote d’automatisation de la production de l'état mensuel des opérations financières débutera cet automne et sera terminé en janvier 2020. Les résultats de cette phase serviront à établir les échéanciers de la phase de mise en œuvre.

De plus, une étude visant à évaluer la viabilité de toutes les composantes du secteur de la comptabilité centrale et des rapports du receveur général pour les 20 prochaines années sera entreprise par une tierce partie et devrait être terminée d'ici janvier 2020. Les résultats fourniront une vision impartiale des activités du secteur et constitueront le premier pilier de l’élaboration d'un plan de renouvellement à long terme.

L’initiative de renouvellement de la comptabilité utilisera une approche progressive qui sera planifiée et mise en œuvre sur plusieurs années.

Situation actuelle

Même si les initiatives de renouvellement de la trésorier et de la comptabilité sont encore à l’étape de la pré-planification, des démarches sont en cours pour déterminer les sources de financement afin d’obtenir l’autorisation du Conseil du Trésor au cours des deux prochaines années.

Comptes publics du Canada

En tant que comptable du gouvernement, le receveur général est responsable de la tenue, de la préparation et de la publication des Comptes publics du Canada. Les pouvoirs des fonctions comptables du receveur général, conformément aux articles 63, 64 et 65 de la Loi sur la gestion des finances publiques, sont : tenir les Comptes du Canada, préparer les états financiers et les Comptes publics, et demander les renseignements financiers des ministères et des organismes. La Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux donne au ministre la fonction de receveur général du Canada et au sous-ministre, celle de sous-receveur général.

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Contexte

Les Comptes publics du Canada constituent le rapport financier annuel à l’intention des Canadiens et il vise l’exercice du gouvernement, qui se termine le 31 mars. Le rapport est fondé sur les opérations financières contenues dans les comptes du Canada et les relevés de compte détaillés tenus par les ministères et organismes et signalés conformément aux directives du receveur général. Il fournit des renseignements au Parlement et, par conséquent, aux Canadiens en vue de faciliter la compréhension et l’évaluation de la nature et de l’étendue complètes des affaires et des ressources financières dont le gouvernement est responsable.

Les Comptes publics sont utilisés par le Parlement pour s’assurer que les fonds financés par crédits sont dépensés conformément aux montants et aux fins autorisées dans le Budget des dépenses. Ils sont publiés en 3 volumes :

Le rapport est publié en 3 formats :

Le receveur général du Canada, le président du Conseil du Trésor et le ministre des Finances ont une responsabilité conjointe en ce qui concerne la préparation des Comptes publics. Il incombe au sous-receveur général, à la secrétaire du Conseil du Trésor, au sous-ministre des Finances et au contrôleur général de cosigner l’état financier consolidé au nom du gouvernement du Canada.

Le receveur général est chargé d’établir et de tenir à jour un système efficace de contrôle interne sur les rapports financiers de données, envoyés par les ministères, afin de permettre la préparation des états financiers consolidés, libres d’inexactitudes importantes en raison de fraude ou d’erreurs, conformément aux politiques et normes comptables établies. De plus, le receveur général est chargé de la prévention et de la détection de la fraude en concevant et en mettant en œuvre des contrôles appropriés visant à réduire au minimum les risques d’inexactitudes importantes découlant de la fraude.

En tant que gardien des Comptes du Canada, le receveur général doit assurer la disponibilité de tous les registres comptables originaux et de tous les renseignements connexes pertinents qui sont demandés aux fins de l’audit du Bureau du vérificateur général.

Le vérificateur général du Canada est chargé de l’audit des états financiers consolidés et il formule une opinion indépendante de l’audit à la Chambre des communes. À ce jour, le vérificateur général a fourni une opinion sans modification sur les états pendant 21 années consécutives.

Situation actuelle

À la suite du dépôt des Comptes publics par le président du Conseil du Trésor, la Chambre des communes renvoie les documents au Comité permanent des Comptes publics aux fins d’examen et d’établissement de rapports par le Comité à l’intention du Parlement, ainsi que toute recommandation qu’il pourrait formuler.

Ils sont généralement déposés en octobre. Au cours de cette année électorale, ils seront déposés dès que le Parlement reprendra ses fonctions, à la suite de l’élection.

Administration des pensions

Par l’intermédiaire de la Direction générale du receveur général et des pensions, Services publics et Approvisionnement Canada est responsable de l’administration des pensions et de la prestation des services de première ligne (en tout ou en partie) à plus de 904 000 Canadiens qui souscrivent à l’un des 8 régimes de pensions de la fonction publique, soit les membres de la fonction publique, de la Gendarmerie royale du Canada, des Forces canadiennes, de la Réserve, du Parlement ou du corps diplomatique, ou des juges de la Cour fédérale et les lieutenant-gouverneurs.

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Contexte

Chaque année, le ministère verse plus de 5 millions de paiements de pension totalisant plus de 12 milliards de dollars et remet les cotisations des employés à l’office d’investissement des régimes de pensions du service public toutes les 2 semaines (en moyenne 80 millions de dollars par quinzaine) afin de respecter les lois sur les pensions et de porter au maximum la rentabilité des investissements.

En 2018 à 2019, 98 % des mouvements de pensions et des paiements liés aux pensions ont été traités dans les délais établis.

Principales fonctions

Il y a 2 principales organisations au sein du ministère qui assurent la surveillance du régime de pension et la prestation des services liés aux pensions.

Le Secteur de l’excellence des pensions :

Le Centre des pensions du gouvernement du Canada :

Situation actuelle

Le ministère continuera de réviser de façon proactive et de corriger les données de pension reçues du système de paye Phénix afin d’appuyer la prestation rapide et efficace de services de grande qualité aux membres actifs et retraités des régimes, et ce, selon les normes de services prescrites. Le ministère continuera de mettre à niveau les services de pension numériques afin de respecter les normes de l’industrie, de manière à offrir des services axés sur les clients, qui améliorent la communication avec les membres de régimes de pension et font bon usage des pratiques exemplaires éprouvées par l’industrie. Les mises à niveau comprendront des progrès réalisés pour l’initiative pluriannuelle de renouvellement des sites Web afin de mettre en ligne les services offerts à tous les membres. Par ailleurs, le ministère tentera de rehausser les activités d’assurance de la qualité et les ressources pour tous les paiements de pension.

Administration de la paye fédérale

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Aperçu de l’administration de la paye

En vertu de l’article 12 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux et du décret C.P. 2011-1550, la ministre des Services publics et de l’Approvisionnement a le mandat d’administrer le versement de la paye aux employés de l’administration publique fédérale. Les partenaires clés en matière d’administration de la paye comprennent la Direction générale de l’administration de la paye, le Bureau de gestion du programme des ressources humaines (RH) à la paye et la Direction générale des solutions de la paye.

La Direction générale de l’administration de la paye coordonne la gestion de la paye de près de 330 000 employés du gouvernement fédéral (données au 4 octobre 2019), y compris tous les fonctionnaires fédéraux de 99 ministères et organismes, les députés et leur personnel. La paye de ces employés est traitée par le système de paye Phénix.

Le ministère est aussi responsable de la fourniture de services de conseillers en rémunération à environ 195 000 employés de 46 ministères, par l’entremise du Centre des services de paye.

Le Bureau de gestion du programme des RH à la paye s’occupe de la surveillance et de la supervision des activités et des initiatives de stabilisation de la paye. La Direction générale gère le Bureau de service à la clientèle, qui traite les transferts de cas aux échelons supérieurs et les dossiers comportant des difficultés financières. En outre, elle appuie la gestion globale de projet de toutes les initiatives ayant une incidence sur le programme des RH à la paye au moyen de fonctions comme la planification intégrée, la gouvernance, les politiques, l’analyse, le leadership en matière de changement, les services administratifs et l’engagement stratégique avec des partenaires clés, notamment les ministères et les organismes, les agents négociateurs et les intervenants du secteur privé.

La Direction générale des Solutions de la paye dirige les fonctions et les solutions de gestion de l’information et de technologie de l’information à l’appui de la stabilisation du système de paye. Elle dirige aussi les travaux relatifs à la plateforme MesRHGC, un système de ressources humaines sur le Web. La Direction générale des solutions de la paye gère également les accords contractuels relatifs au soutien en service. Le contrat d’IBM, le fournisseur actuel, est en vigueur jusqu’en 2021. Il est assorti d’une période de transition d’un an.

Bien qu’intrinsèquement lié à la paye, le ministère n’est pas responsable des politiques ni de l’administration des ressources humaines. En vertu de l’article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques, le Conseil du Trésor, en tant qu’employeur de la fonction publique, s’occupe de la gestion des ressources humaines dans l’administration publique fédérale. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada appuie le Conseil du Trésor dans l’orientation et la réglementation portant sur des questions comme la paye, les heures de travail, les conditions d’emploi et la mise en œuvre des conventions collectives. Les administrateurs généraux sont responsables de la prestation des services de ressources humaines. De plus, le ministère offre un soutien de Phénix à des employeurs distincts, notamment l’Agence du revenu du Canada.

Le point sur la stabilisation de la paye

La stabilisation de la paye pour les fonctionnaires fédéraux demeure une importante priorité. Au début de septembre 2019, le nombre total de cas actifs au Centre des services de paye était d’un peu moins de 415 000, en baisse de 34 % (218 000) depuis janvier 2018. Bien que des progrès aient été réalisés pour réduire la file d’attente, le nombre de dossiers de paye en attente demeure élevé, une situation qui continue de peser sur les employés. Les progrès mensuels pour réduire la file d’attente sont déclarés dans un tableau de bord en ligne.

Contexte

Pour régler les délais d’attente, la capacité au Centre des services de paye et au Centre de contact avec la clientèle a été augmentée. On a affecté 1 300 nouveaux employés au Centre des services de paye et 200 au Centre de contact avec la clientèle au cours des 24 derniers mois, ce qui a quadruplé les opérations. De plus, des améliorations ont été apportées au Centre de contact avec la clientèle, de manière à permettre au personnel de traiter les mouvements simples pour les clients, comme premier point de contact pour la résolution.

L’ajout de cette capacité importante fait partie d’un plan intégré pour la stabilisation des RH à la paye, qui a renforcé la gouvernance et qui comprend des mesures relatives aux systèmes stables, aux processus efficaces, aux données exactes sur les RH et aux intervenants mobilisés.

De nombreux changements techniques visant à stabiliser le système ont été mis en œuvre, y compris plus de 2 500 modifications, correctifs et améliorations des systèmes. Services publics et Approvisionnement Canada a également conclu une entente avec IBM pour gérer les opérations et les incidents des systèmes de paye, au moyen du modèle des Services d’applications gérées, qui a libéré des fonctionnaires spécialisés supplémentaires pour se concentrer sur les améliorations et les processus stratégiques pendant que les Services d’applications gérées s’occupent des opérations quotidiennes habituelles 24 heures/24, 7 jours/7.

Depuis mai 2019, tous les ministères et organismes desservis par le Centre des services de paye fonctionnent selon le modèle des équipes mixtes du traitement de la paye, qui vise à améliorer la prestation de services. Les équipes mixtes sont des groupes de conseillers en rémunération affectés à des ministères particuliers pour fournir un service personnalisé aux organisations. Ce modèle s’est avéré efficace, en particulier pour accroître la proportion de mouvements effectués selon les normes de service.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et Services publics et Approvisionnement Canada collaborent avec les ministères et organismes pour améliorer l’actualité et l’exactitude des données sur les RH envoyées à Phénix. Les mouvements de RH qui ne sont pas entrés en temps opportun ou qui sont inexacts peuvent entraîner des erreurs de rémunération et augmenter la complexité d’un mouvement. Le Ministère est chargé de faire des comptes rendus aux organisations sur les renseignements disponibles dans le système de paye concernant l’opportunité des mouvements. Les organisations doivent ensuite apparier ces rapports avec les données de leur propre système de RH afin de comprendre les pratiques opérationnelles et les difficultés touchant les dossiers de paye des employés.

Le Ministère continue de travailler en étroite collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour réduire au minimum les conséquences des conventions collectives à venir sur la paye.

Situation actuelle

Le Ministère entreprend diverses initiatives pour accélérer les progrès, telles que :

Mise en œuvre des conventions collectives

Le Ministère est responsable de la mise en œuvre des changements apportés à la rémunération et aux avantages sociaux des fonctionnaires à la suite de l’entrée en vigueur de nouvelles conventions collectives. Toutes les conventions collectives signées passent par un processus automatisé et sont examinées par les conseillers en rémunération des ministères, qui veillent à ce que les nouvelles dispositions soient appliquées correctement. Le Centre des services de paye termine ensuite le traitement manuel des paiements révisés, souvent en raison de la complexité liée à la capacité d’automatisation.

Pour la ronde de négociations collectives de 2014, les conventions collectives et les taux de rémunération actualisés de 122 groupes de classification du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et d’employeurs distincts ont été traités, et plus de 2,1 milliards de dollars ont été versés aux employés en date de septembre 2019. Cela a engendré une importante charge de travail pour le personnel de la rémunération, ce qui ne l’a pas empêché, parallèlement, de diminuer le nombre de mouvements de paye en attente.

Depuis janvier 2018, le Ministère a traité manuellement plus de 138 000 mouvements liés aux conventions collectives. Compte tenu de la complexité de ce travail, certains versements sont encore en attente. De plus, le Ministère procède à un exercice après validation pour examiner les paiements versés aux employés de tous les groupes et vérifier l’exactitude des paiements de rétroactivité.

Contexte

Le Ministère met actuellement en œuvre la ronde de négociations collectives de 2014 (27 conventions collectives ayant le Conseil du Trésor comme employeur et 62 relevant d’employeurs distincts ont été signées entre le début de 2017 et septembre 2019). Ces travaux devraient se terminer d’ici avril 2020.

En collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, le Ministère a élaboré un calendrier de mise en œuvre des conventions collectives qui établit l’ordre de priorité pour l’achèvement des travaux en cours pour toutes les conventions collectives signées. Ces priorités tiennent compte de la responsabilité législative, des ordonnances exécutoires et des obligations contractuelles.

En outre, le ministère a commencé la mise en œuvre de la ronde de négociations collectives de 2018 (17 conventions collectives ayant le Conseil du Trésor comme employeur et 12 relevant d’employeurs distincts ont été signées en date du 9 septembre 2019).

Exercice de post-validation lié à la mise en œuvre des conventions collectives

En novembre 2017, l’Alliance de la Fonction publique du Canada a déposé une plainte devant la Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral. Cette dernière a statué que l’employeur avait failli à son devoir de respecter les délais de mise en œuvre des conventions collectives de 4 groupes et a ordonné que les paiements soient vérifiés pour l’Alliance de la Fonction publique du Canada.

Par conséquent, au printemps 2019, le ministère a temporairement réaffecté du personnel de la rémunération, qui s’occupait alors du traitement des cas dans la file d'attente globale, à l’exercice de post-validation lié à la mise en œuvre des conventions collectives de 2014. Il voulait ainsi respecter le délai de septembre 2019 fixé pour terminer l’exercice pour le groupe Services des programmes et de l'administration (PA).

L’exercice de post-validation consiste à passer en revue les cas traités automatiquement qui ont été signalés pour un traitement manuel ultérieur. Les travaux se poursuivront jusqu’au printemps 2020 pour les autres groupes.

La réaffectation des ressources a récemment entraîné un ralentissement temporaire du traitement des versements en suspens, comme l’indiquait, en août 2019, le tableau de bord du Centre des services de paye de la fonction publique.

Situation actuelle

Ronde de négociations collectives de 2014

Les leçons apprises de la mise en œuvre en cours de la ronde de négociations collectives de 2014 ont fait ressortir la nécessité de réduire le traitement manuel par les conseillers en rémunération afin d’accélérer les paiements aux employés.

Le ministère continuera son étroite collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor pour terminer la mise en œuvre de la ronde de 2014 et pour assurer une mise en œuvre sans heurts de la ronde de 2018. À l’échéance du 30 septembre 2019, le ministère avait terminé le traitement de plus de 87 000 comptes pour le groupe Services des programmes et de l'administration.

Ronde de négociations collectives de 2018

Pour faciliter la mise en œuvre de la ronde de négociations collectives de 2018, le ministère et le Secrétariat du Conseil du Trésor ont lancé un nouveau processus automatisé pour les paiements de rétroactivité de masse. Ce nouveau processus a également été approuvé par d’autres employeurs et agents négociateurs. Il incorpore les leçons apprises de la mise en œuvre des dernières conventions collectives, qui consistent notamment à simplifier le processus actuel, à réduire le temps de traitement des paiements de rétroactivité de masse, à réduire les interventions manuelles et à accélérer le versement des paiements.

Le Ministère élabore actuellement un calendrier de mise en œuvre des conventions collectives de 2018 qui ont été signées à ce jour afin d’éviter des sanctions pour mise en œuvre tardive.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor est chargé de suivre les progrès de la mise en œuvre de ses propres conventions collectives de 2014 et de celles des employeurs distincts et d’en rendre compte. Il est tenu de dialoguer avec les syndicats au sujet des conventions collectives et de transmettre des communications concernant la ronde de négociations de 2014.

Au besoin, et en consultation avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, le Ministère prépare des produits de communication qu’il transmet aux ministères concernant la mise en œuvre des conventions collectives de 2014 et de 2018. Le Ministère est aussi responsable des communications pour la ronde de négociations de 2018.

Période de déclaration des revenus de 2019

Contexte

La préparation à la période de déclaration des revenus est une activité qui s’étend sur toute l’année et qui est structurée de manière à produire et à livrer des feuillets d’impôt de Phénix à plus de 300 000 employés du gouvernement du Canada, avant la date limite imposée par la loi, soit le 28 février de chaque année. Ces travaux se divisent en 4 principaux volets d’activités :

Des changements sont seulement apportés à Phénix de la mi-novembre à la mi-mars de chaque année afin d’éviter d’imposer une pression supplémentaire sur les systèmes au cours des préparatifs de fin d’exercice et des activités de mise à l’essai. Cette démarche s’est avérée efficace au cours de la période de déclaration de revenus de 2018.

Le Ministère continue de régler des problèmes liés aux impôts à mesure qu’ils surviennent au cours de l’année. Ces travaux comprennent la diffusion de modifications aux feuillets d’impôts des années précédentes et le règlement de nouveaux problèmes liés aux impôts dans le cadre du calendrier régulier de traitement de la paye de Phénix.

Situation actuelle

L’application des leçons tirées des périodes de déclaration des revenus de 2016 et de 2017 a mené à une réduction du nombre de problèmes de données à la période de déclaration des revenus de 2018, du nombre de problèmes de système graves et du nombre de demandes d’information des clients par comparaison aux deux années précédentes. Les préparations pour la période de déclaration des revenus de 2019 sont en cours et tiennent compte des leçons tirées des années précédentes en vue d’une autre période de déclaration des revenus réussie. Le Ministère procède à l’analyse des erreurs de données, à des examens, ainsi qu’à la mise au point et à la mise en œuvre de tout changement au système, ainsi qu’à la préparation du déploiement de listes de vérification essentielles et aux mises à l’essai de la production des feuillets d’impôt. Ces travaux se poursuivront jusqu’en décembre 2019.

Modèle des équipes mixtes de traitement de la paye

Pour stabiliser le système de paye et veiller à ce que les employés reçoivent une paye exacte et à temps, le Ministère a recours à des façons novatrices d’améliorer sa prestation des services de paye. La mise en œuvre des équipes mixtes de traitement de la paye fait partie des initiatives réussies.

Contexte

En décembre 2017, un projet pilote était lancé au Centre des services de paye pour évaluer une nouvelle façon de traiter les mouvements de paye. Ce nouveau processus visait à rendre l’utilisation des ressources plus efficace, à traiter les mouvements de paye de manière plus efficace et à améliorer le service à la clientèle.

Le concept, une initiative dirigée par les employés et appelée « équipes mixtes de traitement de la paye », regroupe des conseillers en rémunération et des adjoints en rémunération affectés à des ministères et organismes clients du Centre des services de paye. L’équipe mixte travaille en cohésion pour traiter les nouvelles demandes de paye à mesure qu’elles arrivent, tout en réduisant la file d’attente et les cas en suspens formant l’arriéré dans le dossier d’un employé. En comparaison, l’approche précédente consistait à régler les problèmes de paye par type de mouvement.

Le modèle des équipes mixtes a contribué à réduire la file des mouvements en général, amélioré les normes de service et la productivité, accru la satisfaction des clients et renforcé les relations avec les ministères. En traitant les nouvelles demandes et les cas connexes qui sont déjà dans la file d’attente, au fil du temps, la situation des employés devient « à jour ». De plus, en appliquant cette nouvelle approche pour que « ce qui est nouveau ne devienne jamais vieux », les paiements sont émis à temps et moins de mouvements en retard (plus difficiles à traiter) sont créés.

Le modèle des équipes mixtes permet d’améliorer les relations opérationnelles et stratégiques entre les directeurs du Centre des services de paye, les équipes de direction des équipes mixtes (chefs d’équipe, agents de contact avec la clientèle, analystes des ressources et encadreurs) et les personnes-ressources des ministères et organismes. Il est ainsi possible d’accélérer la résolution des problèmes de paye, d’accorder une plus grande attention à la qualité et à l’actualité des entrées de données, et de développer une plus grande expertise ministérielle. 

Situation actuelle

Après le projet pilote réussi, les équipes mixtes de traitement de la paye ont été mises en place progressivement dans les 46 ministères et organismes desservis par le Centre des services de paye, en fonction de l’état de préparation individuel des ministères et de la capacité disponible au Centre des services de paye. Tous les ministères au Centre des services de paye sont maintenant desservis par une équipe mixte. La mise en œuvre des équipes mixtes est un élément d’une approche à plusieurs volets pour traiter les cas plus efficacement et réduire la file d’attente. Les efforts viseront désormais à maintenir et à améliorer le bon rendement du mode de prestation de services des équipes mixtes (c’est-à-dire améliorer le taux de respect des normes de service et assurer la prestation en temps opportun des services de rémunération aux fonctionnaires fédéraux).

Comme les ressources des équipes mixtes ont été déterminées initialement en fonction du nombre et du type de nouveaux cas ainsi que du nombre de clients, elles feront l’objet d’une analyse à l’automne 2019 afin d’en assurer la suffisance.

IBM : Phénix

IBM est le concepteur et le premier responsable de la mise en œuvre de Phénix; son expertise et son soutien opérationnel sont donc essentiels à la stabilisation à long terme du système. IBM fournit un soutien fonctionnel et technique (24 heures/24, 7 jours/7) en gérant l’administration quotidienne de la paye. En outre, IBM appuie des initiatives stratégiques visant à contribuer à la stabilisation, comme l’analytique avancée, la mise en œuvre de l’intelligence artificielle et l’automatisation de processus opérationnels.

Contexte

En juin 2011, après un processus concurrentiel, IBM a obtenu le contrat pour le nouveau système de paye. En vertu de ce contrat, le ministère a versé 170 millions de dollars (taxes non comprises) à IBM Canada (de 2011 à 2018) pour la conception et la mise en œuvre du système de paye Phénix. Quarante-six modifications ont été apportées au contrat initial, pour une valeur contractuelle totale de 393,7 millions de dollars (taxes comprises). 

Depuis la délivrance du contrat initial, l’État s’est orienté vers un modèle de Service géré des applications, qui est une norme industrielle conçue autour de contrats axés sur les résultats. Cela signifie que le travail dans le cadre du contrat est considéré comme terminé lorsque certains résultats ont été atteints, quelle que soit la quantité de travail nécessaire pour atteindre ce résultat.

Avec ce changement dans le modèle de passation de marchés, il y aura un accroissement progressif du rôle d’IBM dans une plus grande part des activités quotidiennes et de sa responsabilité envers les risques associés à l’administration de la paye. Cela permet au ministère de laisser le fournisseur se concentrer sur les opérations quotidiennes et de libérer des fonctionnaires spécialisés pour qu’ils puissent travailler aux processus et aux améliorations stratégiques.

Avantages observés à ce jour :

En février 2019, le ministère a reçu des fonds et des pouvoirs de passation de marché pour une période de trois ans aux fins du contrat d’exploitation et de soutien. Le contrat conclu avec IBM prend fin en mars 2021 et comporte une option de prolongation jusqu’en 2022.

Le contrat comprend les services suivants :

Afin d’assurer le fonctionnement continu de la paye et le soutien au-delà de 2022, le ministère a lancé le processus de nouvel appel d’offres du contrat de soutien opérationnel. Le fait de lancer le processus maintenant permettra de disposer de suffisamment de temps pour mener à bien les activités d’approvisionnement et de prévoir une période de transition d’un an, au besoin.

Situation actuelle

En mai 2019, une demande de renseignements a été publiée sur le site Achats et ventes pour évaluer l’intérêt de l’industrie et sa capacité à fournir des services pour le maintien et le soutien opérationnels continus, suivie d’une Journée de l’industrie en juin avec des fournisseurs du secteur privé. Il est essentiel de consulter l’industrie de façon continue afin d’offrir des possibilités égales et équitables à tous les fournisseurs intéressés, et faire en sorte que le processus d’approvisionnement soit fructueux. Pour maximiser la réponse du marché, le ministère ajoute des leçons apprises des consultations précédentes auprès du secteur dans ce domaine.

Le Ministère a l’intention de présélectionner des fournisseurs en décembre 2019, à la phase initiale du nouveau processus d’appel d’offres. Une demande de propositions sera émise au printemps 2020 afin que le Ministère dispose de suffisamment de temps pour réaliser les activités suivantes :

Litiges

Deux actions collectives ont été engagées en vue d’obtenir une indemnisation pour le préjudice causé par le système de rémunération Phénix aux employés fédéraux. La Cour a autorisé à poursuivre l’action collective Bouchard c. Procureur général du Canada, tandis que l’action collective Delorme c. Sa Majesté la Reine du chef du Canada, IBM Canada Limitée n’a pas encore obtenu le feu vert. C’est le ministère de la Justice qui est chargé de ces dossiers et, sur demande, Services publics et Approvisionnement Canada assure le soutien requis.

Contexte

Ezmie Bouchard c. Procureur général du Canada – « Bouchard »

En 2017, une demande visant à engager une action collective a été déposée par Ezmie Bouchard, au Québec. Cette action vise à représenter toute personne ayant travaillé pour le gouvernement du Canada à un moment quelconque depuis février 2016 (les personnes correspondant à cette description sont désignées comme les « membres » du groupe). La demanderesse allègue que le gouvernement du Canada ne s’est pas acquitté de son obligation de gérer efficacement la rémunération des employés et qu’il a géré de manière négligente la crise provoquée par l’échec du système de rémunération Phénix. Par cette action collective, la demanderesse cherche à obtenir des dommages-intérêts pour le préjudice moral que les membres ont subi et les montants qui leur sont dus, de même que les intérêts et les indemnités supplémentaires qui s’appliquent.

Renée Delorme c. Sa Majesté la Reine du chef du Canada, IBM Canada Limitée – « Delorme »

En 2018, une demande visant à engager une action collective a été déposée par Renée Delorme, en Alberta, au nom de toutes les personnes ayant travaillé pour le gouvernement du Canada à un moment quelconque depuis 2014 (les personnes correspondant à cette description sont désignées comme les « membres » du groupe). Par opposition à l’action Bouchard, l’action Delorme désigne à la fois le gouvernement du Canada et IBM Canada Limitée à titre de défendeurs. La demanderesse allègue que les 2 défendeurs ont omis de faire preuve de diligence raisonnable dans le cadre du projet et n’ont pas pris de mesures raisonnables pour régler rapidement les problèmes de rémunération quand ils sont survenus. La demanderesse sollicite notamment la somme de 1 milliard de dollars en dommages-intérêts et en indemnisation, le paiement des montants dus aux membres, de même que des dommages-intérêts punitifs de 5 millions de dollars ou toute autre somme que la Cour jugera appropriée.

Situation actuelle

Le 3 avril 2018, la Cour supérieure du Québec a autorisé la poursuite de l’action Bouchard, mais a exclu du groupe visé les employés assujettis à la procédure de règlement des griefs, conformément à l’article 236 de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral. Le 3 mai 2018, la demanderesse a déposé un appel contestant la définition du groupe visé, et l’audition de cet appel a été fixée au 21 novembre 2019.

Quant à l’action Delorme, sa poursuite n’est pas encore autorisée et, à ce jour, la Cour n’a fixé aucune date pour les prochaines étapes.

Les rapports du vérificateur général sur les problèmes liés à Phénix

En plus de 2 rapports d’audit de performance sur Phénix en 2017 et en 2018, le Bureau du vérificateur général analyse les progrès et fournit une rétroaction et des recommandations sur divers aspects ayant une incidence sur la relation entre l’information de ressources humaines et la paye. Les travaux de mise en œuvre des recommandations de tous les rapports du Bureau du vérificateur général sont en cours.

Contexte

Audits de performance

Le 21 novembre 2017, le Bureau du vérificateur général a déposé son premier rapport sur les problèmes liés au système de paye Phénix. Ce rapport portait principalement sur la réponse du gouvernement aux problèmes de paye suivant la mise en œuvre de Phénix. Les auditeurs ont constaté qu’un an et demi après le lancement de ce système de paye, le nombre de fonctionnaires servis par le Centre des services de paye et ayant un billet d’ouvert auprès de ces services avait quadruplé. Ils ont aussi constaté que le Ministère avait mis trop de temps à reconnaître l’existence de problèmes de paye graves et à mieux comprendre les problèmes. À la fin de la période d’audit, en juin 2017, ils ont constaté que le Ministère avait commencé à élaborer un plan à long terme en vue de trouver une solution durable.

Le 29 mai 2018, le Bureau du vérificateur général a déposé son second rapport, intitulé La création et le déploiement du système de paye Phénix. Dans ce rapport, il tentait principalement de déterminer si le Ministère avait assuré la gestion et la supervision de la mise en œuvre du système de paye Phénix et si la décision de mettre en œuvre ce système était raisonnable. Les auditeurs ont constaté que le Ministère n’avait pas su assurer une saine gestion du projet Phénix et que le système avait été mis en œuvre sans être pourvu des fonctions essentielles au traitement de la paye, avoir été mis entièrement à l’essai, avoir abordé les faiblesses importantes en matière de sécurité, avoir élaboré un plan d’urgence adéquat et avoir élaboré un plan de mise à niveau du logiciel d’application sous-jacent. Qui plus est, le Ministère n’avait pas consulté ni fait participer de manière exhaustive d’autres ministères et organismes durant le développement de Phénix et ne les avait pas formés adéquatement. Les cadres responsables de Phénix n’ont pas saisi l’importance des mises en garde signalant que le Centre des services de paye de Miramichi, les utilisateurs et le nouveau système n’étaient pas prêts. Aucune surveillance n’a été exercée à l’égard de la décision de mettre en œuvre Phénix.

Audits financiers

Au cours des 3 derniers exercices, le Bureau du vérificateur général a diffusé des observations liées à Phénix dans le cadre de ses commentaires sur les audits financiers annuels liés à l’audit général des Comptes publics. Il assure le suivi d’une année après l’autre de 3 mesures clés des résultats liés à Phénix : le pourcentage d’employés ayant une paye comportant des erreurs, le nombre d’employés desservis par le Centre des services de paye de la fonction publique ayant des demandes d’intervention de paye en attente et le nombre total de demandes d’intervention de paye présentées au Centre des services de paye qui sont toujours en attente (un employé peut avoir plusieurs demandes en attente). En général, le Bureau du vérificateur général constate chaque année que la situation des employés du gouvernement s’est peu ou pas améliorée. De plus, il reconnaît que les ministères et organismes jouent un rôle de premier ordre en fournissant au Ministère des renseignements exacts et à jour afin que les employés puissent être payés à temps et avec exactitude.

Situation actuelle

Les 2 rapports d’audits de performance contenaient des recommandations que le Ministère et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada ont acceptées et qu’ils mettent actuellement en œuvre par le biais de plans d’action de gestion.

En outre, en réponse aux observations faites à la suite des audits financiers, le Ministère procède à la mise en œuvre d’un ensemble de mesures liées aux opérations et aux processus de paye, ainsi qu’aux outils et à l’infrastructure de technologie de l’information (TI).

Le Rapport Goss Gilroy

En 2017, le gouvernement du Canada a retenu les services de l’entreprise Goss Gilroy Inc. afin qu’elle effectue un examen indépendant de l’Initiative de transformation de l’administration de la paye et utilise actuellement ces leçons pour guider les efforts de stabilisation du processus des ressources humaines à la paye.

Contexte

L’étude Goss Gilroy a été menée de février à juillet 2017 et consiste principalement en des consultations avec diverses parties concernées d’un bon nombre de ministères et organismes ainsi qu’en un examen documentaire. Le rapport final a été rendu public le 31 juillet 2017.

Le rapport a porté principalement sur la gestion et la mise en œuvre de l’Initiative de transformation de l’administration de la paye durant la période de 2008 jusqu’au lancement de Phénix, en avril 2016. Les responsables de l’étude y ont présenté 17 leçons tirées, divisées selon les 6 grands thèmes suivants :

Selon le rapport, la gestion du changement était une lacune majeure de l’Initiative de transformation de l’administration de la paye, et la vaste portée de la transformation et les complexités sous-jacentes de l’administration de la paye au gouvernement n’avaient pas été prises en compte. Services publics et Approvisionnement Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor ont donné suite à cette constatation en investissant des ressources dans la mobilisation de toute l’organisation afin de soutenir de nouveaux processus et de nouvelles pratiques, ainsi que des initiatives visant à accroître le leadership et favoriser le changement de culture.

Outre les considérations liées à la gestion du changement, d’autres priorités découlant du rapport comprenaient : le besoin d’un bureau central de la gestion de projets robuste; veiller à une gouvernance large et inclusive; mettre entièrement à l’essai les solutions de TI avant de les déployer et veiller à ce qu’une capacité de travail adéquate soit disponible jusqu’à la fin du projet.

Situation actuelle

Le gouvernement du Canada a accepté les 17 leçons tirées et s’en est servi pour orienter les efforts de stabilisation. Des indications de grande valeur continuent à être puisées du rapport sous la forme de leçons tirées aux fins de stabilisation de la paye et d’éventuelles autres initiatives de transformation, tout particulièrement le prochain système de paye et de ressources humaines (souvent appelé « système de prochaine génération »).

Le système de prochaine génération

La stabilisation de la paye des fonctionnaires fédéraux desservis par Phénix demeure une priorité de premier ordre. On procède actuellement à la mise au point d’un nouveau système de ressources humaines et de paye (système de prochaine génération) pour remplacer Phénix. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dirige le processus d’approvisionnement pour trouver des fournisseurs possibles et travaille avec Services partagés Canada et Services publics et Approvisionnement Canada pour élaborer des projets pilotes pour mettre à l’essai le logiciel.

Contexte

Dans le budget de 2018, le gouvernement a annoncé son intention de mettre de côté le système de paye Phénix, une décision réaffirmée dans le budget de 2019. Des hauts fonctionnaires du Ministère (c’est-à-dire le sous-ministre et un sous-ministre délégué) ont été mobilisés pour la gouvernance du projet du système de paye de prochaine génération. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a entamé une analyse préliminaire des fournisseurs disponibles afin de déterminer les domaines d’expertise du secteur public et de découvrir d’autres solutions novatrices possibles pour ce nouveau système. L’analyse s’inscrit dans le cadre d’un processus d’approvisionnement ouvert, souple et itératif, et un avis de projet de marché a été publié en août 2018, suivi d’activités et de prises de contact avec les employés et les fournisseurs.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a lancé la première phase de son processus d’approvisionnement en octobre 2018 en publiant une invitation à se qualifier. Il a évalué l’intérêt des fournisseurs et les critères techniques, puis a tenu des séances de mobilisation avec les parties intéressées (par exemple, des employés et des agents de négociation). Les autres étapes du processus d’approvisionnement ont été menées de décembre 2018 à février 2019 pour cerner des options et des solutions, et des séances de mobilisation supplémentaires ont été tenues avec les employés. En mai 2019, une deuxième invitation à se qualifier a été publiée, et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a identifié 3 fournisseurs. Ceux-ci continueront à travailler avec l’équipe du système de prochaine génération afin d’élaborer un plan pour la solution de prochaine génération.

Situation actuelle

Au début de septembre 2019, le gouvernement a annoncé un investissement de 117 millions de dollars dans le système de prochaine génération pour la conception en collaboration et la livraison de projets pilotes. De plus amples détails sur la conception des pilotes sont en cours de préparation, mais les membres de l’équipe du système de prochaine génération poursuivront de façon ouverte et transparente leur collaboration avec les parties intéressées quant à leur concept.

D’autres questions, comme la gestion du changement ou la formation nécessaire à la mise en œuvre de la solution de prochaine génération, devraient être influencées par l’achèvement des projets pilotes. Pour la transition vers un environnement de prochaine génération, il sera important de tirer parti des leçons tirées de la mise en œuvre de Phénix. La transition de Phénix au système de prochaine génération ne constitue pas qu’un simple remplacement d’un type de logiciel par un autre. Pour assurer le succès du système de prochaine génération, on devra étudier l’« écosystème de la paye » et le fonctionnement des ressources humaines dans le contexte du gouvernement fédéral. Il s’agit là d’une des principales leçons tirées d’une étude indépendante (le Rapport Goss Gilroy de 2017), qui portait sur l’examen de la mise en œuvre du projet Phénix. Les éléments à prendre en considération comprendraient les activités de ressources humaines, la gestion de l’effectif, les négociations collectives, les systèmes financiers, les pouvoirs délégués, les systèmes de pension et d’avantages sociaux, ainsi que les liens entre tous ces éléments.

Programme des paiements versés en remplacement d’impôts

En vertu de la constitution, le gouvernement du Canada est exonéré du paiement de tout impôt levé par les administrations locales pour les immeubles lui appartenant. Toutefois, depuis 1950, il assume une part des coûts engagés par ces administrations locales, sous la forme de paiements en remplacement d’impôts.

Dans cette section

Contexte

Le Programme des paiements versés en remplacement d’impôts est administré par le Ministère en vertu des dispositions de la Loi sur les paiements versés en remplacement d’impôts. Dans l’ensemble du Canada, les paiements sont versés pour environ 22 500 immeubles fédéraux situés dans près de 1 200 lieux administrés par des autorités taxatrices, englobant plus de 50 000 immeubles. Pour l’année d’imposition 2018, le Ministère a versé 561 854 441 $ au Programme des paiements versés en remplacement d’impôts.

Les paiements sont fondés sur le principe d’équité relativement aux autorités taxatrices et au gouvernement fédéral. Ils sont censés être équitables comparativement aux autres propriétaires fonciers et ils visent à être prévisibles pour tous les intervenants.

Responsabilités

En vertu de la Loi sur les paiements versés en remplacement d’impôts, la ministre peut verser des paiements en remplacement de ce qui suit :

Dans certaines circonstances, la ministre peut également verser des paiements en remplacement d’impôts pour des biens immobiliers fédéraux exploités par un tiers qui manque à ses obligations en matière d’impôt foncier. La ministre détermine, à sa discrétion, les valeurs et les taux qui seront utilisés aux fins du calcul des paiements visant les biens ministériels.

La ministre est également chargée de l’évaluation des biens uniques, comme les bases militaires, les prisons, les parcs nationaux, les lieux historiques nationaux, les biens historiques et patrimoniaux.

Clients et intervenants

Ministères et organismes gardiens fédéraux

La ministre effectue les paiements et rend compte du programme au Parlement. Depuis 1997, chaque ministère est tenu de payer les sommes versées relatives à ses biens immobiliers et, par conséquent, de rembourser le Ministère pour les sommes versées en son nom.

Autorités fiscales

Autorités évaluatrices

Les autorités évaluatrices déterminent les valeurs fiscales sur lesquelles se fondent les autorités taxatrices pour effectuer leurs demandes de paiements versés en remplacement d’impôts.

Sociétés d’État

Indépendamment des pouvoirs de la ministre, chaque société d’État est entièrement responsable de son propre programme des paiements versés en remplacement d’impôts, à l’exception de quelques biens particuliers qui sont admissibles au Programme des paiements versés en remplacement d’impôts en vertu d’un règlement (par exemple les sociétés des musées).

Comité consultatif sur le règlement des différends associés aux paiements versés en remplacement d’impôts

Le Comité consultatif sur le règlement des différends associés aux paiements versés en remplacement d’impôts a comme mandat de donner des conseils à la ministre en vue de résoudre les différends entre le gouvernement fédéral et les autorités taxatrices concernant la valeur des biens immobiliers, leur taille ou les taux en vigueur utilisés pour le calcul des paiements versés en remplacement d’impôts.

L’article 11.1 de la Loi sur les paiements versés en remplacement d’impôts prescrit la composition et les autres modalités relatives au Conseil. Le comité comprend au moins 2 membres de chaque province et territoire nommés par le gouverneur en conseil, dont le mandat ne doit pas dépasser 3 ans (renouvelable). Le gouverneur en conseil nomme un membre à titre de président.

Le comité donne également des avis aux dirigeants des sociétés d’État, qui sont investis de pouvoirs discrétionnaires en ce qui concerne les paiements qu’ils effectuent.

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